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TÉCNICAS DE REPRESENTAÇÃO GRÁFICA

INTRODUÇÃO

A representação gráfica permite


esquematizar e visualizar os sistema de
forma racional, clara e concisa,
facilitando seu entendimento geral por
todos os envolvidos.
Entre as técnicas de representação
gráfica, a mais usada pelo analista de
OSM é o fluxograma.
Por meio do fluxograma, o analista pode
representar os vários fatores e as
variáveis que ocorrem no sistema, os
circuitos de informação relacionadas ao2
TÉCNICA DO FLUXOGRAMA

A representação gráfica através do


fluxograma representa com
racionalidade, lógica, clareza e síntese
rotinas ou procedimentos em que
estejam envolvidos documentos,
informações recebidas, processadas e
emitidas, bem como seus respectivos
responsáveis e/ou unidades
organizacionais.
O fluxograma, por meio de símbolos
convencionais, representa de forma
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dinâmica o fluxo ou a sequência
TÉCNICA DO FLUXOGRAMA

Fluxograma:
É a representação gráfica que
apresenta a seqüência de um
trabalho de forma analítica,
caracterizando as operações, os
responsáveis e/ou unidades
organizacionais envolvidas no
processo.

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TÉCNICA DO FLUXOGRAMA

O fluxograma objetiva os seguintes


aspectos:
padronizar a representação dos métodos e os
procedimentos administrativos;
maior rapidez na descrição dos métodos
administrativos;
facilitar a leitura e o entendimento;
facilitar a localização e a identificação dos
aspectos mais importantes;
maior flexibilidade; e
melhor grau de análise.
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TÉCNICA DO FLUXOGRAMA

O fluxograma objetiva evidenciar a


seqüência de um trabalho, permitindo
a visualização dos movimentos
ilógicos e a dispersão de recursos
materiais e humanos.
É o meio pelo qual o analista de OSM
consegue articular as diversas etapas
de uma rotina depois de divisão e
distribuição das tarefas.
Os fluxogramas procuram mostrar o
modo pelo qual as coisas são feitas, e6
não o modo pelo qual o chefe diz aos
VANTAGENS DO FLUXOGRAMA

Vantagens do fluxograma:
apresentação real do funcionamento de todos
os componentes de um método administrativo;
possibilidade da apresentação de um filosofia
de administração, atuando como fator
psicológico;
possibilidade de visualização integrada de um
método administrativo, o que facilita o exame
dos vários componentes do sistema e de suas
possíveis repercussões;
propiciar o levantamento e a análise de
qualquer método administrativo; 7
VANTAGENS DO FLUXOGRAMA

Vantagens do fluxograma (cont.):


propiciar o uso de convenções de simbologias, o
que possibilita uma leitura mais simples e lógica
do processo, tanto por parte dos especialistas
em métodos administrativos, quanto por seus
usuários;
possibilidade de identificação mais fácil e rápida
dos pontos fortes e fracos do método
administrativo considerado; e
propiciar a atualização e manutenção do
método administrativo de maneira mais
adequada, pela melhor clareza das alterações8
introduzidas, incluindo suas causas e efeitos.
INFORMAÇÕES BÁSICAS DO
FLUXOGRAMA
Informações básicas provenientes do
fluxograma:
o tipo de operações ou trâmites que integram o
circuito de informações;
o sentido de circulação ou fluxo de informação;
as unidades organizacionais em que se realiza
cada operação;
o volume das operações efetuadas; e
os níveis hierárquicos que intervêm nas
operações do método administrativo
representado pelo fluxograma.
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SIMBOLOGIA DO FLUXOGRAMA

Os símbolos utilizados nos


fluxogramas têm por objetivo
evidenciar origem, processo e destino
da informação componente de um
sistema administrativo.
Os símbolos convencionais são
padronizados e representam
elementos ou situações correntes.
Os símbolos serão apresentados para
cada tipo de fluxograma a seguir.
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TIPOS DE FLUXOGRAMAS

Os principais tipos de
fluxogramas que o analista de
OSM pode utilizar são:
fluxograma vertical;
fluxograma parcial ou descritivo; e
fluxograma global ou de coluna.

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FLUXOGRAMA VERTICAL

O fluxograma vertical é, normalmente,


destinado à representação de rotinas
simples em seu processamento
analítico em uma unidade
organizacional específica da empresa.
Vantagens:
poder ser impresso como formulário
padronizado;
rapidez de preenchimento;
maior clareza de apresentação;
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facilidade de leitura pelos usuários.
FLUXOGRAMA VERTICAL

O fluxograma vertical é formado por


colunas verticais onde são colocados
os símbolos convencionais de
operação, transporte, arquivamento,
demora e inspeção, a descrição do
método atual e a unidade
organizacional que executa a
operação.
Pela análise do fluxograma vertical, a
empresa pode obter melhoramentos
que resultam em eliminação,
combinação, reclassificação,13
FLUXOGRAMA VERTICAL

A cada detalhe aplica-se as seguintes


perguntas:
POR QUE – esse sistema é necessário?
pode-se eliminar o sistema, o processo ou
os passos?
O QUE – é feito? quais os passos? estão
todos eles incluídos?
ONDE – deve isso ser feito? pode ser feito
em outro lugar?
QUANDO – deve ser feito? pode ser
combinado ou simplificado? é feito na14
referência correta?
FLUXOGRAMA VERTICAL

A cada detalhe aplica-se as seguintes


perguntas (cont.):
QUEM – deve executar a tarefa? outra
pessoa pode executá-lo melhor? quem
manipula é a pessoa correta?
COMO – está sendo executada a tarefa?
pode ser executada com equipamento
diferente? com esquema diferente?
QUANTO – de volume de trabalho está
envolvido? pode ser reduzido? precisa de
aumento?
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FLUXOGRAMA VERTICAL

Aspectos básicos do fluxograma


vertical:
facilitar a descrição das rotinas e dos
procedimentos existentes; e isso porque os
símbolos são impressos de maneira que
permitem que o analista simplesmente
interligue esses símbolos para descrever o
sistema existente;
reduz as divergências entre entrevistador e
entrevistado; e
estruturar a proposição de novos sistemas,
16
embora seu maior uso seja em
FLUXOGRAMA VERTICAL

Os símbolos utilizados no fluxograma


vertical são:

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FLUXOGRAMA VERTICAL

Exemplo de fluxograma vertical:

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FLUXOGRAMA PARCIAL

Seus aspectos básicos são:


descreve o curso de ação e os trâmites dos
documentos;
também é mais utilizado para
levantamentos
é de elaboração um pouco mais difícil do
que o fluxograma vertical; e
é mais utilizado para rotinas que envolvem
poucas unidades organizacionais.

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FLUXOGRAMA PARCIAL

Os símbolos utilizados no fluxograma parcial


são:

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FLUXOGRAMA PARCIAL

Sua operacionalização é efetuada


mediante a interligação de seus
símbolos.
Deve-se notar que o conector é
utilizado para evitar muitas
intersecções de linhas.
Outro aspecto é que se torna difícil de
visualização dos documentos
manuseados por uma única unidade
organizacional, principalmente se
houver troca constante de21
documentos entre as unidades.
FLUXOGRAMA PARCIAL

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FLUXOGRAMA GLOBAL

Esse é o tipo de fluxograma mais


utilizado pelas empresas.
De maneira resumida, seus aspectos
básicos são:
É utilizado tanto no levantamento quanto na
descrição de novas rotinas e procedimentos;
Permite demonstrar o fluxo de informações
e documentos com maior clareza, dentro e
fora da unidade organizacional considerada;
e
Apresenta maior versatilidade,
principalmente por sua maior diversidade de 23
FLUXOGRAMA GLOBAL

Os símbolos utilizados no fluxograma


parcial são:

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FLUXOGRAMA GLOBAL

Terminal:
É colocado no início e/ou no fim do processo.

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FLUXOGRAMA GLOBAL

Documento:
Serve para identificar qualquer tipo de documento.
Coloca-se o nome do documento dentro do símbolo.

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FLUXOGRAMA GLOBAL

Documento (cont.):
Quando da emissão do documento, deve-se
marcar o lado esquerdo inferior do símbolo.

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FLUXOGRAMA GLOBAL

Documento (cont.):
Quando o documento aparece pela primeira vez no
fluxograma considerado, mas já foi emitido em
outro fluxograma, deve-se marcar o lado esquerdo
superior do símbolo.

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FLUXOGRAMA GLOBAL

Documento (cont.):
Quando o documento é emitido em várias vias, a
designação simbólica poderá ser conforme abaixo.

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FLUXOGRAMA GLOBAL

Documento (cont.):
Os jogos de documentos com denominação variada
e de emissão ou recebimento simultâneo devem
ser indicados, cada um com seu respectivo nome
conforme abaixo.

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FLUXOGRAMA GLOBAL

Documento (cont.):
Quando o documento apresentar uma quantidade
indefinida de vias, tem-se a representação abaixo.

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FLUXOGRAMA GLOBAL

Documento (cont.):
Quando o documento for representado por livros
ou fichários principais que são permanentemente
usados para registro de informações, pode-se
utilizar uma tarja preta do lado esquerdo.

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FLUXOGRAMA GLOBAL

Conector:
Permite simplificar a vinculação de sub-rotinas
e/ou fluxogramas sem que haja intersecções de
linhas. Dentro do símbolo deve-se colocar uma
letra que permita a identificação de onde se
encontra a rotina em continuação.

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FLUXOGRAMA GLOBAL

Operação:
Mostra qualquer processamento que se realiza
sobre um documento. Dentro do círculo, devem ser
colocados números de chamada, com as
necessárias descrições de cada uma dentro do
próprio fluxograma.

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FLUXOGRAMA GLOBAL

Operação:
Ocorre uma operação quando:
um objeto é modificado em qualquer de suas
características físicas;
é montado ou desmontado de outro objeto;
é disposto ou preparado para outra operação;
quando se dá ou recebe informação;
quando se efetua um planejamento ou
cálculo.
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FLUXOGRAMA GLOBAL

Operação (cont.):
Alternativamente, pode-se utilizar um retângulo,
dentro do qual pode ser descrito o que a operação
está representando.

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FLUXOGRAMA GLOBAL

Arquivo:
Representa qualquer tipo de arquivo. Dentro do
símbolo, devem ser colocadas letras que
identifiquem a ordem de arquivamento, que pode
ser cronológica, numérica ou alfabética.

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FLUXOGRAMA GLOBAL

Conferência:
Representa a ação de conferir dois ou mais
documentos entre si ou checar a veracidade de
cada um com determinado padrão
preestabelecido.

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FLUXOGRAMA GLOBAL

Decisão:
É utilizado para demonstrar um ponto do sistema
em que é necessário seguir por caminhos
diferentes. Geralmente, dentro do símbolo
encontra-se a assertiva e as saídas são as
alternativas sim ou não. A resposta à alternativa é
registrada no símbolo.

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FLUXOGRAMA GLOBAL

Sentido de circulação:
Se observa mediante linhas que se utilizam
junto com os símbolos e indicam a direção
em que estes caminham. Geralmente, as
rotinas desenvolvem-se da esquerda para
direita e de cima para baixo.
A linha contínua cujo sentido é indicado por
uma flecha significa que os documentos ou
qualquer informação por escrito se
deslocam em tal direção.

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FLUXOGRAMA GLOBAL

Sentido de circulação (cont.):

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FLUXOGRAMA GLOBAL

Sentido de circulação (cont.):


A linha intermitente cujo sentido, tambem, é
indicado por uma flecha, significa que uma pessoa
consulta verbalmente outra.

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FLUXOGRAMA GLOBAL

Demora ou atraso:
Representa um retardamento no processo,
geralmente por motivos independentes aos
interessados das unidades organizacionais da
empresa.

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FLUXOGRAMA GLOBAL

Material:
Este símbolo representa qualquer tipo de
material que circule pela empresa.

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FLUXOGRAMA GLOBAL

Notas explicativas:
Quando algumas explicações permitem
melhor conhecimento do processo, elas
devem ser inseridas, por meio de números
de chamada, em local apropriado do
fluxograma, normalmente na parte inferior
do lado direito.

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FLUXOGRAMA GLOBAL

Inutilização ou destruição do documento:


As linhas intercruzadas em forma de “X”
simbolizam que o documento é destruído e que
não voltará a aparecer no processo.

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FLUXOGRAMA GLOBAL

Áreas de responsabilidade:
Para identificação das diferentes áreas, órgãos ou
unidades organizacionais por onde tramitam
informações ou documentos, delimitam-se campos
específicos para cada agente ou unidade
organizacional do processo.

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TÉCNICAS DE DESENHO

Com relação à confecção do desenho do


fluxograma, cabe destacar:
O papel quadriculado é o mais adequado;
O tamanho do fluxograma depende da
complexidade do sistema e do grau de detalhe que
se deseja;
É conveniente que seu traçado seja feito a lápis;
No canto inferior direito é conveniente colocar as
informações básicas (nome da empresa,
denominação da rotina, código do fluxograma,
nome do analista, data, etc.)

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TÉCNICAS DE DESENHO

As unidades organizacionais da empresa devem


ser representadas pelas colunas maiores;

Ao definir a localização das áreas de


responsabilidade no fluxograma, deve ser levada
em conta a proximidade dos setores quanto à
troca de informações e documentos;
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É conveniente separar as rotinas diárias das com
TÉCNICAS DE DESENHO

O número de colunas com a indicação de áreas de


responsabilidade em cada fluxograma deve ser
reduzido ao máximo (5 a 7);
No caso de fluxogramas grandes, é conveniente que
se proceda a uma segmentação do desenho em
várias folhas.
O tamanho dos símbolos deve ser uniforme;
É importante que qualquer documento termine seu
percurso por um dos seguintes símbolos:
arquivo permanente;
documento destruído;
término de circuito no fluxograma
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TÉCNICAS DE DESENHO

Logo após as colunas reserva-se uma última coluna


para notas explicativas ou comentários;

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EXEMPLO DE FLUXOGRAMA GLOBAL

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