18) OPERAES DE ARQUIVAMENTO

Algumas atividades devem ser executadas no arquivamento dos documentos visando

preservar a memria da instituio no tempo e no espao e fornecer ao usurio, de forma eficiente,
as informaes necessrias:

ATIVIDADES DE

CONCEITO

ARQUIVAMENTO

realizado o exame da documentao com a finalidade de se verificar se ela,

INSPEO

de fato, est destinada ao arquivamento. Tal condio poder ser verificada

mediante a presena de despacho de arquivamento, por exemplo: Arquive-se.
Leitura minuciosa do documento com o objetivo de verificar a entrada que lhe

ESTUDO

dever ser atribuda, a existncia de antecedentes e a necessidade de

referncias cruzadas.
realizado o procedimento de classificao ou ratificao/retificao da
classificao recebida pelo documento com base em um esquema de
distribuio de documentos em classes, elaborado a partir do estudo das
estruturas e funes de uma instituio e da anlise do arquivo por ela
produzido. Para isso indispensvel conhecer bem o funcionamento das

CLASSIFICAO

atividades desempenhadas pelo rgo. A classificao para se realizar, para se

materializar necessita de um instrumento (Plano de Classificao). Tem como
fundamento o Princpio de Respeito aos Fundos (Provenincia), segundo o qual
os arquivos originrios de uma instituio ou de uma pessoa devem manter
sua individualidade, no sendo misturados aos de origem diversa.
uma atividade intelectual de construo de instrumentos para organizao dos
documentos, independente da idade qual eles pertenam.

Aposio, nos documentos, dos smbolos correspondentes ao mtodo de

CODIFICAO

arquivamento adotado: letras, nmeros, letras e nmeros e cores. uma

atividade intelectual.
a disposio metdica dos documentos dentro da unidade de classificao.
A definio do mtodo de ordenao depende do uso que dado aos
documentos, podendo ser:

ORDENAO

Ordenao alfabtica sequncia das letras do alfabeto;

Ordenao cronolgica sucesso temporal (data);
Ordenao geogrfica unidades territoriais (pases, estados, municpios,
distritos, bairros etc.); e

Ordenao numrica sequncia numrica atribuda aos documentos.

ARQUIVAMENTO

a operao fsica de colocar os documentos em pastas ou caixas orientada

pelo esquema de classificao e pela ordenao definida.