Como funciona uma modelagem de processos?

A modelagem de processos é um método sistemático que envolve a criação de

representações visuais ou diagramas que descrevem como um processo é executado,
desde o início até o fim.

Os passos básicos envolvidos na modelagem de processos, são:

Identificação do Processo: Analisar qual processo será modelado. Isso pode variar
desde processos internos de uma organização até processos que envolvem interações
com clientes ou fornecedores;
Entendimento do Processo Atual: Compreensão completa de como o processo é
executado atualmente. Isso pode envolver entrevistas com membros da equipe,
observação direta e análise de documentos;
Identificação de Etapas e Atividades: Divisão do processo em etapas ou atividades
distintas. Cada etapa representa uma ação ou conjunto de ações que ocorrem em
sequência;
Mapeamento de Fluxo: Criação de um diagrama que represente visualmente o fluxo das
etapas ou atividades;
Detalhamento das Etapas: Para cada etapa, são detalhadas as ações específicas que
ocorrem. Isso pode incluir informações como quem está envolvido, quais recursos são
utilizados e quais dados são manipulados;
Identificação de Decisões e Condições: Caso o processo envolva decisões ou condições
específicas, é necessário incluir esses pontos no diagrama;
Identificação de Entradas e Saídas: Especificações de quais são as entradas
necessárias para iniciar o processo e quais são as saídas produzidas no final;
Validação e Revisão: Após criar o diagrama, é importante validar as informações com as
partes envolvidas no processo. Isso ajuda a garantir que o diagrama reflita com
precisão a realidade operacional;
Análise e Otimização: Utilização do diagrama para identificar áreas de melhoria, como
gargalos, redundâncias ou etapas desnecessárias. Isso pode levar a ajustes e
otimizações no processo;
Documentação: Finalmente, é documentado o diagrama de processo e todas as
informações relevantes. Isso pode incluir descrições detalhadas de cada etapa,
condições especiais e qualquer outra informação pertinente.
Qual a estrutura de uma modelagem de processo?
Ela pode resultar em um diagrama, mapa ou modelo, conforme o grau de detalhamento
necessário ao objetivo da modelagem.

Em alguns casos, um diagrama simples, como o fluxograma, pode dar conta do recado.
Mas, em outros, quando o nível de complexidade é maior, exige-se um modelo mais
completo.

Diagrama, mapa e modelo são termos normalmente utilizados como sinônimos, mas não
é bem assim. Cada um dos termos representa diferentes estágios de desenvolvimento
do processo, agregando mais ou menos informação na diagramação do processo.
Veja abaixo como cada um deles funciona:

Diagrama de Processo
Um diagrama de processo é uma representação visual que descreve a sequência de
etapas ou atividades envolvidas em um determinado processo.
Essa representação gráfica é utilizada para ilustrar como um fluxo de trabalho ocorre,
desde o início até o fim, destacando as interações entre diferentes elementos, pessoas,
sistemas ou departamentos envolvidos no processo.

Mapa de Processo
Traz uma visão abrangente dos principais componentes do processo, apresentando
maior precisão do que um diagrama. O mapa de processo inclui, além das atividades, o
relacionamento delas com outros elementos, como atores, eventos e resultados.
Modelo de Processo
Apresenta alto grau de detalhamento, mostrando os recursos envolvidos (pessoas,
informação etc.). Esse tipo de modelagem possibilita a simulação do processo em
ambiente virtual, o que facilita a análise e entendimento do processo.

Quais são os principais objetivos da modelagem de

processos?
A modelagem tem vários objetivos que visam melhorar a compreensão, eficiência e
eficácia dos processos organizacionais.

Alguns dos principais objetivos incluem:

Compreensão visual
A modelagem de processos oferece uma representação visual clara e intuitiva dos
fluxos de trabalho, permitindo que as equipes entendam facilmente como os processos
são executados, quem está envolvido e como as atividades se relacionam.

Padronização
Ao visualizar processos, é mais fácil identificar variações indesejadas ou
inconsistências na execução. Isso ajuda na padronização das operações e na garantia
de que todos sigam os mesmos procedimentos.

Automação e Tecnologia
Ao analisar detalhadamente os processos, é possível identificar tarefas que podem ser
automatizadas por meio de tecnologias, como softwares de automação de fluxo de
trabalho, resultando em maior eficiência e redução de erros.

Alinhamento estratégico
A modelagem de processos ajuda a alinhar as operações da organização com os
objetivos estratégicos, garantindo que os processos estejam direcionados para atender
às metas e visões da empresa.

Em resumo, a modelagem de processos busca aprimorar a eficiência, eficácia, controle

e adaptação dos processos organizacionais, proporcionando uma base sólida para a
tomada de decisões e a melhoria contínua.

Se você ainda está com dúvidas sobre investir ou não em um projeto do tipo, confira
nossa lista com os principais benefícios dessa prática:

5 benefícios da Modelagem de Processos

1. Promove uma visão compartilhada do processo
Ter um diagrama de processo facilita muito na hora de documentar e disseminar o
processo, alinhando o entendimento entre todos os colaboradores e deixando todos na
mesma página. Basta consultar a representação gráfica para que todos saibam como o
trabalho deve ser feito. Dessa forma, o conhecimento sai da cabeça de uma única
pessoa e passa a ser transmitido para todas as partes envolvidas.

2. Melhora a comunicação entre as pessoas

Sabe aquela antiga expressão “parece que estou falando grego”? Pois é, em muitas
organizações é assim: os colaboradores não conseguem nem falar a respeito do
processo porque não conseguem se entender. Isso acontece porque muitas vezes eles
dão nomes diferentes às coisas ou fazem atividades diferentes com o mesmo
propósito. A modelagem de processos ajuda a melhorar essas lacunas na
comunicação, funcionando como um guia para as pessoas.