brainstorming, Matriz GUT, 5w2h, Cronograma/Organograma/Fluxograma e Layout pdc

1 CRONOGRAMA O cronograma é um instrumento de planejamento e controle semelhante a um diagrama, em que são definidas e detalhadas minuciosamente as atividades a serem executadas durante um período estimado. A nível gerencial, um cronograma é um artefato de controle importante para levantamento de custos dos custos de um projeto e, a partir deste artefato, pode ser feita uma análise de viabilidade antes da aprovação final para a realização do projeto. O cronograma é uma importante ferramenta que possibilita o detalhamento de atividades a serem executadas em um espaço de tempo predeterminado. Seu uso é de grande vantagem pois permite a execução de um trabalho de forma rápida e precisa. Também possibilita o levantamento de custos de um projeto antes da execução do mesmo para saber se será viável ou não. A divisão dos períodos variam em dias, semanas, quinzenas, meses, bimestres e etc.., enfim de acordo com os critérios estabelecidos. Entre as importâncias de se fazer um cronograma, podemos verificar:        Estabelece uma data para a entrega de um produto ou serviço Controla o andamento e desenvolvimento do projeto Mantêm o compromisso dos responsáveis Mede a lucratividade ou o prejuízo de um projeto Tipos de Cronograma: Alto nível: Mostra somente marcos importante Nível intermediário: Mais descritivo quanto aos requisitos, análises e projetos, é acompanhado pelo gerente. Baixo nível: mostra um acompanhamento em dias. A maior importância de um cronograma está em identificar o chamado “Caminho Critico” (conjunto de tarefas ligadas a uma ou mais tarefas que não

Modelos de Cronograma Figura 1. De forma projetual simples. Realizar o nivelamento dos recursos. Determinar os recursos das atividades. com o intuito de aumentar a probabilidade do sucesso de um projeto. Quando o trabalho é realizado por uma equipe.1 Cronograma para realização de processo seletivo . Lembrando.possuem uma margem de atraso). Identificar e analisar o “Caminho Crítico”. esse cronograma pode ser mais detalhado. Definir uma data para o inicio do projeto. Definir um calendário para os recursos. Definir uma linha de base. Isso serve para que todos os envolvidos saibam qual o seu dever dentro do projeto. Estipular um tempo de duração para cada uma delas. É através dessa técnica que o indivíduo consegue utilizar métodos de controle. Determinar quais as dependências entre essas atividades. que esses passos são usados apenas em cronogramas direcionados à Gestão de Projetos. Dar início ao controle e monitoramento do projeto. um cronograma resume-se a:           Listagem de atividades a serem desenvolvidas.

2 Cronograma de Atividades Figura 1.Figura 1.3 Cronograma de Projetos .

quanto mais alto estiver o órgão. . administrador de ferrovias. supervisor. cujo cargo pode ser chefe. Diretoria Técnica. Setor de Produção. etc. secretário. Portaria. Secretaria. Em um organograma vertical. Credita-se a criação dos primeiros organogramas ao norte americano Daniel C. Normalmente tem colaboradores ( funcionários ) e espaço físico definido. diretor. Os organogramas mostram como estão dispostas unidades funcionais a hierarquia e as relações de comunicação existentes entre estes. Departamento de compras. Os órgãos possuem um responsável. presidente. Num organograma. Exemplos de órgãos: Tesouraria. Biblioteca. etc. gerente. governador. coordenador. Gerencia Administrativa. Os órgãos ou departamentos são unidades administrativas com funções bem definidas. maior a autoridade e a abrangência da atividade. McCallum.2 ORGANOGRAMA O organograma é um gráfico que representa a estrutura formal de uma organização. os órgãos são dispostos em níveis que representam a hierarquia existente entre eles. no ano de 1856.

informa as relações diretas e indiretas . não acompanhando as mudanças nos órgãos.3. e. Vantagens . posições. com estética e equilíbrio. a disposição dos órgãos da empresa e a estrutura do poder e da autoridade. o analista de OSM possui uma visualização global da empresa. elaborado com retângulos que representam os órgãos e linhas que fazem a ligação hierárquica e de comunicação entre eles.não acompanha as mudanças nas termos de hierarquia. . informações desnecessárias. permite interpretações errôneas e . atividades importantes dos órgãos. o perfil. É o mais comum tipo de organograma.São todos os demais tipos como abaixo: . figura 2.visualiza de imediato os órgãos de linha e de assessoramento. .não representa o poder.2.não indica todas as relações e situações estruturais existentes. .indica a relação entre os órgãos.é altamente formal. .deve ser claro.possibilita um conhecimento formal das comunicações.pode ser complexo.Organograma é uma representação gráfica do ambiente interno e da estrutura organizacional da empresa sob um determinado aspecto ou ponto de vista. em casos.1 – Vantagens e desvantagens do organograma. as linhas de comunicação aplicadas à empresa. com determinadas vantagens/desvantagens apresentadas no Quadro 2. indicando apenas (subordinação e chefia). impreciso.1 Vantagens e desvantagens do organograma. .  Não clássicos . . procurando representar a situação formal da hierarquia. Quadro 2. Desvantagens . Sob o ponto de vista desta definição. Tipos de organogramas:  Clássicos – O organograma clássico também é chamado de vertical. incompletas. .demonstra a importância dos órgãos em . preciso e ter . simples. os indicadores de seus ocupantes e as possíveis relações como o ambiente externo. Figura 2.relaciona quem é quem na estrutura existente.é estático.

onde o tamanho do retângulo é diretamente proporcional à importância da autoridade que o representa.5     Radial ou solar misto – seu objetivo é mostrar o macrossistema das empresas componentes de um grande grupo empresarial. pois a sua preocupação não é apresentar o posicionamento hierárquico. EXEMPLOS DE ORGANOGRAMAS: Figura 2. onde localiza-se a autoridade maior da empresa. Bandeira – apresentam grupos de órgãos que possuem uma missão específica e bem definida na estrutura organizacional.2 Organograma Estrutural . Lambda – apresentam apenas grupos de órgãos que possuam características comuns. Figura 2.  Informativo – apresenta um máximo de informações de diversas naturezas relacionadas com cada unidade organizacional da empresa.4  Radial circular setorial (setorgrama ou departamentograma) – São elaborados por meio de círculos concêntrios. mas sim o inter-relacionamento entre diversas atividades e os responsáveis por cada uma delas. Em barras – representados por intermédio de longos retângulos a partir de uma base vertical. Organograma Linear de Responsabilidade (OLR) – possui um diferenciador em relação aos demais organogramas. normalmente em quatro níveis. Figura 2. os quais representam os diversos níveis de autoridade a partir do círculo central.

5 Organograma Circular (Setorgrama).3 Organograma Funcional Figura 2.4 Organograma em Barras Figura 2.Figura 2. .

permitindo a descrição clara e precisa do fluxo. por exemplo. um determinado documento através dos vários departamentos da organização. bem como proporcionar maior rapidez na descrição dos métodos administrativos. O fluxograma tem por características. bem como sua análise e redesenho. de um processo. ou sequência. padronizar a representação dos métodos e os procedimentos administrativos.3 FLUXOGRAMA O fluxograma é uma técnica de representação gráfica que se utiliza símbolos previamente convencionados. O fluxograma pode ser definido também como um o gráfico em que se representa o percurso ou caminho percorrido. bem como o . Facilitando a leitura o entendimento a localização e a identificação dos aspectos mais importantes. Proporciona também uma maior flexibilidade e um melhor grau de análise no fluxo de um processo.

o fluxograma o é para estudo do seu funcionamento. Ou seja o objetivo do fluxograma e sua importância estão no fato de constituir o mais poderoso instrumento para simplificação e racionalização do trabalho. Estabelecendo nos dois casos acima. as relações que possam ser eliminadas ou devem ser alteradas. e as tarefas realizadas por essas unidades.tratamento que cada um vai lhe dispensando. a situação de relacionamento entre elas. Através dos fluxogramas é possível visualizar coisas como:         Quais operações são realizadas Onde e quem realiza as operações Quais as entradas e saídas Como fluem as informações Quais os recursos gastos no processo Qual o volume de trabalho Qual o tempo de execução. da seguinte maneira:  Permitindo compreender ou estabelecer.    Possibilitando identificar. parcial ou total Permite visão ampla de todo o processo Eles também são capazes de evitar: . Permitindo identificar e suprimir os movimentos inúteis de um elemento qualquer. isto é. processos e rotinas. que melhor ficariam situadas noutro ponto do fluxo de trabalho. quer na de planejamento. por exemplo). Fluxograma é o gráfico em que se representam as unidades de trabalho de um órgão ou empresa. a identificação das fases de execução. permitindo um estudo acurado dos métodos. (um requerimento. quer na fase de levantamento. na empresa em estudo. o curso do trabalho através dessas unidades. entre as unidades simples ou complexas de trabalho. permitindo a compreensão e posterior otimização dos processos desenvolvidos em cada departamento ou área da organização. O fluxograma auxilia o trabalho de organização. com clareza e facilidade as relações por vezes intrincadas e emaranhadas. Assim como o organograma é o instrumento gráfico capital para estudo da estrutura de uma empresa. A existência de fluxogramas para cada um dos processos é fundamental para a simplificação e racionalização do trabalho.

   Dupla interpretação pelo padrão dos símbolos Falhas de funcionamento e gargalos Complexidades desnecessárias Tipos de Fluxograma Existem basicamente. Figura 3. mais usado na etapa de análise das informações). (horizontal descritivo e por isso mais apropriado ao levantamento de informações e o fluxograma horizontal de colunas. O fluxograma vertical tem como vantagens a rapidez de preenchimento por ser um formulário padronizado e a capacidade de manter clareza na apresentação e facilidade de leitura. Fluxograma Vertical É destinado à rotina simples em seu processamento analítico em uma unidade organizacional.1 Fluxograma Vertical . Consiste em um modelo para ser impresso e usado como um formulário para o levantamento de dados em processos administrativos. dois tipos de fluxogramas: o fluxograma vertical e o fluxograma horizontal com suas variações.

Nesta área estão os símbolos e descrições daqueles que representam as operações do processo em estudo. Identificação da unidade organizacional responsável pelo processo. Identificação dos setores envolvidos no processo. Setor. Totais.Descrição dos campos do formulário:        Identificação do formulário. Fluxograma vertical Símbolos. Tipo de rotina. inclusive se á atual ou proposto. . Setor (de baixo). ou operação. O número de vezes em que ocorreu esse símbolo. da equipe de analistas e a data de emissão do formulário. A identificação do processo em estudo. O número da ordem sequencial em que ocorreram as atividades do processo em estudo. Ordem.

Para preencher todos os campos.2 Fluxograma Vertical Figura 3. Descrição dos passos. Descreva de forma direta e assertiva as atividades do processo. basta pintar com caneta os símbolos que correspondem à atividade descrita na coluna “descrição dos passos” e ligar os símbolos com uma linha para identificar o fluxo das atividades.3 Diagrama de Processos . Figura 3.

4 Fluxograma Vertical. Símbolos e seus Significados. Fluxograma Horizontal .Figura 3.

o descritivo e o de colunas. o que permite que se tenha uma visão completa.  Fluxograma horizontal de colunas – Esse tipo de fluxograma difere do descritivo no que se refere à maneira de representar graficamente as áreas envolvidas no processo. utilizando símbolos e convenções previamente definidos. Figura 3. dos documentos e das informações que circulam em um processo.  Fluxograma horizontal descritivo – Trata-se de um fluxograma que descreve o fluxo de atividades.5 Simbologia de Fluxogramas EXEMPLOS DE FLUXOGRAMAS HORIZONTAIS . Existem duas variáveis desse tipo de fluxograma. só que no lugar de somente palavras são utilizados símbolos e palavras que permitem a descrição do fluxo do processo de maneira clara e precisa. A elaboração é feita como se estivesse escrevendo. Elas são apresentadas em colunas.Esse tipo de fluxograma procura descrever um processo de maneira horizontal. Tanto a elaboração quanto a leitura são feitas como se estivesse escrevendo ou lendo. da esquerda para a direita. por meio de símbolos padronizados. e dela em relação às demais. ou seja. clara e precisa de tudo o que acontece em determinada área.

Figura 3.7 Fluxograma horizontal de colunas .6 Fluxograma horizontal descritivo Figura 3.

.

Os símbolos devem ter tamanhos e formas bem uniformes e guardar a devida proporção entre si. data. pois permitem alterações mais rápidas. Process Chart: software específico para análise e desenho de processos. bastando para isso apagar o que se deseja modificar. ou lapiseira. o desenho do fluxo está restrito ao preenchimento de alguns campos. oferecendo uma gama muito grande de recursos que nos ajudam na elaboração de um fluxo de processo. tanto lateral como verticalmente. possibilitando ganho de produtividade muito grande. . processo. O tamanho do desenho do fluxo varia de acordo com a complexidade do processo em estudo. No fluxograma vertical. A elaboração. e o tamanho ideal é aquele que permite visualizar o processo sem grandes movimentos.Técnicas de desenho de fluxogramas Podemos desenhar um fluxograma manualmente ou com a utilização de softwares que rodam em microcomputadores. versão e executante. ou desenho de um fluxograma horizontal. FlowChart: software específico para desenho de fluxogramas. Como referencial podemos citar os seguintes softwares:    Visio Standard: software destinado à elaboração de variados desenhos técnicos. como se estivesse escrevendo. como se trata de formulário impresso. que correspondem a réguas que contêm os símbolos convencionais. A informática dispõe de vários softwares que permitem o desenho de fluxograma. tanto o descritivo como o de colunas requer algumas regras básicas:    Dispor de gabaritos.    O desenho deve ser da esquerda para a direita e de cima para baixo. Deve-se utilizar lápis. O desenho deve reservar espaços para identificação do fluxograma. ou seja: nome da empresa.

sem se ter grandes custos com a sua formulação. . PowerPoint e Word: são softwares que permitem o desenho de fluxograma com a utilização de símbolos que são padrões mundiais. Excel. pois propiciam ao gestor condições de desenvolver um planejamento voltado a projetos e processos. Desta forma se consegue ganhar tempo descobrindo onde estão localizados os vícios do processo e os gargalos eliminando os vícios no processo. obtendo-se uma maior compreensão da forma mais correta de executa-los. o organograma e o fluxograma constituem ferramentas indispensáveis para se desenvolver uma gestão eficiente e com mais qualidade. eliminando os gargalos reduzindo assim os custos e aumentando a eficiência e a lucratividade. 4 CONCLUSÃO Entendemos que o cronograma. .

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