No vídeo, Karina Murgel, relata a importância do método da gestão de projetos para uma empresa. No atual ambiente de negócios competitivo e acelerado, uma empresa deve ter inovação e diversificação constantes para que esteja sempre com um passo à frente. Para isso, uma organização deve ter agilidade, eficiência e controle para que tenha vantagens e responda rapidamente às exigências do mercado.
Assim, os projetos são de fundamental importância para esse papel. Conceitualmente,
projeto é todo empreendimento temporário com o objetivo de criar um produto ou serviço único, ou seja, que seja exclusivo.
Entretanto, existem alguns problemas enfrentados pelas empresas e que causam o
insucesso dos projetos. O maior deles é a comunicação, porém, existem outros, a saber, o prazo, a mudança de escopo e o orçamento.
Aí sim que entra em cena o método de gestão de projetos para que os erros sejam evitados.
As etapas de um projeto são:
a) Preparação: com duração de uma semana, é o momento em que há um encontro das
mentes, criando um ambiente de clareza de objetivo e responsabilidades dentro do projeto, ou seja, busca-se o destino ou o “para onde” o projeto irá seguir. Nesta etapa podem ser usadas ferramentas como, por exemplo, reunião de lançamento (Kickoff), RG do projeto, modelo de governança e a mensuração de expectativas, problemas e riscos, para que a empresa tenha previsibilidade deles. Aqui, é formada a identidade do projeto, com a definição do papel de cada pessoa dentro dele para promover envolvimento e engajamento. b) Planejamento: com duração de duas a seis semanas, é exatamente o caminho a ser traçado, com suas alternativas e dentro de um cronograma formal. Nesta etapa, deve ser feita uma verificação constante dos objetivos, sejam eles mais completos ou intermediários. Aqui, devem ser definidos indicadores de sucesso, analisados os recursos e feita uma ramificação em pequenas partes para estruturar aquilo que deve sair do papel (árvore de produtos finais). Esta etapa sinaliza pra gente tudo que deve ser feito. A maior parte dos processos. c) Implementação: neste momento é essencial que seja mantido o rumo do projeto, mantendo o foco e fazendo os ajustes do percurso que sejam necessários, de forma ágil ao tratar os problemas. O ideal é que se antecipe à eles, com controle de indicadores, controle das mudanças (aquelas que realmente fazem sentido), gestão de riscos e rituais de acompanhamento. O objetivo maior aqui é não postergar e uma outra ferramenta a ser utilizada é o “reporte de status”; d) Encerramento: com duração de uma semana, é nesta fase do projeto ocorre o aprendizado e o crescimento, na medida em que aqui os resultados (positivos e negativos) são formalmente mensurados. Ferramentas como a documentação final, lições aprendidas e a comemoração dos resultados são importantes para que haja reflexão e debate sobre os erros e os acertos do projeto.
Finalmente, a palestrante destaca a importância de ser feito um check-list com perguntas
que devem ser respondidas como forma de verificação do sucesso de um projeto, são elas:
1) Do que se trata (ou não se trata) esse projeto?
2) Quem é quem neste projeto? 3) Para que este projeto existe? 4) Como anda este projeto (caminho de sucesso ou insucesso)? 5) Você possui problemas diferentes a cada semana ou apenas está tentando resolver um mesmo?
