Faculdade de Ciência da Informação - FCI

Curso: Arquivologia

RELATÓRIO FINAL DE ESTÁGIO

Fokus Informática e Microfilmagem

Aluno: Ícaro de Assis Gomes Caixeta

Nº matrícula: 190088788
Disciplina: Estágio Supervisionado 1 – FCI0077
Supervisora externa: Isabel dos Santos Costa

Brasília, maio de 2023

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1 INTRODUÇÃO
1.1 A Instituição
A empresa na qual está sendo realizada a matéria de estágio supervisionado
é a Fokus Informática e Microfilmagem, está inscrita no CNPJ n° 05.399.623/0001-00
e tem sua sede situada região administrativa Núcleo Bandeirante no Distrito Federal.
A empresa nasceu no ano de 2004, com o intuito de suprir as necessidades dos
serviços que eram e são no âmbito da administração pública, bem como a
terceirização dos serviços de realizar o tratamento documental para que sejam
implantados sistemas de gestão arquivística de documentos, digitalização de
documentos e realizar também o acondicionamento de documentos por meio da
microfilmagem. A sua atuação e desenvolvimento dos serviços prestados se dá por
meio de projetos arquivísticos, onde eles podem ser realizados de forma itinerante e
ou em paralelos a outros por todo Brasil.

1.2 O arquivo
Para a melhor compreensão do relatório, irei detalhar o lugar do projeto
arquivístico onde está sendo realizado o estágio. O arquivo onde é realizado o
projeto arquivístico que sou contratado pela empresa Fokus é o NuArq do Detran-DF,
que está situada fisicamente, dentro da sede do Arquivo Público do Distrito Federal.
O núcleo de arquivo do Detran-DF (NuArq) dentro do organograma do Detran-DF, é
um núcleo situado dentro da gerência de documentação e subordinada a direção de
administração geral.
Para construção desse tópico, infelizmente não foi possível obter todos os
dados necessários sobre o arquivo do Detran-DF, pelo fato do Gerente do arquivo
estar sempre muito “ocupado e sem tempo”. Portanto, todos os dados e informações
trazidas para esse relatório, foram levantado por mim através de buscas no site do
Detran-DF e também baseada em toda minha vivência e percepção a respeito do
arquivo. Sobre seu contexto organizacional, o núcleo é formado por quatro
funcionários, dentro deles, um sendo gerente do núcleo, mas infelizmente nenhum
do quadro é arquivista de formação.
O NuArq Detran-DF encontra-se sediado dentro do Arquivo Público do
Distrito Federal, onde é cedido ao Detran-DF um espaço de cerca de 650 m2, onde
estão acondicionadas 49.000 mil caixas de arquivo, número de caixas até a presente
construção desse relatório. Ainda sobre o espaço, todos os documentos de arquivos
encontram-se acondicionados dentro de caixas plásticas e sobre estantes de metais.
O arquivo não conta com nenhum lugar de consulta física pois a maioria das
requisições são realizadas de forma on-line. Os principais usuários são os próprios
funcionários da autarquia, ondem os mesmos, por meio de requisição de uma cópia
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de um processo solicitado supre a sua necessidade interna ou externas (alguém que

não trabalha no Detran-DF) quando necessário.
Tendo em vista que meu conhecimento sobre as atividades realizadas no
núcleo é apenas de um observador, até onde tenho ciência, as atividades
arquivísticas desenvolvidas são as de entrada e empréstimo documentos, não
havendo assim, nenhum referencial teórico-metodológico e nem de normas técnicas
para embasamento das atividades práticas da organização do acervo. Tudo isso é
confirmado pela realização do projeto arquivístico no qual estou fazendo parte, onde
está sendo realizada a tarefa de classificação e destinação dos documentos.
1.3 O acervo
Como foi informado anteriormente, não tenho acesso a todos os dados do
acervo para melhor contextualização. Quanto aos conjuntos documentais, se há
distinção do NuArq aos diversos conjuntos, não conheço, mas a partir do projeto
arquivístico que está sendo realizado, identifico ao menos dois, o arquivo
intermediário e o permanente. Sobre os tipos documentais, consigo mensurar em
números, a quantidade estimada de 300 tipos. E quanto aos assuntos, estimo cerca
de 400 assuntos possíveis; ainda mais, constituindo nesse arquivo que está sendo
tratado, documentos de guarda intermediária e permanente.
E sobre sua frequência de utilização do arquivo, em média mensal, são
requisitados cerca de 5 processos ao dia, sendo o máximo de requisições
observadas, foram de vinte processos e o mínimo de zero processos no dia.
O conjunto documental que é ligado as minhas atividades é composto pelo
“arquivo intermediário e permanente” que é fisicamente um conjunto só, cujo o
projeto consiste em realizar a destinação desse conjunto fazendo a distinção do que
deve ser arquivado ainda pelo Detran-DF (os documentos em fase intermediário e
permanente) e do que pode será eliminado. Este conjunto documental, apesar de
não haver nenhuma classificação desses documentos, não pode ser considerado
uma massa documental acumulada os documentos foram e estão acondicionados
em caixas catalogas com seus respectivos espelhos, onde o NuArq tem o controle de
todos esses processos com suas respectivas caixas, que pôr meio disso consegue
realizar as demandas das cópias dos processos solicitados.

2 DESENVOLVIMENTO DO ESTÁGIO
2.1 Desenvolvimento das atividades propostas
De maneira sucinta, todas as atividades que foram realizadas por mim,
seguiram ao máximo possível os critérios teóricos e metodológico para a realização
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dentro do possível e oferecido pela empresa a mim. Logo havendo ligeiras

dificuldades, mas que foram contornadas, para a fluidez das etapas do projeto.
Segue o quadro abaixo com todas atividades propostas no termo de compromisso de
estágio, com sua respectiva explicação do desenvolvimento da mesma:

Identificação da atividade Explicação dos procedimentos

Avaliação Foi realizada através do estabelecimento das datas-limite
e explicitando a destinação final do documento para a
próxima etapa do tratamento do mesmo.
Classificação É realizado por meio da aplicação do plano de
classificação daquele fundo, para que assim possam ser
realizadas as demais atividades, onde identifico os
documentos de guarda intermediária e permanente
Destinação de documentos A destinação é realizada através da aplicação da tabela
de temporalidade, que acontece em paralelo a atividade
de classificação, onde separo os documentos de guarda
intermediária e permanente.
Organização É um trabalho itinerante e inerente a todas as atividades
realizadas, pois a partir das atividades consequentemente
a organização é realizada.
Preparação O desenvolvimento dessa atividade não pode ser
cumprida pelo fato de que ela será somente realizada
após a classificação, para que realize a digitalização dos
documentos
Higienização O desenvolvimento dessa atividade não pode ser
cumprida pelo fato de que ela será somente realizado ao
final do projeto, tendo em vista que a maioria dos
documentos serão eliminados, não havendo necessidade
de higieniza-los nas primeiras etapas do projeto
Acondicionamento em É colocado a cada vez que são retirados os processos de
caixas suas respectivas caixas, de maneira que fique melhor
acondicionado, dificultando a perca dos documentos por
meio do mal acondicionamento contido nos mesmos.
Identificação de documentos É feita a partir da conferência dos processos contidos nas
caixas, conferindo por meio do espelho da caixa quais
processos que deverão estar acondicionados em cada
caixa.
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2.2 Condições de realização das atividades

No que diz respeito aos aspectos favoráveis e desfavoráveis que podem ser
levantados no ambiente do estágio, haverá infelizmente mais aspectos desfavoráveis
do que favoráveis. Nos aspectos favoráveis, podemos citar o fato da presença de um
arquivista que acompanha o projeto, tendo em vista o cotidiano das tomadas de
decisões do projeto, a sua ausência ocasionaria muitas perdas do ponto de vista
arquivístico; bem como a perda da memória institucional do Detran-DF e dos
documentos de arquivos. Os aspectos desfavoráveis, podemos citar a falta de
empatia dos gestores com todos os colaboradores do projeto, pois assim são
desencadeados os outros aspectos desfavoráveis como: má remuneração, falta de
logística para manter os insumos necessários do projeto e ruim ambiente de trabalho
proporcionado.
É notável que as práticas arquivísticas aprendidas na faculdade, não foi
possível aplicá-las totalmente. Isso se deu pelo fato dos gestores do projeto serem
bastante ligado às metas, metas essas absurdas tendo em vista o tempo que se leva
para desenvolver totalmente as atividades arquivísticas necessárias. Infelizmente
não é somente isso, o meu olhar como estagiário sente a necessidade de que seja
incluso no projeto medidas de controle de qualidade, para que assim tenha ciência
do produto final, pois o fato da empresa maximizar os lucros não dá oportunidade
para que exista um profissional (preferencialmente arquivista) que seja responsável
por esse controle.

3 CONCLUSÕES
3.1 Como experiência de trabalho
Pode-se concluir, dentre as relações entre todos os colaboradores, de minha
parte foi benéfico para todos os lados, acredito que as expectativas desejadas foram
supridas através de um trabalho eficiente e eficaz realizado; particularmente tenho
facilidade de interação e convívio de um trabalho em equipe. Dessa forma, creio e
afirmo que foi de grande valia as experiências obtidas nesse estágio, tanto para a
vida profissional quanto para vida pessoal. No aspecto profissional, o estágio me
proporcionou entender a fundo o real trabalho de um arquivista durante um projeto
arquivístico. Já no aspecto pessoal, me fez compreender um pouco mais das
medidas que temos que ter e tomar enquanto pessoas durante qualquer trabalho
3.2 Como complemento da formação teórica e técnica

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Tendo em vista as atividades proposta e a realização das mesmas, pode-se

aferir que infelizmente nunca será possível colocar em prática os conceitos, métodos
e princípios de modo efetivo. Sempre será necessário flexibilizar um pouco a teoria,
levando em consideração todos os fatores possíveis e imagináveis que poderá
aparecer dentro de um projeto. A realização do estágio não serviu somente para
entender a dicotomia entre a teoria e as práticas arquivísticas, mas serviu também
para, através da realização das tarefas práticas, clareando todos os conceitos
aprenditos em sala de aula até o presente momento do curso. Desta forma, em
contato com as dificuldades da inserção da teoria da prática, enxergando a
impossibilidade de não se aplicar as teorias aprendidas na prática, de forma total.
Mas após essa percepção, não nos dá aval para conduzirmos os fazeres
arquivísticos de qualquer maneira, cabe à nós arquivistas, fazermos a diferença no
que diz respeito às nossas práticas, para que assim sejamos valorizados e
reconhecidos pelo bom desempenho no trabalho.

4 NOTA FINAL DO SUPERVISOR EXTERNO

NOTA (VALOR MÁXIMO 30 PONTOS): _____________________

NOME, CARIMBO E ASSINATURA:

_____________________________________________________________

Brasília, ___/____/2023

____________________________________________
[colocar nome completo do(a) estagiário(a) e assinatura]

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