Texto Roteiro Plano de Ação

O que é um plano de ação? Para que serve?

Um plano de ação é uma forma organizada e que segue uma metodologia definida para
estabelecer metas e objetivos, as atividades que devem ser realizadas, apontar os
responsáveis por desenvolver cada uma delas e acompanhar o andamento de um projeto,
para que se possa atingir os melhores resultados.

Um compromisso firmado pelo grupo para alcançar seus resultados de transformação da

realidade.

A estrutura de um plano de ação deve seguir estas etapas:

1. Saibam onde chegar

O primeiro passo para montar seu plano de ação é considerar os resultados esperados e a
alternativa de intervenção escolhida do Projeto;

2. Criem ações viáveis e mensuráveis

Uma vez que tenha uma visão clara do que precisa atingir e do caminho a seguir, o próximo
passo é a criação de ações viáveis e mensuráveis.

Os resultados de um plano de ação precisam ser definidos claramente. Pense em ações que
permitam à sua equipe acompanhar e visualizar o que foi realizado em relação ao que foi
determinado. Assim, terão tempo de corrigir os desvios e possibilitar o alcance dos
resultados, caso necessário.

Caso não sejam atingidas, deverão avaliar e realizar ajustes.

3. Liste as ações a serem executadas

É importante que todas as ações (e suas respectivas atividades) necessárias para o
atingimento dos resultados esperados sejam listadas e atribuídas a um responsável.

Assim, juntamente com o grupo, liste todas as ações e atividades a serem realizadas. O
conjunto de ações propostas deve ser necessário e suficiente para alcançar o resultado
esperado.

4. Dividam as grandes Ações em partes menores e mais gerenciáveis

Algumas ações podem parecer mais difíceis de se atingir do que outras.

Por isso, nos casos em que é possível, verifique a possibilidade de subdividi-la em partes,
tornando-as mais fáceis de serem executadas e gerenciadas.

Isso favorece que consigam gerenciá-las com maior facilidade e tenham maior clareza das
atividades que precisam fazer para conseguir executá-las no tempo previsto.

Permite acompanhar o andamento das ações com maior agilidade, já que por serem
menores tendem a acontecer mais rapidamente.

5. Diferença entre AÇÕES e ATIVIDADES

Ações e atividades são palavras relacionadas a deslocamento. Elas podem e são utilizadas
de várias maneiras.

Aqui no nosso DGPSUS, utilizamos “ação” como o elemento de movimento, de

deslocamento, que impacta o resultado esperado e viabiliza a transformação da realidade. E
a palavra “atividade” designa o detalhamento das tarefas que devem ser realizadas para
alcançar aquela ação.

6. Decidam os prazos para as entregas cotidianas

Sem prazos específicos, não tem como fazer e monitorar um projeto de ação, e o trabalho
vai certamente se expandir para preencher o tempo.

As atividades que já têm processos bem definidos, podem muito bem ser guiadas por prazos
pré-estabelecidos.

Com prazos pré-estabelecidos, os participantes conseguem se planejar melhor para a

execução das suas atividades, priorizando conforme sua importância e urgência.

Isso permite um melhor acompanhamento da produtividade do grupo.

Irá também facilitar a comunicação de todos, visto que o grupo já saberá quando
determinada atividade estará concluída.

Sempre que possível, as ações e atividades devem seguir uma ordem cronológica em sua
apresentação. Isso não significa, contudo, que não possam acontecer de forma simultânea.

7. Criem uma representação visual para o seu plano de ação

Depois de criar os itens de ação com suas respectivas atividades e definir os cronogramas, o
próximo passo é a criação de algum tipo de representação visual do seu plano.

Esta representação auxilia no engajamento do grupo, já que todos podem acompanhar o

andamento das atividades.

Ao mesmo tempo, uma visualização gráfica também permite uma facilidade de identificar
quais atividades ou objetivos do plano não estão sendo executadas ou atingidas, permitindo
que possam ser priorizadas ou ajustadas, buscando seu atingimento.

Oportunamente ofereceremos um modelo para sistematização tanto do monitoramento

como de acompanhamento.

8. Acompanhem as ações com frequência

Uma vez que seu plano foi estabelecido, compartilhado com o grupo proponente e
pactuado com os atores estratégicos envolvidos, o próximo passo é simples: torne o
acompanhamento frequente um hábito.

Cobre dos responsáveis para garantir que todas as pessoas estejam fazendo sua parte.
Gerenciem seu plano.

Você pode, por exemplo, criar um cronograma de envios de relatórios ou de apresentações

de resultados individuais, ou em equipe.

Não tem como montar um plano de ação sem definir como se fará seu acompanhamento.

Um plano de ação pode, ocasionalmente, devido a eventos ou imprevistos, deixado de lado.

Não permita que isso aconteça.

Afinal, para que serve o plano de ação se não como guia para que a capacidade de cumprir
prazos, completar tarefas e atingir os objetivos seja retomada imediatamente depois da
interrupção indesejada.

Reveja sempre seu plano de ação e engaje os envolvidos a seguir em frente sem perder os
objetivos e resultados esperados de foco.

Existem várias ferramentas para construir Plano de Ação. Nós apontamos duas (PES
simplificado e 5W2H), mas você pode escolher a que considerar mais adequada para os
grupos que apoia.

Lembrem que a condução do Plano de Ação é do grupo autor, mas que ele por si só não
conseguirá implantar sem o envolvimento de novos atores do campo.