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ÍNDICE

CONTEÚDO PAG.

FOLHA DE ROSTO 1

ÍNDICE 2

1 – OBJETIVO 3

2 – ESCOPO 3

3 – GENERALIDADES 3

3.1 – Documentos de Referência 3

3.2 – Responsabilidade 3

3.3 – Documentos e Registros 3

3.4 - Definições 3

4 – DESCRIÇÃO DO PLANO 4

4.1 – Documentos dos Requisitos Contratuais 4

4.2 – Documentos e Registros Específicos 4

4.3 – Responsabilidades do Arquivo Técnico 4

4.4 – Saída de Documentos Originais do Arquivo 4

4.5 – Disposições dos Documentos 4

4.6 – Arquivos de Informações em Meio Digital 6

4.6.1 - Documentos Arquivados no Servidor 6

4.6.2 - Arquivos nas Pastas com as Revisões dos Documentos 7

4.6.2.1 – Condições de Guarda 7

4.6.2.2 – Processo de Guarda 8

4.6.2.3 – Meio de Guarda 8

4.6.2.4 – Padronização de Organização de Arquivos em Meio Digital 8

5 – ANEXOS (Não aplicável) 8

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1 – OBJETIVO
Este Procedimento de Gestão tem por objetivo descrever a sistemática de atuação para o Arquivamento dos
Documentos e Registros do Contrato.
2 – ESCOPO
Aplica-se à execução dos “Serviços de umectação, conservação, manutenção, melhoria e recuperação de
platôs, vias de acesso e vias internas nas áreas de interesse do Complexo Petroquímico do Rio de
Janeiro – COMPERJ” a ser executado pela Bueno.
3 – GENERALIDADES
3.1 – DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA
Contrato Nº. 0858.0088525.14.2.
Anexo I do Contrato – Memorial Descritivo de Serviços Revisão A e demais documentos contratuais.
Anexo IV do Contrato – Diretriz Contratual para a Gestão da Qualidade.
Norma NBR ISO 9001:2008 – Sistemas de gestão da qualidade – Requisitos.
Norma ABNT ISO/TR 10013:2002 + Errata Nº 1 de Fev. 2003 – Diretrizes para a documentação de sistema de
gestão da qualidade.
Procedimento Específico PE-4.2.01-049 – Controle de Documentos e Registros do SGI.
Procedimento Específico PE-7.1.02-049 – Plano de Qualidade.
Procedimentos de QSMS aplicáveis a obra.
3.2 – RESPONSABILIDADES
A Gerência de Contrato, as Gerências de QSMS e as Coordenações de Qualidade, Segurança, Meio Ambiente e
Saúde são responsáveis pela elaboração, verificação e aprovação deste Procedimento de Gestão. Cabe a todos
os Setores, segui-lo integralmente.
3.3 – DOCUMENTOS E REGISTROS
Os Documentos e Registros gerados durante os serviços serão controlados e arquivados pelo BUENO
ENGENHARIA E CONSTRUÇÃO LTDA no prazo equivalente a duração do empreendimento. Após este período
e a partir da emissão do TRD (Termo de Recebimento Definitivo) pela PETROBRAS, todos os Documentos
Técnicos e Registros serão encaminhados para a PETROBRAS, e as cópias dos mesmos serão mantidas no
arquivo central do BUENO ENGENHARIA E CONSTRUÇÃO LTDA, por um período de 5 anos.
3.4 – DEFINIÇÕES
a) Meio Digital – Recurso utilizado para armazenamento de dados em meio magnético, podendo ser em,
arquivos em discos removíveis ou fixos, CD e DVD.
b) Cópias de Segurança (backup) – São os procedimentos de salvaguarda das informações geradas através
do processamento de sistemas aplicativos computacionais.
c) Ambiente de Rede – É o conjunto de equipamentos computacionais (computadores, impressoras e outros)
integrados entre si, ou através de um equipamento computacional central (servidor), que permite o
compartilhamento de arquivos de dados, aplicativos (softwares), ou outros equipamentos computacionais.
d) Servidor – É o equipamento computacional, de uso comum, onde são armazenadas e centralizadas as
informações digitalizadas.
e) Estação – Qualquer computador interligado ou não à rede de computadores.
f) Programa de Computador – É um conjunto completo de instruções que permite executar uma tarefa
específica.
g) Ambiente Operacional – É o programa principal em um sistema de computação que controla a execução de
outros programas.
h) Arquivo de Sistema – Local definido para o armazenamento de dados.
i) Diretório – Local onde se armazena informações sobre arquivos em um dispositivo de armazenamento.
j) “Login” – Código padronizado de identificação do usuário na rede informatizada.
4 – DESCRIÇÃO DO PLANO
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4.1 – Os documentos dos Requisitos Contratuais (Contrato e Anexos, Memoriais Descritivos, Especificações
Técnicas e Desenho) serão arquivados no escritório/canteiro (local definido)*, assim como, os Documentos do
Sistema de Gestão Integrada de Qualidade, Segurança, Meio Ambiente e Saúde (Manuais, Planos,
Procedimentos e Instruções) após atingirem o ‘’Status - Liberado”.
4.2 – Os documentos e registros específicos de cada setor (local definido)* serão arquivados no próprio setor,
seguindo a mesma forma de arquivamento do arquivo geral.
4.3 – Será de responsabilidade do SEQUA-Q o controle de recebimento, distribuição e arquivamento dos
documentos técnicos fornecidos pelo cliente, assim como dos documentos emitidos pelo próprio BUENO
ENGENHARIA E CONSTRUÇÃO LTDA.
4.4 – Salvo em casos de absoluta necessidade, não será permitida a retirada dos originais dos arquivos.
4.5 – As disposições dos documentos e registros serão feitas em Armários de Madeira com Portas e Armários
de Aço para arquivos Suspensos, conforme descrito abaixo:
Em Armários com Prateleiras os documentos serão arquivados em Pastas tipo “AZ”. As pastas serão
numeradas e titularizadas para facilitar a identificação conforme indicado nos exemplos (Modelos) abaixo:
* Os setores SEQUA-Q, SEQUA-SMS, SEQUA-CRS e SEAD estarão no mesmo ambiente/sala.
EXEMPLO 1 – IDENTIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS

A Armário

EXEMPLO 2 – IDENTIFICAÇÃO DAS PASTAS

Onde:
A-01-P1-01
A – Armário
01 – Número do Armário
P1 – Número da Prateleira
01 – Número de Pasta
PROCEDIMENTOS

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EXEMPLO 3 – ÍNDICE COM O CONTEUDO DE CADA PASTA (MODELO)

A-01-P1-01

Em Arquivos Suspensos os documentos serão arquivados em Pastas Suspensas. As pastas serão numeradas e
titularizadas para facilitar a identificação conforme indicado nos exemplos abaixo:

EXEMPLO 4 – IDENTIFICAÇÃO DO ARQUIVO SUSPENSO

Onde:
AS – Armário Suspenso

AS-01 01 – Número do Armário

EXEMPLO 5 – IDENTIFICAÇÃO DA GAVETA

4.6 – ARQUIVO DE INFORMAÇÕES EM MEIO DIGITAL

4.6.1 – Em meio digital os documentos serão arquivados no servidor, conforme descrito no PE-4.2.01-049 –
Controle de Documentos Registros. As pastas serão numeradas e titularizadas de acordo com o Controle de
Documento do SGI, para facilitar a identificação e localização conforme indicado nos exemplos abaixo:
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EXEMPLO 1 – IDENTIFICAÇÃO DAS PASTAS

4.6.2 – Devem ser arquivados em suas devidas pastas todas as revisões do documento, sendo os arquivos
identificados e codificados de acordo com a situação real em que o documento se encontra, conforme o exemplo
abaixo:
4.6.2.1 – Condição de Guarda
É de responsabilidade de cada área geradora atualizar e enviar as informações digitalizadas, para o equipamento
central (servidor), onde serão mantidas e arquivadas através de processos de cópias de segurança pela Central
de Processamento de Dados.
Quando estas informações digitalizadas não forem enviadas para o equipamento central, a guarda das mesmas
é de responsabilidade da área geradora.
Qualquer acesso a informações digitalizadas será sempre restrito através de senhas especiais, que deverão ser
de conhecimento do superior imediato. Procedimentos de segurança rigorosos devem ser sempre observados.
As cópias de segurança são mantidas em cofres a prova de fogo ou construções de alvenaria e guardados em
locais distantes do local gerador, observando condições especiais de temperatura (20° C) e umidade relativa do
ar que impeçam a deterioração do meio onde estão estas informações.
4.6.2.2 – Processo de Guarda

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Os documentos ou informações digitalizadas são identificados através de selos contendo no mínimo número de
volume, data de geração, origem, conteúdo, referência, assunto, período de retenção.
4.6.2.3 – Meio de Guarda
Os documentos ou informações digitalizadas serão mantidos em arquivos adequados, providos de prateleiras
identificadas por índice que facilitem a rápida localização.
Estes documentos serão armazenados em meio magnético apropriado que poderá ser fita magnética, arquivos
em discos removíveis ou fixos, disquetes, CD, etc. que melhor acondicionem o tipo de informação.
4.6.2.4 – Padronização de Organização de arquivos em Meio Digital
Como temos hoje na Empresa vários ambientes operacionais é necessário que haja uma padronização para
cada tipo de ambiente, de acordo com as limitações que cada um oferece. Sendo assim optou-se pela utilização
de caracteres alfanuméricos, caracterizados pelo sistema operacional, Windows 98 ou superior.
4.6.2.5 – Proteção dos Documentos e Dados
A sistemática de back up (meios e periodicidade), está definida no procedimento PE-4.2.01-049 – Controle de
Documentos e Registros do SGI.

5 – ANEXOS
Não Aplicável.

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