O NATO

DIGITAL:
o caminho mais fácil para
eficiência no trabalho.

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 Índice

1. Introdução
2. Afinal, o que são os natos digitais?
3. Benefícios da aplicação digital
4. Pontos importantes
5. Saia já do papel

O NATO DIGITAL: o caminho mais fácil para eficiência no trabalho. 2

 01.
Os dias de trabalho não são como antigamente. A evolução tecnológica
Introdução
avançou consideravelmente sua inserção na sociedade, e este fato
impactou tanto a vida pessoal, como a profissional. Principalmente,
quando trata-se de fluxos de trabalho, comunicação e produção.

De fato essa mudança, constituiu-se de forma maior com benefícios que impactam
tanto o cidadão, como os próprios servidores em seus trabalhos. É compreensível
que em toda mudança, também ocorra um lado não muito agradável, visto
que tudo que é novo assusta e gera um desconforto no primeiro momento.
Principalmente, no ambiente profissional, o surgimento de novas ferramentas,
software, produção documental digital, processos e comunicação inquietam e
transformam dúvidas.

Por isso, o objetivo deste material é esclarecer os conceitos e os métodos de

produção documental na transformação digital, mostrar os benefícios da aplicação
digital, quais os itens importantes que devem ser cuidados e soluções existentes no
mercado para aplicação.

O NATO DIGITAL: o caminho mais fácil para eficiência no trabalho. 3

 02.
Afinal, o que
são os natos
digitais?
A nomenclatura “nato-digital” tem
significado de que o documento
é produzido em meio digital,
basicamente que ele “nasceu” em um
formato digital, como a produção de
um documento de word, de excel,
libreoffice ou produzido em um sistema
de gestão arquivística de documentos,
ou seja, a primeira diferença está na
produção documental convencional
em comparação ao meio digital,
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para chamar de nato digital você
precisa saber qual é o suporte deste
documento.
Mas é importante que você saiba, que
apesar das nomenclaturas, o ciclo de
uma gestão de documentos está ligado
à produção, tramitação, uso, avaliação
e arquivamentos dos documentos,
independentemente de ser um suporte
analógico ou digital.
4
 03.
No decorrer do houve a necessidade documentos, será
Benefícios
tempo, a produção de mesclar o analógico o ambiente digital,
da aplicação em meio analógico, e o digital, ou encontrar compreende-se
digital conseguiu suprir um meio digital para então que as novas
muitas necessidades da que o trabalho do dia ferramentas, devem
sociedade, mas com o dia não fosse afetado, e auxiliar em todo o ciclo
aumento da produção continuasse, ou tornasse, da gestão arquivística de
documental, e a inserção eficiente. documentos.
das novas tecnologias Entendendo que o
aconteceu o inevitável, suporte destes novos

Como exemplo, podemos citar a “PROCURA DOCUMENTAL”.

A pesquisa executada pela Associação Brasileira de Empresas de Gerenciamento de
Documentos, menciona que um profissional brasileiro perde em média 2 horas diárias
para encontrar documentos importantes. São 40 horas mensais destinadas à procura
documental e que por muitas vezes tem como o resultado a localização do documento
errado, ou nem se encontra.

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 03.
A demanda de um espaço físico para guardar, sendo que ultimamente os espaços
Benefícios
de escritórios tem sido cada vez mais reduzidos e também com a crescente escolha
da aplicação pelo ambiente home office, dificulta ainda mais a guarda dos documentos em
digital suporte de papel. Sem contar a dificuldade do acesso ao material.

Diante destes fatos, a produção digital de documentos agradou a maioria da

sociedade.

2h 40h 5 dias
por dia por mês de trabalho
(em média)
Esse é o tempo médio gasto pelos profissionais de gestão na procura por
documentos.

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 Mas, quais são os benefícios de produzir
documentos digitais?
COLABORAÇÃO
O ato de inserir trâmites e fluxos entre
os departamentos e os documentos
digitais em ferramentas inteligentes, dá
a vantagem da colaboração e edição,
da entrada até a saída documental.
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TRILHA DE AUDITORIA CREDIBILIDADE
A trilha de auditoria é o formato de A identificação da credibilidade do
registrar todas as informações do processo, como forma de garantir
trâmite ao qual o documento vive, a segurança e autenticidade nos
visando o registro para a preservação registros, dos documentos produzidos
futura. A trilha também é um em sistemas informatizados.
documento arquivístico, pois ela
apoiará a autenticidade do documento.
Como exemplo de informações de
registros temos:
1) Autores: Identificar os usuários
que criaram o documento, registrando
usuário, data e hora.
2) Ações realizadas: Apontar o
trâmite que o documento percorreu ou
percorrerá.
3) Modificações: Impedir adulterações
tanto no documento como na trilha,
registrando as tentativas de acesso do
usuário sem permissão para tal.
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 Mas, quais são os benefícios de produzir
documentos digitais?
PESQUISA E ACESSO
Localizar documentos digitais, torna-se
muito eficiente, quando se é trabalhado
dentro de ferramentas que fazem
buscas simples e avançadas, a fim
de recuperar no banco de dados, os
documentos condizentes com o termo
de busca, adicionado no localizador.
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CUSTOS
Com a aplicação de softwares
para produção e comunicação de
documentos digitais, há a redução
de custos como compra de papel,
assistência técnica de impressoras,
diminuição das fotocópias, pagamento
de guarda terceirizadas, além do
custo das horas gastas na procura de
documentos.
SATISFAÇÃO DO USUÁRIO:
INTERNO E EXTERNO
Ação rápida de tramitar um processo,
de enviar uma documentação, de
receber uma decisão via digital impacta
no usuário final. Recebe a informação
de forma mais rápida, sem dificuldade e
com transparência.
8
 04.
Gostei dos benefícios, agora como produzir digitalmente?
Pontos
importantes Agora que você já entende o ato de produzir digitalmente e também os benefícios,
é essencial avaliar como formar este cenário dentro da sua instituição e/ou órgão
governamental, e quais são os 3 pontos importantes?

1. O PROBLEMA
2. A SOLUÇÃO
3. A PRÁTICA

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 04.
1. Qual é o problema da sua instituição perante ao convencional?
Pontos
Demora em resolver os processos, trâmites parados, falta de espaço de acervo,
importantes muito papel, demora de resposta ao usuário final.

2. Qual será a solução?

Produzir digitalmente é algo muito sério e deve-se levar em consideração vários
fatores para escolha desta prestação de serviço. A segurança da empresa, os
cases que já foram executados, a informação, a plataforma e sua segurança, as
normativas e legislações que a solução atende.

3. Como será a prática?

A solução contratada possui um bom setor de atendimento ao cliente, para
educar e ensinar e dar autonomia na utilização da ferramenta? Sistemas práticos
e inteligentes, que funcionam de forma intuitiva, deixam mais próximo o usuário, e
aumentam a velocidade de adaptação.

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 05.
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