MARCA DA PO 001 - Atividades para Controle da Informação Documentada

EMPRESA (Modelo da Qualyteam)

O controle das informações documentadas relativas ao sistema de gestão da qualidade da

empresa, cadastrados no sistema DOC, é feito da seguinte forma:

1) Documentos de origem interna

● Distribuição: disposto na tela de Consulta do DOC e enviado por email para os
responsáveis.
● Acesso: acesso ao DOC controlado por senha. Cada documento dentro do DOC
tem seu acesso controlado pelos campos de Permissão, na tela de Cadastro.
● Recuperação: no DOC, pela tela de Consulta, utilizando os filtros disponíveis.
● Uso: Pelos colaboradores marcados no campo de Permissão em cada
documento.
● Armazenamento: no DOC, que é hospedado em servidores próprios do software.
● Preservação: backups diários realizados pelo software, conforme contrato.
● Controle de Alterações: cada revisão exige justificativa e recebe incremento no
código de revisão.
● Retenção: Até ser substituído, inativado ou excluído do DOC.
● Disposição: Ao ser excluído no DOC, o arquivo digital é apagado.

2) Documentos de origem externa

● Distribuição: disposto na tela de Consulta do DOC e enviado por email para os
responsáveis.
● Acesso: acesso ao DOC controlado por senha. Cada documento dentro do DOC
tem seu acesso controlado pelos campos de Permissão, na tela de Cadastro.
● Recuperação: no DOC, pela tela de Consulta, utilizando os filtros disponíveis.
● Uso: pelos colaboradores marcados no campo de Permissão no cada
documento.
● Armazenamento: conforme cadastro de cada documento, no campo
“Localização”
● Preservação: backups diários realizados pelo software, conforme contrato.
● Controle de Alterações: O responsável por cada documento deve acompanhar
as alterações publicadas.
● Retenção: Até o vencimento do documento, caso haja, sua substituição ou
exclusão pelo próprio autor, ou nova definição interna.
● Disposição: Exclusão de seu cadastro no DOC.

3) Registros
● Distribuição: disposto na tela de Consulta do DOC e enviado por email para os
responsáveis.
● Acesso: acesso ao DOC controlado por senha. Cada documento dentro do DOC
tem seu acesso controlado pelos campos de Permissão, na tela de Cadastro.
● Recuperação: no DOC, pela tela de Consulta, utilizando os filtros disponíveis.
● Uso: Pelos colaboradores marcados no campo de Permissão em cada
documento.
● Armazenamento: conforme campo “Armazenamento” em cada registro no DOC.
● Preservação: backups diários realizados pelo software, conforme contrato.
● Controle de Alterações: os registros não são revisados.
● Retenção: Até ser substituído, inativado ou excluído do DOC.
● Disposição: Ao ser excluído no DOC, o arquivo digital é apagado.