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em um projeto. Isso é válido tanto para a vida pessoal como para a profissional. Por isso, sempre
que iniciamos um novo projeto, por exemplo, é essencial planejarmos. Porém, há outras etapas
que antecedem e procedem o planejamento e que são tão importantes quanto. Elas são
conhecidas como fases de um projeto.
Porém, antes de nos aprofundarmos nas fases do projeto, precisamos compreender a real
importância de um planejamento.
Além disso, a equipe tem mais visão dos resultados que podem obter. Com isso, ela consegue
criar um plano de ação mais certeiro para atingir seus objetivos.
O PMBOK é uma metodologia para gestão de projetos. Sendo assim, cada etapa dessa
metodologia é composta por ações específicas. Além disso, cada fase do projeto é
complementar a anterior e é a base da posterior.
Por esses motivos é que é importante seguir todas as etapas em sua ordem. Por isso, é necessário
ter definido o que constitui cada fase de um projeto e qual é o objetivo dela. Aliás, é sobre isso
que veremos a seguir.
A iniciação é, como o próprio nome diz, a fase inicial de qualquer projeto. É nesse momento que
o gestor deve analisar o projeto como uma visão macro. Perceber quais são os objetivos que se
quer alcançar, quais os problemas que se quer resolver, identificar as necessidades e a
viabilidade.
Além disso, é preciso identificar os riscos, as restrições e a autorização para dar continuidade no
projeto. Por isso, nessa etapa é que o gestor tenta convencer a diretoria que o projeto é viável e
que ele é importante para a empresa.
Aliás, é nessa etapa que também são definidas as gerências e é desenvolvido o Termo de
Abertura do Projeto, em que são identificadas as razões para ele acontecer.
2. Planejamento
Com a autorização da diretoria para dar continuidade no projeto e com todos as ações da etapa de
iniciação concluídas, é hora de planejar. Nessa etapa é preciso ser mais minucioso e olhar para o
micro. Aliás, essa é a fase mais importante para a conclusão do projeto.
Por isso, o gestor deve desenvolver todo o plano de ação, o que inclui a definição do escopo, o
cronograma, a definição e sequência de atividades, a estimativa de custos, os riscos que podem
ter, o orçamento disponível, entre outras.
Além das ações, é preciso definir o gerenciamento de qualidade, dos recursos humanos, das
comunicações, de risco, das aquisições e das partes interessadas. Além disso, é necessário fazer a
análise quantitativa e qualitativa dos riscos.
O planejamento vai possibilitar que o projeto seja colocado em prática e concluído com sucesso.
Então, é importante dedicar tempo e atenção a essa fase do projeto.
3. Execução
Com o planejamento concluído é hora de ir para a execução do projeto. É nessa fase do projeto
que tudo o que foi planejado é colocado em prática.
Assim, o gestor precisa reunir a sua equipe e fazer o seu gerenciamento enquanto ela executa as
tarefas. Aliado a isso, é necessário se manter fiel ao planejamento.
Porém, caso surja um imprevisto, que é algo comum de se acontecer, mesmo com o
planejamento bem feito, é preciso estar pronto para lidar com isso. Assim, será preciso colocar
novas metas ou modificar um pouco o cronograma, se necessário, mas sem que isso cause um
grande impacto no prazo ou resultado final.
Por isso, o gestor também precisa saber como se comunicar com a equipe e sempre que houver
uma mudança, todos precisam ficar sabendo. Assim, o grupo de colaboradores vai estar por
dentro do que foi modificado e poder contribuir para alguma solução mais assertiva, se for o
caso.
4. Monitoramento e Controle
O monitoramento e o controle consiste em analisar o que está sendo produzido. Essa fase do
projeto é importante para que o gestor possa acompanhar o desenvolvimento do projeto e consiga
identificar qualquer situação que exija uma alteração de planos.
Sendo assim, o gestor deverá focar em analisar cada processo da execução do projeto. Por
exemplo, se a equipe não está seguindo de forma exata o planejamento, o gestor precisa intervir e
saber o que está acontecendo. Sendo assim, isso só é possível se ele estiver monitorando os
processos.
Então, é necessário controlar tudo, desde os custos até o cronograma. E não podemos esquecer
de monitorar os riscos.
5. Encerramento
O encerramento é a última fase de um projeto. É nessa etapa em que ele é aceito e encerrado.
Sendo assim, é preciso que o cliente assine o termo de aceite do projeto, para formalizar o seu
encerramento.
Além disso, é importante que o gestor reúna sua equipe e os diretores da empresa para apresentar
o relatório final e as informações gerais sobre o trabalho da equipe e do projeto em si.
Aqui também é válido dar e pedir um feedback da equipe de trabalho. Assim, você pode ajudar o
outro a melhorar suas qualidades e também saber em que pontos você precisa melhorar.
Ao seguir essa metodologia de gestão de projetos, o gestor consegue definir com mais clareza
todas as fases de um projeto e colocá-las em prática de maneira mais efetiva. Por isso, é
importante se aprofundar mais sobre o assunto e sempre continuar se atualizando.
Por falar nisso, indicamos você a ler o nosso artigo sobre. Nele você entende melhor como
o Design de Interação pode proporcionar uma experiência mais positiva para o seu cliente
quando ele está utilizando o seu produto.