Planejamento das comunicações

Envolve determinar as necessidades de

informações e de comunicações dos Stakeholders:
Quem precisa de que informação, quando será
necessário disponibilizá-la, como será produzida
e por quem
O que é comunicação?

A comunicação humana é um processo que envolve a

troca de informações, e utiliza os sistemas

simbólicos como suporte para este fim.

Os componentes da comunicação são: o emissor, o
receptor, a mensagem, o canal de propagação, o meio
de comunicação, a resposta (feedback) e o ambiente
onde o processo comunicativo se realiza.
Planejamento das comunicações
Rico
• Presença Física

• Canais Interativos (Telefone, Chat)

RIQUEZA
DE
CANAIS • Canais Pessoais Estáticos (Email,
Memorandos, Cartas)

• Canais Impessoais Estáticos

(Comunicados Escritos, boletins, Relatórios
Computador, Gerais)

Pobre
Planejamento das comunicações
– Envie mensagens complexas, não rotineiras através de
canais ricos, de preferência pessoalmente.
– Envie mensagens rotineiras através de canais pobres
– Utilize canais ricos para aumentar sua presença no
ambiente do projeto.
– Utilize canais ricos para implementar planos do
projeto.
– Não utilize um canal pobre na coleta de informações
sobre questões cruciais – gerente face-a-face.
– Não se limite a utilizar apenas um canal.
Planejamento das comunicações
Elabore o Plano de gerenciamento das
comunicações
Identificação de grupos de audiência (partes interessadas);
Informações a serem comunicadas (formato, conteúdo e
nível de detalhes);
Responsável pela comunicação;
Pessoa ou grupo de pessoas que receberão as informações;
Métodos ou tecnologias para transmitir as informações;
Freqüência da comunicação;
Glossário de terminologia comum.
 Planejamento das comunicações
# Canal / Objetivo / Conteúdo da Mensagem Grupos de Audiência Periodicidade Responsável Meio de Acesso
Evento
{informar o {informar o conteúdo da mensagem {informar os {informar a {informar o {informar o local onde
canal de com seu objetivo claramente receptores / periodicidade em que responsável pela a informação será
informação expresso} destinatários da deve ocorrer a comunicação} disponibilizada}
a ser mensagem} comunicação}
utilizado}
1 Status do - Informar: - Gerente do Projeto Semanal Gerente do Projeto Site do Projeto
Projeto / . atividades em progresso - Equipe (Líderes de
Reuniões de . próximos passos Frente de Trabalho)
Status . problemas e riscos - PMO
. Mudanças
2 Status - Fornecer uma visão macro do - Diretores e gerentes Semanal PMO Site do Projeto
Consolidado/ andamento das frentes (principais funcionais envolvidos
Reuniões de atividades e marcos) - Gerentes de Projeto
Comitês - Apresentar principais problemas e - PMO
riscos
- Apresentar principais decisões e
definições necessárias
3 Site do - Disponibilizar: - Público em geral Semanal Equipe de Change Intranet
Projeto . Termo de Abertura Management
. Declaração de Escopo
. Plano do Projeto
. Status Consolidado
. Comunicados Gerais
Planejamento dos RISCOS

Lidamos com riscos todos os dias na nossa vida, é

uma ação continua

Seu tratamento é, na maioria da vezes, intuitivo

“É melhor prevenir que remediar”
No âmbito do gerenciamento de projetos, assim
como na vida, devemos ter uma abordagem pró-
ativa e não reativa:
 Planejamento dos RISCOS

O risco se origina da incerteza

RISCO EM PROJETOS corresponde a um Evento ou

condição INCERTA que, se efetivamente ocorrer, pode

implicar em efeito POSITIVO ou NEGATIVO nos

Resultados do Projeto.
 Planejamento dos RISCOS

Assim, RISCOS EM PROJETOS incluem tanto

OPORTUNIDADES quanto OBSTÁCULOS para o
atingimento dos Resultados de Projetos.
“Quem não arrisca não petisca!”
Com o atual cenário de um mercado com muita
competitividade, tecnologia avançada e duras
restrições econômicas, o risco assumiu proporções
significativamente maiores
 Planejamento dos RISCOS Problema e Risco

Problema Risco
• Situação que de fato ESTÁ ocorrendo • Situação que PODE vir a ocorrer e
e impactando o projeto causar impacto no projeto
• Solucionável; requer ação imediata; • Gerenciável;

• Descoberto (normalmente de forma • Pode e deve ser identificado

reativa) durante o curso do projeto; previamente;
• Pode se transformar em problema.
Exemplos:
• Indisponibilidade de infra-estrutura Exemplos:
para instalação de HW • Alta do dólar
• Falta de recursos necessário para início • Mudança na legislação do setor
de certa atividade • Inviabilidade tecnológica
• Atrasos no cronograma
 Planejamento dos RISCOS

RISCO POSSUI TRÊS COMPONENTES:

UM EVENTO

A PROBABILIDADE DE OCORRÊNCIA DO EVENTO

O IMPACTO DECORRENTE DO EVENTO

Planejamento dos RISCOS

Gerenciar riscos envolve maximizar a probabilidade

de ocorrência e efeitos de eventos positivos

(oportunidades) e minimizar a probabilidade e efeitos

de eventos negativos (ameaças).

 Planejamento dos RISCOS

“ RAZÕES “ PARA NÃO FAZER ANÁLISE DE RISCOS EM PROJETOS

“ Análise de Riscos “ consome” tempo precioso dos

membros da equipe do Projeto “.

“ Análise de Riscos demonstra problemas que “só atrapalham “ !

“ Análise de Riscos tem tendência de trazer “más notícias”.
“ Análise de Riscos pode levar a situações “ embaraçosas “.
“ Análise de Riscos acelera a necessidade de levantar
questões que, cedo ou tarde, deveriam ser percebidas pelo
Cliente do Projeto
 Planejamento dos RISCOS
• Riscos organizacionais, técnicos e
Categorias de risco externos usualmente acarretam em riscos
de custo ou de cronograma
técnicos
(gerenciamento do projeto)
ais

• Os fatores de risco são interdependentes:

cion

ext
 Um risco técnico de desenho de
ern
niza

solução pode levar a riscos de custo

os
a

ou cronograma
org

 Um intervalo muito curto para um

m
a teste integrado que representa um
cu ra
st g risco de cronograma pode levar a um
os no
cr
o risco técnico posterior
• É importante identificar a categoria para
correta decisão de resposta
Planejamento dos RISCOS
Gestão de Riscos em Projetos, o Planejamento:

Identificação de Riscos

Análise Qualitativa de Riscos

Análise Quantitativa de Riscos
Planejamento de Respostas à Riscos

Monitoramento e Controle de Riscos

 Planejamento dos RISCOS
Identificação de riscos

Processo de determinar quais os prováveis riscos

podem afetar o projeto e documentar suas
características

A identificação de riscos é um processo iterativo porque

novos riscos podem ser conhecidos conforme o projeto
se desenvolve durante todo o seu ciclo de vida
Planejamento dos RISCOS
Técnicas para Identificação Técnicas para Identificação
de Riscos em Projetos

1. BRAINSTORMING

2. TÉCNICA DE DELPHI
3. CHECKLISTS
4. ANÁLISE / VALIDAÇÃO DE PREMISSAS
5. ENTREVISTAS COM ESPECIALISTAS
6. NOMINAL GROUP TECHNIQUE
Planejamento dos RISCOS
Análise QUALITATIVA de riscos

Processo de avaliar a probabilidade e o impacto

dos riscos identificados

A análise qualitativa baseia-se no julgamento, na

intuição e na experiência em estimar probabilidades
de ocorrência de potenciais riscos e medir a
intensidade de perdas e ganhos potenciais. É
simples, intuitiva, rápida e econômica.
Planejamento dos RISCOS
Análise QUALITATIVA de riscos

Processo de avaliar a probabilidade e o impacto

dos riscos identificados

Probabilidade e Impacto são variáveis independentes

Probabilidade é a possibilidade ou chance de um
evento de risco ocorrer.
Impacto é o efeito no projeto se o evento de risco
ocorrer
 Planejamento dos RISCOS
Análise QUALITATIVA de riscos

Graduação da Probabilidade

Total certeza que Escala de Total certeza que

não irá ocorrer Probabilidade irá ocorrer

0 1.0
Planejamento dos RISCOS
Análise QUALITATIVA de riscos

REFERENCIAL PROBABILIDADE DE OCORRÊNCIA

Grande chance de ocorrer 0.90

Provavelmente ocorrerá 0.70
Igual chance de ocorrer ou não 0.50
Baixa chance de ocorrer 0.20
Pouca chance de ocorrer 0.10
Planejamento dos RISCOS
Análise QUALITATIVA de riscos

AVALIAÇÃO DO IMPACTO

GRAU DO IMPACTO PESO

Muito Grande 5.0
Grande 4.0
Moderado 3.0
Pequeno 2.0
Muito Pequeno 1.0
 Planejamento dos RISCOS
Análise QUALITATIVA de riscos
Probabilida X Impacto
Probabilidade

Muito alta Mod alta alta alta alta

Alta baixa Mod Mod alta alta
Moderada baixa mod mod Mod alta
Baixa baixa baixa mod Mod alta
Muito baixa baixa baixa baixa baixa mod

muito baixo baixo Moder. alto muito alto

Impacto
Planejamento dos RISCOS
Análise QUALITATIVA de riscos
Probabilida X Impacto
Probabilidade

0.90 0.09 0.27 0.45 0.63 0.81

0.70 0.07 0.21 0.35 0.49 0.63
0.50 0.05 0.15 0.25 0.35 0.45
0.30 0.03 0.09 0.15 0.21 0.27
0.10 0.01 0.03 0.05 0.07 0.09

0.10 0.30 0.50 0.70 0.90

Impacto
Planejamento dos RISCOS
Análise QUALITATIVA de riscos

Com base na Matriz Probabilidade x Impacto,

pode-se priorizar os Riscos do Projeto:

• BAIXO RISCO : 0,10 a 0,70

• MÉDIO RISCO : 0,90 a 2,50
• ALTO RISCO : acima de 2,7

Impacto
Planejamento dos RISCOS
Análise QUALITATIVA de riscos

Quadrante de Risco – 1 Quadrante

• Alto impacto / Alta probabilidade

• Nenhum projeto sobrevive com
riscos em nível crítico a longo prazo
• Ações de mitigação, são
conseqüentemente, mandatórias
para a “saúde” do projeto.
Planejamento dos RISCOS
Análise QUALITATIVA de riscos
Quadrante de Risco – 2 Quadrante
• Baixo Impacto / Alta probabilidade
• Estes riscos frequentemente são
relacionados às operações cotidianas
• O efeito líquido destes riscos, se não
forem gerenciados, é tão grande quanto
os riscos no quadrante 1
• São conhecidos como “Comedores de
Recursos” e devem ser monitorados
constantemente
Planejamento dos RISCOS
Análise QUALITATIVA de riscos

Quadrante de Risco – 3 Quadrante

• Alto Impacto / Baixa probabilidade
• Estes riscos são frequentemente
guiados por fatores externos ou
ambientais, fora do controle da
gerência tais como terremotos ou
furacões
• O planejamento de contingências é
particularmente apropriado para
estes riscos
Planejamento dos RISCOS
Análise QUALITATIVA de riscos

Quadrante de Risco – 4 Quadrante

• Baixo impacto / Baixa probabilidade

• São geralmente são aceitáveis em seu
nível atual
• Devem ser monitorados porém com
menor frequência
Planejamento dos RISCOS
Análise QUANTITATIVA de riscos

Análise numérica do efeito dos riscos

identificados nos objetivos gerais do

projeto.
Planejamento dos RISCOS
Análise QUANTITATIVA de riscos

Essa é a etapa quando são quantificadas as probabilidades

e conseqüências de cada risco direcionadas ao processo,
baseadas diretamente no que foi encontrado na análise
qualitativa.

É graças a essa análise que é possível saber qual a melhor

tomada de decisão para solucionar os riscos, porém,
nenhuma ação ainda é planejada ou mesmo executada.
Planejamento dos RISCOS
Planejamento de respostas aos riscos

Processo de desenvolver opções e determinar

ações para ampliar oportunidades e reduzir

ameaças aos objetivos do projeto

Planejamento dos RISCOS
Planejamento de respostas aos riscos

O planejamento de respostas a riscos aborda os

riscos de acordo com a sua prioridade, inserindo

recursos e atividades no orçamento, cronograma e

plano de gerenciamento do projeto, conforme

necessário.
Planejamento dos RISCOS
Estratégias de respostas aos riscos
MITIGAR:
Desenvolver ações visando minimizar a probabilidade da
ocorrência do risco ou de seu impacto no projeto com o objetivo
de tornar o risco aceitável.

EVITAR:
Mudar o plano do projeto eliminando a condição que estava
expondo o projeto a um risco específico.
Ex: adotar uma abordagem tradicional em vez de uma inovadora.
Planejamento dos RISCOS
Estratégias de respostas aos riscos
ACEITAR:
Indicada nas situações em que a criticidade do risco é média ou
baixa, na ocorrência de riscos externos em que não seja possível
ou não haja interesse em implementar uma ação específica.
Planos de contingência podem ser aplicáveis.
TRANSFERIR:
Repassar as conseqüências do risco bem como a responsabilidade
de resposta para quem está melhor preparado para lidar com o
mesmo. Ex: Contratos com fornecedor com especialidade
específica para o tratamento do risco
Planejamento dos RISCOS
Indicadores

Indicadores são valores mensuráveis

usados para representar, da forma mais

fiel possível, uma situação.

Planejamento dos RISCOS
Indicadores

Evitam ambigüidades na comunicação;

Mostram a dimensão do projeto;
São a base para o monitoramento e o controle do projeto;
São padrões para avaliar se os objetivos e resultados do
projeto estão sendo alcançados;
Planejamento dos RISCOS
Indicadores

Descrevem os objetivos e resultados do projeto:

Identifica a idéia do indicador: O Quê?

Destinatário da ação: Para quem?
Quantidade: Quanto?
Qualidade: Como?
Tempo/ prazo: Quando?
Local (geograficamente): Onde?
Planejamento dos RISCOS
Indicadores

Indicadores de desempenho medem o grau de

realização do planejamento do projeto.

 Planejamento dos RISCOS
Indicadores

Exemplos:

IDE - Índice de Desenvolvimento de Escopo: mostra percentual

do progresso físico alcançado em relação ao valor planejado até o
momento (IDE = Escopo realizado/Escopo planejado);

IDC – Índice de Desenvolvimento de Custos: mostra o percentual

do orçamento gasto em relação ao valor planejado até o momento
(IDC = Valor Realizado/Valor Planejado);
Planejamento dos RISCOS
Indicadores

0.90 < IDE < 1.10  0.80 < IDC < 1 

0.8 < IDE < 0.9  1 < IDC <1.10 
IDE < 0.8  IDC < 0.8 
IDE >1.10  IDC >1.10 
Planejamento dos RISCOS
Indicadores

Indicadores de qualidade relacionam os aspectos

a serem avaliados para identificar se um produto

atende às necessidades de um solicitante.

Planejamento dos RISCOS

Indicadores

Solicitação Indicador de Valor esperado

qualidade
Cor Amarelo
Bola amarela de 10cm.
Diâmetro 10cm
Planejamento dos RISCOS
Monitoramento e controle dos riscos

Monitoramento e Controle de Riscos envolve:

• Acompanhamento dos Riscos Identificados

• Monitoramento dos Riscos Residuais

• Identificação de novos Riscos

• Implantação do Plano para Gestão de Riscos

• Avaliação das eficácia das ações executadas

Planejamento dos RISCOS
Estratégias de respostas aos riscos

Controle de Respostas à Riscos deve ser um processo contínuo

ao longo do Ciclo de Vida do Projeto, uma vez que a gestão de
riscos é, naturalmente, um processo dinâmico.

COMPREENDE A EXECUÇÃO DO PLANO DE GESTÃO DE

RISCOS, DE FORMA A RESPONDER AOS EVENTOS DE
RISCO.