Gerência de Projetos – Práticas Alinhadas ao PMI

Aula 02
Conceitos Básicos de Gerenciamento de Projetos

Objetivos Específicos
• Compreender os principais aspectos do gerenciamento de projetos com base
nos processos do PMBOK.

Temas

Introdução
1 Ciclo de vida de um projeto
2 Processos de gerenciamento de projetos
3 Áreas de Conhecimento
4 Grupos de processos
Considerações finais
Referências

Professora
Ana Alice de Lucas Ruschel
 Gerência de Projetos – Práticas Alinhadas ao PMI

Introdução
Nesta aula, iremos contextualizar alguns termos importantes que encontramos em
gerenciamento de projetos.

Abordaremos os diversos ciclos de vida existentes em projetos e iniciaremos nossos

estudos sobre as boas práticas descritas pelo PMI. Nesse contexto, além do ciclo de vida,
passaremos pelos conceitos de processos, grupos de processos e áreas de conhecimento.
Como são agrupados os processos?

Esperamos que sua familiarização com os termos de gerenciamento de projetos aumente

ao final dessa aula.

Preparado para nossos próximos passos?

Bons estudos!

1 Ciclo de vida de um projeto

Quando você está desenvolvendo um projeto, mesmo que pessoal, você tem um conjunto
de passos a seguir em uma determinada ordem, correto? Para esse conjunto de passos e
ordenação, damos o nome de ciclo de vida.

Segundo o PMI (2013) “Ciclo de Vida do projeto é a série de fases pelas quais um projeto
passa, do início ao término”.

Muitas vezes as fases do projeto demonstram a maturidade dele, ou seja, à medida

que o tempo passa e, consequentemente, as fases são executadas, os objetivos são mais
detalhados.

1.1 Exemplos de ciclos de vida

Em desenvolvimento de software, por exemplo, temos alguns ciclos que podemos seguir:

• Análise, desenvolvimento, testes, implantação e ajustes.

• Concepção, elaboração, construção e transição.

Para um projeto de organização de uma festa, podemos utilizar o ciclo de vida:

Levantamento, planejamento, organização, execução e encerramento.

Normalmente o ciclo de vida, em uma empresa, é documentado em uma metodologia.

Esse ciclo vai depender da natureza do produto ou serviço que está sendo desenvolvido, nos
tipos e tempos das entregas acordadas.
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À medida que o projeto amadurece ou evolui, as incertezas precisam ser reduzidas para
não haver interferência nos custos.

Figura 1– Impacto da variável com base no tempo decorrido no projeto

Fonte: PMI (2013, p.40)

Embora muitos setores utilizem um conjunto de fases muito parecido, não existe uma
regra a ser seguida. O número de fases pode ser definido de formas diferentes, por cada
organização e, ainda, uma mesma organização pode ter projetos similares, utilizando um
conjunto de fases diferentes. Tudo depende das políticas organizacionais adotadas por cada
empresa, para padronização de seus projetos.

2 Processos de gerenciamento de projetos

Para se entender o que são processos de gerenciamento de projetos, precisamos
entender primeiro o conceito de “processo”.

O PMI (2013, p.47) considera processo:

“[...] um conjunto de ações e atividades inter-relacionadas que são executadas

para criar um produto, serviço ou resultado pré-especificado. Cada processo é
caracterizado por suas entradas, ferramentas e técnicas que podem ser aplicadas, e
as saídas resultantes”.

Um processo consiste em 3 etapas: entrada, ferramenta e saída.

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Essa definição de processos nos faz concluir que saída é o resultado da

entrada, transformada por uma ferramenta ou técnica. Nenhuma saída de um
processo é igual à sua entrada, pois dessa forma poderíamos concluir que a
ferramenta não teve o efeito desejado para transformá-la.

O PMI apresenta, nas suas boas práticas, 47 processos.

3 Áreas de Conhecimento
Os 47 processos são agrupados em 10 áreas de conhecimento, a saber:

• Integração

• Escopo

• Custos

• Tempo

• Qualidade

• Recursos Humanos

• Comunicações

• Riscos

• Aquisições

• Partes interessadas

Segundo o PMI (2013, p. 60):

Uma área de conhecimento representa um conjunto completo de conceitos, termos e

atividades que compõe um campo profissional, campo de gerenciamento de projetos,
ou uma área de especialização. Essas dez áreas de conhecimento são usadas na maior
parte dos projetos, na maioria das vezes.

Quando falamos de processos com mesmo tema, eles serão agrupados em áreas de
conhecimento. Por exemplo: identificar riscos, planejar respostas a riscos e controlar riscos
são processos da área de conhecimento de riscos. Embora estejam agrupados por assuntos, o
primeiro e o segundo processo fazem parte do planejamento do projeto, enquanto controlar riscos
contém atividades relacionadas ao monitoramento do projeto. Por isso, existe a necessidade de
fazer um segundo agrupamento, por processos, conforme veremos no próximo capítulo.

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4 Grupos de processos
Além do agrupamento por áreas de conhecimento, os processos são divididos em grupos
de processos.

Os grupos de processos são uma forma de ordenação sequenciada dos processos. No

entanto, é importante ratificar que, embora nos referimos a uma sequência, um grupo pode
ser executado novamente, mais de uma vez e ao longo do projeto.

Os grupos de processos são divididos conforme abaixo:

4.1 Iniciação
Nesse grupo de processos, o objetivo principal é a formalização de uma fase ou de
um projeto. É aqui que se obtém a autorização para início do projeto (ou de uma fase). É
importante que, nesse ponto, já tenhamos o escopo inicial definido e os recursos financeiros
iniciais já reservados.

Todas as partes interessadas no projeto são identificadas para que o engajamento delas
seja controlado e a comunicação do projeto seja eficiente.

Os dois processos desse grupo são “Termo de Abertura de Projetos ou TAP” e “Identificação
das Partes Interessadas”.

Figura 2– Grupo de Processos: Iniciação

Fonte: Adaptado de Vargas (2014)

Para conhecer a interação completa dos processos do grupo “Iniciação”

acesse o link disponível na Midiateca.

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4.2 Planejamento
É o grupo com o maior número de processos. São 24 ao todo, envolvendo as 10 áreas de
conhecimento.

É no planejamento que desenvolvemos o plano de projetos, documento que permite um

planejamento integrado do projeto.

Segundo o PMI (2013, p. 55) “O grupo de processos de planejamento consiste dos

processos realizados para estabelecer o escopo total do esforço, definir e refinar os objetivos
e desenvolver o curso de ação necessário para alcançar esses objetivos”.

O planejamento não ocorre, necessariamente, uma única vez antes do desenvolvimento

do projeto. O planejamento acontece durante quase todo o projeto. De acordo com
a complexidade do seu projeto, pode ser que você precise realizar mudanças no seu
planejamento. Costumamos dizer que “o melhor plano é aquele que está sempre pronto
para mudar”.

O ideal é que o planejamento seja realizado de forma colaborativa. Se todas as partes

interessadas estivem envolvidas, a chance de sucesso, com certeza, será muito maior.

Figura 3 – Grupo de Processos: Planejamento

Fonte: Adaptado de Vargas (2014)

Para conhecer a interação completa dos processos do grupo

“Planejamento” acesse o link disponível na Midiateca.

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4.3 Execução
O objetivo desse grupo é colocar o plano de projeto em prática.

Colocando a “mão na massa”, o gerente de projetos trabalha a mobilização e desenvolvimento

da equipe, executando treinamentos e preparando a equipe alocada ao projeto.

A seleção dos fornecedores, a execução de atividades no cronograma, a coleta de dados e

muitas outras tarefas são colocadas em ação. A maior parte do orçamento é utilizada nesse grupo.

Se o planejamento foi feito com qualidade, certamente, será tudo mais fácil agora.
Porém, não se engane que será “um mar de rosas”. Todo planejamento acaba por deixar
arestas a serem aparadas.

Falamos, acima, que o melhor plano é aquele que está sempre pronto para mudar ou
replanejar. É aqui, na execução, que essas mudanças podem ser identificadas ou mesmo
solicitadas. Dessa forma, voltamos ao planejamento para executar as mudanças, no ponto
específico e em todos os outros produtos de trabalho afetados. Um exemplo disso é quando
incrementamos um requisito no escopo. A partir do ponto que a alteração foi autorizada, o
gerente de projetos não só precisa atualizar os documentos relativos ao escopo, mas também
cronograma, orçamentos, custos totais, e, em alguns casos, plano de riscos, de comunicação,
de RH e outros. Tudo vai depender da complexidade e do impacto da mudança no seu projeto.

Os processos do grupo de execução podem ser integrados conforme a figura:

Figura 4– Grupo de Processos Execução

Fonte: Adaptado de Vargas (2014)

Para conhecer a interação completa dos processos do grupo “Execução”

acesse o link disponível na Midiateca.

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4.4 Monitoramento e controle

Segundo o PMI, o grupo de processos Monitoramento e Controle “consiste dos processos
necessários para acompanhar, analisar e organizar o progresso e o desempenho do projeto”.

Nesse processo, fazemos uso de pontos de controle e revisão, para analisarmos o

desempenho do projeto. As variações encontradas podem gerar ações corretivas e ou
preventivas no plano do projeto.

O processo de verificação contínuo mostra para a equipe um “raio-x” do andamentodo

projeto, facilitando a identificação antecipada de problemas ou áreas que exigem um
acompanhamento mais pontual.

Escopo, tempo, qualidade, riscos, aquisições, custos e partes interessadas são

constantemente monitoradas e resultados são utilizados para um controle integrado de todo
o trabalho do projeto.

Mudanças decorrentes do andamento do projeto, seja pelo melhor detalhamento do

escopo, sejam por solicitações internas ou externas, são controladas.

Abaixo a integração dos processos e áreas de conhecimento do grupo de processos

“Monitoramento e Controle”.

Figura 5– Grupo de Processos Monitoramento e Controle

Fonte: Adaptado de Vargas (2014)

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Para conhecer a interação completa dos processos do grupo

“Monitoramento e Controle” acesse o link disponível na Midiateca.

4.5 Encerramento
É o grupo onde temos uma menor influência das partes interessadas, afinal, esperamos
ter atendido a todas as suas solicitações acordadas.

Os processos do grupo de encerramento são executados para finalizar formalmente o

projeto. Dessa forma, todas as atividades de todos os processos são encerradas.

Pode ocorrer que o projeto precise ser encerrado sem as atividades serem concluídas.
Seja por uma solicitação do patrocinador, seja pela inviabilidade da continuidade do projeto,
o fato é que nesse fim não é desejado por nenhum gerente de projetos. Mas todos nós
passamos ou passaremos um dia por essa frustração.

Os encerramentos de contratos, bem como encerramentos administrativos, podem

ocorrer também ao final de uma fase e, não necessariamente, ao final do projeto.

Ao finalizar um projeto ou fase, não se esqueça de anotar todas as lições

aprendidas. Elas servirão como base histórica para futuros projetos.

Figura 6– Grupo de Processos: Encerramento

Fonte: Adaptado de Vargas (2014)

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Para conhecer a interação completa dos processos do grupo

“Encerramento” acesse o link disponível na Midiateca.

Considerações finais
Nesta aula, compreendemos que ciclos de vida se referem às etapas em que um produto
ou serviço está sendo desenvolvido nos projetos. Processos, grupos de processos e áreas de
conhecimento são divisões propostas pelo PMI e que são aplicadas a todas as fases do ciclo
de vida de um projeto.

O PMI divide seus processos em grupos. Cada processo também pertence à uma área de
conhecimento. Dessa forma, temos 47 processos, 10 áreas de conhecimento e 5 grupos de
processos.

Referências
PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. A Guide to the Project Management Body of Knowledge
(PMBOK® Guide), Fifth Edition. BrazilianPortuguese. Pennsylvania: PMI, 2013.

HELDMAN, K. Gerência de Projetos: guia para o exame oficial do PMI. Rio de Janeiro: Elsevier,
2009.

VARGAS, R. Site pessoal. Disponível em: http://www.ricardo-vargas.com/pt/. Acesso em:

07/04/2014.

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