brainstorming, Matriz GUT, 5w2h, Cronograma/Organograma/Fluxograma e Layout pdc

1 CRONOGRAMA O cronograma é um instrumento de planejamento e controle semelhante a um diagrama, em que são definidas e detalhadas minuciosamente as atividades a serem executadas durante um período estimado. A nível gerencial, um cronograma é um artefato de controle importante para levantamento de custos dos custos de um projeto e, a partir deste artefato, pode ser feita uma análise de viabilidade antes da aprovação final para a realização do projeto. O cronograma é uma importante ferramenta que possibilita o detalhamento de atividades a serem executadas em um espaço de tempo predeterminado. Seu uso é de grande vantagem pois permite a execução de um trabalho de forma rápida e precisa. Também possibilita o levantamento de custos de um projeto antes da execução do mesmo para saber se será viável ou não. A divisão dos períodos variam em dias, semanas, quinzenas, meses, bimestres e etc.., enfim de acordo com os critérios estabelecidos. Entre as importâncias de se fazer um cronograma, podemos verificar:        Estabelece uma data para a entrega de um produto ou serviço Controla o andamento e desenvolvimento do projeto Mantêm o compromisso dos responsáveis Mede a lucratividade ou o prejuízo de um projeto Tipos de Cronograma: Alto nível: Mostra somente marcos importante Nível intermediário: Mais descritivo quanto aos requisitos, análises e projetos, é acompanhado pelo gerente. Baixo nível: mostra um acompanhamento em dias. A maior importância de um cronograma está em identificar o chamado “Caminho Critico” (conjunto de tarefas ligadas a uma ou mais tarefas que não

Modelos de Cronograma Figura 1. Isso serve para que todos os envolvidos saibam qual o seu dever dentro do projeto. Determinar quais as dependências entre essas atividades. Dar início ao controle e monitoramento do projeto. É através dessa técnica que o indivíduo consegue utilizar métodos de controle. Definir uma data para o inicio do projeto. Definir uma linha de base. Realizar o nivelamento dos recursos.possuem uma margem de atraso). Definir um calendário para os recursos. um cronograma resume-se a:           Listagem de atividades a serem desenvolvidas. Quando o trabalho é realizado por uma equipe. Determinar os recursos das atividades. Estipular um tempo de duração para cada uma delas. esse cronograma pode ser mais detalhado. Lembrando. De forma projetual simples. que esses passos são usados apenas em cronogramas direcionados à Gestão de Projetos. Identificar e analisar o “Caminho Crítico”. com o intuito de aumentar a probabilidade do sucesso de um projeto.1 Cronograma para realização de processo seletivo .

Figura 1.2 Cronograma de Atividades Figura 1.3 Cronograma de Projetos .

Secretaria. Biblioteca. etc. coordenador. maior a autoridade e a abrangência da atividade. McCallum. administrador de ferrovias. Os órgãos ou departamentos são unidades administrativas com funções bem definidas. Gerencia Administrativa. quanto mais alto estiver o órgão. etc. Normalmente tem colaboradores ( funcionários ) e espaço físico definido. diretor. cujo cargo pode ser chefe. Departamento de compras. Exemplos de órgãos: Tesouraria.2 ORGANOGRAMA O organograma é um gráfico que representa a estrutura formal de uma organização. supervisor. gerente. Os órgãos possuem um responsável. . governador. secretário. os órgãos são dispostos em níveis que representam a hierarquia existente entre eles. Portaria. Em um organograma vertical. Setor de Produção. Num organograma. no ano de 1856. Diretoria Técnica. presidente. Credita-se a criação dos primeiros organogramas ao norte americano Daniel C. Os organogramas mostram como estão dispostas unidades funcionais a hierarquia e as relações de comunicação existentes entre estes.

Figura 2. simples. atividades importantes dos órgãos.informa as relações diretas e indiretas . o perfil. Sob o ponto de vista desta definição. indicando apenas (subordinação e chefia).relaciona quem é quem na estrutura existente.não acompanha as mudanças nas termos de hierarquia.visualiza de imediato os órgãos de linha e de assessoramento. permite interpretações errôneas e .é altamente formal. Tipos de organogramas:  Clássicos – O organograma clássico também é chamado de vertical.não indica todas as relações e situações estruturais existentes. . elaborado com retângulos que representam os órgãos e linhas que fazem a ligação hierárquica e de comunicação entre eles. Desvantagens .demonstra a importância dos órgãos em .possibilita um conhecimento formal das comunicações. Quadro 2.  Não clássicos . . impreciso.é estático.deve ser claro. e. figura 2.não representa o poder. informações desnecessárias. a disposição dos órgãos da empresa e a estrutura do poder e da autoridade. . . não acompanhando as mudanças nos órgãos. as linhas de comunicação aplicadas à empresa. Vantagens . os indicadores de seus ocupantes e as possíveis relações como o ambiente externo. com determinadas vantagens/desvantagens apresentadas no Quadro 2. .indica a relação entre os órgãos. .2. preciso e ter .pode ser complexo.São todos os demais tipos como abaixo: .3. com estética e equilíbrio. .Organograma é uma representação gráfica do ambiente interno e da estrutura organizacional da empresa sob um determinado aspecto ou ponto de vista.1 – Vantagens e desvantagens do organograma. procurando representar a situação formal da hierarquia. É o mais comum tipo de organograma. posições. em casos.1 Vantagens e desvantagens do organograma. o analista de OSM possui uma visualização global da empresa. incompletas.

2 Organograma Estrutural . onde o tamanho do retângulo é diretamente proporcional à importância da autoridade que o representa. os quais representam os diversos níveis de autoridade a partir do círculo central.  Informativo – apresenta um máximo de informações de diversas naturezas relacionadas com cada unidade organizacional da empresa. mas sim o inter-relacionamento entre diversas atividades e os responsáveis por cada uma delas.5     Radial ou solar misto – seu objetivo é mostrar o macrossistema das empresas componentes de um grande grupo empresarial.4  Radial circular setorial (setorgrama ou departamentograma) – São elaborados por meio de círculos concêntrios. Organograma Linear de Responsabilidade (OLR) – possui um diferenciador em relação aos demais organogramas. EXEMPLOS DE ORGANOGRAMAS: Figura 2. Figura 2. pois a sua preocupação não é apresentar o posicionamento hierárquico. onde localiza-se a autoridade maior da empresa. Em barras – representados por intermédio de longos retângulos a partir de uma base vertical. normalmente em quatro níveis. Bandeira – apresentam grupos de órgãos que possuem uma missão específica e bem definida na estrutura organizacional. Lambda – apresentam apenas grupos de órgãos que possuam características comuns. Figura 2.

4 Organograma em Barras Figura 2. .3 Organograma Funcional Figura 2.Figura 2.5 Organograma Circular (Setorgrama).

ou sequência.3 FLUXOGRAMA O fluxograma é uma técnica de representação gráfica que se utiliza símbolos previamente convencionados. por exemplo. bem como o . bem como proporcionar maior rapidez na descrição dos métodos administrativos. Facilitando a leitura o entendimento a localização e a identificação dos aspectos mais importantes. de um processo. Proporciona também uma maior flexibilidade e um melhor grau de análise no fluxo de um processo. permitindo a descrição clara e precisa do fluxo. bem como sua análise e redesenho. um determinado documento através dos vários departamentos da organização. padronizar a representação dos métodos e os procedimentos administrativos. O fluxograma tem por características. O fluxograma pode ser definido também como um o gráfico em que se representa o percurso ou caminho percorrido.

quer na fase de levantamento. da seguinte maneira:  Permitindo compreender ou estabelecer. O fluxograma auxilia o trabalho de organização. Assim como o organograma é o instrumento gráfico capital para estudo da estrutura de uma empresa. e as tarefas realizadas por essas unidades. parcial ou total Permite visão ampla de todo o processo Eles também são capazes de evitar: . a identificação das fases de execução. permitindo a compreensão e posterior otimização dos processos desenvolvidos em cada departamento ou área da organização. permitindo um estudo acurado dos métodos. que melhor ficariam situadas noutro ponto do fluxo de trabalho. processos e rotinas. A existência de fluxogramas para cada um dos processos é fundamental para a simplificação e racionalização do trabalho. entre as unidades simples ou complexas de trabalho. Fluxograma é o gráfico em que se representam as unidades de trabalho de um órgão ou empresa. Permitindo identificar e suprimir os movimentos inúteis de um elemento qualquer. Estabelecendo nos dois casos acima. com clareza e facilidade as relações por vezes intrincadas e emaranhadas. Através dos fluxogramas é possível visualizar coisas como:         Quais operações são realizadas Onde e quem realiza as operações Quais as entradas e saídas Como fluem as informações Quais os recursos gastos no processo Qual o volume de trabalho Qual o tempo de execução.    Possibilitando identificar. a situação de relacionamento entre elas.tratamento que cada um vai lhe dispensando. quer na de planejamento. o curso do trabalho através dessas unidades. (um requerimento. as relações que possam ser eliminadas ou devem ser alteradas. por exemplo). na empresa em estudo. Ou seja o objetivo do fluxograma e sua importância estão no fato de constituir o mais poderoso instrumento para simplificação e racionalização do trabalho. o fluxograma o é para estudo do seu funcionamento. isto é.

Fluxograma Vertical É destinado à rotina simples em seu processamento analítico em uma unidade organizacional. dois tipos de fluxogramas: o fluxograma vertical e o fluxograma horizontal com suas variações. Consiste em um modelo para ser impresso e usado como um formulário para o levantamento de dados em processos administrativos. O fluxograma vertical tem como vantagens a rapidez de preenchimento por ser um formulário padronizado e a capacidade de manter clareza na apresentação e facilidade de leitura. Figura 3.   Dupla interpretação pelo padrão dos símbolos Falhas de funcionamento e gargalos Complexidades desnecessárias Tipos de Fluxograma Existem basicamente.1 Fluxograma Vertical . mais usado na etapa de análise das informações). (horizontal descritivo e por isso mais apropriado ao levantamento de informações e o fluxograma horizontal de colunas.

. Totais. Fluxograma vertical Símbolos. Identificação dos setores envolvidos no processo. Nesta área estão os símbolos e descrições daqueles que representam as operações do processo em estudo. Tipo de rotina. Identificação da unidade organizacional responsável pelo processo. Setor (de baixo). ou operação. O número da ordem sequencial em que ocorreram as atividades do processo em estudo.Descrição dos campos do formulário:        Identificação do formulário. O número de vezes em que ocorreu esse símbolo. Setor. A identificação do processo em estudo. inclusive se á atual ou proposto. Ordem. da equipe de analistas e a data de emissão do formulário.

3 Diagrama de Processos . Descrição dos passos.2 Fluxograma Vertical Figura 3. Descreva de forma direta e assertiva as atividades do processo. Para preencher todos os campos. basta pintar com caneta os símbolos que correspondem à atividade descrita na coluna “descrição dos passos” e ligar os símbolos com uma linha para identificar o fluxo das atividades. Figura 3.

Figura 3. Fluxograma Horizontal .4 Fluxograma Vertical. Símbolos e seus Significados.

o descritivo e o de colunas. e dela em relação às demais. Figura 3. Elas são apresentadas em colunas. dos documentos e das informações que circulam em um processo. A elaboração é feita como se estivesse escrevendo. clara e precisa de tudo o que acontece em determinada área. utilizando símbolos e convenções previamente definidos.Esse tipo de fluxograma procura descrever um processo de maneira horizontal. por meio de símbolos padronizados. só que no lugar de somente palavras são utilizados símbolos e palavras que permitem a descrição do fluxo do processo de maneira clara e precisa. Existem duas variáveis desse tipo de fluxograma.  Fluxograma horizontal descritivo – Trata-se de um fluxograma que descreve o fluxo de atividades.  Fluxograma horizontal de colunas – Esse tipo de fluxograma difere do descritivo no que se refere à maneira de representar graficamente as áreas envolvidas no processo. ou seja. da esquerda para a direita. Tanto a elaboração quanto a leitura são feitas como se estivesse escrevendo ou lendo. o que permite que se tenha uma visão completa.5 Simbologia de Fluxogramas EXEMPLOS DE FLUXOGRAMAS HORIZONTAIS .

6 Fluxograma horizontal descritivo Figura 3.Figura 3.7 Fluxograma horizontal de colunas .

.

Técnicas de desenho de fluxogramas Podemos desenhar um fluxograma manualmente ou com a utilização de softwares que rodam em microcomputadores. O desenho deve reservar espaços para identificação do fluxograma. data. FlowChart: software específico para desenho de fluxogramas. ou desenho de um fluxograma horizontal. Os símbolos devem ter tamanhos e formas bem uniformes e guardar a devida proporção entre si. como se estivesse escrevendo. e o tamanho ideal é aquele que permite visualizar o processo sem grandes movimentos. pois permitem alterações mais rápidas. Process Chart: software específico para análise e desenho de processos. tanto o descritivo como o de colunas requer algumas regras básicas:    Dispor de gabaritos. processo. No fluxograma vertical. ou seja: nome da empresa. . bastando para isso apagar o que se deseja modificar. que correspondem a réguas que contêm os símbolos convencionais. A elaboração. Deve-se utilizar lápis. tanto lateral como verticalmente. o desenho do fluxo está restrito ao preenchimento de alguns campos. possibilitando ganho de produtividade muito grande. versão e executante. O tamanho do desenho do fluxo varia de acordo com a complexidade do processo em estudo. Como referencial podemos citar os seguintes softwares:    Visio Standard: software destinado à elaboração de variados desenhos técnicos. oferecendo uma gama muito grande de recursos que nos ajudam na elaboração de um fluxo de processo. ou lapiseira. como se trata de formulário impresso.    O desenho deve ser da esquerda para a direita e de cima para baixo. A informática dispõe de vários softwares que permitem o desenho de fluxograma.

4 CONCLUSÃO Entendemos que o cronograma. eliminando os gargalos reduzindo assim os custos e aumentando a eficiência e a lucratividade. . obtendo-se uma maior compreensão da forma mais correta de executa-los. sem se ter grandes custos com a sua formulação. PowerPoint e Word: são softwares que permitem o desenho de fluxograma com a utilização de símbolos que são padrões mundiais. o organograma e o fluxograma constituem ferramentas indispensáveis para se desenvolver uma gestão eficiente e com mais qualidade. Excel. pois propiciam ao gestor condições de desenvolver um planejamento voltado a projetos e processos. . Desta forma se consegue ganhar tempo descobrindo onde estão localizados os vícios do processo e os gargalos eliminando os vícios no processo.

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