METODOLOGIA DE

GESTÃO DE PROCESSOS
1. O QUE É GESTÃO DE PROCESSOS?

Gestão de Processos é uma estrutura gerencial orientada a processos, em que

gestor, time e executores do processo são todos executores e pensadores enquanto
projetam o seu trabalho, inspecionam seus resultados e redesenham seus sistemas de
trabalho para alcançar melhores resultados.
(Detoro e McCabe)

2. DEVERES DA ÁREA DE PROCESSO NA EQUIPE PARAHYASAS

● Deve-se mapear e implementar melhorias de processos, de modo que diminua

a pressão da equipe para gerar resultados
● Utilizar ferramentas para soluções de problemas
● Deve-se ter senso de urgência sobre propostas de soluções
● Facilitar processos, assim, aumenta-se o desempenho dos membros para o
desenvolvimento em suas áreas

3. A VISÃO QUE OS MEMBROS DA ÁREA DEVE TER NA EQUIPE

Os membros da área não devem ter uma visão da equipe somente por:
● Hierarquia, pois teria muito burocracia nas rotinas de trabalho e
diminuiria a agregação de valor na aeronave e a eficiência da equipe;
● Estratégia, pois a equipe só irá se resumir a planejamentos e pouca
execução;
● Procedimentos, pois limita a criatividade;
● Itens de controle, torna a visão limitada, baseada apenas por números;
Então, deve-se enxergar a Equipe Parahyasas como um todo, ou seja, deve ter
todas essas visões, pois assim conseguirá proporcionar melhorias. Estas que devem
acontecer do ambiente interno para externo, assim montando uma estrutura eficiente e
eficaz, de modo que irá gerar resultados com técnicas e ferramentas.

4. PRINCÍPIOS DA ÁREA

● Reduzir a parcela de atividade que não agrega valor;

● Aumentar o valor agregado na aeronave e desempenho da equipe na
competição, através das necessidades dos membros do Parahyasas e da
comissão da Competição da SAE Brasil de Aerodesign;
● Reduzir a variabilidade;
● Reduzir o tempo de Ciclo;
● Aumentar a transparência do processo;
● Introduzir melhoria contínua em todos os procedimentos existentes na equipe;
5. EXPECTATIVAS DA EQUIPE

As expectativas da Equipe Parahyasas sobre Gestão de Processo são:

● Identificar os pontos críticos;
● Eliminar situação de retrabalho;
● Clarificação das operações e responsabilidades;
● Construção da memória organizacional;
● Monitoramento de indicadores e desempenho;
● Eliminar gargalos e entraves do processo;
● Maior agilidade nos processos;
● Redução de custos;

6. ETAPA VOC

VOC é voice of client, que significa voz do cliente. Este que deve ser definido
e coletado informações, com o objetivo de identificar o que querem e o que precisam,
com o propósito de melhorar a aeronave e desempenho da equipe. O passo a passo
para seguir esta etapa do VOC é:

A. Identificar os clientes da Equipe Parahyasas (clientes externo e interno):

Membros da equipe e competição da SAE Brasil de Aerodesign.

B. Planejar a forma de coleta de informações (fontes ativas e reativas): reunir

com a equipe e recolher feedback; ler o regulamento e sabe a pontuação da
equipe nos últimos três anos.

C. Analisar os dados, gerando uma lista de necessidades dos clientes: planilha

com as necessidades dos membros da equipe e da SAE em relação a equipe
parahyasas e ao aeronave

D. Traduzir as falas dos clientes, em termos técnicos ou termos de negócio (criar

CTQs e CTPs): planilha com a tradução da necessidade da equipe

7. ETAPA SIPOC

SIPOC é uma sigla que vem do inglês em que o S é SUPLY em que significa
fornecedor, I é INPUT que significa entrada, P é PROCESS que significa processo, O
é OUTPUT que significa saídas, C é CUSTOMER que significa Cliente. Esta
ferramenta ajuda identificar os elementos relevantes de um processo e com isso é
possível ganhar um maior conhecimento sobre determinada atividade e identificar
oportunidades de melhoria. Destaque que o SIPOC tem como finalidade definir o
 principal processo envolvido no projeto de forma macro e, consequentemente facilitar
o escopo do trabalho.

Então, será compreendido o que é feito. Pois, é impossível gerenciar sem saber
o que fazemos e o SIPOC ajudará a tornar tangível, ou seja mensurável, o trabalho
realizado, servindo com uma ótima ferramenta de padronização e treinamentos das
atividades. Com isso, deve-se entender os seguintes conceitos:

● Fornecedor: aqueles que abastecem, propiciam insumos necessários, podem

ser internos ou externos
● Insumos: aquilo que é transformado, modificado ou tratado na execução de um
processo
● Processo: um conjunto de tarefas/rotinas com o objetivo de produzir um
efeito(um produto específico)
● Produtos:Bens ou serviços com determinadas características que satisfazem as
necessidades e desejos de clientes
● Clientes: todo aquele que recebe um produto (resultado de um processo) e é
afetado direta ou indiretamente, por sua qualidade, o que podem ser internos
ou externos
● Indicadores Gerenciais: são índices numéricos estabelecidos sobre os efeitos
de cada processo para medir a qualidade.

Obs: a elaboração do SIPOC deve começar sempre pela coluna central P e

preencher as demais letras posteriormente (da esquerda para a direita e de cima para
baixo)

8. ETAPA MAPA DE CONTEXTO OU GUT

Nesta etapa deve-se escolher qual a melhor ferramenta, dentre o Mapa de

Contexto ou GUT, para definir quais são os pontos críticos do processo e qual é a
prioridade dos mesmos. Com isso, o Mapa de Contexto, GUT e outras metodologias
dão condições para que a área consiga enxergar com precisão quais serão os processos
que deverão ser mapeados, porém, somente os processos críticos deverão ter
indicadores de desempenho.

a. ETAPA MAPA DE CONTEXTO

Através do mapa de contexto é possível identificar e definir os processos

críticos, que são os processos que mais impactam e colocam em risco boa parte dos
recursos da equipe e cujos resultados causam grandes impactos sobre a competição
 SAE Brasil de Aerodesign. Com isso estes processos necessitam ser rastreados
periodicamente para garantir que os resultados previstos sejam alcançados.
Com isso, o mapa de contexto e outras metodologias dão condições para que a
área consiga enxergar com precisão quais serão os processos que deverão ser
mapeados, porém, somente os processos críticos deverão ter indicadores de
desempenho.
É importante priorizar somente os processos críticos, pois quando há atenção a
processos não críticos ou que poderiam ser eliminados suga a energia do trabalho de
implantação e não apresenta resultados.
Entre as vantagens da utilização do mapa pode-se mencionar:
● apresenta uma visão geral da organização a partir das funções presentes;
● indica recursos recebidos pela organização e o que ela produz;
● evidencia a contribuição de cada unidade para o processo organizacional;
● mostra relações cliente-fornecedor;
● ilustra o que tem que ser feito para que haja agregação de valor;
● possibilita a identificação de rupturas/gargalos que ocorrem no nível das
funções
Para desenvolver um Mapa de Contexto simples da equipe, você deve:
● Definir a equipe que vai se envolver na elaboração do mapa
● realizar brainstorming para identificar funções presentes na organização
● relacionar essas funções identificadas
● representa essas funções em retângulos no quadrado central do mapa tendo o
cuidado de colocar a esquerda as funções mais ligadas aos fornecedores e a
direita as funções mais ligadas aos clientes
● identificar os principais clientes e fornecedores da equipe representando-os a
direita e esquerda do mapa
● identificar os relacionamentos entre os fornecedores, funções/áreas da equipe e
clientes

b. ETAPA GUT

GUT é uma ferramenta utilizada para definir prioridades dadas a diversas

alternativas de ação. Esta ferramenta responde às questões: o que devemos fazer
primeiro? e por onde devemos começar?. Para responder essas questões leva-se em
consideração a gravidade, a urgência e tendência do processo ou fenômeno.
Gravidade:intensidade, profundidade dos danos que o problema pode causar se
não se atuar sobre ele.
Urgência : tempo para eclosão dos danos ou resultados indesejáveis se não se
atuar sobre o problema
Tendência: desenvolvimento que o problema terá na ausência da ação.

9. ETAPA FEP (FOLHA DE ESPECIFICAÇÃO DE PROCESSOS)

FEP é o documento fundamental para estruturar o desenho de qualquer
processo, desde o mais simples ao mais complexo. Com isso, conseguiremos
identificar gargalos e onde deverão ocorrer melhorias. Assim, identifica todos os
elementos necessários para que as atividades de um processo sejam conhecidas,
definidas e discutidas com todos os clientes, fornecedores e colaboradores.
Também conhecida como procedimentos, instruções de trabalho, scripts ou
POP (Procedimento Operacional Padrão). Através desse documento consegue
elaborar um book de processos da equipe, o qual é composto por FEP e Fluxograma,
assim, os membros da equipe irão entender os processos e seus padrões, entender os
resultados gerados por cada área ou etapa do projeto.
A cada nova demanda ou alteração de demanda por produtos, serviços e/ou
informações que exijam novos processos (ou mudança dos processos existentes) uma
nova FEP deve ser produzida, já que as condições estabelecidas pela anterior foram
alteradas. Com uma FEP bem elaborada é o passo fundamental para que um
fluxograma represente adequadamente o processo demandado.

a. Descrição da Demanda Específica

Neste item deve-se explicar o objetivo do processo e o que é
demandado para que ele ocorra dentro das conformidades.
b. Requisitos Importantes(Fornecedores, Requerimentos, Recursos e
Necessidades Específicas)
Citar o que é necessário para que o processo possa ser executado,
destacando principalmente quem são os seus fornecedores.

c. Descrição de Procedimentos
Detalhamento de como as atividades do processo são executadas
(Passo a Passo). É nesta etapa que se tira informações para a confecção dos
mapas de processos (fluxograma)
d. Indicadores de Desempenho (Fatores Críticos/Medidas/Métricas)
Fatores Críticos - Ações que se não forem consideradas ou executadas
podem refletir de modo negativo nos resultados do processos
Medidas - refere-se a unidade de medição. Ex. prazo, valor,
quantidade, %, Km, cm...etc.
Métrica - Trata-se de memória de cálculo utilizada para se alcançar a
meta de algum indicador. Normalmente utiliza-se 02 medidas para se compor
a métrica. Ex. Devolução/vendas, chamadas perdidas/total de chamada,
previsto/realizado...
e. Equipamentos e Dispositivos Necessários
Define quais os equipamentos, sistemas, software são necessários para
a execução do processo
f. Recursos Humanos
Descrição de quantos colaboradores são necessários para a execução
dos processos, em cada etapa, e quais são os conhecimentos requeridos de
cada um.
g. Níveis de Conformidade
 Definir o nível de conformidade e o nível de satisfação dos clientes
serão avaliados e medidos.
h. Itens de Saída
Definir como produto/serviço ou informação será entregue e verificar
se o cliente efetivamente recebeu o seu produto ou serviço.
i. Comentários
Comentar em períodos determinados o desempenho do processo e
propor revisão periódicas (semestrais ou anuais)
j. f
10. ETAPA MAPEAMENTO DE PROCESSOS
O mapeamento de processos visa buscar a perfeição através de uma
abordagem sistemática para identificar e eliminar perdas através da melhoria contínua
de processos.
Um bom mapeamento de processos pode proporcionar a detecção de gargalos
nos processos, podendo aumentar a produtividade, reduzir o lead-time do projeto,
melhorar a qualidade do produto, além de tudo, pode ser alcançado a baixo custo.
Para realizar um bom mapeamento de processos, na maioria das vezes, é
necessário realizar um fluxograma:
a) O que é um fluxograma?
É um gráfico universal que representa o fluxo ou a sequência normal
de qualquer processo, através de símbolos, esses símbolos têm por objetivo
colocar em evidência a origem, processamento e destino da informação. Os
símbolos mais utilizados são:

b) Ferramentas para fazer um fluxograma

● MS Visio
● Bizagi Modeler
● LucidChart

11. ANÁLISE DE CAPACIDADE DO PROCESSO

12. FERRAMENTAS ESTRATÉGICAS
12.1. Indicadores de desempenho
É um dado numérico que fornece informações sobre o estado de um processo
que permite medir resultados, visando a avaliação do desempenho desse processo.
a) Objetivos dos indicadores de desempenho
 ● Traduzir os objetivos estratégicos da organização em parâmetros
tangíveis;
● Assegurar a gestão do desempenho dos processos;
● Identificar/ Priorizar problemas e necessidades de melhorias;
● Compartilhar as metas de desempenho com membros.
Os indicadores que medem resultados demonstram a conexão entre os
objetivos estratégicos e as metas.
b) O que deve ser medido?
● Resultados desejados: são as metas que foram definida no
planejamento das atividades dos processos;
● Eficiência: é fazer as atividades de forma otimizada e com menos
gastos;
● Eficácia: se refere a fazer determinada atividade de maneira certa.
c) O porquê deve ser medido?
Medir os resultados obtidos ajuda a planejar determinadas atividades, metas e
orçamentos, ajuda também a mitigar riscos nos processos, obtendo melhor eficiência e
eficácia nas atividades dos processos, obtendo assim, na diminuição de custos
otimizando o tempo de ciclo de vida do projeto.
12.2. S.M.A.R.T
Trabalhar com metas é ao mesmo tempo seguir o modelo S.M.A.R.T, onde
esse modelo direciona um indicador de alta performance e que são importantes para
medir os resultados, eficiência e eficácia do processo, onde cada letra significa:
S - Specific / ESpecífica: As metas para o alcance de um objetivo devem ser
claras e sem espaço para questionamentos.
M - Measulable / Mensurável: Ninguém consegue administrar aquilo que não
é mensurável, palpável
A - Attainable / Atingível: As Metas devem ser desafiantes, mas possíveis de
serem atingíveis.
R - Realistic / Realista: As metas precisam ser relevantes para a equipe.
T - Timely / Tempo definido: As metas devem ser tangíveis e fundamentadas
dentro de um período de tempo.
12.3. Project Charter - Termo de Abertura de Projetos
Project Charter é também conhecido como Termo de Abertura do projeto. É
um documento criado ainda na fase de iniciação ou definição do projeto – antes, claro,
do planejamento.
A primeira ideia de se fazer um projeto nasce diante de um problema ou de
uma oportunidade. Essa primeira ideia, para se tornar um projeto, precisa ser
registrada, legalizada, ou seja, posta no papel, por meio do Project Charter.
12.4 Mapa de Raciocínio
O Mapa de Raciocínio é um documento dinâmico que ajuda na estruturação de
ideias de projetos, sendo uma ferramenta de extrema importância para o engajamento
da equipe com objetivo de alcançar melhores resultados.
Ele deve documentar:
● A meta inicial do projeto (objetivo inicial)
 ● As questões às quais a equipe precisou responder durante o
● desenvolvimento do projeto
● O que foi feito para responder às questões
● Respostas às questões
● Novas questões, novos passos, novas respostas.
12.5 Diagrama de Gantt
O diagrama de Gant, também chamado gráfico de Gantt, é um gráfico que
permite modelar as tarefas necessárias para realizar um projeto. O diagrama de Gantt
é uma excelente ferramenta para mostrar graficamente a evolução do projeto, além de
ser um ótimo meio de comunicação entre os participantes do mesmo