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ESOCIAL:
como declarar informações
e evitar multas
Confira as etapas de uso do sistema
para atender às exigências legais
Níveis de aprofundamento
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no mundo de Recursos
Humanos. Aqui,
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GUIA | eSocial: como declarar informações e evitar multas
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de RH, até questões
mais complexas e
específicas da área.
2
ÍNDICE
Introdução 4
Cap. 1 | O que é o eSocial 5
Cap. 2 | O que já migrou para o eSocial 6
Cap. 3 | Como prestaras informações no eSocial 12
Cap. 4 | Multas e punições 14
Cap. 5 | Como é a aplicação das multas 16
Em constante atualização 18
Saiba como a Metadados pode te ajudar! 19
Encerramento 20
Introdução
Ao longo dos últimos anos, a introdução do Sistema de Escrituração
das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) na rotina do
Departamento Pessoal (DP) avançou gradativamente. As diferentes etapas
influenciam no trabalho do profissional de Recursos Humanos (RH), que deve
se manter atualizado para evitar penalidades à empresa e garantir os direitos
dos colaboradores.

Nesse guia, preparado por nós da Metadados, estão reunidas as

informações sobre as migrações já realizadas. Você encontrará ainda
os detalhes de como prestar as informações no eSocial e quais são as
penalidades para quem deixa de cumprir as obrigações.

O objetivo é que você se sinta mais preparado e seguro no uso do

eSocial, já que se trata da principal ferramenta de armazenamento de
informações trabalhistas, previdenciárias e tributárias do país.

Boa leitura!

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Cap. 1

O que é o eSocial
O eSocial está na rotina do Departamento Pessoal desde 2018. O projeto
do governo federal vem, desde então, unificando o envio de informações do
empregador em relação aos colaboradores por meio
desse sistema.
As informações trabalhistas, previdenciárias e tributárias são
armazenadas em um Ambiente Nacional Virtual. Isso simplifica a rotina do
setor de Recursos Humanos, com a padronização de rubricas da folha
de pagamento, de layout e de registro de empregados.

Já os órgãos governamentais podem utilizar as informações para

fiscalização e apuração de tributos. Como o processo de substituição e
integração dos demais sistemas ao eSocial é gradativo, as etapas têm
evoluído ao longo dos últimos anos e novas fases vêm pela frente, como a
arrecadação do Fundo de Garantia por meio do FGTS Digital.

Em resumo:

O eSocial é uma forma de cumprir obrigações trabalhistas,

previdenciárias e tributárias já existentes. Portanto, o uso do eSocial substitui
o procedimento do envio de informações dos colaboradores e da empresa por
meio de diversas declarações, formulários, termos e documentos relativos às
relações de trabalho, digitalizando esse processo.

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Cap. 2

O que já migrou para

o eSocial
O eSocial já engloba boa parte das obrigações que o Departamento
Pessoal tem de cumprir. A seguir, explicamos o que já migrou para o Sistema e
como fazer o envio das informações.

2.1 Folha de pagamento

Uma das mais importantes e complexas tarefas do DP, a folha de
pagamento está no eSocial desde janeiro de 2018. Só quando enviada para
o governo federal ela é considerada fechada. Para o RH, esse é um processo
que exige muito cuidado, porque a informações devem ser consistentes ou há
o risco de penalidades às empresas. A remuneração do empregado é enviada
nos eventos S-1200, S-2299 e S-2399.

2.2 Caged
O Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged), sistema
do governo federal para registro de admissões, demissões e alterações
de vínculos empregatícios, passou para o eSocial em 2020. Agora essas
informações são alimentadas com o envio dos eventos S-2200 e S-2299.

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2.3 RAIS
A Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) é uma das obrigações
anuais a serem cumpridas pelas empresas. Nela, constam dados como o
número de empresas, em quais municípios estão localizadas, o ramo de
atividade e a quantidade de empregados. Também informa o perfil dos
trabalhadores brasileiros. Os grupos 01, 02 e 03 devem usar o eSocial para
fazer a declaração. Já o grupo 4 segue usando o site da RAIS.

Eventos que alimentam a RAIS:

• S-2190, S-2200, S-2206, S-2300: Data de admissão, data de

nascimento, salário, Classificação Brasileira de Ocupações (CBO)
e CPF;
• S-2299 ou S-2399: Data e motivo do desligamento e remunerações
do desligamento;
• S-1200: Remunerações mensais;
• S2230: Afastamentos.

2.4 PPP
O Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP) é um documento obrigatório
que indica as condições do ambiente de trabalho e relata as condições de
saúde dos colaboradores. Serve para garantir o direito do trabalhador junto à
Previdência Social e para dar segurança jurídica às empresas. Essa obrigação
foi substituída pelo envio do evento S-2240.

Baixe agora o fluxograma com as informações de como fazer

o PPP Eletrônico.

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2.5 Guia de Previdência Social
A Guia Previdenciária Social (GPS) é emitida pelo Instituto Nacional do
Seguro Social (INSS) para recolhimento de contribuições previdenciárias.
O documento é utilizado por trabalhadores autônomos, contribuintes
individuais, microempreendedores individuais (MEIs) e empresas. Essa
obrigação foi substituída pelo DARF gerado pela DCTFWeb.

2.6 Carteira de Trabalho Digital

A Carteira de Trabalho Digital é o documento para registro da admissão,
demissão ou mudança de vínculo empregatício do colaborador. Lançada em
2019 como parte do eSocial, ela substitui a versão da Carteira de Trabalho
em papel. Ou seja, é um documento seguro e com possibilidade de acesso a
qualquer hora e lugar. Contém dados pessoais, do empregador, contratos de
trabalho e histórico salarial. É alimentada a partir do envio de informações ao
eSocial. Por exemplo, pelos eventos S-2190, S-2200, S-2205, S-2206, S-2230
e S-2299.

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2.7 Cadastro Nacional de Informações Sociais
O Cadastro Nacional de Informações Sociais (CNIS) é um banco
de dados que reúne informações trabalhistas e previdenciárias de todos os
trabalhadores do país. Administrado pelo INSS, é utilizado para fins
de concessão de benefícios previdenciários, como aposentadoria,
auxílio-doença e seguro-desemprego. Serve também para a fiscalização
do cumprimento das obrigações trabalhistas e previdenciárias por parte
das empresas. Nele encontram-se todos os vínculos, remunerações e
contribuições previdenciárias.

Eventos que alimentam o CNIS:

• S-2190, S-2200, S-2206, S-2300, S-2306: Dados da pessoa e do

contrato de trabalhados com vínculo e sem vínculo;
• S2299 ou S-2399: Data e motivo do desligamento e remunerações
do desligamento
• S-2210: CAT
• S-2240: PPP
• S2230: Afastamentos
• S-2500: Processo Trabalhista

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2.8 Livro de Registro do Empregado
O Livro de Registro do Empregado, um documento físico com
informações do colaborador, foi substituído pelo eSocial em 2018. Assim, as
informações dos contratados passaram a ser digitais. Esses dados são usados
para fins trabalhistas e previdenciários. A empresa pode optar pelo registro
eletrônico de empregados por meio da opção no evento S-1000.

2.9 Comunicação de Acidente de Trabalho

A Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT) deve
ser emitida pelo empregador sempre que houver um
acidente de trabalho ou doença ocupacional.
O envio ao eSocial deve ocorrer até o primeiro dia útil
seguinte ao da ocorrência. O documento permite que
o trabalhador receba o auxílio-doença acidentário
ou o auxílio-acidente, além de outros benefícios
previdenciários. O envio do evento S-2210 tem de ser
feito sempre que houver um CAT na empresa.

2.10 DARF
O Documento de Arrecadação de Receitas Federais (DARF) é utilizado
para o recolhimento de tributos federais, como o Imposto de Renda de Pessoa
Física (IRPF) e o Imposto de Renda de Pessoa Jurídica (IRPJ). Desde maio de
2023, o DARF do IRRF passou a ser gerado automaticamente pelo eSocial,
com base nas informações sobre os pagamentos de salários e outros
rendimentos tributáveis.

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2.11 DCTF
A Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF) entrou no
eSocial em 2023. Assim, a DCTFWeb, que é a versão eletrônica do documento,
passou a ser gerada automaticamente a partir das informações prestadas
no sistema. Portanto, as empresas obrigadas a entregá-la não precisam mais
preencher o documento manualmente. Ao transmitir o evento de fechamento
S-1299 (eSocial) ou evento R-2099 (Reinf), ocorre a integração com a
DCTFWeb. O usuário deve, então, conferir e transmitir.

2.12 Quadro de Horário de Trabalho

MON 12
O Quadro de Horário de Trabalho (QHT) é obrigatório para
00:00
todas as empresas com funcionários. O documento define a
jornada de trabalho de cada empregado. As empresas devem
manter o QHT atualizado e disponibilizá-lo aos empregados para
consulta. Elas também devem enviar as informações do QHT para
o eSocial. Essa informação faz parte do evento S-2200 e S-2206.

Fique atento

As informações enviadas para o eSocial serão usadas para alimentar o relatório de

transparência salarial e critérios remuneratórios que passou a ser obrigatório para
empresas com mais de 100 empregados. O objetivo é garantir o cumprimento da
norma que estabelece igualdade salarial entre homens e mulheres que exercem as
mesmas funções. Esse relatório será divulgado duas vezes por ano. A portaria que regra
o assunto também define que caso sejam encontradas disparidades salarias por causa
de gênero, haverá um prazo de 90 dias para a empresa desenvolver um plano de ação
voltado às adequações. Se o descumprimento da lei permanecer, a multa pode chegar
a 3% do valor total da folha de pagamento, limitado a 100 salários mínimos. Portanto,
esse é mais um motivo para o envio correto das informações ao eSocial.

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Cap. 3

Como prestar
as informações
no eSocial
Os procedimentos para prestar informações ao eSocial variam conforme
a obrigação legal a ser cumprida.

Confira a tabela com os eventos para cada caso.

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 Obrigação Como fazer

Folha de Pagamento Envio dos eventos S-1200, S-2299 e S-2399

Caged Envio dos eventos S-2200 e S-2299
Envio dos eventos S-2190, S-2200, S-2206,
RAIS
S-2300, S-2299, S-2399, S-1200 e S-2230
PPP Envio do evento S-2240
GPS Substituído pelo DARF gerado pela DCTFWeb
Carteira de Trabalho
Alimentado pelas informações do eSocial
Digital
Envio dos eventos S-2190, S-2200, S-2206,
CNIS S-2300, S-2306, S-2299, S-2399, S-2210, S-2240,
S-2230, S-2500
LRE Opção pelo evento S-1000
CAT Envio do S-2210
DARF do IRRF Automaticamente na DCTFWeb
Automaticamente com envio dos eventos: S-1299
DCTFWeb
(eSocial) ou R-2099 (Reinf)
QHT Eventos S-2200 e S-2206

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obrigações trabalhistas enviadas por meio do eSocial.

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Cap. 4

Multas e punições
O eSocial foi criado pelo Decreto 8.373/2014. Por definição, esse
instrumento legal não pode criar multa. No entanto, ao não enviar os eventos,
o empregador descumpre as obrigações trabalhistas, previdenciárias ou
tributárias. Dessa forma, pode sofrer efeitos financeiros na Justiça do Trabalho
e administrativos por meio da Auditoria Fiscal do Trabalho.

Abaixo, listamos quais são as multas aplicáveis em caso de

descumprimento de algumas das principais obrigações legais do DP.

Obrigação Multa
Deixar de registrar o empregado R$ 3.101,73 por empregado
Deixar de fazer as anotações na Carteira
R$ 3.058,28 por empregado
de Trabalho
R$ 440,07 acrescidos de até
Deixar de prestar informações da RAIS
R$ 440,07 por empregado
De R$ 4,62 a R$ 13,82
Entrega do Caged em atraso
por empregado
Deixar de enviar a Obrigação
R$ 3.215,07 por empregado
Previdenciária Acessória
Manter registro do empregado
R$ 620,35 por empregado
desatualizado
Manter Carteira de Trabalho
R$ 611,66 por empregado
desatualizada

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 Além das multas, os empregadores podem sofrer outras consequências
ao descumprirem as normas de envio ao eSocial. Veja:

Medida Implicação
Impede a empresa de acessar o
Suspensão do certificado digital
sistema e enviar informações
Impede a empresa de consultar
Bloqueio do acesso ao eSocial
informações ou gerar documentos
Pode resultar em mais multas e
Ação fiscal
outras penalidades
Pode gerar mais multas e indenização
Processo na Justiça do Trabalho
ao funcionário

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Cap. 5

Como é a aplicação
das multas
A aplicação de multas pelo descumprimento das obrigações no eSocial
é feita a partir de um rito legal. O primeiro passo é o auditor fiscal do
trabalho identificar a irregularidade. A partir daí, gera-se um auto de infração
trabalhista. De cada um desses autos surge um processo administrativo.
O empregador tem um prazo, determinado pelo auditor fiscal do trabalho, para
apresentar a defesa. Só então, o caso vai para a Superintendência Regional do
Trabalho, onde é analisado. Se for considerado procedente, a multa é aplicada.

Confira o fluxograma de como as multas administrativas são geradas:

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 Decisão da
Lavratura do Apresentação Análise
Superintendência
auto de infração da Defesa do processo
Regional do Trabalho
Procedência
Improcedência
total ou parcial
Imposição
Recuso de ofício
de multa
Encaminhamento à NÃO SIM Pagamento de 50%
Procuradoria Geral Recorrer Pagar multa
do valor da multa
da Fazenda
SIM
Recuso voluntário Arquivamento
Em constante
atualização
A migração de sistemas para o eSocial no Departamento Pessoal tem
sido essencial para os profissionais de RH. Ela simplifica processos, garante
segurança jurídica e melhora o armazenamento das informações. No entanto,
o uso incorreto da ferramenta pode gerar penalidades às empresas e impactar
na vida do colaborador.

Com as constantes mudanças e atualizações no sistema, é fundamental

acompanhar as novidades e se adaptar às novas exigências. Além de
evitar multas e outras punições, isso permite uma gestão mais eficiente e
transparente das informações trabalhistas, previdenciárias e tributárias.

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