Cursogramas

Existen diferentes maneras de describir procedimientos administrativos. La

forma tradicional, es la narrativa o prosa. Esta forma presenta dificultades debido a que,
generalmente, aparece una simultaneidad de aspectos que hay que considerar, que se
cruzan unos con otros en forma permanente.
Las dificultades más significativas a destacar son:
La narración obliga a leer una cantidad voluminosa de párrafos.
La corrección de la narración dependerá de la habilidad y manejo del
idioma de quien la redacte.
Es difícil que dos personas den la misma interpretación a lo que leen.
El uso de un vocabulario específico del dominio, puede agregar obstáculos
a la compresión de lo escrito.
Puede estar viciada de subjetividad.
No permite detectar si se ha omitido información.

Otra forma de describir los procedimientos es utilizando representaciones

gráficas. La representación gráfica constituye un lenguaje abreviado o forma de
expresión sistematizada, que permite la comprensión de un problema en períodos
relativamente cortos. Facilita la labor “de quién la lee” que, observando una planilla de
dimensiones limitadas puede llegar a conocer todos los detalles que le interesan de la
organización que está estudiando, a los efectos de su análisis.
Los cursogramas son una técnica de documentación que permite representar en
forma gráfica los circuitos de información y flujo de documentos de una organización.
Representa al sistema administrativo discurriendo por todos los sectores por donde pasa
la información y por todos los lugares donde ésta se ramifica, y no concentrado en un
lugar o sector.
Los límites se fijan en función de la conveniencia de quien efectúa el análisis. La
utilidad de un cursograma es tanto mayor en cuanto más sintético sea, todo lo contrario,
por lo general, de una descripción narrativa.

El gráfico representa:
Los sectores, personas o equipos que actúan como emisores y/o
receptores de información.
Los límites que el analista ha fijado a su sistema, basado en su
conveniencia y de acuerdo con lo establecido en el reconocimiento.
Los procesos a que son sometidos los datos.
Los soportes físicos donde la información queda materializada.
Los almacenes físicos (archivos, carpetas, folios) donde los soportes físicos
son almacenados
1
 Los almacenes lógicos (archivos magnéticos) donde la información es
almacenada.
Una breve descripción acerca de la naturaleza de los procesos
gráficamente representados.

Los cursogramas brindan información útil que permite una verificación del
relevamiento realizado, para determinar si está completo o falta relevar información.
Luego, permite un lenguaje común de validación contra el usuario, ya que está libre de
ambigüedades e interpretaciones subjetivas. Una vez validados, los cursogramas
permiten efectuar el análisis del procedimiento teniendo en cuenta la totalidad de las
operaciones que lo componen y finalmente, utilizarlos como base para la redacción de
un informe detallado sobre el procedimiento relevado y para el diseño de correcciones
o modificaciones (eliminación de duplicaciones o actividades repetidas, establecimiento
de operaciones de control, etc.)
Pero los cursogramas presentan algunas limitaciones que, aunque pueden ser
subsanadas, deben ser tenidas en cuenta. Las limitaciones que posee se derivan
precisamente de su naturaleza gráfica y la imposibilidad de ésta de representar cosas
tales como el tiempo insumido por la operación, los tiempos de espera, etc.
Por definición no muestran todos los rasgos del sistema, por lo tanto, presentan
las siguientes limitaciones:
Tiempo: no consideran el factor tiempo. De la observación se puede inferir
los sectores por dónde pasa la información y qué hace cada uno de ellos,
pero no el tiempo insumido.
Frecuencia y volumen: no aparece la cantidad de veces que se repite una
operación unitaria. El diagrama no indica si el proceso se cumple una, cinco
o quinientas operaciones en un lapso de tiempo determinado
Jerarquías: los diagramas individualizan a personas y sectores, pero no
establecen relaciones jerárquicas entre ellos.

Las limitaciones que tiene el cursograma son suplidas por herramientas

específicas que complementan al diagrama.
El cronograma indica los tiempos de proceso de cada sector y los horarios de
transferencia de información, para contemplar la variable tiempo.

Los organigramas, muestran las relaciones jerárquicas entre los cargos que
ocupan las personas.

La utilidad de los cursogramas para el análisis del circuito excede las limitaciones
que posee.

La lectura de un cursograma pone clara y rápidamente de manifiesto:

Sectores que quedan al margen de informaciones que resultan
imprescindibles.

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 Sectores que son informados en redundancia.
Operaciones, controles y/o archivos innecesarios.
Controles necesarios que no se efectúan.

Alternativas de circulación de la información que redundan en una

reducción importante de tiempo o costo de procesamiento.
Símbolos Utilizados

Para la confección de los cursogramas se utilizan símbolos y reglas

convencionales, cuya aplicación dista de ser uniforme. Por lo tanto, los símbolos y siglas
a emplear deben ser definidos en una cartilla inicial del cursograma, donde se los
graficará junto con la indicación de lo que significan.
La simbología que se utiliza para el desarrollo del gráfico es:

Símbolo Descripción
Operación : Representa toda acción de elaboración,
modificación o incorporación de información (emisión de
formularios, incorporación de datos, autorización)

Control : Representa toda acción de verificación

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 Control y Operación: Resume a un control y con sus
consecuentes operaciones a realizar. Es la unión de los dos
símbolos anteriores y es lo más común que suceda pues si algo
se controla es porque luego se tomará alguna acción. Por
consiguiente es más sintético representarlo de esta manera que
desagregarlos y realizar las operaciones después de controlar.

Decisión: Representa los distintos caminos (ramificaciones) que

puede seguir un flujo de información luego de ser controlados,
siempre que estos sean solo dos posibles. Indica que en el
procedimiento administrativo pueden originarse distintos cursos
de acción, siempre en base a decisiones programadas.

Decisión Múltiple: Representa los distintos caminos

(ramificaciones) que puede seguir un flujo de información luego
de ser controlados, cuando estos sean más de dos. Indica que
en el procedimiento administrativo pueden originarse distintos
1 2 3 4 5 cursos de acción, siempre en base a decisiones programadas.

Archivo Transitorio: Almacenamiento sistemático temporario

de elementos portadores de información.

Archivo Definitivo: Almacenamiento sistemático y permanente

de elementos portadores de información.

Archivo Transitorio Ordenado: De mayor a menor y de menor

a mayor respectivamente.

Archivo Definitivo Ordenado: De mayor a menor y de menor

a mayor respectivamente.

Traslado de Documentación (Flujo de Documentos):

Representa el desplazamiento físico del elemento portador de la
información y es la conexión entre los símbolos. La flecha indica
el sentido de la circulación. El sentido normal del diseño es,
mientras sea posible, de arriba hacia abajo y de izquierda a
derecha.

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 Traslado de Información (Flujo de Información): Representa
el desplazamiento de la información sin desplazamiento físico del
elemento que la porta. Así se representa la consulta a archivos o
ficheros y el traspaso de información verbal.

Rutina no Relevada: Representa el conjunto de acciones que

se desconocen por falta de relevamiento.

Rutina no Relevante: Representa el conjunto de acciones que

definidas, no interesan representarse o no es necesario
(procedimientos externos a la empresa, para simplificar el
cursograma, eliminando los pasos que no hacen a la situación
estudiada).

Formularios : Representan los soportes físicos de la

información.

Destrucción de Formularios: Representa que se ha destruido

un formulario, ya sea en su totalidad de ejemplares o una copia.

Conector Interior: Representa el nexo entre procedimientos

administrativos interrumpidos en su graficación y cuya
continuación se encuentra en la misma página.

Conector Exterior: Representa el nexo entre procedimientos

administrativos interrumpidos en su graficación y cuya
continuación se encuentra en otra página del mismo circuito o de
otro circuito.

Elaboración del cursograma

Reglas de Construcción
La construcción del cursograma debe seguir ciertas reglas. Para una fácil
referencia, se clasifican y numeran respecto del tipo de símbolo al cual hacen referencia.
1 - Las columnas del cursograma
1.1 La representación de las áreas de responsabilidad es columnar.
1.2 Cada columna estará identificada en la parte superior con el nombre del área
pertinente.
2 - Tamaño de los símbolos

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 2.1 El tamaño de los símbolos, la separación entre ellos y el ancho de las columnas deben
ser proporcionadas al tamaño del diagrama.
2.2 El tamaño debe permitir leer claramente los nombres mnemotécnicos y los
identificadores de los símbolos.
3 - Flujos de Documentos
3.1 Como los cursogramas se leen de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo, los flujos
nunca pueden dibujarse de derecha a izquierda directos, sino que deberán luego de
descender.

3.2 Como los cursogramas se leen de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo,
trataremos de no dibujar flujos ascendentes.
3.3 Las flechas, pueden suprimirse en las líneas descendentes pero nunca en las
horizontales.
3.4 Los flujos se conectarán a los símbolos por parte superior o lateral izquierda, para
indicar su llegada.
3.5 Los flujos se conectarán a los símbolos por parte inferior o lateral derecha, para indicar
su salida.
3.6 En los símbolos de decisión, la entrada es por su parte superior, las salidas son por su
lado derecho e izquierdo y luego se debe descender.

3.7 Las uniones o los cambios de sentido se efectúan formando un ángulo recto.
3.8 Para el cruce de líneas imposibles de evitar se utilizan los puentes.

3.9 Si las líneas son muy extensas, puede ponerse más de una flecha.

4 - Controles
4.1 Los símbolos de control y decisión se dibujan siempre juntos. Luego de cada control,
debe haber siempre una decisión, y antes de una decisión debe haber siempre un
control.
4.2 Para que exista el control se deberá contar siempre con lo que será controlado y contra
que se va a controlar. (Un control debe tener como entrada al menos dos elementos).

5 - Operaciones, Controles y Operación y Control

5.1 Para numerar las operaciones y controles se pueden utilizar dos métodos:
5.1.1 por separado operaciones y controles
5.1.2 en forma conjunta
5.2 Para cualquiera de los métodos mencionados, la forma de numerar es secuencial y
correlativa de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo, siguiendo el sentido del
procedimiento.
6 - Archivos
6.1 Los Archivos serán
6.1.1 Transitorios si se continúa utilizando dentro del cursograma.
6.1.2 Definitivos cuando ya no se los use más
6.2 Los Archivos Informáticos son siempre transitorios.
6.3 Los archivos físicos pueden ser trasladados con flechas entre columnas.
6.4 Los archivos informáticos no pueden ser trasladados y estarán disponibles en todas
las columnas. 6
6.5 Si se consulta un documento que está dentro de un archivo físico, éste no sale del
 archivo.
6.6 Si se extrae el documento para consultarlo, entonces el documento debe salir.

7 - Formularios/ Documentos (indistinto)

7.1 Los formularios tienen origen en una operación (donde son creados), en un archivo o
un proceso no relevante (en una entidad externa).
7.2 Todo formulario que entra a una operación o control, debe salir siempre del mismo.
7.3 Los formularios deben llevar un nombre mnemotécnico, que luego será definido con su
nombre real en la Nota Aclaratoria
7.4 Cuando el documento se emite en varias copias, debe llevar un número que indique
qué copia es. La numeración puede ser:
7.4.1 Por número de ejemplares (empieza en 1)
7.4.2 Por número de copias (empieza en 0)

7.5 La distribución se hace por líneas de traslado que parten de cada ejemplar o grupo de
ejemplares (en el caso de grupo de ejemplares, se unen los vértices de los formularios)

7.6 Para evitar el cruce de líneas, durante el traslado se puede alterar el orden de las
copias.

7.7 Los formularios se deben representar:

7.7.1 cuando se emiten
7.7.2 cada vez que se efectúan distribuciones
7.7.3 cada vez que se reciben
7.7.4 cada vez que sea menester por claridad. 8 -
Rutinas no relevadas
8.1 Cuando se alcanza la versión final de un cursograma, o sea no quedan cuestiones sin
relevar, no podrán quedar símbolos de procesos no relevados en la parte del gráfico
que corresponde al circuito en estudio.
9 - Conectores
9.1 A cada conector se le debe asignar un código.

9.2 El código del conector debe coincidir cuando aparece por primera vez y cuando
continúa el cursograma

9.3 Hay dos técnicas de numeración:

9.3.1 Consecutiva: Los conectores comienzan con el número 1 y se enumeran
consecutivamente cada vez que necesito crear otro.
9.3.2 Consecutiva con indicación de página origen y destino: Los conectores
poseen dos números, el superior en el origen indica a qué página va, en el
destino de que página proviene. El inferior indica el número de conector.

10 - Finalización de un cursograma
10.1 Un cursograma puede terminar en: 7
10.1.1 archivo definitivo
 10.1.2 proceso no relevado / no relevante
10.1.3 destrucción
10.1.4 conector externo (continúa en otro cursograma) 11 -
Notas aclaratorias
1.1.1. Un cursograma puede estar acompañado de las observaciones o descripciones, las
mismas tienen por objeto describir las acciones que se llevan a cabo en las
operaciones, controles, etc.; así como la definición de los archivos y formularios.
Existen tres métodos:
11.1.1 Integradas al diagrama: las descripciones se ponen a la izquierda de los
símbolos, salvo el de alternativa; en la entrada de la línea, el tipo de opción
y en cualquiera de los vértices restantes, por donde salgan los cursos de
acción, de la alternativa elegida.
11.1.2 Columna para descripción de acciones: es la columna agregada a la derecha
del diagrama donde se especifican todas las descripciones del mismo
referenciadas por un número.
11.1.3 Hoja separada: se adjunta al diagrama una hoja donde se colocan todas las
descripciones separadas por tipo
11.2 Cuando haya controles que implican decisiones múltiples (en las que existen más de
dos salidas posibles), se debe utilizar como técnica asociada al cursograma, para la
descripción, las Tablas de Decisión.