Manual de Digitalizacao Area Meio Metadados

MANUAL DE DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
ÁREA MEIO
São Paulo
2020
COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE
DOCUMENTOS E ACESSO
SUMÁRIO
1 - Introdução............................................................................................................. 3
Fluxo de trabalho do processo de digitalização ....................................................... 4
2- Avaliação................................................................................................................. 5
A. O documento está previsto no Plano de Classificação do MPSP? ..................... 5
B. A digitalização é necessária?.............................................................................. 5
3- Preparação.............................................................................................................. 6
4- Digitalização .......................................................................................................... 9
Passo a passo: ........................................................................................................ 9
5- Conferência ......................................................................................................... 11
6- Configurar formato PDF e preenchimento de metadados ............................... 13
7- Nomeação ............................................................................................................ 13
8- Assinatura Digital do arquivo ............................................................................ 16
9 - Procedimento para carregar os arquivos no Sharepoint. .............................. 19

10 - Autorização da Eliminação dos Documentos Originais que foram
digitalizados ........................................................................................................ 21
11- Referências:....................................................................................................... 22
ANEXO I - Preenchimento dos metadados mínimos exigidos pelo Decreto Federal
10.278/2020 .......................................................................................................... 23
ANEXO II - Nomenclatura definida para nomear os arquivos digitais dos documentos
digitalizados .......................................................................................................... 27
2
DOCUMENTOS E ACESSO
1 - Introdução
Este Manual foi elaborado para orientar o processo de digitalização dos documentos
arquivísticos da área meio previstos no Plano de Classificação do MPSP, publicado pela
Resolução 428/2006, a serem substituídos por versão eletrônica, com o objetivo de auxiliar
na geração de imagens que obedeçam às recomendações do Conselho Nacional de Arquivos
(CONARQ), bem como os padrões impostos pelo Decreto Federal 10.278/2020.
O papel está deixando de ser o principal suporte de registro da informação. Isso não significa
que os documentos em suporte de papel devem ser descartados de forma desenfreada. Pelo
contrário, é fundamental resguardar os documentos de caráter permanente, ou seja, os
históricos, probantes e de pesquisa. O Ministério Público tem um papel muito importante na
sociedade. Ao contrário de empresas privadas e outras instituições, parte da documentação
produzida pelo MPSP desde a sua criação até hoje, e enquanto existir, configura um recorte
importantíssimo da história paulista. E, por isso, é considerada patrimônio público. Além disso,
a preservação da documentação pelo prazo estipulado em lei é fundamental para garantia da
segurança jurídica das relações sociais, econômicas e políticas.
É verdade que produzimos muitos documentos e que não seria possível guardar todos! Para
resolver isso, e assegurar que não eliminaremos documentos que ainda precisamos, e
principalmente, para liberar espaço eliminando documentos que não tem mais valor, existe a
avaliação documental. Ela racionaliza o espaço e facilita o acesso às informações
importantes. Por isso precisa fazer parte da nossa rotina.
Mesmo assim, algumas Promotorias possuem um espaço muito limitado e produzem mais
documento do que podem armazenar. A digitalização de documentos surgiu como solução e
está em ascensão. De 2018 aos dias atuais, a legislação sobre a digitalização de documentos
passou por importantes transformações, especialmente as trazidas pela Lei 13.787/2018 e o
Decreto Federal nº 10.278/2020 que regulamentou a Lei Federal nº 13.874/2019. Ainda que
controversas, as normas nacionais, segundo entendimento de juristas, já permitem o descarte
de documentos originais não históricos a partir da substituição por representante eletrônico.
Ocorre que os custos de preservação digital não são nada baixos. E, considerando a
administração orçamentária das instituições públicas, ainda é arriscado pensar na
digitalização de todo o legado. Daí a necessidade de organização e avaliação documental
para que não se digitalize documentos sem necessidade e, principalmente, seja possível
recuperar os documentos que forem digitalizados.
3
DOCUMENTOS E ACESSO
FLUXO DE TRABALHO DO PROCESSO DE DIGITALIZAÇÃO
4
DOCUMENTOS E ACESSO
2- Avaliação
Antes de dar início ao processo de digitalização dos documentos é importante verificar alguns
pontos:
A. O documento está previsto no Plano de Classificação do MPSP?

Para que os documentos possam ser eliminados, mesmo após a digitalização, será
necessário publicar um edital de eliminação no Diário oficial do Estado de São Paulo.
Se um documento não possui código de Classificação, ele não pode ser eliminado.
Caso não localize o documento desejado no Plano de Classificação, entre em contato
com a Gestão Documental pelo telefone (11) 3119-9510 ou através do email:
gestaodocumental@mpsp.mp.br
B. A digitalização é necessária?
Caso o documento já tenha cumprido o prazo de guarda previsto na tabela de
temporalidade, e não seja identificado nenhum valor secundário, o documento poderá
ser eliminado, sem a necessidade de digitalização, após autorização da CADA
(Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso).
Alguns documentos têm curto prazo de guarda (2 anos), e o processo de digitalização
não é simples e nem rápido, além de gerar custo e risco ao MPSP. Então certifique-se
da real necessidade. Talvez verificar se outros documentos já podem ser eliminados
para dar espaço a estes documentos de curto prazo de guarda seja mais vantajoso.
Por outro lado, documentos de guarda permanente, não poderão ser eliminados mesmo
após a digitalização. Neste caso, a não ser pela facilidade do acesso, a digitalização
pode ser desnecessária.
5
DOCUMENTOS E ACESSO
3- Preparação
Antes de iniciar o processo de digitalização, é importante verificar as condições físicas do
documento. Uma boa higienização e preparação do processo resultará em ganho na
digitalização. Deverão ser observados os seguintes itens:
• Remover todas as presilhas, grampos, clips;
• Desdobrar bordas das folhas que estiverem amassadas ou dobradas para não haver perda
do conteúdo;
• Consertar folhas rasgadas com fita adesiva no verso da informação evitando que não
venham ser destruídas ao passar pelo scanner na digitalização;
Obs: Muitas folhas dos autos possuem documentos anexados, geralmente grampeados
(fotografias, guias de recolhimento, fichas datiloscópicas, etc), nesses casos, remova os
grampos, cuidando para não rasgar o documento e prenda-o com fita adesiva, deixando
sempre visível o número da página.
6
DOCUMENTOS E ACESSO
Se esses documentos possuírem informações no verso, prenda-os com fita adesiva somente
na parte superior do documento ou na lateral em ambos os lados, deixando a parte do verso
livre para ser digitalizada.
Se houver alguma folha muito danificada, utilize uma folha de transporte (A folha de transporte
é recomendada para digitalizar documentos mais simples, como fotos, tickets, documentos
importantes ou danificados ou inclusivamente folhas A3 dobradas), evitando-se assim que

não venha a ser destruída ao passar pelo scanner na digitalização.
7
DOCUMENTOS E ACESSO
O mesmo procedimento deve ser usado para digitalização de documentos mais sensíveis, como
fotos, tickets, documentos importantes ou danificados ou inclusivamente folhas A3 dobradas.
8
DOCUMENTOS E ACESSO
4- Digitalização
É o processo de captura das imagens, transformando documentos físicos em formato digital.

Para que se obtenha um bom resultado na digitalização e qualidade das imagens digitais,
existem normas e padrões de configuração (...) a serem observados.[1] Alguns ajustes
poderão ser eventualmente necessários para a obtenção de imagens de melhor qualidade[2].
As alterações mais comuns durante o processo de digitalização dos processos são:

1. alteração da "tonalidade”, nos casos em que o documento original esteja muito claro
ou muito escuro, podendo-se alterar para uma definição mais escura ou clara;
2. alteração do "modo cor” caso necessite de mais definição e melhorar a qualidade em
documentos com variedades de objetos como, textos, gráficos, imagens, podendo
optar por colorido, cinza ou mono;
3. alteração do tipo de documento, como por exemplo, "texto, texto/foto ou foto, também
obtendo ganho na qualidade de documentos com variedades de objetos;
Passo a passo:
Coloque o documento a ser digitalizado na bandeja,

seguindo a posição indicada ao lado.
Enfatizando que a primeira página deverá estar
voltada para baixo.
É importante ajustar os guias laterais para evitar
que as folhas entortem ao serem tracionadas.
Caso a quantidade de folhas for superior a
capacidade da bandeja, divida em lotes. Abaixo
instruiremos como proceder a digitalização.
Clique no ícone do aplicativo que está na sua área de

trabalho.
_______________
[1]
RESOLUÇÃO CONARQ N° 31, DE 28 DE ABRIL DE 2010 - Recomendações para Digitalização de Documentos Arquivísticos
Permanentes
[2]
A forma de alteração dessas configurações poderá variar conforme a marca/modelo de equipamento a ser utilizado
9
DOCUMENTOS E ACESSO
Prossiga com este procedimento

se o NAPS já estiver configurado,
caso contrário leia primeiro o
“Procedimento de Configuração
AD230”. Lembrando que a
configuração é por perfil de
usuário, ou seja, deverá ser
executado para cada novo
usuário.
Se já estiver configurado clique no
ícone “Perfis”.
Aparecerá a tela ao lado. Clique

em “Digitalizar” para iniciar a
digitalização.
Aparecerá a tela ao lado.

Em “Resolução (dpi)” escolha
“300dpi”
Clique em “Scan” para iniciar a
digitalização.
Aguarde a passagem das
folhas...
Caso todo documento tenha

sido digitalizado, clique em
“Concluído”.
Caso haja mais lote de folhas,
posicione-o e clique em
“Digitalizar”.
10
DOCUMENTOS E ACESSO
Ative a opção “OCR” para

tornar os documentos
pesquisáveis. Caso opte por
não aplicar, pule essa etapa.
Selecione “Criar PDF pesquisável

usando OCR”.
Verifique se os demais itens estão
configurados igual a tela ao lado.
Clique “OK”
5- Conferência
A conferência consiste na verificação da qualidade das imagens, onde deve-se verificar:

1. se as imagens estão desfocadas;
2. se estão ilegíveis ou sobrepostas, total ou parcialmente;
3. Se nenhuma parte da informação foi cortada, especialmente páginas e rubricas;

4. se estão na ordem sequencial, ou se foi omitida alguma página (esses problemas
podem ocorrer devido a triagem mal feita ou até mesmo falha do equipamento na
digitalização)
Se algumas dessas irregularidades forem apresentadas deverá o processo ser digitalizado
novamente, procedendo a substituição do arquivo corrigido pelo anterior.
Atenção: É de extrema importância que essa etapa seja cumprida de forma criteriosa,
pois, como o documento original será eliminado, o seu representante eletrônico deve
ser fiel ao original para a garantia da segurança jurídica. Qualquer dúvida quanto a
autenticidade e integralidade do documento após a eliminação do original, não poderá
ser sanada.
11
DOCUMENTOS E ACESSO
Nesta etapa deve-se trabalhar com o processo físico, folheando o mesmo simultaneamente à
verificação do arquivo na tela.
Faça a revisão (apagar e

rotacionar páginas).
O scanner está configurado
Para apagar para digitalizar os dois lados
selecione a(s)
Para rotacionar
Digitalizar Salvar PDF selecione a página e
página(s) e clique no da folha portanto haverá
ícone acima (ou tecla
clique no ícone
DEL)
páginas em branco. Para a
acima
fidelidade ao documento
iremos manter essas
páginas.
Se alguma página estiver na
posição errada, basta
arrastá-la para a posição
correta.
12
DOCUMENTOS E ACESSO
6- Configurar formato PDF e preenchimento de metadados
Antes de salvar o arquivo

configure o formato do PDF.
Clique no triângulo ao lado
do botão “Salvar PDF”.
Clique em “Configurações
de PDF”.
Insira as informações do arquivo,

os metadados.
(O preenchimento dos metadados
é obrigatório para o cumprimento
do Decreto Federal 10.278/2020.
Para instruções sobre o
preenchimento dos metadados,
acesse o anexo I)
Clique em “OK”.
Ao voltar a janela anterior clique em
“Salvar PDF”.
7- Nomeação
A nomeação do documento é de extrema importância no processo de digitalização dos

documentos arquivísticos. Além de viabilizar a recuperação do documento, uma nomenclatura
padronizada auxilia no processo de organização e, futuramente, avaliação e eliminação dos
13
DOCUMENTOS E ACESSO
documentos que cumprirem seu prazo de guarda. É importante lembrar que a “nuvem” não é
infinita e sua manutenção gera altos custos aos cofres públicos.
A natureza do documento deve ser discriminada no nome do arquivo, conforme tabela (Anexo
II). Abaixo alguns exemplos:
FUNÇÃO: 01 Organização Administrativa
SUBFUNÇÃO: 01.02 Planejamento das ações de governo e controle dos serviços
ATIVIDADE: 01.02.03 Defesa dos direitos de usuários do serviço público
SÉRIES DOCUMENTAIS:
CÓDIGO NOME OFICIAL DESTINAÇÃO NOMENCLATURA
01.02.03.07 Ofício encaminhando ELIMINAÇÃO OF ENCAMINHADO
reclamações ou
sugestões à autoridade
competente
01.02.03.08 Parecer da Ouvidoria ELIMINAÇÃO PAR OUVIDORIA
01.02.03.09 Processo para apuração ELIMINAÇÃO APURACAO DE DENUNCIAS
de denúncias
01.02.03.10 Quadro geral de serviços GUARDA QUADRO GERAL
públicos prestados PERMANENTE
pelo Estado
01.02.03.11 Relatório de avaliação de GUARDA REL AVALIACAO DE SERVICOS
serviços públicos PERMANENTE
01.02.03.12 Relatório estatístico de ELIMINAÇÃO REL ESTATISTICO
reclamações
O prazo de guarda do documento é contado a partir da data de homologação de arquivamento

dos procedimentos. Sendo assim, os arquivos devem ser nomeados a partir da data de
homologação de arquivamento para diminuir o risco de eliminar documentos por acidente
antes do cumprimento do prazo de guarda.
Ex. 1: Aquisição de materiais de consumo de informática para manutenção dos níveis de

estoque adequados ao funcionamento do parque de equipamentos da Instituição. Processo
nº 481/05, volume único, informação de arquivamento em 04/07/2006, aprovação de contas
do ano de 2006 pelo TCE em 05/09/2007.
Nome: 200607 PROC AQUISIÇÃO BENS INF 481-2005 vol1de1

\______/ \_____________________/ \_______/ \______/
A B C D
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DOCUMENTOS E ACESSO
Ex.2: Contratação de empresas especializadas para realização de conserto em impressoras

de diversas marcas, todas pertencentes a esta Instituição. número 209-2005, volume 1 (de 2
volumes), informação de arquivamento em fevereiro de 2006, aprovação de contas do ano de
2006 pelo TCE em 05/09/2007
Nome: 200602 PROC CONTR SERV INF 209-2005 vol1de2

\_____/ \__________________/ \______/ \______/
A B C D
Sendo:
A: Ano e mês da homologação de arquivamento
B: Sigla do procedimento conforme Anexo II
C: número do processo
D: número do volume (Com o número total de volumes separados por ‘de’)
OBS.: É fundamental a utilização de ‘espaço’ entre as letras A, B, C e D na nomeação dos

arquivos. O espaço permite a busca isolada pelo número do processo, bem como a
recuperação por séries documentais no momento da avaliação para eliminação dos
documentos.
Digite o nome do arquivo e indique

onde será salvo.
Como sugestão, dentro da pasta
“Meus Documentos” crie uma
subpasta com o nome
“Digitalização”. Dentro desta pasta
você poderá organizar os arquivos
digitalizados.
15
DOCUMENTOS E ACESSO
8- Assinatura Digital do arquivo
É obrigatório a assinatura do documento e para isso,

você necessitará de um token e do aplicativo
“Otimizador de PDF” instalado.
Insira o seu token numa porta USB e abra o aplicativo.
Esta mensagem sempre será exibida, basta

clicar em “OK”.
Clique em “Assinar documentos”.
16
DOCUMENTOS E ACESSO
Adicione o(s) arquivo(s) a serem

assinados digitalmente clicando em
“Incluir” ou arrastando-o(s) para a
janela abaixo.
Esta janela poderá aparecer:

“Substituir o arquivo”: substitui
o arquivo original pelo arquivo
assinado (renomeado).
“Renomear o arquivo...”: criará
um outro arquivo assinado.
Ignore essa mensagem clicando

em “OK”.
17
DOCUMENTOS E ACESSO
Após carregar os documentos

marque a opção “Não adicionar
carimbo de assinatura”, desta
forma não será impressa nenhuma
mensagem visível da assinatura.
A opção “Gerar pasta assinados”
cria uma pasta “Assinados” na pasta
de origem, onde serão armazenados
os arquivos finalizados.
Clique em “Assinar PDFs”.
Nessa janela selecione o

certificado correspondente ao
Token.
Atenção: certifique-se que o
token está inserido na porta USB.
Clique em “Escolher”.
Insira o PIN.
18
DOCUMENTOS E ACESSO
Pronto! O arquivo PDF assinado

está na pasta de origem ou em
“Assinados”.
9 - Procedimento para carregar os arquivos no Sharepoint.
Entre no Sharepoint na pasta criada para armazenamento dos arquivos digitalizados pela
unidade, por exemplo: “Digitalização – Área Regional de Piracicaba”:
https://mpspbr.sharepoint.com/sites/digARPiracicaba
Clique em Documentos no Menu esquerdo:
No menu superior clique em Novo (item 1 figura abaixo) e em seguida selecione Pasta (item
2 figura abaixo)
A pasta deve ser nomeada com os itens A+B+C do Ex. 1 conforme as instruções de
nomeação da página 15. Ficará assim: 200607 PROC AQUISIÇÃO BENS INF 481-2005
19
DOCUMENTOS E ACESSO
Uma vez criada a pasta, clique nela para entrar:
Dentro da pasta, agora devemos carregar os arquivos que já deverão estar no seu
computador. Para isto usamos a opção Carregar do Menu Superior:
Selecione os arquivos que deverão ser carregados:
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DOCUMENTOS E ACESSO
Arquivo carregado com sucesso, conforme imagem acima.
10 - Autorização da Eliminação dos Documentos Originais que

foram digitalizados
Após a digitalização dos processos, a CADA (Comissão de Avaliação de Documentos e

Acesso) deverá ser acionada para a autorização da eliminação dos documentos originais.
Essa autorização dependerá do cumprimento de todas as etapas anteriores, encaminhando
ofício com certidão de cumprimento, planilha preenchida e amostra de cada série documental
a ser eliminada.
Após a autorização da CADA, a Gestão Documental providenciará a publicação do Edital de
Eliminação no Diário Oficial e a fragmentação dos documentos após 30 dias da publicação,
conforme o processo previsto pela Resolução nº 428/2006-PGJ/CGMP.
Em caso de dúvidas entre em contato:

a) Sobre digitalização, equipamentos (scanners), SIS MP, Sharepoint, Hash, token e
aplicativo para assinatura digital:
HELP DESK
Telefone: (11) 3119-9240
ou registre sua solicitação por meio do Sistema de Chamados Técnicos no Portal MP.
b) Sobre avaliação, preparo do documento, preenchimento dos campos dos metadados

e eliminação de documentos originais:
GESTÃO DOCUMENTAL
Telefone: (11) 3119-9510
e-mail: gestaodocumental@mpsp.mp.br
21
DOCUMENTOS E ACESSO
11- Referências:
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Recomendações para digitalização de

documentos arquivísticos permanentes. RESOLUÇÃO Nº 31, DE 28 DE ABRIL DE 2010.
Brasília: CONARQ, 2010. Disponível em:
http://conarq.arquivonacional.gov.br/images/publicacoes_textos/Recomendacoes_digitalizac
ao_completa.pdf. Acesso em 24 jul.2020.
SÃO PAULO (ESTADO) Tribunal de Justiça. Guia prático de digitalização. Disponível em:
http://www.tjsp.jus.br/Download/PeticionamentoEletronico/GuiaPraticoDigitalizacao.pdf.
Acesso em: 24jul. 2020.
SOLEDADE, Pablo. Digitalização de Documentos: Como fazer Projetos com qualidade e

Dinamismo. 2020.
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DOCUMENTOS E ACESSO
ANEXO I
Preenchimento dos metadados mínimos exigidos pelo Decreto Federal 10.278/2020
1- Título: Elemento de descrição que nomeia o documento. Pode ser formal ou

atribuído:
• formal: designação registrada no documento;
• atribuído: designação providenciada para identificação de um documento
formalmente desprovido de título.
2- Autor: Pessoa natural ou jurídica que emitiu o documento.

Ex. 1: Diretoria da Divisão de Atividades Complementares
Ex. 2: Centro de Recursos Humanos
3- Assunto: Palavras-chave que representam o conteúdo do documento.

Pode ser de preenchimento livre ou com o uso de vocabulário controlado ou tesauro.
Ex. 1: Aquisição, materiais de consumo, informática, equipamentos
Ex. 2: Contratação, empresa especializada, conserto, impressoras
4- Palavras-chave: Este campo incluirá várias informações. Serão digitados

sequencialmente e separados por ponto e vírgula. São eles:
a. Data e local da digitalização: Registro cronológico (data e hora) e tópico
23
DOCUMENTOS E ACESSO
(local) da digitalização do documento.

b. Identificador do documento digital: Identificador único atribuído ao documento
no ato de sua captura para o sistema informatizado (sistema de negócios).
*Se o processo não estiver registrado em nenhum sistema informatizado,
esse campo não será preenchido.
c. Responsável pela digitalização: Pessoa jurídica ou física responsável pela
digitalização e o seu cargo (quem conferiu e assinou o pdf)
d. Tipo documental: Indica o tipo de documento, ou seja, a configuração da
espécie documental de acordo com a atividade que a gerou, conforme Anexo
II.
Ex. 1: Data e local da digitalização: 01 de outubro de 2020, hora: 14:45, Rua

Riachuelo, 115, Sé, São Paulo/SP; responsável pela digitalização: João
Pessoa, Analista de Promotoria; tipo documental: Processo de aquisição de
bens de informática e automação
Ex. 2: Data e local da digitalização: 06 de setembro de 2020, hora: 11:16, Rua

Almirante Barroso, 491, Piracicaba/SP; responsável pela digitalização: Maria
da Silva, Oficial de Promotoria; tipo documental: Processo de contratação de
serviço de informática e automação
Importante: Se você desejar que as informações permaneçam para facilitar as próximas

digitalizações marque “Lembrar essas configurações”.
METADADO HASH
Há mais uma informação que deverá ser registrada. O hash é um dos metadados exigidos
pelo Decreto Federal 10.278/2020. É um método criptográfico que, quando aplicado sobre
uma informação, independentemente do tamanho que ela tenha, gera um código único e de
tamanho fixo. Você pode utilizá-lo para verificar a integridade de um arquivo armazenado.
Para obtê-lo siga as instruções abaixo:
Para obter essa informação você deverá ter instalado no seu micro o
aplicativo HashCalc, caso contrário entre em contato com o Help Desk.
Abra o aplicativo.
24
DOCUMENTOS E ACESSO
Clique nos 3 pontos ao lado do campo

“Data” e localize o seu arquivo PDF já
finalizado (assinado).
Em seguida clique em “Calculate” no
final da janela.
Copie o código gerado no campo
“MD5”.
1- Como fazer:
Esse código deverá ser
copiado em um arquivo word,
que deve ser nomeado com o
nome do processo A+B+C
(veja detalhes na p.15) + a
palavra “hash”.
Ex: 200607 PROC AQUISIÇÃO

BENS INF 481-2005.docx
Atente que nesse único

arquivo word ficarão os hash
de todas as partes do
documento (volume, anexos,
apensos). Se o documento
possui 3 volumes, deverão ter
3 linhas indicando os hash de
cada volume. Salve no
formato pdf
25
DOCUMENTOS E ACESSO
2- Onde Salvar:
a) Para arquivos que ficarão no Sharepoint:
Salve arquivo “200607 PROC AQUISIÇÃO BENS INF 481-2005 hash.pdf” junto com os
outros arquivos na pasta do processo no Sharepoint.
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DOCUMENTOS E ACESSO
ANEXO II
Nomenclatura definida para nomear os arquivos digitais dos documentos
digitalizados.
CÓDIGO TIPO DOCUMENTAL DESTINAÇÃO NOMENCLATURA

Decreto, estatuto, código, regulamento,
GUARDA
01.01.01.01 regimento, instrução normativa, norma, PERMANENTE NORMA
resolução, deliberação, portaria
GUARDA
01.01.02.01 Alvará de funcionamento PERMANENTE ALVARA
Certificado de matrícula no Cadastro GUARDA
01.01.02.02 PERMANENTE CERT CEI
Específico do INSS - CEI
Comprovante de atualização de dados no GUARDA
01.01.02.03 PERMANENTE COMPR CNT
Cadastro Nacional do Trabalhador - CNT
Comprovante de inscrição e de situação
GUARDA
01.01.02.04 cadastral no Cadastro Nacional de Pessoa PERMANENTE COMPR CNPJ
Jurídica - CNPJ
Comprovante de inscrição no Cadastro de GUARDA
01.01.02.05 PERMANENTE COMPR CCM
Contribuinte Mobiliário - CCM
Comprovante de inscrição no Cadastro de GUARDA
01.01.02.06 PERMANENTE COMPR ICMS
Contribuintes do ICMS
Comprovante de inscrição no Programa de GUARDA
01.01.02.07 PERMANENTE COMPR PAT
Alimentação do Trabalhador - PAT
Comprovante de matrícula na Junta GUARDA
01.01.02.08 PERMANENTE COMPR CJC
Comercial
Processo de cadastramento no Fundo de GUARDA
01.01.02.09 PERMANENTE PROC FGTS
Garantia por Tempo de Serviço - FGTS
Convênio, termo de cooperação, acordo, GUARDA
01.01.03.01 PERMANENTE CONVENIO
protocolo de intenções, termo de parceria
GUARDA
01.01.03.02 Processo de dissídio coletivo de trabalho PERMANENTE PROC DISSIDIO COL
Expediente de acompanhamento de ação
01.01.04.01 ELIMINAÇÃO EXP AC JUDICIAL
judicial
Expediente de atendimento de requisições,
01.01.04.02 ELIMINAÇÃO EXP ATENDIMENTO
ordens judiciais ou administrativas
Ficha de acompanhamento de ação
01.01.04.03 ELIMINAÇÃO FICHA AC JUDICIAL
judicial
GUARDA L CONTROLE
01.01.04.04 Livro de controle de ações judiciais PERMANENTE JUDICIAIS
MINUTAS PET
01.01.04.05 Minutas de petições iniciais ELIMINAÇÃO
INICIAIS
GUARDA
01.01.05.01 Despacho normativo PERMANENTE DESP NORMATIVO
01.01.05.02 Parecer jurídico ELIMINAÇÃO PAR JURIDICO
01.01.05.03 Parecer técnico ELIMINAÇÃO PAR TECNICO
GUARDA
01.01.05.04 Súmula PERMANENTE SUMULA
GUARDA
01.01.06.01 Leis PERMANENTE LEIS
Livro de mensagens à Assembléia GUARDA
01.01.06.02 PERMANENTE L MENSAGENS AL
Legislativa
GUARDA
01.01.06.03 Livro de vetos PERMANENTE L VETOS
01.01.06.04 Processo de estudo de projeto de lei ELIMINAÇÃO PROC ESTUDO DE PL
PROC INDICACAO DE
01.01.06.05 Processo de indicação de propostas ELIMINAÇÃO
PROPOSTAS
GUARDA
01.01.06.06 Processo de projeto de lei PERMANENTE PROC PL
Processo de proposta de emenda GUARDA
01.01.06.07 PERMANENTE PROC PROPOSTA EC
constitucional
27
DOCUMENTOS E ACESSO
Processo de requerimento de
PROC REQ DE
01.01.06.08 esclarecimentos sobre atos administrativos ELIMINAÇÃO
ESCLARECIMENTOS
ou normativos
GUARDA
01.02.01.01 Plano, programa ou projeto PERMANENTE PLANO
01.02.02.01 Cronograma de atividades ELIMINAÇÃO CRON ATIVIDADES
Manual técnico, de procedimentos ou do GUARDA
01.02.02.02 PERMANENTE MANUAL
usuário
PROC
Processo de constituição de comissão, GUARDA
01.02.02.03 PERMANENTE CONSTITUICAO DE
conselho ou grupo de trabalho
COMISSAO
Processo de prestação de contas anual ao
GUARDA PROC CONTAS
01.02.02.04 Tribunal de Contas do Estado de São PERMANENTE ANUAL
Paulo
01.02.02.05 Proposta técnica ELIMINAÇÃO PROPOSTA TECNICA
Relatório anual de atividades do órgão, GUARDA REL ANUAL
01.02.02.06 PERMANENTE
entidade ou empresa ATIVIDADES
01.02.02.07 Relatório de acompanhamento de contrato ELIMINAÇÃO REL AC CONTRATO
Relatório de acompanhamento de
GUARDA REL DE AC DE
01.02.02.08 convênio, termo de cooperação, acordo, PERMANENTE CONVENIO
protocolo de intenções, termo de parceria
01.02.02.09 Relatório de atividades ELIMINAÇÃO REL DE ATIVIDADES
Relatório de final de mandato - prestação GUARDA REL FINAL DE
de contas MANDATO
01.02.03.01 Carta-resposta ELIMINAÇÃO CARTA RESPOSTA
GUARDA
01.02.03.02 Código de ética PERMANENTE CODIGO DE ETICA
Expediente de acompanhamento da EXP AC DE
01.02.03.03 ELIMINAÇÃO
reclamação ou sugestão RECLAMACAO
Ficha de acompanhamento de
FICHA AC
01.02.03.04 reclamações ou sugestões em ordem ELIMINAÇÃO
RECLAMACOES
cronológica
Formulário de reclamação ou sugestão FORMULARIO
sobre serviço público RECLAMACAO
Lista de reclamações contra órgãos
01.02.03.06 ELIMINAÇÃO LISTA RECLAMACAO
públicos
Ofício encaminhando reclamações ou
01.02.03.07 ELIMINAÇÃO OF ENCAMINHANDO
sugestões à autoridade competente
01.02.03.08 Parecer da Ouvidoria ELIMINAÇÃO PAR OUVIDORIA
APURAÇAO DE
01.02.03.09 Processo para apuração de denúncias ELIMINAÇÃO
DENUNCIAS
Quadro geral de serviços públicos GUARDA
01.02.03.10 PERMANENTE QUADRO GERAL
prestados pelo Estado
GUARDA REL AVALIACAO DE
01.02.03.11 Relatório de avaliação de serviços públicos PERMANENTE SERVICOS
01.02.03.12 Relatório estatístico de reclamações ELIMINAÇÃO REL ESTATISTICO
01.03.01.01 Agenda de compromissos oficiais ELIMINAÇÃO AGENDA OFICIAL
GUARDA
01.03.01.02 Ata de reunião PERMANENTE ATA REUNIAO
GUARDA
01.03.01.03 Ata de sessão PERMANENTE ATA SESSAO
01.03.01.04 Carta de representação ELIMINAÇÃO CARTA REPR
01.03.01.05 Cédula de votação de conselheiro ELIMINAÇÃO CEDULA VOTACAO
01.03.01.06 Comunicado agendando audiência ELIMINAÇÃO COMUN AUDIENCIA
01.03.01.07 Convite recebido ELIMINAÇÃO CONVITE REC
01.03.01.08 Mala direta ELIMINAÇÃO MALA DIRETA
Ofício autorizando funcionário ou servidor
01.03.01.09 ELIMINAÇÃO OF AUT IMPRENSA
a conceder entrevista à imprensa
01.03.01.10 Ofício convocando para reunião ELIMINAÇÃO OF REUNIAO
28
DOCUMENTOS E ACESSO
Ofício solicitando agendamento de

01.03.01.11 ELIMINAÇÃO OF SOL AUDIENCIA
audiência
PAUTA
01.03.01.12 Pauta de compromissos ELIMINAÇÃO
COMPROMISSOS
01.03.01.13 Pauta de reunião ELIMINAÇÃO PAUTA REUNIAO
01.03.01.14 Registro de convites recebidos ELIMINAÇÃO REG CONVITES
Formulário de encaminhamento de matéria
01.03.02.01 ELIMINAÇÃO FORM DOE
para publicação no Diário Oficial do Estado
Lista de códigos de identificação e
01.03.02.02 ELIMINAÇÃO LISTA
autorização
Matéria para publicação no Diário Oficial
01.03.02.03 ELIMINAÇÃO MATÉRIA DOE
do Estado
02.01.01.01 Clipping ELIMINAÇÃO CLIPPING
GUARDA
02.01.02.01 Artigo, nota e notícia PERMANENTE ARTIGO
02.01.02.02 Credencial de jornalista ELIMINAÇÃO CRED JORNALISTA
02.01.02.03 Pauta para a imprensa ELIMINAÇÃO PAUTA IMPRENSA
02.01.02.04 Release e sinopse ELIMINAÇÃO RELEASE
GUARDA
02.01.02.05 Site institucional PERMANENTE SITE INST
Modelo de diagramação para matérias de
02.01.03.01 ELIMINAÇÃO MOD DIAGRAMACAO
site institucional
GUARDA
02.01.04.01 Banco de imagem PERMANENTE BANCO IMAGEM
GUARDA
02.01.04.02 Registro fotográfico PERMANENTE REG FOTOGRAFICO
GUARDA
02.01.04.03 Registro sonoro PERMANENTE REG SONORO
GUARDA
02.01.04.04 Vídeo institucional PERMANENTE VIDEO INST
GUARDA
02.02.01.01 Normas do Cerimonial Público PERMANENTE NORMAS CER PUBL
02.02.02.01 Comunicado de instrução de serviço ELIMINAÇÃO COMUN SERVICO
02.02.02.02 Memorando solicitando contingente ELIMINAÇÃO MEM CONTINGENTE
02.02.02.03 Ofício solicitando ajudantes de ordem ELIMINAÇÃO OF SOL AJUDANTE
02.02.02.04 Requisição de veículo ELIMINAÇÃO REQ VEICULO
02.02.03.01 Expediente de indicações políticas ELIMINAÇÃO EXP POLITICAS
Expediente de solicitação de apoio político- EXP SOL POLITICO-
financeiro FINANCEIRO
COMUN LUTO
02.02.04.01 Comunicado de luto oficial ELIMINAÇÃO
OFICIAL
Comunicado sobre a realização de COMUN CERIMONIA
cerimônia oficial OFICIAL
Ofício de agradecimento, cumprimento,
02.02.04.03 ELIMINAÇÃO OF AGRADECIMENTO
despedida ou pêsames
Ofício encaminhando o programa e o
02.02.04.04 ELIMINAÇÃO OF ENC PROGRAMA
cerimonial da solenidade ou recepção
Ofício para autoridade diplomática ou OF AUT
consular DIPLOMATICA
02.02.04.06 Ofício solicitando serviços de tradução ELIMINAÇÃO OF SOL TRADUCAO
GUARDA CAD DATAS
02.02.05.01 Cadastro de datas nacionais PERMANENTE NACIONAIS
CAD CORPO
02.02.05.02 Cadastro do corpo consular ELIMINAÇÃO
CONSULAR
Expediente referente à emissão de EXP IDENT
identidade consular CONSULAR
FICHA DADOS
02.02.05.04 Ficha de atualização de dados consulares ELIMINAÇÃO
CONSULARES
Livro de atas de expedição de identificação GUARDA L ATA IDENT
consular CONSULAR
29
DOCUMENTOS E ACESSO
Processo de designação de autoridade PROC DESIG

consular CONSULAR
02.03.01.01 Agenda de eventos ELIMINAÇÃO AGENDA
Cadastro de autoridades estrangeiras GUARDA
02.03.01.02 PERMANENTE CAD ESTRANGEIRAS
recebidas
GUARDA
02.03.01.03 Cadastro de comendas outorgadas PERMANENTE CAD OUTORGADAS
Convite de evento organizado por órgão GUARDA
02.03.01.04 PERMANENTE CONVITE ORG EST
estadual
02.03.01.05 Credencial de evento ou cerimônia oficial ELIMINAÇÃO CRED EVENTO
GUARDA
02.03.01.06 Discurso, palestra ou conferência PERMANENTE DISCURSO
GUARDA
02.03.01.07 Dossiê de evento PERMANENTE DOSSIE EVENTO
02.03.01.08 Expediente de solenidade rotineira ELIMINAÇÃO EXP ROTINEIRA
Folheto, catálogo ou cartaz de divulgação GUARDA
02.03.01.09 PERMANENTE FOLHETO
de evento
02.03.01.10 Lista de presença em evento ELIMINAÇÃO LISTA PRESENCA
GUARDA
02.03.01.11 Lista de presentes oferecidos e recebidos PERMANENTE LISTA PRESENTES
GUARDA
02.03.01.12 Livro de assinaturas de autoridades PERMANENTE L ASSINATURAS
Programa de solenidade, recepção oficial
02.03.01.13 ELIMINAÇÃO PROGR SOLENIDADE
ou evento
Relação de convidados para eventos ou
02.03.01.14 ELIMINAÇÃO REL CONV EVENTOS
solenidades oficiais
GUARDA
02.04.01.01 Projeto executivo de identidade visual PERMANENTE PROJ IDENT VISUAL
02.04.02.01 Briefing de licitação ELIMINAÇÃO BRIEFING LICITACAO
Edital para contratação de agência de
02.04.02.02 ELIMINAÇÃO EDITAL AG PUBL
publicidade
Processo de contratação de agência de GUARDA PROC CONTR AG
publicidade PUBL
BRIEFING
02.04.03.01 Briefing de campanha ELIMINAÇÃO
CAMPANHA
02.04.03.02 Cadastro de despesas com comunicação ELIMINAÇÃO CAD DESP COMUN
02.04.03.03 Cadastro dos meios de comunicação ELIMINAÇÃO CAD COMUN
Ofício encaminhando o Relatório em
02.04.03.04 ELIMINAÇÃO OF ENC RELATORIO
ordem cronológica de pagamento
Ofício relativo aos serviços de
02.04.03.05 ELIMINAÇÃO OF SERV COMUN
comunicação
02.04.03.06 Pedido de campanha de publicidade ELIMINAÇÃO PED CAMP PUBL
Termo de especificação técnica de
02.04.03.07 ELIMINAÇÃO TERMO CAMP PUBL
campanha de publicidade
GUARDA
02.04.04.01 Arte final de peça de campanha publicitária PERMANENTE ARTE CAMP PUBL
Ofício solicitando aprovação de peças de OF SOL APROV
campanha ou evento CAMP
Parecer técnico sobre atividades de PAR TEC
propaganda e marketing PROPAGANDA
02.04.04.04 Peça de campanha publicitária ELIMINAÇÃO PEÇA CAMP PUBL
02.04.04.05 Plano de mídia ELIMINAÇÃO PLANO MIDIA
GUARDA
02.04.04.06 Vídeo de campanha publicitária PERMANENTE VIDEO CAMP PUBL
GUARDA
02.05.01.01 Livro, periódico, folheto PERMANENTE LIVRO
02.05.01.02 Projeto gráfico ELIMINAÇÃO PROJ GRAFICO
PROVA PROJ
02.05.01.03 Prova do projeto gráfico ELIMINAÇÃO
GRAFICO
03.02.01.01 Currículo de candidato a emprego público ELIMINAÇÃO CURR EMPR PUBL
Ficha de inscrição de candidato a emprego FICHA CAND EMPR
público PUBL
30
DOCUMENTOS E ACESSO
GUARDA L REG CONCURSO

03.02.01.03 Livro de registro de concurso público PERMANENTE PUBL
Processo de abertura de concurso público
PROC CONCURSO
03.02.01.04 para provimento de cargo mediante ELIMINAÇÃO
PUBL NOMEACAO
nomeação
Processo de abertura de processo seletivo PROC SELETIVO
especial ou concurso interno ESPECIAL
Processo de abertura de processo seletivo
PROC SELETIVO
03.02.01.06 para preenchimento de função-atividade ELIMINAÇÃO
ADMISSAO
mediante admissão
Processo de abertura de processo seletivo PROC SELETIVO
para prestação voluntária de serviços VOLUNTARIA
Processo de aproveitamento de PROC REMANES
remanescentes de concurso público CONCURSO PUBL
Processo referente aos programas de PROC RECRUT
recrutamento e seleção SELECAO
Provas e gabaritos de concurso público ou
03.02.01.10 ELIMINAÇÃO PROVAS GABARITOS
processo seletivo
Relação das admissões por concurso REL ADM CONCURSO
público ou processo seletivo PUBL
Relação das contratações por tempo REL CONTR TEMPO
determinado DETERM
Relação de servidores e funcionários REL SERVIDORES
cedidos à Organização Social ORG SOCIAL
03.02.02.01 Atestado de freqüência em curso ELIMINAÇÃO ATESTADO CURSO
Cadastro de instrutores e instituições CAD INSTR ENSINO
especializadas em ensino e treinamento TREINAMENTO
GUARDA
03.02.02.03 Calendário de Cursos e Estágios - CCE PERMANENTE CALENDARIO
03.02.02.04 Cronograma de cursos ELIMINAÇÃO CRON CURSOS
GUARDA
03.02.02.05 Dossiê de curso PERMANENTE DOSSIE CURSO
Plano de atividades de desenvolvimento e GUARDA PLANO ATIV DESENV
capacitação CAPACITACAO
03.02.02.07 Processo de autorização de curso ELIMINAÇÃO PROC AUTOR CURSO
Processo de capacitação de recursos PROC CAPACITACAO
humanos RH
Processo de concessão de bolsa de PROC BOLSA
estudo ESTUDO
Processo de concurso para admissão em
03.02.02.10 ELIMINAÇÃO PROC CONC APM
cursos da Academia da Polícia Militar
Relatório de avaliação de curso de
03.02.02.11 ELIMINAÇÃO REL AVAL CURSO
capacitação ou qualificação técnica
Relatório de desempenho de participantes
03.02.02.12 ELIMINAÇÃO REL DESEMP CURSO
de cursos
REL MENSAL
03.02.02.13 Relatório mensal de custos com cursos ELIMINAÇÃO
CUSTOS
Formulário para o Cadastro Geral de
03.03.01.01 ELIMINAÇÃO FORM CAGED
Empregados e Desempregados - CAGED
PLAN PROGRESSAO
03.03.01.02 Planilha de progressão funcional ELIMINAÇÃO
FUNCIONAL
Processo de acumulação de cargo ou
03.03.01.03 ELIMINAÇÃO PROC ACUM CARGO
função-atividade
03.03.01.04 Processo de mobilidade funcional ELIMINAÇÃO PROC MOB FUNC
GUARDA PROC PROM
03.03.01.05 Processo de promoção por bravura PERMANENTE BRAVURA
Processo de promoção por merecimento PROC PROM
ou antigüidade MERECIMENTO
03.03.01.07 Prontuário do estagiário ELIMINAÇÃO PRONT ESTAGIARIO
31
DOCUMENTOS E ACESSO
03.03.01.08 Prontuário funcional ELIMINAÇÃO PRONT FUNCIONAL

03.03.01.09 Relatório de movimentação de funcionários ELIMINAÇÃO REL MOV FUNC
03.03.02.01 Comunicado de falecimento ELIMINAÇÃO COM FALECIMENTO
Declaração negativa de admissão de DECL NEGATIVA ADM
pessoal PESSOAL
GUARDA L POSSE
03.03.02.03 Livro de posse de servidores PERMANENTE SERVIDORES
Pedido de prorrogação de prazo para o PED PRORR PRAZO
exercício do cargo EXERC CARGO
Pedido de prorrogação de prazo para PED PRORR PRAZO
posse EXERC POSSE
PROC DISP FUNCAO-
03.03.02.06 Processo de dispensa de função-atividade ELIMINAÇÃO
ATIVIDADE
PROC EXONERACAO
03.03.02.07 Processo de exoneração do cargo ELIMINAÇÃO
CARGO
Processo de substituição de ocupante de PROC SUBST
cargo ou função-atividade FUNCAO-ATIVIDADE
Processo para preenchimento de função- PROC PREENCH
atividade FUNCAO-ATIVIDADE
03.03.02.10 Processo para provimento de cargo ELIMINAÇÃO PROC PROV CARGO
REL SUBST
03.03.02.11 Relação de substituições remuneradas ELIMINAÇÃO
REMUNERADAS
03.03.03.01 Aviso prévio ELIMINAÇÃO AVISO PREVIO
COMUN DISPENSA
03.03.03.02 Comunicado de dispensa ou desligamento ELIMINAÇÃO
OU DESLIG
Comunicado de exclusão de pessoal da COMUN EXCL
Frente de Trabalho FRENTE TRABALHO
CONTRATO IND
03.03.03.04 Contrato individual de trabalho ELIMINAÇÃO
TRABALHO
GUARDA
03.03.03.05 Livro de registro de empregados PERMANENTE L REG EMPREGADOS
03.03.03.06 Pedido de demissão ELIMINAÇÃO PEDIDO DEMISSAO
Processo de admissão para prestação PROC ADM
voluntária de serviços VOLUNTARIA SERV
PROC CONTR
03.03.03.08 Processo de contratação de estagiário ELIMINAÇÃO
ESTAGIARIO
Processo de rescisão de contrato PROC RESCISAO
individual de trabalho TRABALHO
Recibo de entrega de comunicado de RECIBO COMUN
dispensa DISPENSA
Recibo de entrega de requerimento do RECIBO REQ
seguro-desemprego SEGURO- DESEMP
03.03.03.12 Relatório de débito ELIMINAÇÃO REL DEBITO
TERMO ADITIVO
Termo aditivo ao contrato individual de
03.03.03.13 ELIMINAÇÃO CONTR IND
trabalho
TRABALHO
TERMO RESCISAO
Termo de rescisão de contrato individual
03.03.03.14 ELIMINAÇÃO CONTR IND
de trabalho
TRABALHO
03.03.04.01 Aviso de férias ELIMINAÇÃO AVISO FERIAS
03.03.04.02 Escala de férias ELIMINAÇÃO ESCALA FERIAS
03.03.04.03 Escala de licenças-prêmio ELIMINAÇÃO ESCALA LIC-PREMIO
Pedido de retenção ou suplementação do PEDIDO RET AUX-
auxílio-alimentação ALIM
03.03.04.05 Processo de afastamentos ou licenças ELIMINAÇÃO PROC AFAST LIC
03.03.04.06 Processo de aposentadoria ELIMINAÇÃO PROC APOSENT
Processo de aposentadoria e pensão de PROC APOSENT
advogados, economistas e serventuários PENSAO ECON SERV
32
DOCUMENTOS E ACESSO
Processo de complementação de PROC COMPL PROV

proventos de aposentadoria APOSENT
Processo de complementação do valor da PROC COMPL
pensão PENSÃO
Processo de concessão de direitos e PROC DIREITOS
benefícios BENEF
Processo de concessão e incorporação de PROC CONC VANT
vantagens pecuniárias PEC
PROC INCORP
03.03.04.12 Processo de incorporação de décimos ELIMINAÇÃO
DECIMOS
Processo de indeferimento de férias por
03.03.04.13 ELIMINAÇÃO PROC IND FERIAS
absoluta necessidade do serviço
Processo de pensão mensal ao PROC PENSAO
beneficiário do servidor público estadual MENSAL SERV
Processo de pensão mensal ao
PROC PENSAO
03.03.04.15 beneficiário do servidor público municipal - ELIMINAÇÃO
MENSAL CASEM
CASEM
Processo de reforma ou transferência para
03.03.04.16 ELIMINAÇÃO PROC REF RESERVA
a reserva
Quadro demonstrativo de pagamento de QUADRO DEMONST
férias PAG FERIAS
03.03.04.18 Recibo de 13.º salário ELIMINAÇÃO RECIBO 13 SALARIO
03.03.04.19 Recibo de abono de férias ELIMINAÇÃO RECIBO FERIAS
RECIBO ADIANT 13
03.03.04.20 Recibo de adiantamento de 13.º salário ELIMINAÇÃO
SALARIO
03.03.04.21 Recibo de entrega de auxílio-alimentação ELIMINAÇÃO RECIBO AUX-ALIM
RECIBO VALE-
03.03.04.22 Recibo de entrega de vale-transporte ELIMINAÇÃO
TRANSP
RECIBO GOZO
03.03.04.23 Recibo de gozo de férias ELIMINAÇÃO
FÉRIAS
03.03.04.24 Recibo de pagamento de férias ELIMINAÇÃO RECIBO PAG FERIAS
RECIBO PAG SAL-
03.03.04.25 Recibo de pagamento de salário-educação ELIMINAÇÃO
EDUC
REL FUNC
03.03.04.26 Relação de funcionários afastados ELIMINAÇÃO
AFASTADOS
03.03.04.27 Relatório de auxílio-alimentação ELIMINAÇÃO REL AUX-ALIM
Requerimento para gozo de férias REQ GOZO FERIAS
indeferidas IND
03.03.04.29 Solicitação da 1.ª parcela do 13.º salário ELIMINAÇÃO SOL 1ª PAR 13º SAL
03.03.04.30 Solicitação de abono de férias ELIMINAÇÃO SOL ABONO FERIAS
Ficha de Informação de Financiamento -
03.03.05.01 ELIMINAÇÃO FIF
FIF
PROC CARTEIRA
03.03.05.02 Processo de carteira do lazer ELIMINAÇÃO
LAZER
Processo de concessão de bolsa de PROC BOLSA EST
estudos reembolsável REEMB
03.03.05.04 Processo de financiamento habitacional ELIMINAÇÃO PROC FINANC HAB
Processo de repasse de pagamento de
03.03.05.05 seguro habitacional e Fundo de ELIMINAÇÃO PROC SEGURO FCVS
Compensação e Variação Salarial - FCVS
Processo de repasse de pagamento do
03.03.05.06 Fundo de Compensação e Variação ELIMINAÇÃO PROC FCVS
Salarial - FCVS
Relatório do Fundo de Compensação e
03.03.05.07 ELIMINAÇÃO REL FCVS
Variação Salarial - FCVS
APOSTILA AVAL
03.03.06.01 Apostila de avaliação de desempenho ELIMINAÇÃO
DESEMP
Ata de reunião dos responsáveis pela GUARDA
03.03.06.02 PERMANENTE ATA REUNIAO AVAL
avaliação
33
DOCUMENTOS E ACESSO
Boletim de desempenho para readaptação BOLETIM READAP

funcional FUNC
Dossiê de avaliação de funcionários DOSSIE AVAL FUNC
demitidos DEMITIDOS
Formulário de avaliação de cursos de FORM AVAL APERF
formação e aperfeiçoamento funcional FUNC
FORM AVAL
03.03.06.06 Formulário de avaliação de desempenho ELIMINAÇÃO
DESEMPENHO
Formulário de manifestação sobre o FORM CUMPR
cumprimento de metas METAS
PLANO
Plano de desempenho do órgão ou GUARDA
03.03.06.08 PERMANENTE DESEMPENHO ORG
unidade
UNID
Processo administrativo de avaliação de PROC ADM AVAL EST
desempenho e estágio probatório PROBATORIO
Processo avaliatório para concessão do
03.03.06.10 Prêmio de Incentivo à Produtividade e ELIMINAÇÃO PROC AVAL PIPQ
Qualidade - PIPQ
Recibo de entrega do demonstrativo da RECIBO AVAL
avaliação de desempenho DESEMPENHO
03.03.06.12 Relatório dos processos avaliatórios ELIMINAÇÃO REL PROC AVAL
Pedido de reconsideração de decisão em PEDIDO RECONS
processo administrativo PROC ADM
Processo administrativo para aplicação de PROC ADM PENA
pena disciplinar DISCIPLINAR
Processo de pedido de justificação para
PROC IRREG
03.03.07.03 apuração de irregularidades na conduta de ELIMINAÇÃO
OFICIAIS
oficiais
Processo de perda do posto, da patente e
03.03.07.04 ELIMINAÇÃO PROC PERDA POSTO
de graduação das praças
Processo de revisão de Processo
PROC VER PROC
03.03.07.05 administrativo ou de Processo de ELIMINAÇÃO
ADM
sindicância
Processo de sindicância para apuração de PROC SIND ABAND
abandono de cargo CARGO
Processo de sindicância para apuração de PROC SIND FALTA
falta disciplinar DISC
Processo de recolhimento de contribuição
03.03.08.01 ELIMINAÇÃO PROC REC PSS
para o Plano da Seguridade Social
Processo de recolhimento de contribuição PROC REC CONTR
sindical SINDICAL
03.03.08.03 Processo de recolhimento do FGTS ELIMINAÇÃO PROC REC FGTS
PROC REC
03.03.08.04 Processo de recolhimento do PIS/PASEP ELIMINAÇÃO
PIS/PASEP
Relação Anual de Informações Sociais -
03.03.08.05 ELIMINAÇÃO REL RAIS
RAIS
Relação de contribuição sindical,
03.03.08.06 ELIMINAÇÃO REL CONTR CONFED
assistencial e confederativa
03.04.01.01 Atestado de freqüência ELIMINAÇÃO ATESTADO FREQ
03.04.01.02 Banco de horas ELIMINAÇÃO BANCO HORAS
03.04.01.03 Boletim de freqüência ELIMINAÇÃO BOLETIM FREQ
COMUN
03.04.01.04 Comunicado de ocorrências ELIMINAÇÃO
OCORRENCIAS
03.04.01.05 Escala de serviço ELIMINAÇÃO ESCALA SERV
Ficha de registro de freqüência (modelo
03.04.01.06 ELIMINAÇÃO FICHA REG FREQ
100)
03.04.01.07 Ficha individual de alterações ELIMINAÇÃO FICHA IND
03.04.01.08 Formulário de justificativa de falta ELIMINAÇÃO FORM JUST FALTA
03.04.01.09 Mapa de freqüência ELIMINAÇÃO MAPA FREQ
34
DOCUMENTOS E ACESSO
MAPA HORAS-
03.04.01.10 Mapa de horas-extras ELIMINAÇÃO
EXTRAS
03.04.01.11 Pedido de abono de faltas ELIMINAÇÃO PED ABONO
PLAN CONTR
03.04.01.12 Planilha de controle de horas-extras ELIMINAÇÃO
HORAS-EXTRAS
Processo de concessão de horário de
03.04.01.13 ELIMINAÇÃO PROC HORARIO EST
estudante
Processo de concessão de horário
03.04.01.14 ELIMINAÇÃO PROC HORARIO ESP
especial
Processo de convocação de prestação de
03.04.01.15 ELIMINAÇÃO PROC SERV EXTR
serviço extraordinário e horas-extras
Quadro demonstrativo de registro de
03.04.01.16 ELIMINAÇÃO QUADRO REG FREQ
freqüência
03.04.01.17 Registro de ponto ELIMINAÇÃO REGISTRO PONTO
REL SERVIDORES
03.04.01.18 Relação de servidores com ocorrências ELIMINAÇÃO
OCORRENCIAS
Processo Único de Contagem de Tempo -
03.04.02.01 ELIMINAÇÃO PROC PUCT
PUCT
Relação de apostilas retificatórias de REL RET
vantagens decorrentes de decisão judicial VANTAGENS
Relação de atos concessórios de
03.04.02.03 ELIMINAÇÃO REL APOSENT
aposentadoria
03.04.02.04 complementação de proventos de ELIMINAÇÃO REL PROV APOSENT
aposentadoria
03.04.02.05 ELIMINAÇÃO REL VALOR PENSAO
complementação do valor da pensão
Relação de atos concessórios de pensão REL PENSAO SERV
dos servidores civis e militares CIVIS
Relação de atos concessórios de reforma REL REFORMA
ou transferência para a reserva TRANSF
Autorização para descontos não previstos
03.05.01.01 ELIMINAÇÃO AUTOR DESCONTOS
em lei
Boletim informativo para elaboração da
03.05.01.02 ELIMINAÇÃO BOLETIM FOLHA PAG
Folha de pagamento
Formulário de atualização de dados
pessoais e funcionais para a elaboração FORM ATUAL FOLHA
da Folha de pagamento (via arquivada na PAG SF
Secretaria da Fazenda)
Formulário de atualização de dados
pessoais e funcionais para a elaboração FORM ATUAL FOLHA
da Folha de pagamento (via arquivada nas PAG RH
Unidades de Recursos Humanos)
Guia de autorização para consignação em GUIA AUTOR FOLHA
Folha de pagamento PAG
03.05.01.06 Informação judicial ELIMINAÇÃO INF JUDICIAL
Processo de auditoria de contratos de PROC AUDITORIA
consignatárias CONSIG
Processo de cálculo de incorporação de PROC CALCULO
vantagens pecuniárias VANT PEC
Processo de cálculo para pagamento de PROC CALCULO PAG
precatório PRECATORIO
03.05.01.10 Processo de compensação previdenciária ELIMINAÇÃO PROC COMP PREVID
Processo de consolidação de decisões PROC CONS DEC
judiciais JUDICIAIS
Processo de desconto de honorário PROC DESCONTO
advocatício em Folha de pagamento FOLHA PAG
PROC DIF
03.05.01.13 Processo de diferença de vencimentos ELIMINAÇÃO
VENCIMENTOS
35
DOCUMENTOS E ACESSO
Processo de dispensa de reposição de PROC DISP

vencimentos VENCIMENTOS
03.05.01.15 Processo de estorno ou reposição ELIMINAÇÃO PROC ESTORNO
Processo de guias de recolhimento de
03.05.01.16 ELIMINAÇÃO PROC PIS/PASEP
PIS/PASEP
Processo de inscrição para consignação PROC INSCR FOLHA
em Folha de pagamento PAG
03.05.01.18 Processo de pagamento a quem de direito ELIMINAÇÃO PROC PAG DIREITO
Processo de pagamento de férias e
03.05.01.19 ELIMINAÇÃO PROC PAG FERIAS
licença-prêmio em pecúnia
Processo de pagamento de salário-
03.05.01.20 ELIMINAÇÃO PROC PAG MATERN
maternidade
Processo de pedido de ressarcimento do PROC RESSARC
PIS/PASEP PIS/PASEP
03.05.01.22 Processo de renúncia de proventos ELIMINAÇÃO PROC REN PROV
Processo de unificação de critérios de GUARDA
03.05.01.23 PERMANENTE PROC UNIF PAG
pagamento
Processo para cancelamento de inscrição
03.05.01.24 ELIMINAÇÃO PROC CANC IAMSPE
no IAMSPE
Processo para pagamento de benefício da PROC PAG LEI DE
Lei de Guerra GUERRA
Processo para pagamento de pensão -
03.05.01.26 ELIMINAÇÃO PROC PAG PENSAO
Segurança Pública
Processo para pagamento de pensão PROC PAG PENSAO
alimentícia ALIM
auxílio-acidente AUXILIO
especial ESP
Processo para pagamento de pensão
PROC PAG PENSAO
03.05.01.30 especial aos participantes da Revolução ELIMINAÇÃO
RC 1932
Constitucionalista de 1932
parlamentar PARL
Processo relatório de gratificação de
03.05.01.32 Gestão e Controle do Erário Estadual - ELIMINAÇÃO PROC GECE AUT
GECE de Autarquia
Processo relatório de gratificação de
03.05.01.33 ELIMINAÇÃO PROC REPR AUT
representação de Autarquia
03.05.01.34 Requerimento de revisão de pagamento ELIMINAÇÃO REQ VER PAG
Requerimento para pagamento de auxílio- REQ PAG AUX
funeral FUNERAL
Declaração de encargos de dependentes DECL DEPENDENTES
para fins de Imposto de Renda IR
Extrato do INSS para fins de EXTRATO INSS
complementação de aposentadoria APOSENTADORIA
Ficha financeira de pagamento de FICHA FINAN PAG
servidores, inativos ou pensionistas SERVIDORES
Folha de pagamento (via arquivada na
03.05.02.04 ELIMINAÇÃO FOLHA PAG SF
Secretaria da Fazenda)
Folha de pagamento (via arquivada nas
03.05.02.05 ELIMINAÇÃO FOLHA PAG RH
Unidades de Recursos Humanos)
ORDEM CRED
03.05.02.06 Ordem de crédito complementar individual ELIMINAÇÃO
COMPL IND
ORDEM CRED FOLHA
03.05.02.07 Ordem de crédito das folhas de pagamento ELIMINAÇÃO
PAG
Planilha de concessão de décimos
03.05.02.08 ELIMINAÇÃO PLAN DEC INCORP
incorporados
36
DOCUMENTOS E ACESSO
Planilha de concessão de incorporação de

03.05.02.09 ELIMINAÇÃO PLAN GRAT REPR
gratificação de representação
Quadro demonstrativo da Folha de
03.05.02.10 ELIMINAÇÃO QUADRO FOLHA PAG
pagamento de Autarquias e Fundações
03.05.02.11 Relação de crédito bancário ELIMINAÇÃO REL CRED BANCARIO
REL ANUAL FOLHA
03.05.02.12 Relatório anual da Folha de pagamento ELIMINAÇÃO
PAG
Relatório com o total de consignação por REL CONSIG
entidade ENTIDADE
03.05.02.14 Relatório com quantidade de holleriths ELIMINAÇÃO REL HOLLERITHS
Relatório comparativo da Folha de REL COMP FOLHA
pagamento PAG
REL FERIAS
03.05.02.16 Relatório de 1/3 de férias por Secretaria ELIMINAÇÃO
SECRETARIA
Relatório de auditoria da Folha de
03.05.02.17 ELIMINAÇÃO REL AUD FOLHA PAG
pagamento
Relatório de auditoria do Sistema de
03.05.02.18 ELIMINAÇÃO REL AUD ACCA
Despesa de Pessoal do Estado - ACCA
Relatório de consolidação de despesa da REL DESP FOLHA
Folha de pagamento - CLD-045 PAG
Relatório de custeio por entidade REL ENTIDADE
consignatória CONSIG
REL HISTORICO
03.05.02.21 Relatório de histórico funcional ELIMINAÇÃO
FUNC
Relatório de liberação financeira às REL LIBERACAO
Autarquias e Tribunais FINAN
Relatório de ordens de crédito REL CRED COMPL
complementar emitidas mensalmente MENSAL
REL PAG PRO-
03.05.02.24 Relatório de pagamento de pró-labore ELIMINAÇÃO
LABORE
Relatório de pagamento de substituição de
03.05.02.25 ELIMINAÇÃO REL PAG SUBST
função
REL PAG NAO
03.05.02.26 Relatório de pagamentos não efetuados ELIMINAÇÃO
EFETUADOS
Relatório de recolhimento de encargos REL REC ENCARGOS
sociais SOCIAIS
Relatório de retribuição de função de
03.05.02.28 ELIMINAÇÃO REL FUNCAO ENSINO
ensino
03.05.02.29 Relatório de vencimentos e descontos ELIMINAÇÃO REL VENC DESC
03.05.02.30 Relatório diário de operações realizadas ELIMINAÇÃO REL DIARIO OPER
REL MENSAL 13
03.05.02.31 Relatório mensal de 13.º salário ELIMINAÇÃO
SALARIO
Relatório resumido de consolidação de REL RESUMIDO CLD-
despesa da Folha de pagamento - CLD-60 60
Requerimento de isenção de contribuição
03.05.02.33 ELIMINAÇÃO REQ CONTR PREVID
previdenciária
DEMONSTRATIVO
03.05.02.34 Demonstrativo de pagamento ELIMINAÇÃO
PAG
GUARDA
03.06.01.01 Atestado de origem PERMANENTE ATESTADO ORIGEM
Certificado de Aprovação de Instalações -
03.06.01.02 ELIMINAÇÃO CERT CAI
CAI
Certificado de Aprovação do Equipamento
03.06.01.03 ELIMINAÇÃO CERT CAEPI
de Proteção Individual -CAEPI
Comunicado de Acidente de Trabalho -
03.06.01.04 ELIMINAÇÃO CAT
CAT
03.06.01.05 Dados Informativos de Acidentes - DIA ELIMINAÇÃO DIA
03.06.01.06 Declaração das instalações ELIMINAÇÃO DECL INST
37
DOCUMENTOS E ACESSO
GUARDA
03.06.01.07 Dossiê de campanha de prevenção PERMANENTE DOSSIE PREV
GUARDA INQUERITO
03.06.01.08 Inquérito sanitário de origem PERMANENTE SANITARIO
Laudo Técnico das Condições Ambientais
03.06.01.09 ELIMINAÇÃO LAUDO TCAT
de Trabalho - LTCAT
03.06.01.10 Laudo técnico pericial de riscos ambientais ELIMINAÇÃO LAUDO RISCOS AMB
03.06.01.11 Perfil Profissiográfico Previdenciário - PPP ELIMINAÇÃO PPP
Processo de sindicância de acidente de
03.06.01.12 ELIMINAÇÃO PROC SIND AT
trabalho
Programa de Controle Médico de Saúde
03.06.01.13 ELIMINAÇÃO PCMSO
Ocupacional - PCMSO
Programa de Prevenção de Riscos GUARDA
03.06.01.14 PERMANENTE PPRA
Ambientais - PPRA
Prontuário médico do funcionário ou
03.06.01.15 ELIMINAÇÃO PRONT MEDICO
servidor público
Relatório do Programa de Controle Médico
03.06.01.16 ELIMINAÇÃO REL PCMSO
de Saúde Ocupacional - PCMSO
Relatório do Programa de Prevenção de
03.06.01.17 ELIMINAÇÃO REL PPRA
Riscos Ambientais - PPRA
Certificado de registro no Serviço
CERT SERV ESP ENG
03.06.02.01 Especializado em Engenharia de ELIMINAÇÃO
SEG MED TRABALHO
Segurança e em Medicina do Trabalho
03.06.02.02 Dossiê da CIPA por mandato ELIMINAÇÃO DOSSIE CIPA
Ficha de controle de inspeção de FICHA INSP
extintores EXTINTORES
Ficha de informação para o Ministério do
03.06.02.04 ELIMINAÇÃO FICHA SSMT
Trabalho - SSMT
03.06.02.05 Lista de presença em reuniões da CIPA ELIMINAÇÃO LISTA CIPA
GUARDA
03.06.02.06 Livro de atas da CIPA PERMANENTE L ATA CIPA
GUARDA
03.06.02.07 Livro de inspeção do trabalho PERMANENTE L INSP TRABALHO
GUARDA
03.06.02.08 Mapa anual de acidentes de trabalho PERMANENTE MAPA AT
03.06.02.09 Mapa de riscos ELIMINAÇÃO MAPA RISCOS
Planta de ambientes de trabalho e PLANTA AMB
localização de extintores TRABALHO
Processo de constituição de Comissão GUARDA
03.06.02.11 PERMANENTE PROC CIPA
Interna de Prevenção de Acidentes - CIPA
Processo de constituição de Comissão GUARDA
03.06.02.12 PERMANENTE PROC COPESE
Permanente de Segurança - COPESE
GUARDA
03.06.02.13 Processo de eleição da CIPA PERMANENTE PROC ELEICAO CIPA
Programa bienal de segurança e medicina PROG BIENAL MED
do trabalho TRABALHO
Relatório da Comissão Permanente de GUARDA REL COMISSAO
Segurança PERM SEG
Dossiê por programa social de qualidade DOSSIEPROG
de vida SOCIAL QUAL VIDA
Processo relativo ao programa social de GUARDA PROC PROG SOCIAL
qualidade de vida QUAL VIDA
PROPOSTA ANUAL
03.07.01.03 Proposta anual de trabalho ELIMINAÇÃO
TRABALHO
Relatório anual de avaliação das GUARDA REL ANUAL AVAL
atividades de serviço social SERV SOCIAL
Cadastro de funcionários e familiares
03.07.02.01 ELIMINAÇÃO CAD FUNC FAM
atendidos
FICHA AVAL SOCIO-
03.07.02.02 Ficha de avaliação sócio-econômica ELIMINAÇÃO
ECONOMICA
03.07.02.03 Formulário agendando consulta ELIMINAÇÃO FORM CONS
38
DOCUMENTOS E ACESSO
Formulário de encaminhamento ao
03.07.02.04 ELIMINAÇÃO FORM IAMSP
IAMSPE
03.07.02.05 Prontuário social ELIMINAÇÃO PRONT SOCIAL
REL VISITA
03.07.02.06 Relatório de visita domiciliar ELIMINAÇÃO
DOMICILIAR
Cadastro de crianças matriculadas e
03.08.01.01 ELIMINAÇÃO CAD CRIANCAS
inscritas
FICHA INSCR
03.08.01.02 Ficha de inscrição da criança ELIMINAÇÃO
CRIANCA
FICHA MATR
03.08.01.03 Ficha de matrícula da criança ELIMINAÇÃO
CRIANCA
FICHA REG MENSAL
03.08.01.04 Ficha de registro mensal de freqüência ELIMINAÇÃO
FREQ
GUARDA
03.08.01.05 Livro de matrícula de crianças PERMANENTE L MATR CRIANCAS
03.08.01.06 Prontuário da criança ELIMINAÇÃO PRONT CRIANCA
Lista de freqüência em passeios ou LISTA FREQ
viagens PASSEIOS
Programa de atividades recreativas e PROGR ATIV
pedagógicas RECREATIVAS
GUARDA
03.08.02.03 Registro fotográfico de evento infantil PERMANENTE REG FOTO
GUARDA
03.08.02.04 Vídeo de evento infantil PERMANENTE VÍDEO
03.08.03.01 Cardápio semanal ELIMINAÇÃO CARDAPIO SEMANAL
Ficha de controle de estoque de alimentos
03.08.03.02 ELIMINAÇÃO FICHA ESTOQUE
e medicamentos
FICHA IND
03.08.03.03 Ficha individual de vacinação ELIMINAÇÃO
VACINACAO
03.08.03.04 Mapa mensal de refeições ELIMINAÇÃO MAPA MENSAL REF
03.08.03.05 Planilha de controle de vacinação ELIMINAÇÃO PLAN VACINACAO
03.08.03.06 Relatório de enfermagem ELIMINAÇÃO REL ENF
03.08.03.07 Relatório mensal de saúde da criança ELIMINAÇÃO REL MENSAL SAUDE
FICHA PESO E
03.08.04.01 Ficha de controle mensal de peso e altura ELIMINAÇÃO
ALTURA
LISTA PRESENCA
03.08.04.02 Lista de presença em reuniões de pais ELIMINAÇÃO
PAIS
L OCORRENCIAS
03.08.04.03 Livro de ocorrências com as crianças ELIMINAÇÃO
CRIANCAS
Planilha anual de controle de pesos e PLAN ANUAL CONTR
medidas PESOS E MED
04.01.01.01 Contratos ELIMINAÇÃO CONTRATOS
Pedido de inclusão no cadastro de PED CAD
impedimentos IMPEDIMENTOS
Pedido de reabilitação no cadastro de PED REAB
impedimentos IMPEDIMENTOS
Processo relativo aos trabalhos de PROC COMISSAO
04.01.01.04 Comissão Permanente ou Especial de ELIMINAÇÃO PERM ESP
Licitação LICITACAO
Relação de contratos e atos jurídicos
04.01.01.05 ELIMINAÇÃO REL CONTRATOS
análogos e seus aditamentos
Relação de despesas com dispensa ou REL DESP COM
inexigibilidade de licitação DISPENSA
04.01.01.07 Relação de licitações por modalidade ELIMINAÇÃO REL LIC MODAL
04.01.02.01 Cadastro de registro de preços ELIMINAÇÃO CAD REG PRECOS
04.01.02.02 Processo de registro de preços ELIMINAÇÃO PROC REG PRECOS
Cadastro de fornecedores e prestadores CAD FORN PREST
de serviços SERVICOS
CAD SERVICOS
04.01.03.02 Cadastro de serviços terceirizados ELIMINAÇÃO
TERCEIRIZADOS
39
DOCUMENTOS E ACESSO
04.01.03.03 Processo de registro cadastral ELIMINAÇÃO PROC REG CAD

Processo de aquisição de bens de PROC AQUISICAO
informática e automação BENS INF
Processo de aquisição de material de PROC AQUISICAO
consumo MAT CONSUMO
Processo de aquisição de material PROC AQUISICAO
permanente MAT PERM
PROC AQUISICAO
04.01.04.04 Processo de aquisição de semovente ELIMINAÇÃO
SEMOVENTE
PROC CONTR OBRA
04.01.05.01 Processo de contratação de obra pública ELIMINAÇÃO
PUBL
Processo de contratação de serviço de PROC CONTR SERV
informática e automação INF
Processo de contratação de serviço PROC CONTR SERV
técnico profissional especializado PROF ESP
Processo de contratação de serviço PROC CONTR SERV
técnico profissional generalizado PROF GENERAL
Processo de contratação de serviços PROC CONTR SERV
comuns COMUNS
Processo de contratação de serviços PROC CONTR SERV
terceirizados TERCEIRIZADOS
PROC CRED
04.01.05.07 Processo de credenciamento de pessoal ELIMINAÇÃO
PESSOAL
GUARDA INV FISICO BENS
04.02.01.01 Inventário físico de bens patrimoniais PERMANENTE PATR
Inventário físico-financeiro de bens INV FISICO-FINAN
patrimoniais BENS PATR
GUARDA L CONTROLE CHAPA
04.02.01.03 Livro de controle de chapa patrimonial PERMANENTE PATR
04.02.02.01 Certificado de garantia ELIMINAÇÃO CERT GARANTIA
Processo de contratação de seguro para PROC CONTR
bens patrimoniais SEGURO BENS PATR
Processo de sindicância relativa à defesa PROC SINDICANCIA
de bens patrimoniais DEFESA BENS PATR
Processo de locação de máquinas e PROC LOCACAO
equipamentos MAQ EQUIP
Comunicado de transferência de bens COMUN TRANSF
Processo de alienação de bens PROC ALIENACAO
PROC PERMUTA
04.02.04.03 Processo de permuta de bens patrimoniais ELIMINAÇÃO
BENS PATR
Processo de transferência de bens PROC TRANSF BENS
patrimoniais PATR
Termo de responsabilidade pelo uso de TERMO USO BENS
bens patrimoniais PATR
ATA INUTILIZACAO
04.02.05.01 Ata de inutilização de bens ELIMINAÇÃO
BENS
PROC
Processo de arrolamento de bens
04.02.05.02 ELIMINAÇÃO ARROLAMENTO
excedentes, inservíveis ou em desuso
BENS
Recibo de doação de remanescentes de RECIBO DOACAO
inutilização REMANESC
BALANCETE MAT
04.03.01.01 Balancete de material de almoxarifado ELIMINAÇÃO
ALMOXARIFADO
BALANCO MAT
04.03.01.02 Balanço de material de almoxarifado ELIMINAÇÃO
ALMOXARIFADO
04.03.01.03 Boletim de saída de material ELIMINAÇÃO BOLETIM SAIDA MAT
40
DOCUMENTOS E ACESSO
Formulário de previsão de consumo de

04.03.01.04 ELIMINAÇÃO FORM CONS MAT
material
FORM REQ
04.03.01.05 Formulário de requisição de material ELIMINAÇÃO
MATERIAL
Inventário físico de material de INV FISICO MAT
almoxarifado ALMOXARIFADO
INV FISICO-
Inventário físico-financeiro de material de
04.03.01.07 ELIMINAÇÃO FINANCEIRO MAT
almoxarifado
ALMOXARIFADO
LISTA MAT
04.03.01.08 Lista de material de almoxarifado ELIMINAÇÃO
ALMOXARIFADO
04.03.01.09 Nota de fornecimento ELIMINAÇÃO NOTA FORN
Relação de materiais excedentes, REL MAT
inservíveis ou em desuso EXCEDENTES
Comunicado de irregularidades no COMUN IRREG FORN
fornecimento de material MAT
04.03.02.02 Pedido de aquisição de material ELIMINAÇÃO PED AQUICAO MAT
04.03.03.01 Atestado de recebimento de material ELIMINAÇÃO ATESTADO REC MAT
NOTA FISCAL
04.03.03.02 Nota fiscal (cópia) ELIMINAÇÃO
(COPIA)
Processo relativo aos trabalhos de
04.03.03.03 ELIMINAÇÃO PROC COM REC MAT
Comissão de Recebimento de Material
PROC
Processo de arrolamento de materiais
MATERIAIS
GUARDA
04.04.01.01 Escritura de imóveis PERMANENTE ESCRITURA IMOVEIS
GUARDA
04.04.01.02 Planta de imóveis PERMANENTE PLANTA IMOVEIS
GUARDA PROC AQUISICAO
04.04.01.03 Processo de aquisição de imóvel PERMANENTE IMOVEL
GUARDA
04.04.02.01 Cadastro do patrimônio imobiliário PERMANENTE CAD PATR IMOB
GUARDA
04.04.02.02 Dossiê de imóvel próprio do Estado PERMANENTE DOSSIE IMOVEL
Processo de contratação de seguro para PROC CONTR
imóveis SEGURO IMOVEIS
Processo de reintegração de posse de GUARDA PROC REINT POSSE
imóvel IMOVEL
GUARDA
04.04.03.03 Processo de restauração de imóvel PERMANENTE PROC REST IMOVEL
04.04.04.01 Laudo de avaliação de imóvel ELIMINAÇÃO LAUDO AVAL IMOVEL
04.04.04.02 Relatório de visita de imóvel ELIMINAÇÃO REL VISITA IMOVEL
04.04.04.03 Termo de inspeção de imóvel ELIMINAÇÃO TERMO INSP IMOVEL
Processo de locação de imóvel para o PROC LOCACAO
Estado IMOVEL
Processo de locação de imóvel próprio do PROC LOCACAO
Estado IMOVEL PROPRIO
GUARDA PROC ALIENACAO
04.04.06.01 Processo de alienação de imóvel PERMANENTE IMOVEL
PROC AUTOR USO
04.04.07.01 Processo de autorização de uso de imóvel ELIMINAÇÃO
IMOVEL
PROC CESSAO USO
04.04.07.02 Processo de cessão de uso de imóvel ELIMINAÇÃO
IMOVEL
PROC CONCESSAO
04.04.07.03 Processo de concessão de uso de imóvel ELIMINAÇÃO
USO IMOVEL
04.04.07.04 Processo de empréstimo de imóvel ELIMINAÇÃO PROC EMPR IMOVEL
04.04.07.05 Processo de permissão de uso de imóvel ELIMINAÇÃO PROC USO IMOVEL
04.04.07.06 Processo de permuta de imóvel ELIMINAÇÃO PROC PERM IMOVEL
PROC TRANS
04.04.07.07 Processo de transferência de imóvel ELIMINAÇÃO
IMOVEL
41
DOCUMENTOS E ACESSO
GUARDA PROC APROV

04.04.08.01 Processo de aprovação de edificação PERMANENTE EDIFICACAO
Processo de construção de conjuntos GUARDA PROC CONSTR CONJ
habitacionais HABITACIONAIS
GUARDA
04.04.09.01 Convenção de condomínio PERMANENTE CONVENCAO COND
Processo de registro de incorporação GUARDA PROC REG INCORP
imobiliária IMOBILIARIA
GUARDA PROC REG
04.04.09.03 Processo de registro de loteamento PERMANENTE LOTEAMENTO
GUARDA
04.04.09.04 Projeto de edificação PERMANENTE PROJETO EDIF
GUARDA DECR FIXACAO
04.05.01.01 Decreto relativo à fixação da frota PERMANENTE FROTA
PROC FIXACAO
04.05.01.02 Processo de fixação da frota ELIMINAÇÃO
FROTA
PROPOSTA FIXACAO
04.05.01.03 Proposta de fixação da frota ELIMINAÇÃO
FROTA
Ofício solicitando autorização para OF AUTOR
aquisição de veículo AQUISIÇÃO VEICULO
PAR AQUISICAO
04.05.02.02 Parecer sobre aquisição de veículo ELIMINAÇÃO
VEICULO
PROC AQUISICAO
04.05.02.03 Processo de aquisição de veículo ELIMINAÇÃO
VEICULO
04.05.02.04 Programa anual de renovação da frota ELIMINAÇÃO PROGR REN FROTA
Resolução para incorporação de veículo GUARDA RES INCORP
doado na frota VEICULO DOADO
Ofício solicitando autorização para locação OF AUTOR LOCAÇÃO
de veículo VEICULO
PROC LOCACAO
04.05.03.02 Processo de locação de veículo ELIMINAÇÃO
VEICULO
Cadastro de veículos oficiais, em convênio GUARDA CAD VEICULOS OF
e locados CONV LOCADOS
Portaria referente à classificação e GUARDA PORT CLASS
enquadramento de veículos VEICULOS
04.05.04.03 Quadro demonstrativo da frota ELIMINAÇÃO QUADRO FROTA
PROC CONTR
Processo de contratação de seguro para
04.05.05.01 ELIMINAÇÃO SEGURO VEICULO
veículo oficial
OF
PROC TRANSF
04.05.06.01 Processo de transferência de veículo ELIMINAÇÃO
VEICULO
Decreto de remanejamento, ou ampliação, GUARDA DEC REMAN RED
ou redução de frota FROTA
Processo de remanejamento, ou PROC REMAN RED
ampliação, ou redução de vagas na frota VAGAS FROTA
Proposta de remanejamento, ou PROPOSTA AMPL
ampliação, ou redução de vagas na frota RED VAGAS FROTA
AUT USO VEICULO
04.05.08.01 Autorização para uso de veículo oficial ELIMINAÇÃO
OF
BOLETIM
04.05.08.02 Boletim de ocorrência com veículo ELIMINAÇÃO OCORRENCIA
VEICULO
Certificado de registro e licenciamento de CERT REG LIC
veículo oficial VEICULO OF
FICHA CONTROLE
04.05.08.04 Ficha de controle de tráfego de veículos ELIMINAÇÃO
TRAF VEICULOS
Normas de serviços de transportes NORMAS TRANSP
internos INTERNOS
NOTIF MULTA
04.05.08.06 Notificação de multa de trânsito ELIMINAÇÃO
TRANSITO
42
DOCUMENTOS E ACESSO
Ofício relativo à devolução de veículo

04.05.08.07 ELIMINAÇÃO OF DEV VEICULO OF
oficial
Ofício solicitando autorização para
04.05.08.08 ELIMINAÇÃO OF AUT REG KM
inscrição no regime de quilometragem
Ordem de serviço para guarda de veículos ORDEM SERVICO
em outras garagens GUARDA GARAGENS
PLAN USO VEICULO
04.05.08.10 Planilha de uso de veículo oficial ELIMINAÇÃO
OFICIAL
Processo de autorização para funcionário PROC AUT SERV
ou servidor dirigir veículo oficial DIRIGIR
Processo de inscrição de funcionário ou
04.05.08.12 ELIMINAÇÃO PROC INSC SERV KM
servidor no regime de quilometragem
Processo de sindicância de acidente com PROC SIND
veículo ACIDENTE VEICULO
Processo de sindicância de multa de PROC SIND MULTA
trânsito TRANSITO
Processo relativo ao uso irregular de PROC USO IRREG
veículo oficial VEICULO OFICIAL
Registro de ferramentas e acessórios REG FERR ACESS
sobressalentes SOBRESSALENTES
REG OCORR
04.05.08.17 Registro de ocorrência com veículo oficial ELIMINAÇÃO
VEICULO OFICIAL
TERMO INSP
04.05.08.18 Termo de inspeção de veículo ELIMINAÇÃO
VEICULO
Formulário de agendamento para uso de FORM AG USO
veículo oficial VEICULO OFICIAL
Ofício solicitando suplementação de OF SUPL
combustível COMBUSTIVEL
PROC AQUISICAO
04.05.09.03 Processo de aquisição de combustível ELIMINAÇÃO
COMBUSTIVEL
Processo de fixação de cota de PROC CONS
Quadro demonstrativo mensal de consumo QUADRO MENSAL
de combustível CONS COMBUSTIVEL
Registro de quilometragem e de consumo REG KM CONS
de combustível COMBUSTIVEL
Relatório anual de consumo de REL ANUAL CONS
Relatório semestral de consumo de REL SEMESTRAL
combustível CONS COMBUSTIVEL
Ficha de controle de substituição de peças FICHA CONTR SUBS
e acessórios PECAS
04.05.10.02 Ofício referente à troca de óleo ELIMINAÇÃO OF TROCA OLEO
Ofício referente ao consumo de OF CONS
04.05.10.04 Ordem de liberação de veículo ELIMINAÇÃO ORDEM LIB VEICULO
Ordem de serviço para manutenção ou ORDEM MANUT
conserto de veículo CONSERTO VEICULO
Quadro demonstrativo de manutenção de QUADRO MANUT
veículo VEICULO
Quadro demonstrativo de quantidade de QUADRO QUANT
veículo VEICULO
Quadro demonstrativo mensal de
04.05.10.08 ELIMINAÇÃO QUADRO MENSAL KM
quilometragem percorrida
PROC
Processo de arrolamento de veículos
VEICULOS
PROC ALIENACAO
04.05.12.01 Processo de alienação de veículo ELIMINAÇÃO
VEICULO
43
DOCUMENTOS E ACESSO
PROC ALIENACAO
Processo de alienação de veículo por
04.05.12.02 ELIMINAÇÃO VEICULO VENDA
venda direta para as prefeituras
DIRETA
PROC PERMUTA
04.05.12.03 Processo de permuta de veículo ELIMINAÇÃO
VEICULO
GUARDA
05.01.01.01 Lei de diretrizes orçamentárias PERMANENTE LEI DIR ORC
GUARDA LEI PLANO
05.01.01.02 Lei do plano plurianual PERMANENTE PLURIANUAL
GUARDA
05.01.01.03 Lei orçamentária anual PERMANENTE LEI ORC ANUAL
GUARDA
05.01.02.01 Decreto institucional PERMANENTE DEC INST
Instruções do Grupo de Pesquisa e GUARDA
05.01.02.02 PERMANENTE INSTR GPDO
Desenvolvimento Orçamentário - GPDO
GUARDA PORT CLASS
05.01.02.03 Portaria de classificação da despesa PERMANENTE DESPESA
05.01.02.04 Tabela de classificação funcional ELIMINAÇÃO TABELA CLASS FUNC
Ofício informando o Valor Referencial de
05.01.03.01 ELIMINAÇÃO OF VRC
Custeio - VRC
GUARDA PROPOSTA ORC
05.01.03.02 Proposta orçamentária das empresas PERMANENTE EMPRESA
GUARDA
05.01.03.03 Proposta Orçamentária Setorial - POS PERMANENTE PROPOSTA POS
GUARDA
05.01.04.01 Projeto de lei de diretrizes orçamentárias PERMANENTE PROJETO LDO
GUARDA
05.01.04.02 Projeto de lei do plano plurianual PERMANENTE PROJETO LPP
GUARDA PROJETO LEI ORC
05.01.04.03 Projeto de lei orçamentária anual PERMANENTE ANUAL
GUARDA
05.02.01.01 Decreto de execução orçamentária PERMANENTE DEC EXEC ORC
Portaria conjunta de execução GUARDA PORTARIA EXEC
orçamentária ORC
GUARDA
05.02.02.01 Decreto de alteração orçamentária PERMANENTE DEC ALT ORC
05.02.02.02 Processo de alteração orçamentária ELIMINAÇÃO PROC ALT ORC
05.02.03.01 Nota de crédito ELIMINAÇÃO NOTA CREDITO
05.02.03.02 Nota de dotação ELIMINAÇÃO NOTA DOTACAO
NOTA QUOTA
05.02.03.03 Nota de lançamento de quota mensal ELIMINAÇÃO
MENSAL
05.02.04.01 Programação da despesa orçamentária ELIMINAÇÃO PROGR DESP ORC
PROGR FINAN
05.02.04.02 Programação financeira de desembolso ELIMINAÇÃO
DESEMBOLSO
05.02.04.03 Tabela de reprogramação financeira ELIMINAÇÃO TABELA REPR FINAN
05.02.05.01 Nota de empenho ELIMINAÇÃO NOTA EMPENHO
Nota de lançamento de liquidação da
05.02.05.02 ELIMINAÇÃO NOTA LIQ DESP
despesa
05.02.05.03 Nota de reserva ELIMINAÇÃO NOTA RESERVA
05.02.05.04 Ordem bancária ELIMINAÇÃO ORDEM BANCARIA
05.02.05.05 Programação de desembolso ELIMINAÇÃO PROG DESEMBOLSO
BALANCETE DESP
05.02.06.01 Balancete de despesas com adiantamento ELIMINAÇÃO
ADIANT
FICHA CONTR
05.02.06.02 Ficha de controle de adiantamentos ELIMINAÇÃO
ADIANT
05.02.06.03 Processo de adiantamento ELIMINAÇÃO PROC ADIANT
05.02.06.04 Recibo de adiantamento ELIMINAÇÃO RECIBO ADIANT
05.02.06.05 Relação de adiantamentos concedidos ELIMINAÇÃO REL ADIANT
Processo de prestação de contas de PROC CONTAS
adiantamento ADIANT
44
DOCUMENTOS E ACESSO
Processo de relatório de auditoria do

PROC AUDITORIA
05.02.07.02 Tribunal de Contas do Estado de São ELIMINAÇÃO
TCESP
Paulo
05.02.07.03 Relatório de gestão fiscal ELIMINAÇÃO REL GESTAO FISCAL
Relatório e pareceres relativos à auditoria
05.02.07.04 e controle interno para o Tribunal de ELIMINAÇÃO REL PAR TCESP
Contas do Estado de São Paulo
Relatório para consulta das prestações de
05.02.07.05 ELIMINAÇÃO REL CONS CONTAS
contas
Relatório resumido da execução
05.02.07.06 ELIMINAÇÃO REL EXEC ORC
orçamentária
Planilha de pagamento de diárias e ajuda PLAN PAG DIARIAS
de custo CUSTO
Processo de empenho para pagamento de PROC EMPENHO
pessoal e reflexos PAG PESSOAL
05.02.08.03 Processo de pagamento ao PASEP ELIMINAÇÃO PROC PAG PASEP
PROC PAG
Processo de pagamento de anuidade de
05.02.08.04 ELIMINAÇÃO ANUIDADE ENT
órgãos ou entidades de classe
CLASSE
05.02.08.05 Processo de pagamento de condomínio ELIMINAÇÃO PROC PAG COND
Processo de pagamento de contas de PROC PAG CONTAS
utilidade pública UTILIDADE PUBL
Processo de pagamento de despesas PROC PAG DESP
inscritas em restos a pagar RESTOS PAGAR
Processo de pagamento de diárias e ajuda PROC PAG DIARIAS
de custo CUSTO
05.02.08.09 Processo de pagamento de FGTS ELIMINAÇÃO PROC PAG FGTS
Processo de pagamento de gratificação de PROC PAG GRAT
representação REPR
PROC PAG
05.02.08.11 Processo de pagamento de honorários ELIMINAÇÃO
HONORARIOS
Processo de pagamento de impostos e PROC PAG IMP
taxas TAXAS
PROC PAG
05.02.08.13 Processo de pagamento de indenização ELIMINAÇÃO
INDENIZACAO
05.02.08.14 Processo de pagamento de INSS ELIMINAÇÃO PROC PAG INSS
Processo de pagamento de multa sobre PROC PAG MULTA
terrenos e imóveis próprios do Estado IMOVEIS
PROC PAG
05.02.08.16 Processo de pagamento de precatório ELIMINAÇÃO
PRECATORIO
PROC PAG
05.02.08.17 Processo de pagamento de restituição ELIMINAÇÃO
RESTITUICAO
DEMONSTRATIVO
05.02.09.01 Demonstrativo mensal de arrecadação ELIMINAÇÃO
MENSAL
05.02.09.02 Processo de aplicação financeira ELIMINAÇÃO PROC APL FINAN
05.02.09.03 Processo de cobrança da dívida ativa ELIMINAÇÃO PROC DIVIDA ATIVA
Processo de recebimento de sucumbência PROC SUCUM
judicial JUDICIAL
Processo de ressarcimento de valores ao
05.02.09.05 ELIMINAÇÃO PROC RESSARC
Estado
05.02.09.06 Processo de venda de produtos ELIMINAÇÃO PROC VENDA PROD
BALANCETE FUNDO
05.02.10.01 Balancete do fundo da dívida pública ELIMINAÇÃO
DIVIDA PUBL
Processo de contratação de PROC CONTR
financiamentos FINANC
Processo de pagamento de encargos da
05.02.10.03 ELIMINAÇÃO PROC PAG DIVIDA
dívida
PROC PAG JUROS
05.02.10.04 Processo de pagamento de juros da dívida ELIMINAÇÃO
DIVIDA
45
DOCUMENTOS E ACESSO
Processo de pagamento do principal da PROC PAG PRINC

dívida DIVIDA
Relação de empréstimos, financiamentos e
05.02.10.06 ELIMINAÇÃO REL EMPR FINAN
operações de crédito
BALANCETE
05.02.11.01 Balancete analítico ELIMINAÇÃO
ANALITICO
GUARDA BALANCO
05.02.11.02 Balanço financeiro PERMANENTE FINANCEIRO
GUARDA BALANCO
05.02.11.03 Balanço orçamentário PERMANENTE ORCAMENTARIO
GUARDA BALANCO
05.02.11.04 Balanço patrimonial PERMANENTE PATRIMONIAL
05.02.11.05 Boletim de caixa e de bancos ELIMINAÇÃO BOLETIM CX BANCOS
05.02.11.06 Extrato bancário ELIMINAÇÃO EXTRATO BANCARIO
05.02.11.07 Guia de recolhimento de COFINS ELIMINAÇÃO GUIA REC COFINS
Guia de recolhimento de contribuição GUIA REC CONTR
sindical SINDICAL
05.02.11.09 Guia de recolhimento de FGTS ELIMINAÇÃO GUIA REC FGTS
05.02.11.10 Guia de recolhimento de FINSOCIAL ELIMINAÇÃO GUIA REC FINSOCIAL
05.02.11.11 Guia de recolhimento de ICMS ELIMINAÇÃO GUIA REC ICMS
Guia de recolhimento de Imposto de
05.02.11.12 ELIMINAÇÃO GUIA REC IR
Renda
05.02.11.13 Guia de recolhimento de INSS ELIMINAÇÃO GUIA REC INSS
05.02.11.14 Guia de recolhimento do PIS/PASEP ELIMINAÇÃO GUIA REC PIS/PASEP
05.02.11.15 Livro de Apuração de Lucro Real - LALUR ELIMINAÇÃO LALUR
GUARDA
05.02.11.16 Livro diário PERMANENTE L DIARIO
GUARDA
05.02.11.17 Livro razão PERMANENTE L RAZAO
05.02.11.18 Nota fiscal ELIMINAÇÃO NOTA FISCAL
REL CARTEIRAS
05.02.11.19 Relação das carteiras de ações ELIMINAÇÃO
ACOES
REL ACOES
05.02.11.20 Relação de ações negociadas ELIMINAÇÃO
NEGOCIADAS
05.02.11.21 Relatório contábil ELIMINAÇÃO REL CONTABIL
Relatório das atividades desenvolvidas
05.02.11.22 com exposição sobre as demonstrações ELIMINAÇÃO REL DEM CONTABEIS
contábeis e seus resultados
05.02.11.23 Relatório de conciliação bancária ELIMINAÇÃO REL CONC BANCARIA
05.02.11.24 Relatório de conciliação contábil ELIMINAÇÃO REL CONC CONTABIL
Relatório de saldo de contas correntes por
05.02.11.25 ELIMINAÇÃO REL SALDO CC
Unidade
05.02.11.26 Relatório do ativo imobilizado ELIMINAÇÃO REL ATIVO IMOB
Relatório em ordem cronológica de REL ORDEM CRON
pagamentos PAG
Instrução normativa sobre arquivos e GUARDA INSTR NORM ARQ
documentos DOC
GUARDA REGIMENTO
06.01.01.02 Regimento interno PERMANENTE INTERNO
06.01.02.01 Despacho de devolução à origem ELIMINAÇÃO DESP DEV ORIGEM
L CONTR INTERNO
06.01.02.02 Livro de controle interno de documentos ELIMINAÇÃO
DOC
Livro de registro de entrada de L REG ENTRADA DOC
documentos avulsos AVULSOS
06.01.02.04 Livro de registro de processos ELIMINAÇÃO L REG PROC
GUARDA
06.01.03.01 Plano de classificação de documentos PERMANENTE PLANO CLASS DOC
FICHA CONTR
06.01.04.01 Ficha de controle da tramitação ELIMINAÇÃO
TRAMITACAO
06.01.04.02 Relação de remessa de documentos ELIMINAÇÃO REL REMESSA DOC
46
DOCUMENTOS E ACESSO
06.01.04.03 Requisição de processo ELIMINAÇÃO REQ PROC

GUARDA
06.01.05.01 Cadastro de ingresso de documento PERMANENTE CAD INGR DOC
GUARDA
06.01.05.02 Relação de recolhimento de documentos PERMANENTE REL RECOLH DOC
GUARDA
06.01.05.03 Relação de transferência de documentos PERMANENTE REL TRANSF DOC
Processo relativo aos trabalhos da
GUARDA
06.01.06.01 Comissão de Avaliação de Documentos de PERMANENTE PROC CADA
Arquivo
GUARDA
06.01.06.02 Tabela de temporalidade de documentos PERMANENTE TTD
Edital de ciência de eliminação de
06.01.06.03 ELIMINAÇÃO EDITAL ELIM DOC
documentos
06.01.06.04 Relação de eliminação de documentos ELIMINAÇÃO REL ELIM DOC
GUARDA
06.01.06.05 Termo de eliminação de documentos PERMANENTE TERMO ELIM DOC
FICHA
06.01.07.01 Ficha catalográfica
CATALOGRAFICA
GUARDA
06.01.07.02 Ficha matriz PERMANENTE FICHA MATRIZ
GUARDA
06.01.07.03 Guia, inventário, catálogo, índice PERMANENTE GUIA INV CAT IND
Relação de documentos e códigos de REL DOC COD
assuntos ASSUNTOS
GUARDA CADASTRO
06.01.08.01 Cadastro de usuários PERMANENTE USUARIOS
GUARDA
06.01.08.02 Ficha de tombo PERMANENTE FICHA TOMBO
Formulário de consulta de livros ou
06.01.08.03 ELIMINAÇÃO FORM CONS L DOC
documentos
Formulário de empréstimo de livros ou
06.01.08.04 ELIMINAÇÃO FORM EMPR L DOC
documentos
Formulário de Empréstimo entre
06.01.08.05 ELIMINAÇÃO FORM EEB
Bibliotecas - EEB
06.01.08.06 Mapa topográfico de arquivo ELIMINAÇÃO MAPA TOP ARQUIVO
Ofício de transferência de acervos
OF TRANSF
06.01.08.07 arquivístico, bibliográfico, museológico ou ELIMINAÇÃO
ACERVOS
artístico
Ofício relativo à aquisição de acervos
OF AQUISICAO
ACERVOS
artístico
Processo de aquisição de acervos
GUARDA PROC AQUISICAO
06.01.08.09 arquivístico, bibliográfico, museológico ou PERMANENTE ACERVOS
artístico
Processo de empréstimo de acervos
PROC EMPR
ACERVOS
artístico
Processo de transferência de acervos
GUARDA PROC TRANSF
06.01.08.11 arquivístico, bibliográfico, museológico ou PERMANENTE ACERVOS
artístico
Quadro de substituição e cancelamento de GUARDA QUADRO SUBST
títulos CANC TITULOS
Relação de obras bibliográficas REL OBRAS
submetidas à doação BIBLIOGR DOACAO
Relação de peças do acervo
06.01.08.14 ELIMINAÇÃO REL PECAS ACERVO
encaminhadas à conservação
Termo de compromisso de manutenção de TERMO COMPR
sigilo de documentos SIGILO DOC
GUARDA
06.01.08.16 Termo de doação PERMANENTE TERMO DOACAO
GUARDA
06.01.09.01 Cadastro de certidões expedidas PERMANENTE CAD CERTIDAO EXP
47
DOCUMENTOS E ACESSO
06.01.09.02 Certidão ELIMINAÇÃO CERTIDAO

06.01.09.03 Cópia certificada ELIMINAÇÃO COPIA CERTIFICADA
Circular, aviso, comunicado, memorando, CIRC AVISO COMUN
comunicação interna MEM
06.01.10.02 Convite ELIMINAÇÃO CONVITE
Ofício, carta, requerimento, moção ou voto, OF CARTA REQ
abaixo-assinado MOCAO
06.02.01.01 Base de dados BASE DADOS
GUARDA
06.02.01.02 Plano Diretor de Informática PERMANENTE PLANO DIR INF
Projeto de atualização ou modernização GUARDA
06.02.01.03 PERMANENTE PROJETO MOD TEC
tecnológica
Projeto de desenvolvimento de programa GUARDA PROJETO DESENV
de computador PROG COMP
GUARDA
06.02.01.05 Projeto de implantação de rede PERMANENTE PROJETO IMPL REDE
GUARDA PROJETO
06.02.01.06 Projeto de informatização PERMANENTE INFORMATIZACAO
GUARDA
06.02.01.07 Relatório de acompanhamento de projeto PERMANENTE REL AC PROJETO
Relatório de desenvolvimento de programa GUARDA REL DESENV PROG
de computador COMP
06.02.01.09 Relatório de estatística de acesso ELIMINAÇÃO REL EST ACESSO
06.02.01.10 Relatório de resumo de dados ELIMINAÇÃO REL RESUMO DADOS
06.02.02.01 Dicionário de dados ELIMINAÇÃO DICIONARIO DADOS
REL TECNICO
06.02.02.02 Relatório técnico de vistoria ELIMINAÇÃO
VISTORIA
Termo de concessão e controle de senha TERMO CONC
de acesso CONTR SENHA
06.02.03.01 Cadastro de requisição de serviços ELIMINAÇÃO CAD REQ SERVICOS
Certificado de autenticidade de programa CERT AUT PROG
de computador COMP
Contrato de licença de uso de programa de CONTRATO LIC USO
computador PROGR COMP
Ficha de inventário de programa de GUARDA FICHA INV PROGR
computador COMP
Prospectos e catálogos de equipamentos e PROSPECTOS CAT
de programas de computador PROG COMP
06.02.03.06 Registro de programa de computador ELIMINAÇÃO REG PROG COMP
06.02.03.07 Relatório de revisão técnica ELIMINAÇÃO REL REV TECNICA
06.02.03.08 Relatório geral do equipamento ELIMINAÇÃO REL GERAL EQUIP
06.02.03.09 Relatório técnico de serviços ELIMINAÇÃO REL TECNICO SERV
06.02.03.10 Requisição de serviços técnicos ELIMINAÇÃO REQ SERV TEC
Termo de garantia de equipamentos e de TERMO GARANTIA
programas de computador EQUIP PROG COMP
Ofício comunicando inobservância de OF INOBS
contrato CONTRATO
Ofício solicitando especificação técnica de
OF TEC EQUIP PROG
06.02.04.02 equipamentos e de programas de ELIMINAÇÃO
COMP
computador
Ofício solicitando participação em OF COMISSAO
comissão de licitação LICITACAO
Parecer técnico de equipamentos e de PAR TEC EQUIP
programas de informática PROG INF
AUTORIZACAO
Autorização para entrada de funcionário ou
07.00.01.01 ELIMINAÇÃO ENTRADA FORA HOR
servidor fora do horário de expediente
EXP
Ficha de controle de entrada e saída de FICHA ENTRADA
funcionários ou servidores SAIDA SERV
48
DOCUMENTOS E ACESSO
Ficha de controle de entrada e saída de FICHA ENTRADA

veículos SAÍDA VEICULOS
GUIA SAIDA
07.00.01.04 Guia de saída e de entrada de material ELIMINAÇÃO
ENTRADA MAT
Livro de controle de entrada e saída de L ENTRADA SAIDA
visitantes VISITANTES
07.00.01.06 Registro de reclamações ou sugestões ELIMINAÇÃO REG RECL SUG
07.00.02.01 Comunicado de apresentação de vigilante ELIMINAÇÃO COMUN VIGILANTE
Livro de ocorrências relacionadas à L OCORRENCIAS
segurança SEG
ATESTADO REAL
07.00.03.01 Atestado de realização de serviços ELIMINAÇÃO
SERV
Memorando solicitando serviços de MEMORANDO SERV
limpeza e higienização LIMP HIG
Memorando solicitando serviços de MEMORANDO MAN
manutenção e conserto CONSERTO
Memorando solicitando serviços de MEMORANDO VIG
vigilância e segurança SEG
07.00.03.05 Ordem de serviço ELIMINAÇÃO ORDEM SERVICO
MEMORANDO SOL
07.00.04.01 Memorando solicitando material ELIMINAÇÃO
MAT
07.00.05.01 Ficha de autorização para cópia ELIMINAÇÃO FICHA AUT COPIA
Ofício autorizando funcionário ou servidor OF AUT SERV
a assinar requisição de cópia ASSINAR REQ COPIA
07.00.05.03 Relatório de quantidade de cópias ELIMINAÇÃO REL QUANT COPIAS
07.00.05.04 Requisição de cópia ELIMINAÇÃO REQ COPIA
07.00.06.01 Autorização para execução de serviços ELIMINAÇÃO AUT EXEC SERV
07.00.06.02 Relatório de serviços solicitados por área ELIMINAÇÃO REL SERV SOL AREA
Cadastro de pessoal, equipamentos, redes
CAD PESSOAL EQUIP
07.00.07.01 e laboratórios de serviços de ELIMINAÇÃO
REDES SERV TELEC
telecomunicações
Ficha de autorização para ligações FICHA AUT LIG INTER
telefônicas interurbanas ou para celular CELULAR
Inventário de equipamentos, redes e INV EQUIP REDES
serviços de telecomunicações SERV TELE
Ofício solicitando autorização para
07.00.07.04 execução de serviços de ELIMINAÇÃO OF AUT SERV TELE
telecomunicações
Planilha de controle de ligações telefônicas
07.00.07.05 ELIMINAÇÃO PLANILHA LIG PART
particulares
Processo de autorização para execução de PROC AUT SERV
serviços de telecomunicações TELE
49

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MANUAL DE DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS

Fluxo de trabalho do processo de digitalização ....................................................... 4

A. O documento está previsto no Plano de Classificação do MPSP? ..................... 5

Passo a passo: ........................................................................................................ 9

6- Configurar formato PDF e preenchimento de metadados ............................... 13

8- Assinatura Digital do arquivo ............................................................................ 16

9 - Procedimento para carregar os arquivos no Sharepoint. .............................. 19

FLUXO DE TRABALHO DO PROCESSO DE DIGITALIZAÇÃO

A. O documento está previsto no Plano de Classificação do MPSP?

• Remover todas as presilhas, grampos, clips;

importantes ou danificados ou inclusivamente folhas A3 dobradas), evitando-se assim que

É o processo de captura das imagens, transformando documentos físicos em formato digital.

As alterações mais comuns durante o processo de digitalização dos processos são:

Coloque o documento a ser digitalizado na bandeja,

Clique no ícone do aplicativo que está na sua área de

Prossiga com este procedimento

Aparecerá a tela ao lado. Clique

Aparecerá a tela ao lado.

Caso todo documento tenha

Ative a opção “OCR” para

Selecione “Criar PDF pesquisável

A conferência consiste na verificação da qualidade das imagens, onde deve-se verificar:

3. Se nenhuma parte da informação foi cortada, especialmente páginas e rubricas;

Faça a revisão (apagar e

6- Configurar formato PDF e preenchimento de metadados

Antes de salvar o arquivo

Insira as informações do arquivo,

A nomeação do documento é de extrema importância no processo de digitalização dos

O prazo de guarda do documento é contado a partir da data de homologação de arquivamento

Ex. 1: Aquisição de materiais de consumo de informática para manutenção dos níveis de

Nome: 200607 PROC AQUISIÇÃO BENS INF 481-2005 vol1de1

Ex.2: Contratação de empresas especializadas para realização de conserto em impressoras

Nome: 200602 PROC CONTR SERV INF 209-2005 vol1de2

OBS.: É fundamental a utilização de ‘espaço’ entre as letras A, B, C e D na nomeação dos

Digite o nome do arquivo e indique

8- Assinatura Digital do arquivo

É obrigatório a assinatura do documento e para isso,

Esta mensagem sempre será exibida, basta

Clique em “Assinar documentos”.

Adicione o(s) arquivo(s) a serem

Esta janela poderá aparecer:

Ignore essa mensagem clicando

Após carregar os documentos

Nessa janela selecione o

Pronto! O arquivo PDF assinado

9 - Procedimento para carregar os arquivos no Sharepoint.

Clique em Documentos no Menu esquerdo:

Uma vez criada a pasta, clique nela para entrar:

Selecione os arquivos que deverão ser carregados:

Arquivo carregado com sucesso, conforme imagem acima.

10 - Autorização da Eliminação dos Documentos Originais que

Após a digitalização dos processos, a CADA (Comissão de Avaliação de Documentos e

Em caso de dúvidas entre em contato:

b) Sobre avaliação, preparo do documento, preenchimento dos campos dos metadados

CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Recomendações para digitalização de

SOLEDADE, Pablo. Digitalização de Documentos: Como fazer Projetos com qualidade e

1- Título: Elemento de descrição que nomeia o documento. Pode ser formal ou

2- Autor: Pessoa natural ou jurídica que emitiu o documento.

3- Assunto: Palavras-chave que representam o conteúdo do documento.

4- Palavras-chave: Este campo incluirá várias informações. Serão digitados

(local) da digitalização do documento.

Ex. 1: Data e local da digitalização: 01 de outubro de 2020, hora: 14:45, Rua

Ex. 2: Data e local da digitalização: 06 de setembro de 2020, hora: 11:16, Rua

Importante: Se você desejar que as informações permaneçam para facilitar as próximas