23) DIGITALIZAO

A digitalizao de acervos tem se tornado um dos

procedimentos essenciais ao acesso e difuso dos documentos
arquivsticos, alm de contribuir para a sua preservao, uma vez que
restringe o manuseio dos documentos originais. Por isso, o uso da
tecnologia digital traz grandes perspectivas de trabalho para os arquivos e bibliotecas, instituies
por excelncia mantenedoras de fontes primrias de informao.
Constitui-se como instrumento capaz de dar acesso simultneo local ou remoto aos seus
representantes digitais.

Entende-se por digitalizao a converso da fiel imagem de um documento

arquivstico para o formato digital. Este processo dinamiza extraordinariamente o
acesso e a disseminao das informaes, com a visualizao instantnea das
imagens dos documentos.

Diversos dispositivos tecnolgicos (hardware) e programas de computadores (software)

podero ser utilizados para converter o documento original para o formato digital. No entanto, o
produto dessa converso no permite a eliminao automtica do documento original. A
digitalizao, portanto, dirigida ao acesso, difuso e preservao do acervo documental.
Os registros pblicos originais, ainda que digitalizados, devero ser preservados de
acordo com o disposto na legislao pertinente.

O processo de digitalizao dever ser realizado de forma a manter a

integridade, a autenticidade e, se necessrio, a confidencialidade do documento
digital, com o emprego de certificado digital emitido no mbito da Infraestrutura
de Chaves Pblicas Brasileira - ICP Brasil.

POR QUE DIGITALIZAR?

Contribui para o amplo acesso e disseminao dos documentos arquivsticos por meio da
Tecnologia da Informao e Comunicao. O documento em suporte de papel limita o acesso e
manuseio a apenas um usurio por vez, sendo que um documento digitalizado fica disponvel, em
ambiente virtual, podendo ser visualizado e acessado simultaneamente por diferentes usurios.

Permite o intercmbio de acervos documentais e de seus instrumentos de pesquisa por meio de

redes informatizadas.
Promove a difuso e reproduo dos acervos arquivsticos no digitais, em formatos e
apresentaes diferenciados do formato original.
Incrementa a preservao e segurana dos documentos arquivsticos originais, por restringir seu
manuseio. O documento em suporte de papel, por sua fragilidade, possui tendncia maior a
desgastar-se com o manuseio, podendo ser, tambm, alterado, extraviado ou destrudo.
Reduo do tempo das atividades que requerem anlise de documentos.
Reduo no tempo de recuperao e duplicao dos documentos. Na microfilmagem, a leitura do
documento sequencial, sujeita a avano fsico. Os documentos digitalizados permitem a
localizao por acesso direto, propiciando maior rapidez e preciso na busca e recuperao da
informao.
A digitalizao permite o incremento na segurana por meio da restrio de acesso a usurios
autorizados. Os meios de armazenamento dos documentos digitais devero proteg-los de acesso,
uso, alterao, reproduo e destruio indevidas. O processo de digitalizao dever ser realizado
de forma a manter a integridade, a autenticidade e, se necessrio, a confidencialidade do
documento digital, com o emprego de certificado digital emitido no mbito da Infraestrutura de
Chaves Pblicas Brasileira - ICP - Brasil.
Reduo do custo de reproduo e recuperao do documento.
A digitalizao no substitui a cpia original. O produto da digitalizao, a imagem digital, no
substitui legalmente a informao armazenada no suporte original.

Antes de iniciar o projeto de digitalizao de documentos arquivsticos, importante

que o acervo tenha sido avaliado, selecionado, higienizado, identificado e organizado.
A captura digital da imagem dever ser realizada com o objetivo de garantir o mximo
de fidelidade entre o representante digital gerado e o documento original, possibilitando a
identificao do menor caractere possvel (linha, trao, ponto, mancha de impresso). Recomenda-se
a digitalizao das capas, contracapas e envoltrios, bem como de pginas sem impresso (frente e
verso), especialmente, quando contiverem sinalizao grfica de numerao e outras informaes.
A digitalizao deve observar os parmetros que possam significar riscos ao documento
original, a saber: condies de manuseio, definio dos equipamentos de captura, tipo de
iluminao, estado de conservao, valor intrnseco do documento original, etc..
necessrio que os equipamentos utilizados possibilitem a captura digital de um
documento arquivstico de forma a garantir a gerao de um representante digital que reproduza, no

mnimo, a mesma dimenso fsica e cores do original em escala 1:1, sem qualquer tipo de
processamento posterior atravs de softwares de tratamento de imagem.
Para a definio do tipo de equipamento de captura digital a ser utilizado, deve-se
observar os tipos documentais existentes no acervo e sua quantificao, alm das caractersticas
fsico-qumicas de cada tipo de documento, pois isso reduzir os riscos integridade fsica do
documento original.
O processo de digitalizao dever ser realizado, preferencialmente, nas instalaes das
instituies detentoras do acervo documental, evitando seu transporte e manuseio inadequados e a
possibilidade de danos causados por questes ambientais, roubo ou extravio. Recomenda-se a
digitalizao de conjuntos documentais integrais, como fundos/colees ou sries. No entanto,
possvel digitalizar itens documentais isolados, devido a frequncia de uso, estado de conservao,
ou alto valor intrnseco com necessidade de incremento de sua segurana, sem entretanto
descontextualiz-los do conjunto a que pertencem.
A definio do equipamento de captura digital a ser utilizado s poder ser realizada
aps o minucioso exame do suporte original, considerando suas caractersticas fsicas e estado de
conservao, de forma a garantir aos representantes digitais a melhor fidelidade visual em relao
aos documentos originais, sem comprometer o estado de conservao deste.

ETAPAS DO PROCESSO DE DIGITALIZAO DE DOCUMENTOS

Os documentos passam por um processo de preparao para que se
tornem aptos digitalizao (higienizao, retirada de grampos ou

qualquer objeto que prejudique o acesso do documento ao scanner,

desmontagem das pastas, desamassar documentos dobrados ou
amassados, recuperao dos documentos rasgados, separao dos
documentos manchados, etc.).
Digitalizao dos documentos. Deve ser feita a escolha da resoluo,

cor e formatos desejados. Recomenda-se que a escolha dos formatos

leve em considerao a necessidade de preservao de longo prazo
que recai sobre determinados tipos de documentos.
Indexao dos documentos. Contribui para a precisa localizao,

agrupamento e gerenciamento das imagens geradas durante a

digitalizao, permitindo a posterior conferncia da regularidade das
etapas do processo adotado.

Controle de qualidade dos representantes virtuais. Anlise minuciosa

das imagens para verificar se esto de acordo com as especificaes

do projeto de digitalizao.
Disponibilizao dos representantes virtuais para acesso e pesquisa. O projeto de
digitalizao dever permitir que as imagens capturadas possam ser visualizadas em

microcomputadores convencionais, podendo ser ampliadas para melhor leitura de detalhes,

reduzidas para oferecer uma viso total da imagem, rotacionadas, impressas por impressoras
grficas ou mesmo transmitidas via comunicao de dados.

Extrao de contedos
OCR (Optical Character Recognition) Reconhecimento ptico de Caracteres
Tecnologia para reconhecimento ptico de caracteres a partir de um arquivo de
imagem. Atravs do OCR possvel digitalizar uma folha de texto impresso e obter um arquivo de
texto editvel, de forma a permitir, por exemplo, alterao e pesquisa no contedo do texto.

ICR (Intelligent Character Recognition) Reconhecimento Inteligente de Caracteres

Forma avanada de OCR que inclui capacidade de aprender fontes durante o processo
ou usar o contexto para fortalecer probabilidades de reconhecimento correto ou reconhecer
caracteres manuscritos.
OMR (Optical Mark Recognition) Reconhecimento ptico de Marcas
Detecta presena ou ausncia de marcas em reas definidas. Usado para processar
questionrios, testes padronizados, cdulas, gabaritos, etc.. Os documentos a serem processados so
semelhantes e preenchidos mo.

HCR (Handwritten Character Recognition) Reconhecimento de Caracteres

Manuscritos
Tecnologia voltada ao reconhecimento de caracteres manuscritos para converso em
cdigo ACSII, ou seja, converso do manuscrito ou letras em caracteres de texto.