GQ-PR-01-02

PROCEDIMENTO DE CONTROLO E REGISTO E DOCUMENTOS

TRABALHAR

Escopo Procedimento de

gestão para

elaboração, arquivo e

controlo de

documentos.
PROCEDIMENTO PARA CONTROLO E REGISTROS DE DOCUMENTOS

Criado por Ass: Data:

Verificado por Jennifer de Caridade Ass: Data:

Aprovado por Joaquim Ass: Data:

Mascarenhas

Histórico de mudanças

Data Versão Criada por Descrição da mudança

16/09/2021 01 Jennifer de Aumento de informação relevante ao organograma
Caridade da empresa.
04/05/2022 02 Jennifer de Actualização do organograma e as respectivas siglas
Caridade dos departamentos.

Validade 16 de Setembro de 2023

Midy Lda. GQ-PR-01-02-Procedimento para Controlo de Documentos e Registros 2 / 13

Energia & Serviços
Tabela de conteúdo

1. Objetivo ............................................................................................................................... 4

2. Âmbito................................................................................................................................. 4

3. Siglas, glossário e códigos específicos ................................................................................ 4

4. Intervenientes ..................................................................................................................... 5

5. Tipo de informação documentada...................................................................................... 5

6. Apresentação gráfica dos documentos .............................................................................. 6

A. LOGOTIPO ................................................................................................................................. 6
B. ESPAÇAMENTO: .......................................................................................................................... 6
A. MARGENS: ................................................................................................................................ 6

8. Estrutura documental ......................................................................................................... 6

10. Registros.............................................................................................................................. 8

11. Controlo de documentos .................................................................................................... 9

A. CRIAÇÃO E IDENTIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS .................................................................................... 9

B. APROVAÇÃO DE DOCUMENTOS .................................................................................................... 10
C. PUBLICAÇÃO, DISTRIBUIÇÃO E ACESSO AOS DOCUMENTOS ................................................................. 11
D. RETIRADA DE DOCUMENTO OBSOLETOS ......................................................................................... 12
E. ACTUALIZAÇÕES E MUDANÇAS EM DOCUMENTOS ............................................................................ 12

12. Apêndices .......................................................................................................................... 12

13. Documentos de referência / suporte ............................................................................... 12

Midy Lda. SGQ-PR-01-02- Procedimento para Controlo de Documentos e Registros 3 / 13

Energia & Serviços
1. Objetivo

O objetivo deste procedimento é descrever a metodologia para controlo da informação

documentada, para estabelecer, implementar e manter o Sistema de Gestão da Qualidade, da Midy
energia e serviços.

Estabelece e define, entre outros, o processo de elaboração, verificação, aprovação, emissão e

controlo dos documentos, assim como a metodologia para identificação, acesso, arquivo,
manutenção e inutilização dos registos.

O controlo da informação documentada assegura que:

• Os documentos adequados, nas revisões atualizadas, se encontram disponíveis em todos os locais

onde são realizadas operações essenciais ao funcionamento do sistema de gestão da qualidade.

• As cópias dos documentos obsoletos e/ou inválidos são prontamente removidas de todos os
pontos de emissão ou utilização ou, de qualquer outra forma, sendo impedido o seu uso indevido.
2. Âmbito
Este procedimento é aplicado para todos os documentos em uso na Midy, independente se os
documentos e registos foram criados dentro da Midy ou se eles são de origem externa, e o engloba
todos os documentos e registos, armazenados em qualquer formato.

Este procedimento não se aplica para documentos típicos das áreas financeiro, contabilidade,
assuntos gerais e jurídicos ou todos aqueles cuja sua génese não permite o cumprimento previsto
neste procedimento…

3. Siglas, Glossário e códigos específicos

1. Definições

• Documento: Informação, e respectivo meio de suporte, que tem como objectivo descrever,
definir e especificar as actividades relativas à implementação do sistema, incluindo os de origem
externa.

• Registo: Documento que fornece evidência (prova) objetiva de atividades realizadas ou de

resultados obtidos.

• Obsoleto: Documento desatualizado ou que entrou em desuso.

• Apêndice- Lista mestra de documentos – relação que identifica todos os documentos.

Midy Lda. SGQ-PR-01-02- Procedimento para Controlo de Documentos e Registros 4 / 13

Energia & Serviços
 2. Siglas

• AD – Administrador

• GQ - Gestão de Qualidade.

• RGQ – Responsável de Gestão de Qualidade

4. Intervenientes
Utilizadores deste documento são todos os colaboradores da Midy, que para efeito procedam com
a criação, aprovação, distribuição, uso, actualizações, retenção de documentos na empresa.

5. Tipo de Informação Documentada

i. Documentação Interna

Considera-se interna, toda a documentação cuja elaboração é da responsabilidade da Midy energia

e serviços., tais como, o Manual de Qualidade, Manual de Funções, Procedimentos e Registos
associados ao SGQ, entre outros.

Salienta-se, no entanto, que por imposição de requisitos legais, do cliente, ou por necessidade
estratégica, por exemplo, participação em consórcios, os impressos utilizados podem não ser os que
são habitualmente utilizados pela Midy.
Este procedimento engloba todos os documentos e registos, armazenados independentemente do
formato.

ii. Documentação Externa

Considera-se documentação com origem externa, toda a documentação cuja elaboração não seja
produzida Midy. (interna), como por exemplo: catálogos, instruções técnicas, fichas técnicas e de
segurança dos produtos, legislação, entre outros.

Este procedimento não se aplica para documentos típicos das áreas financeiro, contabilidade,
assuntos gerais e jurídicos ou todos aqueles cuja sua génese não permite o cumprimento previsto
neste procedimento.

Midy Lda. SGQ-PR-01-02- Procedimento para Controlo de Documentos e Registros 5 / 13

Energia & Serviços
6. Apresentação gráfica dos documentos
a. Logotipo

A colocação do logotipo nos documentos internos e externos deve ser no lado direito do Header,
com uma diferença de 0,5 cm em relação a página, com 1,4cm de altura e 3,5cm de largura.

b. Espaçamento:

O texto deve ser apresentados em folha A4, devendo ser digitadas com um espaço de 1,5 cm entre
os parágrafos.
7. Letra: Calibri (Body) – tamanho 12
8. Bulets : Espaçamento 1.15
9. Texto dentro de tabela: Espaçamento 1.15
10. Tamanho de tabela: margem esquerda 2.5 cm e margem direita 1.5 cm
a. Margens:
Devem ser usadas as seguintes margens:
Tabela 1 – Margens
Item Custom Margins Centimetros Polegadas
1 Margem superior(Top): 1.5 cm 0.59
2 Margem inferior(Botton): 2.0 cm 0.79
3 Margem esquerda(Left): 2.5 cm 0.98
4 Margem direita(Right): 1.5 cm; 0.59

8. Estrutura documental
A Midy estruturou os documentos da seguinte forma:

Midy Lda. SGQ-PR-01-02- Procedimento para Controlo de Documentos e Registros 6 / 13

Energia & Serviços
 Políticas,

Manual da Qualidade,
Procedimentos e Apéndices

Instruções de trabalho

Formulários, Templates,
Registos

Tabela 1- Hierarquia de documentos

Item Tipo de Documento Código Descrição

Documento que estabelece directrizes da
1 Políticas PO organização para alcance dos objectivos na
relação com as envolventes externa e interna.
Documento que declara as intenções da empresa
Manual da
2 MQ de operar os processos no Sistema de Gestão da
Qualidade
Qualidade (SGQ).
Documento orientador que define
detalhadamente quem, o que e quando as
3 Procedimento PR
actividades são realizadas e os compromissos
satisfeitos.
4 Apendice AP Documento de suporte dos procedimentos.
Documento orientador que define
Instruções de
5 IT detalhadamente como devem ser realizadas as
trabalho
atividades de maneira eficiente e eficaz.
Documento com campo pré-definidos podem ser
6 Formulário FR físicos ou digitais, para preenchimento de dados
para colecta e concentração de informações.
Documentos modelos de referência em uso na
7 Templates TP
instituição.
Evidências da aplicação dos procedimentos e
8 Registos RT
formulários.

Midy Lda. SGQ-PR-01-02- Procedimento para Controlo de Documentos e Registros 7 / 13

Energia & Serviços
9. Publicação, distribuição e acesso aos documentos

A publicação, distribuição de documentos deve ser feita por canais aprovados na Midy e que todos os
colaboradores tenham acesso.

Os documentos na Midy podem ser publicados em formato físico, digital, ou outros canais previamente
identificados.

Na publicação em formato físico, a acusação de recepção do documento homologa a publicação do

documento.

Todos colaboradores são comunicados do local onde devem localizar a documentação.

Entretanto, o acesso deve ser estabelecido em conformidade com a classificação do documento

(Confidencial, Restrito, Público) e níveis de acesso.

Tabela 3- Hierarquia de documentos

Tipo
Item Discrição Quem tem acesso
de informação

São aquelas que, se divulgadas

interna ou externamente, têm
1 Confidencial potencial para trazer grandes Direcção geral
prejuízos financeiros ou à imagem da
Midy.

Só devem ter acesso a informações

2 Restrito
São aquelas cujos acessos a pessoas
restritas pessoas selecionadas que
não autorizadas, mesmo que por
necessitem dessas informações
membros da própria organização,
para a realização de suas
sejam capazes de trazer sérios danos
actividades, independentemente
ao negócio.
do cargo ocupado.

Não necessitam de protecção Podem ser de conhecimento

3 Público
específica, público.

10. Registros
Registros são estabelecidos e mantidos para prover evidências da conformidade com os requisitos
legais e da operação eficaz do SGQ.

Midy Lda. SGQ-PR-01-02- Procedimento para Controlo de Documentos e Registros 8 / 13

Energia & Serviços
A Midy mantém os registos legíveis, identificáveis e recuperáveis.

Os documento são arquivados em pasta se estiverem em formato físico, em servidor de ficheiros

se estiverem em formato digital. O processo de arquivamento respeita questões de conformidade
legal.

O documento só deve ser destruído se for considerado obsoleto.

A Midy garante que os documentos revistos, suas cópias sejam destruídas ou caso seja necessário
utilização de um documento antigo, coloca o carimbo de “Cancelado” ou “Obsoleto”.

11. Controlo de documentos

A Midy suporta o seu SGQ e o alcance dos resultados pretendidos em informação documentada,
controlada e actualizada.

a. Criação e identificação de documentos

A criação de documentos é feita de maneira sistemática, sendo esses verificados, revistos e
atualizados sempre que necessário, de modo a garantir que eles estejam dispostos na versão mais
atualizada e mais eficiente.
Todos os documentos são identificados por código da área funcional, código do documento, data da
versão, número do documento, número da versão e o nome do documento, todos atributos
separados por hifen (-).

Código da Área que

Código Número do Número Nome do
Item compõem a
Documento documento da versão documento
estrutura orgánica
Dois Dígitos Dois
Conforme
1 DR, AF, MC, PD - de Zero a - Dígitos de - XXXXXXXXX
tabela 1
Dez Zero a 10

Midy Lda. SGQ-PR-01-02- Procedimento para Controlo de Documentos e Registros 9 / 13

Energia & Serviços
 Administador - AD

Estudo Assistência jurídica

&
Desenvolvimento
Gestão da qualidade - GQ

Administração Comercial - CM Produção - PD

e finanças - AF
Planificador – PL Higiene e segurança
Recursos Humanos - no trabalho - HST
RH
Marketing - MK
Supervisão - SP
Serviços
administrativos - SA Vendas - VD

Contabilidade e
Aprovisionamento - AP
Tesouraria - CT Operação - OP

EXEMPLO:
a. RH-PO-01-00-Política de formação e desenvolvimento
• Recursos Humanos– Política – Documento 01 - Versão 00-Titulo: Política de formação
e desenvolvimento;
b. GQ-PR-01-00-Controlo de documentos e registo
• Sistema de gestão da qualidade – Procedimento – Documento 01 - Versão 00-
Titulo:Controlo de documentos e registo ;
c. AF-FR-01-00- Requisição de valores
• Administração e Finanças – Formulário – Documento 01 - Versão 00-Titulo:
Requisição de valores.

b. Aprovação de documentos

Midy Lda. SGQ-PR-01-02- Procedimento para Controlo de Documentos e Registros 10 / 13

Energia & Serviços
Antes de ser disponibilizado, o documento deve ser revistos e aprovado para assegurar que são
adequados: a evidência da revisão e aprovação pode ser feita por assinatura, pela introdução num
software ou colocação numa pasta de ficheiros específica por uma pessoa autorizada. A elaboração
do documento é feita pelo colaborador competente a respetiva área, a posterior submetido para
aprovação do Gestor de Qualidade e aprovado pela Direção.

Tabela 4- identificação de documentos

Item Tipo de Documento Código Revisor Aprovador

1 Políticas PO Responsável SGQ Director Geral
2 Manual da Qualidade MQ Responsável SGQ Director Geral
Administradorou
Procedimento e Responsável SGQ e
3 PR e AP alguém por ele
Apendice Responsável da área
delegado
Administrador ou
Responsável SGQ e
4 Formulário FR alguém por ele
Responsável da área
delegado
Administrador ou
Responsável SGQ e
5 Registos RT alguém por ele
Responsável da área
delegado

c. Publicação, distribuição e acesso aos documentos

A publicação, distribuição de documentos deve ser feita por canais aprovados na Midy e que todos
os colaboradores tenham acesso. Os documentos na Midy podem ser publicados em formatos físico,
digital através de canais previamente identificados.
Na publicação em formato físico deve o colaborador confirmar a recepção do documento, esta
acção homologa a publicação do documento.

Todos colaboradores são comunicados do local onde devem localizar a documentação – Pasta de
arquivo com a respectiva referência do departamento.
Entretanto, os acessos são atribuídos em conformidade com a classificação do documento
(Confidencial, Restrito, Público) e níveis de acesso.

Midy Lda. SGQ-PR-01-02- Procedimento para Controlo de Documentos e Registros 11 / 13

Energia & Serviços
Tabela 5- Atribuição de acessos de documentos
Tipo
Item de Descriçao Quem tem acesso
informação
São aquelas que, se divulgadas
interna ou externamente, têm
1 Confidencial potencial para trazer grandes Administração
prejuízos financeiros ou à imagem
da Midy.
Só devem ter acesso a
São aquelas cujos acessos a pessoas informações restritas pessoas
não autorizadas, mesmo que por selecionadas que necessitem
2 Restrito membros da própria organização, dessas informações para a
sejam capazes de trazer realização de suas actividades,
sérios danos ao negócio. independentemente do cargo
ocupado.
Não necessitam de protecção Podem ser de conhecimento
3 Público
específica, público.

d. Retirada de documento obsoletos

Documento obsoleto: é aquele documento revogado ou prescrito.
Os documentos obsoletos são retirados da circulação e arquivados em local seguro e de acesso
restrito.

e. Actualizações e mudanças em documentos

Cada documento tem sua própria validade e função segundo o contexto e o momento. Os
documentos serão actualizados ou mudado, sempre que se verificar alguma alteração de processos,
Tecnologia, legislação ou qualquer alteração que obrigue a actualização dos mesmo.
Cada alteração realizada no documento deve ser registada no campo revisão. No acto de
actualização deve-se alterar a versão do documento de acordo com o nível de alteração.
Em caso de revogação a versão do novo documento deve assumir o algarismo inteiro imediato à
versão revogada.

12. Apêndices
Lista mestra de documentos – relação que identifica todos os documentos.

13. Documentos de referência / suporte

i. ISO 9001:2015, cláusula 7.5;
ii. Manual da Qualidade;

Midy Lda. SGQ-PR-01-02- Procedimento para Controlo de Documentos e Registros 12 / 13

Energia & Serviços
 iii. Âmbito do Sistema de Gestão da Qualidade.

Midy Lda. SGQ-PR-01-02- Procedimento para Controlo de Documentos e Registros 13 / 13

Energia & Serviços