Nro.

04 – Fevereiro 2003
PUBLICAÇÃO DA SEÇÃO RIO GRANDE DO SUL, BRASIL – PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE PMI-RS

COMO IMPLANTAR UM PROCESSO DE GESTÃO DE

PROJETOS NA SUA ORGANIZAÇÃO
Sérgio Mylius da Silva – mylius@terra.com.br
Administrador de empresas e consultor em Gestão de Projetos.

Helio Enir Marodin– helio@microcia.com.br

Engenheiro , ministra cursos e presta serviços de consultoria sobre software de gestão de projetos.

Nos dias atuais as empresas e instituições estão constantemente na busca da inovação dos seus
produtos e serviços ou da melhoria dos seus processos internos. Se o seu negócio ou instituição se
enquadra nesta situação, você deveria estar não só elaborando projetos, mas também fatalmente
estará administrando tais projetos. Um Projeto é um empreendimento temporário com o objetivo
de criar um produto ou serviço único.

A questão agora é saber se você está administrando adequadamente estes projetos. Assim sendo,
faça um rápido teste para verificar sua habilidade em gerenciar projetos:

 Nos projetos que sua empresa ou organização administrou recentemente o prazo esperado
foi cumprido?
 O orçamento previsto no projeto estourou?

Se você respondeu sim a uma destas questões, você precisa conhecer a Metodologia de Gestão de
Projetos.

O que é uma metodologia de gestão de projetos?

A metodologia de administração de projetos é uma forma sistematizada, organizada e lógica de

gerenciar adequadamente um projeto.

Existem várias metodologias utilizadas para Gerenciar Projetos. A mais amplamente utilizada e
testada é metodologia do Project Management Institute - PMI. A Figura 1 a seguir ilustra estes
processos e seus relacionamentos de intercâmbio de informações.
 Definição
Definição Planejamento
Planejamento

Controle
Controle Execução
Execução

Conclusão
Conclusão

Figura 1 - As fases de um projeto

Esta metodologia segmenta o ciclo de vida de um projeto em 5 processos: definição do projeto,
planejamento, execução, controle e conclusão.

Na fase de Definição do projeto é feito o levantamento das necessidades do projeto, as

viabilidades econômico-financeira, técnica e comercial do produto do projeto são elaboradas.

Tendo sido constatada a viabilidade é elaborada então a Constituição do Projeto, que é um

documento que descreve a estratégia de desenvolvimento do projeto, define a forma do
gerenciamento dos riscos do projeto, identifica a equipe e nomeia e dá autoridade ao gerente do
projeto.

Na fase de Planejamento são descritas as ações necessárias para gerar os produtos do projeto, é
estimada a duração destas atividades e definido um cronograma lógico.Nesta fase também são
alocados e nivelados os recursos humanos e materiais à cada atividade, gerando assim o
orçamento do projeto.

Na fase de Execução as atividades definidas na fase anterior são executadas e ao mesmo tempo
controladas. De modo que as fases de execução e controle são simultâneas.

O Controle consiste em levantar os desvios de prazo e de custo com relação ao que foi planejado
e a partir da identificação e avaliação das causas destes desvios, são tomadas as ações para
corrigir os desvios.

Na fase de Conclusão é feito o aceite do produto do projeto pelo cliente (interno ou externo), um
levantamento das lições aprendidas e uma avaliação do desempenho da equipe do projeto.

Como implantar uma metodologia de gestão de projetos?

Como qualquer outro projeto, a implantação de um processo de Gerenciamento de Projetos leva

tempo. São cinco os estágios pelos quais a Organização deve passar para implantar a sistemática
de Gestão de projetos:
A "venda" da idéia - O primeiro passo consiste em fazer com que a idéia seja compreendida e
adotada ("comprada") pela alta direção, pois esta é única forma de garantir o sucesso do
programa.

O planejamento do projeto - Esta fase consiste em definir os processos de Gestão de Projetos e os

papéis dos diferentes stakeholders (os envolvidos os interessados e os afetados pelo projeto).

A implementação do processo de gestão de projetos - Nesta fase serão executados os programas

educacionais necessários em todos os níveis da organização. Serão colocados em operação os
processos e procedimentos necessários.

A avaliação do desempenho e conclusão - Esta é a fase final do projeto de implantação, quando

deveremos estar aptos a responder afirmativamente a seguinte questão: "Está tudo funcionando
como deveria para que a organização gerencie adequadamente seus projetos?" O ambiente da
organização é dinâmico, assim sendo, ajustes operacionais são invitáveis.As novas tecnologias
exigem mudanças periódicas. É necessário estar preparado para a manutenção organizacional que
envolve: realizar programas de educação continuada, auditorias gerenciais, avaliações periódicas
da maturidade do gerenciamento de projetos com o objetivo de avaliar quanto a empresa evoluiu
na direção de uma organização totalmente "projetizada" e a institucionalização de um programa
de melhoria contínua para garantir que o processo se mantenha atualizado, com base na norma
ISO 10006 - Guidelines to Quality in Project Management.

Quais são os resultados esperados de um processo de gestão de projetos?

Um dos resultados de um processo de gestão de projetos é a maior satisfação do cliente com a

entrega no prazo e dentro do orçamento. A maioria das divergências entre cliente e fornecedor
são causadas pela demora na entrega dos produtos e serviços.
Outro efeito positivo é a redução do ciclo de desenvolvimento das soluções (internas e externas).
A mudança de paradigma gerada pela Gestão de projetos conduz a ciclos de desenvolvimento
menores, pois haverá menos retrabalho, menos improviso e custos menores.

A gestão de projetos propicia a tomada de decisões mais eficazes, pois o nível de informações
aumenta e reduz as surpresas desagradáveis, diminuindo o improviso e ainda potencializa a
criatividade da equipe interna envolvida no projeto.

Outra vantagem é o planejamento e o compartilhamento de recursos que aprimora a eficiência (ou

seja, redução de custos). E finalmente o benefício de poder realizar a comparação do realizado
com o planejado que melhora o desempenho dos projetos.