Contabiliza JP

Guia essencial sobre

Departamento Pessoal
para pequenas
empresas
Sumário

Conceito 05
Explicação do conceito de departamento pessoal e funções e
responsabilidades típicas do departamento pessoal em pequenas
empresas.

Processo de Admissão de Pessoal 06

Explicação do conceito de departamento pessoal.
Funções e responsabilidades típicas do departamento pessoal em
pequenas empresas.

Folha de Pagamento 11
A Vida e Morte dos Primeiros Filósofos
Modernos entre os anos 1469 e 1626

Jornada de Trabalho e Controle de Ponto 16

A filosofia da experiência sensorial

Férias, Licenças e Afastamentos 22

A filosofia da experiência sensorial

Demissão e Rescisão de Contrato 28

A filosofia da experiência sensorial

Conclusão 33
INTRO
DUÇÃO
Este guia aborda a importância do departamento
pessoal para o sucesso dos negócios. Tenha o
conhecimento mínimo necessário como gestor de
um negócio, quanto a este importante processo.
Este material é essencial para pequenos
empreendedores que desejam aprimorar sua
gestão de departamento pessoal e impulsionar o
crescimento de seus negócios.
O QUE É O
DEPARTA
MENTO
PESSOAL?
 CONCEITO
O setor de Departamento Pessoal é uma peça
fundamental no funcionamento de qualquer empresa.
Esta área assume a responsabilidade de gerir todos os
aspectos relacionados aos colaboradores e ao
cumprimento das obrigações trabalhistas. Sua atuação
desempenha um papel crucial na administração dos
recursos humanos de uma organização, garantindo
que todas as operações estejam em conformidade
com a legislação vigente e se posiciona como um
intermediador entre empresa e os funcionários.

As funções e responsabilidades típicas do

departamento pessoal em pequenas empresas
incluem:

Recrutamento e Seleção

Admissão de Pessoal

Folha de Pagamento
Benefícios
Controle de Ponto
Férias e Licenças

Rescições

Encargos e Obrigações
 COMO REALIZAR UMA
ADMISSÃO ADEQUADA?

Antes de iniciar um processo seletivo e proceder à

admissão de um novo colaborador em sua empresa,
é imprescindível passar por essas etapas essenciais
para evitar futuras complicações e contratempos.
Sendo eles:

1. Definição do perfil do cargo: Antes de iniciar o processo de

admissão, é importante ter clareza sobre as habilidades,
experiências e qualificações necessárias para o cargo em
questão. Isso ajudará a atrair candidatos adequados e facilitará
a seleção.

2 - Estabeleça a Remuneração e Carga Horária: Com base no

papel e nas responsabilidades a serem assumidos, é
fundamental consultar a Classificação Brasileira de Ocupações
(CBO) que melhor se aplica, ao mesmo tempo avaliar a
convenção coletiva vigente na região, garantindo o
atendimento aos requisitos de remuneração mínima,
benefícios estipulados e carga horária máxima estabelecida.
Após a conclusão do processo de
Recrutamento e Seleção, é fundamental
direcionar o candidato para a fase de
exames médicos admissionais. Esta etapa
deve ser considerada como eliminatória,
uma vez que, caso o candidato seja
considerado inapto ou apresente alguma
comorbidade que impossibilite a
execução das atividades laborais
essenciais, ele não receberá a aprovação
pelo médico do trabalho.

Você poderá entrar em

contato com alguma clínica
de saúde ocupacional para
realização desta etapa!
 DOCUMENTOS ADMISSIONAIS

Com o candidato apto na etapa de exames

médicos admissionais, será necessário
solicitar algumas documentações para
cadastro em sistema operacional e
confecção do contrato de trabalho, e
posterior envio ao e-Social, por exemplo. Os
documentos mínimos necessários, que são
incluídos no checklist da maioria das
empresas, são:

RG, CPF, Título de Eleitor, Cartão do SUS,

Carteira de Trabalho;
Comprovante de Residência;
Diploma de Escolaridade;

ABERTURA DE CONTA SALÁRIO

Empresas geralmente deixam os funcionários

escolherem seu banco para receber salários, mas
isso pode variar conforme políticas e leis locais.
Às vezes, empresas têm parcerias com bancos
específicos para facilitar pagamentos. Se
permitido, os funcionários precisam fornecer
dados bancários corretos, como número da conta
e agência, para evitar problemas no pagamento.

ENVIO DA ADMISSÃO AO E-SOCIAL

É obrigatório o envio das informações de

admissão do colaborador até no máximo 24
horas antes da data de início da admissão. Caso
contrário, estará sujeito a multa. Após o
recebimento dos documentos do colaborador e
o cadastro no sistema de folha de pagamento,
caso a empresa assim o tenha, é necessário
verificar se o sistema já está parametrizado com
o e-Social. Caso não esteja, você poderá acessar a
plataforma para realizar o cadastro do
colaborador, preencher os eventos, verificar e
validar as informações dos eventos, e então
proceder ao envio das informações.
 CONTRATO DE TRABALHO

O contrato de trabalho é um documento

legalmente vinculativo que estabelece os termos
e condições do relacionamento entre o
empregador e o empregado. Ele desempenha um
papel crucial na definição das obrigações e
direitos de ambas as partes durante o período de
emprego. A importância do contrato de trabalho
reside em vários aspectos, como:

Clareza e Expectativas: O contrato de trabalho define claramente as

funções, responsabilidades, horário de trabalho, remuneração,
benefícios e outros detalhes relevantes. Isso evita mal-entendidos e
ajuda a estabelecer as expectativas de ambas as partes desde o início.

Proteção Legal: O contrato de trabalho é uma proteção legal tanto

para o empregador quanto para o empregado. Em caso de disputas
ou litígios, o contrato serve como evidência dos acordos feitos entre as
partes.

Conformidade com as Leis Trabalhistas: O contrato de trabalho

precisa estar em conformidade com as leis trabalhistas. Isso inclui
aspectos como salário mínimo, horas extras, férias remuneradas,
benefícios obrigatórios e outros direitos trabalhistas estabelecido em
lei.

Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD): A LGPD é uma legislação que

protege os dados pessoais dos cidadãos. Isso é relevante no contexto
do contrato de trabalho porque muitas vezes envolve o
compartilhamento e processamento de informações pessoais. O
contrato de trabalho deve estar em conformidade com as regras de
proteção de dados, garantindo que os dados pessoais do empregado
sejam tratados de maneira adequada e segura.

Flexibilidade e Mudanças: O contrato de trabalho pode ser adaptado

para diferentes tipos de emprego, como tempo integral, meio
período, contrato temporário etc. Também pode ser modificado com
o tempo para refletir promoções, mudanças de função ou outros
ajustes nas condições de trabalho.

Rescisão e Encerramento: O contrato de trabalho também estabelece

os termos de rescisão do emprego, incluindo questões como aviso
prévio, indenização e outros detalhes importantes.
REGISTRO E SOLICITAÇÃO DE BENEFÍCIOS

Os benefícios obrigatório por lei, são: 13º salário, férias

remuneradas, FGTS, contribuição ao INSS, vale-transporte e
licença maternidade.

O que diz a CLT sobre vale-alimentação?

O texto da CLT afirma que a empresa não é obrigada
legalmente a fornecer vale-alimentação ou vale-refeição ao
funcionário, porque entende que o salário deve ser o suficiente
para suprir essa necessidade. No entanto, em algumas
convenções coletivas indica essa necessidade por categoria.

Na admissão é necessário registrar os benefícios e fazer a sua

devida solicitação para que o colaborador possa usufruir
conforme o seu direito.

DISPONIBILIZAÇÃO DO POSTO DE TRABALHO,

EQUIPAMENTOS E EPI's

A empresa precisa disponibilizar equipamentos para

desenvolvimento da sua atividade laboral e equipamento de
proteção individual ou coletiva, quando houver a necessidade,
conforme risco de atividade.

O EMPREGADOR DEVERÁ:

1. Adquirir o EPI correto ao risco de cada atividade;

2. Orientar e treinar o empregado sobre o uso adequado do EPI,
sua guarda e conservação;
3. Exigir que o empregado utilize durante toda a atividade;
4. Substituir o EPI imediatamente, se este for danificado ou
perdido;
5. Registrar a entrega ao empregado.
Folha de Pagamento
Folha de Pagamento
Folha de Pagamento
Folha de Pagamento
Folha de Pagamento
Folha de Pagamento
 O que é a folha de pagamento?
A folha de pagamento é um documento essencial nas operações
de uma empresa que registra e detalha todos os pagamentos
feitos aos seus funcionários em um determinado período,
geralmente mensalmente. Ela inclui informações detalhadas
sobre os salários, benefícios, deduções e outros valores
relacionados aos empregados.

Exemplo de holerite
O que a legislação diz sobre a Folha de
Pagamento?‍

De acordo com o Art. 255 do Decreto 3048 – que

regulamenta a Previdência Social – todas as empresas
são obrigadas a emitir folha de pagamento mensal.
Nesse documento, devem constar a remuneração
paga, devida ou creditada a todos os funcionários pelo
seu serviço.

Além disso, o decreto também estabelece que a

companhia deve manter, em cada estabelecimento,
uma via da folha e os respectivos recibos de
pagamento.

Esse lançamento deve ser feito de forma discriminada

e em títulos próprios da contabilidade como no caso
da Contabiliza João Pessoa.‍
Como é feito o cálculo da folha de
pagamento?

Para começar o cálculo da folha de pagamento é

necessário ter acesso ao cargo, remuneração, carga
horária, horário de trabalho e controle de frequência
de trabalho de cada um, para que seja possível
realizar o cálculo em cima das horas trabalhadas.

A partir do fechamento do espelho de ponto, todas as

horas trabalhadas, assim como horas extras, faltas,
descontos de DSR, atrasos e possíveis adicionais, são
extraídos.
Quais os principais descontos feitos em
folha?

Desconto do INSS (Instituto Nacional do Seguro

Social)

Desconto do FGTS (Fundo de Garantia do Tempo

de Serviço)

Desconto do IRRF (Imposto de Renda Pessoa

Física)

Desconto do VT (Vale Transporte)

Desconto de Faltas e atrasos

Desconto da Contribuição Sindical

Entre outros
JORNADA DE
TRABALHO E
REGISTRO DE
PONTO
Qual a diferença entre o Relógio de
Ponto Eletrônico (REP) e o Ponto Digital?

O controle de ponto é uma exigência para

empresas com mais de 20 colaboradores, de
acordo com a Lei nº 13.874.

Um controle de ponto bem feito evita inúmeros

problemas e processos trabalhistas, garantindo
mais organização com relação à jornada de
trabalho dos funcionários.

Por isso, fique atento para as opções de controle

de ponto disponíveis na Contabiliza João Pessoa e
entenda quais as suas principais diferenças.
 Orientações a respeito do Ponto
Manual

• O preenchimento deverá ser realizada pelo próprio

colaborador, devendo registrá-lo com a hora exata da
chegada e saída de todos os dias trabalhados (não
arredondar horários);

• Caso haja preenchimento incorreto o responsável deverá

anotar a correção no campo “observação” a informação de
que deve ser corrigida, não usar corretivos ou fazer rasuras;

• O cartão não pode haver nenhum espaço em branco.

Anotar: folga, falta, atraso, saída antecipada, declaração de
horas, atestado, abonado;

• Preencher o correto apontamento do horário de almoço

(mínimo de 01 hora e no máximo 02 horas);

• Todo cartão deverá estar assinado assinado pelo

responsável;

• É preciso enviar o registro de ponto conforme prazo, para

que seja realizada o devido processamento da folha de
pagamento;

• Entre duas jornadas de trabalho haverá um período

mínimo de 11 horas consecutivas para descanso;

• Falsificação no cartão pode gerar dispensa por justa causa

(falta gravíssima);
Não é permitido o Ponto
Britânico?

Como surgiu o registro britânico?

O termo “ponto britânico” vem da famosa

pontualidade britânica, que por sua vez
indica uma cultura de nunca se atrasar. O
que pode acontecer no Reino Unido, mas
não é comum no Brasil.
Culturalmente, aqui lidamos com alguns
atrasos. No ambiente de trabalho,
possuem restrições impostas pela
legislação trabalhista e pelas normas de
cada organização.

O que diz a lei sobre o cartão de ponto

britânico?
A legislação trabalhista invalida o ponto britânico na folha
de ponto. A súmula 338 do Tribunal Superior do Trabalho
(TST) especifica o seguinte:

“Os cartões de ponto que demonstram horários de

entrada e saída uniformes são inválidos como meio de
prova, invertendo-se o ônus da prova, relativo às horas
extras, que passa a ser do empregador, prevalecendo a
jornada da inicial se dele não se desincumbir.”
Banco de Horas: entenda como funciona!

O banco de horas funciona de forma simples. Pense na

seguinte situação: seu colaborador trabalha 8 horas diárias,
mas pelas entregas estarem atrasadas, ele decide fazer 2h
a mais durante 5 dias.

Ao final dos dias trabalhados, seu colaborador terá um

saldo positivo de horas que serão convertidas em descanso
proporcional.

Assim como as horas extras do colaborador criam um

saldo positivo no banco de horas, é importante frisar que
atrasos ou faltas geram um débito nesse banco. Dessa
forma, caso o seu colaborador chegue atrasado ou precise
sair mais cedo, o saldo gerado será negativo.

Além disso, vale ressaltar que o banco de horas funciona

com um controle de ponto, que possuirá todas as
informações referentes aos horários dos colaboradores.
Dessa forma, com essas informações em mãos, se torna
muito mais prático e fácil, implementar o banco de horas
na sua empresa.

O que diz a lei sobre o banco de horas?

Instaurado pela Lei 9.601/1998, o banco de horas refere-se a

um sistema de compensação de horas extras adaptável.
Sem necessidade de intervenção do sindicato, ato validado
na Lei 13.467 de 2017 da Reforma Trabalhista, esse acordo
individual deve realizar a compensação do colaborador no
período máximo de seis meses, de acordo com o parágrafo
5º do artigo 59 da CLT.

Entretanto, existe a possibilidade da empresa realizar um

acordo para que a compensação seja realizada em um
período maior que 6 meses. Nesses casos, o sindicato da
categoria profissional realiza uma intervenção, como
aponta o artigo 611-A da CLT.
Para que o processamento da
folha de pagamento possa ser
realizado, é indispensável o
preenchimento do ponto e
envio para a contabilidade ou
RH da sua empresa.
 FÉRIAS,
LICENÇAS E
AFASTAMENTOS
 FÉRIAS
Férias, no contexto do trabalho, refere-se
a um período contínuo de descanso
remunerado concedido a um
trabalhador. Durante as férias, o
empregado afasta-se temporariamente
das responsabilidades e obrigações
relacionadas ao emprego regular, com o
objetivo de descansar, recuperar energias
e desfrutar de lazer.
 Cálculo de Férias

Os trabalhadores têm direito a 30 dias de

férias a cada período de 12 meses
trabalhados, conhecido como período
aquisitivo.

O cálculo é feito com base no salário

mensal do trabalhador, acrescido de um
adicional de 1/3 (um terço). Portanto, o
empregado recebe o salário integral mais
um acréscimo de 1/3 durante o período de
férias.

Prazos Legais
O empregador tem o direito de determinar
o período de concessão das férias, que deve
ser comunicado ao empregado com
antecedência mínima de 30 dias.
É permitido dividir o período de férias em
até três partes, sendo que uma delas não
pode ser inferior a 14 dias corridos e as
outras duas não podem ser inferiores a
cinco dias corridos cada.
As férias não podem coincidir com
sábados, domingos, feriados ou dias de
compensação de repouso semanal.
 Pagamento das Férias

O empregador deve efetuar o

pagamento das férias até dois dias antes
do início do período de descanso.
O adicional de 1/3 (um terço) deve ser
pago juntamente com o valor
correspondente às férias.
 LICENÇAS E
AFASTAMENTOS
No Brasil, licenças e afastamentos referem-se a
situações em que um trabalhador precisa se ausentar
do trabalho por motivos específicos, seja por questões
de saúde, maternidade, paternidade ou outras
circunstâncias especiais. Existem diversas modalidades
de licenças e afastamentos previstas na legislação
trabalhista brasileira.
Aqui estão algumas das principais:

Licença-Maternidade:
Garante à empregada gestante o direito a 120 dias de
licença remunerada, podendo ser ampliada em casos de
parto prematuro ou outras situações específicas.

Licença-Paternidade:
Os pais têm direito a cinco dias úteis de licença-
paternidade, prorrogáveis em alguns casos, como em
empresas participantes do programa Empresa Cidadã.

Licença por Motivo de Doença:

Trabalhadores podem se afastar por motivo de doença,
mediante apresentação de atestado médico. O tempo
de afastamento pode variar de acordo com a gravidade
da doença.

Licença por Acidente de Trabalho:

Em caso de acidente de trabalho, o empregado tem
direito a afastamento remunerado durante o período de
recuperação, com garantia de estabilidade no emprego
após o retorno.

Essas são apenas algumas das licenças e afastamentos

previstos na legislação brasileira. De toda forma, o
trabalhador precisa apresentar o atestado a empresa, e
nos casos de afastamento previdenciário, precisa ir ao
INSS para perícia e validação do atestado. As regras
específicas podem variar, e é essencial consultar as leis e
regulamentos atualizados para obter informações
precisas sobre cada situação. Em casos de dúvidas, é
recomendável buscar orientação junto ao departamento
de recursos humanos da empresa ou no caso a
Contabiliza João Pessoa.
Demissão e
Rescisão de
Contrato
O processo de rescisão de contrato de
trabalho refere-se à finalização do vínculo
empregatício entre um empregado e um
empregador. Esse processo pode ocorrer por
diversas razões, como pedido de demissão do
empregado, demissão sem justa causa,
demissão por justa causa, término de
contrato por prazo determinado,
aposentadoria, entre outras circunstâncias.
Aqui estão algumas das principais:

Pedido de Demissão:
Quando o empregado decide encerrar o contrato, ele
deve comunicar ao empregador seu pedido de
demissão do qual deverá escrever uma carta de
próprio punho, comunicando o seu desligamento,
conforme previsto na legislação ou no contrato de
trabalho.

Demissão Sem Justa Causa:

Se a demissão partir do empregador sem justa causa,
ele deve notificar o empregado com antecedência ou
pagar o aviso prévio, conforme a legislação vigente.
Orientamos que esse processo possa ser realizado de
uma forma objetiva e direta.

Demissão por Justa Causa:

A demissão por justa causa ocorre quando o
empregado comete falta grave, como desonestidade,
indisciplina, violação de segredo da empresa, entre
outras. Nesse caso, o empregador pode rescindir o
contrato imediatamente, sem a necessidade de aviso
prévio e sem o pagamento das verbas rescisórias. É
importante que nesses casos, seja visto com um
advogado trabalhista, para garantia desse tipo de
desligamento na situação prevista.

Rescisão por Acordo:

A reforma trabalhista de 2017 introduziu a
possibilidade de rescisão de contrato por acordo
entre empregado e empregador. Nesse caso, são
devidas metade do aviso prévio e da multa do FGTS. O
empregado pode movimentar até 80% do valor
depositado na conta do FGTS, mas não tem direito ao
seguro-desemprego.
Cálculo de Rescisão

As verbas rescisórias são os valores devidos ao

empregado no momento da rescisão e incluem o
saldo de salário, aviso prévio (se aplicável), férias
proporcionais, 1/3 de férias, 13º salário proporcional
e o saque do FGTS.

Homologação

Antigamente, a rescisão do contrato precisava ser

homologada no sindicato ou no Ministério do
Trabalho, mas com a reforma trabalhista de 2017,
isso não é mais obrigatório, a menos que a
empresa esteja localizada em municípios que
exigem a homologação.
 Faça um
desligamento
responsável
O termo "desligamento responsável" engloba um
procedimento ético e cuidadoso no momento em que
um colaborador é desvinculado da empresa. A
premissa é que o feedback construtivo deve ter sido
fornecida previamente, oferecendo oportunidades
para o desenvolvimento dos comportamentos
desejados por parte do colaborador. Portanto, ao
comunicar o desligamento, é importante que o
feedback anterior tenha sido transmitido de maneira
tão clara e transparente que, no momento do
desligamento, todos os envolvidos estejam
plenamente cientes dos motivos que culminaram
nesse desfecho.
Espero que você tenha gostado do nosso e-book, que
taz algumas das principais informações sobre o
processo de departamento pessoal para pequenas
empresas. Esse processo é muito importante para você
empreendedor, pois são as pessoas que fazem o seu
negócio.

Aqui na Contabiliza João Pessoa, temos as melhores

soluções para fornecer o melhor na área de
Departamento Pessoal, alinhado com as legislações
trabalhistas vigente.

Deseja saber mais? Entre em contato conosco.

Márcio Almeida
Co-fundador CTJP