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11 - Tecnicas de Representação Grafica

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TÉCNICAS DE REPRESENTAÇÃO GRÁFICA

INTRODUÇÃO
A representação gráfica permite esquematizar e visualizar os sistema de forma racional, clara e concisa, facilitando seu entendimento geral por todos os envolvidos. Entre as técnicas de representação gráfica, a mais usada pelo analista de OSM é o fluxograma. Por meio do fluxograma, o analista pode representar os vários fatores e as variáveis que ocorrem no sistema, os 2 circuitos de informação relacionadas ao

TÉCNICA DO FLUXOGRAMA
A representação gráfica através do fluxograma representa com racionalidade, lógica, clareza e síntese rotinas ou procedimentos em que estejam envolvidos documentos, informações recebidas, processadas e emitidas, bem como seus respectivos responsáveis e/ou unidades organizacionais. O fluxograma, por meio de símbolos convencionais, representa de forma 3 dinâmica o fluxo ou a sequência

TÉCNICA DO FLUXOGRAMA Fluxograma: É a representação gráfica que apresenta a seqüência de um trabalho de forma analítica, caracterizando as operações, os responsáveis e/ou unidades organizacionais envolvidas no processo.
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TÉCNICA DO FLUXOGRAMA
O fluxograma objetiva os seguintes aspectos:
padronizar a representação dos métodos e os procedimentos administrativos; maior rapidez na administrativos; descrição dos métodos

facilitar a leitura e o entendimento; facilitar a localização e a identificação dos aspectos mais importantes; maior flexibilidade; e melhor grau de análise.
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TÉCNICA DO FLUXOGRAMA
O fluxograma objetiva evidenciar a seqüência de um trabalho, permitindo a visualização dos movimentos ilógicos e a dispersão de recursos materiais e humanos. É o meio pelo qual o analista de OSM consegue articular as diversas etapas de uma rotina depois de divisão e distribuição das tarefas. Os fluxogramas procuram mostrar o modo pelo qual as coisas são feitas, e 6 não o modo pelo qual o chefe diz aos

VANTAGENS DO FLUXOGRAMA
Vantagens do fluxograma:
apresentação real do funcionamento de todos os componentes de um método administrativo; possibilidade da apresentação de um filosofia de administração, atuando como fator psicológico; possibilidade de visualização integrada de um método administrativo, o que facilita o exame dos vários componentes do sistema e de suas possíveis repercussões; propiciar o levantamento e a qualquer método administrativo; análise de
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VANTAGENS DO FLUXOGRAMA
Vantagens do fluxograma (cont.):
propiciar o uso de convenções de simbologias, o que possibilita uma leitura mais simples e lógica do processo, tanto por parte dos especialistas em métodos administrativos, quanto por seus usuários; possibilidade de identificação mais fácil e rápida dos pontos fortes e fracos do método administrativo considerado; e propiciar a atualização e manutenção do método administrativo de maneira mais adequada, pela melhor clareza das alterações 8 introduzidas, incluindo suas causas e efeitos.

INFORMAÇÕES BÁSICAS DO FLUXOGRAMA
Informações básicas provenientes do fluxograma:
o tipo de operações ou trâmites que integram o circuito de informações; o sentido de circulação ou fluxo de informação; as unidades organizacionais em que se realiza cada operação; o volume das operações efetuadas; e os níveis hierárquicos que operações do método representado pelo fluxograma. intervêm nas administrativo
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SIMBOLOGIA DO FLUXOGRAMA
Os símbolos utilizados nos fluxogramas têm por objetivo evidenciar origem, processo e destino da informação componente de um sistema administrativo. Os símbolos convencionais são padronizados e representam elementos ou situações correntes. Os símbolos serão apresentados para cada tipo de fluxograma a seguir.
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TIPOS DE FLUXOGRAMAS Os principais tipos de fluxogramas que o analista de OSM pode utilizar são: fluxograma vertical; fluxograma parcial ou descritivo; e fluxograma global ou de coluna.

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FLUXOGRAMA VERTICAL
O fluxograma vertical é, normalmente, destinado à representação de rotinas simples em seu processamento analítico em uma unidade organizacional específica da empresa. Vantagens: poder ser impresso como formulário padronizado; rapidez de preenchimento; maior clareza de apresentação; facilidade de leitura pelos usuários.
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FLUXOGRAMA VERTICAL
O fluxograma vertical é formado por colunas verticais onde são colocados os símbolos convencionais de operação, transporte, arquivamento, demora e inspeção, a descrição do método atual e a unidade organizacional que executa a operação. Pela análise do fluxograma vertical, a empresa pode obter melhoramentos que resultam em eliminação, 13 combinação, reclassificação,

FLUXOGRAMA VERTICAL
A cada detalhe aplica-se as seguintes perguntas:
POR QUE – esse sistema é necessário? pode-se eliminar o sistema, o processo ou os passos? O QUE – é feito? quais os passos? estão todos eles incluídos? ONDE – deve isso ser feito? pode ser feito em outro lugar? QUANDO – deve ser feito? pode ser combinado ou simplificado? é feito na 14 referência correta?

FLUXOGRAMA VERTICAL
A cada detalhe aplica-se as seguintes perguntas (cont.):
QUEM – deve executar a tarefa? outra pessoa pode executá-lo melhor? quem manipula é a pessoa correta? COMO – está sendo executada a tarefa? pode ser executada com equipamento diferente? com esquema diferente? QUANTO – de volume de trabalho está envolvido? pode ser reduzido? precisa de aumento?

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FLUXOGRAMA VERTICAL
Aspectos vertical: básicos do fluxograma

facilitar a descrição das rotinas e dos procedimentos existentes; e isso porque os símbolos são impressos de maneira que permitem que o analista simplesmente interligue esses símbolos para descrever o sistema existente; reduz as divergências entre entrevistador e entrevistado; e estruturar a proposição de novos sistemas, 16 embora seu maior uso seja em

FLUXOGRAMA VERTICAL
Os símbolos vertical são: utilizados no fluxograma

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FLUXOGRAMA VERTICAL
Exemplo de fluxograma vertical:

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FLUXOGRAMA PARCIAL
Seus aspectos básicos são:
descreve o curso de ação e os trâmites dos documentos; também é levantamentos mais utilizado para

é de elaboração um pouco mais difícil do que o fluxograma vertical; e é mais utilizado para rotinas que envolvem poucas unidades organizacionais.
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FLUXOGRAMA PARCIAL
Os símbolos utilizados no fluxograma parcial são:

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FLUXOGRAMA PARCIAL
Sua operacionalização é mediante a interligação símbolos. efetuada de seus

Deve-se notar que o conector é utilizado para evitar muitas intersecções de linhas. Outro aspecto é que se torna difícil de visualização dos documentos manuseados por uma única unidade organizacional, principalmente se houver troca constante de 21 documentos entre as unidades.

FLUXOGRAMA PARCIAL

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FLUXOGRAMA GLOBAL
Esse é o tipo de fluxograma mais utilizado pelas empresas. De maneira resumida, seus aspectos básicos são:
É utilizado tanto no levantamento quanto na descrição de novas rotinas e procedimentos; Permite demonstrar o fluxo de informações e documentos com maior clareza, dentro e fora da unidade organizacional considerada; e Apresenta maior versatilidade, 23 principalmente por sua maior diversidade de

FLUXOGRAMA GLOBAL
Os símbolos parcial são: utilizados no fluxograma

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FLUXOGRAMA GLOBAL
Terminal:
É colocado no início e/ou no fim do processo.

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FLUXOGRAMA GLOBAL
Documento:
Serve para identificar qualquer tipo de documento. Coloca-se o nome do documento dentro do símbolo.

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FLUXOGRAMA GLOBAL
Documento (cont.):
Quando da emissão do documento, deve-se marcar o lado esquerdo inferior do símbolo.

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FLUXOGRAMA GLOBAL
Documento (cont.):
Quando o documento aparece pela primeira vez no fluxograma considerado, mas já foi emitido em outro fluxograma, deve-se marcar o lado esquerdo superior do símbolo.

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FLUXOGRAMA GLOBAL
Documento (cont.):
Quando o documento é emitido em várias vias, a designação simbólica poderá ser conforme abaixo.

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FLUXOGRAMA GLOBAL
Documento (cont.):
Os jogos de documentos com denominação variada e de emissão ou recebimento simultâneo devem ser indicados, cada um com seu respectivo nome conforme abaixo.

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FLUXOGRAMA GLOBAL
Documento (cont.):
Quando o documento apresentar uma quantidade indefinida de vias, tem-se a representação abaixo.

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FLUXOGRAMA GLOBAL
Documento (cont.):
Quando o documento for representado por livros ou fichários principais que são permanentemente usados para registro de informações, pode-se utilizar uma tarja preta do lado esquerdo.

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FLUXOGRAMA GLOBAL
Conector:
Permite simplificar a vinculação de sub-rotinas e/ou fluxogramas sem que haja intersecções de linhas. Dentro do símbolo deve-se colocar uma letra que permita a identificação de onde se encontra a rotina em continuação.

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FLUXOGRAMA GLOBAL
Operação:
Mostra qualquer processamento que sobre um documento. Dentro do círculo, colocados números de chamada, necessárias descrições de cada uma próprio fluxograma. se realiza devem ser com as dentro do

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FLUXOGRAMA GLOBAL
Operação:
Ocorre uma operação quando:
um objeto é modificado em qualquer de suas características físicas; é montado ou desmontado de outro objeto; é disposto ou preparado para outra operação; quando se dá ou recebe informação; quando se cálculo. efetua um planejamento ou
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FLUXOGRAMA GLOBAL
Operação (cont.):
Alternativamente, pode-se utilizar um retângulo, dentro do qual pode ser descrito o que a operação está representando.

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FLUXOGRAMA GLOBAL
Arquivo:
Representa qualquer tipo de arquivo. Dentro do símbolo, devem ser colocadas letras que identifiquem a ordem de arquivamento, que pode ser cronológica, numérica ou alfabética.

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FLUXOGRAMA GLOBAL
Conferência:
Representa a ação de conferir dois ou mais documentos entre si ou checar a veracidade de cada um com determinado padrão preestabelecido.

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FLUXOGRAMA GLOBAL
Decisão:
É utilizado para demonstrar um ponto do sistema em que é necessário seguir por caminhos diferentes. Geralmente, dentro do símbolo encontra-se a assertiva e as saídas são as alternativas sim ou não. A resposta à alternativa é registrada no símbolo.

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FLUXOGRAMA GLOBAL
Sentido de circulação:
Se observa mediante linhas que se utilizam junto com os símbolos e indicam a direção em que estes caminham. Geralmente, as rotinas desenvolvem-se da esquerda para direita e de cima para baixo. A linha contínua cujo sentido é indicado por uma flecha significa que os documentos ou qualquer informação por escrito se deslocam em tal direção.
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FLUXOGRAMA GLOBAL
Sentido de circulação (cont.):

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FLUXOGRAMA GLOBAL
Sentido de circulação (cont.):
A linha intermitente cujo sentido, tambem, é indicado por uma flecha, significa que uma pessoa consulta verbalmente outra.

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FLUXOGRAMA GLOBAL
Demora ou atraso:
Representa um retardamento no processo, geralmente por motivos independentes aos interessados das unidades organizacionais da empresa.

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FLUXOGRAMA GLOBAL
Material:
Este símbolo representa qualquer material que circule pela empresa. tipo de

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FLUXOGRAMA GLOBAL
Notas explicativas:
Quando algumas explicações permitem melhor conhecimento do processo, elas devem ser inseridas, por meio de números de chamada, em local apropriado do fluxograma, normalmente na parte inferior do lado direito.

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FLUXOGRAMA GLOBAL
Inutilização ou destruição do documento:
As linhas intercruzadas em forma de “X” simbolizam que o documento é destruído e que não voltará a aparecer no processo.

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FLUXOGRAMA GLOBAL
Áreas de responsabilidade:
Para identificação das diferentes áreas, órgãos ou unidades organizacionais por onde tramitam informações ou documentos, delimitam-se campos específicos para cada agente ou unidade organizacional do processo.

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TÉCNICAS DE DESENHO
Com relação à confecção do desenho do fluxograma, cabe destacar:
O papel quadriculado é o mais adequado; O tamanho do fluxograma depende da complexidade do sistema e do grau de detalhe que se deseja; É conveniente que seu traçado seja feito a lápis; No canto inferior direito é conveniente colocar as informações básicas (nome da empresa, denominação da rotina, código do fluxograma, nome do analista, data, etc.)
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TÉCNICAS DE DESENHO
As unidades organizacionais da empresa devem ser representadas pelas colunas maiores;

Ao definir a localização das áreas de responsabilidade no fluxograma, deve ser levada em conta a proximidade dos setores quanto à troca de informações e documentos; É conveniente separar as rotinas diárias das com
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TÉCNICAS DE DESENHO
O número de colunas com a indicação de áreas de responsabilidade em cada fluxograma deve ser reduzido ao máximo (5 a 7); No caso de fluxogramas grandes, é conveniente que se proceda a uma segmentação do desenho em várias folhas. O tamanho dos símbolos deve ser uniforme; É importante que qualquer documento termine seu percurso por um dos seguintes símbolos:
arquivo permanente; documento destruído; término de circuito no fluxograma
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TÉCNICAS DE DESENHO
Logo após as colunas reserva-se uma última coluna para notas explicativas ou comentários;

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EXEMPLO DE FLUXOGRAMA GLOBAL

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