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Cronograma, organograma, fluxograma

Cronograma, organograma, fluxograma

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brainstorming, Matriz GUT, 5w2h, Cronograma/Organograma/Fluxograma e Layout pdc

1 CRONOGRAMA O cronograma é um instrumento de planejamento e controle semelhante a um diagrama, em que são definidas e detalhadas minuciosamente as atividades a serem executadas durante um período estimado. A nível gerencial, um cronograma é um artefato de controle importante para levantamento de custos dos custos de um projeto e, a partir deste artefato, pode ser feita uma análise de viabilidade antes da aprovação final para a realização do projeto. O cronograma é uma importante ferramenta que possibilita o detalhamento de atividades a serem executadas em um espaço de tempo predeterminado. Seu uso é de grande vantagem pois permite a execução de um trabalho de forma rápida e precisa. Também possibilita o levantamento de custos de um projeto antes da execução do mesmo para saber se será viável ou não. A divisão dos períodos variam em dias, semanas, quinzenas, meses, bimestres e etc.., enfim de acordo com os critérios estabelecidos. Entre as importâncias de se fazer um cronograma, podemos verificar:        Estabelece uma data para a entrega de um produto ou serviço Controla o andamento e desenvolvimento do projeto Mantêm o compromisso dos responsáveis Mede a lucratividade ou o prejuízo de um projeto Tipos de Cronograma: Alto nível: Mostra somente marcos importante Nível intermediário: Mais descritivo quanto aos requisitos, análises e projetos, é acompanhado pelo gerente. Baixo nível: mostra um acompanhamento em dias. A maior importância de um cronograma está em identificar o chamado “Caminho Critico” (conjunto de tarefas ligadas a uma ou mais tarefas que não

É através dessa técnica que o indivíduo consegue utilizar métodos de controle. um cronograma resume-se a:           Listagem de atividades a serem desenvolvidas. Estipular um tempo de duração para cada uma delas. Realizar o nivelamento dos recursos. com o intuito de aumentar a probabilidade do sucesso de um projeto. que esses passos são usados apenas em cronogramas direcionados à Gestão de Projetos.1 Cronograma para realização de processo seletivo . Dar início ao controle e monitoramento do projeto. Definir uma data para o inicio do projeto. esse cronograma pode ser mais detalhado. Identificar e analisar o “Caminho Crítico”. Lembrando. Modelos de Cronograma Figura 1. Quando o trabalho é realizado por uma equipe. De forma projetual simples. Definir um calendário para os recursos. Determinar quais as dependências entre essas atividades. Definir uma linha de base.possuem uma margem de atraso). Determinar os recursos das atividades. Isso serve para que todos os envolvidos saibam qual o seu dever dentro do projeto.

Figura 1.3 Cronograma de Projetos .2 Cronograma de Atividades Figura 1.

governador. .2 ORGANOGRAMA O organograma é um gráfico que representa a estrutura formal de uma organização. Os organogramas mostram como estão dispostas unidades funcionais a hierarquia e as relações de comunicação existentes entre estes. gerente. Departamento de compras. Biblioteca. coordenador. quanto mais alto estiver o órgão. Num organograma. etc. supervisor. Os órgãos ou departamentos são unidades administrativas com funções bem definidas. Portaria. McCallum. secretário. maior a autoridade e a abrangência da atividade. Gerencia Administrativa. Exemplos de órgãos: Tesouraria. os órgãos são dispostos em níveis que representam a hierarquia existente entre eles. Diretoria Técnica. presidente. no ano de 1856. Os órgãos possuem um responsável. diretor. Credita-se a criação dos primeiros organogramas ao norte americano Daniel C. Setor de Produção. cujo cargo pode ser chefe. administrador de ferrovias. Secretaria. Em um organograma vertical. Normalmente tem colaboradores ( funcionários ) e espaço físico definido. etc.

. . e.São todos os demais tipos como abaixo: . .1 – Vantagens e desvantagens do organograma.deve ser claro.relaciona quem é quem na estrutura existente. figura 2.demonstra a importância dos órgãos em .é estático. . atividades importantes dos órgãos.não indica todas as relações e situações estruturais existentes. as linhas de comunicação aplicadas à empresa. informações desnecessárias.visualiza de imediato os órgãos de linha e de assessoramento. Figura 2. indicando apenas (subordinação e chefia). Quadro 2. o analista de OSM possui uma visualização global da empresa.não acompanha as mudanças nas termos de hierarquia. elaborado com retângulos que representam os órgãos e linhas que fazem a ligação hierárquica e de comunicação entre eles. os indicadores de seus ocupantes e as possíveis relações como o ambiente externo. . . posições.3.  Não clássicos . permite interpretações errôneas e . impreciso. preciso e ter .não representa o poder. Desvantagens . Vantagens . incompletas.Organograma é uma representação gráfica do ambiente interno e da estrutura organizacional da empresa sob um determinado aspecto ou ponto de vista.possibilita um conhecimento formal das comunicações. o perfil.informa as relações diretas e indiretas . Tipos de organogramas:  Clássicos – O organograma clássico também é chamado de vertical. Sob o ponto de vista desta definição. não acompanhando as mudanças nos órgãos. procurando representar a situação formal da hierarquia. com determinadas vantagens/desvantagens apresentadas no Quadro 2. simples.pode ser complexo. a disposição dos órgãos da empresa e a estrutura do poder e da autoridade. em casos.é altamente formal. .indica a relação entre os órgãos. com estética e equilíbrio. É o mais comum tipo de organograma.1 Vantagens e desvantagens do organograma.2.

 Em barras – representados por intermédio de longos retângulos a partir de uma base vertical.  Informativo – apresenta um máximo de informações de diversas naturezas relacionadas com cada unidade organizacional da empresa.4  Radial circular setorial (setorgrama ou departamentograma) – São elaborados por meio de círculos concêntrios. Organograma Linear de Responsabilidade (OLR) – possui um diferenciador em relação aos demais organogramas. mas sim o inter-relacionamento entre diversas atividades e os responsáveis por cada uma delas.5     Radial ou solar misto – seu objetivo é mostrar o macrossistema das empresas componentes de um grande grupo empresarial. Lambda – apresentam apenas grupos de órgãos que possuam características comuns. os quais representam os diversos níveis de autoridade a partir do círculo central. Figura 2. onde o tamanho do retângulo é diretamente proporcional à importância da autoridade que o representa. onde localiza-se a autoridade maior da empresa.2 Organograma Estrutural . pois a sua preocupação não é apresentar o posicionamento hierárquico. Bandeira – apresentam grupos de órgãos que possuem uma missão específica e bem definida na estrutura organizacional. Figura 2. EXEMPLOS DE ORGANOGRAMAS: Figura 2. normalmente em quatro níveis.

4 Organograma em Barras Figura 2.5 Organograma Circular (Setorgrama).Figura 2.3 Organograma Funcional Figura 2. .

bem como o . permitindo a descrição clara e precisa do fluxo. O fluxograma pode ser definido também como um o gráfico em que se representa o percurso ou caminho percorrido. ou sequência. Proporciona também uma maior flexibilidade e um melhor grau de análise no fluxo de um processo. Facilitando a leitura o entendimento a localização e a identificação dos aspectos mais importantes. O fluxograma tem por características. padronizar a representação dos métodos e os procedimentos administrativos.3 FLUXOGRAMA O fluxograma é uma técnica de representação gráfica que se utiliza símbolos previamente convencionados. um determinado documento através dos vários departamentos da organização. por exemplo. bem como proporcionar maior rapidez na descrição dos métodos administrativos. de um processo. bem como sua análise e redesenho.

as relações que possam ser eliminadas ou devem ser alteradas. parcial ou total Permite visão ampla de todo o processo Eles também são capazes de evitar: . A existência de fluxogramas para cada um dos processos é fundamental para a simplificação e racionalização do trabalho. processos e rotinas. isto é. Estabelecendo nos dois casos acima. quer na de planejamento.    Possibilitando identificar. da seguinte maneira:  Permitindo compreender ou estabelecer. entre as unidades simples ou complexas de trabalho. Ou seja o objetivo do fluxograma e sua importância estão no fato de constituir o mais poderoso instrumento para simplificação e racionalização do trabalho. a situação de relacionamento entre elas. permitindo a compreensão e posterior otimização dos processos desenvolvidos em cada departamento ou área da organização. permitindo um estudo acurado dos métodos.tratamento que cada um vai lhe dispensando. Fluxograma é o gráfico em que se representam as unidades de trabalho de um órgão ou empresa. Assim como o organograma é o instrumento gráfico capital para estudo da estrutura de uma empresa. o fluxograma o é para estudo do seu funcionamento. Permitindo identificar e suprimir os movimentos inúteis de um elemento qualquer. quer na fase de levantamento. que melhor ficariam situadas noutro ponto do fluxo de trabalho. O fluxograma auxilia o trabalho de organização. por exemplo). e as tarefas realizadas por essas unidades. na empresa em estudo. com clareza e facilidade as relações por vezes intrincadas e emaranhadas. o curso do trabalho através dessas unidades. (um requerimento. a identificação das fases de execução. Através dos fluxogramas é possível visualizar coisas como:         Quais operações são realizadas Onde e quem realiza as operações Quais as entradas e saídas Como fluem as informações Quais os recursos gastos no processo Qual o volume de trabalho Qual o tempo de execução.

O fluxograma vertical tem como vantagens a rapidez de preenchimento por ser um formulário padronizado e a capacidade de manter clareza na apresentação e facilidade de leitura.   Dupla interpretação pelo padrão dos símbolos Falhas de funcionamento e gargalos Complexidades desnecessárias Tipos de Fluxograma Existem basicamente.1 Fluxograma Vertical . Consiste em um modelo para ser impresso e usado como um formulário para o levantamento de dados em processos administrativos. Figura 3. (horizontal descritivo e por isso mais apropriado ao levantamento de informações e o fluxograma horizontal de colunas. dois tipos de fluxogramas: o fluxograma vertical e o fluxograma horizontal com suas variações. Fluxograma Vertical É destinado à rotina simples em seu processamento analítico em uma unidade organizacional. mais usado na etapa de análise das informações).

Setor (de baixo).Descrição dos campos do formulário:        Identificação do formulário. Identificação dos setores envolvidos no processo. Totais. Setor. inclusive se á atual ou proposto. da equipe de analistas e a data de emissão do formulário. O número de vezes em que ocorreu esse símbolo. Nesta área estão os símbolos e descrições daqueles que representam as operações do processo em estudo. Tipo de rotina. A identificação do processo em estudo. O número da ordem sequencial em que ocorreram as atividades do processo em estudo. ou operação. Fluxograma vertical Símbolos. . Ordem. Identificação da unidade organizacional responsável pelo processo.

Para preencher todos os campos. Figura 3. Descrição dos passos.2 Fluxograma Vertical Figura 3. basta pintar com caneta os símbolos que correspondem à atividade descrita na coluna “descrição dos passos” e ligar os símbolos com uma linha para identificar o fluxo das atividades. Descreva de forma direta e assertiva as atividades do processo.3 Diagrama de Processos .

Fluxograma Horizontal . Símbolos e seus Significados.4 Fluxograma Vertical.Figura 3.

utilizando símbolos e convenções previamente definidos. só que no lugar de somente palavras são utilizados símbolos e palavras que permitem a descrição do fluxo do processo de maneira clara e precisa. da esquerda para a direita. Tanto a elaboração quanto a leitura são feitas como se estivesse escrevendo ou lendo. o descritivo e o de colunas. Figura 3.  Fluxograma horizontal de colunas – Esse tipo de fluxograma difere do descritivo no que se refere à maneira de representar graficamente as áreas envolvidas no processo. e dela em relação às demais. o que permite que se tenha uma visão completa. clara e precisa de tudo o que acontece em determinada área.  Fluxograma horizontal descritivo – Trata-se de um fluxograma que descreve o fluxo de atividades. por meio de símbolos padronizados. A elaboração é feita como se estivesse escrevendo.Esse tipo de fluxograma procura descrever um processo de maneira horizontal. ou seja. dos documentos e das informações que circulam em um processo.5 Simbologia de Fluxogramas EXEMPLOS DE FLUXOGRAMAS HORIZONTAIS . Existem duas variáveis desse tipo de fluxograma. Elas são apresentadas em colunas.

Figura 3.7 Fluxograma horizontal de colunas .6 Fluxograma horizontal descritivo Figura 3.

.

tanto o descritivo como o de colunas requer algumas regras básicas:    Dispor de gabaritos. Deve-se utilizar lápis. Como referencial podemos citar os seguintes softwares:    Visio Standard: software destinado à elaboração de variados desenhos técnicos. tanto lateral como verticalmente. bastando para isso apagar o que se deseja modificar. processo. data. ou desenho de um fluxograma horizontal. . O tamanho do desenho do fluxo varia de acordo com a complexidade do processo em estudo. possibilitando ganho de produtividade muito grande. Os símbolos devem ter tamanhos e formas bem uniformes e guardar a devida proporção entre si. O desenho deve reservar espaços para identificação do fluxograma. oferecendo uma gama muito grande de recursos que nos ajudam na elaboração de um fluxo de processo. No fluxograma vertical. A elaboração. A informática dispõe de vários softwares que permitem o desenho de fluxograma.    O desenho deve ser da esquerda para a direita e de cima para baixo. ou seja: nome da empresa. FlowChart: software específico para desenho de fluxogramas. pois permitem alterações mais rápidas. como se trata de formulário impresso.Técnicas de desenho de fluxogramas Podemos desenhar um fluxograma manualmente ou com a utilização de softwares que rodam em microcomputadores. e o tamanho ideal é aquele que permite visualizar o processo sem grandes movimentos. Process Chart: software específico para análise e desenho de processos. ou lapiseira. o desenho do fluxo está restrito ao preenchimento de alguns campos. que correspondem a réguas que contêm os símbolos convencionais. versão e executante. como se estivesse escrevendo.

PowerPoint e Word: são softwares que permitem o desenho de fluxograma com a utilização de símbolos que são padrões mundiais. . eliminando os gargalos reduzindo assim os custos e aumentando a eficiência e a lucratividade. Desta forma se consegue ganhar tempo descobrindo onde estão localizados os vícios do processo e os gargalos eliminando os vícios no processo. Excel. pois propiciam ao gestor condições de desenvolver um planejamento voltado a projetos e processos. o organograma e o fluxograma constituem ferramentas indispensáveis para se desenvolver uma gestão eficiente e com mais qualidade. obtendo-se uma maior compreensão da forma mais correta de executa-los. 4 CONCLUSÃO Entendemos que o cronograma. sem se ter grandes custos com a sua formulação. .

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