Totvs

Recife, Pernambuco.

Framework de serviços Totvs

VISÃO GERAL
Framework de serviços tem como objetivo organizar o modelo de serviços, integrando
ferramentas, sistemas para gestão dos projetos, melhores práticas, metodologia de projetos e os
indicadores para a área de serviços Totvs.

OBJETIVOS
O Framework serve para que todos os processo sejam claros, padronizados e principalmente
que todos tenham a devida qualidade e que garanta a boa experiência dos nosso clientes em
sua jornada com nosso serviço, essa metodologia deve ser aplicada a qualquer segmento de
negócio e em diferentes níveis de complexidade, tamanhos de projeto dos clientes. sabemos
que o sucesso de um projeto depende em grande parte da maneira como ele é conduzido, a
experiência dos clientes pode ser otimizada positivamente quando o conhecimento é
padronizado e reutilizado ao longo da experiência coletiva, por isso, ao aplicar este padrão,
todos os colaboradores podem exercer um papel importante na jornada do cliente.

1 - Como posso ajudar com tudo isso?

De maneira bem simples, você pode ajudar realizando uma recepção sistemática com ganhos
imediatos, ou seja um Onboarding. adicionando valor agregado através de resultados que
direcionam aos benefícios desejados ao longo dessa jornada. antecipando soluções para
prováveis problemas, criando um relacionamento sólido de parceria e conduzindo o cliente a
novas oportunidades após completar uma fase de implementação.

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CONCEITOS INICIAIS E CONTEXTUALIZAÇÃO ( Framework 2.0)
Conhecido como a evolução do Framework, o Framework 2.0 veio a ser construído baseado na
experiência, do acúmulo de conhecimento e da vontade de fazer mais e melhor. ao longo dessa
incrível trajetória, a totvs conseguiu aprender coisas novas e cada vez mais incríveis, mas sem
sombra de dúvidas, a mais importante delas foi a certeza de que não devemos parar de evoluir,
nossa metodologia de projetos, foi desenvolvida para ser uma ferramenta que auxilia tanto
clientes quanto a equipe totvs e visa aumentar a efetividade do gerenciamento de projetos.

1 - O que é e como funciona o Framework 2.0?

ao longo de diversos estudos sobre as mais diversas ferramentas e práticas de mercado,

levando em consideração cada necessidade única de cada cliente. o resultado foi o nascimento
do framework 2.0, onde foram integrados dois conceitos, que são o tradicional e o ágil. criando
uma metodologia híbrida, trazendo previsibilidade e entregando valor durante todo o ciclo de
vida do projeto, com isso simplificamos os processos e garantimos maior efetividade para os
nossos clientes.

2 - Como funciona a metodologia de projetos?

A metodologia de projeto Totvs compreende os grupos de tarefas relacionados ao

gerenciamento do projeto, organizando-as por fases e definindo assim um fluxo natural da
condução do projeto de forma estruturada e padronizada, sendo então;

- Fases
- Entregáveis
- Atividades

( Cada fase é encerrada em um quality gate para verificar a completude dos entregáveis. )

A metodologia de projetos da totvs está dividida nas seguintes etapas;

- Ciclo de venda ( Processo comercial, arquitetura do projeto, assinatura de contrato )

- Preparação ( Alinhamentos iniciais, avaliação de necessidades e expectativas )
- Refinamento ( Entendimento do negócio do cliente, o que deve ser entregue )
- Realização ( Construção de fato do projeto com o auxílio de Sprints )
- Operação ( Transição para a produção e acompanhamento da experiência )

A organização detalhada dos grupos entregáveis e tarefas está descrita num formato estruturado
no manifesto de framework de serviços.

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3 - O que é a abordagem híbrida de gestão de projetos?

A ideia é aproveitar as melhores práticas e criar uma maneira mais adequada de gerir os
projetos, uma abordagem híbrida é a que utiliza a combinação de práticas preditivas e
adaptativas de forma simultâneas e não apenas combinações de abordagens puramente
preditivas ou adaptativas.

Abordagens preditivas - contribuem para um processo de gestão mais estruturado e fornecem

algum grau de previsibilidade e organização.

Abordagens adaptativas - agregam leveza e adaptabilidade e tornam a gestão um pouco mais

enxuta.

( quando usadas em conjunto, podem conduzir a um ambiente controlado e adaptável para

atingir os objetivos organizacionais, desta forma, o uso das abordagens híbridas se mostram-se
útil para fornecer o equilíbrio certo e aproveitar o melhor dos dois mundos, sendo possível ser
utilizadas em qualquer tipo de projeto e por permitir que gestores, equipes ou até stakeholders
estejam abertos a mudanças, o que é típico de ambientes incertos )

Para se chegar ao objetivo desejado, superar expectativas quando possível e manter o mindset
desejado, a totvs defende quatro atitudes e comportamento que facilitam o desenvolvimento
desse mindset, sendo eles;

- Foco
- Trabalho em equipe
- Aprendizado
- Adaptação

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METODOLOGIA DE PROJETOS

Ciclo de vendas
Para abordar toda a etapa do ciclo de vendas, a totvs agrupa todas as informações de
boas práticas em validação interna da proposta, Abertura de contrato e projetos e
Onboarding. o ciclo de vendas abrange todo o processo comercial, desde a arquitetura
do projeto até o momento em que a proposta é assinada, é ideal que se tenha sempre o
maior envolvimento do time de serviços e de entrega na validação da arquitetura. melhor
se mitiga problemas iniciais e futuros.

validação interna da proposta, o cliente informa as suas necessidades, requisitos e

expectativas, o executivo identifica a oportunidade de venda e faz a abordagem com o
cliente para atender a demanda, o processo pode variar de acordo com o tipo de venda
e modalidade do projeto, se for um projeto de escopo fechado como implantação, o
executivo solicita a arquitetura e o arquiteto define o desenho do projeto, se a proposta
for elegível a validação interna de acordo com os critérios definidos pela unidade, os
responsáveis pela validação interna da proposta realizam as verificações. o arquiteto se
necessário revisar a precificação, considerando os aspectos técnicos complementares.
quem estiver no papel de aprovador realiza a validação de estratégia considerando os
aspectos financeiros, se a proposta não for elegível a validação, o arquiteto precifica e
envia ao executivo para prosseguir com a validação. já se for um projeto sem escopo
definido como um banco de horas, neste caso o executivo define os custos para o
atendimento da demanda do cliente e caso o projeto seja elegível de acordo com os
critérios com os critérios do Kaban, o responsável pela validação interna da proposta
realiza a validação da estratégia, custos e expectativas. o executivo trabalha a proposta e
precificação com base nas definições da equipe de serviços.

Abertura de contratos e projetos, momento onde após a validação interna da proposta e

o aceite do cliente acontece a abertura do projeto na unidade, nesta etapa a atuação de
um PMO é muito importante, pois é ele quem faz a avaliação de alguns critérios da
proposta. depois cria o projeto de acordo com a modalidade definida, seja implantação,
fábrica de software ou outra modalidade escolhida. e assim que o projeto é criado, é
disponibilizado para os responsáveis pela entrega, caso a proposta não esteja adequada
o PMO deve realizar a recusa da proposta e devolutiva para o executivo comercial para
as tratativas necessárias, a premissa é, que ao final desta etapa o projeto esteja criado
para que o coordenador ou gerente projetos inicie a fase de preparação e repositório

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 para armazenamento dos documentos do projeto que estejam disponíveis. são elegíveis
a validação interna da proposta, propostas de qualquer modalidade de acordo com os
critérios definidos por cada unidade.

Onboarding, o onboarding começa assim que o time comercial coloca um representante

do time de serviços em contato com o cliente, o gerente ou coordenador de projetos
após receber o projeto, realiza o contato com o cliente para se apresentar e agendar a
primeira reunião, após o primeiro contato realizado com o cliente, o gerente de projetos
estará apto a iniciar o projeto.

1. Preparação
Esta etapa inclui os seguintes entregáveis, sendo eles; a passagem de bastão, iniciação
do projeto, verificação de aspectos técnicos, planos do projeto, cronograma e custos,
boas vindas do produto, reunião de abertura do projeto, encerramento da fase e
avaliação de quality gate. a fase de preparação aborda o alinhamento mais aprofundado
das necessidades e expectativas, com definição do time do projeto e alinhamento com a
parte interessada. revisão e confirmação do escopo, prazos e detalhes em geral e revisão
dos riscos e alinhamento técnico. a organização geral deve compor o plano preliminar do
projeto e promover um bom evento de abertura e determinação do baseline 1.

(baseline 1 é o acordo firmado entre as partes e que demonstra todos os aspectos

discutidos e tratados durante a preparação do projeto e é fundamental a importância que
se estabeleça esta linha de base no projeto, tendo essa linha de base firmada, todos as
mudanças futuras deverão ser analisadas e seus impactos deverão ser aprovados para
criar uma nova linha de base, o coordenador do projeto é quem cuida dessa parte de
baseline)

Passagem de bastão, o gerente ou coordenador de projeto organiza uma reunião com o

time comercial, durante a reunião devem ser avaliados itens como; detalhes do escopo,
alinhamento de orçamento, expectativas do cliente, risco iniciais mapeados, detalhes de
questões comerciais, marcos e prazos do projeto e mapeamento inicial dos stakeholders.
se as condições iniciais da reunião estiverem equalizadas, o projeto segue para sanção e
o coordenador do projeto deve registrar a ata da reunião no repositório do projeto, caso
seja identificado deslocamento do escopo, o gestor de portfólio comercial avalia as
questões levantadas e define a estratégia e abordagem dos gaps como cliente e a
necessidade de negociação de complemento do projeto ou absorção dos gaps.

Iniciação do projeto, nesta etapa é iniciado atividades como definição da estratégia

geral, premissas e restrições, alinhamento de expectativas com o cliente. a validação com
os stakeholders têm a intenção de se entender quais serão as pessoas interessadas no

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projeto e o papel de cada uma, é necessário o alinhamento dessas informações na
reunião de passagem de bastão. um importante papel que deve ser bem formalizado é o
de aprovador, pois essa pessoa deve ter o direito reconhecido pelo cliente para aprovar
as definições e entregas do projeto, resumidamente, nesta etapa o coordenador ou
gerente de projetos valida o nome e funções de cada um com o cliente, construindo a
matriz raci com as partes interessadas do projeto.

Definição de estratégia geral, premissas e restrições e alinhamento de expectativas

com o cliente, nessa fase é quando se define a estratégia de como o projeto será
executado, se tratando do seu progresso e dos requisitos e as expectativas apresentadas
é também o momento de fechar um acordo sobre os limites e premissas que podem
identificar riscos, restrições que podem direcionar o escopo do projeto, o comitê do
projeto valida o alinhamento geral, servindo de base para o planejamento do projeto e
para reunião de abertura, ao final desta etapa, as informações para o planejamento do
projeto estarão organizadas num guia de Boas-vindas, que contém o objetivo do projeto,
as razões e benefícios esperados, o escopo e não escopo, expectativa de prazo, áreas
envolvidas, premissas e restrições e riscos iniciais conhecidos.

Verificação de aspectos técnicos, esse entregável se trata de definir adequadamente o

ambiente onde o sistema será executado, é fundamental para que os clientes tenham
uma boa experiência de uso da solução, se a solução do cliente estiver hospedada na
cloud da totvs, o coordenador ou gerente de projeto deverá entrar em contato com o
time de cloud da totvs para alinhamento do projeto e formalização da entrega do
ambiente com o cliente, caso a proposta contemple atividade de size o especialista de
infra conduz a análise de ambiente em conjunto com a TI do cliente, produzindo a
checklist ou um documento que ateste a portabilidade, o especialista pode, em função
dos resultados da análise propor mudanças para melhoria do ambiente elaborando um
documento de estrutura de size, a TI do cliente deve avaliar a proposta de melhoria e
formalizar uma decisão junto ao comitê do projeto, é importante registrar a negativa do
cliente, caso opte por não seguir as recomendações. não esqueça de registrar no
cronograma o tempo de adequação da infraestrutura para controle de progresso e
pendências.

Planos do projeto, cronograma e custos, o sucesso do cliente é o sucesso de toda a

totvs, a elaboração do cronograma e definição de marcos é uma atividade que além, do
coordenador de projetos, pode contar com a participação de outras partes como o RMO,
o comitê do projeto por parte do cliente e outros. o objetivo desse processo é para que o
coordenador do projeto seja capaz de medir o desempenho do projeto e realizar ações
de correção ou antecipar eventuais problemas, o coordenador do projeto organiza
atividades entregáveis e pendências considerando os limites de prazos acordados para

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 cada marco e revisa o esforço com a equipe alocada para o projeto e valida o
compromisso com os profissionais em relação aos prazos.

Definir a equipe do projeto, esta etapa é de suma importância, é nesta etapa que
pessoas com o perfil adequado, às habilidades necessárias e também a disponibilidade
necessária. o RMO como é a área responsável pela gestão de recursos deve ser
envolvida para verificação de disponibilidades, necessidades de contratações ou
alocação de parceiros de acordo com a necessidade do projeto. alguns critérios devem
ser levados em consideração na hora da definição da equipe, tais como; avaliação do
conhecimento e experiência necessárias, avaliação de cargo e nível em função do custo,
avaliação do perfil geral para atendimento, análises do local de atendimento, avaliação
de coerência do escopo versus demanda.

2. Refinamento
É resumidamente o desenho efetivo da solução a ser entregue e a definição da
configuração a ser entregue. A fase de refinamento serve para se ter o entendimento do
negócio do cliente e disseminação da abordagem do trabalho e quais entregas serão
realizadas de acordo com o proposto no projeto, tendo atividades como a análise e
desenho de processo e configuração, execução, monitoramento e controle do projeto,
preparação da capacitação e outros. o grupo de tarefas que integra essa fase, tem o
dever de realizar o aprofundamento nos processos, requisitos e escopos do projeto e
trazer análises que normalmente não aparecem nas fases de arquitetura e preparação.

Definição de estratégia de testes - o roteiro de teste tem o importante papel de orientar

os usuários responsáveis pelos testes a simularem todos os processos e seus
respectivos cenários variados, para garantir que a solução requerida realmente atenda às
reais necessidades do cliente. a equipe de projeto totvs deve ajudar o cliente na
elaboração do roteiro de testes, mas a responsabilidade dos testes e elaboração é do
cliente.

Montagem e planejamento das sprints - Conduzir um sprint requer bastante energia e

foco, antes de iniciar a sprint é necessário ter a equipe e foco certos, tempo e espaço
para conduzir o sprint, preparar-se para aplicar o método é fundamental para o sucesso
final do projeto. definir o backlog do projeto com todos os requisitos de produto a serem
entregues, definir os entregáveis de cada sprint de acordo com o time disponível.

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3. Realização

A fase de realização consiste na construção de fato do que foi planejado nas etapas
anteriores, consiste na realização de sprints, execução, monitoramento e controle do
projeto, execução das cargos de dados, plano de transição e encerramento da fase e
avaliação do quality gate. focados em resultados rápidos e com percepção de evolução
constante, gerando valor a todos os envolvidos no projeto. é importante definir quais
testes críticos serão feitos na fase de transição. esse grupo de tarefas tem o objetivo de
controlar a construção do sistema dentro do desenho aprovado garantindo o
atendimento dos requisitos e um bom plano de transição, administrando a entrega dentro
do planejamento aprovado com o cliente.

A etapa de realização é baseada em sprints, é nesta etapa que a configuração do

produtor ocorre como combinado e aprovado pelo cliente respeitando o que foi definido
na fase de refinamento e priorizado para cada sprint. caso surjam questões não previstas
e tratadas na fase anterior, essas questões deverão ser discutidas e registradas para
posterior tratativa, durante o sprint o time do projeto configura o sistema com base no
desenho da solução aprovado e backlog priorizado para cada sprint. reporta o avanço,
riscos ou eixos encontrados, eventuais atrasos e desvios ocorridos através das reuniões
da sprint ou reuniões da interação.

A reunião da interação é uma reunião de atualização, com curta duração, não mais do
que 30 minutos, na qual cada membro reflete sobre o que fez de ontem pra hoje, o que
tem pra hoje?, se existe algum impedimento, o gerente ou coordenador do projeto
acompanha a evolução e trabalha na comunicação e alinhamento com o comitê do
projeto, ao final de cada sprint é esperado que ocorra a reunião de retrospectiva.

A reunião de retrospectiva é a última atividade da sprint, na qual a própria equipe avalia

a sua própria atuação durante todo o processo de trabalho e planeja ações de melhoria a
serem usadas na próxima sprint, questões como o que deu certo?, o que pode melhorar?,
pendências e aprendizados devem ser abordados e registrados na lista de retrospectiva
e pendências, ao final desta etapa é esperado que o sistema esteja configurado de
acordo com o desenho da solução respeitando a parametrização do sistema e
solicitações de mudança aprovadas pelo cliente.

O desenvolvimento de customizações, o desenvolvimento de customizações deve

seguir o combinado e aprovado pelo cliente, nesta etapa o time responsável pelas
customizações faz o release do projeto. caso surjam questões não previstas ou

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 solicitadas anteriormente, deve ser feito uma solicitação de mudança para que seja
avaliado, para se avaliar o impacto e se tem uma aprovação formal desta, para se avaliar
se vai haver mudanças no prazo, custos e ademais.

4. Operação

Capacitação dos usuários chave, resumidamente essa capacitação deve conduzir os

usuários chave ao uso efetivo do sistema de acordo com o desenho da solução
aprovado, o time do projeto se reúne conforme o planejamento da capacitação realizada
na fase de refinamento e ministram as capacitações de acordo com o desenho da
solução e respectivas configurações de sistema, os usuários chave devem absorver o
conhecimento e realizar o aprofundamento do sistema na prática para garantir eficiência
do uso e obter conhecimento necessário para ser o replicador do conteúdo para os
usuários finais. ao término desta atividade o formulário de validação da capacitação
deverá ser enviado ao usuário chave para que ele realize a aprovação e encerramento
desta atividade.

Execução das cargas de dados, neste momento são realizadas as cargas identificadas e
planejadas seguindo o método planejado pelos respectivos responsáveis é de igual
importância que se tenha critérios de validação para garantir que a carga tenha tido
sucesso para que os testes e validações seguintes possam gerar os resultados
esperados, o time do projeto executa a carga de dados com as rotinas e ferramentas
definidas conforme o planejado e alinhado durante o refinamento da solução, o usuário
chave é o responsável por validar os dados migrados por um método ou outro utilizando
as ferramentas combinadas, o objetivo aqui é ter os dados planejados disponíveis e
validados no sistema conforme o roteiro de convenção de dados definido.

Testes unitários, está é a etapa em que o usuário chave validam efetivamente a solução
e o funcionamento do sistema, normalmente em conjunto com o time de TI, executam os
testes elaborados no roteiro de teste com o foco no funcionamento do sistema a fim de
garantir a sua disponibilidade aos usuários chaves na validação efetiva, ao término dessa
etapa é esperado o sistema testado em toda a sua funcionalidade, sem considerar
resultado de negócio que dependem de aspectos de cadastros e regras de recursos.

Testes integrados, podem ser divididos em ciclos ou etapas em que o time da totvs é
responsável e etapas em que o cliente é envolvido. o principal objetivo dessa etapa é
que ao final dessa etapa é que a solução tenha sido testada em toda a sua capacidade,

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processos e cenários, considerando inclusive os resultados de negócios que dependem
de cadastros e regras de negócios, mas, em alguns casos pode ser requerido o teste de
carga do sistema.

Teste de carga, o teste de carga é um momento crítico e importante para o projeto, é

quando o cliente consegue ver o projeto funcionando por completo e de forma integrada,
e é a partir do resultado dos testes que se tem uma definição da transição para a
produção.

Plano de transição, se inicia com a definição do teste de virada, de forma resumida, os

usuários chave definem as operações críticas como critério de go live, logo após a
execução da transição, o coordenador ou gerente de projetos acompanha essas
definições e avalia se estão de acordo com os critérios de qualidade estabelecidos, ao
final, registra a decisão no roteiro de testes. ainda sobre o teste de virada, nesta fase é
fundamental restringir a liberação oficial do sistema aos usuários chave, para que estes
possam realizar atividades reais no sistema já no ambiente de produção, considerando
todos os processos críticos.

Revisão do plano de virada, é etapa deve ser realizada logo após se ter obtido os
resultados dos testes integrados e a validação da solução, onde se tem mais detalhes
sobre as necessidades e suspensão do sistema, sobre as mudanças de processo de
negócio, sobre os impactos nas demais áreas e etc. enfim, sobre tudo o que pode ser
negativo para o projeto, sobre as etapas da revisão do plano de virada, o time de
projetos vai reavaliar os detalhes do impacto da transição do sistema e produção,
considerando aspectos técnicos e funcionais.

- Aspectos técnicos, ações de ambiente e infraestrutura, ações de configuração,

ações de transporte de dados, ações e equalizações de customizações, ações de
atualização da aplicação ou de softwares, preparação de atividades de cloud
quando o sistema está hospedado na totvs.

- Aspectos funcionais, alinhamento com as áreas, com clientes, fornecedores e

parceiros que podem sofrer impactos com o período de suspensão, ou seja,
durante o período de transição, treinamentos e preparação das mudanças
operacionais, plano contingência de negócios e entre outros.

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Aprovação, divulgação e transição, esta é a última etapa da transição, logo após a
aprovação do comitê, deve haver a divulgação oficial da liberação da execução da virada
a todos os interessados, para isso o comitê divulga oficialmente o plano de transição
juntamente com a estratégia de gestão da mudança e operação assistida.

Operação assistida, após o sistema já estar em produção e a confirmação do Go live a

operação assistida se inicia de acordo com a estratégia aprovada anteriormente, este
período é bastante crítico e visa levar o cliente a um nível de autonomia suficiente para
executar sua operação de forma segura e confiante, vale destacar que é comum surgirem
novas oportunidades neste período, é importante que o coordenador de projetos esteja
atento aos detalhes para possível alinhamento com o comercial quando necessário.
durante a operação assistida o time definido para a atividade, realiza o suporte e
operação do sistema e o coordenador do projeto avalia periodicamente os resultados e
prepara gradativamente a retirada da equipe de suporte totvs de acordo com a estratégia
definida, é importante também neste momento o coordenador do projeto esclarecer e
direcionar o cliente ao tipo de serviço que melhor pode agregar valor a sua operação e
experiência com a totvs.

Formalização do encerramento do projeto, a formalização de conclusão é um evento

imprescindível para o reconhecimento do término do projeto, importante ressaltar que a
construção desse encerramento se inicia desde a preparação do projeto, definindo os
critérios de aceite ao longo do mesmo, a boa condução com transparência e evidências
dos acordos e entregas realizadas e reconhecidas, farão com que este momento seja
muito suave junto ao cliente, firmando uma boa experiência em sua jornada. é o
momento do coordenador de projeto organizar as evidências de avanço e conclusão do
projeto e apresentar ao comitê para formalizar o encerramento do projeto, inclusive com
a finalização de marcos ou parcelas de faturamento pendentes, após a aprovação do
comitê e formalização através de certificado de conclusão de serviços, o coordenador
organizara as ações para o encerramento do projeto internamente.

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MONITORAMENTO E CONTROLE DO PROJETO

Esta tarefa tem o objetivo de garantir a boa comunicação do projeto a todos os

envolvidos, também tem o intuito de controlar o avanço do projeto, gerenciar riscos e
contingências, garantindo a qualidade da entregas, as atividades destacadas ocorrem
durante todo o ciclo do projeto, o foco deste grupo é organizar e divulgar o status geral
do projeto, divulgar e aprovar a execução, agendas e realizações, custos e acompanhar e
executar os faturamentos planejados dos processos oriundos deste tema, destacar
conquistas relevantes, destacar e gerenciar pendências, gerenciar riscos e contingências,
garantir o alinhamento de expectativas e a entrega da solução acordada e em caso de
suspensão, registrar o cenário do momento e as condições de retorno.

a boa comunicação é fundamental para o sucesso do projeto, pois mantém os

stakeholders alinhados com o momento do projeto, eventuais necessidades de correção
de desvio, antecipação de problemas, atividades planejadas e resultados obtidos.

status report, o coordenador do projeto organiza as informações do projeto e a partir

delas elaborar o status report do projeto, detalhado e executivo, o status report tem o
objetivo de contextualizar as partes interessadas com os principais partes do projeto e
pode incluir; cronograma atualizado, controle de pendências, riscos e problemas, entre
outras informações que precisam ser comunicadas.

Desistência do projeto ou redução do escopo, o escopo de um projeto pode mudar ao

decorrer de sua implementação por diversos fatores, além do escopo pode ocorrer casos
onde o projeto não faz mais sentido ao cliente ou não tenha a aderência estimada ao
evento, nesse caso, o cliente pode desistir da implementação ou de parte do escopo. o
cliente pode entrar com uma solicitação de mudança com o coordenador de projeto e
gestores de portfólio, que irão verificar adaptações no projeto, novo projeto ou total
desistência da implementação. nos casos de desistência do projeto inteiro, o
coordenador deverá emitir um relatório de conclusão para comprovação dos serviços
entregues até o momento. já nos casos de suspensão do projeto

- Casos de alterações no projeto, com a solicitação de mudança aprovada pelo

cliente, o coordenador de projeto e gestores de portfólio alinham a solicitação e
decidem se vão indicar uma nova demonstração com o cliente ou desistir do
projeto. em caso de alteração no projeto o coordenador deve enviar a solicitação
de mudança internamente para as tratativas contratuais pendentes e demais
pendências financeiras, já em caso de desistência do projeto inteiro, o
coordenador de projeto emite o certificado de conclusão de serviços para
comprovar os serviços entregues até o momento.

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- Suspensão do projeto, neste caso é imprescindível registrar os motivos da
decisão da suspensão, tanto quanto avaliar e apontar as condições de retorno e
impactos que possam existir para manter a visibilidade e transparência junto ao
cliente, nesta situação, o coordenador elabora o relatório e material de suspensão
de projeto e em seguida o comitê avalia o cenário e as condições da suspensão,
se aprovado, a unidade realiza a suspensão do projeto no sistema de gestão de
projetos.

( toda documentação que é gerada pelo projeto, ou documentos complementares

fornecidos pelo cliente devem estar arquivados na pasta oficial do projeto em
repositório na nuvem, sempre na pasta do projeto, mantendo lá tanto os
documentos assinados quanto os editados.)

Gestão de risco, antecipar o surgimento de problemas e prever soluções é ideal

para criar um clima de confiança com o cliente e também garantir a qualidade de
condução e entrega do mesmo, todo projeto por ser único, existe um grau de
incertezas associadas, gerando riscos diversos que podem prejudicar o
desempenho geral. a ideia é identificar os riscos com base na experiência e lições
aprendidas para poder classificá los e priorizar ações de respostas para diminuir a
probabilidade de um risco ocorrer. criar ações de respostas ou contingências e
monitorar bem a situação dos riscos é um grande fator de sucesso de qualquer
projeto. neste sentido é importante que o gerente avalie a fonte de riscos mais
comuns dos projetos, disponíveis no próprio template de gestão de riscos.

DICAS E MELHORES PRÁTICAS

O primeiro ponto a ser destacado é em relação ao uso da metodologia de projeto

totvs, o primeiro ponto a ser destacado são os pontos do manifesto ágil que a
totvs implementa em sua metodologia. é importante que todos os times
conheçam e entendam esses conceitos que são baseados na metodologia scrum,
a configuração do produto ocorre através do ciclo de interação ou sprints e tem
tempo determinado, geralmente de duas a quatro semanas e cada sprint deve
entregar um incremento do produto que pode ou não ser validado com o cliente,
respeitando o backlog idealizado e o planejamento das releases que são os
grupos de sprint, um sprint não precisa necessariamente entregar algo pronto ou

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funcional para o cliente, ela pode entregar parte de uma funcionalidade do
projeto.

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