brainstorming, Matriz GUT, 5w2h, Cronograma/Organograma/Fluxograma e Layout pdc

1 CRONOGRAMA O cronograma é um instrumento de planejamento e controle semelhante a um diagrama, em que são definidas e detalhadas minuciosamente as atividades a serem executadas durante um período estimado. A nível gerencial, um cronograma é um artefato de controle importante para levantamento de custos dos custos de um projeto e, a partir deste artefato, pode ser feita uma análise de viabilidade antes da aprovação final para a realização do projeto. O cronograma é uma importante ferramenta que possibilita o detalhamento de atividades a serem executadas em um espaço de tempo predeterminado. Seu uso é de grande vantagem pois permite a execução de um trabalho de forma rápida e precisa. Também possibilita o levantamento de custos de um projeto antes da execução do mesmo para saber se será viável ou não. A divisão dos períodos variam em dias, semanas, quinzenas, meses, bimestres e etc.., enfim de acordo com os critérios estabelecidos. Entre as importâncias de se fazer um cronograma, podemos verificar:        Estabelece uma data para a entrega de um produto ou serviço Controla o andamento e desenvolvimento do projeto Mantêm o compromisso dos responsáveis Mede a lucratividade ou o prejuízo de um projeto Tipos de Cronograma: Alto nível: Mostra somente marcos importante Nível intermediário: Mais descritivo quanto aos requisitos, análises e projetos, é acompanhado pelo gerente. Baixo nível: mostra um acompanhamento em dias. A maior importância de um cronograma está em identificar o chamado “Caminho Critico” (conjunto de tarefas ligadas a uma ou mais tarefas que não

Realizar o nivelamento dos recursos. esse cronograma pode ser mais detalhado. Determinar quais as dependências entre essas atividades.possuem uma margem de atraso). Estipular um tempo de duração para cada uma delas. Definir uma data para o inicio do projeto. Lembrando. Quando o trabalho é realizado por uma equipe. De forma projetual simples. Dar início ao controle e monitoramento do projeto. Isso serve para que todos os envolvidos saibam qual o seu dever dentro do projeto. Definir um calendário para os recursos.1 Cronograma para realização de processo seletivo . É através dessa técnica que o indivíduo consegue utilizar métodos de controle. Modelos de Cronograma Figura 1. com o intuito de aumentar a probabilidade do sucesso de um projeto. Identificar e analisar o “Caminho Crítico”. que esses passos são usados apenas em cronogramas direcionados à Gestão de Projetos. Determinar os recursos das atividades. um cronograma resume-se a:           Listagem de atividades a serem desenvolvidas. Definir uma linha de base.

Figura 1.2 Cronograma de Atividades Figura 1.3 Cronograma de Projetos .

administrador de ferrovias. diretor. McCallum. Em um organograma vertical. Normalmente tem colaboradores ( funcionários ) e espaço físico definido. Diretoria Técnica. coordenador. Gerencia Administrativa. quanto mais alto estiver o órgão. Os órgãos possuem um responsável. Departamento de compras. Os órgãos ou departamentos são unidades administrativas com funções bem definidas. Setor de Produção. Num organograma. Os organogramas mostram como estão dispostas unidades funcionais a hierarquia e as relações de comunicação existentes entre estes. cujo cargo pode ser chefe. maior a autoridade e a abrangência da atividade. presidente. Biblioteca. secretário. Credita-se a criação dos primeiros organogramas ao norte americano Daniel C. . gerente. etc. Secretaria. Portaria. governador. etc. Exemplos de órgãos: Tesouraria. supervisor. no ano de 1856.2 ORGANOGRAMA O organograma é um gráfico que representa a estrutura formal de uma organização. os órgãos são dispostos em níveis que representam a hierarquia existente entre eles.

o analista de OSM possui uma visualização global da empresa.é estático.deve ser claro. . figura 2.é altamente formal. informações desnecessárias. atividades importantes dos órgãos. elaborado com retângulos que representam os órgãos e linhas que fazem a ligação hierárquica e de comunicação entre eles. as linhas de comunicação aplicadas à empresa.não indica todas as relações e situações estruturais existentes. e. Vantagens . posições. Desvantagens . indicando apenas (subordinação e chefia). com estética e equilíbrio. incompletas.demonstra a importância dos órgãos em . não acompanhando as mudanças nos órgãos.2.1 – Vantagens e desvantagens do organograma. o perfil. .relaciona quem é quem na estrutura existente. com determinadas vantagens/desvantagens apresentadas no Quadro 2. Tipos de organogramas:  Clássicos – O organograma clássico também é chamado de vertical. . . É o mais comum tipo de organograma. permite interpretações errôneas e . a disposição dos órgãos da empresa e a estrutura do poder e da autoridade.indica a relação entre os órgãos. . preciso e ter . . Figura 2.  Não clássicos . procurando representar a situação formal da hierarquia.não acompanha as mudanças nas termos de hierarquia.3.Organograma é uma representação gráfica do ambiente interno e da estrutura organizacional da empresa sob um determinado aspecto ou ponto de vista. impreciso.não representa o poder.visualiza de imediato os órgãos de linha e de assessoramento.possibilita um conhecimento formal das comunicações.informa as relações diretas e indiretas . em casos.1 Vantagens e desvantagens do organograma. os indicadores de seus ocupantes e as possíveis relações como o ambiente externo.São todos os demais tipos como abaixo: .pode ser complexo. Quadro 2. simples. Sob o ponto de vista desta definição. .

4  Radial circular setorial (setorgrama ou departamentograma) – São elaborados por meio de círculos concêntrios. Em barras – representados por intermédio de longos retângulos a partir de uma base vertical. Lambda – apresentam apenas grupos de órgãos que possuam características comuns.  Informativo – apresenta um máximo de informações de diversas naturezas relacionadas com cada unidade organizacional da empresa. mas sim o inter-relacionamento entre diversas atividades e os responsáveis por cada uma delas. EXEMPLOS DE ORGANOGRAMAS: Figura 2. Figura 2. pois a sua preocupação não é apresentar o posicionamento hierárquico. normalmente em quatro níveis. onde o tamanho do retângulo é diretamente proporcional à importância da autoridade que o representa. onde localiza-se a autoridade maior da empresa. Figura 2.2 Organograma Estrutural . os quais representam os diversos níveis de autoridade a partir do círculo central. Bandeira – apresentam grupos de órgãos que possuem uma missão específica e bem definida na estrutura organizacional.5     Radial ou solar misto – seu objetivo é mostrar o macrossistema das empresas componentes de um grande grupo empresarial. Organograma Linear de Responsabilidade (OLR) – possui um diferenciador em relação aos demais organogramas.

4 Organograma em Barras Figura 2. .5 Organograma Circular (Setorgrama).3 Organograma Funcional Figura 2.Figura 2.

Proporciona também uma maior flexibilidade e um melhor grau de análise no fluxo de um processo. permitindo a descrição clara e precisa do fluxo. bem como o . Facilitando a leitura o entendimento a localização e a identificação dos aspectos mais importantes. O fluxograma pode ser definido também como um o gráfico em que se representa o percurso ou caminho percorrido. O fluxograma tem por características. um determinado documento através dos vários departamentos da organização. padronizar a representação dos métodos e os procedimentos administrativos. ou sequência. bem como proporcionar maior rapidez na descrição dos métodos administrativos. de um processo.3 FLUXOGRAMA O fluxograma é uma técnica de representação gráfica que se utiliza símbolos previamente convencionados. bem como sua análise e redesenho. por exemplo.

parcial ou total Permite visão ampla de todo o processo Eles também são capazes de evitar: . por exemplo).    Possibilitando identificar. Através dos fluxogramas é possível visualizar coisas como:         Quais operações são realizadas Onde e quem realiza as operações Quais as entradas e saídas Como fluem as informações Quais os recursos gastos no processo Qual o volume de trabalho Qual o tempo de execução. (um requerimento. entre as unidades simples ou complexas de trabalho. quer na fase de levantamento. Fluxograma é o gráfico em que se representam as unidades de trabalho de um órgão ou empresa. com clareza e facilidade as relações por vezes intrincadas e emaranhadas. Permitindo identificar e suprimir os movimentos inúteis de um elemento qualquer. a situação de relacionamento entre elas. A existência de fluxogramas para cada um dos processos é fundamental para a simplificação e racionalização do trabalho. o fluxograma o é para estudo do seu funcionamento. Estabelecendo nos dois casos acima. na empresa em estudo. processos e rotinas. permitindo um estudo acurado dos métodos. que melhor ficariam situadas noutro ponto do fluxo de trabalho. o curso do trabalho através dessas unidades. quer na de planejamento. isto é. permitindo a compreensão e posterior otimização dos processos desenvolvidos em cada departamento ou área da organização. Ou seja o objetivo do fluxograma e sua importância estão no fato de constituir o mais poderoso instrumento para simplificação e racionalização do trabalho. da seguinte maneira:  Permitindo compreender ou estabelecer. Assim como o organograma é o instrumento gráfico capital para estudo da estrutura de uma empresa. as relações que possam ser eliminadas ou devem ser alteradas. e as tarefas realizadas por essas unidades.tratamento que cada um vai lhe dispensando. a identificação das fases de execução. O fluxograma auxilia o trabalho de organização.

1 Fluxograma Vertical . Figura 3. dois tipos de fluxogramas: o fluxograma vertical e o fluxograma horizontal com suas variações. Consiste em um modelo para ser impresso e usado como um formulário para o levantamento de dados em processos administrativos.   Dupla interpretação pelo padrão dos símbolos Falhas de funcionamento e gargalos Complexidades desnecessárias Tipos de Fluxograma Existem basicamente. mais usado na etapa de análise das informações). O fluxograma vertical tem como vantagens a rapidez de preenchimento por ser um formulário padronizado e a capacidade de manter clareza na apresentação e facilidade de leitura. Fluxograma Vertical É destinado à rotina simples em seu processamento analítico em uma unidade organizacional. (horizontal descritivo e por isso mais apropriado ao levantamento de informações e o fluxograma horizontal de colunas.

Identificação da unidade organizacional responsável pelo processo. O número da ordem sequencial em que ocorreram as atividades do processo em estudo.Descrição dos campos do formulário:        Identificação do formulário. O número de vezes em que ocorreu esse símbolo. Fluxograma vertical Símbolos. Setor. A identificação do processo em estudo. Nesta área estão os símbolos e descrições daqueles que representam as operações do processo em estudo. . da equipe de analistas e a data de emissão do formulário. Setor (de baixo). Ordem. ou operação. Tipo de rotina. Totais. Identificação dos setores envolvidos no processo. inclusive se á atual ou proposto.

3 Diagrama de Processos . Descreva de forma direta e assertiva as atividades do processo. basta pintar com caneta os símbolos que correspondem à atividade descrita na coluna “descrição dos passos” e ligar os símbolos com uma linha para identificar o fluxo das atividades. Figura 3. Para preencher todos os campos.2 Fluxograma Vertical Figura 3. Descrição dos passos.

4 Fluxograma Vertical.Figura 3. Símbolos e seus Significados. Fluxograma Horizontal .

A elaboração é feita como se estivesse escrevendo. por meio de símbolos padronizados. ou seja. o que permite que se tenha uma visão completa.Esse tipo de fluxograma procura descrever um processo de maneira horizontal. dos documentos e das informações que circulam em um processo.5 Simbologia de Fluxogramas EXEMPLOS DE FLUXOGRAMAS HORIZONTAIS . e dela em relação às demais. Tanto a elaboração quanto a leitura são feitas como se estivesse escrevendo ou lendo. Elas são apresentadas em colunas. Figura 3. utilizando símbolos e convenções previamente definidos.  Fluxograma horizontal descritivo – Trata-se de um fluxograma que descreve o fluxo de atividades. clara e precisa de tudo o que acontece em determinada área. o descritivo e o de colunas. Existem duas variáveis desse tipo de fluxograma.  Fluxograma horizontal de colunas – Esse tipo de fluxograma difere do descritivo no que se refere à maneira de representar graficamente as áreas envolvidas no processo. só que no lugar de somente palavras são utilizados símbolos e palavras que permitem a descrição do fluxo do processo de maneira clara e precisa. da esquerda para a direita.

Figura 3.7 Fluxograma horizontal de colunas .6 Fluxograma horizontal descritivo Figura 3.

.

como se estivesse escrevendo. Deve-se utilizar lápis. ou seja: nome da empresa. bastando para isso apagar o que se deseja modificar. possibilitando ganho de produtividade muito grande. Os símbolos devem ter tamanhos e formas bem uniformes e guardar a devida proporção entre si. Process Chart: software específico para análise e desenho de processos. tanto o descritivo como o de colunas requer algumas regras básicas:    Dispor de gabaritos.    O desenho deve ser da esquerda para a direita e de cima para baixo.Técnicas de desenho de fluxogramas Podemos desenhar um fluxograma manualmente ou com a utilização de softwares que rodam em microcomputadores. ou desenho de um fluxograma horizontal. O desenho deve reservar espaços para identificação do fluxograma. . processo. ou lapiseira. No fluxograma vertical. tanto lateral como verticalmente. o desenho do fluxo está restrito ao preenchimento de alguns campos. Como referencial podemos citar os seguintes softwares:    Visio Standard: software destinado à elaboração de variados desenhos técnicos. oferecendo uma gama muito grande de recursos que nos ajudam na elaboração de um fluxo de processo. FlowChart: software específico para desenho de fluxogramas. pois permitem alterações mais rápidas. que correspondem a réguas que contêm os símbolos convencionais. A informática dispõe de vários softwares que permitem o desenho de fluxograma. O tamanho do desenho do fluxo varia de acordo com a complexidade do processo em estudo. A elaboração. versão e executante. como se trata de formulário impresso. data. e o tamanho ideal é aquele que permite visualizar o processo sem grandes movimentos.

pois propiciam ao gestor condições de desenvolver um planejamento voltado a projetos e processos. eliminando os gargalos reduzindo assim os custos e aumentando a eficiência e a lucratividade. o organograma e o fluxograma constituem ferramentas indispensáveis para se desenvolver uma gestão eficiente e com mais qualidade. 4 CONCLUSÃO Entendemos que o cronograma. sem se ter grandes custos com a sua formulação. Desta forma se consegue ganhar tempo descobrindo onde estão localizados os vícios do processo e os gargalos eliminando os vícios no processo. . obtendo-se uma maior compreensão da forma mais correta de executa-los. Excel. PowerPoint e Word: são softwares que permitem o desenho de fluxograma com a utilização de símbolos que são padrões mundiais. .

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