PMBOK

Tailoring

O tailoring ou a capacidade de se adaptar a mudanças e riscos potenciais
durante o gerenciamento de projetos tem uma influência direta no sucesso
dos resultados
Uma atitude de tailoring requer saber como determinar os processos que
devem ser integrados durante a gestão de um projeto. Requer uma
mentalidade de compreensão do cenário e a capacidade de escolher as
ferramentas e processos apropriados durante a realização de projetos já
em produção.
• Há cada vez mais discussões e debates sobre as diferentes e mais indicadas tipologias
de metodologias aplicáveis na gestão de projetos. Recentemente, os métodos baseados
no gerenciamento de projetos Agile ganharam força no mundo dos negócios e cada vez mais
adeptos na área de Project Management o defendem em detrimento de sistemas mais
tradicionais, como o Waterfall.
• Sem dúvida, a metodologia e o planejamento inicial de qualquer tipo de projeto influenciam
diretamente os resultados e o sucesso do projeto. No entanto, a escolha da metodologia a
seguir dependerá das características particulares de cada projeto. Recursos, ferramentas,
requisitos do cliente, prazos de entrega, orçamento, magnitude, são alguns dos fatores a serem
considerados na determinação do procedimento.
• No gerenciamento de projetos, o conceito de tailoring pressupõe que não há nada imóvel ou fixo.
O conceito refere-se à capacidade de adaptação e resiliência a potenciais imprevistos e riscos
que podem surgir durante a realização de diferentes fluxos de trabalho, aplicando os recursos
necessários. Em outras palavras, é a capacidade de sair da zona de conforto e redesenhar um
plano de acordo com as circunstâncias e os diferentes níveis do projeto.
• Portanto, uma das competências mais valiosas de um gerente de projetos é a capacidade de
adaptar ou tailor cada um de seus projetos, tornando-os únicos, deixando de lado os
pressupostos ou processos padrão. Para isso, é essencial ter um conhecimento aprofundado
sobre todos os sistemas em Gestão de Projetos, seja o mais convenciona
 Qualidades em projetos
• A razão de existência de qualquer empresa é o cliente, e, por isso, satisfazê-lo deve ser o
principal objetivo da sua equipe. Para atingir esse resultado, é fundamental primar pela
qualidade em projetos, que nada mais é do que o quanto a proposta é capaz de atender
aos requisitos e satisfazer o usuário final do produto ou serviço.
• Não é incomum o projeto estar em conformidade com as exigências levantadas, mas, no
entanto, não suprir as necessidades do cliente. E quando o assunto é qualidade, devemos
entender que é possível relacionar esse conceito dentro do gerenciamento de
projetos de duas maneiras: associado à qualidade nos processos de gestão do projeto
ou ao produto ou serviço que de fato será entregue.
• Segundo o Guia PMBOK, a qualidade em projetos pode ser definida como o nível de satisfação que
um conjunto de características inerentes pode alcançar. Portanto, um projeto considerado de
qualidade é aquele desenvolvido de acordo com as especificações, os requisitos e a adequação ao
uso.
• Prezar pela boa qualidade em projetos é importante não só para satisfazer o seu público-alvo, mas
também para melhorar o desenho e diminuir o índice de retrabalho, a fim de que o resultado seja
coerente com as exigências solicitadas.
• Quer aumentar a eficiência das propostas desenvolvidas pela sua equipe? Confira, abaixo, quais são
os fatores necessários para definir um padrão de qualidade e de que maneira fazer essa gestão:
 Como definir um padrão de
qualidade para as entregas?

• Para obter bons resultados em um projeto, é preciso estabelecer um padrão de qualidade para
entregas, que consiste em um planejamento que use as métricas apropriadas para mensurar
desde a organização até a eficiência de cada atividade executada, levando em consideração os
critérios de aceitação e os responsáveis por essa demanda.
• O ideal é relacionar os padrões de qualidade que a organização determina ou que a área do
projeto exige. Em termos de aceitação dos subprodutos listados, é preciso associar os requisitos
analisados para que estes sejam aceitos quando estiverem completos
• Primeiramente, estipule o valor esperado para cada um dos critérios de qualidade. Em seguida, designe pessoas que deverão garantir e
controlar o desempenho das tarefas a serem realizadas.
• Os passos para estabelecer o padrão de qualidade são:
• compreender o máximo possível sobre o que o cliente almeja como resultado. Afinal, a satisfação é um indicador preponderante
do sucesso de um projeto;
• fornecer os recursos necessários para que a equipe tenha condições de executar as atividades tal como exigido pela alta gerên cia e,
assim, possa colocar o padrão de qualidade em prática;
• realizar auditorias de qualidade independentes e periodicamente. Desse modo, pode-se saber que o projeto está sendo bem
desenvolvido, conforme a perspectiva da empresa. As informações levantadas nesse processo servem para corrigir eventuais prob lemas
antes da entrega final;
• deixar o documento do plano de qualidade disponível para que todos os membros da equipe possam acessá-lo quando necessário e
consigam cumprir com os termos determinados.
 Quais são os processos de
gerência de qualidade?

• Há diversas métricas para gerenciar a qualidade, e um dos exemplos mais conhecidos é o ISO.
Porém, independentemente da métrica escolhida, é necessário que o gerente do projeto
estimule e promova a conscientização dos seus colaboradores a respeito desse conhecimento
imprescindível e incentive a busca contínua pela qualidade, além de propiciar as condições
necessárias para que ela seja obtida.
• Para fazer o acompanhamento de projetos, você deve realizar os seguintes processos:
• 1. Planejar a gestão da qualidade
• Nesse primeiro momento, é feita a identificação de exigências e padrões de qualidade da proposta a ser desenvolvida. A partir disso, define-se como os
requisitos serão atendidos. Aqui, você tem que descrever os critérios e, posteriormente, quando estes serão verificados durante a execução do projeto.
• É de suma importância que todas as tarefas listadas estejam em plena harmonia com as políticas de qualidade da empresa, garantindo que não haja
conflitos que interfiram negativamente nas etapas de execução da proposta.
• 2. Realizar a garantia da qualidade
• O segundo processo de gerenciamento de qualidade se dá pelo acompanhamento de como as métricas serão postas em prática. Assim sendo, é feita uma
auditoria de exigências e resultados, a fim de mensurar o controle de qualidade, garantindo a certificação de que todas as fases do projeto serão
cumpridas com o rigor dos padrões estabelecidos.
• Se a auditoria indicar que os requisitos estão sendo obedecidos, o gerente pode autorizar o andamento do projeto. Esse proced imento é importante para
que, se a análise for negativa, você possa rever o que está errado e trabalhar para reverter os problemas identificados, evit ando que eles sejam percebidos
apenas na entrega ao cliente — o que gera insatisfação e desqualifica a reputação do negócio.
• 3. Controle da qualidade
• O último estágio é o de controle da qualidade, tendo como objetivo excluir as causas dos desempenhos
considerados inadequados dentro do projeto. Tendo isso como base, deve-se fazer o monitoramento específico
dos resultados da proposta para comprovar se estes estão em consonância com as expectativas do cliente,
conforme a ordem abaixo:
• confirmar se os resultados conquistados estão de acordo com o esperado;
• informar a sua equipe sobre o desempenho gerado em cada atividade;
• corrigir aquilo que está errado e tomar medidas para que os mesmos problemas não voltem a acontecer;
• investir em recursos humanos, dispondo de uma equipe com membros designados para assegurar a
qualidade do projeto, que deverá informar falhas encontradas na execução. Os profissionais serão responsáveis
por averiguar os dados, reconhecer possíveis erros, melhorar as tarefas e renovar os planos de qualidade
continuamente.
Por que é importante manter um padrão de
qualidade em projetos?
• A manutenção de um padrão de qualidade é importante para aumentar o nível de segurança de cada projeto conduzido pela
sua equipe. Haja vista que, a partir do momento em que a empresa sabe com riqueza de detalhes de que o cliente precisa e de
que modo isso deve ser feito, ela fica mais perto de garantir a satisfação do seu público-alvo.
• Além disso, o padrão de qualidade também auxilia na organização e no desenrolar do trabalho, o que é essencial para manter
um projeto dentro do prazo, otimizando o tempo gasto com os processos das tarefas e aumentando as chances de que
um desempenho final positivo seja atingido.
• A qualidade em projetos é um aspecto que deve ser acompanhado de perto pelos gestores da organização, pois o seu
gerenciamento é indispensável para produzir propostas eficientes e capazes de satisfazer o cliente — fator-chave para o sucesso
de qualquer negócio.
Projetos: o que é considerado um Projeto Complexo?
O QUE DIFERENCIA UM PROJETO COMPLEXO DENTRE
PROJETOS EM GERAL?
O QUE É UM PROJETO COMPLEXO?
Entenda brevemente sobre o que é um Projeto
Complexo, como ocorre a complexidade em projetos e
como exercer esse tipo de gestão.
É considerado complexo o projeto que envolve várias
organizações e empresas em sua
realização, integrando diferentes áreas do
conhecimento e demandando uma efetiva gestão de
riscos no processo. Os projetos complexos são
influenciados por interesses de diferentes
stakeholders, além de integrar diversos elementos que
podem ser não somente o número de pessoas ou
equipes evolvidas, mas também
a interdependência em relação a outros projetos
dentro ou fora da organização.
PRA QUE SERVE UM PROJETO
COMPLEXO?

• A definição da complexidade de um projeto auxilia os envolvidos a

saberem melhor como agir diante às circunstâncias, já que em um
projeto complexo, o trabalho fica mais complicado, demorado e
demanda habilidades e conhecimentos mais avançados dos
gestores e das equipes envolvidas. Por isso, é fundamental saber o
que influencia na complexidade de um projeto, assim se sabe
quais frameworks devem ser usados para que as dificuldades
sejam contornadas.
• Os projetos complexos lidam com um alto grau de incertezas já
que estão sujeitos a sofrerem influências pelas mudanças de
dentro e de fora da organização, como ações inesperadas por
parte de um dos stakeholders ou como variações no mercado, por
exemplo. A determinação da complexidade do projeto prepara a
equipe para o trabalho e aponta como serão feitas as análises e a
gestão do projeto.
 POR QUE É LEGAL SABER
SOBRE PROJETOS
COMPLEXOS?

• Quando entendemos um sistema como a soma de diferentes partes que produzem

melhores resultados juntas do que separadas, fica mais fácil de compreender que
quanto mais elementos envolvidos em um projeto, mais complexa é a sua execução e
mais completo e fértil é seu resultado. Ao lidar com gerenciamento de projetos, é
preciso saber identificar os diversos tipos de situações a resolver e essa habilidade se
aprimora com a experiência do profissional ao longo do tempo.
• OBS: Em um projeto complexo, é necessária a gestão eficaz de cada área de
conhecimento integrada no projeto, como a gestão da comunicação, a gestão de
riscos, gestão de aquisições, etc.
 • Cada projeto é único. Os riscos, ou a tolerância da organização a eles, diferem de acordo
com o projeto ou até mesmo dentro do mesmo projeto ao longo do tempo. Apesar disso, é
possível identificar tipos de riscos comumente encontrados em projetos:
• Riscos de custo: ocorrem quando os custos e o escopo do projeto não são definidos
com precisão.
• Riscos técnicos: esse risco inclui atrasos decorrentes de defeitos de software e
hardware ou a falha de um serviço subjacente ou de uma plataforma.

Quais são os
Riscos de desempenho: o risco de os resultados não serem consistentes com as
especificações do projeto.
• Riscos de execução: risco de que as atividades demorem mais que o esperado. Desvios
no cronograma normalmente aumentam os custos e atrasam o recebimento dos

riscos de •
benefícios do projeto.
Riscos estratégicos: são os erros na estratégia, como a escolha de uma tecnologia
errada, que não funciona ou que não traz resultados.

projetos? •
•
Riscos operacionais: riscos de implementação deficiente.
Riscos de mercado: riscos de concorrência, câmbio, mercado de commodities, taxa de
juros, de liquidez e crédito.
• Riscos legais: surgem de obrigações legais e regulamentares, incluindo riscos
contratuais e litígios movidos contra a organização.
• Riscos externos: incertezas inerentes ao ambiente externo do projeto e que o afeta,
como postura do cliente, mercado, disponibilidade de fornecedores, entre outras.
• Riscos organizacionais: incertezas causadas pela estrutura e cultura organizacional da
empresa, como disponibilidade de recursos (humanos ou financeiros) e infraestrutura
disponível.
 Resiliencia
• Em um ambiente de negócios atual bem mais complexo, liderar
equipes de projetos tornou-se uma atividade extremamente
estratégica. Essa liderança exige do gestor de projetos uma
característica fundamental: resiliência. Você sabe o que é isso?
Se ainda não sabe, vamos explicar por que a resiliência em
gestão de projetos é fundamental para manter uma equipe
focada e capaz de lidar com diferentes cenários e desafios.
 O Que é resiliência ?
• O que fazer quando tudo dá errado? A resiliência é uma
competência essencial para lidar com problemas com o
máximo de flexibilidade, adaptando-se às condições
desfavoráveis. Em meio a crises e grandes transformações que
um projeto pode gerar, essa competência tem sido cada vez
mais procurada nos profissionais. Ao recuperar-se e ajustar-se
facilmente a mudanças, o profissional transforma o estresse em
energia positiva.
Características de profissionais
resilientes
• Pessoas que lidam bem com estresse físico e psicológico
geralmente acreditam em três coisas que profissionais menos
resilientes acabam esquecendo diante de problemas:
• Comprometimento: o projeto é importante e por isso vale a
pena se empenhar.
• Controle: suas ações são capazes de influenciar o resultado
dos acontecimentos.
• Desafio: enxergam exigências de um projeto como
oportunidades, e não como ameaças.
Como a resiliência afeta a gestão de
projetos
• A resiliência pode gerar vantagem competitiva em projetos, já que ajuda na condução de conflitos e situações de crise. Há
diversos benefícios em manter o foco diante das adversidades na execução de um projeto. Com uma equipe mais resiliente, o
ambiente de trabalho fica mais equilibrado, agradável e fomenta a troca de ideias e os feedbacks.
• Veja alguns dos benefícios da resiliência em uma equipe de projetos:
• Emoções controladas;
• Maior empatia;
• Articulação em apoios estratégicos;
• Proatividade;
• Flexibilidade;
• Mais iniciativas para tomada de decisões e resolução de problemas;
• Persistência na resolução de problemas;
• Maior compreensão do projeto como um todo.
• Em suma, uma equipe mais autossuficiente, flexível e articulada poderá lidar facilmente com problemas e desafios ao longo do
projeto, atuando com o mesmo senso de propósito.
Dicas para desenvolver resiliência em gestão de
projetos

A resiliência é uma habilidade, podendo ser aprendida e desenvolvida por qualquer pessoa. Veja, abaixo, algumas dicas
para desenvolvê-la:
• Idealize os objetivos do projeto, já que sonhar com um projeto é confortante e reduz a ansiedade;
• Utilize métodos práticos de gerenciamento;
• Mantenha a harmonia, ponto de apoio essencial para recuperar-se;
• Amplie os conhecimentos e a autoconfiança;
• Assuma riscos calculados;
• Use a criatividade para solucionar problemas complexos;
• Pratique esportes, métodos de relaxamento e meditação;
• Seja mais otimista;
• Aprimore o senso de humor para desarmar os pessimistas;
• Saiba diferenciar quem você é dos resultados do que você faz;
• Permita-se sentir e recuar para, em seguida, retornar ao estado original.
• O propósito da gestão de mudanças é bem
claro: garantir que o projeto entregue os
resultados pretendidos, abordando um dos
elementos mais críticos em uma mudança de
sucesso: o lado humano.
• A adoção e utilização pelos empregados é a
ponte entre uma grande solução e seus
resultados finais. Na prática, a gestão de
mudanças funciona em vários níveis diferentes
dentro da organização.
• Nível organizacional: uma competência e
capacidade da organização
• Nível de projeto: uma medida de concretização
de benefícios e de criação de valor aplicada em
iniciativas específicas
• Nível individual: uma abordagem para permitir
que uma pessoa mude com sucesso
• O objetivo da gestão de mudanças do ponto de vista de projeto
• Gestão de mudanças do ponto de vista de projeto tem o objetivo de garantir que a mudança atinja os resultados esperados, apoiando as transições
individuais exigidas por essa iniciativa. Quando você instala uma nova tecnologia, os empregados precisam se adaptar a ela e de fato utilizá-la para agregar
valor.
• Então, o que estamos falando é que a gestão de mudanças no que tange projetos fornece estratégias, planos, ações e etapas específicas que focam nos
empregados impactados e que trabalham alinhados com a implantação de um projeto.
• Também pode ser aplicada a qualquer projeto ou iniciativa que gera impacto na maneira como os empregados trabalham. Algumas mudanças impactam
centenas de empregados, enquanto outras refletem em milhares. Mudanças podem ser guiadas por fatores externos, fatores internos ou mesmo uma
combinação dos dois. Podem impactar processos, sistemas, ferramentas, estruturas organizacionais, ou funções de trabalho.
• Entretanto, se uma mudança exige que os empregados trabalhem de maneira diferente (apresentando novos comportamentos, seguindo novos processos,
usando novas ferramentas), então existe uma necessidade de gestão de mudanças para o projeto.
• Sob a perspectiva do projeto, gestão de mudanças é o conjunto de atividades (processos e ferramentas) aplicado a um projeto ou iniciativa específica para
impulsionar adesão e utilização por parte das pessoas. Mas, seria assim que você apresentaria a gestão de mudanças para um time de projetos?
O QUE É GESTÃO DE MUDANÇAS
DO PONTO DE VISTA DE
PROJETO?

• Como praticantes de gestão de mudanças, é importante entendermos o que é “gestão de mudanças”

e, mais importante, como devemos apresentar essa ideia às equipes de projetos com as quais
trabalhamos.
• Poderíamos começar com uma definição técnica:
• “Gestão de mudanças é a aplicação de um processo estruturado e um conjunto de ferramentas para
gerenciar o lado humano da mudança de um estado atual para um novo estado futuro, de maneira
que os resultados esperados (e o retorno esperado sobre o investimento) sejam alcançados.”
• Definição de gestão de mudanças pela Prosci
• Mesmo sendo uma definição bem precisa, não é a forma mais eficaz de descrever o que é a gestão de
mudanças se o nosso objetivo é fazer com que eles comprem a ideia e se comprometam com a causa.
• Pense na definição acima em comparação com as seguintes:
• Gestão de mudanças é…
• Uma ferramenta de realização de benefícios
• Uma maneira de garantir a entrega dos resultados esperados
• Uma abordagem para entregar um melhor retorno sobre o investimento
• Um veículo para otimizar a adesão e utilização
• Uma ferramenta para evitar custos excessivos nos projetos
• Abordagem para mitigar os riscos do projeto
• Enquanto estas respostas não dizem exatamente o que é a gestão de mudanças,
cada uma transmite o seu conceito para aqueles ouvintes específicos (líderes de
projetos e líderes sêniores), pois aborda o que é mais importante para eles:
realização de benefícios, entrega de resultados, retorno sobre o investimento,
adoção, utilização, custo e risco.
• Então, para responder a pergunta “O que é gestão de mudanças do ponto de vista
de projeto?”, nós devemos entender com quem estamos falando. Quanto aos
líderes de projetos e líderes sêniores, estamos focados em engajá-los, porque
gestão de mudanças é a solução para um problema que eles estão passando
(exemplo: projeto não está gerando os resultados esperados).
• Quando você for apresentar este conceito aos praticantes de gestão de
mudanças, diga que é a abordagem para criar uma estratégia que traz adesão e
utilização por parte dos empregados para que o projeto alcance seus resultados e
objetivos.
• APLICANDO A GESTÃO DE MUDANÇAS DO PONTO DE VISTA DE PROJETOS
• Embora a melhor definição de gestão de mudanças possa variar de acordo com o público, pesquisas de benchmarking indicam algumas etapas bem
diretas para aplicá-la em projetos. Abaixo, você encontrará quatro dicas para iniciar a aplicação da gestão de mudanças:
• APLICAR UMA METODOLOGIA ESTRUTURADA
• Ao longo da última década, a disciplina de gestão de mudanças tem amadurecido e se desenvolvido. O lado “soft“ da mudança agora é tratado com
rigor, estrutura, processos e ferramentas. Utilizar uma metodologia estruturada vai ajudá-lo a ser focado e direto, além de evitar a falta da aplicação
de considerações decisivas.
• PERSONALIZAR E ESCALAR A SUA ABORDAGEM
• Na gestão de mudanças, “um tamanho não serve para todos”. O plano e a estratégia de gestão de mudanças para uma mudança incremental que
impacta 50 empregados serão muito diferentes dos planos e estratégias para uma transformação radical que afeta 5000 pessoas. Você até pode
seguir processos similares, mas as ações desenvolvidas devem ser escaladas e personalizadas de acordo com a mudança em si e com aqueles que
estão sendo impactados.
• DEDIQUE (OU ENCONTRE) UM RECURSO
• Se ninguém é designado para a gestão de mudanças, certamente ela não vai acontecer. As pesquisas da Prosci revelam uma ligação direta entre ter
um recurso dedicado e a eficiência da gestão de mudanças.
• Um recurso dedicado traz foco e um único ponto de contato. Esse recurso pode ser alguém da equipe ou alguém que está dando suporte, mas é
necessário que um profissional, pelo menos, esteja responsável pela gestão de mudanças.
TRABALHE EM COLABORAÇÃO COM A EQUIPE DE PROJETOS

• A gestão de mudanças não pode ser aplicada em projetos em um vácuo, sem o envolvimento da
equipe de projetos. Para ganhar corpo, articule claramente a relação entre o time de projetos e os
recursos de gestão de mudanças.
• Defina os papéis e responsabilidades. Trabalhe deliberadamente para criar um senso de parceria entre
ambos de maneira que eles busquem um objetivo comum – entregar os resultados esperados do
projeto.
• Do ponto de vista de projeto, gestão de mudanças é uma medida de concretização de benefícios e de
criação de valor aplicada em iniciativas específicas. É uma abordagem estruturada para criar
estratégias e planos personalizados e escalados para impulsionar a adesão e utilização por parte dos
empregados.
• É uma maneira de garantir que os resultados e benefícios do projeto serão alcançados, que o retorno
sobre o investimento acontecerá, que os riscos e custos serão mitigados e que será criado valor
dentro da organização. É, por fim, uma maneira de garantir que projetos e iniciativas tenham mais
sucesso.