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organização de trabalho
• Teste diagnostico
A estrada da vida
1. Assinalar vários locais (nascimento, infância,
Juventude, etc.);
2. Diferentes tipos de estradas, nomeadamente,
autoestradas, vias rápidas, estradas secundárias
e/ou atalhos;
3. Assinalar principais acontecimentos do passado
e presente;
4.Projetar o futuro, assinalando o local,
estrada adequada e velocidade
adequada;
• 5. Tempo de execução: 15 minutos.
“Se o tempo de que dispõe não é
suficiente,
o problema não é do tempo!”
“De nada serve correr, importante é sair a
horas.”
La Fontaire
“Um Homem com um relógio, sabe sempre
que horas são, mas com dois relógios nunca
tem a certeza.”
Irving Segal
O QUE É O TEMPO?
O tempo é algo:
•Invisível,
•Insubstituível,
•Inesgotável,
•Não passível de não ser utilizado,
•Consumido logo que se recebe,
•Não passível de compra, aluguer, fabricação,
reciclagem,
•Apenas pode ser gerido, não pode ser comprado.
Compreensão do Tempo
-
utilização racional de recursos em função de um de
terminado projecto ou de determinados objectivos
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Autoavaliação
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• Um assassino condenado a morte precisa
escolher entre três salas para receber sua
execução. Na sala um, há vários focos de
incêndio; na sala dois, vários assassinos com
armas carregadas; na sala três, vários leões
que não comem há cerca de três meses.
• Qual sala o assassino deve escolher, se quiser
escapar da morte?
Três salas
•
R: A sala três, pois leões que estão tanto
tempo sem comer estão mortos.
Yesterday is History
Tomorrow’s a Mystery
The Present
Conceito de Gestão do Tempo
•É a arte de organizar a vida de forma a controlá-la e evitar
perdas de tempo;
•Gerir o tempo de forma eficaz implica identificar o que é mais
importante, definir objetivos e estabelecer prioridades;
• Uma boa gestão do tempo implica uma correta organização
pessoal;
• É ter consciência do que é verdadeiramente importante;
• É ter uma atitude assertiva perante uma tarefa.
Dimensões do Tempo
“Tempo é dinheiro”.
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Dimensões do Tempo
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Atividade
“A Corrida de Carros”
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“A Corrida de Carros”
Oito carros de marcas e cores diferentes, estão alinhados, lado a
lado, para uma corrida. Estabeleça a ordem em que os carros
estão dispostos, baseando-se nas seguintes informações:
1. O Ferrari está entre os carros vermelho e cinza.
2. O carro cinza está à esquerda do Lotus.
3. O McLaren é o segundo carro à esquerda do Ferrari e o primeiro à
direita do carro azul.
4. O Tyrrell não tem carro à sua direita e está logo depois do carro preto.
5. O carro preto está entre o Tyrrell e o carro amarelo.
6. O Shadow não tem carro algum à esquerda: está à esquerda do carro
verde.
7. À direita do carro verde está o March.
8. O Lotus é o segundo carro à direita do carro creme e o segundo à
esquerda do carro castanho.
9. O Lola é o segundo carro à esquerda do Iso.
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A Solução.
O Shadow, cor azul.
O McLaren, cor verde.
O March, cor vermelha.
O Ferrari, cor creme.
O Lola, cor cinza.
O Lotus, cor amarela.
O Iso, cor preta.
O Tyrrel, cor marrom.
Eficácia vs eficiência
Eficiência Eficácia
Execução (como fazer) Resultados (o que fazer)
Processos, normas, métodos Objetivos, resultados
Execução mais rápida com Execução em função dos fins
menor esforço e custo
Desempenho interno Gerar alternativa
Solução de problemas Otimização dos recursos
Cumprimento de deveres Obtenção de resultados
Eficácia vs eficiência
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Ritmo de trabalho:
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Ritmo de trabalho:
29
Padrão de energia – determinado pela
alimentação
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Uma má gestão do tempo conduz a:
• Insatisfação e desmotivação;
• Diminuição de produtividade;
• Consequências psicossomáticas;
O tempo investido
num trabalho varia em
função do tempo
disponível e não do
necessário.
Leis da Gestão do tempo
Lei das Sequências Homogéneas de Trabalho:
Todo o trabalho
interrompido será
menos eficaz e
levará mais
tempo do que se
for executado de
modo contínuo.
Leis da Gestão do tempo
Lei de Murphy:
Para além de
um certo
limite, a
produtividad
e do tempo
investido
decresce e
torna-se
negativa
Tarefa
Questionário sobre a Reação ao Stresse e imprevistos
Cronófagos ou Devoradores de tempo
Tarefas muito
longas Fluxo de tarefas
Tarefas indefinido
Desagradáveis
Procrastinação Objetivos
Medo da pouco claros
mudança
Não esperar
Começar já! pelo momento
certo/ideal
Procrastinação Não se
Aceitar os comparar com
“sinais” os outros
Descobrir a
razão
INCAPACIDADE DE DIZER “NÃO”
Desejo de
Necessidade ajudar Falta de
de ser aceite objetivos
pessoais
POSSÍVEIS
Receio de
responsabilidades CAUSAS Falta de
prioridades
Receio de Perspetiva de
melindrar promoção ou
agradecimento
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INCAPACIDADE DE DIZER “NÃO”
Identificar o assunto
e o tempo necessário SOLUÇÕES
para o tratar Explicar ao
interlocutor que
está concentrado
Indicar outra altura numa tarefa
mais apropriada para importante
tratar do assunto
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PORQUE FALTA O TEMPO?
O Desorganizado
Planear o trabalho e o tempo
PORQUÊ?
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Planear
Como sabe se já chegou ao destino
se não sabe para onde vai?
DEFINIR OBJETIVOS
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Objetivos devem ser:
SINGULARES
MENSURÁVEIS
ALCANÇÁVEIS
RELEVANTES
TEMPORAIS
50
SMART
• SINGULARES / SPECIFIC (específicos)
51
SMART
• MENSURÁVEIS
52
SMART
• ALCANÇÁVEIS
53
SMART
• RELEVANTES
54
SMART
• TEMPORAIS
55
Objectivos SMART
C D
Pode delegar ou fazer
NÃO depois das tarefas Não perca tempo –
IMPORTANTE prioritárias – Faça-o Não faça!
mais tarde ou dê a fazer
a alguém.
Delegar
BENEFÍCIOS
•Reduz carga de trabalho (delegar
tarefas rotineiras)
• Aumenta o tempo disponível para
se dedicar a funções essenciais;
Porquê Delegar?
BENEFÍCIOS
•“É arriscado”,
•Gostar de ser o próprio a fazer as coisas,
•Nem se pensa no assunto,
•“É um processo lento”,
•Gostamos de estar em “cima de tudo”,
•Medo de ser ultrapassado,
•“Ninguém sabe fazer as coisas tão bem como eu”.
Vantagens
• Aumenta a autoconfiança;
• Ajuda a produzir mais e melhora o
desempenho;
• Aumenta a motivação;
Exercício:
Viagem à China!
Informações Básicas:
• Amanhã vai de viagem à China;
• Neste momento são 18 horas. Às 20 horas todas as
lojas/escritórios fecham! Tem que estar em casa às 20
horas. Nas próximas 2 horas quer efetuar o máximo de
tarefas possível.
• Infelizmente o seu carro não funciona e outras meios
de transporte estão indisponíveis.
• O telemóvel também não funciona!
• O Plano mostra as diferentes etapas e os possíveis
caminhos. Os números nas linham, definem o tempo
que demora de um lado para o outro. O número
dentro dos quadrados define o tempo que vai demorar.
Tarefas:
• Tem que ir ao médico pedir um atestado de vacinação, que é necessário para
viajar para a China.
• Tem de estar em casa às 19h 30m, para deixar entrar os filhos (que não levaram
chaves). Isso demora mais ou menos 5 minutos.
• O banco fecha às 20h. Tem de ir ao banco vender ações. Tem informações que a
empresa vai anunciar perdas na próxima semana quando estiver na China.
• Uma visita ao cabeleireiro é necessária, porque a máquina de barbear não
funciona.
• Tem de ir ao Supermercado levantar uma prenda para a esposa do chefe (já
encomendada por este). Tem de entregar a prenda ao chefe na Estação, a entrega
demora 1 minuto. O chefe chega no comboio das 18h 57m e parte de novo às 19h
03m. Prometeu que chegava a tempo. É o 60º aniversário da esposa do chefe.
• No advogado tem que assinar um contrato. Se não o assinar antes de viajar para
a China, paga uma multa de 50.000€.
• A sua esposa está doente, está hospitalizada e recebe visitas depois das 18horas.
Na Loja do Cidadão tem de estar às 18h 30m, para levantar o passaporte.
• A amante espera-o no Museu, entre as 18h e as 20h.
Meta:
• Nas próximas 2 horas quer efetuar o máximo
de tarefas possível. Tente passar em todos os
pontos do mapa! Por cada minuto que ficar a
mais no Hospital obtém 3 pontos extra, por
cada minuto adicional no Museu, recebe 2
pontos extra!
Passos para
melhorar a
Gestão do
Tempo
Para uma gestão eficaz do tempo:
Pressupostos:
1. Você sai de casa às 9 h 15m para fazer as tarefas abaixo indicadas;
2. Obrigatoriamente regressa às 13h;
3. O percurso entre a casa e a garagem dos autocarros corresponde a
30m;
4. A repartição das finanças encerra às 10h;
5. O comércio encerra às 12h, assim como o correio;
6. A padaria abre depois das 11h;
7. O percurso deve ser feito a pé;
8. Transportar os volumes pesados o menos tempo possível.
Jogo Pedagógico “Ganhar Tempo”
Tarefas:
Tarefas:
• Planos semanais
• Planos diários
• Plano de conferência
Planos Semanais
Um plano semanal deve descrever:
Duração Decisão
Data Atividades Importante Urgente
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Etapas do processo de tomada de decisão:
Identificar os assunto O que tem
exatamente que
ser decidido?
Qual a melhor
Identificar as escolhas alternativa?
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Aspetos a ter em conta no processo de decisão:
“A Reunião”
Conclusão
Passos para uma boa gestão de tempo:
GESTÃO É O TEMPO?
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“ Todos os Caminhos são mágicos
se nos levarem aos nossos
sonhos”
Paulo Coelho