Escopo

Você sabe o que quer dizer escopo? Esta lá, no dicionário, entre tantas
definições: propósito, finalidade. Pois bem, é disso que trata esse
gerenciamento. Para Maximiano (2010, p. 44), “o escopo do projeto é o
produto ou conjunto de produtos que o projeto deve entregar”. Vamos
fazer a ligação entre esse conceito e o significado da palavra escopo?

Quando dizemos escopo do projeto, estamos nos referindo ao propósito, à

intenção do projeto. Por isso, o escopo, no dizer de Maximiano (2010, p. 44),
é uma importante área na administração do projeto. O autor reporta-se ao
escopo como um imprescindível “mapa de intenções: está neste mapa o
tempo, os recursos, os custos, os riscos, as responsabilidades, enfim, tudo
deve estar ali, no escopo”.

Portanto, deve ser dada uma ênfase ao planejamento no caso desse

gerenciamento. Stadler (2010, p. 40) afirma que “planejar é o contrário de
tomar decisões baseadas no improviso”. Isso é muito importante no caso
de projetos. É necessário que tudo seja muito bem planejado, já que um
projeto envolve muitos recursos da empresa e pode ser um diferencial para
o seu futuro.

O escopo do produto é uma parte integrante do escopo do projeto.

Vamos explicar: o escopo do produto é a parte do projeto no qual estão
as especificações, as características do produto. Portanto, esse escopo do
produto é que dá a base para o projeto. É mediante aquilo que se quer
apresentar como produto final do projeto que se organizam todas as áreas
necessárias para viabilizar o surgimento desse produto final, que pode
depois fazer parte da produção da empresa, no caso de um produto
tangível, ou fazer parte da rotina empresarial, no caso de melhoria
administrativa.

Passos para o desenvolvimento do escopo

Vamos apresentar os três passos para o desenvolvimento do escopo. No
primeiro passo traçam-se os objetivos do projeto, no segundo passo
apresenta-se o escopo e, no terceiro passo, detalha-se esse escopo.
Vamos ver isso mais detalhadamente?

Um projeto nasce de uma necessidade. Essa necessidade pode ter origem

em um problema que se apresenta e que carece de solução, de
encomendas feitas por clientes, de uma ideia original que surge e que
pode oferecer uma nova fonte de faturamento para a empresa, ou uma
oportunidade que o mercado apresenta e que deve ser aproveitada.
Portanto, o que justifica um projeto é essa necessidade. Ter clareza da
necessidade que se apresenta é o primeiro passo para a definição de
todos os passos do projeto.

O primeiro passo é traçar os objetivos do projeto. Veja que o produto a ser

apresentado ao final do projeto constitui-se como uma parte, e não a sua
totalidade. Dessa forma, é importante que se definam os objetivos para
cada parte constituinte do projeto. Ao reunir as diversas pessoas que farão
parte do projeto, você vai ver que cada parte apresenta um objetivo
diferente no projeto, mesmo que todos tenham a finalidade de apresentar
o mesmo produto final.

Escolha uma forma simples de apresentar os objetivos do projeto. Use uma

linguagem que todos entendam. Respeite a participação de todos e
mostre a importância de cada parte envolvida.

O segundo passo é apresentar o escopo. Essa apresentação é feita por

meio de uma declaração, na qual, de forma resumida, é apresentada
toda a abrangência do projeto. Também se pode incluir nessa declaração
o que não faz parte do projeto.

A apresentação do detalhamento do escopo do projeto é o último passo.

O detalhamento do escopo compreende todas as partes do projeto, tanto
o produto quanto as partes que fazem parte da administração do projeto.
Aqui se utiliza a Estrutura Analítica do Projeto (EAP). Existem muitas formas
de apresentar a estrutura analítica, em geral ela é apresentada como
organograma, esquemas, listas, etc.

O controle do escopo

Maximiano (2010) sugere três perguntas como forma de verificação e

controle do projeto. Para o autor, a resposta a essas perguntas permite
verificar se o escopo está sendo cumprido ou se existe necessidade de
mudar ou introduzir novas etapas. Verifique as perguntas:

• O projeto está sendo realizado?

• Da forma como está sendo realizado, o projeto fornecerá os
produtos planejados?
• Há modificações solicitadas pelos clientes ou outros participantes do
projeto?

Mudanças nos projetos são bastante comuns, frequentes e, muitas vezes,

necessárias. Portanto, não adianta ficar estressado. O que se deve fazer é
administrar essas mudanças. Mais prejudicial que mudar o projeto é no final
ouvir do cliente: você não entregou o que eu queria.

Logicamente que mudanças vão alterar custos e prazos de entrega, por

isso a necessidade de criar dispositivos que permitam o controle disso. Daí a
importância de uma documentação adequada, da criação de formulários
que registrem as mudanças solicitadas, custos e prazos envolvidos,
formalizando com assinaturas para deixar claro a responsabilidade e quem
vai arcar com os custos envolvidos. O que é muito importante frisar é que
as técnicas de administração devem ser utilizadas. Conforme Stadler (2010,
p. 42), na administração “[...] estamos constantemente planejando,
organizando, dirigindo e controlando diversas atividades ao mesmo tempo
[...]”, isso não é diferente em um projeto.