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organização de trabalho
• Teste diagnostico
A estrada da vida
1. Assinalar vários locais (nascimento, infância,
Juventude, etc.);
2. Diferentes tipos de estradas, nomeadamente,
autoestradas, vias rápidas, estradas secundárias e/ou
atalhos;
3. Assinalar principais acontecimentos do passado e
presente;
4.Projetar o futuro, assinalando olocal, estrada
adequada e velocidade adequada;
•5. Tempo de execução: 15 minutos.
“Se o tempo de que dispõe não é
suficiente,
o problema não é do tempo!”
“De nada serve correr, importante é sair a
horas.”
La Fontaire
“Um Homem com um relógio, sabe sempre
que horas são, mas com dois relógios nunca
tem a certeza.”
Irving Segal
O QUE É O TEMPO?
O tempo é algo:
•Invisível,
•Insubstituível,
•Inesgotável,
•Não passível de
não ser
utilizado,
•Consumido
logo que se
recebe,
•Não passível de
compra,
aluguer,
fabricação,
reciclagem,
Compreensão do Tempo
-
utilização racional de recursos em função de um de
terminado projecto ou de determinados objectivos
- conciliação de opiniões divergentes; consenso
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Autoavaliação
• Costuma planificar alguma área da sua vida?
• Qual(is) a(s) área(s) da sua vida que costuma planificar?
• Como costuma planificar?
• Marca habitualmente o início e o fim das atividades que desenvolve?
• Como se encontra distribuído o seu tempo em dias da semana?
• Como se encontra distribuído o seu tempo durante o fim-de-semana?
• Quando chega ao seu local de trabalho/estudo, o que costuma fazer
para prosseguir o seu dia?
Gestão de Tempo: Questionário
“Como perde o seu tempo”
Definição de Tempo Cronológico
• Diferença a medida de
entre
tempo que se lê entre o princípio
e o fim de uma ação, utilizando
o padrão mundialmente aceite.
Definição de Tempo:
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• Um assassino condenado a morte precisa
escolher entre três salas para receber sua
execução. Na sala um, há vários focos de
incêndio; na sala dois, vários assassinos com
armas carregadas; na sala três, vários leões
que não comem há cerca de três meses.
• Qual sala o assassino deve escolher, se quiser
escapar da morte?
Três salas
•
R: A sala três, pois leões que estão tanto
tempo sem comer estão mortos.
Yesterday is History
Tomorrow’s a Mystery
The Present
Conceito de Gestão do Tempo
•É a arte de organizar a vida de forma a controlá-la e evitar
perdas de tempo;
•Gerir o tempo de forma eficaz implica identificar o que é mais
importante, definir objetivos e estabelecer prioridades;
• Uma boa gestão do tempo implica uma correta
organização
pessoal;
• É ter consciência do que é verdadeiramente importante;
• É ter uma atitude assertiva perante uma tarefa.
Dimensões do Tempo
“Tempo é dinheiro”.
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Dimensões do Tempo
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Atividade
“A Corrida de Carros”
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“A Corrida de Carros”
Oito carros de marcas e cores diferentes, estão alinhados, lado a
lado, para uma corrida. Estabeleça a ordem em que os carros
estão dispostos, baseando-se nas seguintes informações:
1. O Ferrari está entre os carros vermelho e cinza.
2. O carro cinza está à esquerda do Lotus.
3. O McLaren é o segundo carro à esquerda do Ferrari e o primeiro à
direita do carro azul.
4. O Tyrrell não tem carro à sua direita e está logo depois do carro preto.
5. O carro preto está entre o Tyrrell e o carro amarelo.
6. O Shadow não tem carro algum à esquerda: está à esquerda do carro
verde.
7. À direita do carro verde está o March.
8. O Lotus é o segundo carro à direita do carro creme e o segundo à
esquerda do carro castanho.
9. O Lola é o segundo carro à esquerda do Iso.
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A Solução.
O Shadow, cor azul.
O McLaren, cor verde.
O March, cor vermelha.
O Ferrari, cor creme.
O Lola, cor cinza.
O Lotus, cor amarela.
O Iso, cor preta.
O Tyrrel, cor marrom.
Eficácia vs eficiência
Eficiência Eficácia
Execução (como fazer) Resultados (o que fazer)
Processos, normas, métodos Objetivos, resultados
Execução mais rápida com Execução em função dos fins
menor esforço e custo
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Ritmo de trabalho:
28
Ritmo de trabalho:
29
Padrão de energia – determinado pela
alimentação
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Uma má gestão do tempo conduz a:
• Diminuição de produtividade;
• Consequências psicossomáticas;
O tempo investido
num trabalho varia em
função do tempo
disponível e não do
necessário.
Leis da Gestão do tempo
Lei das Sequências Homogéneas de Trabalho:
Todo o trabalho
interrompido será
menos eficaz e
levará mais
tempo do que se
for executado de
modo contínuo.
Leis da Gestão do tempo
Lei de Murphy:
Para além de
um certo
limite, a
produtividad
e do tempo
investido
decresce e
torna-se
negativa
Taref
a
Questionário sobre a Reação ao Stresse e imprevistos
Cronófagos ou Devoradores de tempo
Tarefas muito
longas Fluxo de tarefas
Tarefas indefinido
Desagradávei
s
Procrastinaçã Objetivos
Medo da o pouco claros
mudança
Medo de Vício de Tendênci
falhar acumular a para
adiar
Como Superar
Não esperar
Começar já! pelo momento
certo/ideal
Procrastinaçã Não se
Aceitar os o comparar com
“sinais” os outros
Descobrir a
razão
INCAPACIDADE DE DIZER “NÃO”
Desejo de
Necessidade ajudar Falta de
de ser objetivos
aceite pessoais
POSSÍVEIS
Receio de
responsabilidades CAUSAS Falta de
prioridades
Receio de Perspetiva de
promoção ou
melindrar agradeciment
o
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INCAPACIDADE DE DIZER “NÃO”
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PORQUE FALTA O TEMPO?
O Desorganizado
Planear o trabalho e o tempo
PORQUÊ?
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Planear
Como sabe se já chegou ao destino
se não sabe para onde vai?
DEFINIR OBJETIVOS
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Objetivos devem ser:
SINGULARES
MENSURÁVEI
S
ALCANÇÁVEIS
RELEVANTES
TEMPORAIS
SMART
• SINGULARES / SPECIFIC (específicos)
51
SMART
• MENSURÁVEIS
52
SMART
• ALCANÇÁVEIS
53
SMART
• RELEVANTES
54
SMART
• TEMPORAIS
55
Objectivos SMART
• Curto – horas , dias
C D
Pode delegar ou fazer
NÃO depois das tarefas Não perca tempo –
IMPORTANT prioritárias – Faça-o Não faça!
mais tarde ou dê a fazer
E a alguém.
Delegar
BENEFÍCIOS
• Reduz carga de trabalho (delegar
tarefas rotineiras)
• Aumenta o tempo disponível
para
se dedicar a funções essenciais;
Porquê Delegar?
BENEFÍCIOS
S Nomeação Escolher o
colaborador
E
S Definir
Orientação a tarefa
D
A
D Controlo Controlar e
incentivar
E
Avaliação Avaliar e
L corrigir
G
Como avaliar as Tarefas
•“É arriscado”,
•Gostar de ser o próprio a fazer as coisas,
•Nem se pensa no assunto,
•“É um processo lento”,
•Gostamos de estar em “cima de tudo”,
•Medo de ser ultrapassado,
•“Ninguém sabe fazer as coisas tão bem como eu”.
Vantagens
• Aumenta a autoconfiança;
• Aumenta a motivação;
Exercício:
Viagem à China!
Informações Básicas:
• Amanhã vai de viagem à China;
• Neste momento são 18 horas. Às 20 horas todas as
lojas/escritórios fecham! Tem que estar em casa às 20 horas.
Nas próximas 2 horas quer efetuar o máximo de tarefas possível.
• Infelizmente o seu carro não funciona e outras meios de
transporte estão indisponíveis.
• O telemóvel também não funciona!
• O Plano mostra as diferentes etapas e os possíveis caminhos.
Os números nas linham, definem o tempo que demora de um
lado para o outro. O número dentro dos quadrados define o
tempo que vai demorar.
Tarefas:
• Tem que ir ao médico pedir um atestado de vacinação, que é necessário para viajar para
a China.
• Tem de estar em casa às 19h 30m, para deixar entrar os filhos (que não levaram chaves).
Isso demora mais ou menos 5 minutos.
• O banco fecha às 20h. Tem de ir ao banco vender ações. Tem informações que a
empresa vai anunciar perdas na próxima semana quando estiver na China.
• Uma visita ao cabeleireiro é necessária, porque a máquina de barbear não funciona.
• Tem de ir ao Supermercado levantar uma prenda para a esposa do chefe (já
encomendada por este). Tem de entregar a prenda ao chefe na Estação, a entrega demora
1 minuto. O chefe chega no comboio das 18h 57m e parte de novo às 19h 03m. Prometeu
que chegava a tempo. É o 60º aniversário da esposa do chefe.
• No advogado tem que assinar um contrato. Se não o assinar antes de viajar para a
China, paga uma multa de 50.000€.
• A sua esposa está doente, está hospitalizada e recebe visitas depois das 18horas. Na
Loja do Cidadão tem de estar às 18h 30m, para levantar o passaporte.
• A amante espera-o no Museu, entre as 18h e as 20h.
Meta:
• Nas próximas 2 horas quer efetuar o máximo
de tarefas possível. Tente passar em todos os
pontos do mapa! Por cada minuto que ficar a
mais no Hospital obtém 3 pontos extra, por
cada minuto adicional no Museu, recebe 2
pontos extra!
Passos para
melhorar a
Gestão do
Tempo
Para uma gestão eficaz do tempo:
Pressupostos:
1. Você sai de casa às 9 h 15m para fazer as tarefas abaixo indicadas;
2. Obrigatoriamente regressa às 13h;
3. O percurso entre a casa e a garagem dos autocarros corresponde a
30m;
4. A repartição das finanças encerra às 10h;
5. O comércio encerra às 12h, assim como o correio;
6. A padaria abre depois das 11h;
7. O percurso deve ser feito a pé;
8. Transportar os volumes pesados o menos tempo possível.
Jogo Pedagógico “Ganhar Tempo”
Tarefas:
Tarefas:
• Planos semanais
• Planos diários
• Plano de conferência
Planos Semanais
Um plano semanal deve descrever:
Duração Decisão
Data Atividades Importante Urgente
Previsão Real Fazer Delegar Rejeitar Adiar
O plano de ação pode estruturar-se através
da ferramenta 5W2H.
What O que será feito? Define os objetivos.
Who Quem fará o quê? Determina os responsáveis pelo planeamento, avaliação
e realização dos objetivos.
When Quando será feito? Estabelece os prazos para planeamento, avaliação e
realização dos objetivos.
Where Onde será feito? Determina o local ou espaço físico para a realização dos
diversos objetivos propostos.
Why Porque será feito o quê? Mostra a necessidade, o motivo e a importância
de se cumprir cada objetivo.
How Como será feito o quê? Define os meios para avaliação e realização dos
objetivos (do processo).
How Quanto custará o quê? Determina os custos para a realização dos objetivos.
much
Exemplo: Convocar a equipa de trabalho para uma reunião e
transmitir algumas informações via email.
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Etapas do processo de tomada de decisão:
Identificar os assunto O que tem
exatamente que
ser decidido?
alternativas?
Qual a melhor
Identificar as escolhas alternativa?
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Aspetos a ter em conta no processo de decisão:
“A Reunião”
Conclusão
Passos para uma boa gestão de tempo:
GESTÃO É O TEMPO?
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“ Todos os Caminhos são mágicos
se nos levarem aos nossos
sonhos”
Paulo Coelho