Você sabe o que é eSocial?

Saiba
tudo nesse guia completo!
O profissional de DP precisa saber o que é eSocial, uma vez que seu uso
corrobora com o cumprimento de obrigações trabalhistas e tributárias. Ele
representa uma verdadeira revolução quanto ao modo que as empresas têm de
tratar suas relações com funcionários e transmitir as informações ao governo e
demais órgãos.

Além do Departamento Pessoal, os administradores, profissionais de RH e

escritórios de contabilidade também adequaram suas rotinas às exigências do
sistema, afinal, ele é obrigatório para pequenas e médias empresas.

Neste artigo, elaboramos um guia para que você entenda de vez o

funcionamento do eSocial, desvendando por completo os mitos envolvendo a
plataforma, bem como o que mudou a partir de sua vigência.

O que é eSocial?

Em poucas palavras, o eSocial (Sistema de Escrituração Digital das

Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas) é uma folha de pagamento
digital vinculada ao software que as empresas já usam para executar a
atividade atualmente.  Ele precisa estar na programação do DP, e integrar
o calendário do departamento pessoal para que a área fique em dia com as
obrigações.

Trata-se de um programa governamental que unificou em um sistema o

processo de fechamento de folha e, assim, facilitou o cumprimento das
obrigações trabalhistas. Para fins fiscais e jurídicos, a ferramenta é vinculada à
Receita Federal, ao Ministério do Trabalho, ao INSS e à Caixa Econômica
Federal.

Por que o eSocial foi criado? 

Como você bem sabe, os processos burocráticos nesse âmbito são muitos. E
há 8 anos eram ainda piores, pois não havia portais virtuais para facilitar o
envio dos documentos. Foi para combater essa dificuldade enfrentada pelas
empresas que o eSocial foi criado.

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Por meio do Decreto nº8.373, de 2014, foi estabelecido seu surgimento,
visando simplificar processos. Todavia, foi apenas em 2018 que o sistema
completo foi oficializado e lançado no mercado, tornando-se 1 ano depois
obrigatório para todos os tipos de empresas. 

A partir de então, o eSocial se tornou essencial para centralizar todas as

informações que devem ser repassadas aos órgãos públicos. Dessa forma, ele
ajudou a otimizar o tempo, diminuir a burocracia e falhas/erros tributários. 

O que é o eSocial simplificado? 

Além do sistema completo, há também o eSocial simplificado, que se

caracteriza por unificar as principais obrigações, declarações mensais e
informações que as empresas enviam aos órgãos públicos. Todavia, esse modo
simplificado favorece principalmente o colaborador. 

Isso porque, é através deles que o profissional poderá checar e receber seus
direitos trabalhistas, como: férias, 13º salário, Fundo de Garantia por Tempo
de Serviço (FGTS), entre outros. 

Já para as empresas, o acesso fica mais voltado à praticidade de enviar e

atualizar informações trabalhistas e possíveis divergências de cadastro. 

Criamos um texto totalmente voltado para o eSocial simplificado, para você

saber para que serve e quais suas mudanças! 

Como funciona o eSocial para pequenas e médias

empresas?

O funcionamento do sistema é simples: o profissional de DP envia a ele, de

uma só vez, as informações necessárias sobre colaboradores ao CAGED,
GFIP, RAIS e outros órgãos federais que mediam a relação entre empregador
e empregado.

As informações compõem eventos sobre:

 Admissões e desligamentos;
 Horas trabalhadas;
 Alterações salariais;
 Folha de pagamento.

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Cada evento tem um prazo de envio conforme a sua natureza. Por exemplo:
dados de admissões podem ser enviados para o e-Social até o dia anterior à
admissão. 

Quanto às demissões, os dados devem ser submetidos com até 10 dias

seguintes à data do desligamento, desde que não ultrapasse a data de envio do
evento S-1200 – Remuneração, para o empregado a que se refere o
desligamento. 

Informações relativas à folha de pagamento, por outro lado, deverão ser

submetidas até o dia 15 do mês subsequente. Dessa forma, o recolhimento de
tributos e do FGTS está assegurado.

Ele muda por completo como tais atribuições devem ser tratadas, uma vez que
sua comprovação passa a ser bem mais rigorosa. 

A ideia é que a medida reforce a proteção dos direitos dos empregados

brasileiros que trabalham sob o regime da CLT. Dessa forma, evita que as
instituições deixem de arrecadar valores aos quais fazem jus e driblem a
legislação, recolhendo menos encargos do que o originalmente devido.

Quais as obrigações foram substituídas pelo eSocial?

Após entender mais sobre o que é eSocial, saiba que é através do sistema que
houve organização no envio de documentos. Isso porque, antes o método era
descentralizado, demorado e engessado. 

Todavia, após a integração do eSocial, todas as obrigações acessórias

passaram a ser feitas em um único sistema, por meio dos eventos. As
obrigações que foram substituídas e contempladas atualmente, são: 

 CAGED: Cadastro Geral de Empregados e Desempregados;

 CAT: Comunicação de Acidente de Trabalho;
 CD: Comunicação de Dispensa;
 DIRF: Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte;
 Folha de pagamento;
 GFIP: Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência
Social;
 GPS: Guia da Previdência Social;
 GRF: Guia de Recolhimento do FGTS;
 Livro de Registro de Empregados;
 MANAD: Manual Normativo de Arquivos Digitais;
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  PPP: Perfil Profissiográfico Previdenciário;
 Quadro de Horário de Trabalho;
 RAIS: Relação Anual de Informações Sociais. 

Além disso, também há outros benefícios que o sistema proporciona, como 

utilizar os dados do sistema para integrar com as informações necessárias para
a plataforma do FGTS Digital. 

Ou seja, com a substituição das obrigações, ficou muito mais fácil realizar as
auditorias dos dados do colaborador.  

Quais são os impactos do eSocial no DP?

A implantação do sistema deixou as relações entre empregadores e

colaboradores mais transparentes, sendo isso um fator especialmente
importante para aquelas companhias que não contavam com um efetivo
controle das rotinas de trabalho do DP.

Adaptar-se ao novo sistema foi mais complicado para quem ainda não
utilizava softwares voltados para a gestão do departamento pessoal. Veja
abaixo os principais impactos no setor:

Aumento de eficiência

O primeiro efeito que os departamentos de Recursos Humanos e DP sentiram

com o eSocial foi a necessidade de serem eficientes em relação aos
apontamentos sobre os funcionários.

Toda a gestão foi aprimorada para que o programa não seja alimentado com
nenhuma informação incorreta. Caso contrário, o erro será acusado e a
empresa terá de arcar com as consequências.

De forma geral, as pessoas jurídicas se tornaram menos propensas a incorrer

em passivos fiscais e trabalhistas, pois os direitos do trabalhador ficam mais
resguardados.

Essa característica confere importância adicional ao departamento pessoal,

transformando-o em uma área que zela diretamente pelos resultados
financeiros da empresa.

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Não que antes o DP já não tivesse impacto nos resultados, mas após a
mudança, foi mais fácil para os gestores assimilarem o quanto esse setor pode
evitar de prejuízo com o uso correto do eSocial.

Conhecimento da legislação trabalhista

O segundo efeito do eSocial nas organizações é a necessidade de que os

gestores de todas as áreas tenham conhecimento significativo sobre a
legislação trabalhista brasileira. Os gestores de algumas áreas desconhecem
muitos dos requisitos básicos da lei e acabam transferindo toda a
responsabilidade para os profissionais de DP — o que pode causar certa
vulnerabilidade.

A partir do momento em que o sistema governamental entrou em vigor em

junho de 2018, se tornou essencial que todos os gestores sempre saibam, por
exemplo, como conduzir admissões e desligamentos.

Integração com segurança e medicina do trabalho

Além da aproximação entre Departamento Pessoal, Contabilidade e Jurídico, a

empresa também ficou mais integrada com a Segurança e Medicina do
Trabalho.

Isso porque alguns eventos do eSocial, como admissão do trabalhador,

comunicação de acidente de trabalho e monitoramento da saúde do
trabalhador têm um canal direto com os profissionais do SESMT (Serviço
Especializado em Engenharia de Segurança e em Medicina do Trabalho).

Quais são as principais exigências do eSocial?

O manejo correto do sistema exige o cumprimento de certas formalidades e

prazos. Obtendo êxito, o empresário estará de acordo com a lei, evitará dores
de cabeça e possíveis ações trabalhistas ou multas no futuro.

Colaboradores engajados e treinados, portanto, são capazes de lidar bem com

o sistema e estarão aptos a alimentá-lo corretamente e de maneira eficiente.
Para isso, alguns cuidados devem ser tomados!

1. Admissões e demissões

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Qualquer admissão de funcionário pode ser transmitida ao eSocial até um dia
anterior à admissão. Caso a admissão não ocorra, todo o processo pode ser
cancelado na plataforma.

Avisos prévios devem ser informados no sistema e informações

sobre processos de demissão devem ser informadas ao Governo Federal por
meio do sistema em até dez dias após a data do desligamento (no caso de
aviso prévio indenizado).

2. Jornada de trabalho

A duração da jornada de trabalho é outra informação que deve constar no

eSocial, já que apenas assim é possível identificar e computar corretamente
faltas, horas extras, adicionais, intervalos e monitorar possíveis bancos de
horas. Alterações de horários devem ser informadas mesmo que o trabalhador
não faça marcação de ponto.

3. Alterações salariais

Qualquer alteração de salário deve ser informada no sistema em até 15 dias

subsequentes ao acontecimento, desde que não ultrapasse o período do
fechamento da folha, pois a informação tem que estar cadastrada para efetuar
o cálculo. 

Vale anotar ainda que a Folha de Pagamento deve ser cadastrada no dia 15 de

cada mês. Caso o novo salário não conste no sistema até aquela data, não será
possível registrá-la — o que pode causar problemas para o empreendedor.

4. Equiparação de benefícios

Se você tem colaboradores que realizam a mesma função, mas que recebem
salários muito diferentes, pode ter problemas com o sistema do governo.

Da mesma forma, todos os funcionários devem receber os mesmos benefícios.

Não se pode dar um bônus a um colaborador e a outro não, pois isso pode ser
entendido pelo sistema como uma espécie de complemento do salário.

5. Inclusão de estagiários

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As informações de estagiários, que antigamente podiam ser controladas pelas
universidades, também devem ser feitas no eSocial, incluindo relatórios e uma
pessoa responsável pelo estagiário. Por isso, tenha atenção também aos
estagiários, reunindo as informações sobre eles para enviar ao sistema.

6. Direitos trabalhistas

Verifique se a empresa está cumprindo todos os direitos trabalhistas dos seus

colaboradores, como férias, descanso semanal remunerado, descanso noturno,
horas extras e tudo o que é previsto pela Consolidação das Leis de Trabalho
(CLT).

Com o eSocial, é mais fácil os órgãos fiscalizadores avaliarem se esses

direitos trabalhistas estão sendo pagos aos funcionários ou não, e se são
realizados no prazo devido.

Conheça algumas funcionalidades do eSocial

Um dos principais objetivos do sistema do governo é facilitar a gestão da vida

do funcionário, diminuir a burocracia e eliminar, ao mesmo tempo, a
inadimplência dos empreendedores.

O programa facilita a execução de algumas tarefas complicadas, no que diz

respeito à gestão das informações e do ciclo de vida do funcionário CLT na
empresa, contando com algumas funcionalidades especiais:

Consulta da qualificação cadastral do empregado

Sempre que o empregador for cadastrar algum empregado no eSocial, a

ferramenta verifica automaticamente se existem divergências entre os dados
que constam nas bases do Cadastro de Pessoas Físicas e do Número de
Identificação Social.

Fechamento de Folha de Pagamento

A empresa consegue fechar a folha de pagamentos diretamente pelo portal. É

preciso entrar no menu correspondente, selecionar o ano e o funcionário sobre
quem deseja informar os dados do pagamento. Neste documento, irá constar
informações como salário, descontos, data de pagamento do salário e
benefícios do INSS, etc.

Informar rendimentos
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É possível realizar o informe de rendimentos dos funcionários diretamente
pelo eSocial. O sistema facilita a apuração do Imposto de Renda pela Receita
Federal, tornando assim o processo mais transparente.

Mudança de dados cadastrais

Também é possível de forma fácil adicionar ou alterar os dados cadastrais da

empresa junto ao Governo. Basta ir em “Dados do empregador/contribuinte”
no menu “Empregador”. 

Mudanças com a Reforma Trabalhista

As novas diretrizes alteraram mais de 100 artigos da Consolidação das Leis do

Trabalho (CLT). A partir de sua sanção presidencial, a relação entre
empregados e empregadores foi amplamente modificada, principalmente
porque os acordos firmados prevalecerão sobre a lei — o que até então não
acontecia.

A justificativa foi atualizar e modernizar as relações trabalhistas, além de

flexibilizar e estimular a livre negociação. No entanto, foram realizadas
alterações substanciais. Veja as principais!

Multa por empregados não registrados

O valor passou para R$ 3 mil por trabalhador, mas microempresas e empresas

de pequeno porte (EPPs) pagam R$ 800. A visita dupla para autuação foi
excluída. Caso os dados do empregado deixem de ser repassados, a multa é de
R$ 600.

Extinção das horas de deslocamento

Esse período deixou de ter pagamento obrigatório, mesmo que o transporte

seja fornecido pelo empregador ou se a empresa estiver em local de difícil
acesso.

Aumento da jornada parcial

A carga horária aumentou de 25 para até 30 horas por semana, com a

autorização de mais 6 horas suplementares para jornadas de 26 horas
semanais. A compensação pode ser feita na semana seguinte e foi permitido
ao empregado vender 1/3 das férias.

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Compensação e banco de horas

A compensação semestral pode ocorrer se estiver prevista em acordo

individual de trabalho. A jornada de 12 x 36 horas requer autorização por
negociação coletiva. As horas extras ainda devem ser pagas, mas a empresa
deve apenas o adicional que descumprir os requisitos legais para
compensação.

Intervalo de alimentação e repouso

O período descumprido deverá ser pago com acréscimo de, no mínimo, 50%
sobre o valor da hora normal como forma de indenização. O intervalo pode ser
reduzido para 30 minutos se houver acordo ou convenção coletivos.

Fracionamento de férias

As férias podem ser fracionadas em até 3 períodos, sendo que um deve ter,
pelo menos, 14 dias e os outros, 5 dias. O início das férias não pode ocorrer
nos dois dias anteriores a feriado ou dia de repouso semanal remunerado.

Existem outras mudanças impostas pela reforma trabalhista. No entanto, essas

foram as que mais influenciaram as relações existentes em pequenos e médios
empreendimentos.

Quais os benefícios do eSocial para as empresas?

Muitas empresas consideraram o programa um problema, enquanto ele é, na

verdade, uma oportunidade. O novo sistema trouxe mudanças que diminuem a
burocracia, acaba com a papelada no escritório e permite integrar diversas
áreas da empresa.

Muitos empresários tiveram uma reação negativa ao programa por causa da

adaptação que foi necessária em sua implementação. 

Mas isso é um erro, já que o sistema foi ao encontro das necessidades das
empresas, que por muito tempo reclamaram de processos complicados na hora
de enviar informações ao governo. Agora, tudo pode ser feito online, o que
tornou as informações muito mais confiáveis.

Integração

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Um dos principais benefícios do eSocial é a integração entre diversas áreas da
empresa, como DP, RH, contabilidade, dentre outras.

Assim, evita-se a repetição de informações como acontecia antes, quando

diversas equipes da empresa forneciam os mesmos dados diversas vezes. As
informações ficam disponíveis no sistema para órgãos como Caixa
Econômica, Ministério da Previdência Social, INSS e Ministério do Trabalho
e Emprego, dentre outros.

Processos mais transparentes

Com o eSocial, os processos da sua empresa tornaram-se mais transparentes

para todos: tanto para o governo e instituições financeiras quanto para seus
clientes e fornecedores. Todos podem comprovar que a empresa é idônea e
confiável.

Menos burocracia

Com o sistema, não é mais preciso preencher formulários diferentes, levando

ao fim complicações como CAGED e RAIS. Agora, a empresa transmite essas
informações pelo seu sistema de folha de pagamento, para que os órgãos
governamentais verifiquem. Informações sobre FGTS, aviso prévio, acidentes
de trabalho, pagamento e outras são  realizadas da mesma forma. Assim, você
tem menos burocracias para resolver.

Direitos trabalhistas

Cumprir os direitos devidos aos funcionários só traz benefícios: os

colaboradores trabalham com produtividade e você não se preocupa com
multas e passivos trabalhistas.

Mas onde entra o eSocial? Bem, o sistema do governo pode ajudar muito
nessa questão, pois a ideia foi facilitar o cumprimento desses direitos. Isso
porque o histórico do colaborador fica vinculado ao seu CPF no novo sistema,
de modo que é mais fácil fazer um pedido de aposentadoria, por exemplo.

Recuperação de dados

Com o eSocial você também evita multas e penalidades, já que as informações

transmitidas ao sistema ficam gravadas e podem ser acessadas mais tarde.
Caso haja alguma dúvida por parte do governo, das empresas ou dos
funcionários, as informações podem ser acessadas e comprovadas.
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Como o DP pode se adequar ao eSocial?

A palavra-chave para se garantir uma adaptação rápida e simples é

modernização. Com o sistema, rotinas manuais e “jeitinhos” perderam espaço
para a tecnologia e a eficiência nos processos de Departamento Pessoal.

Um bom começo é adotar um software de RH que facilite a troca de

informações com o eSocial (caso você ainda não tenha um). A rotina do
Departamento Pessoal ficará mais eficiente e inteligente — e o profissional de
DP terá menos dor de cabeça com as planilhas.

Sistemas informatizados são capazes de acabar com problemas comuns na

maioria das instituições: busca por contratos, histórico de funcionários, perdas
de prazo e falta de backup, sendo uma das maneiras mais eficientes de se
unificar e gerenciar informações que alimentam o eSocial.

A digitalização de documentos permite que eles sejam acessados por qualquer

sistema (devidamente autorizado) em qualquer lugar: isso também faz com
que o departamento de DP otimize seus processos e ganhe em segurança, já
que papéis podem sumir ou deteriorar com o tempo.

Além da economia gerada com a atitude do ponto de vista ambiental (com a

diminuição do uso de papel e tinta), a mudança também pode promover um
maior engajamento entre o DP, RH e os departamentos de contabilidade,
jurídico e de TI do empreendimento.

Mudanças do eSocial nos últimos anos

O eSocial existe há quase uma década, e desde então muitas mudanças

trabalhistas ocorreram. Como exemplo, a obrigatoriedade da implementação
do próprio eSocial, que você pode conferir abaixo. 

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Todavia, com a situação de mudanças no mercado de trabalho em 2020 e
2021, o sistema também precisou se atualizar para desburocratizar as

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obrigações legais. Sendo assim, foram implementadas algumas alterações no
sistema, como: 

 Redução de eventos de responsabilidade das empresas;

 Automação de campos de preenchimentos com informações já
cadastradas ou inalteradas; 
 Identificação do colaborador através do CPF, e não mais apenas pelo
NIS;
 Compatibilização com a CTPS digital, substituindo a RAIS, CAGED e
livro de registro de colaboradores.

Além disso, em 2022 outras mudanças entraram em vigor, através do eSocial

S-1.1. Essa é a nova versão do sistema, que substituirá o eSocial 2.5, levando
mais modernidade e simplicidade aos processos. 

Penalidades e multa do eSocial

Quando a empresa não cumpre prazos dos eventos, como por exemplo o do
eSocial SST, ela fica sujeita a penalidades e multas. Alguns exemplos que
podem ocorrer, são: 

Ausência da Prazo Multa

informação

Dados admissionais até 1 dia antes da ingressão até R$ 3 mil

do colaborador ao trabalho

Comunicação de até o dia 07 do mês até R$ 170,00

férias subsequente ao das férias

Comunicação de até o envio dos eventos até R$ 600,00

alterações mensais de fechamento de
contratuais e folha de pagamento da
cadastrais competência em que ocorreu
a alteração contratual

Registro da Carteira até 5 dias após a ingressão do até R$ 800,00 por colaborador;e, até R$ 6
de Trabalho (CTPS) colaborador ao trabalho mil para casos de reincidência

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 Comunicação de até o 1º dia útil após a entre o limite mínimo e máximo do salário do
acidentes de ocorrência do acidente. Em colaborador. Se houver reincidência, o valor é
trabalho  casos de falecimento, o aviso dobrado
deve ser imediato

Comunicação do até o dia 15 do mês entre R$ 402,53 e R$ 4.025,33

ASO subsequente a realização do
exame 

Comunicação do até o dia 15 do mês entre R$ 636,17 e R$ 63.617,35

PPP subsequente ao início da
obrigatoriedade dos eventos
de SST ou do ingresso do
colaborador

Afastamento até o dia 15 do mês estipulada pelo fiscal trabalhista

temporário do subsequente da sua
colaborador ocorrência para ausências
com duração não superior a
15 dias

Comunicação do até o dia 15 do mês para o descumprimento das

PCMSO subsequente ao início da normas da Medicina do Trabalho
obrigatoriedade dos eventos – entre R$ 1.436,53 e R$
de SST ou do 4.024,42;para a ausência de
ingresso/admissão do exames ou a realização fora do
trabalhador.  prazo – entre R$ 1.201,36 e R$
3.494.50

Portanto, é essencial se atentar às datas limites de registros e envios dos

documentos, para que, assim, a empresa possa ficar em dia com a legislação. 

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