EXERCÍCIO 5 – Gestão Documental e Diagnóstico - GABARITO
1. (TRE-PI/2009 – FCC) A descrição e análise das
atividades, funções e competências da instituição,
bem como da situação dos documentos nela
acumulados (quantidade, datas-limite, condições de
conservação, instrumentos de acesso disponíveis,
frequência de uso) e das condições de infraestrutura
de que dispõe (edifício, mobiliário, equipamentos,
recursos humanos e financeiros), integram o
chamado
a) guia de fontes.
b) plano de destinação.
c) inventário topográfico.
d) plano de armazenamento.
e) diagnóstico de arquivos.
(Os dados apresentados no comando da questão
são aqueles necessários para a elaboração de um
sistema de arquivo em pleno funcionamento
dentro de uma instituição. Através do estudo
deles, é possível identificar pontos onde as falhas
ocorram, bem como aqueles em que é possível
haver uma intervenção e mudança com o
objetivo de melhorar os processos de trabalho.
Portanto, a alternativa correta é a de letra “E”.)
2. (MPU/2007 – FCC) Na implantação de um
sistema estadual de arquivos, o diagnóstico da
situação das unidades produtoras de documentos é o
instrumento que
a) identifica as competências, funções e atividades
do poder público estadual, correlacionando-as
com os documentos que as viabilizam e
comprovam.
b) combina elementos físicos e lógicos no
processamento automático de dados das diferentes
áreas do governo.
c) permite obter a mesma polaridade dos
documentos originais produzidos pelos organismos
da administração direta e indireta.
d) avalia o suporte lógico dos diferentes sistemas
operacionais aplicados às atividades-fim e
atividades-meio do governo estadual.
e) estabelece relação de equivalência entre diferentes
sistemas de notação adotados nas secretarias de
Estado.
(O diagnóstico revela, através do estudo dos
dados coletados, as condições de operação de um
sistema de arquivo, seja ele institucional
(minimalista) ou sistêmico (maximalista). Nesta
questão, considerando que o sistema é estadual
(ou seja, vai considerar todas as funções do
Estado, bem como as instituições que o compõe
deve ser realizado um diagnóstico do tipo)
3. (TRT-3/2009 – FCC) Qualquer proposta de
intervenção nos arquivos governamentais supõe a
realização de um diagnóstico. Embora não haja
modelos formalmente instituídos para cumprir essa
tarefa, seu ponto de partida é o levantamento de
informações sobre
a) o nível de escolaridade e o salário dos servidores.
b) a estrutura organizacional, as funções e as
atividades do órgão.
c) o acondicionamento dos documentos audiovisuais
e iconográficos.
d) o método de ordenação dos documentos textuais.
e) o sistema de segurança do edifício.
(Qualquer diagnóstico deve identificar e fornecer
informações sobre o modo de organização e de
funcionamento das instituições ou sistemas)
4. (TRT-8/2010 – FCC) O instrumento de gestão
capaz de oferecer, no âmbito de uma instituição,
dados sobre estrutura, funcionamento, quantidade e
estado físico dos documentos é
a) o glossário.
b) o diretório.
c) o diagnóstico.
d) a tabela.
e) o estatuto.
(O diagnóstico é a atividade da Gestão de
Documentos que tem a finalidade de fornecer dados e
informações sobre a instituição e suas atividades.)
5. (TRT-6/2012 – FCC) Embora a literatura
especializada apresente diferentes modelos de
diagnóstico de arquivos, o balanço realizado por
Julce Mary Cornelsen e Victor José Nelli enfatiza a
importância do levantamento de dados sobre
estrutura, funções e atividades do organismo
produtor, sobretudo quando relacionados com
a) os serviços de atendimento ao público ali
prestados.
b) o número de arquivistas que nele atuam.
c) os recursos destinados aos depósitos de arquivo.
d) o fluxo de informações que o permeiam.
e) a qualidade do acondicionamento dos
documentos.
(Segundo os autores mencionados, as informações
mais importantes em um diagnóstico são as
relacionadas com o fluxo de documento, desde a
produção até a eliminação.)
6. (TRT-11/2012 – FCC) No Diagnóstico dos
arquivos da Justiça do Trabalho (Brasília, 2009),
levado a efeito pelo Grupo de Trabalho de Gestão
Documental do Conselho Superior da Justiça do
Trabalho, foram recomendadas, entre outras, as
seguintes providências:
I. Estruturar unidade organizacional, diretamente
subordinada à Direção do Tribunal, com
competência para a gestão de documentos
administrativos e judiciais nas fases de guarda
intermediária e permanente, em conformidade com a
legislação brasileira e com os princípios da
Arquivologia.
II. Tornar obrigatório que parte da dotação
orçamentária anual dos Tribunais seja direcionada
para ações de gestão documental e de processamento
técnico do arquivo permanente, conforme
planejamento estratégico, através de rubrica própria.
III. Solicitar estudos de viabilidade da centralização
dos arquivos intermediários das unidades
administrativas e judiciárias, incluindo as Varas
localizadas na sede e fora da sede, bem como da
implantação de arquivos setoriais de acordo com
macrorregiões, estipulando-se cronograma para
retirada e entrega dos documentos arquivados.
Está correto o que se afirma em
a) I, somente.
b) I e II, somente.
c) I e III, somente.
d) II e III, somente.
e) I, II e III.
(No relatório de trabalho produzido pelo citado grupo,
entre outras recomendações para os arquivos deste
sistema, consta o que se refere nos 3 itens da
questão)
7. (PGDF/2011 – Iades) No diagnóstico da situação
arquivística, o principal dado a ser coletado nas
organizações é
a) a mensuração da documentação.
b) o tipo de mobiliário para armazenamento dos
documentos.
c) a descrição das atividades da organização e sua
relação com o fluxo de informações.
d) o tamanho da área de depósito dos documentos.
e) a estrutura organizacional.
(É fundamental conhecer as atividades que são
desenvolvidas pelas instituições, pois são da sua
execução que são gerados os documentos de
arquivo.)
8. (ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) A
experiência piloto da criação do Projeto de Gestão
de Documentos para estabelecer uma organização
sistêmica dos arquivos da administração pública
brasileira teve como um dos objetivos específicos:
a) assegurar apoio necessário ao planejamento no
nível ministerial
b) implementar decisões governamentais no âmbito
do Ministério
c) otimizar o processo de recuperação de
informações técnico-administrativas
d) assegurar apoio necessário para implementação
no nível ministerial
e) identificar os tipos de documentos nas instituições
e definir o software para uso
9. De acordo com a Lei 8.159/1991, é INCORRETO
afirmar que:
a) É dever do Poder Público a gestão documental e a
de proteção especial a documentos de arquivos,
como instrumento de apoio à administração, à
cultura, ao desenvolvimento científico e como
elementos de prova e informação.
b) São arquivos os conjuntos de documentos
produzidos e recebidos por órgãos públicos,
instituições de caráter público excluídas
entidades privadas, em decorrência do exercício
de atividades específicas, bem como por pessoa
física, qualquer que seja o suporte da informação
ou a natureza dos documentos.
c) Gestão de documentos é o conjunto de
procedimentos e operações técnicas à sua produção,
tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase
corrente e intermediária, visando a sua eliminação
ou recolhimento para guarda permanente.
d) Fica resguardado o direito de indenização pelo
dano material ou moral decorrente da violação do
sigilo, sem prejuízo das ações penal, civil e
administrativa.
10. (ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) Um
arquivo público (federal, estadual ou municipal),
para organizar a documentação armazenada, deverá
introduzir uma política de gestão dos documentos
públicos considerando as fases correntes e
intermediárias, além da permanente. De imediato, o
seguinte procedimento metodológico operacional
deverá ser implementado:
a) arranjo e destinação da produção documental
b) otimização dos procedimentos e das atividades
arquivísticas
c) avaliação, seleção, arquivamento e
microfilmagem
d) levantamento da produção documental
e) controle do fluxo de documentos
11. Pode-se destacar 3 (três)
fases básicas da gestão documental. Das
alternativas abaixo relacionadas, qual delas
refere-se a destinação:
a) Transferência de documentos dos arquivos
intermediários para os permanentes.
b) Operação que consiste na guarda de
documentos nos seus devidos lugares, em
equipamentos que lhe forem próprios.
c) Elaboração dos documentos em
decorrência das atividades de um órgão ou
setor.
d) Inclui atividades de protocolo, expedição,
organização e arquivamento de documentos
em fase corrente e intermediária.
e) Análise e avaliação dos documentos, com
vistas a estabelecer seus prazos de guarda,
determinando quais serão objeto de
arquivamento permanente e quais deverão
ser eliminados.

12. Sobre a gestão de documentos, assinale a opção

correta.
a) Tem como objetivo o tratamento dos documentos
permanentes
b) É um conceito que nasceu no mesmo contexto do
princípio de respeito aos fundos.
c) Não é um conceito reconhecido pela legislação
arquivística brasileira.
d) É um conceito restrito aos documentos de valor
informativo
e) Tem como finalidade o tratamento dos
documentos desde a sua criação até a destinação
final.