Como é a rotina e prática no

Departamento Pessoal? Saiba!

Introdução����������������������������������������������������������������������������������������������������� 3
O que é o Departamento Pessoal?�������������������������������������������������������� 4
Qual a diferença entre o Departamento Pessoal
e o setor de Recursos Humanos?����������������������������������������������������������� 6
Qual a importância do Departamento Pessoal?������������������������������� 9
Qual é a rotina de um Departamento Pessoal?������������������������������ 10
Como otimizar a rotina de Departamento Pessoal?�������������������� 18
Conclusão��������������������������������������������������������������������������������������������������� 20
Sobre a Fortes Tecnologia em Sistemas������������������������������������������� 21
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Introdução

Para que uma empresa possa executar as suas atividades de forma plena,
ela precisa de um time de trabalho integrado e comprometido com o
desempenho da empresa. É nesse cenário que o Departamento Pessoal
assume um papel de extremo protagonismo, contribuindo para que toda
a parte técnica e burocrática referente aos colaboradores da empresa
funcione de acordo com a legislação.

Além disso, o setor tem como função garantir a correta emissão e

gerenciamento de documentos, a fim de que estejam atualizados e também
corretos, o que é fundamental para o sucesso das atividades empresariais.

Ficou curioso e quer saber como é a rotina e prática no Departamento

pessoal? Então, continue a leitura!
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O que é o Departamento
Pessoal?

O Departamento Pessoal, também conhecido como DP, é um setor que atua

na parte burocrática de uma empresa, gerindo recursos que envolvem os
colaboradores. O setor possui como atribuições;

• o gerenciamento de benefícios;

• folha de pagamento;

• demissões e admissões;

• registro de ponto;

• afastamentos;

• eSocial e outras atividades trabalhistas.

Assim, o Departamento pessoal é o responsável por gerenciar questões

trabalhistas e burocráticas que tenham relação com os trabalhadores de
uma empresa, e atuam para assegurar correta emissão e gerenciamento de
documentos. Com isso, colaboram para que haja mais eficiência das práticas
de DP, facilitando o andamento das atividades empresariais.
O QUE É O DEPARTAMENTO PESSOAL? 5

O Departamento Pessoal pode ser terceirizado, mas isso não significa

que as suas práticas possam ser negligenciadas. Muito pelo contrário,
quanto mais a alta gestão da empresa se aproximar das demandas do setor,
maior será o seu grau de eficiência e também a satisfação dos funcionários,
que passarão a produzir mais e melhor, considerando os benefícios de
trabalhar na companhia, como o correto pagamento de honorários.

Além disso, um Departamento Pessoal que trabalha prezando pela excelência

de suas atividades, além de evitar o pagamento de multas, ainda colabora para
o fortalecimento da marca empregadora da empresa.
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Qual a diferença entre o

Departamento Pessoal e
o setor de Recursos Humanos?

Muitas pessoas confundem os setores de Departamento Pessoal e Recursos

Humanos. Apesar dessas serem áreas complementares, há diferenças entre
elas. Acompanhe!

Recursos Humanos

O RH tem como foco dos trabalhos a área de gestão de pessoas, que

compreende a parte de relacionamento interpessoal com os funcionários,
treinamento, bem-estar, alocação de perfis, produtividade e motivação.
QUAL A DIFERENÇA ENTRE O DEPARTAMENTO PESSOAL
E O SETOR DE RECURSOS HUMANOS? 7

Departamento Pessoal

O DP é responsável pela atuação na operação de processos.

Assim, fica mais fácil entender que a função do setor de Recursos

Humanos é atuar para a promoção das relações humanas, estimulando
as potencialidades individuais de cada colaborador, ao mesmo tempo que
promove um ambiente com uma cultura organizacional satisfatória para a
produtividade, sendo capaz de motivar e reter colaboradores.

O setor de RH ainda tem como objetivo fazer a intermediação de conflitos,

promovendo também a diversidade na empresa, levando em consideração
os objetivos organizacionais e também a sua cultura organizacional,
além de alinhar as ações aos valores empresariais.

É comum que profissionais de psicologia estejam à frente dos setores de

Recursos Humanos nas empresas, visto que o setor tem como ponto forte
atuar para intermediar as relações humanas dentro da organização.

Apesar do setor de RH ser de fundamental importância para o

desenvolvimento das pessoas e, consequentemente, do negócio, é possível
dizer que o Departamento Pessoal se destaca, visto que uma organização
não pode funcionar, por exemplo, sem folha de pagamento, controle de ponto
e correto pagamento dos ordenados.

Nesse cenário, mesmo que o funcionário não se sinta motivado em

trabalhar na companhia, ele pode continuar a exercer as suas atividades,
caso identifique o pagamento do seu salário todos os meses.
QUAL A DIFERENÇA ENTRE O DEPARTAMENTO PESSOAL
E O SETOR DE RECURSOS HUMANOS? 8

Também é o DP o responsável por realizar o pagamento de contribuições

obrigatórias, como o Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS),
o recolhimento do INSS como contribuição para a aposentadoria,
e contabiliza as férias dos funcionários.

Logo, é possível entender que RH e DP são áreas complementares,

sendo que o DP, por suas funções mais práticas, é de fundamental
importância para o correto funcionamento do negócio.
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Qual a importância do
Departamento Pessoal?

O Departamento Pessoal é indispensável para o funcionamento de uma organização

porque ele é o principal responsável por manter as rotinas administrativas e a
gestão dos recursos trabalhistas da empresa, o que é fundamental para evitar
passivos, como processos e o pagamento de multas por atraso.

O Departamento Pessoal também é o setor responsável por fazer a gestão de

um grande volume de documentações na empresa, independente do tamanho
da companhia. Isso porque são diversos os detalhes para serem acompanhados
em uma rotina de DP, desde atestados médicos até contracheques.

Assim, é importante manter esse setor na empresa para garantir que

todos os processos estão acontecendo dentro da legislação e também
no prazo estabelecido pelas normas vigentes.

O setor também é o responsável por fazer o acompanhamento das atividades

empresariais envolvendo os funcionários com diversos órgãos públicos,
ao fazer a emissão de guias e declarações, que são fundamentais para que
a empresa possa se manter regularizada.

Nesse cenário, fica fácil entender que, quanto maior o número de trabalhadores
em uma companhia, mais difícil é o acompanhamento dos processos.
Portanto, a automatização dos processos é um recurso considerado por
muitos gestores da área, a fim de se fazer cumprir todas as exigências legais
e garantir os direitos dos colaboradores da empresa.
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Qual é a rotina de um
Departamento Pessoal?

A rotina de um departamento pessoal é bastante dinâmica, sendo a primeira

delas manter as informações sobre os colaboradores da empresa atualizadas
e também dentro dos prazos da legislação, observando a validade dos
processos e as atualizações da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).

A rotina de RH é bastante burocrática e repetitiva, mas requer total atenção,

pois podem sofrer variações em função de ausências ou registros indevidos
realizados por membros da equipe. Entre essas rotinas estão o recolhimento
de impostos, gestão de arquivo e atualização de cadastros, fundamentais
para garantir o andamento das atividades do setor. Assim, contar com uma
equipe bem preparada é fundamental para garantir a funcionalidade dos
trabalhos e o correto cálculo da folha de pagamento.

Veja a seguir como o setor de Departamento Pessoal está estruturado!

QUAL É A ROTINA DE UM DEPARTAMENTO PESSOAL? 11

Admissão de funcionários

Após a seleção dos profissionais, que acontecem por meio das atividades
de Recrutamento e Seleção, geralmente conduzida pela equipe de RH,
o Departamento Pessoal fica responsável por fazer a admissão de novos
colaboradores. Isso envolve um grande número de burocracias e trâmites
legais, sendo que a parte fundamental do processo de admissão de pessoal
é o registro trabalhista.

O registro na carteira de trabalho deve ser realizado conforme a legislação,

com especial atenção para não errar em dados como cargo, salário e tempo
de contrato (se houver). Com os registros em dia, você mantém a empresa
em conformidade com a Justiça do Trabalho, e evita processos trabalhistas,
além de outros transtornos. A admissão de funcionários ainda envolve:

• encaminhamento para o exame admissional;

• entrega do crachá;

• inclusão no relógio de ponto;

• integração dos novos colaboradores.

Todas essas atividades colaboram para que o novo funcionário se adapte

de forma rápida, o que contribui para que ele possa fazer as suas entregas
de forma correta, conferindo os resultados que a empresa almeja.
QUAL É A ROTINA DE UM DEPARTAMENTO PESSOAL? 12

Demissões e desligamentos

As demissões e desligamentos fazem parte das rotinas que exigem maior

atenção dos profissionais de DP. Entre as atividades estão as homologações
trabalhistas, pagamento das verbas rescisórias e exame demissional.

O setor de RH é o responsável por fazer a entrevista de desligamento

e verificar os motivos que levaram o colaborador, por exemplo, a pedir
demissão. Dessa forma, a empresa terá as informações necessárias para
poder traçar um planejamento interno para organizar melhorias e aumentar
a retenção de talentos, reduzindo o turnover da organização.
QUAL É A ROTINA DE UM DEPARTAMENTO PESSOAL? 13

Acompanhamento da legislação trabalhista

Quem atua no setor de Departamento Pessoal precisa ter um amplo conhecimento

acerca da legislação vigente no país, especialmente em relação à CLT.

Após a reforma trabalhista em 2017, os profissionais da área tiveram de

ter especial atenção com relação às novas normas, a fim de adequar os
procedimentos da empresa, com o objetivo de manter a companhia atualizada
em relação aos acordos e tipos de contratos permitidos.

Dessa maneira é possível assegurar os direitos e deveres dos trabalhadores

e verificar se eles estão sendo cumpridos de forma devida, o que, mais uma
vez, evita causas na justiça.

Caso os processos trabalhistas não possam ser evitados, também é papel

do DP representar a companhia na Justiça do Trabalho, sempre tendo
em mente defender os interesses da empresa empregadora. Contudo,
a melhor estratégia é sempre evitar esse tipo de situação e, dessa maneira,
economizar os recursos da companhia.
QUAL É A ROTINA DE UM DEPARTAMENTO PESSOAL? 14

Folha de pagamento

Um dos processos mais trabalhosos da rotina de DP, a administração da

folha de pagamento acontece diariamente dentro das atividades do setor.
Nesta rotina, são realizados os cálculos dos pagamentos dos benefícios e
salários dos funcionários, além do cálculo das férias e do 13o salário.

São atividades minuciosas e que requerem muita atenção, visto que erros
podem acarretar prejuízos, tanto para a companhia quanto para o funcionário,
como no caso de descontos indevidos, por exemplo.
QUAL É A ROTINA DE UM DEPARTAMENTO PESSOAL? 15

Controle de ponto

O controle de ponto também faz parte da rotina de RH nas empresas.

Atualmente, com a transformação digital, isso é feito com a ajuda de relógios
de ponto eletrônico, que otimizam a rotina do setor. O controle de ponto
também é usado para saber se os trabalhadores estão cumprindo o tempo
de trabalho combinado em contrato.

Esse acompanhamento é fundamental para saber se os empregados estão

cumprindo a carga horária contratada e também para calcular as horas
extras. Em caso de horas faltantes, essas podem ser descontadas ou entrar no
banco de horas. As horas positivas também podem entrar no banco de horas
para serem usufruídas como folga pelos trabalhadores.

Agendamento de férias

O planejamento das férias é uma atividade de DP que exige bastante atenção.

Primeiro, porque é preciso garantir que a equipe não ficará desfalcada em
determinado período, depois ainda é preciso garantir que o período também
seja vantajoso para o colaborador.

Além disso, é necessário ficar atento ao vencimento das férias de cada

trabalhador. De acordo com a legislação, as férias devem ser concedidas
a cada 12 meses de trabalho, mas antes que vença o segundo período
aquisitivo. Portanto, o trabalhador não pode atuar por 24 meses seguidos.

A boa notícia é que é possível contar com a ajuda de sistemas que

automatizam o agendamento de férias. Dessa forma, a tecnologia tem se
mostrado uma forte aliada para otimizar esses processos.
QUAL É A ROTINA DE UM DEPARTAMENTO PESSOAL? 16

Controle de impostos, taxas e contribuições

É de responsabilidade do setor de RH manter todas as taxas, impostos e

contribuições referentes aos seus colaboradores em dia. Um exemplo é o
pagamento ao Fundo de Garantia por Tempo de Serviço, o FGTS.

Ao manter o controle sobre as contribuições, é possível assegurar que a

empresa está seguindo todas as suas exigências legais, com seus impostos
quitados. Já o trabalhador se sente mais seguro para dar andamento às
suas atividades, ao mesmo tempo em que se sente mais valorizado para
desempenhar as suas funções.

O contato direto com os representantes sindicais também está entre as

funções dos profissionais do Departamento Pessoal. Assim, fica mais fácil
fazer o acompanhamento das convenções coletivas e transmitir para os
funcionários a cobrança do imposto anual referente às suas áreas de atuação.
QUAL É A ROTINA DE UM DEPARTAMENTO PESSOAL? 17

Gestão de benefícios

A gestão de benefícios é outra responsabilidade dos profissionais do setor

de Departamento Pessoal. Os benefícios são salários indiretos e devem ser
repassados todos os meses para os colaboradores. Eles compreendem:

• vale-transporte

• ticket alimentação

• ticket refeição

• plano de saúde

• plano odontológico

• auxílio-creche, entre outros.

Acidentes de trabalho

O setor de segurança do trabalho é subordinado ao Departamento Pessoal,

e através da Comunicação de Acidentes (CAT), a equipe do setor consegue
fazer a mensuração das ocorrências e ajudar a empresa a pensar em
soluções para uma atuação com foco na prevenção. Ao identificar riscos
mais recorrentes, é possível propor treinamentos e outras soluções para
garantir a preservação da saúde do colaborador.
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Como otimizar a rotina de

Departamento Pessoal?

Diante de tantas responsabilidades e árduas rotinas, é preciso investir em soluções

para melhorar as atividades do setor de DP, e também promover mais agilidade
aos processos. Veja, a seguir, algumas soluções a serem implementadas!

Capacitação dos colaboradores

Uma equipe capacitada e atualizada sobre as leis trabalhistas atuará com mais
atenção e também terá mais chances de direcionar as demandas do cotidiano
de forma mais rápida. Por isso, investir na capacitação da equipe de DP é
fundamental para reduzir erros e promover a alta eficiência dos processos.
COMO OTIMIZAR A ROTINA DE DEPARTAMENTO PESSOAL? 19

Gestão de benefícios

Com a competitividade pela busca e retenção dos melhores talentos

do mercado, pensar na concessão de melhores benefícios é um grande
diferencial para destacar a marca empregadora da empresa. Por isso,
apostar em uma boa gestão de benefícios, com foco em soluções alinhadas
com o público-alvo da empresa, é fundamental.

Uso da tecnologia

Para otimizar as rotinas de Departamento Pessoal, aderir a softwares de

gestão é fundamental. Além de agilizar a rotina administrativa e burocrática,
eles ainda mitigam erros e possibilitam que a equipe se dedique a questões
mais estratégicas para o negócio.

Os softwares atuam na folha

de pagamento, controle de
ponto e em uma infinidade
de outros recursos, que
podem ser customizados,
de acordo com a necessidade
da sua companhia. Além
disso, a adesão a soluções
tecnológicas no DP favorece
a criação de novas estratégias
de crescimento e evolução
para a organização.
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Conclusão

Como vimos ao longo desta leitura, o setor de Departamento Pessoal é de

fundamental importância para o bom andamento das atividades em uma
empresa, uma vez que trabalha diretamente com a folha de pagamento
de pessoal, benefícios e impostos obrigatórios referentes aos direitos
trabalhistas. Por isso, sua rotina merece especial atenção da gestão da
companhia, a fim de se evitar erros que podem gerar outros passivos para a
empresa. Nesse cenário, contar com a ajuda da tecnologia é fundamental.
 A Fortes Tecnologia em Sistemas, empresa do Grupo
Fortes de Serviços, atua há mais de 25 anos na área de
tecnologia da informação, desenvolvendo soluções para
gestão empresarial, abrangendo as seguintes áreas:
Gestão Contábil, Gestão Financeira, Gestão de Pessoas e
Gestão de Transporte e Logística.

Com matriz em Fortaleza (Ceará), conta com uma carteira

de milhares de clientes em todo o Brasil e uma rede de
atendimento, que inclui franquias e representações, em
vários estados das regiões Norte, Nordeste, Centro-Oeste
e Sudeste. Não atende SP e Sul do país.

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