Fases de um projeto

Se pela definição do PMBOK® (Project Management Bod of

Knowledge), “projeto é um esforço temporário empreendido para criar
um produto, serviço ou resultado exclusivo”, é mais do coerente
pensar que para conferir forma a qualquer ideia existem passos a
serem dados em direção a esse objetivo. Esses passos são as fases
de um projeto, dentro do tal “esforço temporário”.

Ainda pelo PMBOK®, que é o guia das melhores práticas do

gerenciamento de projetos, um projeto tem natureza temporária, o que
indica que “tem início e término bem definidos e que o término é
atingido quando seus objetivos são alcançados ou quando o projeto é
encerrado”.

Para entender melhor essa ideia, imagine que tudo tem um começo,
meio e fim para ser planejado e executado com sucesso. Mas entre o
que está no começo e fim, vamos falar também das fases que estão
no meio e dar alguns nomes. Seguir uma ordem correta é essencial
para promover organização e resultados desejáveis.

No projeto como um todo ou em etapas do projeto, as fases de um

projeto são as mesmas e são imprescindíveis, conhecidas como ciclo
de vida de um projeto pelo PMBOK®.

Falei de etapas do projeto aqui porque alguns trabalhos podem ser

entregues por etapas ou inteiramente, só no final. Mas seja de uma
forma ou de outra, as fases de um projeto serão as mesmas, só vai
depender de o gerente definir se o projeto será executado pelo
método tradicional ou cascata, que entrega tudo no final, ou até pelos
métodos ágeis, que programam entregáveis em tempos determinados.

Nas etapas para elaboração de um projeto, vocês vão saber que

existem 5 fases que são importantíssimas, funcionam como uma
verdadeira engrenagem, garantindo fluxo e alcance de metas.

Quais são as fases de um projeto?

Quando se dá início a qualquer nova ideia, é sempre bom pensar

em quais são as fases de elaboração de um projeto para que as
iniciativas não fiquem atropeladas.

Por exemplo: nas fases de um projeto arquitetônico, primeiro é preciso

ter a ideia e avaliar as necessidades de uma nova edificação, é
preciso que os interessados se reúnam para saber quais as
expectativas e desejos, a partir disso surge uma ideia geral de recurso
financeiro e só depois desenha-se a planta, com modelos de
construção, tipos de telhados, janelas, sugestões de acabamentos,
etc.

A partir deste momento, quem encomendou o projeto vai aprovar ou

não o desenho, e então depois de discutido tudo o que é necessário,
começa-se a construção. O início desta obra será sempre pelos
alicerces e só depois começam novas etapas, como levantar as
paredes, telhados, colocar janelas, pisos, sistema hidráulico e elétrico,
acabamentos, pintura, etc.

É claro que nas fases de um projeto de engenharia civil, que seria o

próximo passo após a aprovação do desenho da planta dessas fases
de projeto arquitetônico, seria preciso de muito mais detalhamento.
Essa é só uma ideia geral para dar noção do quanto são importantes
as fases de um projeto para atingir os objetivos definidos.

Fases projeto: começo, meio e fim

As fases de gerenciamento de projetos são cinco: iniciação,

planejamento, execução, controle e monitoramento e encerramento.

Iniciação

No ciclo de vida de um projeto tudo começa com fase de Iniciação,

seja durante a primeira fase do projeto de uma usina ou um projeto para
elaboração de um novo software de serviço.

Entre as fases do projeto, essa é a hora de identificar as necessidades,

a definição dos objetivos, estudos de viabilidade, buscas de
alternativas, identificação de riscos, premissas e restrições, bem como
autorização e definição das gerências do projeto.

Nos momentos dessas iniciais etapas de projeto é que o gerente do

projeto faz diversas reuniões com a diretoria para convencê-la da
viabilidade e importância do projeto para aquela organização e só
então recebe a devida aprovação, embora possa-se dizer que o
projeto já estava em sua fase embrionária. E aí começa de fato o ciclo
de vida projeto.

Durante a primeira fase do projeto, é preciso estruturar o projeto com o

Termo de Abertura, que é o documento que vai dar o start do projeto,
e o Business Case.
Planejamento

Nas fases de projeto, o momento do planejamento é de suma

importância, e pode determinar todo o sucesso daquele projeto.
Realizada uma revisão do orçamento do projeto, é criada a EAP
(Estrutura Analítica do Projeto) ou WBS (Work Breakdown Structure),
detalha-se o escopo do projeto e as atividades que serão necessárias.

Nesta hora também acontece o refinamento dos objetivos, com

sequenciamento de atividades, negociações de apoio a patrocínio.

Neste momento também será criado o cronograma de projeto e busca

dos recursos necessários, tanto de custos quanto os humanos. É hora
de detalhar todos os processos: escopo, tempo, custos, qualidade,
recursos humanos, plano de gerenciamento de comunicação, riscos,
aquisições e stakeholders (pessoas interessadas no projeto).
Finalmente, pode-se dar início à elaboração do plano de projeto. Após
isso, é realizada a reunião de kick off, quando tudo o que foi definido e
planejado vai ser exposto para um time muito maior, que será
interessado e envolvido neste trabalho.

Execução do projeto

É quando tudo que foi planejado poderá ser executado, quando os

entregáveis são elaboradas e apresentadas aos clientes. Nesta fase, é
possível até mesmo usar ferramentas de gestão de projetos para
controle do escopo, cronograma, uso de materiais, qualidade, riscos,
alterações do projeto etc.

Monitoramento e controle

Nas fases de projeto pelo PMBOK®, essa etapa é paralela com a

execução do projeto, e muitos nem a listam como uma das fases de
um projeto, atrelando-a ao momento da execução. Mas aqui vamos
considerá-la como mais uma fase, conforme indicado o guia das
melhores práticas do gerenciamento de projetos.

É neste momento que é a feita a verificação da execução para saber

se tudo que foi planejado está sendo devidamente executado, se
houve discrepâncias e se é preciso replanejar. Esse momento de
incrementos ao escopo pode ser crítico e causar atrasos no
cronograma, por isso, o monitoramento e controle assíduo é tão
importante, para corrigir os desvios de percurso no devido tempo.

Para isso, o Status Report constante é essencial, porque

provavelmente neste momento os stakeholders vão querer saber
como as coisas estão andando.
Também é nesta hora que começam as reuniões constantes entre as
equipes, preferencialmente com frequência semanal e atualizações
diárias. Nestes encontros, todas as informações, potenciais obstáculos
e o andamento geral do projeto precisam ser comunicados.

Em qualquer tipo de projeto, neste momento também pode surgir a

necessidade de gerenciamento de problemas, seja quando se chegar
nestas fases de um projeto de pesquisa ou até mesmo nestas fases de
projeto de software.

Aqui pode-se detectar falhas na definição do escopo, prazos

apertadíssimos e às vezes até inviáveis, recursos que não foram bem
administrados, problemas com a qualidade do produto final e até
mesmo de gestão de pessoas.

Por isso, faço questão de reforçar o momento de aproveitar a fase do

planejamento, que é a hora de usar de Inteligência Coletiva para
detectar todos os possíveis equívocos.

Para isso, uma reunião de 8 horas com o método do Canvas do PM

Visual, que é um modelo que criei, pode ser uma excelente alternativa.
No meu modelo de Canvas, todas as áreas do projeto serão
esmiuçados pela equipe que estará envolvida com o projeto.

Quem quer saber mais sobre o assunto, se informe sobre o curso RC

Robson Camargo Projetos & Negócios que ensina como utilizar o PM
Visual.

Encerramento
Esse é o momento de fazer as entregas finais do produto ou as
devidas entregáveis, receber a aprovação do Sponsor do projeto e
elaborar os relatórios que servirão como documentação do projeto.

Por isso, o gerente de projetos deve avaliar com a equipe e registrar

todo o histórico do projeto, desde o que foi bem e pode inspirar a
criação de um modelo de projeto, ao que não foi tão bem e pode ser
evitado no próximo trabalho, corrigindo assim eventuais erros.

Também é preciso mapear se todos os objetivos foram atingidos, e

caso não tenham sido, é preciso alinhar com os stakeholders o
porquê. Esses resultados podem ser apresentados na reunião de
encerramento quando os feedbacks positivos e negativos serão
apontados.