brainstorming, Matriz GUT, 5w2h, Cronograma/Organograma/Fluxograma e Layout pdc

1 CRONOGRAMA O cronograma é um instrumento de planejamento e controle semelhante a um diagrama, em que são definidas e detalhadas minuciosamente as atividades a serem executadas durante um período estimado. A nível gerencial, um cronograma é um artefato de controle importante para levantamento de custos dos custos de um projeto e, a partir deste artefato, pode ser feita uma análise de viabilidade antes da aprovação final para a realização do projeto. O cronograma é uma importante ferramenta que possibilita o detalhamento de atividades a serem executadas em um espaço de tempo predeterminado. Seu uso é de grande vantagem pois permite a execução de um trabalho de forma rápida e precisa. Também possibilita o levantamento de custos de um projeto antes da execução do mesmo para saber se será viável ou não. A divisão dos períodos variam em dias, semanas, quinzenas, meses, bimestres e etc.., enfim de acordo com os critérios estabelecidos. Entre as importâncias de se fazer um cronograma, podemos verificar:        Estabelece uma data para a entrega de um produto ou serviço Controla o andamento e desenvolvimento do projeto Mantêm o compromisso dos responsáveis Mede a lucratividade ou o prejuízo de um projeto Tipos de Cronograma: Alto nível: Mostra somente marcos importante Nível intermediário: Mais descritivo quanto aos requisitos, análises e projetos, é acompanhado pelo gerente. Baixo nível: mostra um acompanhamento em dias. A maior importância de um cronograma está em identificar o chamado “Caminho Critico” (conjunto de tarefas ligadas a uma ou mais tarefas que não

que esses passos são usados apenas em cronogramas direcionados à Gestão de Projetos. Determinar os recursos das atividades.1 Cronograma para realização de processo seletivo . Identificar e analisar o “Caminho Crítico”. Definir uma linha de base.possuem uma margem de atraso). Lembrando. um cronograma resume-se a:           Listagem de atividades a serem desenvolvidas. com o intuito de aumentar a probabilidade do sucesso de um projeto. É através dessa técnica que o indivíduo consegue utilizar métodos de controle. Realizar o nivelamento dos recursos. Definir um calendário para os recursos. Definir uma data para o inicio do projeto. Modelos de Cronograma Figura 1. Dar início ao controle e monitoramento do projeto. Isso serve para que todos os envolvidos saibam qual o seu dever dentro do projeto. Quando o trabalho é realizado por uma equipe. esse cronograma pode ser mais detalhado. Determinar quais as dependências entre essas atividades. Estipular um tempo de duração para cada uma delas. De forma projetual simples.

Figura 1.2 Cronograma de Atividades Figura 1.3 Cronograma de Projetos .

Secretaria. Os organogramas mostram como estão dispostas unidades funcionais a hierarquia e as relações de comunicação existentes entre estes. Normalmente tem colaboradores ( funcionários ) e espaço físico definido. presidente. maior a autoridade e a abrangência da atividade. Diretoria Técnica. McCallum. governador. secretário. Credita-se a criação dos primeiros organogramas ao norte americano Daniel C. coordenador. administrador de ferrovias. Num organograma. gerente. Em um organograma vertical. supervisor. etc. Setor de Produção. Biblioteca. cujo cargo pode ser chefe. no ano de 1856.2 ORGANOGRAMA O organograma é um gráfico que representa a estrutura formal de uma organização. Departamento de compras. quanto mais alto estiver o órgão. os órgãos são dispostos em níveis que representam a hierarquia existente entre eles. diretor. Os órgãos possuem um responsável. Exemplos de órgãos: Tesouraria. . etc. Gerencia Administrativa. Os órgãos ou departamentos são unidades administrativas com funções bem definidas. Portaria.

procurando representar a situação formal da hierarquia.não acompanha as mudanças nas termos de hierarquia.São todos os demais tipos como abaixo: .informa as relações diretas e indiretas . simples. não acompanhando as mudanças nos órgãos. .não representa o poder.  Não clássicos . . Desvantagens . Sob o ponto de vista desta definição.1 Vantagens e desvantagens do organograma. os indicadores de seus ocupantes e as possíveis relações como o ambiente externo. Vantagens .é estático. permite interpretações errôneas e . posições.2. .deve ser claro. com determinadas vantagens/desvantagens apresentadas no Quadro 2.3.demonstra a importância dos órgãos em . em casos. preciso e ter . Figura 2. Tipos de organogramas:  Clássicos – O organograma clássico também é chamado de vertical.visualiza de imediato os órgãos de linha e de assessoramento.pode ser complexo. . impreciso. Quadro 2.indica a relação entre os órgãos. e. incompletas. elaborado com retângulos que representam os órgãos e linhas que fazem a ligação hierárquica e de comunicação entre eles. . o perfil. informações desnecessárias. figura 2.1 – Vantagens e desvantagens do organograma. a disposição dos órgãos da empresa e a estrutura do poder e da autoridade.relaciona quem é quem na estrutura existente. as linhas de comunicação aplicadas à empresa. atividades importantes dos órgãos. . É o mais comum tipo de organograma.Organograma é uma representação gráfica do ambiente interno e da estrutura organizacional da empresa sob um determinado aspecto ou ponto de vista. indicando apenas (subordinação e chefia). o analista de OSM possui uma visualização global da empresa. .é altamente formal.não indica todas as relações e situações estruturais existentes.possibilita um conhecimento formal das comunicações. com estética e equilíbrio.

5     Radial ou solar misto – seu objetivo é mostrar o macrossistema das empresas componentes de um grande grupo empresarial. Figura 2. onde o tamanho do retângulo é diretamente proporcional à importância da autoridade que o representa.4  Radial circular setorial (setorgrama ou departamentograma) – São elaborados por meio de círculos concêntrios. os quais representam os diversos níveis de autoridade a partir do círculo central. onde localiza-se a autoridade maior da empresa. mas sim o inter-relacionamento entre diversas atividades e os responsáveis por cada uma delas.  Informativo – apresenta um máximo de informações de diversas naturezas relacionadas com cada unidade organizacional da empresa. Em barras – representados por intermédio de longos retângulos a partir de uma base vertical. EXEMPLOS DE ORGANOGRAMAS: Figura 2. Lambda – apresentam apenas grupos de órgãos que possuam características comuns. Figura 2. pois a sua preocupação não é apresentar o posicionamento hierárquico. normalmente em quatro níveis.2 Organograma Estrutural . Bandeira – apresentam grupos de órgãos que possuem uma missão específica e bem definida na estrutura organizacional. Organograma Linear de Responsabilidade (OLR) – possui um diferenciador em relação aos demais organogramas.

4 Organograma em Barras Figura 2.3 Organograma Funcional Figura 2.Figura 2.5 Organograma Circular (Setorgrama). .

bem como sua análise e redesenho. padronizar a representação dos métodos e os procedimentos administrativos. bem como o . Facilitando a leitura o entendimento a localização e a identificação dos aspectos mais importantes.3 FLUXOGRAMA O fluxograma é uma técnica de representação gráfica que se utiliza símbolos previamente convencionados. permitindo a descrição clara e precisa do fluxo. Proporciona também uma maior flexibilidade e um melhor grau de análise no fluxo de um processo. ou sequência. um determinado documento através dos vários departamentos da organização. por exemplo. bem como proporcionar maior rapidez na descrição dos métodos administrativos. O fluxograma pode ser definido também como um o gráfico em que se representa o percurso ou caminho percorrido. O fluxograma tem por características. de um processo.

as relações que possam ser eliminadas ou devem ser alteradas. isto é. entre as unidades simples ou complexas de trabalho. Ou seja o objetivo do fluxograma e sua importância estão no fato de constituir o mais poderoso instrumento para simplificação e racionalização do trabalho.tratamento que cada um vai lhe dispensando. por exemplo). (um requerimento. Através dos fluxogramas é possível visualizar coisas como:         Quais operações são realizadas Onde e quem realiza as operações Quais as entradas e saídas Como fluem as informações Quais os recursos gastos no processo Qual o volume de trabalho Qual o tempo de execução. Permitindo identificar e suprimir os movimentos inúteis de um elemento qualquer. Assim como o organograma é o instrumento gráfico capital para estudo da estrutura de uma empresa. parcial ou total Permite visão ampla de todo o processo Eles também são capazes de evitar: . quer na de planejamento. processos e rotinas. permitindo a compreensão e posterior otimização dos processos desenvolvidos em cada departamento ou área da organização. A existência de fluxogramas para cada um dos processos é fundamental para a simplificação e racionalização do trabalho. Estabelecendo nos dois casos acima. quer na fase de levantamento. o fluxograma o é para estudo do seu funcionamento. que melhor ficariam situadas noutro ponto do fluxo de trabalho. Fluxograma é o gráfico em que se representam as unidades de trabalho de um órgão ou empresa. O fluxograma auxilia o trabalho de organização. da seguinte maneira:  Permitindo compreender ou estabelecer. na empresa em estudo. o curso do trabalho através dessas unidades. permitindo um estudo acurado dos métodos.    Possibilitando identificar. e as tarefas realizadas por essas unidades. com clareza e facilidade as relações por vezes intrincadas e emaranhadas. a situação de relacionamento entre elas. a identificação das fases de execução.

mais usado na etapa de análise das informações). (horizontal descritivo e por isso mais apropriado ao levantamento de informações e o fluxograma horizontal de colunas.1 Fluxograma Vertical . dois tipos de fluxogramas: o fluxograma vertical e o fluxograma horizontal com suas variações. Fluxograma Vertical É destinado à rotina simples em seu processamento analítico em uma unidade organizacional. Consiste em um modelo para ser impresso e usado como um formulário para o levantamento de dados em processos administrativos. Figura 3.   Dupla interpretação pelo padrão dos símbolos Falhas de funcionamento e gargalos Complexidades desnecessárias Tipos de Fluxograma Existem basicamente. O fluxograma vertical tem como vantagens a rapidez de preenchimento por ser um formulário padronizado e a capacidade de manter clareza na apresentação e facilidade de leitura.

Ordem. O número de vezes em que ocorreu esse símbolo. . Totais.Descrição dos campos do formulário:        Identificação do formulário. Nesta área estão os símbolos e descrições daqueles que representam as operações do processo em estudo. Tipo de rotina. da equipe de analistas e a data de emissão do formulário. O número da ordem sequencial em que ocorreram as atividades do processo em estudo. Identificação da unidade organizacional responsável pelo processo. ou operação. Fluxograma vertical Símbolos. Setor. Identificação dos setores envolvidos no processo. inclusive se á atual ou proposto. A identificação do processo em estudo. Setor (de baixo).

Figura 3. Descrição dos passos.2 Fluxograma Vertical Figura 3. Descreva de forma direta e assertiva as atividades do processo.3 Diagrama de Processos . Para preencher todos os campos. basta pintar com caneta os símbolos que correspondem à atividade descrita na coluna “descrição dos passos” e ligar os símbolos com uma linha para identificar o fluxo das atividades.

Fluxograma Horizontal . Símbolos e seus Significados.Figura 3.4 Fluxograma Vertical.

Figura 3. e dela em relação às demais. ou seja.  Fluxograma horizontal de colunas – Esse tipo de fluxograma difere do descritivo no que se refere à maneira de representar graficamente as áreas envolvidas no processo. o que permite que se tenha uma visão completa. utilizando símbolos e convenções previamente definidos. Elas são apresentadas em colunas.Esse tipo de fluxograma procura descrever um processo de maneira horizontal. dos documentos e das informações que circulam em um processo. o descritivo e o de colunas. por meio de símbolos padronizados. Tanto a elaboração quanto a leitura são feitas como se estivesse escrevendo ou lendo.  Fluxograma horizontal descritivo – Trata-se de um fluxograma que descreve o fluxo de atividades. só que no lugar de somente palavras são utilizados símbolos e palavras que permitem a descrição do fluxo do processo de maneira clara e precisa.5 Simbologia de Fluxogramas EXEMPLOS DE FLUXOGRAMAS HORIZONTAIS . A elaboração é feita como se estivesse escrevendo. da esquerda para a direita. clara e precisa de tudo o que acontece em determinada área. Existem duas variáveis desse tipo de fluxograma.

Figura 3.7 Fluxograma horizontal de colunas .6 Fluxograma horizontal descritivo Figura 3.

.

bastando para isso apagar o que se deseja modificar.    O desenho deve ser da esquerda para a direita e de cima para baixo. Deve-se utilizar lápis. como se estivesse escrevendo. ou desenho de um fluxograma horizontal. ou seja: nome da empresa. possibilitando ganho de produtividade muito grande. No fluxograma vertical. O desenho deve reservar espaços para identificação do fluxograma. tanto o descritivo como o de colunas requer algumas regras básicas:    Dispor de gabaritos. data. processo. versão e executante. ou lapiseira. O tamanho do desenho do fluxo varia de acordo com a complexidade do processo em estudo.Técnicas de desenho de fluxogramas Podemos desenhar um fluxograma manualmente ou com a utilização de softwares que rodam em microcomputadores. como se trata de formulário impresso. que correspondem a réguas que contêm os símbolos convencionais. o desenho do fluxo está restrito ao preenchimento de alguns campos. tanto lateral como verticalmente. oferecendo uma gama muito grande de recursos que nos ajudam na elaboração de um fluxo de processo. pois permitem alterações mais rápidas. Os símbolos devem ter tamanhos e formas bem uniformes e guardar a devida proporção entre si. FlowChart: software específico para desenho de fluxogramas. A informática dispõe de vários softwares que permitem o desenho de fluxograma. e o tamanho ideal é aquele que permite visualizar o processo sem grandes movimentos. . Process Chart: software específico para análise e desenho de processos. Como referencial podemos citar os seguintes softwares:    Visio Standard: software destinado à elaboração de variados desenhos técnicos. A elaboração.

eliminando os gargalos reduzindo assim os custos e aumentando a eficiência e a lucratividade. . PowerPoint e Word: são softwares que permitem o desenho de fluxograma com a utilização de símbolos que são padrões mundiais. obtendo-se uma maior compreensão da forma mais correta de executa-los. Excel. pois propiciam ao gestor condições de desenvolver um planejamento voltado a projetos e processos. Desta forma se consegue ganhar tempo descobrindo onde estão localizados os vícios do processo e os gargalos eliminando os vícios no processo. . sem se ter grandes custos com a sua formulação. o organograma e o fluxograma constituem ferramentas indispensáveis para se desenvolver uma gestão eficiente e com mais qualidade. 4 CONCLUSÃO Entendemos que o cronograma.