Aluna: Emilly do Nascimento Cardoso

Curso: Assistente Administrativo

06b- SA2- Atividade 2

Descrição do setor

O processo da estrutura do arquivo básico.

A organização de arquivos é um cuidado muito importante, que deve existir em

qualquer escritório, independente do porte. Ela ajuda a evitar o acúmulo de papéis,
facilitando o acesso à informações e gerando segurança contra extravios e perdas que
podem prejudicar as rotinas do negócio.

Por que realizar a organização de arquivos?

Nada pior do que chegar pela manhã no escritório e encarar uma mesa cheia de
documentos empilhados. Ou, ainda, precisar consultar um documento com urgência e
perder horas procurando por documentos que não estão onde deveriam. A verdade é
que, quanto mais organização existe na empresa, mais produtiva a rotina fica, uma
vez que não é mais necessário destinar muitos esforços na busca por documentos.
Além disso, essa organização bem feita também evita a possíveis perdas dos
arquivos, o que poderia afetar o dia a dia do negócio. Com tantas tarefas, uma rotina
corrida e sem um padrão de organização de documentos, fica difícil lembrar onde foi
guardado um arquivo de dois anos atrás.

A estrutura básica do arquivo

O arquivo precisa de uma estrutura básica contendo os seguintes elementos:

 Recursos Humanos: A responsabilidade da execução das operações de

arquivo dever ser confiada a pessoal competente e responsável para executar
as operações de:

1. a) Selecionar documentos
2. b) Registrar documentos
3. c) Estabelecerométododeclassificaçãoadequado
4. d) Codificar documentos
5. e) Ordenar documentos
6. f) Arquivar documentos de acordo com o método adotado
7. g) Conservar os documentos mantendo o arquivo organizado e
8. atualizado
9. h) Localizar documentos
10. i) Controlar a saída de documentos do arquivo
11. j) Transferir e descartar documentos
12. k) Orientar e treinar usuários
 Para desenvolver estas atividades, o técnico em arquivos deve possuir alguns
requisitos indispensáveis, dentre os quais destacamos:

13. a) Estar ao par de todas as atividades e interesses da Instituição e da sua Área

de atuação;
14. b) Conhecer as principais regras para classificar documentos;
15. c) Conhecerabreviaturasimportantes;
16. d) Possuir habilidade para ler e destacar as funções (ações) principais dos
17. documentos;
18. e) Ser leal e discreto;
19. f) Ser metódico;
20. g) Possuir boa memória

Instalações: Os arquivos devem atender a alguns critérios mínimos de segurança

documental, que passam por controlar a temperatura entre 22° C, iluminação em 50
lux e 75 ww/| de radiação UV (de preferência trocar as lâmpadas pela de LED que
agridem menos os documentos) e umidade relativa de 55%. A composição da
edificação é outro ponto que deve ter o sistema antifogo e portas corta-fogo a base de
pó. Como estrutura de disposição das estantes, deve contar com a possibilidade de ter
estantes deslizantes (em locais praianos deve-se deixar aberto o arquivo em pelo
menos duas horas por dia para ventilar e diminuir a possível umidade nos
documentos), e estrutura física da edificação deve ter proteção mínima com alarmes e
sistema infravermelho.

A instalação dos arquivos requer análise do seguintes aspectos:

1. Localização: acessível (se for volumoso é preferível que seja no andar térreo
devido ao peso) e que tenha capacidade de expandir-se;
2. Iluminação: ampla, mas, difusa, isto é sem que tenha incidência direta do sol;
3. Arejamento: ventilação natural, constante e regulável;
4. Higienização: limpo, bem cuidado. Com dedetização periódica;
5. Disposição: (layout): espaço livre para locomoção; fácil consulta e
conservação do acervo;
6. Segurança: contra incêndio, roubo, infiltrações etc.