.

Iniciação

A primeira etapa, como o próprio nome indica, é a de início do projeto. Aqui, nada foi
desenvolvido ainda, tendo apenas a ideia inicial do que pretendemos fazer.

Assim, é o momento para alinhar as possibilidades e definir quesitos básicos do projeto,

respondendo a premissas gerais de: O quê? Como? Por quê? Quando?

Esta delimitação é extremamente importante porque servirá de base para todas as outras
etapas. Ela é o direcionamento do projeto e, para responder àquelas quatro questões,
costumamos definir:

 Objetivo: é a motivação para realizar o projeto, aquilo que será esperado após
concluir todas as etapas. Ele normalmente surge a partir da identificação de
necessidades dentro da organização, sendo a resolução de algum problema ou uma
melhoria específica.
 Gerente do projeto: é quem será o responsável pelo controle e acompanhamento
de todos os detalhes. Essa pessoa irá, além de garantir o andamento das ações,
comandar as reuniões e apresentações aos stakeholders.
 Prazo estimado: é a data prevista para o encerramento do projeto. Datas de
entregas menores também podem ser estipuladas, mas ainda de um modo muito
geral, sem muita precisão da real aplicabilidade delas.
 Recursos disponíveis: é o quanto se pretende gastar, tanto em recursos materiais,
de dinheiro, quanto em esforço.

Após saber de modo claro o que será feito, vem o momento de medir a viabilidade do
projeto. Para isso, é feito um balanço das informações coletadas e analisado se a empresa
possui capacidade para realizá-lo. Sendo ele viável, pensamos no retorno que ele trará;
isto é, se vale a pena empreender forças para realizá-lo ou não.

Então, com o projeto aprovado, podemos ir para a saída da iniciação: a formulação do

TAP, ou termo de abertura do projeto. É um documento oficial que reúne todas essas
informações levantadas anteriormente e que vai servir de apoio para os gestores nas
etapas seguintes.

2. Planejamento
A iniciação traz todos os elementos base do projeto com uma perspectiva bastante
abrangente. Agora, então, é o momento de detalhar tudo o precisará ser feito, definindo
atividades, prazos e pessoas de modo pontual.

O planejamento é de extrema importância, porque ele servirá como guia para a execução
do projeto. Quanto mais estruturado e coerente for esse processo, maiores às chances de
bons resultados.

Segundo o PMBOK®, esta etapa deve conter dez detalhamentos: escopo, cronograma,
custos, equipe, qualidade, recursos, comunicação, riscos, aquisições e partes
interessadas.

É claro que não necessariamente haverá um aprofundamento em cada um destes tópicos,

pois, para cada proposta e segmento organizacional o grau de relevância irá variar, mas é
interessante considerá-los.

O objetivo dessa etapa, portanto, é gerar o plano do projeto, a partir do qual devemos
saber:

 Escopo: trabalho necessário para realizar este projeto.

 Cronograma: é a delimitação das entregas, havendo o ordenamento sequencial das
atividades e quem é o responsável por cada uma.
 Custos: quanto precisará ser gasto e para que especificamente o dinheiro será
destinado. Ter um aprofundamento neste ponto auxilia na identificação de gargalos
e otimização dos recursos.
 Riscos: identificar fatores que podem prejudicar o andamento do projeto. São
pontos de atenção que devem ser monitorados e, se ocorrerem, devem ter uma
solução traçada rapidamente.

Após descritas estas partes, vem a construção da Estrutura Analítica do Projeto (EAP),
que é uma ferramenta para organização de todos estes dados.

Nela, é possível criar uma aba ampla (com todas as pessoas e recursos envolvidos) e,
dentro dela, delimitar qual atividade estará atrelada a qual recurso e responsável. Isso
permite uma análise mais completa e um acompanhamento mais real durante a execução.

3. Execução
É a etapa na qual tudo realmente acontece, é tirar as ideias do papel e colocar o plano em
ação.

Por ser a parte prática do projeto, a consideramos a mais longa e a que mais demanda
recursos. O ideal, aqui, é que apenas houvesse a aplicação do planejamento, mas isso é
pouquíssimo provável de acontecer, porque sempre há imprevistos ao aplicar a teoria.

Então, além do que já estava planejado, conforme as atividades vão sendo concluídas, há
necessidade de alterações no escopo, datas, custos e demais fatores que mudaram. Assim,
ao considerar a execução, devemos incluir atualizações, replanejamentos e
ajustes como fatores também primordiais desta fase.

O objetivo da execução, portanto, é concluir as entregas estipuladas ao longo do projeto

e, ao final, alcançar a meta definida.

4. Monitoramento e controle

Esta etapa ocorre de modo conjunto com a execução, motivo pelo qual nem sempre é
mencionada. Porém, executar e monitorar são coisas distintas e que merecem atenção ao
longo da implementação de um projeto.

O principal objetivo do monitoramento é evitar desvios no planejamento, pois, o

planejado é o ideal e, quanto mais distante disso, provavelmente mais custoso e
ineficiente será o projeto.

Se há um controle frequente, as falhas podem ser identificadas de modo mais rápido e

corrigidas com a menor perda possível. Portanto, o acompanhamento das atividades
realizadas é fundamental para que o planejamento possa ser cumprido e os resultados
desejados efetivamente sejam alcançados.

Algumas métricas específicas podem ser delimitadas de acordo com a organização, mas,
no geral, é priorizada a análise do status das atividades e controle de prazos.
5. Encerramento

Muitas empresas consideram a entrega final como o encerramento. Porém essa etapa
conta com muito mais elementos, os quais são relevantes não apenas para o projeto em si,
mas também para as próximas tomadas de decisão da organização.

Ao final, recomenda-se fazer uma revisão geral do projeto para garantir que tudo que era
pretendido foi feito e que nenhum elemento foi perdido no meio dos processos. Além
disso, é interessante fazer uma análise dos erros e acertos, pois lições podem ser
aprendidas e os processos aprimorados, possibilitando execuções mais assertivas no
futuro.

O encerramento de fato só ocorre com o TEP, termo de encerramento do projeto, o

qual garantirá a correta documentação das ações e resultados.