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CONTROLE E AVALIAÇÃO

CONCEITOS BÁSICOS

O papel desempenhado pela função


controle e avaliação para o analista é,
basicamente, acompanhar o
desempenho dos sistemas de
informações gerenciais, da estrutura
organizacional e dos métodos, rotinas
e procedimentos administrativos, por
meio da comparação entre as
situações alcançadas e as previstas; e,
nesse sentido, a função controle a
avaliação é destinada a assegurar que
o desempenho real possibilite o2
CONCEITOS BÁSICOS

Controle é uma função do processo


administrativo que, mediante a
comparação com padrões previamente
estabelecidos, procura medir e avaliar
o desempenho e o resultado das
ações, com a finalidade de realimentar
os tomadores de decisões, de forma
que possam corrigir ou reforçar esse
desempenho ou interferir em funções
do processo administrativo, para
assegurar que os resultados
satisfaçam aos desafios e aos3
CONCEITOS BÁSICOS

Portanto, a atividade de controlar


deve ser entendida como o processo
de coletar e retroalimentar
informações sobre o desempenho, de
maneira que os responsáveis pelas
tomadas de decisões possam
comparar os resultados realizados
com os resultados planejados e decidir
o que fazer a respeito de distorções ou
problemas diagnosticados.

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CONCEITOS BÁSICOS

Por outro lado, assim como diferentes


empresas têm de desenvolver
distintos estilos administrativos que
melhor atendam a seu contexto,
também os sistemas de controles
devem ser modelados para adequar-se
à empresa a que devem servir.
O resultado final do processo de
controle é a informação. Portanto, o
analista deve procurar estabelecer um
sistema de informações que permita
constante e efetiva avaliação da
estrutura organizacional e dos5
CONCEITOS BÁSICOS

Antes de iniciar o controle e a


avaliação dos itens da “organização” e
dos “métodos”, deve-se estar atento a
determinados aspectos de motivação,
capacidade, informação e tempo.
Com referência à motivação, deve-se
verificar se o nível de motivação está
adequado para o desenvolvimento do
processo de controle e avaliação. Para
tanto, verificam-se, entre outros, os
seguintes aspectos:
se os trabalhos atendem à real conceituação e
aplicação dos sistemas administrativos
considerados; e
se o nível de envolvimento dos funcionários é6
adequado.
CONCEITOS BÁSICOS

Quanto à capacidade, deve-se verificar se


a empresa e, conseqüentemente, seus
executivos e funcionários estão
habilitados para realizar o processo de
controle e avaliação.
Deve-se verificar se há todos os dados e
informações necessários ao controle e se
foram, devidamente, comunicados a
todos os interessados.
Quanto ao tempo, é preciso verificar se
todos os executivos e funcionários da
empresa, em seus diferentes níveis, têm7
o tempo adequado para se dedicarem à
FINALIDADES DA FUNÇÃO CONTROLE E
AVALIAÇÃO

A função controle e avaliação para os


sistemas de informações gerenciais, a
estrutura organizacional, bem como os
métodos, as normas e os
procedimentos da empresa têm
algumas finalidades mencionadas a
seguir:
identificar problemas, falhas e erros que se
transformam em desvios do planejado, com a
finalidade de corrigi-los e de evitar sua
reincidência;
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FINALIDADES DA FUNÇÃO CONTROLE E
AVALIAÇÃO
fazer com que os resultados obtidos com a
realização das operações estejam, tanto quanto
possível, próximos dos resultados esperados e
possibilitem o alcance dos objetivos
previamente estabelecidos;
fazer com que a empresa trabalhe de forma
mais adequada; e
proporcionar informações gerenciais periódicas,
para que seja rápida a intervenção no
desempenho do processo.

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FINALIDADES DA FUNÇÃO CONTROLE E
AVALIAÇÃO
Com base em suas finalidades, a
função controle e avaliação pode ser
utilizada como instrumento gerencial
para:
corrigir ou reforçar o desempenho apresentado;
informar sobre a necessidade de alterações nas
funções administrativas de planejamento,
organização e direção;
garantir a manutenção ou o aumento da eficiência e
eficácia na consecução dos objetivos e metas;
informar se os programas, projetos e planos estão
sendo desenvolvidos de acordo com o estabelecido;
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FINALIDADES DA FUNÇÃO CONTROLE E
AVALIAÇÃO
Um aspecto que pode reforçar seu uso
como instrumento gerencial é o nível
da relação da função controle e
avaliação em relação a eficiência,
eficácia e efetividade.
Existem três conceitos básicos
inerentes à idéia de controle e
avaliação, a saber:
a eficiência, que se refere à otimização dos recursos
utilizados para a obtenção dos resultados;
a efetividade, que se refere à relação entre os
resultados alcançados e os objetivos propostos ao11
FINALIDADES DA FUNÇÃO CONTROLE E
AVALIAÇÃO
Normalmente, a eficiência é difícil de ser
avaliada, visto que podem ocorrer diferenças
de opiniões a respeito da eficiência com que
os resultados foram utilizados.
Existem alguns aspectos que podem
prejudicar a eficiência, a eficácia e a
efetividade do sistema de controle e
avaliação, tais como:
lentidão e deficiência nas informações;
insuficiência de informações;
sistemas de controles complicados;
planos mal elaborados e mal implantados;
estrutura organizacional inadequada; e 12
incapacidade dos recursos humanos.
INFORMAÇÕES NECESSÁRIAS AO
CONTROLE E AVALIAÇÃO
Na consideração das informações que
são necessárias ao controle e
avaliação da estrutura organizacional
e dos métodos, rotinas e
procedimentos, devem-se analisar
alguns aspectos:
os tipos de informação;
a freqüência das informações;
a qualidade das informações; e
as fontes das informações.

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INFORMAÇÕES NECESSÁRIAS AO
CONTROLE E AVALIAÇÃO
A. Tipos de Informações
Os tipos de informações necessárias
ao processo de controle e avaliação
são os mais variados possível,
abrangendo, entre outros, os
seguintes aspectos:
datas de ocorrência de eventos, como os
evidenciados por meio dos relatórios de
progresso;
quantificação temporal das atividades;
interação das atividades; 14
quantificação da mão-de-obra; e
INFORMAÇÕES NECESSÁRIAS AO
CONTROLE E AVALIAÇÃO
B. Freqüência das Informações
Não é muito fácil estabelecer a
freqüência das informações, mas
pode-se estabelecer, por meio de
experiência própria, que pode ser
julgada válida, a seguinte situação:
a estrutura organizacional deve ser avaliada a
cada ano; e
os métodos, rotinas e procedimentos devem ser
avaliados a cada seis meses, ou fugindo a essa
fixação prévia, sempre que um fato maior o
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exigir.
INFORMAÇÕES NECESSÁRIAS AO
CONTROLE E AVALIAÇÃO
C. Qualidade das Informações
O analista de OSM deve dispensar muita
atenção ao conteúdo, forma, canais,
periodicidade e precisão das informações
para avaliação e controle. De maneira
geral, pode-se partir das seguintes
situações:
em termos de controle estratégico, pode-se ter
baixo grau de detalhamento e alto grau de
consolidação de informações;
em termos de controle tático, pode-se ter baixo grau
de detalhamento e alto grau de sínteses; e
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em termos de controle operacional, pode-se ter alto
INFORMAÇÕES NECESSÁRIAS AO
CONTROLE E AVALIAÇÃO
D. Fontes de Informações
São duas as fontes de informações
sobre o desenvolvimento da estrutura
organizacional e dos métodos, rotinas
e procedimentos:
analistas de sistemas, organização é métodos;
usuários.

Como podem ocorrer inadequações


quanto a essas informações, é
necessário cruzar as informações dos
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usuários do sistema considerado com
INFORMAÇÕES NECESSÁRIAS AO
CONTROLE E AVALIAÇÃO
D. Fontes de Informações
As possíveis divergências de
informações devem ser analisadas e
equacionadas. Entretanto, as fontes
básicas de informações podem ser dos
seguintes tipos, de maneira
cumulativa:
fontes internas à empresa;
fontes externas à empresa;
fontes passadas;
fontes presentes; e 18
DECISÃO E PROCESSO DE CONTROLE E
AVALIAÇÃO
B. Freqüência das Informações
Não é muito fácil estabelecer a
freqüência das informações, mas
pode-se estabelecer, por meio de
experiência própria, que pode ser
julgada válida, a seguinte situação:
a estrutura organizacional deve ser avaliada a
cada ano; e
os métodos, rotinas e procedimentos devem ser
avaliados a cada seis meses, ou fugindo a essa
fixação prévia, sempre que um fato maior o
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exigir.