Obra: Gestão de Autores:

Projetos
Boanerges,
Paranhos, Lidia
Ferreira

Fundamentos de Gestão de Projetos / Capítulo 7 – Encerramento

• Metas / Objetivos:
◦ Mostrar de forma prática como se encerra um projeto e como se aplicam as
ferramentas e técnicas previstas nos processos;

• Ao final desse capítulo, o aluno deve estar capacitado a:

◦ Encerrar um projeto ou fase e se preparar para esse encerramento.

• Descrição do conteúdo;
◦ Encerramento de um projeto ou fase, entregas do projeto e suas
documentações;
◦ Encerramento dos contratos de aquisição;
◦ Elaborar o registro e guarda das lições aprendidas.

• Relacionamento com outras disciplinas:

Ética e responsabilida
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Fundamentos de Gestão de Projetos / Capítulo 7 – Encerramento

Se o entendimento que foi defendido nesse livro desde o início, é que projeto tem início meio e
fim, então a mesma importância que se dá para o início de meio, tem que ser igualmente atribuída
para o fim do projeto. Pode não parecer, mas é ai que mora a origem de muitos dos problemas em
gestão de projetos. É fácil de entender o porque:
 Encerrar projeto, não é tão atrativo e não divulga tanto a imagem dos envolvidos quanto
iniciar um projeto;
 É no encerramento que ficam alguns passivos, complicados que se tratar e geram um
esforço grande e de poucos resultados de avanço;
 No encerramento se caracteriza com finalizar todas as questões e reconhecer alguns erros.

Então no encerramento dos projetos, é que precisamos finalizar as entregas que ficaram
pendentes, desmobilizar as equipes, equipamentos e demais recursos, finalizar formalmente os
contratos, e aprender com os nossos próprios erros.

Segundo o PMBOK “O grupo de processos de encerramento consiste dos processos executados

para finalizar todas as atividades de todos os grupos de processos de gerenciamento do projeto,
visando concluir formalmente o projeto, a fase, ou as obrigações contratuais. Este grupo de
processos, quando concluído, verifica se os processos definidos estão completos em todos os
grupos de processos a fim de encerrar o projeto ou uma fase do projeto, da forma apropriada, e
define formalmente a finalização do projeto ou da fase.

Este grupo de processos também formaliza o encerramento prematuro do projeto. Os projetos

encerrados prematuramente podem incluir, por exemplo, projetos abortados, projetos cancelados
e projetos em situação crítica. Em casos específicos, quando alguns contratos não podem ser
formalmente encerrados (ex.,reclamações, cláusulas de encerramento, etc.) ou algumas atividades
devam ser transferidas para outras unidades organizacionais, procedimentos específicos de
entrega devem ser providenciados e finalizados.

No encerramento do projeto ou da fase, podem ocorrer as seguintes atividades:

 Obter a aceitação pelo cliente ou patrocinador para encerrar formalmente o projeto ou
fase;
 Fazer a revisão pós-projeto ou de final de fase;
 Registrar os impactos de adequação de qualquer processo;
 Documentar as lições aprendidas;
 Aplicar as atualizações apropriadas aos ativos de processos organizacionais;
 Arquivar todos os documentos relevantes do projeto no sistema de informações de
gerenciamento de projetos (SIGP) para serem usados como dados históricos;
 Encerrar todas as atividades de aquisições, assegurando a rescisão de todos os acordos
relevantes;
 Executar a avaliação dos membros da equipe e liberar os recursos do projeto.”
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Encerramento de um projeto ou fase, entregas do projeto e suas documentações

O encerramento do projeto ou fase dele, se caracteriza pelas entregas de documentos

que formalizam as entregas do projeto. Essas entregas são além dos documentos
técnicos, os aceites de entrega, cobranças e todos os demais instrumentos e artefatos
que foram usados no projeto durante sua execução.

Como o projeto não é cíclico e tem fim definido, muitas das vezes ele existiu para elaborar
um processo. Então no encerramento do projeto, é necessário deixar todo acervo
necessário para que o produto do projeto seja continuado e executado.

Segundo o PMBOK “Encerrar o projeto ou fase é o processo de finalização de todas as

atividades de todos os grupos de processos de gerenciamento do projeto para encerrar
formalmente o projeto ou a fase. O principal benefício deste processo é o fornecimento de lições
aprendidas, o encerramento formal do trabalho do projeto e a liberação dos recursos
organizacionais para utilização em novos empreendimentos.

Durante o encerramento do projeto, o gerente do projeto deve revisar todas as informações

prévias dos encerramentos de fases anteriores, assegurando que todo o trabalho do projeto está
completo e que o projeto alcançou seus objetivos. Já que o escopo do projeto é medido em
comparação com o plano de gerenciamento, o gerente do projeto deve revisar a linha de base do
escopo para garantir a conclusão antes de considerar o projeto encerrado. O processo encerrar o
projeto ou fase também estabelece os procedimentos para investigar e documentar os motivos de
ações realizadas se o projeto for encerrado antes da sua conclusão. Para que isso seja conseguido
com sucesso, o gerente do projeto precisa envolver todas as partes interessadas apropriadas no
processo. Isso inclui todas as atividades planejadas necessárias para administrar o encerramento
do projeto ou de uma fase, inclusive metodologias no estilo passo a passo que abordam as:
 Ações e atividades necessárias para atender os critérios de conclusão ou de saída para a
fase ou projeto;
 Ações e atividades necessárias para transferir os produtos, serviços ou resultados do
projeto para a próxima fase ou para produção e/ou operações; e
 Atividades necessárias para coletar registros do projeto ou da fase, auditar o projeto
quanto ao seu êxito ou fracasso, coletar lições aprendidas e arquivar informações do
projeto para o uso futuro da organização.
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Encerramento dos contratos de aquisição

O encerramento dos contratos, deve ser feito para garantir que não ficarão pendencias
contratuais após encerramento do projeto, que gerem passivos futuros.

Segundo o PMBOK “Encerrar as aquisições é o processo de finalizar todas as aquisições do projeto.

O principal benefício deste processo é a documentação dos acordos e outros documentos
relacionados, para consultas futuras. “

Suas principais ferramentas são:

 Auditorias de aquisições
 Negociações das aquisições
 Sistema de gerenciamento de registros
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Elaborar o registro e guarda das lições aprendidas

A elaboração das lições aprendidas, é uma das tarefas que mais é deixada de lado na gestão do
projeto e no encerramento, isso porque:
 No encerramento o que menos se tem é tempo, pois além das atividades de
encerramento, é comum o gerente de projetos, já esta com o pé em outro projeto;
 Mostrar seus erros, é mostrar vulnerabilidade. Então ninguém gosta de se mostrar dessa
forma.
Mas faz toda a diferença para equipe, parar uma hora que seja e falar sobre as questões que
viveram no projeto de forma isenta e madura, olhando para essas questões como lições
aprendidas. Todo profissional pode errar, ele só não deve ser recorrente no erro. Tratar das lições
aprendidas como uma forma de aprender com os próprios erros é uma forma madura de lidar com
questões.

Outro ponto ainda relacionado a lições aprendidas, é o compartilhamento dessas lições. Se

aprender com seus próprios erros é benéfico para os envolvidos e a empresa, que dirá para quem
poder consultar os erros dos projetos passados. Para isso é necessário ter alguma catalogação de
questões para que possa ser mais facilmente encontrado quando procurados.

Segue abaixo, a sugestão de um formulário que pode ser usado para registrar lições aprendidas
pela equipe no final do projeto, e uma planilha que poderá abrigar de forma mais simples essas
informações.

AÇÃO PLANEJADA E RESULTADO ESPERADO

[Responda as questões e comente os pontos mais relevantes]
QUESTÕES / RESULTADOS ALCANÇADOS
[Identificar as questões mais relevantes como base no Issues Log do projeto]
RECOMENDAÇÕES A SEREM USADAS EM OUTROS PROJETOS
[Indique as recomendações e as lições aprendidas mais relevantes]
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