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São Paulo
Junho 2021
COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE
DOCUMENTOS E ACESSO
SUMÁRIO
1. Introdução..........................................................................................................3
2. Avaliação...........................................................................................................4
3. Preparação........................................................................................................6
4. Digitalização..................................................................................................... 9
5. Conferência .....................................................................................................11
6. Configuração do formato pdf e preenchimento de metadados........................12
7. Nomeação
I- Documentos da área fim .................................................................13
II- Documentos da área meio...............................................................15
8. Assinatura digital do arquivo ........................................................................... 18
9. Criando o arquivo HASH ................................................................................ 21
10. Procedimento para carregar os arquivos no Sharepoint..................................23
11. Certidão (para documentos da área fim) .........................................................24
12. Procedimento para arquivar a Certidão no SISMP Integrado..........................26
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COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE
DOCUMENTOS E ACESSO
1 - Introdução
Este Manual tem como objetivo orientar os servidores de todas as Unidades para execução
do processo de digitalização dos documentos do Ministério Público do Estado de São Paulo.
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COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE
DOCUMENTOS E ACESSO
2- Avaliação
Antes de dar início ao processo de digitalização dos documentos é importante verificar
alguns pontos:
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COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE
DOCUMENTOS E ACESSO
FASE DE VIDA DO
DIGITALIZAR? ELIMINAR? DESTINAÇÃO REFERÊNCIA
DOCUMENTO
CORRENTE
Manter na
Documentação em Resolução 428/2006-
unidade ou
tramitação, que não SIM NÃO PGJ e Lei Federal nº
encaminhar para
foi homologada ou 11.419/2006
Arquivo da Regional
arquivada
INTERMEDIÁRIA
Que não cumpriu o Transferir
prazo de guarda NÃO NÃO ao Arquivo
legal da Regional
Resolução 428/2006-
A decisão de PGJ e Decreto Federal
digitalizar ou não Transferir ao 10.728/2020
caberá ao Promotor SIM NÃO Arquivo
de Justiça ou ao (Regional/Central)
responsável pela
unidade produtora
Processo
INTERMEDIÁRIA
de Eliminação
Que cumpriu o Resolução 428/2006-
NÃO SIM (autorizado pelo
prazo de guarda PGJ
responsável da
legal
Unidade Produtora)
GUARDA
PERMANENTE
Documento de Transferir ao Resolução 428/2006-
SIM NÃO
interesse público, Arquivo Central PGJ
histórico e/ou
institucional
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COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE
DOCUMENTOS E ACESSO
3- Preparação
Antes de iniciar o processo de digitalização, é importante verificar as condições físicas do
documento. Uma boa higienização e preparação do processo resultará em ganho na
digitalização. Deverão ser observados os seguintes itens:
• Desdobrar bordas das folhas que estiverem amassadas ou dobradas para não haver perda
do conteúdo;
• Consertar folhas rasgadas com fita adesiva no verso da informação evitando que não
venham ser destruídas ao passar pelo scanner na digitalização;
Obs: Muitas folhas dos autos possuem documentos anexados, geralmente grampeados
(fotografias, guias de recolhimento, fichas datiloscópicas, etc), nesses casos, remova os
grampos, cuidando para não rasgar o documento e prenda-o com fita adesiva, deixando
sempre visível o número da página.
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COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE
DOCUMENTOS E ACESSO
Se esses documentos possuírem informações no verso, prenda-os com fita adesiva somente
na parte superior do documento ou na lateral em ambos os lados, deixando a parte do verso
livre para ser digitalizada.
Se houver alguma folha muito danificada, utilize uma folha de transporte (A folha de transporte
é recomendada para digitalizar documentos mais simples, como fotos, tickets, documentos
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DOCUMENTOS E ACESSO
O mesmo procedimento deve ser usado para digitalização de documentos mais sensíveis, como
fotos, tickets, documentos importantes ou danificados ou inclusivamente folhas A3 dobradas.
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COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE
DOCUMENTOS E ACESSO
4- Digitalização
Passo a passo:
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DOCUMENTOS E ACESSO
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COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE
DOCUMENTOS E ACESSO
5- Conferência
Nesta etapa deve-se trabalhar com o processo físico, folheando o mesmo simultaneamente à
verificação do arquivo na tela.
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DOCUMENTOS E ACESSO
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DOCUMENTOS E ACESSO
Clique em “OK”.
Ao voltar a janela anterior clique em
“Salvar PDF”.
7- Nomeação
A nomeação do documento é de extrema importância no processo de digitalização dos
documentos arquivísticos. Ela é uma ferramenta fundamental na organização, recuperação e
avaliação dos documentos eletrônicos.
a) Registrado no SISMP:
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Sendo:
A: número do processo no SISMP (sem ponto, sem barra e sem espaço,
ano deve ser separado por hífen)
B: número do volume/apenso/anexo/autos suplementares
Sugestões para nomeação dos documentos ARQUIVADOS, conforme tabela (Anexo III):
a) Registrado no SISMP:
Ex.1: Inquérito Civil número 950-12 vol. III (de 4 volumes) homologado em
08 de setembro de 2016 sem dano ao erário praticado por exerceste de
cargo efetivo
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Sendo:
A: Ano e mês da promoção de Arquivamento homologada
B: Sigla do procedimento
C: número do processo no SIS MP (sem ponto, sem barra e sem espaço,
ano deve ser separado por hífen) ou caso o documento não esteja
registrado no SIS MP, usar o número do processo
D: número do volume (Com o número total de volumes separados por ‘de’)
Sendo:
A: Ano e mês da promoção de Arquivamento homologada
B: Sigla do procedimento
C: número do processo e a Promotoria
D: número do volume/apenso/anexo/autos suplementares
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DOCUMENTOS E ACESSO
b) Documentos arquivados
A natureza do documento deve ser discriminada no nome do arquivo, conforme tabela (Anexo
IV). Abaixo alguns exemplos:
FUNÇÃO: 01 Organização Administrativa
SUBFUNÇÃO: 01.02 Planejamento das ações de governo e controle dos serviços
ATIVIDADE: 01.02.03 Defesa dos direitos de usuários do serviço público
SÉRIES DOCUMENTAIS:
CÓDIGO NOME OFICIAL DESTINAÇÃO NOMENCLATURA
01.02.03.07 Ofício encaminhando ELIMINAÇÃO OF ENCAMINHADO
reclamações ou
sugestões à autoridade
competente
01.02.03.08 Parecer da Ouvidoria ELIMINAÇÃO PAR OUVIDORIA
01.02.03.09 Processo para apuração ELIMINAÇÃO APURACAO DE DENUNCIAS
de denúncias
01.02.03.10 Quadro geral de serviços GUARDA QUADRO GERAL
públicos prestados PERMANENTE
pelo Estado
01.02.03.11 Relatório de avaliação de GUARDA REL AVALIACAO DE SERVICOS
serviços públicos PERMANENTE
01.02.03.12 Relatório estatístico de ELIMINAÇÃO REL ESTATISTICO
reclamações
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Sendo:
A: Ano e mês da homologação de arquivamento
B: Sigla do procedimento conforme Anexo III
C: número do processo
D: número do volume (Com o número total de volumes separados por ‘de’)
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Insira o PIN.
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Para obter essa informação você deverá ter instalado no seu micro o
aplicativo “hash_1.exe”, caso contrário entre em contato com o Help
Desk. Abra o aplicativo.
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Indique a pasta com os arquivos que você acabou de digitalizar e clique em Fazer Upload.
“Certifico que cópia integral (ou digitalizada) do presente procedimento poderá ser obtida
acessando-se o link:
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DOCUMENTOS E ACESSO
Clique nos 3
pontos ao lado
da pasta.
No menu que
abrir clique em
“Copiar link”.
Clique em “Copiar”
https://mpspbr.sharepoint.com/:f:/r/sites/digARPiracicaba/Shared%20Documents/Capivari/20
18/IC%20289-2018?csf=1&web=1&e=vurmPq
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COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE
DOCUMENTOS E ACESSO
Observação Importante
Procedimentos anteriores a implantação do SISMP Integrado (2009), que não foram
registrados, poderão ser digitalizados e armazenados no SharePoint, seguem as mesmas
orientações exceto a confecção da CERTIDÃO ASSINADA.
Em caso de dúvidas sobre equipamentos (scanners), SIS MP, Sharepoint, Hash, token e
aplicativo para assinatura digital entre em contato com: HELP DESK, Telefone: (11) 3119-
9240 ou registre sua solicitação por meio do Sistema de Chamados Técnicos no Portal MP.
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COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE
DOCUMENTOS E ACESSO
ANEXO I
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DOCUMENTOS E ACESSO
ANEXO II
Esta configuração deverá ser executada a cada perfil de usuário uma única vez. Este
procedimento pressupõe que já está instalado no seu equipamento o software NAPS2 e o
Scanner Avision AD230(U).
Execute o NAPS2 .
Inicialmente será necessário
configurar o perfil de digitalização.
Nele selecionaremos o scanner e
definiremos sua configuração.
Clique no ícone “Perfis”.
Clique em “Novo”.
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COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE
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ANEXO III
Nomenclatura definida para nomear os arquivos digitais dos documentos digitalizados da
área fim.
CÓDIGO TIPO DOCUMENTAL DESTINAÇÃO NOMENCLATURA
GUARDA
11.01.01.05 Termo de declarações TERMO DECL
PERMANENTE
Quadro demonstrativo de população GUARDA
11.01.01.06 QUADRO DEMONS
atendida PERMANENTE
GUARDA
11.01.01.07 Notificação NOTIFICAÇAO
PERMANENTE
GUARDA
11.01.02.01 Carta precatória CARTA PREC
PERMANENTE
GUARDA
11.01.02.02 Mandado de averiguação MANDADO AVER
PERMANENTE
GUARDA
11.01.02.03 Mandado de intimação MANDADO INT
PERMANENTE
GUARDA
11.01.02.04 Mandado de notificação MANDADO NOT
PERMANENTE
GUARDA
11.01.02.06 Parecer técnico PARECER TECNICO
PERMANENTE
GUARDA
11.01.03.01 Ata de audiência ATA AUD
PERMANENTE
GUARDA
11.01.03.02 Ata de audiência pública ATA AUD PUBL
PERMANENTE
GUARDA
11.01.03.03 Termo de audiência TERMO AUD
PERMANENTE
GUARDA
11.01.03.04 Termo de audiência pública TERMO AUD PUBL
PERMANENTE
PPIC
Procedimento preparatório de inquérito GUARDA
11.01.04.01 ou
civil/ inquérito civil PERMANENTE
IC
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GUARDA
12.01.02.01 Ata circunstanciada de reunião ATA CIRC REUNIAO
PERMANENTE
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GUARDA
12.03.02.07 Relatório circunstanciado de reunião REL CIRC REUNIÃO
PERMANENTE
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ANEXO IV
Nomenclatura definida para nomear os arquivos digitais dos documentos digitalizados da
área meio.
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MAPA HORAS-
03.04.01.10 Mapa de horas-extras ELIMINAÇÃO
EXTRAS
03.04.01.11 Pedido de abono de faltas ELIMINAÇÃO PED ABONO
PLAN CONTR
03.04.01.12 Planilha de controle de horas-extras ELIMINAÇÃO
HORAS-EXTRAS
Processo de concessão de horário de
03.04.01.13 ELIMINAÇÃO PROC HORARIO EST
estudante
Processo de concessão de horário
03.04.01.14 ELIMINAÇÃO PROC HORARIO ESP
especial
Processo de convocação de prestação de
03.04.01.15 ELIMINAÇÃO PROC SERV EXTR
serviço extraordinário e horas-extras
Quadro demonstrativo de registro de
03.04.01.16 ELIMINAÇÃO QUADRO REG FREQ
freqüência
03.04.01.17 Registro de ponto ELIMINAÇÃO REGISTRO PONTO
REL SERVIDORES
03.04.01.18 Relação de servidores com ocorrências ELIMINAÇÃO
OCORRENCIAS
Processo Único de Contagem de Tempo -
03.04.02.01 ELIMINAÇÃO PROC PUCT
PUCT
Relação de apostilas retificatórias de REL RET
03.04.02.02 ELIMINAÇÃO
vantagens decorrentes de decisão judicial VANTAGENS
Relação de atos concessórios de
03.04.02.03 ELIMINAÇÃO REL APOSENT
aposentadoria
Relação de atos concessórios de
03.04.02.04 complementação de proventos de ELIMINAÇÃO REL PROV APOSENT
aposentadoria
Relação de atos concessórios de
03.04.02.05 ELIMINAÇÃO REL VALOR PENSAO
complementação do valor da pensão
Relação de atos concessórios de pensão REL PENSAO SERV
03.04.02.06 ELIMINAÇÃO
dos servidores civis e militares CIVIS
Relação de atos concessórios de reforma REL REFORMA
03.04.02.07 ELIMINAÇÃO
ou transferência para a reserva TRANSF
Autorização para descontos não previstos
03.05.01.01 ELIMINAÇÃO AUTOR DESCONTOS
em lei
Boletim informativo para elaboração da
03.05.01.02 ELIMINAÇÃO BOLETIM FOLHA PAG
Folha de pagamento
Formulário de atualização de dados
pessoais e funcionais para a elaboração FORM ATUAL FOLHA
03.05.01.03 ELIMINAÇÃO
da Folha de pagamento (via arquivada na PAG SF
Secretaria da Fazenda)
Formulário de atualização de dados
pessoais e funcionais para a elaboração FORM ATUAL FOLHA
03.05.01.04 ELIMINAÇÃO
da Folha de pagamento (via arquivada nas PAG RH
Unidades de Recursos Humanos)
Guia de autorização para consignação em GUIA AUTOR FOLHA
03.05.01.05 ELIMINAÇÃO
Folha de pagamento PAG
03.05.01.06 Informação judicial ELIMINAÇÃO INF JUDICIAL
Processo de auditoria de contratos de PROC AUDITORIA
03.05.01.07 ELIMINAÇÃO
consignatárias CONSIG
Processo de cálculo de incorporação de PROC CALCULO
03.05.01.08 ELIMINAÇÃO
vantagens pecuniárias VANT PEC
Processo de cálculo para pagamento de PROC CALCULO PAG
03.05.01.09 ELIMINAÇÃO
precatório PRECATORIO
03.05.01.10 Processo de compensação previdenciária ELIMINAÇÃO PROC COMP PREVID
Processo de consolidação de decisões PROC CONS DEC
03.05.01.11 ELIMINAÇÃO
judiciais JUDICIAIS
Processo de desconto de honorário PROC DESCONTO
03.05.01.12 ELIMINAÇÃO
advocatício em Folha de pagamento FOLHA PAG
PROC DIF
03.05.01.13 Processo de diferença de vencimentos ELIMINAÇÃO
VENCIMENTOS
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DOCUMENTOS E ACESSO
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DOCUMENTOS E ACESSO
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COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE
DOCUMENTOS E ACESSO
GUARDA
03.06.01.07 Dossiê de campanha de prevenção PERMANENTE DOSSIE PREV
GUARDA INQUERITO
03.06.01.08 Inquérito sanitário de origem PERMANENTE SANITARIO
Laudo Técnico das Condições Ambientais
03.06.01.09 ELIMINAÇÃO LAUDO TCAT
de Trabalho - LTCAT
03.06.01.10 Laudo técnico pericial de riscos ambientais ELIMINAÇÃO LAUDO RISCOS AMB
03.06.01.11 Perfil Profissiográfico Previdenciário - PPP ELIMINAÇÃO PPP
Processo de sindicância de acidente de
03.06.01.12 ELIMINAÇÃO PROC SIND AT
trabalho
Programa de Controle Médico de Saúde
03.06.01.13 ELIMINAÇÃO PCMSO
Ocupacional - PCMSO
Programa de Prevenção de Riscos GUARDA
03.06.01.14 PERMANENTE PPRA
Ambientais - PPRA
Prontuário médico do funcionário ou
03.06.01.15 ELIMINAÇÃO PRONT MEDICO
servidor público
Relatório do Programa de Controle Médico
03.06.01.16 ELIMINAÇÃO REL PCMSO
de Saúde Ocupacional - PCMSO
Relatório do Programa de Prevenção de
03.06.01.17 ELIMINAÇÃO REL PPRA
Riscos Ambientais - PPRA
Certificado de registro no Serviço
CERT SERV ESP ENG
03.06.02.01 Especializado em Engenharia de ELIMINAÇÃO
SEG MED TRABALHO
Segurança e em Medicina do Trabalho
03.06.02.02 Dossiê da CIPA por mandato ELIMINAÇÃO DOSSIE CIPA
Ficha de controle de inspeção de FICHA INSP
03.06.02.03 ELIMINAÇÃO
extintores EXTINTORES
Ficha de informação para o Ministério do
03.06.02.04 ELIMINAÇÃO FICHA SSMT
Trabalho - SSMT
03.06.02.05 Lista de presença em reuniões da CIPA ELIMINAÇÃO LISTA CIPA
GUARDA
03.06.02.06 Livro de atas da CIPA PERMANENTE L ATA CIPA
GUARDA
03.06.02.07 Livro de inspeção do trabalho PERMANENTE L INSP TRABALHO
GUARDA
03.06.02.08 Mapa anual de acidentes de trabalho PERMANENTE MAPA AT
03.06.02.09 Mapa de riscos ELIMINAÇÃO MAPA RISCOS
Planta de ambientes de trabalho e PLANTA AMB
03.06.02.10 ELIMINAÇÃO
localização de extintores TRABALHO
Processo de constituição de Comissão GUARDA
03.06.02.11 PERMANENTE PROC CIPA
Interna de Prevenção de Acidentes - CIPA
Processo de constituição de Comissão GUARDA
03.06.02.12 PERMANENTE PROC COPESE
Permanente de Segurança - COPESE
GUARDA
03.06.02.13 Processo de eleição da CIPA PERMANENTE PROC ELEICAO CIPA
Programa bienal de segurança e medicina PROG BIENAL MED
03.06.02.14 ELIMINAÇÃO
do trabalho TRABALHO
Relatório da Comissão Permanente de GUARDA REL COMISSAO
03.06.02.15 PERMANENTE
Segurança PERM SEG
Dossiê por programa social de qualidade DOSSIEPROG
03.07.01.01 ELIMINAÇÃO
de vida SOCIAL QUAL VIDA
Processo relativo ao programa social de GUARDA PROC PROG SOCIAL
03.07.01.02 PERMANENTE
qualidade de vida QUAL VIDA
PROPOSTA ANUAL
03.07.01.03 Proposta anual de trabalho ELIMINAÇÃO
TRABALHO
Relatório anual de avaliação das GUARDA REL ANUAL AVAL
03.07.01.04 PERMANENTE
atividades de serviço social SERV SOCIAL
Cadastro de funcionários e familiares
03.07.02.01 ELIMINAÇÃO CAD FUNC FAM
atendidos
FICHA AVAL SOCIO-
03.07.02.02 Ficha de avaliação sócio-econômica ELIMINAÇÃO
ECONOMICA
03.07.02.03 Formulário agendando consulta ELIMINAÇÃO FORM CONS
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COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE
DOCUMENTOS E ACESSO
Formulário de encaminhamento ao
03.07.02.04 ELIMINAÇÃO FORM IAMSP
IAMSPE
03.07.02.05 Prontuário social ELIMINAÇÃO PRONT SOCIAL
REL VISITA
03.07.02.06 Relatório de visita domiciliar ELIMINAÇÃO
DOMICILIAR
Cadastro de crianças matriculadas e
03.08.01.01 ELIMINAÇÃO CAD CRIANCAS
inscritas
FICHA INSCR
03.08.01.02 Ficha de inscrição da criança ELIMINAÇÃO
CRIANCA
FICHA MATR
03.08.01.03 Ficha de matrícula da criança ELIMINAÇÃO
CRIANCA
FICHA REG MENSAL
03.08.01.04 Ficha de registro mensal de freqüência ELIMINAÇÃO
FREQ
GUARDA
03.08.01.05 Livro de matrícula de crianças PERMANENTE L MATR CRIANCAS
03.08.01.06 Prontuário da criança ELIMINAÇÃO PRONT CRIANCA
Lista de freqüência em passeios ou LISTA FREQ
03.08.02.01 ELIMINAÇÃO
viagens PASSEIOS
Programa de atividades recreativas e PROGR ATIV
03.08.02.02 ELIMINAÇÃO
pedagógicas RECREATIVAS
GUARDA
03.08.02.03 Registro fotográfico de evento infantil PERMANENTE REG FOTO
GUARDA
03.08.02.04 Vídeo de evento infantil PERMANENTE VÍDEO
03.08.03.01 Cardápio semanal ELIMINAÇÃO CARDAPIO SEMANAL
Ficha de controle de estoque de alimentos
03.08.03.02 ELIMINAÇÃO FICHA ESTOQUE
e medicamentos
FICHA IND
03.08.03.03 Ficha individual de vacinação ELIMINAÇÃO
VACINACAO
03.08.03.04 Mapa mensal de refeições ELIMINAÇÃO MAPA MENSAL REF
03.08.03.05 Planilha de controle de vacinação ELIMINAÇÃO PLAN VACINACAO
03.08.03.06 Relatório de enfermagem ELIMINAÇÃO REL ENF
03.08.03.07 Relatório mensal de saúde da criança ELIMINAÇÃO REL MENSAL SAUDE
FICHA PESO E
03.08.04.01 Ficha de controle mensal de peso e altura ELIMINAÇÃO
ALTURA
LISTA PRESENCA
03.08.04.02 Lista de presença em reuniões de pais ELIMINAÇÃO
PAIS
L OCORRENCIAS
03.08.04.03 Livro de ocorrências com as crianças ELIMINAÇÃO
CRIANCAS
Planilha anual de controle de pesos e PLAN ANUAL CONTR
03.08.04.04 ELIMINAÇÃO
medidas PESOS E MED
04.01.01.01 Contratos ELIMINAÇÃO CONTRATOS
Pedido de inclusão no cadastro de PED CAD
04.01.01.02 ELIMINAÇÃO
impedimentos IMPEDIMENTOS
Pedido de reabilitação no cadastro de PED REAB
04.01.01.03 ELIMINAÇÃO
impedimentos IMPEDIMENTOS
Processo relativo aos trabalhos de PROC COMISSAO
04.01.01.04 Comissão Permanente ou Especial de ELIMINAÇÃO PERM ESP
Licitação LICITACAO
Relação de contratos e atos jurídicos
04.01.01.05 ELIMINAÇÃO REL CONTRATOS
análogos e seus aditamentos
Relação de despesas com dispensa ou REL DESP COM
04.01.01.06 ELIMINAÇÃO
inexigibilidade de licitação DISPENSA
04.01.01.07 Relação de licitações por modalidade ELIMINAÇÃO REL LIC MODAL
04.01.02.01 Cadastro de registro de preços ELIMINAÇÃO CAD REG PRECOS
04.01.02.02 Processo de registro de preços ELIMINAÇÃO PROC REG PRECOS
Cadastro de fornecedores e prestadores CAD FORN PREST
04.01.03.01 ELIMINAÇÃO
de serviços SERVICOS
CAD SERVICOS
04.01.03.02 Cadastro de serviços terceirizados ELIMINAÇÃO
TERCEIRIZADOS
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COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE
DOCUMENTOS E ACESSO
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COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE
DOCUMENTOS E ACESSO
56
COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE
DOCUMENTOS E ACESSO
PROC TRANS
04.04.07.07 Processo de transferência de imóvel ELIMINAÇÃO
IMOVEL
GUARDA PROC APROV
04.04.08.01 Processo de aprovação de edificação PERMANENTE EDIFICACAO
Processo de construção de conjuntos GUARDA PROC CONSTR CONJ
04.04.08.02 PERMANENTE
habitacionais HABITACIONAIS
GUARDA
04.04.09.01 Convenção de condomínio PERMANENTE CONVENCAO COND
Processo de registro de incorporação GUARDA PROC REG INCORP
04.04.09.02 PERMANENTE
imobiliária IMOBILIARIA
GUARDA PROC REG
04.04.09.03 Processo de registro de loteamento PERMANENTE LOTEAMENTO
GUARDA
04.04.09.04 Projeto de edificação PERMANENTE PROJETO EDIF
GUARDA DECR FIXACAO
04.05.01.01 Decreto relativo à fixação da frota PERMANENTE FROTA
PROC FIXACAO
04.05.01.02 Processo de fixação da frota ELIMINAÇÃO
FROTA
PROPOSTA FIXACAO
04.05.01.03 Proposta de fixação da frota ELIMINAÇÃO
FROTA
Ofício solicitando autorização para OF AUTOR
04.05.02.01 ELIMINAÇÃO
aquisição de veículo AQUISIÇÃO VEICULO
PAR AQUISICAO
04.05.02.02 Parecer sobre aquisição de veículo ELIMINAÇÃO
VEICULO
PROC AQUISICAO
04.05.02.03 Processo de aquisição de veículo ELIMINAÇÃO
VEICULO
04.05.02.04 Programa anual de renovação da frota ELIMINAÇÃO PROGR REN FROTA
Resolução para incorporação de veículo GUARDA RES INCORP
04.05.02.05 PERMANENTE
doado na frota VEICULO DOADO
Ofício solicitando autorização para locação OF AUTOR LOCAÇÃO
04.05.03.01 ELIMINAÇÃO
de veículo VEICULO
PROC LOCACAO
04.05.03.02 Processo de locação de veículo ELIMINAÇÃO
VEICULO
Cadastro de veículos oficiais, em convênio GUARDA CAD VEICULOS OF
04.05.04.01 PERMANENTE
e locados CONV LOCADOS
Portaria referente à classificação e GUARDA PORT CLASS
04.05.04.02 PERMANENTE
enquadramento de veículos VEICULOS
04.05.04.03 Quadro demonstrativo da frota ELIMINAÇÃO QUADRO FROTA
PROC CONTR
Processo de contratação de seguro para
04.05.05.01 ELIMINAÇÃO SEGURO VEICULO
veículo oficial
OF
PROC TRANSF
04.05.06.01 Processo de transferência de veículo ELIMINAÇÃO
VEICULO
Decreto de remanejamento, ou ampliação, GUARDA DEC REMAN RED
04.05.07.01 PERMANENTE
ou redução de frota FROTA
Processo de remanejamento, ou PROC REMAN RED
04.05.07.02 ELIMINAÇÃO
ampliação, ou redução de vagas na frota VAGAS FROTA
Proposta de remanejamento, ou PROPOSTA AMPL
04.05.07.03 ELIMINAÇÃO
ampliação, ou redução de vagas na frota RED VAGAS FROTA
AUT USO VEICULO
04.05.08.01 Autorização para uso de veículo oficial ELIMINAÇÃO
OF
BOLETIM
04.05.08.02 Boletim de ocorrência com veículo ELIMINAÇÃO OCORRENCIA
VEICULO
Certificado de registro e licenciamento de CERT REG LIC
04.05.08.03 ELIMINAÇÃO
veículo oficial VEICULO OF
FICHA CONTROLE
04.05.08.04 Ficha de controle de tráfego de veículos ELIMINAÇÃO
TRAF VEICULOS
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COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE
DOCUMENTOS E ACESSO
58
COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE
DOCUMENTOS E ACESSO
PROC
Processo de arrolamento de veículos
04.05.11.01 ELIMINAÇÃO ARROLAMENTO
excedentes, inservíveis ou em desuso
VEICULOS
PROC ALIENACAO
04.05.12.01 Processo de alienação de veículo ELIMINAÇÃO
VEICULO
PROC ALIENACAO
Processo de alienação de veículo por
04.05.12.02 ELIMINAÇÃO VEICULO VENDA
venda direta para as prefeituras
DIRETA
PROC PERMUTA
04.05.12.03 Processo de permuta de veículo ELIMINAÇÃO
VEICULO
GUARDA
05.01.01.01 Lei de diretrizes orçamentárias PERMANENTE LEI DIR ORC
GUARDA LEI PLANO
05.01.01.02 Lei do plano plurianual PERMANENTE PLURIANUAL
GUARDA
05.01.01.03 Lei orçamentária anual PERMANENTE LEI ORC ANUAL
GUARDA
05.01.02.01 Decreto institucional PERMANENTE DEC INST
Instruções do Grupo de Pesquisa e GUARDA
05.01.02.02 PERMANENTE INSTR GPDO
Desenvolvimento Orçamentário - GPDO
GUARDA PORT CLASS
05.01.02.03 Portaria de classificação da despesa PERMANENTE DESPESA
05.01.02.04 Tabela de classificação funcional ELIMINAÇÃO TABELA CLASS FUNC
Ofício informando o Valor Referencial de
05.01.03.01 ELIMINAÇÃO OF VRC
Custeio - VRC
GUARDA PROPOSTA ORC
05.01.03.02 Proposta orçamentária das empresas PERMANENTE EMPRESA
GUARDA
05.01.03.03 Proposta Orçamentária Setorial - POS PERMANENTE PROPOSTA POS
GUARDA
05.01.04.01 Projeto de lei de diretrizes orçamentárias PERMANENTE PROJETO LDO
GUARDA
05.01.04.02 Projeto de lei do plano plurianual PERMANENTE PROJETO LPP
GUARDA PROJETO LEI ORC
05.01.04.03 Projeto de lei orçamentária anual PERMANENTE ANUAL
GUARDA
05.02.01.01 Decreto de execução orçamentária PERMANENTE DEC EXEC ORC
Portaria conjunta de execução GUARDA PORTARIA EXEC
05.02.01.02 PERMANENTE
orçamentária ORC
GUARDA
05.02.02.01 Decreto de alteração orçamentária PERMANENTE DEC ALT ORC
05.02.02.02 Processo de alteração orçamentária ELIMINAÇÃO PROC ALT ORC
05.02.03.01 Nota de crédito ELIMINAÇÃO NOTA CREDITO
05.02.03.02 Nota de dotação ELIMINAÇÃO NOTA DOTACAO
NOTA QUOTA
05.02.03.03 Nota de lançamento de quota mensal ELIMINAÇÃO
MENSAL
05.02.04.01 Programação da despesa orçamentária ELIMINAÇÃO PROGR DESP ORC
PROGR FINAN
05.02.04.02 Programação financeira de desembolso ELIMINAÇÃO
DESEMBOLSO
05.02.04.03 Tabela de reprogramação financeira ELIMINAÇÃO TABELA REPR FINAN
05.02.05.01 Nota de empenho ELIMINAÇÃO NOTA EMPENHO
Nota de lançamento de liquidação da
05.02.05.02 ELIMINAÇÃO NOTA LIQ DESP
despesa
05.02.05.03 Nota de reserva ELIMINAÇÃO NOTA RESERVA
05.02.05.04 Ordem bancária ELIMINAÇÃO ORDEM BANCARIA
05.02.05.05 Programação de desembolso ELIMINAÇÃO PROG DESEMBOLSO
BALANCETE DESP
05.02.06.01 Balancete de despesas com adiantamento ELIMINAÇÃO
ADIANT
FICHA CONTR
05.02.06.02 Ficha de controle de adiantamentos ELIMINAÇÃO
ADIANT
05.02.06.03 Processo de adiantamento ELIMINAÇÃO PROC ADIANT
05.02.06.04 Recibo de adiantamento ELIMINAÇÃO RECIBO ADIANT
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COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE
DOCUMENTOS E ACESSO
60
COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE
DOCUMENTOS E ACESSO
61
COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE
DOCUMENTOS E ACESSO
GUARDA
06.01.03.01 Plano de classificação de documentos PERMANENTE PLANO CLASS DOC
FICHA CONTR
06.01.04.01 Ficha de controle da tramitação ELIMINAÇÃO
TRAMITACAO
06.01.04.02 Relação de remessa de documentos ELIMINAÇÃO REL REMESSA DOC
06.01.04.03 Requisição de processo ELIMINAÇÃO REQ PROC
GUARDA
06.01.05.01 Cadastro de ingresso de documento PERMANENTE CAD INGR DOC
GUARDA
06.01.05.02 Relação de recolhimento de documentos PERMANENTE REL RECOLH DOC
GUARDA
06.01.05.03 Relação de transferência de documentos PERMANENTE REL TRANSF DOC
Processo relativo aos trabalhos da
GUARDA
06.01.06.01 Comissão de Avaliação de Documentos de PERMANENTE PROC CADA
Arquivo
GUARDA
06.01.06.02 Tabela de temporalidade de documentos PERMANENTE TTD
Edital de ciência de eliminação de
06.01.06.03 ELIMINAÇÃO EDITAL ELIM DOC
documentos
06.01.06.04 Relação de eliminação de documentos ELIMINAÇÃO REL ELIM DOC
GUARDA
06.01.06.05 Termo de eliminação de documentos PERMANENTE TERMO ELIM DOC
FICHA
06.01.07.01 Ficha catalográfica
CATALOGRAFICA
GUARDA
06.01.07.02 Ficha matriz PERMANENTE FICHA MATRIZ
GUARDA
06.01.07.03 Guia, inventário, catálogo, índice PERMANENTE GUIA INV CAT IND
Relação de documentos e códigos de REL DOC COD
06.01.07.04 ELIMINAÇÃO
assuntos ASSUNTOS
GUARDA CADASTRO
06.01.08.01 Cadastro de usuários PERMANENTE USUARIOS
GUARDA
06.01.08.02 Ficha de tombo PERMANENTE FICHA TOMBO
Formulário de consulta de livros ou
06.01.08.03 ELIMINAÇÃO FORM CONS L DOC
documentos
Formulário de empréstimo de livros ou
06.01.08.04 ELIMINAÇÃO FORM EMPR L DOC
documentos
Formulário de Empréstimo entre
06.01.08.05 ELIMINAÇÃO FORM EEB
Bibliotecas - EEB
06.01.08.06 Mapa topográfico de arquivo ELIMINAÇÃO MAPA TOP ARQUIVO
Ofício de transferência de acervos
OF TRANSF
06.01.08.07 arquivístico, bibliográfico, museológico ou ELIMINAÇÃO
ACERVOS
artístico
Ofício relativo à aquisição de acervos
OF AQUISICAO
06.01.08.08 arquivístico, bibliográfico, museológico ou ELIMINAÇÃO
ACERVOS
artístico
Processo de aquisição de acervos
GUARDA PROC AQUISICAO
06.01.08.09 arquivístico, bibliográfico, museológico ou PERMANENTE ACERVOS
artístico
Processo de empréstimo de acervos
PROC EMPR
06.01.08.10 arquivístico, bibliográfico, museológico ou ELIMINAÇÃO
ACERVOS
artístico
Processo de transferência de acervos
GUARDA PROC TRANSF
06.01.08.11 arquivístico, bibliográfico, museológico ou PERMANENTE ACERVOS
artístico
Quadro de substituição e cancelamento de GUARDA QUADRO SUBST
06.01.08.12 PERMANENTE
títulos CANC TITULOS
Relação de obras bibliográficas REL OBRAS
06.01.08.13 ELIMINAÇÃO
submetidas à doação BIBLIOGR DOACAO
Relação de peças do acervo
06.01.08.14 ELIMINAÇÃO REL PECAS ACERVO
encaminhadas à conservação
62
COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE
DOCUMENTOS E ACESSO
63
COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE
DOCUMENTOS E ACESSO
AUTORIZACAO
Autorização para entrada de funcionário ou
07.00.01.01 ELIMINAÇÃO ENTRADA FORA HOR
servidor fora do horário de expediente
EXP
Ficha de controle de entrada e saída de FICHA ENTRADA
07.00.01.02 ELIMINAÇÃO
funcionários ou servidores SAIDA SERV
Ficha de controle de entrada e saída de FICHA ENTRADA
07.00.01.03 ELIMINAÇÃO
veículos SAÍDA VEICULOS
GUIA SAIDA
07.00.01.04 Guia de saída e de entrada de material ELIMINAÇÃO
ENTRADA MAT
Livro de controle de entrada e saída de L ENTRADA SAIDA
07.00.01.05 ELIMINAÇÃO
visitantes VISITANTES
07.00.01.06 Registro de reclamações ou sugestões ELIMINAÇÃO REG RECL SUG
07.00.02.01 Comunicado de apresentação de vigilante ELIMINAÇÃO COMUN VIGILANTE
Livro de ocorrências relacionadas à L OCORRENCIAS
07.00.02.02 ELIMINAÇÃO
segurança SEG
ATESTADO REAL
07.00.03.01 Atestado de realização de serviços ELIMINAÇÃO
SERV
Memorando solicitando serviços de MEMORANDO SERV
07.00.03.02 ELIMINAÇÃO
limpeza e higienização LIMP HIG
Memorando solicitando serviços de MEMORANDO MAN
07.00.03.03 ELIMINAÇÃO
manutenção e conserto CONSERTO
Memorando solicitando serviços de MEMORANDO VIG
07.00.03.04 ELIMINAÇÃO
vigilância e segurança SEG
07.00.03.05 Ordem de serviço ELIMINAÇÃO ORDEM SERVICO
MEMORANDO SOL
07.00.04.01 Memorando solicitando material ELIMINAÇÃO
MAT
07.00.05.01 Ficha de autorização para cópia ELIMINAÇÃO FICHA AUT COPIA
Ofício autorizando funcionário ou servidor OF AUT SERV
07.00.05.02 ELIMINAÇÃO
a assinar requisição de cópia ASSINAR REQ COPIA
07.00.05.03 Relatório de quantidade de cópias ELIMINAÇÃO REL QUANT COPIAS
07.00.05.04 Requisição de cópia ELIMINAÇÃO REQ COPIA
07.00.06.01 Autorização para execução de serviços ELIMINAÇÃO AUT EXEC SERV
07.00.06.02 Relatório de serviços solicitados por área ELIMINAÇÃO REL SERV SOL AREA
Cadastro de pessoal, equipamentos, redes
CAD PESSOAL EQUIP
07.00.07.01 e laboratórios de serviços de ELIMINAÇÃO
REDES SERV TELEC
telecomunicações
Ficha de autorização para ligações FICHA AUT LIG INTER
07.00.07.02 ELIMINAÇÃO
telefônicas interurbanas ou para celular CELULAR
Inventário de equipamentos, redes e INV EQUIP REDES
07.00.07.03 ELIMINAÇÃO
serviços de telecomunicações SERV TELE
Ofício solicitando autorização para
07.00.07.04 execução de serviços de ELIMINAÇÃO OF AUT SERV TELE
telecomunicações
Planilha de controle de ligações telefônicas
07.00.07.05 ELIMINAÇÃO PLANILHA LIG PART
particulares
Processo de autorização para execução de PROC AUT SERV
07.00.07.06 ELIMINAÇÃO
serviços de telecomunicações TELE
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