GERENCIAMENTO DE PROJETOS

RESUMO

Conceito de projeto: esforço temporário para criar um produto e/ou serviço exclusivo.

Componentes de um projeto (PPT):

- Pessoas
- Processo
- Tecnologia

Há dois elementos essenciais dentro do projeto:

- Qualidade
- Produtividade

Características de um projeto (SER ET PEC RecLim RealP = Prod/Serv):

- Singularidade do produto (objetivo bem definido)
- Desenvolvimento em etapas (forma progressiva)
- Disponibilidades de recursos (humanos, materiais e financeiros)
- Equipe do projeto (sob coordenação do gerente de projeto)
- Temporários
- Planejado, executado e controlado
- São produtos e/ou serviços
- Recursos limitados
- Realizados por pessoas
Gerenciamento de projeto: aplicação dos conhecimentos, das habilidades e técnicas para
elaboração de atividades relacionadas a um conjunto de objetivos, num certo prazo, com um
certo custo e qualidade, através da mobilização de recursos técnicos e humanos.

Gerente de projetos: profissional que raramente participa das atividades diretas do projeto
que produzem os resultados.
Sua função é gerenciar o progresso do empreendimento e, através das variáveis, verificar seus
desvios.

NORMAS E PADRÕES
- PMI - PMBOK
- ISO
- SCRUM

CICLO DE VIDA DO PROJETO

GRUPOS DE PROCESSO (PMBOK) - IPECE
Iniciação -> Planejamento -> Execução -> Controle -> Encerramento

INICIAÇÃO DE PROJETOS
O objetivo da fase de iniciação de projetos é aprovar ou não o projeto de modo a auxiliar as
partes interessadas a avaliar a viabilidade do projeto proposto.
• Esta fase é concluída com o projeto aprovado e o gerente de projeto atribuído.

A necessidade da criação de um projeto pode advir da (o):

- Demanda de mercado
- Necessidade organizacional
- Solicitação do cliente
- Avanço tecnológico
- Requisito legal
...

Fatores críticos de sucesso

• Definir, com clareza, o objetivo e a abrangência do projeto
• Alinhamento com o plano estratégico da empresa
• Identificação de um patrocinador
• Aceitação formal pelo patrocinador do custo do projeto
• Reconhecer no ambiente externo as oportunidades
e ameaças
• Identificação da data de início e das dependências do projeto
• Identificar partes interessadas no projeto e definir estratégias para ganhar suporte ou
reduzir obstáculos
• Identificação do gerente de projeto
 • Aprovação do termo de abertura pelo patrocinador
e principais envolvidos (custos, prazo, escopo; ...).

Influências organizacionais no gerenciamento de projetos

A cultura, estilo e estrutura da organização influenciam a maneira como os projetos são
executados, assim como o nível de maturidade em gerenciamento de projetos de uma
organização e seus sistemas de gerenciamento.

PLANEJAMENTO DE PROJETOS
O planejamento de projetos tem por objetivo refinar o planejamento feito na iniciação com o
nível de detalhe necessário.
• Definir com maior precisão o escopo, o custo e o prazo do projeto, que estabelece a
organização do trabalho e fornecerão uma estrutura para revisão e controle do
projeto.

Fatores críticos de sucesso

• Definir o escopo e assegurar que as entregas estejam bem definidas
• Assegurar que a definição da arquitetura esteja alinhada com a arquitetura do cliente
• Definir equipe adequada às necessidades do projeto e assegurar que os recursos
estejam disponíveis conforme definido no plano de projeto
• Avaliar os riscos e criar plano de repostas
• Definir a estratégia de comunicação do projeto
• Salvar as linhas de base de prazo, custo e escopo
• Definir a forma de monitorar as linhas de base de prazo, custo e escopo
• Criar um ambiente no qual as partes interessadas possam contribuir de forma
adequada
Escopo

• Planejar o gerenciamento do escopo

• Coletar os requisitos
 • Definir o escopo
• Criar a EAP (Estrutura Analítica do Projeto)

Criar EAP
• Fundamental para o projeto, pois fornece uma visão estruturada do que será
entregue, facilitando o entendimento das partes interessadas em relação ao que deve
ser feito (escopo) no projeto, além de servir de base para o planejamento das outras
áreas de conhecimento.
• Processo de subdividir os produtos e
o trabalho do projeto em componentes menores e mais gerenciáveis.

Cronograma
• Planejar o gerenciamento do cronograma
• Estimar as durações das atividades
• Definir as atividades
• Sequenciar as atividades
• Desenvolver o cronograma

Custos
• Planejar o gerenciamento dos custos
• Determinar o orçamento
• Estimar os custos

Recursos
• Planejar o gerenciamento dos recursos
• Estimar os recursos das atividades

Riscos
• Planejar o gerenciamento dos riscos
• Realizar a análise qualitativa dos riscos
• Realizar a análise quantitativa dos riscos
• Planejar as respostas aos riscos
• Identificar os riscos

EXECUÇÃO DE PROJETOS
O objetivo da fase de execução de projeto é coordenar os recursos para realizar o que foi
planejado, com base no plano de gerenciamento do projeto e seus planos auxiliares

• Certifica-se que as entregas estejam em alinhamento com o escopo do projeto,

defende o escopo de mudanças e confirma o nível previsto da qualidade do trabalho
em execução.
Fatores críticos de sucesso
• Executar conforme definido no plano de projeto
• Quando mudanças forem solicitadas, seguir o processo de aprovação e, caso
aprovado, atualizar o planejamento e documentos afetados
• Participação do cliente
• Processo proativo de governança do projeto
• Comprometimento dos membros da equipe com suas entregas e marcos
• Execução dos checkpoints especificados para a validação das entregas do projeto
• Documentação dos problemas identificados no surgimento dos problemas
• Gestão dos riscos e implementação das atividades de respostas a riscos.

Recursos
• Adquirir recursos
• Desenvolver a equipe
• Gerenciar a equipe

Gerenciar qualidade
• Auditar os requisitos e os resultados das medidas de controle da qualidade para
garantir que os padrões apropriados da qualidade e definições operacionais estejam
sendo usados.
• Realizar a garantia da qualidade é base para o processo de melhoria contínua e usa os
dados gerados durante o processo para controlar a qualidade.

Gerenciar o conhecimento do projeto

Gerenciar todo o conhecimento do projeto (lições aprendidas) e garantir que este seja
disseminado a outros projetos e por toda empresa.

Gerenciar engajamento das partes interessadas

Processo de comunicação e interação com as partes interessadas para atender às necessidades
e solucionar as questões à medida que ocorrerem.
• As expectativas mudam ao longo do projeto
• O envolvimento do usuário e o suporte da alta administração são apontados como os
principais fatores de sucesso de um projeto
• Atender as expectativas implica em uma maior aceitação
• Agilizar as resoluções das questões implica menor desgaste

Gerenciar as comunicações
MONITORAMENTO E CONTROLE DE PROJETOS
O objetivo do monitoramento de projetos é controlar toda variação ocorrida. As variações são
identificadas através da comparação do projeto realizado com as linhas de base de prazo,
custo e escopo salvas no planejamento.

• Para o gerente de projeto certificar-se que as entregas estejam em alinhamento com o

escopo do projeto, defender o escopo de mudanças e confirmar o nível previsto da
qualidade do trabalho que está sendo executado.
• Para a equipe do projeto informar ao gerente de projeto o andamento de suas
atividades, que por sua vez, irá relatar o progresso ao patrocinador e aos principais
stakeholders, conforme definido na estratégia de comunicação.

Fatores críticos para o sucesso

• Monitorar e controlar conforme definido no plano de projeto
• Fazer o Status Report periodicamente, conforme definido no plano de projeto
• Quando mudanças forem solicitadas, seguir o processo de aprovação e, caso
aprovado, atualizar o planejamento e documentos afetados
• Participação do cliente
• Processo proativo de governança do projeto
• Comprometimento dos membros da equipe com suas entregas e marcos
• Execução dos checkpoints especificados para validação das entregas do projeto
• Documentação dos problemas identificados nos registros de ocorrências
• Gestão dos riscos e implementação das atividades de respostas aos riscos

Controlar a qualidade
• Monitorar resultados específicos do projeto a fim de determinar se eles estão de
acordo com os padrões relevantes da qualidade.
• Identificar maneiras de eliminar as causas de resultados insatisfatórios.
Realizar controle integrado de mudanças
• Solicitação de mudança
• Revisão do impacto dos custos e benefícios gerados pela mudança
• Replanejamento contemplando a mudança
• Execução, controle e monitoramento da mudança
• Encerramento da entrega ou resultado contemplando a mudança.

Monitorar engajamento das partes interessadas

Monitorar as comunicações

Monitorar as aquisições
Poderia também ser chamado de “administrar ou controlar os contratos", já que o principal
objetivo é assegurar que as partes atendam os requisitos estabelecidos no contrato. No
processo, o gerente de projeto é responsável por:
• Fazer mudanças e correções conforme necessário
• Monitorar o desempenho do contrato
• Gerenciar as relações de aquisição

Monitorar os riscos
• Avaliar a eficácia do processo de riscos durante o ciclo de vida do projeto
• Implementar os planos de respostas aos riscos
• Acompanhar os riscos identificados
• Monitorar os riscos residuais
• Identificar novos riscos

Controlar o cronograma
Atualizar o progresso do projeto, monitorar as variações entre o real com o planejado e
gerenciar as mudanças ocorridas. Algumas das causas mais comuns dos desvios:
• Estimativas mal feitas, muitas vezes, devido a pressão das partes
interessadas
• Recurso da equipe do projeto desmotivado ou sem a capacitação adequada.
• Atraso na obtenção das aprovações necessárias;

ENCERRAMENTO DE PROJETOS
Envolve fechar as contas do projeto, terminar a aceitação final das entregas do projeto,
arquivar a documentação necessária, atribuir a equipe do projeto a novos projetos e definir e
comunicar os responsáveis pela manutenção do sistema ou produto criado.

Fatores críticos de sucesso

• Aceitação do usuário final
• Objetivos do negócio e benefícios antecipados são alcançados
• Objetivos do projeto alcançados
 • Materiais do projeto são arquivados

O gerente de projetos deve garantir

• Os critérios de sucesso do projeto sejam satisfeitos
• As entregas sejam verificadas e documentadas
• A aceitação das entregas seja formalizada
• Os produtos e serviços do projeto sejam transferidos para próxima fase ou produção
• O sucesso ou fracasso do projeto seja auditado
• As lições aprendidas e informações do projeto sejam registradas para o uso futuro da
organização
• E quando ocorrer o cancelamento do projeto, cuidar para que as razões sejam
investigadas e documentadas.

Validar Escopo
• O gerente de projeto deve convocar uma reunião final com as partes interessadas para
comparar o produto entregue com os requisitos e as especificações da linha de base.
• Neste momento, todos os desvios da linha de base estabelecidos foram documentados
e aprovados, porém, é uma boa política deixar as partes interessadas cientes dos
desvios, suas justificativas e plano de ações futuras.
• A validação do escopo no final do projeto requer uma aprovação formal do cliente
indicando que o projeto está concluído e que todos os requisitos do cliente e
especificações do produto, serviço ou resultado foram atendidos.

Lições aprendidas
Apresentar as lições aprendidas no projeto com o intuito de:
• Evitar que os erros e problemas encontrados se repitam em projetos futuros
• Servir de base para o aperfeiçoamento contínuo da metodologia de Gerenciamento
de Projetos
As lições aprendidas devem conter as seguintes informações:
• Principais problemas enfrentados no projeto
• Recomendações para melhoria futura
• Análise das variações do projeto
Objetivos:
Planejado x Realizado
• Os objetivos foram atingidos?
• Projeto foi entregue dentro do prazo?
• Dentro orçamento?
• Atendeu ao escopo?
Processos de gerenciamento de projetos:
• Pontos fortes e Pontos fracos
Questões do Projeto:
• Recomendações a serem adotadas para os próximos projetos
IMPLEMENTAÇÃO DE PROJETOS
Objetivo

O objetivo deste módulo do gerenciamento de projetos é tratar de aspectos importantes na

implantação dos projetos, como apresentar os tipos diferentes de ciclos de vida do projeto e a
classificação no gerenciamento de múltiplos de projetos. Considerando as funções dos
escritórios de projetos (PMO) e as ofertas destes projetos, determinar os fatores decisivos da
participação no envio de uma proposta para uma solução adequada ao problema,
consequentemente, exemplificar como desenvolver uma proposta consistente que possa
evitar o uso inadequado de recursos; mostrar que os tipos de contratos de projetos fazem a
diferença no momento da documentação de acordos; apresentar a matriz de
responsabilidades, importante instrumento no gerenciamento de projeto, e esclarecer o que
são as redes de atividades, diagrama de setas e de atividades; mostrar outra importante
ferramenta, o Gráfico de Gantt, que ilustra o avanço das diferentes etapas de um projeto,
assim como os critérios de avaliação do projeto; por fim, focando a competitividade,
apresentar as premissas para adoção de ferramentas para gestão de projetos.

Os ciclos de vida preditivos (também conhecidos como clássicos ou planificação social) são
aqueles nos quais o escopo, prazo e custo se determinam o antes possível no ciclo de vida do
projeto e os esforços se orientam para cumprir os compromissos estabelecidos em cada um
destes fatores.

Os ciclos de vida adaptativos, também conhecidos como métodos orientados à mudança ou

métodos ágeis, respondem a níveis altos de câmbio e a participação continua dos interessados.

Desenvolvimento de uma proposta consistente

O processo de proposta de um novo projeto é competitivo. Atender apenas às especificações

de trabalho do Cliente e aos requisitos da chamada não é suficiente para garantir o posto de
vencedor ao fornecedor.

O Cliente vai escolher aquela que oferece o melhor valor agregado.

Gráfico de Gantt

É uma ferramenta de planejamento muito utilizada e nela são exibidas as tarefas e a duração
estimada de cada uma dentro de uma cronologia. Ajuda no planejamento das tarefas e na
comunicação no projeto, mostrando não somente a sequência das atividades, mas também
quando elas irão ocorrer e quem é o responsável.

Viabilidade do projeto

• Temos as habilidades (de recursos humanos e gerenciais) para realizar essa opção?
• Temos a capacidade organizacional (quantidade de recursos, equipamentos e
capacidade gerencial) para realizar essa opção?
• Temos os recursos financeiros para realizá-lo?

Vulnerabilidade do projeto

• Entendemos todas as consequências da adoção da opção se ela der errado?

• Sendo pessimista, o que poderia “sair errado” se adotássemos a opção?
• Quais seriam as consequências se tudo saísse errado?
Quanto estamos dependendo de eventos alheios à nossa vontade, sem nosso
controle?
• Podemos identificar todos esses eventos de risco para o projeto e planejar ações
defensivas contra eles?