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O DE PROJETOS
Curso Intermedirio
GERENCIAMENTO DO ESCOPO
De acordo com PMBOK, a Gesto do mbito do Projecto ou Gerenciamento do
Escopo/mbito do Projeto composto dos processos para garantir que o projeto
inclua todo o trabalho exigido, e somente o trabalho exigido, para completar o projeto
com sucesso.
Finalidades
As finalidades do Gerenciamento do Escopo/mbito do Projeto incluem a definio do
trabalho necessrio para concluir o projeto, servir como guia (ou ponto de referncia)
para determinar que trabalho no est includo (ou no necessrio) no projeto.
O escopo/mbito o foco do projeto. O escopo do projeto difere-se do escopo do
produto na medida em que o escopo do projeto define o trabalho necessrio para fazer
o produto, e o escopo do produto define os recursos (atributos e comportamentos) do
produto que est sendo criado.
Os projetos no desviam freqentemente do foco de negcios da empresa, e
geralmente esto relacionados sua atividade fim.
Seleo do projeto pelo seu escopo/mbito
A maioria dos projetos passa por um processo para determinar seu custo e valor. Eles
so selecionados com base em diversas condies: oportunidade, necessidade,
exigncias do cliente, mudana de legislaes, entre outros. O escopo/mbito do
projeto deve ser criado para dar suporte finalidade e necessidade do projeto.
O processo de seleo baseado no valor percebido normalmente uma relao
custo/benefcio. Esse tipo de estudo comparativo, e determina se o projeto vale a
pena ser feito.
Outro modelo de seleo o mtodo de otimizao restrito. Esses mtodos so
utilizados mais freqentemente em projetos grandes, e se concentram em equaes
matemticas relativamente complexas.
Incio do projeto
Quando um projeto selecionado, o prximo passo so os processos de incio. Uma
das principais sadas do incio Termo de abertura do projeto (ou Project charter), que
importante para dar autoridade para o gerente de projetos.
O Termo de abertura do projeto d nome ao projeto, e define gerente de projeto com
autoridade e responsabilidades. Tambm define as necessidades de negcios a serem
satisfeitas pelo produto do projeto (Requisitos do Projeto). Diz-se que o projeto no
existe at que um termo tenha sido criado.
Planejamento do Escopo
O planejamento do escopo do projeto feito atravs do processo chamado plano de
gerenciamento do escopo.
Para determinar qual o escopo do projeto, existe muito planejamento do escopo. Para
isso, tanto o gerente quanto a equipe precisam ter uma viso unificada sobre quais so
os componentes do projeto, dos seus requisitos, da expectativa dos stakeholders do
projeto, e de onde o projeto se encaixa na necessidade de negcio destes stakeholders.
O resultado dos processos de planejamento de escopo a declarao de escopo. A
declarao de escopo diz o que est dentro e o que est fora do projeto, de maneira
clara e sem ambigidades.
importante que a declarao de escopo seja bem-feita, e que haja acordo sobre ela.
Quando a declarao de escopo estiver pronta, a equipe do projeto, os stakeholders, o
patrocinador do projeto e o gerente de projetos no devero mudar o escopo a menos
que haja um motivo muito forte que justifique essa mudana (que quase certamente
implica impactos no custo do projeto).
No final do projeto
No final de fase do projeto
Na entrega dos principais produtos finais dentro do projeto.
GERENCIAMENTO DE TEMPO
O objetivo da gerncia do tempo de projeto descrever os processos requeridos para
o trmino do projeto, garantindo que o mesmo cumpra com os prazos definidos em um
cronograma de atividades.
Os principais processos desta gesto so:
GERENCIAMENTO DE CUSTOS
A gesto de custos um processo em que se utiliza um conjunto de tcnicas
multidisciplinares, que nos permite compreender a origem dos custos. Este processo
pode conduzir ao aumento de proveitos, redues de custos e obteno de melhores
nveis de produtividade.
Controle de Custo: influenciar nos fatores que geram uma variao de custo e
controlar as mudanas de oramento do projeto;
GERENCIAMENTO DE QUALIDADE
Os processos de gerenciamento da qualidade do projeto incluem todas as atividades da
organizao executora que determinam as responsabilidades, os objetivos e as polticas
de qualidade, de modo que o projeto atenda s necessidades que motivaram sua
realizao. Eles implementam o sistema de gerenciamento da qualidade atravs da
poltica, dos procedimentos e dos processos de planejamento da qualidade, garantia da
qualidade e controle da qualidade, com atividades de melhoria contnua dos processos
conduzidos do incio ao fim. O gerenciamento da qualidade de um projeto dividido em
trs processos: Planejamento da qualidade; Realizar a garantia do processo e Realizar
o controle da qualidade.
GERENCIAMENTO DE RECURSOS
HUMANOS
Gerenciamento de recursos humanos do projeto, uma da nove rea de
conhecimento do PMBOK, tem como base a identificao e documentao de funes,
responsabilidades e relaes hierrquicas do projeto em relao aos recursos humanos
envolvidos, alm da criao do plano de gerenciamento de pessoal. Obteno dos
recursos humanos necessrios para terminar o projeto.
processos seletivos podem ser compostos por entrevistas, dinmicas de grupo e testes
psicolgicos, entre outros.
GERENCIAMENTO DE COMUNICAO
Quem no lembra da frase do Chacrinha que dizia: Quem no se comunica se
trumbica?
Segundo o Project Management Institute (PMI), 90% do trabalho de um Gerente de
Projetos est ligado com as atividades atravs da comunicao pois, ela a base e
essncia para o sucesso do Projeto.
A comunicao fundamental para integrar todas as partes envolvidas os chamados
stakeholders e atender as expectativas de cada uma das partes no gerenciamento de
um Projeto.
Mediante isto, vamos tratar de um assunto bem relevante no decorrer deste artigo:
gerenciamento de projetos dando nfase na comunicao.
GERENCIAMENTO DA COMUNICAO
Falando um pouco mais tecnicamente, esta rea de conhecimento o chamado
Gerenciamento das comunicaes emprega os processos necessrios para garantir a
gerao, coleta, distribuio, armazenamento, recuperao e destinao final de todas
as informaes sobre o projeto de forma oportuna e adequada.
Este processo fornece as ligaes muitas vezes conturbadas e crticas entre pessoas
afim de atender a uma expectativa real em busca do objetivo comum do projeto.
O gerente de projetos dever ser a pessoa mais comunicativa podendo utilizar-se de
um tempo excessivo para isto, afim de alinhar a comunicao atravs das informaes,
necessidades e expectativas do seu cliente e patocinador, filtrando e repassando na
linguagem comum aos analistas e desenvolvedores, ou seja, ligao direta com todas
as partes interessadas.
Todos os envolvidos no projeto devem entender a real importncia da comunicao e
como ela afeta diretamente o projeto como um todo. Para isso, vamos citar alguns
processos que podem ajudar no gerenciamento das comunicaes do projeto, tais
como:
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GERENCIAMENTO DE RISCOS
Os Riscos de projeto so um conjunto de eventos que podem ocorrer sob a forma de
ameaas ou de oportunidades que, caso se concretizem, influenciam o objectivo do
projeto, negativamente ou positivamente.
A noo de risco diversa, e muda consoante o enquadramento que deu origem
metodologia de gesto de risco em causa. Na metodologia Risk Mangement Guide for
DOD Acquisition (2002), o risco definido como sendo a ateno dirigida
ocorrncia de eventos futuros, cujo exacto resultado desconhecido, e com a
forma de lidar com essa incerteza, i.e., a amplitude de possveis resultados. Inclui o
planeamento, identificao e anlise de reas de risco e o desenvolvimento de opes
para lidar e controlar o risco.. Porm outro tipo de definies, igualmente abrangentes,
podemos encontrar em manuais publicados pela US Project Management Institute
(PMI) e pela UK Association for Project Management (APM), embora muito semelhantes
entre si:
Risco evento ou condio incerta que, se ocorrer, ter um efeito positivo ou
negativo sobre pelo menos um objectivo do projecto, como tempo, custo, mbito
ou qualidade PMI, PMBOK Guide 2004, pag. 238;
Risco determinado evento ou conjunto de circunstncias que, ao ocorrerem,
tero efeito sobre a concretizao dos objectivos do projecto APM (1997,
pg.16);
O RAMP Guide, 2nd. Edition, define o risco como sendo, num sentido lato, o impacto
potencial de todas as ameaas e oportunidades que possam afectar a
concretizao dos objectivos de um investimento.
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GERENCIAMENTO DE AQUISIES
O Gerenciamento de Aquisies do Projeto responsvel por cuidar das compras e
aquisies de produtos, servios ou resultados necessrios para a realizao do
trabalho. A organizao pode ser o comprador ou fornecedore do produto, servio ou
resultado. O Gerenciamento de Aquisies do Projeto inclui os processos de
gerenciamento de contratos e de controle de mudanas necessrios para administrar os
contratos ou pedidos de compra. Este gerenciamento inclui, ainda, a administrao de
qualquer contrato emitido por uma organizao externa (o comprador) que est
adquirindo o projeto de uma organizao executora (o fornecedor) e a administrao de
obrigaes contratuais estabelecidas para a equipe do projeto pelo contratos.
Esta rea de conhecimento composta pelos processos:
Planejar Compras e Aquisies
Planejar Contrataes
Solicitar Respostas de Fornecedores
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Selecionar Fornecedores
Administrao de Contratos
Encerramento do Contratos
Planejar Contrataes
Prepara os documentos necessrios para dar suporte ao processo Solicitar Respostas
de Fornecedor e ao processo Selecionar Fornecedores.
Entradas
1. Plano de gerenciamento de aquisies
2. Declarao do trabalho do contrato
3. Decises de fazer ou comprar
4. Plano de gerenciamento do projeto
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Ferramentas e tcnicas
1. Formulrio padro
2. Opinio especializada
Sadas
1. Documentos de Aquisio
2. Critrios de Avaliao
3. Declarao do trabalho do contrato
Selecionar Fornecedores
O processo Selecionar Fornecedores recebe cotaes ou propostas e aplica critrios de
avaliao, conforme aplicvel, para selecionar um ou mais fornecedores que sejam
qualificados e aceitveis como um fornecedor.
Entradas
1. Ativos de processos organizacionais
2. Plano de gerenciamento de aquisies
3. Critrios de avaliao
4. Pacote de documentos de aquisio
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5. Propostas
6. Lista de fornecedores qualificados
7. Plano de gerenciamento do projeto
Ferramentas e tcnicas
1. Sistema de ponderao
2. Estimativas independentes
3. Sistema de triagem
4. Negociao do contrato
5. Sistema de classificao de fornecedores
6. Opinio especializada
7. Tcnicas de avaliao de propostas
Sadas
1. Fornecedores selecionados
2. Contrato
3. Plano de gerenciamento de contratos
4. Disponibilidade de recursos
5. Plano de gerenciamento de aquisies (atualizaes)
6. Mudanas solicitadas
Administrao de Contratos
O comprador e o fornecedor administram o contrato de forma semelhante. Cada uma
das partes garante que tanto ela quanto a outra parte atendem s obrigaes
contratuais e que seus prprios direitos legais esto protegidos. O processo de
Administrao de Contratos garante que o desempenho do fornecedor atende aos
requisitos contratuais e que o comprador atua de acordo com os termos do contrato. Em
projetos maiores com vrios fornecedores de produtos, servios e resultados, um
aspecto importante da administrao de contrato o gerenciamento de interfaces entre
os diversos fornecedores.
Entradas
1. Contrato
2. Plano de gerenciamento de contratos
3. Selecionar e analisar fornecedores
4. Relatrios de desempenho
5. Solicitaes de mudanas aprovadas
6. Informaes sobre o desempenho do trabalho
Ferramentas e tcnicas
1. Sistema de controle de mudanas no contrato
2. Anlise de desempenho conduzida pelo comprador
3. Inspees e auditorias
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4. Relatrio de desempenho
5. Sistema de pagamentos
6. Administrao de reclamaes
7. Sistema de gerenciamento de registros
8. Tecnologia da informao
Sadas
1. Documentao do contrato
2. Mudanas solicitadas
3. Aes corretivas recomendadas
4. Ativos de processos organizacionais (atualizaes)
5. Plano de gerenciamento do projeto (atualizaes)
Encerramento do contrato
O processo Encerramento do Contrato d suporte ao processo Encerrar o Projeto, pois
envolve a confirmao de que todo o trabalho e as entregas foram aceitveis. O
processo Encerramento do Contrato tambm envolve atividades administrativas, como
a atualizao de registros para refletir resultados finais e o arquivamento dessas
informaes para uso futuro.
Entradas
1. Plano de gerenciamento de aquisies
2. Plano de gerenciamento de contratos
3. Documentao do contrato
4. Procedimento de encerramento de contratos
Ferramentas e tcnicas
1. Auditorias de aquisio
2. Sistema de gerenciamento de registros
Sadas
1. Contratos encerrados
2. Ativos de processos organizacionais (atualizaes) encerramento por consentimento
mtuo, de acordo com os termos de controle de mudanas do contrato.
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