brainstorming, Matriz GUT, 5w2h, Cronograma/Organograma/Fluxograma e Layout pdc

1 CRONOGRAMA O cronograma é um instrumento de planejamento e controle semelhante a um diagrama, em que são definidas e detalhadas minuciosamente as atividades a serem executadas durante um período estimado. A nível gerencial, um cronograma é um artefato de controle importante para levantamento de custos dos custos de um projeto e, a partir deste artefato, pode ser feita uma análise de viabilidade antes da aprovação final para a realização do projeto. O cronograma é uma importante ferramenta que possibilita o detalhamento de atividades a serem executadas em um espaço de tempo predeterminado. Seu uso é de grande vantagem pois permite a execução de um trabalho de forma rápida e precisa. Também possibilita o levantamento de custos de um projeto antes da execução do mesmo para saber se será viável ou não. A divisão dos períodos variam em dias, semanas, quinzenas, meses, bimestres e etc.., enfim de acordo com os critérios estabelecidos. Entre as importâncias de se fazer um cronograma, podemos verificar:        Estabelece uma data para a entrega de um produto ou serviço Controla o andamento e desenvolvimento do projeto Mantêm o compromisso dos responsáveis Mede a lucratividade ou o prejuízo de um projeto Tipos de Cronograma: Alto nível: Mostra somente marcos importante Nível intermediário: Mais descritivo quanto aos requisitos, análises e projetos, é acompanhado pelo gerente. Baixo nível: mostra um acompanhamento em dias. A maior importância de um cronograma está em identificar o chamado “Caminho Critico” (conjunto de tarefas ligadas a uma ou mais tarefas que não

que esses passos são usados apenas em cronogramas direcionados à Gestão de Projetos. Isso serve para que todos os envolvidos saibam qual o seu dever dentro do projeto. De forma projetual simples. Identificar e analisar o “Caminho Crítico”. Definir uma linha de base. Modelos de Cronograma Figura 1. Dar início ao controle e monitoramento do projeto. Definir uma data para o inicio do projeto. esse cronograma pode ser mais detalhado. Quando o trabalho é realizado por uma equipe. com o intuito de aumentar a probabilidade do sucesso de um projeto.possuem uma margem de atraso). É através dessa técnica que o indivíduo consegue utilizar métodos de controle. Determinar os recursos das atividades. Lembrando. Estipular um tempo de duração para cada uma delas. Realizar o nivelamento dos recursos. Determinar quais as dependências entre essas atividades. Definir um calendário para os recursos.1 Cronograma para realização de processo seletivo . um cronograma resume-se a:           Listagem de atividades a serem desenvolvidas.

Figura 1.2 Cronograma de Atividades Figura 1.3 Cronograma de Projetos .

cujo cargo pode ser chefe. Departamento de compras. supervisor. gerente. Normalmente tem colaboradores ( funcionários ) e espaço físico definido. etc. Os órgãos possuem um responsável. quanto mais alto estiver o órgão. Portaria. secretário. coordenador. Os organogramas mostram como estão dispostas unidades funcionais a hierarquia e as relações de comunicação existentes entre estes. Diretoria Técnica. . administrador de ferrovias. Secretaria. Exemplos de órgãos: Tesouraria. Credita-se a criação dos primeiros organogramas ao norte americano Daniel C. Setor de Produção. Os órgãos ou departamentos são unidades administrativas com funções bem definidas. Biblioteca. presidente. etc. Em um organograma vertical. diretor. maior a autoridade e a abrangência da atividade. McCallum. governador. Num organograma. no ano de 1856. os órgãos são dispostos em níveis que representam a hierarquia existente entre eles. Gerencia Administrativa.2 ORGANOGRAMA O organograma é um gráfico que representa a estrutura formal de uma organização.

 Não clássicos . . o analista de OSM possui uma visualização global da empresa.3. com estética e equilíbrio. os indicadores de seus ocupantes e as possíveis relações como o ambiente externo. . simples. informações desnecessárias. e. Vantagens . . . em casos. Quadro 2. . a disposição dos órgãos da empresa e a estrutura do poder e da autoridade. impreciso. Desvantagens .não representa o poder. . procurando representar a situação formal da hierarquia.São todos os demais tipos como abaixo: .demonstra a importância dos órgãos em .não indica todas as relações e situações estruturais existentes. não acompanhando as mudanças nos órgãos.possibilita um conhecimento formal das comunicações.1 – Vantagens e desvantagens do organograma. as linhas de comunicação aplicadas à empresa.1 Vantagens e desvantagens do organograma. com determinadas vantagens/desvantagens apresentadas no Quadro 2. incompletas. preciso e ter . indicando apenas (subordinação e chefia). É o mais comum tipo de organograma.visualiza de imediato os órgãos de linha e de assessoramento. permite interpretações errôneas e .2. figura 2.não acompanha as mudanças nas termos de hierarquia. Figura 2. atividades importantes dos órgãos.é altamente formal. .pode ser complexo. o perfil.deve ser claro.indica a relação entre os órgãos. posições.relaciona quem é quem na estrutura existente. Sob o ponto de vista desta definição.Organograma é uma representação gráfica do ambiente interno e da estrutura organizacional da empresa sob um determinado aspecto ou ponto de vista.é estático.informa as relações diretas e indiretas . elaborado com retângulos que representam os órgãos e linhas que fazem a ligação hierárquica e de comunicação entre eles. Tipos de organogramas:  Clássicos – O organograma clássico também é chamado de vertical.

os quais representam os diversos níveis de autoridade a partir do círculo central. EXEMPLOS DE ORGANOGRAMAS: Figura 2. normalmente em quatro níveis. pois a sua preocupação não é apresentar o posicionamento hierárquico. mas sim o inter-relacionamento entre diversas atividades e os responsáveis por cada uma delas. Figura 2. Bandeira – apresentam grupos de órgãos que possuem uma missão específica e bem definida na estrutura organizacional.2 Organograma Estrutural .  Informativo – apresenta um máximo de informações de diversas naturezas relacionadas com cada unidade organizacional da empresa. Figura 2. Lambda – apresentam apenas grupos de órgãos que possuam características comuns. onde o tamanho do retângulo é diretamente proporcional à importância da autoridade que o representa.5     Radial ou solar misto – seu objetivo é mostrar o macrossistema das empresas componentes de um grande grupo empresarial.4  Radial circular setorial (setorgrama ou departamentograma) – São elaborados por meio de círculos concêntrios. Em barras – representados por intermédio de longos retângulos a partir de uma base vertical. onde localiza-se a autoridade maior da empresa. Organograma Linear de Responsabilidade (OLR) – possui um diferenciador em relação aos demais organogramas.

4 Organograma em Barras Figura 2.5 Organograma Circular (Setorgrama).Figura 2. .3 Organograma Funcional Figura 2.

ou sequência. um determinado documento através dos vários departamentos da organização. bem como sua análise e redesenho. bem como o . O fluxograma tem por características. por exemplo. permitindo a descrição clara e precisa do fluxo. Facilitando a leitura o entendimento a localização e a identificação dos aspectos mais importantes. padronizar a representação dos métodos e os procedimentos administrativos. Proporciona também uma maior flexibilidade e um melhor grau de análise no fluxo de um processo.3 FLUXOGRAMA O fluxograma é uma técnica de representação gráfica que se utiliza símbolos previamente convencionados. O fluxograma pode ser definido também como um o gráfico em que se representa o percurso ou caminho percorrido. bem como proporcionar maior rapidez na descrição dos métodos administrativos. de um processo.

isto é. na empresa em estudo. com clareza e facilidade as relações por vezes intrincadas e emaranhadas. permitindo a compreensão e posterior otimização dos processos desenvolvidos em cada departamento ou área da organização. o fluxograma o é para estudo do seu funcionamento. Assim como o organograma é o instrumento gráfico capital para estudo da estrutura de uma empresa. (um requerimento. por exemplo).    Possibilitando identificar. a identificação das fases de execução. parcial ou total Permite visão ampla de todo o processo Eles também são capazes de evitar: . entre as unidades simples ou complexas de trabalho. Fluxograma é o gráfico em que se representam as unidades de trabalho de um órgão ou empresa. quer na de planejamento. a situação de relacionamento entre elas. O fluxograma auxilia o trabalho de organização. A existência de fluxogramas para cada um dos processos é fundamental para a simplificação e racionalização do trabalho. Permitindo identificar e suprimir os movimentos inúteis de um elemento qualquer. o curso do trabalho através dessas unidades. processos e rotinas.tratamento que cada um vai lhe dispensando. que melhor ficariam situadas noutro ponto do fluxo de trabalho. da seguinte maneira:  Permitindo compreender ou estabelecer. quer na fase de levantamento. Através dos fluxogramas é possível visualizar coisas como:         Quais operações são realizadas Onde e quem realiza as operações Quais as entradas e saídas Como fluem as informações Quais os recursos gastos no processo Qual o volume de trabalho Qual o tempo de execução. e as tarefas realizadas por essas unidades. permitindo um estudo acurado dos métodos. as relações que possam ser eliminadas ou devem ser alteradas. Estabelecendo nos dois casos acima. Ou seja o objetivo do fluxograma e sua importância estão no fato de constituir o mais poderoso instrumento para simplificação e racionalização do trabalho.

dois tipos de fluxogramas: o fluxograma vertical e o fluxograma horizontal com suas variações.   Dupla interpretação pelo padrão dos símbolos Falhas de funcionamento e gargalos Complexidades desnecessárias Tipos de Fluxograma Existem basicamente. O fluxograma vertical tem como vantagens a rapidez de preenchimento por ser um formulário padronizado e a capacidade de manter clareza na apresentação e facilidade de leitura. Figura 3. (horizontal descritivo e por isso mais apropriado ao levantamento de informações e o fluxograma horizontal de colunas. Consiste em um modelo para ser impresso e usado como um formulário para o levantamento de dados em processos administrativos.1 Fluxograma Vertical . mais usado na etapa de análise das informações). Fluxograma Vertical É destinado à rotina simples em seu processamento analítico em uma unidade organizacional.

Setor. Nesta área estão os símbolos e descrições daqueles que representam as operações do processo em estudo. . A identificação do processo em estudo. Tipo de rotina. O número de vezes em que ocorreu esse símbolo. Totais. Fluxograma vertical Símbolos. da equipe de analistas e a data de emissão do formulário. ou operação. Setor (de baixo). Ordem. inclusive se á atual ou proposto.Descrição dos campos do formulário:        Identificação do formulário. Identificação dos setores envolvidos no processo. Identificação da unidade organizacional responsável pelo processo. O número da ordem sequencial em que ocorreram as atividades do processo em estudo.

Figura 3. Descreva de forma direta e assertiva as atividades do processo. basta pintar com caneta os símbolos que correspondem à atividade descrita na coluna “descrição dos passos” e ligar os símbolos com uma linha para identificar o fluxo das atividades.3 Diagrama de Processos . Descrição dos passos.2 Fluxograma Vertical Figura 3. Para preencher todos os campos.

Figura 3.4 Fluxograma Vertical. Fluxograma Horizontal . Símbolos e seus Significados.

dos documentos e das informações que circulam em um processo. Tanto a elaboração quanto a leitura são feitas como se estivesse escrevendo ou lendo. ou seja. Existem duas variáveis desse tipo de fluxograma. clara e precisa de tudo o que acontece em determinada área.Esse tipo de fluxograma procura descrever um processo de maneira horizontal. da esquerda para a direita. e dela em relação às demais.  Fluxograma horizontal descritivo – Trata-se de um fluxograma que descreve o fluxo de atividades. só que no lugar de somente palavras são utilizados símbolos e palavras que permitem a descrição do fluxo do processo de maneira clara e precisa. Figura 3. por meio de símbolos padronizados. o descritivo e o de colunas. o que permite que se tenha uma visão completa.  Fluxograma horizontal de colunas – Esse tipo de fluxograma difere do descritivo no que se refere à maneira de representar graficamente as áreas envolvidas no processo. A elaboração é feita como se estivesse escrevendo. utilizando símbolos e convenções previamente definidos. Elas são apresentadas em colunas.5 Simbologia de Fluxogramas EXEMPLOS DE FLUXOGRAMAS HORIZONTAIS .

6 Fluxograma horizontal descritivo Figura 3.Figura 3.7 Fluxograma horizontal de colunas .

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processo. como se estivesse escrevendo. bastando para isso apagar o que se deseja modificar. O tamanho do desenho do fluxo varia de acordo com a complexidade do processo em estudo. . tanto lateral como verticalmente. A informática dispõe de vários softwares que permitem o desenho de fluxograma. pois permitem alterações mais rápidas. versão e executante. A elaboração. Deve-se utilizar lápis. ou desenho de um fluxograma horizontal. ou seja: nome da empresa. Process Chart: software específico para análise e desenho de processos. que correspondem a réguas que contêm os símbolos convencionais. o desenho do fluxo está restrito ao preenchimento de alguns campos. ou lapiseira. O desenho deve reservar espaços para identificação do fluxograma. Como referencial podemos citar os seguintes softwares:    Visio Standard: software destinado à elaboração de variados desenhos técnicos. possibilitando ganho de produtividade muito grande.    O desenho deve ser da esquerda para a direita e de cima para baixo. como se trata de formulário impresso. oferecendo uma gama muito grande de recursos que nos ajudam na elaboração de um fluxo de processo. data. e o tamanho ideal é aquele que permite visualizar o processo sem grandes movimentos. tanto o descritivo como o de colunas requer algumas regras básicas:    Dispor de gabaritos.Técnicas de desenho de fluxogramas Podemos desenhar um fluxograma manualmente ou com a utilização de softwares que rodam em microcomputadores. Os símbolos devem ter tamanhos e formas bem uniformes e guardar a devida proporção entre si. FlowChart: software específico para desenho de fluxogramas. No fluxograma vertical.

pois propiciam ao gestor condições de desenvolver um planejamento voltado a projetos e processos. 4 CONCLUSÃO Entendemos que o cronograma. PowerPoint e Word: são softwares que permitem o desenho de fluxograma com a utilização de símbolos que são padrões mundiais. . Excel. obtendo-se uma maior compreensão da forma mais correta de executa-los. o organograma e o fluxograma constituem ferramentas indispensáveis para se desenvolver uma gestão eficiente e com mais qualidade. sem se ter grandes custos com a sua formulação. eliminando os gargalos reduzindo assim os custos e aumentando a eficiência e a lucratividade. Desta forma se consegue ganhar tempo descobrindo onde estão localizados os vícios do processo e os gargalos eliminando os vícios no processo. .

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