SEJA PMP ®

Apostila 6
Seção Encerramento
 Grupo de processos de Encerramento
Como diz o ditado: “Tudo que é bom um dia acaba”. E é por aqui que o projeto começa a caminhar para o
seu desfecho.

Se as ferramentas e técnicas, os processos e uma boa dose de sorte foram bem administrados, este será um
final feliz. Mas se algo deu errado, não desanime! Você terá importantes lições aprendidas que serão usadas nos
próximos projetos e o trarão cada vez mais próximo do sucesso.

O grupo de processos de Encerramento é formado por apenas um procesos que é o responsável por garantir
que o trabalho está em conformidade com os requisitos, que a aceitação formal do produto foi feita pelo cliente,
que foram emitidos os relatórios de desempenho finais, que houve a atualização da base de conhecimento de
lições aprendidas, que o encerramento do projeto foi formalmente realizado e que a liberação dos recursos do
projeto foi realizada.

Veja na tabela a seguir o processo que compõem este grupo de processos separados por área de
conhecimento.

Processo Área de conhecimento

Encerrar o projeto ou fase (4.7) Integração

Veja na figura a seguir o consumo de recursos previsto para este grupo de processos.

Término de um projeto
Os projetos podem ser encerrados por vários motivos:
• Seu objetivo foi alcançado;
• Seu objetivo NÃO será alcançado;
• Ele não é mais necessário;
• O cliente não quer mais;
• O dinheiro acabou;
 • etc.

Existem três formas usuais de se encerrar um projeto, como veremos a seguir.

Extinção
Esta é melhor forma de se encerrar um projeto. Ela indica que o projeto foi concluído a contento e que as
partes interessadas o aceitaram formalmente.

Absorção
A absorção implica em que assim que o projeto se encerre se inicie a operação contínua do seu produto
final. Este é o típico encerramento de projetos de TI, em que, por exemplo, ao se terminar de implantar um
sistema ERP, ele passa a ser operado rotineiramente pelos usuários. Nestes casos, a transição entre o projeto e
a operação rotineira costuma ser gradual, até que o último módulo do sistema seja definitivamente entregue.

Mas nada impede que a transição seja feita em uma única vez, como nos casos de projetos de construção
civil (exemplo: entrega de um edifício comercial).

Esta forma de encerramento considera que o objetivo do projeto foi alcançado com êxito.

Esgotamento
Neste tipo de encerramento, os recursos vão sendo cortados e o projeto deixa de ser prioridade para a
organização, definhando até “morrer” prematuramente. Isso pode acontecer por que:

• Surgem outras prioridades e os recursos financeiros são alocados nelas;

• O cliente deixa de pagar;
• O orçamento é cortado;
• Um recurso importante se extingue ou abandona o projeto.

De forma a evitar problemas futuros, o gerente do projeto deve documentar detalhadamente porque o
projeto foi encerrado antes de seu término. Pois, em algum momento é quase certo que alguém o interrogará
por que esse projeto fracassou, sem lembrar que os recursos foram cortados causando isso.

Lições aprendidas
Lições aprendidas são informações coletadas e documentadas ao longo do projeto que podem ser utilizadas
para beneficiar o projeto atual, projetos futuros ou outros projetos que estejam sendo executados pela
organização. Essas lições podem ser positivas ou negativas.

O motivo mais claro e conhecido por qualquer profissional da área é que a correta documentação das lições
aprendidas serve para que a empresa não cometa os mesmos erros do passado e que possa repetir as práticas
que deram certo.

Por isso é que essas lições devem ser registradas durante todo o projeto. Não podendo ser deixadas apenas
para o final, pois muitos detalhes podem se perder ao longo do tempo.

É dever do gerente do projeto criar um ambiente de confiança, transmitindo a certeza de que as lições
aprendidas não serão motivadoras de punições ou até demissões; pelo contrário, serão oportunidades de
aprendizagem que beneficiarão a todos. Dessa forma, garante-se que tanto o que deu certo quanto o que deu
errado será documentado.

As lições aprendidas fazem parte dos ativos de processos organizacionais presentes nas bases de
conhecimento das organizações.

Encerramento projeto x Encerramento aquisições

Até a versão anterior do Guia PMBOK tinhamos o processo de encerramento das aquisições e muitas vezes
surgia a dúvida sobre qual dos dois processos de encerramento era definitivamente o último a ser executado.
Isto é, encerra-se o projeto ou encerra-se o contrato por último?

A figura a seguir apresenta uma forma bem simples de analisar isso. O processo Encerrar o projeto faz
parte da área de conhecimento Integração, e sendo assim ele deve integrar todos os processos relativos ao
encerramento do projeto. Portanto, os contratos devem ser encerrados antes que o projeto seja definitivamente
finalizado. Inclusive porque o gerente do projeto precisará atualizar as documentações relativas às aquisições
antes de dar o projeto por encerrado administrativamente.

Na versão atual do Guia PMBOK, o processo Encerrar as aquisições foi extinto, pois ele pode ser tanto
absorvido pelo processo Encerrar o projeto como pode ser executado fora das fronteiras do projeto, ou seja, o
encerramento das aquisições é feito por um departamento de fora do projeto.

Encerrar projeto

Encerrar aquisições
 Encerrar o projeto ou fase (4.7)
Este processo é composto pelas atividades necessárias para que o projeto ou fase possa ser encerrado de
forma ordenada, evitando que os projetos fiquem abertos “ad aeternun”.

Encerrar implica em verificar se o produto e o projeto correspondem aos requisitos, obtendo os aceites
formais das partes interessadas.

Veja que este processo pode ser executado ao final de cada fase, quando um projeto é assim dividido. Ao
ser executado dessa forma é possível que sejam efetuadas as avaliações se o projeto deve continuar para a fase
seguinte ou se deve ser encerrado prematuramente.

Um projeto não pode ser considerado concluído até que todas as entregas, incluindo as entregas do
gerenciamento do projeto (lições aprendidas, documentos etc) não tenham sido concluídas.

Entre as atividades previstas para este processo, citamos:

• Verificar se os critérios de aceitação do projeto ou fase foram cumpridos a contento;

• Obter o aceite formal da fase ou do projeto;

• Decidir se o projeto deve seguir adiante, quando este for dividido em fases;

• Transferir o produto para a fase seguinte ou para a organização;

• Gerenciar o cancelamento do projeto, caso necessário;

• Integrar e organizar as lições aprendidas coletadas durante todo o projeto;

• Atualizar os ativos de processos organizacionais;

• Emitir os relatórios finais mostrando o desempenho global do projeto;

• Arquivar a documentação do projeto;

• Liberar os recursos.

Observe que mesmo que o projeto seja encerrado prematuramente, este processo deve ser executado para
que sejam documentados os motivos que fizeram com que isso ocorresse.

A liberação dos recursos deverá ser executada conforme indicado no plano de gerenciamento de pessoal,
que é um componente do plano de gerenciamento dos recursos humanos.

O processo
Este processo contém os seguintes elementos:
Entradas
Termo de abertura do projeto
Este documento contém os critérios indicativos de sucesso do projeto, os requisitos de aprovação e quem
aprovará o encerramento do projeto.

Plano de gerenciamento do projeto

O plano de gerenciamento do projeto, e aqui incluindo todos os seus planos auxiliares e as linhas de
base, formam uma das principais entradas deste processo. E não poderia ser de outra forma, já que estamos
caminhando para o fim, esta coleção de documentos deverá ser revisada e os pontos faltantes preenchidos e
finalizados.

Documentos do projeto
Já vimos em detalhes os documentos do projeto que serão aqui usados, por isso vamos apenas citar a lista
sugerida:

• Registro das premissas

• Base das estimativas

• Registro das mudanças

• Registro das questões

• Registro das lições aprendidas

• Lista de marcos

• Comunicações do projeto

• Medições de controle da qualidade

 • Relatórios da qualidade

• Documentação dos requisitos

• Registro dos riscos

• Relatório de riscos

Entregas aceitas
Estas entregas, saídas do processo Validar o escopo, também são entradas para o encerramento do projeto,
pois é a partir dela que poderemos comprovar que o projeto pode ser finalizado. Se ainda existirem entregas
que não foram aceitas o projeto não deve ser finalizado (a não ser que o projeto esteja sendo finalizado
prematuramente).

Documentos de negócio
Os documentos de abertura do projeto, são entradas para o seu encerramento e são eles:

• Business case: este documento que contém a justificativa da necessidade do negócio e da análise de
custo-benefício do projeto, será usado para se comprovar se o que havia sido previsto foi efetivamente
alcançado.

• Plano de gerenciamento de benefícios: este documento contém a lista de benefícios previstos do projeto
e será usado para comprovar se esses benefícios foram efetivamente realizados.

Acordos
Nos contratos normalmente existem clausulas formais indicativas para o encerramento formal das
aquisições.

Ativos de processos organizacionais

Os ativos que podem influenciar o encerramento do projeto ou fase podem ser diretrizes ou requisitos
existentes na organização para a finalização de projetos/fases, tais como, auditorias de projeto, avaliações,
critérios de avaliação. As bases de conhecimento e lições aprendidas também são ativos que podem influenciar
este processo.

Ferramentas e técnicas
Opinião especializada
A opinião especializada aqui é muito útil para auxiliar a equipe de gerenciamento a consolidar as informações
finais do projeto. Além disso, os especialistas podem também ajudar a assegurar que o encerramento está
sendo realizado de acordo com os padrões apropriados.

Análise de dados
Já vimos em diferentes pontos deste material as técnicas analíticas. Elas se referem a um grupo de ferramentas
utilizadas para prever resultados nas possíveis variações do projeto. Especificamente para o encerramento do
projeto/fase o Guia PMBOK® sugere o seguinte conjunto:
 • Análise dos documentos: a avaliação da documentação disponível possibilita identificar as lições
aprendidas e o compartilhamento de conhecimento para projetos futuros e aprimoramento dos ativos
organizacionais.

• Análise de regressão: esta técnica analisa os inter-relacionamentos entre as diferentes variáves de

projeto que contribuiram para os resultados do projeto para aprimorar o desempenho em projetos
futuros.

• Análise de tendências: esta análise pode ser usada para validar os modelos utilizados na organização e
para implementar ajustes para projetos futuros.

• Análise da variação: esta análise pode ser usada para aprimorar as métricas da organização, comparando
o que inicialmente foi planejado com o resultado final.

Reuniões
As reuniões típicas durante o encerramento do projeto ou fase são as de coleta e consolidação de lições
aprendidas, revisões de documentos e apresentação dos resultados do projeto para as partes interessadas.

Saídas
Atualizações nos documentos do projeto
Todos os documentos do projeto podem ser atualizados como resultado deste processo. Já que o projeto
ou fase se encaminham para o final, este é momento onde as últimas atualizações devem ser processadas para
que possam servir como lição aprendida para futuros projetos.

Transição do produto, serviço ou resultado final

No caso de encerramento do projeto, este é o momento em que o produto, serviço ou resultado passará
definitivamente para as mãos do cliente. Em muitos projetos, esta transição é realizada a partir de uma cerimônia
oficial, tal como uma festa de lançamento.

Já no caso do encerramento de uma fase, este é o momento que o resultado da fase estará apto para seguir
para a fase seguinte.

Relatório final
Este relatório fornece um resumo do desempenho do projeto e deve conter as seguintes informações:

• Breve descrição do projeto ou fase;

• Objetivos do escopo, critérios de aceitação, evidências de atendimentos a esses critérios;

• Objetivos da qualidade, os critérios para avaliação da qualidade, as datas de verificação e motivos das
variações encontradas;

• Objetivos de custo, incluindo os custos finais e os motivos das variações;

• Objetivos de cronograma, datas previstas e efetivamente realizadas, motivos das variações.

• Resumo de como o produto atingiu (ou não) as necessidades de negócio identificadas no plano de
negócio.
Atualizações nos ativos de processos organizacionais
É aqui que a aceitação formal do produto é documentada e arquivada para referência futura. Essa
documentação é importante porque indica o encerramento oficial do projeto e é a garantia de que ele foi
concluído satisfatoriamente.

Uma função muito importante da aceitação formal do projeto é que ela dá início ao período de garantia
contra erros ou defeitos de produção. Durante esse período, que pode variar de um mês até cinco anos (ou a
critério do fornecedor), os erros são corrigidos sem encargos para o cliente. É muito importante indicar nos
termos da garantia quais problemas estarão cobertos por ela e quais não estarão.

Se o projeto foi cancelado prematuramente, as razões para o seu término e os procedimentos para a
transferência das entregas concluídas e incompletas devem ser documentados.

É também aqui que os registros e os arquivos do projeto são coletados e arquivados. Entre esses documentos
estão os documentos de planejamento (especificação de escopo, orçamento, cronograma, linhas de base etc),
registros de mudanças e de problemas entre outros.

Outro ativo muito importante são as lições aprendidas, que devem ser consolidadas e arquivadas para
referência futura. Essas lições irão permitir que você e outros gerentes de projeto aprendam com os erros e
acertos passados.