Diferença entre Departamento Pessoal e Recursos

Humanos

É normal que os conceitos de sejam confundidos, mesmo para

quem atua na área. Isso porque a definição está vinculada às
tarefas executadas por cada profissional, que variam conforme as
empresas e os tamanhos das equipes.

Como já vimos, o Departamento Pessoal é o setor da empresa que

gerencia tudo que diz respeito à legislação trabalhista e
previdenciária da empresa e dos empregados. Ele também pode
ser chamado de Administração de Pessoal.

Mas a relação entre organizações e colaboradores não se limita a

rotinas administrativas e processos mediados pela lei. Conforme
esse relacionamento evoluiu, tornando-se mais humano, surgiu a
necessidade de um setor dedicado às práticas de Gestão de
Pessoas. Essa área dedica-se ao planejamento e a execução de
políticas para atração, desenvolvimento e retenção de talentos.

Ou seja, tanto o Departamento Pessoal quanto a área de Gestão

de Pessoas integram o setor de Recursos Humanos. Cada um tem
suas atribuições específicas. Mas é muito importante que ambos
trabalhem de forma integrada e alinhada aos objetivos
estratégicos da empresa.

Para demonstrar como essa harmonia é importante, confira

algumas responsabilidades de cada área que muitas vezes estão
relacionadas:

Recursos Humanos
 Departamento pessoal RH

Admissão Recrutamento e Seleção

Gestão de Benefícios Atração e Retenção de

Talentos

Controle de Ponto Avaliação de Desempenho

Folha de Pagamento Treinamento e

Desenvolvimento

Afastamento e Rescisão Pesquisa de clima

organizacional

Guias de Arrecadação Feedback

Cargos e Funções do DP

Ao contrário do que muitos imaginam, é errado afirmar que o DP

é burocrático enquanto a área de GP é estratégica. O
Departamento Pessoal não se restringe ao cumprimento de tarefas
operacionais. É claro que as atribuições precisam ser cumpridas
com exatidão, a fim de evitar passivos trabalhistas e prejuízos
para a organização e para os colaboradores. Mas é possível agir
estrategicamente também, fazendo com que todas as ações sejam
desempenhadas de forma eficiente, ágil e favorável para toda a
organização.
Além disso, o alinhamento entre as duas áreas é essencial para o
bom funcionamento do RH como um todo e, consequentemente,
das demais equipes da empresa. Isso porque o setor que cuida
das pessoas garante a base da gestão estratégica que pode
representar um diferencial competitivo para a organização.

Sendo assim, o RH normalmente é estruturado com os seguintes

cargos e funções:

Coordenador: desenvolve e implementa todas as estratégias RH.

Coordena as atividades do DP, por meio do planejamento
trabalhista, da administração salarial, do cálculo da folha de
pagamento e execução das obrigações. Também atua no
desenvolvimento de programas de aquisição e retenção de
talentos, programas de ensino, ações de avaliação e feedbacks.
Além disso, participa da concepção do planejamento estratégico da
empresa e gerencia a equipe do setor.

Analista: as atribuições variam conforme a experiência e a

especialidade do analista. Mas, no geral, é o profissional
responsável por executar e auxiliar no planejamento das rotinas do
RH, sejam elas do DP ou relacionadas a GP. Também dissemina a
cultura organizacional e atua no atendimento dos colaboradores.

Assistente: é o responsável pelos cadastros relacionados a folha

de pagamento, benefícios, recrutamento e seleção e gestão de
salários. Também apoia as ações relacionadas aos documentos
trabalhistas do DP, endomarketing, controle e agendamento de
exames dos colaboradores, rotina de integração, entre outros.

O eSocial e o DP
Recentemente, uma transformação muito importante impactou o
trabalho do Departamento Pessoal. Trata-se da implantação do
eSocial, ou Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais
Previdenciárias e Trabalhistas, em vigor desde 2018. Ele foi criado
com o objetivo de unificar as informações pertinentes às
obrigações geradas entre empregador e empregado.

Ou seja, o eSocial está diretamente relacionado à rotina do DP.

Porém, é importante ressaltar que não consiste em nova obrigação
a ser cumprida pelos empregadores. Mas, sim, uma nova forma de
cumprir aquelas já existentes, agora de forma unificada e digital.

Embora tenha sido uma mudança significativa nos processos do

Departamento Pessoal, o eSocial representa um impacto positivo
para os profissionais. Isso porque o envio dos eventos ao programa
diminui a redundância das informações, eliminando gradativamente
algumas obrigações. Além disso o sistema é uma base única de
dados, proporcionando mais agilidade e precisão na transmissão
das informações.

O eSocial também facilita o controle das informações prestadas

pelas organizações, contemplando empresas e profissionais que
prezam pela conformidade legal. Isso porque, devido à unificação,
é mais fácil para os órgãos fiscalizadores cruzar dados e identificar
erros, resultando em autuações.

Por exemplo, uma informação errada na folha de pagamento

impacta a DCTFWeb, já que o valor de INSS será apurado
incorretamente. Os dados da Carteira de Trabalho e Previdência
Social (CTPS), assim como os de acidentes de trabalho são
alimentados pelo eSocial. Por isso os envios se tornaram tão
importantes na rotina do Departamento Pessoal. Vamos falar mais
sobre elas a seguir.
Rotinas do Departamento Pessoal

é importante saber que as rotinas do DP estão interligadas. Isso

significa, por exemplo, que embora seja um dos mais importantes,
a folha de pagamento não é um processo isolado. Na prática, o
fechamento da folha é o resultado de outras tarefas anteriores que
devem ser feitas com exatidão.

Além disso, cada um desses processos deve ser cumprido e

informado ao eSocial com rigor nos prazos. Por isso é essencial
dominar todas as rotinas e evitar erros que vão impactar as etapas
seguintes, vamos falar sobre cada uma delas:

Admissão

Formalização do vínculo entre o empregado e o empregador, a

partir de um contrato de trabalho que regula responsabilidades,
deveres e direitos de ambas as partes. É o momento de receber os
documentos do trabalhador e de seus dependentes, se houver,
encaminhar exames médicos admissionais e estabelecer o tipo de
regime e a jornada de trabalho.

Rescisão

Assim como o início do vínculo, o encerramento da relação de

trabalho também exige que a formalização, mediada pelo RH.
Independentemente da origem do desligamento, seja por iniciativa
do empregado ou do empregador, é preciso elaborar documentos,
analisar o aviso prévio, encaminhar exame médico e calcular as
verbas rescisórias.

Afastamentos
Cabe ao DP cuidar dos afastamentos temporários previstos pela
legislação, como por acidente e doenças, relacionadas ou não ao
trabalho. Também entram nesta categoria as licenças
remuneradas, como a licença maternidade e paternidade.

Gestão de Ponto

É a atribuição do DP responsável por acompanhar a marcação do

ponto dos funcionários de acordo com a jornada de trabalho.
Engloba o cálculo de horas extras e banco de horas, o controle dos
períodos de descanso e os tipos de faltas e atestados. Tudo isso
compõem o relatório que baseia o cálculo da remuneração dos
empregados e os benefícios.

Férias

Também cabe ao DP fazer o controle de férias, no que diz respeito

aos cálculos, regras e períodos de vencimentos.

Benefícios

O RH zela pelo cumprimento dos benefícios obrigatórios, ou seja,

aqueles estabelecidos por lei, convenção ou acordo coletivo, e faz
o gerenciamento das regras de concessão dos benefícios
espontâneos.

folha de Pagamento

É o documento com função operacional, contábil e fiscal com

informações sobre a remuneração do trabalhador. Cabe ao DP
cuidar do cálculo da folha, que deve incluir dados como salário
bruto e líquido, descontos, dias trabalhados, férias, horas extras e
benefícios. Além disso, é preciso fazer a apuração de impostos e
contribuições, emissão de guias e cumprimento de outras
exigências legais. Baixe o eBook e saiba mais sobre os cálculos e
tributos da folha de pagamento.

Obrigações do DP

Como vimos, o trabalho no DP envolve questões técnicas que

exigem atenção redobrada dos profissionais, como cálculos,
controle de prazos e acompanhamento de processos. Além das
rotinas citadas acima, outras obrigações mensais e anuais
precisam ser cumpridas.

DCTFWeb

A Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais

Previdenciários e de Outras Entidades e Fundo (DCTFWeb) é o
instrumento para informar à Receita Federal as contribuições
previdenciárias da empresa. É gerada a partir das informações do
eSocial (Evento 1299) e da EFD-Reinf (R-2099). A DCTFWeb
recebe automaticamente débitos e créditos, calcula o saldo a pagar
e emite a DARF para pagamento. É enviada mensalmente, sempre
até o dia 15, e anualmente, até 20 de dezembro, com informações
sobre 13° salário. Além disso, deve haver declaração diária quando
houver geração de receita de eventos desportivos, a ser
transmitida até o segundo dia útil da ocorrência.

SEFIP

O Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à

Previdência Social (SEFIP) gera mensalmente a guia de
recolhimento (GFIP). Com ela a empresa faz o pagamento do
FGTS até o 7º dia útil do mês posterior à remuneração.
RAIS

A Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) é um relatório

de informações socioeconômicas solicitado pelo Ministério do
Trabalho e Emprego às pessoas jurídicas e outros empregadores.
Caracteriza-se como a fonte de informação mais completa sobre
empregadores e trabalhadores formais no Brasil e, como o nome
diz, deve ser entregue anualmente.

DIRF

A Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF) é

uma obrigação anual de pessoas físicas e jurídicas que pagaram
ou creditaram quaisquer valores sobre os quais tenha sido retido o
Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (IRRF). Já o IRRF é um
tributo que a pessoa jurídica é obrigada a reter do beneficiário da
renda. A intenção da DIRF é auxiliar o governo na fiscalização das
regras de recolhimento do IR por parte das empresas, já que a
declaração informa quanto a fonte recolheu de IR sobre o
pagamento dos contratados. Isso ajuda a evitar a sonegação de
impostos, já que posteriormente os dados da DIRF e da
Declaração do Imposto de Renda da Pessoa Física são cruzados.

Erros que você deve evitar no Departamento Pessoal

Todas as áreas estão sujeitas a erros, afinal, são formadas por

seres humanos. Não seria diferente no DP, principalmente por ser
um setor com expressivo volume de responsabilidades. Porém,
devido à natureza das atribuições, reduzir as falhas no
departamento contribui muito para evitar gastos desnecessários
com demandas judiciais, entre outros problemas. Por isso, listamos
10 pontos que os profissionais devem tentar impedir que
aconteçam:

● Desconhecer as leis trabalhistas, principalmente a CLT, os

acordos e as convenções coletivas;
● Não dominar os cálculos do DP, como férias, rescisão e folha
de pagamento, para fins de conferência;
● Ignorar os encargos sociais e trabalhistas e como calculá-los;
● Não investir em atualização constante, tanto de legislação
como de boas práticas para a área;
● Não dar atenção à Gestão de Documentos;
● Esquecer de parametrizar corretamente os sistemas;
● Não fazer a gestão efetiva do ponto, perdendo o controle da
jornada dos trabalhadores;
● Manter controles paralelos em planilhas e papeis;
● Perder tempo com tarefas operacionais que podem ser
automatizadas;
● Deixar de contribuir com a tomada de decisão baseada em
dados;

Ter consciência sobre os erros possíveis significa se antecipar em

relação aos problemas, mapeando processos que podem evitá-los.
Também é essencial aprender com os erros para que não se
repitam. Além de superar essas situações, o profissional do DP
também pode buscar a evolução das práticas do setor. Vamos
falar mais sobre isso a seguir.

Futuro e tendências do Departamento Pessoal

Entre tantas transformações que afetaram o DP, uma certeza
ficou: o futuro do departamento passa por se tornar cada vez mais
estratégico e parceiro do negócio. Isso envolve tanto as
habilidades profissionais como as práticas, ações e ferramentas a
serem adotadas.

Do ponto de vista comportamental, é essencial que o profissional

busque aprimorar as características que facilitam o desempenho no
DP. Investir na formação de uma base sólida de conhecimento,
dominando as fontes de informação atualizadas e transformando
tudo isso em produtividade são alguns diferenciais. Além disso, o
dinamismo, a resiliência, o bom relacionamento interpessoal e
uma boa gestão do tempo são qualidades que nunca saem de
moda.

Para assegurar o protagonismo dentro da organização, também é

fundamental que o DP descentralize processos e delegue
tarefas para a tecnologia. Todas as atribuições do Departamento
Pessoal podem ser facilitadas pela evolução tecnológica, sobretudo
por sistemas desenvolvidos por quem entende efetivamente a
rotina do profissional.

Além de automatizar tarefas burocráticas, a digitalização

favorece a transformação do DP. Por exemplo, é indispensável
contar com ferramentas que gerem automaticamente os
indicadores mais importantes da área, como absenteísmo,
rotatividade, acidentes de trabalho. Com pensamento crítico e
sistemas ágeis e inteligentes, é possível garantir ainda mais
envolvimento com a estratégia da empresa. Assim, o profissional
de DP torna-se um verdadeiro consultor interno da
organização.

Acima de tudo, é preciso saber que a automação é uma aliada do

Departamento Pessoal, nunca uma substituta. Desenvolvidos para
facilitar o dia a dia dos profissionais, os sistemas da Metadados
têm soluções específicas que trazem agilidade, produtividade e
segurança às ações do DP.