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MANUAL DA

QUALIDADE
edição 16 ● 2017.12.05

APROVAÇÃO DO MANUAL DA QUALIDADE:

Nome e assinatura Data


Autoria
2017 / 12 / 05
Gabinete de Avaliação e Qualidade (Ana Sofia de Sá Gil Rodrigues)

Aprovação
2017 / 12 / 05
Presidente do IPVC (Rui Alberto Martins Teixeira)
MANUAL DA
QUALIDADE
edição 16 ● 2017.12.05

ÍNDICE

1. APRESENTAÇÂO DO INSTITUTO POLITÉCNICO DE VIANA DO CASTELO ................................. 5


1.1. Caraterização do Manual da Qualidade ........................................................................................ 5
1.2. Objetivos do Manual da Qualidade ............................................................................................... 6
1.3. Organização do Manual da Qualidade .......................................................................................... 6
1.4. Apresentação do Instituto Politécnico de Viana do Castelo .......................................................... 7
1.5. História ........................................................................................................................................... 8
1.6. Organograma do IPVC ................................................................................................................ 11
1.7. Áreas Cientificas do IPVC ........................................................................................................... 12
1.8. Plano Estratégico ......................................................................................................................... 13
1.9. Missão.......................................................................................................................................... 13
1.10. Visão ............................................................................................................................................ 13
1.11. Valores ......................................................................................................................................... 14
1.12. Política da Qualidade ................................................................................................................... 15
1.13. Objetivos da Qualidade ............................................................................................................... 15
2. SISTEMA DE GESTÃO E DE GARANTIA DA QUALIDADE (SGGQ-IPVC) .................................... 16
2.1. Âmbito .......................................................................................................................................... 16
2.2. Requisitos não aplicáveis ............................................................................................................ 16
2.3. Contexto da organização e partes interessadas ......................................................................... 16
2.4. Abordagem por Processos .......................................................................................................... 17
2.5. Mapa de Processos ..................................................................................................................... 18
2.6. Planeamento, Operacionalização, Avaliação e Melhoria ............................................................ 19
2.7. Estrutura de Gestão do SGGQ-IPVC .......................................................................................... 21
2.8. Organograma do Gabinete de Avaliação e Qualidade ................................................................ 25
2.9. Estrutura Documental .................................................................................................................. 26
2.10. Lista de Documentos do SGGQ (https://on.ipvc.pt/) ................................................................... 27
2.11. Relação entre Processos do SGGQ-IPVC e os SC da Presidência, as UO e UF ...................... 31
2.12. Relação entre Processos e Órgãos, Serviços e Gabinetes do IPVC .......................................... 32
Apêndice I: Mapa de Indicadores ............................................................................................................. 34
Apêndice II: Mapa de Inquéritos .............................................................................................................. 48
Apêndice III: Referenciais SGGQ-IPVC (baseado em A3ES e ESG) ..................................................... 52

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LISTA DE ACRÓNIMOS

A3ES Agência de Avaliação e Acreditação do Ensino Superior


AC Área Cientifica
ACA Académicos
ACEF Avaliação de Ciclos de Estudos em Funcionamento
AE Associações Académicas
AHS Ambiente, Higiene e Segurança
ALI Alimentação
ALO Alojamento
APR Aprovisionamento
BIB Biblioteca
BOL Bolsas
BQ Balanço da Qualidade
BUS BUS
CC Coordenador de Curso
CG Conselho Geral
Cg Conselho de Gestão
CI/UI Centro de Investigação/Unidade de Investigação ou de Prestação de Serviços
CIN Cooperação Internacional
CP Conselho Pedagógico
CRC Criação/Reestruturação de Cursos
CTC Conselho Técnico-Científico
CTE Contabilidade e Tesouraria
CTeSP Cursos Técnicos Superiores Profissionais
CUL Cultura
DES Desporto
DRH Divisão de Recursos Humanos
DSD Distribuição de Serviço Docente
EAR Expediente e Arquivo
EMP Emprego
ESA Escola Superior Agrária
ESCE Escola Superior de Ciências Empresariais
ESDL Escola Superior de Desporto e Lazer
ESE Escola Superior de Educação
ESG Standards and guidelines for quality assurance in the European Higher Education Area
ESS Escola Superior de Saúde
ESTG Escola Superior de Tecnologia e Gestão
FA Federação de Estudantes
GAQ Gabinete de Avaliação e Qualidade
GCI Gabinete de Comunicação e Imagem
GD Grupo Disciplinar

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GDO Gestão Documental


GEI Gestão de Empreitadas e de Infraestruturas
GIP Gestor Institucional do Processo
GIQ Gestor Institucional da Qualidade
GMCI Gabinete de Mobilidade e Cooperação Internacional
GMS Gestão e Melhoria do Sistema
GPR Gestão de Projetos
GQ Gestor da Qualidade
GSI Gestão de Sistemas de Informação
GT Gestão de Topo (Presidência e Direções)
IES Instituições de Ensino Superior
IPVC Instituto Politécnico de Viana do Castelo
LAB Laboratórios
MQ Manual da Qualidade
NCE Novo Ciclo de Estudo
OBS Observatório
OTIC Oficina de Transferência de Tecnologia e do Conhecimento
PAT Património
PE Plano Estratégico
PGE Planeamento e Gestão Estratégica
PIM Promoção e Imagem
PUC Programa de Unidade Curricular
RA Relatório de Atividades
RAC Relatório Anual de Curso
RAP Relatório Anual de Processo
RHU Recursos humanos
RUC Relatório de Unidade Curricular
SAC Serviços Académicos
SAF Serviços Administrativos Financeiros
SAS Serviços de Ação Social
SAU Saúde
SC Serviços Centrais
SEA Serviços de Expediente e Arquivo
SGGQ Sistema de Gestão e de Garantia da Qualidade
SI Serviços de Informática
SIADAP Sistema Integrado de Avaliação de Desempenho da Função Pública
ST Serviços Técnicos
UC Unidade Curricular
UF Unidade Funcional
UO Unidade Orgânica

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1. APRESENTAÇÂO DO INSTITUTO POLITÉCNICO DE VIANA DO CASTELO

1.1. Caraterização do Manual da Qualidade

1.1.1. Registo de Edições:

Edição Data Motivo da Alteração


Alteração de Rodapé; Correção de legislação associada á criação de UO/Serviços;
1 2006.09.05 Alteração de Missão, Visão, Política e Objetivos; Alteração do organograma; Reorganização
de Processos; Alteração do Âmbito
Introdução de referência ao Plano Estratégico; Alteração do ponto 2.4-Lista de Documentos;
2 2008.02.15 alterações no Ponto 3.3
3 2008.09.08 Introdução de processo GEI, alteração do ponto 2.2 Exclusões
Alteração do ponto 2.4-Lista de Documentos; alterações resultantes dos novos estatutos e
4 2008.10.31 alteração do âmbito; inclusão de Processo PGE
Alteração do âmbito (extensão a Mestrados); Alteração de documentação de diversos
5 2009.10.30 Processos
Reorganização de Processos (Gestão Estratégica); Inclusão de GGQ no GAQ; Alteração de
6 2010.02.08 documentação de diversos Processos
7 2010.11.15 Alteração de documentação de diversos Processos
Alteração de documentação de diversos Processos; Inclusão de nova Unidade Orgânica
8 2010.12.10 criada no IPVC; atualização de 1.2, 1.5 (PE e PQ) e1.6 (Organograma); Alteração de SGQ
para SGGQ
Alteração do índice e de documentação de diversos Processos; alteração de referência a PE
9 2011.11.04 (2011-2014) e ajustamento de Missão, Visão, Valores; revisão de Estrutura da Qualidade;
atualização do âmbito (especificar processos SAS)
10 2012.01.05 Alteração do índice e de documentação de diversos Processos

11 2014.01.27 Alteração do índice, revisão tabela 2.4 (documentação de Processos), revisão de tabela 3.3
Alteração do índice e referência ao Plano Estratégico (IPVC 1519), Missão, Visão, Valores,
Objetivos do SGGQ-IPVC e seu alcance; alargamento do âmbito (novos subprocessos SAS:
12 2015.11.06 CUL/DES/SAL/EMP/BUS); clarificação de partes interessadas e relação entre Processos e
Órgãos do IPVC e entre processos e referenciais A3ES/ESG-2015
13 2016.04.07 Alteração do Mapa de Processos do SGGQ-IPVC.
Alteração de documentação de diversos Processos do SGGQ-IPVC; atualização relativa a
14 2016.12.22 documentação
Alteração de documentação de Processos; atualização de referenciais A3ES; transição ISO
15 2017.03.31 9001:2015
Alteração de documentação de diversos Processos do SGGQ-IPVC; alteração do mapa de
16 2017.12.05 indicadores; alteração do mapa de inquéritos.

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1.2. Objetivos do Manual da Qualidade

O presente Manual da Qualidade (MQ) tem os seguintes objetivos:

o Apresentar o Instituto Politécnico de Viana do Castelo (IPVC)


o Comunicar a Política da Qualidade do IPVC e a estrutura do seu Sistema de Gestão e de
Garantia da Qualidade (SGGQ-IPVC), organizado por Processos, respetivos Procedimentos e
impressos;
o Apresentar Descrever o SGGQ-IPVC à comunidade IPVC (interna e externa); demonstrar a sua
conformidade com as Normas de referência e com requisitos legais, estatutários e
regulamentares e procedimentos internamente definidos; demonstrar o cumprimento de
requisitos de controlo, verificação e retroação, associados à dimensão da Acreditação dos Ciclos
de Estudos e Certificação do SGGQ-IPVC com base no princípios da melhoria e pensamento
baseado no risco e; contribuir para as funções de transparência e de melhoria contínua do
Sistema Interno de Garantia da Qualidade.

1.3. Organização do Manual da Qualidade

O MQ é elaborado pelo Gabinete de Avaliação e Qualidade (GAQ) e aprovado pela Presidência. Tal
é evidenciado por rubrica dos responsáveis respetivos na primeira página. É emitido em formato
conforme esta página.

No cabeçalho é indicado o número de edição e data de elaboração.

No rodapé de cada página (exceto na primeira) é indicado o número da página.

O MQ é revisto sempre que ocorra qualquer alteração que o torne inadequado, enquadrada em
revisão regulamentar ou normativa, em ação de melhoria ou de correção. As propostas de revisão do MQ
podem ser efetuadas por qualquer parte interessada, sendo dirigidas ao GAQ que analisa e implementa
eventuais alterações, se aplicável.

Qualquer alteração ao conteúdo do MQ implica a emissão de uma nova edição do mesmo, sendo o
respetivo número incrementado de uma unidade. A primeira emissão do documento corresponde à
edição 1 (um).

A publicação do MQ é realizada no Portal do IPVC (área Qualidade-SGGQ-IPVC) e na plataforma


ON.IPVC (https://on.ipvc.pt na área SGGQ/Gestão da Qualidade) na qual este se encontra disponível
para consulta, sendo a sua atualização garantida pelo GAQ sempre que se verifiquem revisões ao
mesmo.

Apenas existe uma cópia controlada atribuída ao GAQ.

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1.4. Apresentação do Instituto Politécnico de Viana do Castelo

Este Manual descreve o Sistema de Gestão e de Garantia da Qualidade do INSTITUTO


POLITÉCNICO DE VIANA DO CASTELO (SGGQ-IPVC) bem como os processos que o integram e que
visam a implementação da sua Política da Qualidade.

O SGGQ-IPVC implementado baseia-se:

o Requisitos de Gestão da Norma NP EN ISO 9001:2015;


o Padrões e orientações europeus para a garantia da qualidade do ensino superior (ESG-
Standards and Guidelines for Quality Assurance in the European Higher Education Area, ENQA,
2015);
o Guião de Autoavaliação de Ciclos de Estudos em Funcionamento (ACEF), da A3ES;
o Guião para Pedido de Acreditação Prévia de Novo Ciclo de Estudos (PAPNCE), da A3ES;
o Guião para Pedido Especial de Renovação da Acreditação de Ciclos de Estudos Não-Alinhados
(PERA), da A3ES;
o Manual para o Processo de Auditoria (V1.2., out.2016), os Referenciais SIGQ (out. 2016) e o
Guião para a Auto-Avaliação-Auditoria de Sistemas Internos de Garantia da Qualidade (2013), da
A3ES;
o Processo de Avaliação Institucional (jan.2017);
o De forma a garantir a qualidade dos ciclos de estudos e o nível desejado de satisfação dos
serviços de apoio à comunidade, este Manual apresenta os processos e os procedimentos
adotados pelo IPVC no âmbito do SGGQ, sendo para este um documento de referência.

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1.5. História

O IPVC é uma instituição de Ensino Superior Público, criado pelo Decreto-Lei nº 380/80, de 16 de
Agosto. É uma pessoa coletiva de direito público, dotada de autonomia estatutária, administrativa,
financeira e patrimonial. Os seus estatutos foram homologados pelo Despacho Normativo nº 7/2009, de
26 de Janeiro, publicado na II Série do D.R. de 06-02-2009. O IPVC apresenta, a nível interno, um
conjunto de regulamentos que orientam a multiplicidade de Unidades Orgânicas (UO), Unidades
Funcionais (UF) e Órgãos que o constituem. O IPVC integra 6 UO’s orientadas para projetos de ensino –
as Escolas Superiores – e 3 UF - Serviços de Ação Social (SAS); Biblioteca; Oficina de Transferência de
Tecnologia, Inovação e Conhecimento-OTIC (estas 2 últimas em implementação como UF). Cabe aos
Serviços Centrais (SC) do Instituto assegurar a coordenação institucional das atividades de gestão de
pessoal, patrimonial, administrativa, financeira, planeamento global e apoio técnico.

As Escolas regem-se por estatutos próprios, são pessoas coletivas de direito público, dotadas de
autonomia científica e pedagógica e possuem órgãos próprios: Direção, Conselho Pedagógico,
Coordenação de Curso/Comissão de Curso. O Conselho Técnico-Científico do IPVC tem, em cada
Escola, uma Comissão Técnico-científica com o objetivo de preparar e apoiar o trabalho do Conselho
Técnico-científico, nelas podendo ser delegadas competências.

As referidas Unidades Orgânicas são:

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ESCOLA SUPERIOR DE EDUCAÇÃO


[ESE]
Criada pelo Decreto-Lei nº 513-T/79, 26/12

ESCOLA SUPERIOR AGRÁRIA


[ESA]
Criada pelo Decreto do Governo nº 46/85, 22/11

ESCOLA SUPERIOR DE TECNOLOGIA E GESTÃO


[ESTG]
Criada pelo Decreto do Governo nº 46/85, 22/11

ESCOLA SUPERIOR DE SAÚDE


[ESS]
Reconvertida em Escola Superior de Enfermagem pela
Portaria nº 821/89, 15/9.
Renomeada Escola Superior de Saúde através de novos
estatutos do IPVC.

ESCOLA SUPERIOR DE CIÊNCIAS EMPRESARIAS


[ESCE]
Criada pelo Decreto-Lei nº 264/99, 14/07

ESCOLA SUPERIOR DE DESPORTO E LAZER


[ESDL]
Criada pelo Conselho Geral do Instituto Politécnico de
Viana do Castelo, a 3 de Maio de 2011, ao abrigo do
disposto no artigo 59º da Lei 62/2007 de 10 de Setembro
(Regime Jurídico das Instituições de Ensino Superior).
Autorização para funcionamento a 11 de Maio de 2011
por Despacho do Ministro da Ciência, Tecnologia e
Ensino Superior.

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O IPVC está dotado de Serviços de Ação Social (SAS-


IPVC) que são uma unidade funcional dotada de autonomia
administrativa e financeira, tendo iniciado a sua atividade em
Abril de 1994, embora desde 1987 que os estudantes do
Instituto Politécnico de Viana do Castelo têm usufruído de
bolsas de estudo e apoio social.

De acordo com o definido no Dec. – Lei 129/93 de 22 de Abril e no regulamento orgânico dos
Serviços de Ação Social, a implementação da política de Ação Social do IPVC é assegurada pela
prestação de serviços nas seguintes áreas:

Apoios Diretos:

o Bolsas de estudo;

o Auxílio de emergência.

Apoios Indiretos:

o Acesso à alimentação e ao alojamento;

o Acesso aos serviços de saúde;

o Apoio a atividades culturais e desportivas;

o Acesso a outros apoios educativos.

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1.6. Organograma do IPVC

IPVC
Provedor do
Estudante

Federação Académica
Associação Estudantes
das Escolas

Conselho Geral

Conselho de Gestão Presidente

Administrador

Conselho Académico
Conselho Técnico-Científico

Áreas Científicas

Grupos Unidades de Escolas Unidades Funcionais


Disciplinares Investigação Direção Serviços de Ação Social;
Conselho Pedagógico OTIC (a implementar);
Coordenação de Curso Biblioteca (a implementar)

Serviços

Direção de Serviços de
Planeamento e Desenvolvimento
Balcão Único Estratégico (a implementar);
Secretariado de Apoio aos Direção de Serviços
Cursos Administrativos e Financeiros;
Secretariado da Direção Direção de Serviços Informáticos;
Laboratórios Divisão de Serviços Técnicos;
Divisão de Serviços Académicos;
Divisão de Recursos Humanos;
Serviço de Expediente e Arquivo;
Gabinete de Avaliação e
Qualidade;
Gabinete Jurídico (a
implementar);
Gabinete de Mobilidade e da
A descrição das funções dos Órgãos, Gabinetes e Serviços Cooperação Internacional;
Gabinete de Comunicação e
constantes deste Organograma, encontra-se nos Estatutos do IPVC e Imagem;
Gabinete de Auditoria e Controlo
das respetivas Unidades Orgânicas, Unidades Funcionais e Unidades (a implementar);
Secretariado da Presidência.
de Investigação em despachos do Presidente do IPVC.

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O IPVC apresenta 8 Áreas Ciêntificas (que se subdividem em vários Grupos Disciplinares), transversais as 6 UO:

1.7. Áreas Cientificas do IPVC

8 ÁREAS
CIENTÍFICAS

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1.8. Plano Estratégico

O IPVC definiu um Plano Estratégico para o período 2015-2019, no qual se encontram definidas as
orientações que servem de base ao SGGQ-IPVC (a partir de fev. 2016).

O Plano Estratégico encontra-se publicado em site próprio, http://planoestrategico.ipvc.pt/, de forma a


permitir a sua divulgação à comunidade em global.

O novo Plano Estratégico 2015-2019 (IPVC1519), aprovado em Conselho Geral (CG) a 14 de outubro
2015, foi, de acordo com os Estatutos do IPVC, submetido ao CG até 6 meses após tomada de posse do
Presidente, que ocorreu a 5 de março de 2015).

Após aprovação do IPVC1519, ocorreu uma fase (2 meses) definida para incorporação das
recomendações do CG e definição de Planos de Ações para cada Objetivo do IPCV1519 aprovado.
Tendo em consideração o processo referido, no decurso de 2015, o SGGQ-IPVC manteve, ainda, como
orientação estratégica, os objetivos do Plano Estratégico 2010-2014.

De seguida apresentam-se um resumo da Missão e da Visão, enquanto elementos do Plano


Estratégico IPVC1519, bem como a Política da Qualidade definida pela Presidência do IPVC.

1.9. Missão

O Instituto Politécnico de Viana do Castelo é uma instituição pública de ensino superior, ao serviço do
desenvolvimento da pessoa e da sociedade, que cria e partilha conhecimento, ciência, tecnologia e
cultura. Promove a formação integral dos estudantes ao longo da vida, combinando ensino com
investigação, numa atitude pró-ativa de permanente inovação, cooperação e compromisso, centrado no
desenvolvimento da região e do país, e na internacionalização.

1.10. Visão

O IPVC é uma instituição que se afirma pela qualidade dos seus modelos organizacionais e de
governança, inovadora e pró-ativa.

Alicerçada numa oferta formativa diversificada, inovadora, profissionalizante, global e versátil, em


plena articulação com a investigação aplicada e em permanente compromisso com a região e o país.

Constitui-se como uma comunidade dinâmica, centrada na promoção do potencial humano e que
através de redes colaborativas, incentiva o empreendedorismo com vista à empregabilidade, numa lógica
de cocriação de valor.

É uma instituição empenhada na internacionalização através da partilha de conhecimento, formação,


mobilidade e desenvolvimento de projetos, sendo reconhecida na cooperação internacional, em particular
com a Comunidade dos Países de Língua Portuguesa.

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1.11. Valores

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1.12. Política da Qualidade

A Presidência do IPVC compromete-se a:


o Manter um adequado Planeamento Estratégico a todos os níveis da estrutura diretiva e empenho
na liderança institucional;
o Manter uma atitude de permanente atenção, incentivo e apoio ao Sistema de Gestão e de
Garantia da Qualidade (SGGQ) porque o considera um elemento fundamental ao cumprimento da
sua Missão, à sua sustentabilidade e desenvolvimento;
o Manter uma atenção constante às necessidades e expectativas dos agentes (internos e externos)
da Comunidade IPVC com vista à obtenção de elevados níveis de satisfação e de sintonia com os
desígnios e pretensões da Região e do País;
o Motivar e comprometer, por uma participação sistemática, todos os agentes (internos e externos)
na dinamização do SGGQ;
o Assegurar as condições necessárias à prossecução dos objetivos definidos no SGGQ em
particular os inerentes à garantia da qualidade e acreditação dos ciclos de estudo;
o Desenvolver e manter uma estratégia para a melhoria contínua da qualidade da oferta formativa
suportada numa prática de investigação aplicada e que habilite para um progressivo nível de
competências para a prestação de serviços de maior valia com vista à valorização económica e
social do conhecimento;
o Reforçar as condições de apoio a uma política e a uma prática de investigação aplicada da qual
resulte a produção de conhecimento necessário, o qual transferido, assegure a inovação dos
tecidos empresarial e social, processo do qual deve resultar o retorno do investimento realizado;
o Assegurar os processos de suporte fundamentais à maior equidade no acesso e frequência ao
ensino superior;
o Assegurar a adequada divulgação e reconhecimento do SGGQ junto da Comunidade IPVC,
comunicar com clareza o seu propósito, considerando a centralidade dos estudantes e a garantia
da qualidade do ensino e sua melhoria;
o Cumprir todos os requisitos legais, regulamentares e normativos, aplicáveis.

1.13. Objetivos da Qualidade

Com base no Plano Estratégico e na Política da Qualidade, são anualmente definidos Objetivos da
Qualidade do IPVC, os quais são descritos e planeados em documento próprio de forma a garantir a sua
avaliação objetiva. Para cada processo, encontram-se ainda definidos objetivos, com indicadores e metas
associadas, os quais se assumem como Objetivos da Qualidade específicos/operacionais de cada
processo. Cada processo apresenta ainda um Plano de Melhorias, revisto no mínimo anualmente, com
ações, objetivos, responsáveis e prazos de implementação.

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2. SISTEMA DE GESTÃO E DE GARANTIA DA QUALIDADE (SGGQ-IPVC)

2.1. Âmbito

Formação superior, nas áreas científicas ministradas nas Escolas Superiores de Educação, Agrária,
Tecnologia e Gestão, Saúde, Ciências Empresariais e de Desporto e Lazer. Serviços de Ação Social
(Alojamento, Alimentação, Bolsas, Cultura, Desporto, Saúde, Emprego, BUS “Académico”). Elaboração e
desenvolvimento de estudos e projetos.

2.2. Requisitos não aplicáveis

Não se aplica

2.3. Contexto da organização e partes interessadas


O IPVC determina as questões externas e internas relevantes para o seu propósito e a sua
orientação estratégica e que afetam a capacidade para atingir os objetivos. O planeamento e
desenvolvimento do SGGQ-IPVC são realizados tendo por base os princípios da melhoria contínua
segundo o esquema seguinte.

GESTÃO DE TOPO
(Liderança e
Planeamento Estratégico)

COLABORADORES

Desenvolvimento
Responsabilização de Competências
e Confiança

Contexto do Monitorização,
Gestão de Medição Análise,
IPVC e as suas Avaliação, Melhoria
Recursos
Partes e Inovação
Interessadas

FORMAÇÃO; ESTUDANTES
INVESTIGAÇÃO PARCEIROS/ALUMNI,
FORNECEDORES, TUTELA,
DESENVOLVIMENTO E Garantia da Qualidade
PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS REGULADORES/AVALIADORES
dos Ciclos de Estudos,
SERVIÇOS DE APOIO IDI e dos serviços
prestados

Cumprimento
de Requisitos,
necessidade e
expetativas

A responsabilidade pela Qualidade não é exclusiva do Grupo da Qualidade, sendo partilhada


por todas as Partes Interessadas relevantes, incluindo os estudantes e alumni, fornecedores e
parceiros (de formação, de IDI, de atividades diversas como as culturais, as artísticas e desportivas) e
os colaboradores, que em conjunto constituem a COMUNIDADE IPVC. Outras partes interessadas
relevantes, são a tutela, reguladores, os sindicatos, os clientes de prestações de serviços.

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2.4. Abordagem por Processos

A abordagem e descrição de processos foram realizadas tendo por base o modelo “Mapa de
Processo” onde se definem:
o Os inputs e outputs de cada processo
o As atividades principais associadas a cada processo
o As funções que executam e/ou participam em cada uma das atividades
o Os documentos (informação documentada interna e externa) e/ou meios que são necessários
à execução de cada atividade
o Os registos (informação retida) produzidos na execução de cada atividade (quando aplicável)
o Os indicadores de desempenho do processo (Apêndice I: Mapa de Indicadores)
o O plano de melhorias

O Sistema de Gestão e de Garantia da Qualidade é entendido como um conjunto de processos que


interagem e se inter-relacionam entre si (ver item 2.5 e 2.6).
É propósito desta metodologia de abordagem por processos propiciar um enquadramento para avaliar o
seu desempenho através de indicadores adequados que medem a concretização de objetivos.
O seguimento destes indicadores é efetuado regularmente no sentido de melhorar continuamente a
eficiência e a eficácia dos processos e consequentemente da organização.

Os processos identificados e descritos de acordo com esta metodologia foram agrupados em quatro
tipos:
I. Processos de Gestão Estratégica – processos de definição de Políticas e desenvolvimento
institucional-Processo de Planeamento e Gestão Estratégica, e ainda os processos de
Criação e Restruturação de Cursos e a Cooperação Internacional;
II. Processo de Cadeia de Valor – Processo diretamente relacionado com a Formação
(Ensino&Aprendizagem) de cursos de formação superior (CTeSP, 1º e 2º Ciclo);
Investigação e Prestação de Serviços à Comunidade e Formação Contínua e Especializada.
III. Processos de Suporte – Processos que suportam o processo de Formação e garantem o
funcionamento da Instituição, em particular as pessoas mas também as infraestruturas e
ambiente de trabalho, a gestão do conhecimento, dos sistemas de informação e
comunicação;
IV. Processo de Medição, Análise, Avaliação e Melhoria – verificam a conformidade do sistema
com os referenciais normativos e com os requisitos legais e regulamentares, avaliam o
desempenho, incluindo nessa avaliação a auscultação às partes interessadas (Apêndice I:
Mapa de Indicadores e Apêndice II: Mapa de Inquéritos) a sua eficácia e eficiência e
contribuem para a melhoria contínua.

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2.5. Mapa de Processos

Ver em Quadro Apêndice III.1, 2 e 3 - Correspondência entre Referenciais A3ES, os European


Standard Guidelines (ESG, 2015), os requisitos da ISO 9001:2015 e Processos SGGQ-IPVC

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2.6. Planeamento, Operacionalização, Avaliação e Melhoria

O Processo de Planeamento e Gestão Estratégica (PGE), considerando o contexto organizacional,


as partes interessadas, um pensamento baseado no risco e nas oportunidades, tem como atividade
fundamental a elaboração do Plano Estratégico (ver capitulo 1.8) e, anualmente, os Planos e Relatórios
de Atividades. Este processo, em estreita ligação com o Processo de Gestão e Melhoria do Sistema
(GMS), asseguram a organização do SGGQ-IPVC e a implementação, acompanhamento e revisão da
política para a qualidade e tradução eficaz no SGGQ, incluindo a sua revisão anual (ver esquema 2.6.1.).
Os processos de auscultação, incluindo os inquéritos às partes interessadas (ver Apêndice I), os
indicadores de desempenho (ver Apêndice II) e as auditorias internas e externas, são atividades de
monitorização e avaliação essenciais, permitindo verificar a eficácia da garantia da qualidade interna, agir
como um catalisador para melhorar e fornecer ao IPVC novas perspetivas e fornecer informações para
garantir à instituição e ao público a qualidade das atividades do IPVC.

A gestão de parcerias (regionais e nacionais) para a Formação e para a Investigação Aplicada


(Processo Gestão de Projetos), juntamente com a estratégia de Internacionalização, incluindo a
mobilidade de estudantes e colaboradores (Processo Cooperação Internacional), constituem o suporte
à concretização da política do IPVC para a Cooperação com a sociedade.

Ainda ao nível estratégico, o Processo Criação e Restruturação de Cursos (CRC), gere de criação
de novos cursos ou revisão dos existentes, com base na avaliação periódica da oferta formativa, pela
auscultação das partes interessadas para deteção das necessidades e oportunidades, em particular as
necessidades de formação regionais, e potencial de empregabilidade, recursos disponíveis,
possibilidades de parcerias com outras IES (em particular a partir da APNOR) mas também considerando
a concorrência.

O processo de Formação (FOR) assegura o planeamento do ano letivo, execução da atividade


letiva, monitorização, análise e avaliação das atividades letivas e grau de satisfação dos estudantes, com
vista à melhoria contínua e inovação do ensino&aprendizagem, envolvendo neste processo todos os
Órgãos e partes interessadas relevantes. O centro da Garantia da Qualidade da Formação são as
Unidades Curriculares (UC), que constituem o do Plano de Estudos, procurando um compromisso
contínuo dos alunos e docentes, ao nível de cada UC, coordenação de curso (CC), Grupos Disciplinares
(GD, onde as UC’s e docentes estão alocados), Direções e Conselhos Pedagógicos (CP) das UO e, a
nível central, o CTC e a Presidência, em particular na alocação de recursos (definição anual da oferta
formativa, Serviço Docente, entre outros).

Da monitorização e avaliação da UC resulta um relatório de UC (RUC), que é usado pela CC na


elaboração do Relatório Anual de Curso (RAC). A informação dos RAC e dos relatórios Anuais dos
Processos (RAP), é integrada no Balanços Anuais das UO, sendo estes agregados à Revisão do Sistema
(ver esquema 2.6.1.).

Assim, a estruturação do SGGQ-IPVC, com níveis sucessivos de Avaliação: da UC ao curso,


passando pela IDI&T (Processo Gestão de Projetos), Cooperação Internacional e pelos Recursos e
Serviços de Apoio (Processos de Suporte), até à meta-avaliação substantiva do SGGQ, permite a
Revisão periódica do mesmo (ver esquema 2.6.1.).

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MANUAL DA
QUALIDADE
edição 16 ● 2017.12.05

2.6.1. Cronograma de Planeamento, Balanços e Relatórios e Revisão do SGGQ-IPVC

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MANUAL DA
QUALIDADE
edição 16 ● 2017.12.05

2.7. Estrutura de Gestão do SGGQ-IPVC

O modelo de funcionamento do Sistema de Gestão e de Garantia da Qualidade do IPVC (SGGQ-


IPVC) baseia-se numa estrutura, com uma coordenação central, e elementos nomeados pelos Serviços
Centrais (SC) do IPVC, Unidades Orgânicas (UO) e Unidade Funcional-SAS, a saber:

o Gestão de Topo do IPVC - Pró-Presidente para a Qualidade e Gestor Institucional da


Qualidade (GIQ-IPVC)

o Gabinete de Avaliação e Qualidade do IPVC - Coordenado pelo GIQ-IPVC;

o Gabinete da Qualidade de SC/UO/UF, constituídos pelos Gestores da Qualidade (GQ) de


SC/UO/UF, respetivamente;

o Grupo Coordenador do Processo - Coordenado pelo Gestor Institucional do Processo (GIP) e


que inclui os Gestores de Processo (GP).

1. O Gabinete de Avaliação e Qualidade (GAQ), coordenado pelo GIQ do IPVC, integra os GQ de


SC/UO/UF e tem as seguintes atribuições:

1.1. Coordenar, promover e rever o SGGQ no IPVC;

1.2. Elaborar os documentos de carácter institucional do SGGQ, designadamente o Manual da


Qualidade;

1.3. Elaborar o Programa Anual da Qualidade do IPVC;

1.4. Elaborar o Programa Anual de Auditorias do IPVC bem como assegurar a sua execução;

1.5. Preparar a Revisão anual do SGGQ, pela Gestão de Topo (com base nos Balanços da Qualidade
dos(as) SC/UO/UF e Relatórios Anuais de Processo e dos Cursos e Relatório Anual de Atividades
IPVC);

1.6. Reportar à Gestão de Topo o desempenho do SGGQ e qualquer necessidade de melhoria;

1.7. Coordenar o processo administrativo de avaliação/acreditação dos ciclos de estudos de ensino


conferentes de grau (licenciaturas, mestrados) e dos CTESP e da formação
contínua/especializada;

1.8. Coordenar, com a Gestão de Topo, a definição de responsabilidades, recursos, metodologia e


prazos para implementação das ações de melhoria e inovações decorrentes da Revisão do
Sistema;

1.9. Cooperar na análise das necessidades de formação interna com a Gestão de Topo e Divisão de
Recursos Humanos do IPVC.

21
MANUAL DA
QUALIDADE
edição 16 ● 2017.12.05

2. O Gabinete da Qualidade de SC/UO/UF é coordenado pelo(s) Gestor(es) da Qualidade dos


SC/UO/SAS, integra os gestores de processo de, respetivamente, SC/UO/SAS e tem as seguintes
atribuições:

2.1. Coordenar, promover e garantir a revisão e melhoria do SGGQ nos SC/UO/UF;

2.2. Analisar as entradas para a revisão do sistema e elaborar o Balanço Anual da Qualidade da sua
Unidade;

2.3. Analisar as reclamações, não conformidades e sugestões de melhoria dos processos da respetiva
unidade;

2.4. Acompanhar as ações corretivas e preventivas a implementar;

2.5. Coordenar com os Gestores de Processo, os processos da respetiva Unidade;

2.6. Colaborar no processo de avaliação/acreditação dos ciclos de estudos da respetiva Escola e da


formação contínua.

3. Os Grupos de Coordenação dos Processos constituídos abrangem todos os processos do SGGQ-


IPVC e têm por finalidade a articulação dos processos nos SC/UO/UF, visando a uniformização de
procedimentos sempre que possível, identificação das melhores práticas e a melhoria contínua dos
respetivos processos.

Cada grupo é constituído pelos gestores de processos de SC/UO/UF, conforme aplicável. Cada
equipa tem um coordenador (Gestor Institucional de Processo-GIP), reúne periodicamente (sempre
que se justifique, no mínimo trimestralmente) e tem a responsabilidade da gestão do respetivo
processo. Responde pelo cumprimento da matriz, analisa os indicadores que lhe dizem respeito,
analisam os documentos referentes ao processo e propõe aos órgãos de gestão soluções para
melhorarem os seus serviços.

Acresce apenas ao Gestor Institucional de Processo-GIP a missão de convocar e garantir, em termos


logísticos, o funcionamento do grupo, bem como transmitir ou receber informação do Gabinete de
Avaliação e Qualidade.

4. O Gestor Institucional da Qualidade (GIQ-IPVC), nomeado pelo Presidente do IPVC como Pró-
Presidente para a Qualidade, tem as seguintes funções:

4.1. Coordenar o Gabinete de Avaliação e Qualidade do IPVC;- Implementar manter e promover o


SGGQ -IPVC;

4.2. Coordenar a elaboração, aprovação, alteração e distribuição dos documentos do SGGQ;

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MANUAL DA
QUALIDADE
edição 16 ● 2017.12.05

4.3. Garantir a adequada atualização e utilização da plataforma de gestão do SGGQ-IPVC;

4.4. Planear, convocar e conduzir a realização periódica de reuniões do Gabinete de Avaliação e


Qualidade do IPVC;

4.5. Elaborar o Programa anual de auditorias do Sistema e assegurar a sua implementação;

4.6. Propor ações de informação/formação específicas ou em áreas determinantes para a Qualidade


em função das necessidades diagnosticadas;

4.7. Verificar o seguimento das ocorrências e colaborar na proposta de ações;

4.8. Coordenar a revisão anual do SGGQ;

4.9. Apoiar a Gestão de Topo no planeamento e gestão estratégica da Instituição;

4.10. Coordenar o processo administrativo de acreditação dos ciclos de estudos e da formação


contínua e de certificação do SGGQ;

4.11. Assegurar a comunicação com as entidades de avaliação/acreditação e certificadoras.

5. O(s) Gestor(es) da Qualidade (GQ) dos SC/UO/UF, nomeados, respetivamente, pelo Presidente,
Diretores das UO e Administrador dos SAS, têm as seguintes funções:

(NOTA: o Gabinete da Qualidade das UO tem sempre, pelo menos, um elemento da Direção da UO)

5.1. Colaborar na concretização das disposições definidas no MQ;

5.2. Colaborar no planeamento e realização de auditorias da qualidade;

5.3. Analisar e rever os indicadores de acompanhamento dos Processos e dos Cursos da respetiva
Unidade;

5.4. Analisar e acompanhar os Planos de Melhoria dos Processos e dos Cursos da respetiva Unidade;

5.5. Propor ações de informação/formação específicas ou em áreas determinantes para a Qualidade


em função das necessidades de formação diagnosticadas;

5.6. Verificar o seguimento de ocorrências e colaborar na proposta de ações para tratar riscos e
oportunidades incluindo as ações de melhoria, ações de correção, corretivas;

5.7. Elaborar o Balanço da Qualidade da respetiva Unidade;

5.8. Colaborar no processo de avaliação/acreditação dos ciclos de estudos e da formação contínua, da


respetiva Unidade e na certificação do SGGQ.

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MANUAL DA
QUALIDADE
edição 16 ● 2017.12.05

6. Os Gestores de Processo dividem-se em dois tipos:

(NOTA: Os GIP/GP associados a Órgãos e Serviços, são por inerência os responsáveis desses órgãos e
serviços).

6.1. Gestores Institucionais de Processo (GIP), designados pelo Presidente do IPVC e ouvido o GIQ,
que têm as seguintes funções:

6.1.1. Elaborar/rever o mapa do processo de que são responsáveis, procedimentos, instruções de


trabalho e impressos associados, com a colaboração dos intervenientes nas atividades, dando
conhecimento ao Gabinete de Avaliação e Qualidade;

6.1.2. Acompanhar a implementação do processo e colaborar na sua melhoria contínua,


acompanhando as ações constantes nos Planos de Melhoria, dando conhecimento ao GIQ;

6.1.3. Planear, convocar e conduzir a realização periódica de reuniões com os Gestores de Processo;

6.1.4. Acompanhar a análise dos indicadores de processo, conforme periodicidade prevista, dando
conhecimento ao GIQ;

6.1.5. Colaborar na realização de auditorias internas ao Processo e/ou ao SGGQ;

6.1.6. Registar e/ou dar seguimento às ocorrências registadas por outros intervenientes; Verificar o
seguimento de ocorrências e colaborar na proposta de ações para tratar riscos e oportunidades,
associadas ao processo incluindo as ações de melhoria, ações de correção, corretivas;

6.1.7. Elaborar o Relatório Anual do Processo.

6.2. Os Gestores de Processo (GP) de SC/UO/UF, designados pelo Gestor da Qualidade de


SC/UO/UF, que têm as seguintes funções:

6.2.1. Colaborar com GIP na Elaboração/revisão do mapa de processo, procedimentos, instruções de


trabalho e impressos associados, dos SC/UO/UF, com a colaboração dos intervenientes nas
atividades, dando conhecimento ao respetivo Gestor da Qualidade;

6.2.2. Implementar o processo e colaborar na sua melhoria contínua, analisando as ações constantes
nos Planos de Melhoria e fichas de ocorrência;

6.2.3. Recolher, tratar e analisar os dados dos indicadores do processo;

6.2.4. Propor ações de informação/formação específicas ou em áreas determinantes para o Processo


em função das necessidades de formação diagnosticadas;

6.2.5. Colaborar na realização de auditorias internas ao Processo e/ou ao SGGQ;

6.2.6. Colaborar no seguimento das ocorrências registadas.

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MANUAL DA
QUALIDADE
edição 16 ● 2017.12.05

2.8. Organograma do Gabinete de Avaliação e Qualidade

Gabinete de
Avaliação e
Qualidade do IPVC Representante
da Gestão de
Topo

Gabinete da Gabinete da Gabinete da Gabinete da Gabinete da Gabinete da Gabinete da Gabinete da


Qualidade Qualidade Qualidade Qualidade Qualidade Qualidade Qualidade Qualidade
SC SAS ESA ESCE da ESDL da ESE da ESS da ESTG

Grupos Coordenadores dos Processos


(GIP e GP de cada UO/SC/SAS, conforme aplicável)

Ao Gestor Institucional da Qualidade do IPVC e Gestores da Qualidade nas SC/UO/UF, compete-


lhes:

o Assegurar que os processos necessários ao eficiente funcionamento do SGGQ-IPVC sejam


estabelecidos, implementados e melhorados, garantindo que sejam considerados todos os
requisitos aplicáveis à garantia da qualidade do ensino&aprendizagem para os ciclos de estudos
da instituição, dos serviços de apoio, da IDI&T e da prestação de serviços;

o Avaliar o desempenho do Sistema, com definição e indicadores de desempenho (Apêndice I: Mapa


de Indicadores), incluindo resultados de auscultação às partes interessadas (Apêndice I: Mapa de
Indicadores) com Meta-Avaliação anual (Revisão resultante de níveis sucessivos de avaliação,
desde a Unidade Curricular, passando pelo Curso, Processos, Serviços e Escolas, até ao Sistema
no seu todo) e quaisquer necessidades de melhoria identificadas pelas partes interessadas,
incluindo recomendações e condições de entidades externas de avaliação/acreditação;

o Assegurar que toda a organização esteja consciente da necessidade de cumprimento dos


requisitos das partes interessadas.

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MANUAL DA
QUALIDADE
edição 16 ● 2017.12.05

2.9. Estrutura Documental

Os documentos do SGGQ-IPVC encontram-se organizados da seguinte forma:

MANUAL DA QUALIDADE

MAPAS DE PROCESSOS (OBJETIVOS, ATIVIDADES E


INTERVENIENTES, DOCUMENTAÇÃO ASSOCIADA,
INDICADORES E PLANOS DE MELHORIA)

INFORMAÇÃO MANTIDA
(PROCEDIMENTOS E INSTRUÇÕES DE
TRABALHO)

INFORMAÇÃO RETIDA (IMPRESSOS)

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MANUAL DA
QUALIDADE
edição 16 ● 2017.12.05

2.10. Lista de Documentos do SGGQ (https://on.ipvc.pt/)

DOCUMENTOS ASSOCIADOS
PROCESSO Subprocesso
SC ESA ESE ESCE ESDL ESS ESTG SAS
PLANEAMENTO E - Mapa de Processo: PGE
GESTÃO - Procedimentos: Elaboração do PE, Plano Estratégico; Plano de Atividades; Relatório de Atividades
ESTRATÉGICA - Impressos: Proposta de Atividades a integrar PA, Descrição de Atividades a integrar RA, Elaboração do PE, Plano de
(PGE) Ações do PE
- Mapa de Processo: CIN (alojamento,
- Procedimentos: Estágios Internacionais para Diplomados, Mobilidade de Docentes e Não Docentes, alimentação e
Mobilidade de Alunos, Estabelecimento de Parcerias, Mobilidade de Alunos em Espaço Lusófono. outros serviços
- Impressos: Inter-institutional agreement , Learning Agreement, Changes to Original Learning como Centro
Agreement, Learning Agreement for Traineeships, Transcript of Records, Contrato ERASMUS+, Desportivo,
mobilidade para estudos e/ou estágio/recibo; Confirmation of Arrival / Departure for International Gabinete de
COOPERAÇÃO Students, Letter of Acceptance, Ficha de candidatura Erasmus Guide Friend, Application Form for Saúde)
INTERNACIONAL Erasmus Students Accommodation, Certificate of Attendance and Evaluation for Work Placements,
(CIN) Proposta de plano de equivalências / alteração ao plano de equivalências, Letter of Acceptance for
GESTÃO
Teaching and Staff Training Exchange, Confirmation of Teaching and Staff Training Exchange, Staff
ESTRATÉGICA
Mobility for Teaching Mobility Agreement; Staff Mobility for Training Mobility Agreement, Contrato
ERASMUS+ Mobilidade de Pessoal para missões de ensino; Contrato ERASMUS+ Mobilidade de
Pessoal para formação, Ficha de Aluno, Acordo de Aprendizagem, Relatório Final.
EACEA EC, Documentos da Agência Nacional http://internacional.ipvc.pt/
http://help.ipvc.pt/doku.php?id=internacional_erasmus
- Mapa de Processo: CRC (análise
- Procedimentos: Eleição para a Presidência do CTC para o biénio 2016-2018, Distribuição de Serviço necessidades
CRIAÇÃO/REES Docente e Contratações para o ano letivo 2015- 2016, Distribuição de Serviço Docente para o ano de serviços de
TRUTURAÇÃO letivo 2015-2016, Alocação das UC’s dos CTESP às Áreas Científicas e Grupos Disciplinares do apoio)
DE CURSOS IPVC, Datas de submissão ao CTC de propostas de Criação e Restruturação de Cursos, Suspensão
(CRC) e Extinção de Cursos, Reestruturação de Cursos, Criação de Cursos
- Impressos: Proposta de Criação ou Reestruturação de Cursos; Guiões da A3ES e DGES; Atas CTC-
IPVC
(atividade de - Mapa do Processo FOR Ligação a:
PGE e avaliação - Procedimentos/Instruções de trabalho: Identificação de Necessidades, Elaboração Bolsas
de Oferta de horários, Criação e Revisão de Programa de Unidade Curricular, Planeamento reprovação e
Formativa;DSD de Outras Atividades do Curso, Atividade Letiva, Calendarização das avaliações, impacto na
e CRC) Atendimento aos Estudantes, Atividades de Estágio/Ensino, Bolsa; Gab.
Clínico/IPP/PES/Projeto/Dissertação, Avaliação do Curso. Saúde pela
- Impressos: Identificação de Necessidades Físicas (salas/espaços pedagógicos, sinalização de
laboratórios), Mapa de Vigilâncias, Curricular Unit Program, Programa da Unidade alunos que,
FORMAÇÃO (FOR) Curricular-Português, Mapa de Assiduidade, Mapa de Assiduidade (Ensinos pelo controlo
- PLANEAMENTO Clínicos, Estágios e PES), Mapa de Assiduidade Estágios CTeSP, Calendarização da
- EXECUÇÃO E AVALIAÇÃO Avaliação Contínua, Calendarização Avaliações Finais, Mapa Distribuição assiduidade/re
Estudantes em Estágio, Ficha de Orientador Estágio, Plano de Trabalho Estágios provação são
CTeSP, Caracterização da Entidade Promotora de Estágio, Training - Evaluation sinalizados
Form (External Supervisor), Estágio Final - Avaliação do Orientador Externo, como potencial
Relatório da Unidade Curricular, Relatório Anual de Curso, Relatório Anual de Curso abandono.
(Público)
Plataforma Moodle http://elearning.ipvc.pt/ ; on.ipvc.pt (atividade letiva, DSD),
Manual da Plataforma da Distribuição de Serviço Docente. Planos de estudos dos
cursos existentes ou propostos.
- Mapa de Processo: GPR (projetos
- Procedimentos: Procedimento para Projetos Financiados, Procedimento para Projetos não financiados
Financiados, Procedimento para Projetos de Prestação de Serviços, Procedimento geral para a dos SAS
realização de ações de formação especializada. seguem os
- Impressos: Pedido de Colaboração à OTIC, Informação de Encerramento, Proposta de procedimentos
GESTÃO DE PROJETOS (GPR) Operacionalização, Ideia de Projeto Financiado, Ficha de Levantamento de Competências, Proposta GPR e apoio e
de Prestação de Serviços. acompanhame
Formulários de candidatura, Regulamento do Programa Financiador, Termo de nto da OTIC);
Aceitação/Contrato/Protocolo; Pedido de Reembolso/Saldo final (Ligação a Processo FOR por uso de
procedimentos para Formação especializada e continua (quando aplicável))
http://portal.ipvc.pt/portal/page/portal/otic
- Mapa de Processo: RHU
- Procedimentos/Instruções de Trabalho: Recrutamento e avaliação do desempenho do pessoal docente, Recrutamento
e avaliação de desempenho do pessoal não docente, Formação Contínua – Docentes, Remunerações, Abonos e
Benefícios Sociais – Docentes, Atribuição das Ajudas de Custo e Transporte.
- Impressos: Proposta de Abertura de Concurso para Pessoal Docente, Proposta de Contratação de Pessoal Docente,
Diagnóstico de Necessidades de Formação, Relação de Necessidades de Formação, Pedido de Formação, Plano de
Formação, Avaliação da Eficácia da Formação, Registo de presenças e sumários, Declaração de Presença em
RECURSOS HUMANOS (RHU) Formação, Identificação de Necessidades de atualização Pedagógica (Pessoal Docente), Licença para férias, Mapa de
Férias, Justificação de ausência ao serviço, Participação de Retorno ao Serviço, Adesão à ADSE, Registo de recibos
ADSE, Proposta de serviço de horas extraordinárias, Acolhimento e Formação no Posto de Trabalho, Formação
Avançada, Ficha Biográfica, Declaração de tempo integral / Acumulação, Declaração de incompatibilidades
impedimentos e escusa, Pedido de deslocação em serviço, Trabalho Normal Noturno, Boletim Itinerário, Abertura de
Processo Individual.
http://www.ipvc.pt/recursos-humanos ; Guia Apoio/manual Utilizador-Bolsa Recrutamento-
http://help.ipvc.pt/doku.php?id=bolsa_recrutamento
Manual de Acolhimento Colaboradores IPVC, Manual de Funções

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MANUAL DA
QUALIDADE
edição 16 ● 2017.12.05

2.10. (continuação) Lista de Documentos do SGGQ (https://on.ipvc.pt/)

Subproces DOCUMENTOS ASSOCIADOS


PROCESSO
so SC ESA ESE ESCE ESDL ESS ESTG SAS
- Mapa de Processo ACA (ligação com
- Procedimentos/Instruções Trabalho: Plano de Estudos, Candidaturas, Matrículas e Inscrições, processo: Bolsas e
Estatutos Especiais, Reconhecimento de Equivalências, Classificações ou Assiduidade, Bolsas de com Gab. de
Mérito e Prémios -, Declarações, Certidões ou Certificados e Cartas de Curso, Tratamento de Dados, Saúde para
Reconhecimento grau académico estrangeiro, Tratamento de Pedidos de Anulação de acompanhamento
Matrícula/Inscrição, Entrega de dissertação, trabalho de projeto ou relatório de estágio, nos cursos de de situações
Mestrado sinalizadas de
- Impressos: Boletim de Candidatura - Reingresso, Transferência e Mudança de Curso, Boletim de abandono;
Candidatura - Concursos Especiais, Boletim de Candidatura - Curso de Especialização Tecnológica, cooperação com
Boletim de Candidatura - Pós-Licenciatura, Pós-Graduação e Mestrado, Provas Especialmente matrículas de
Adequadas Destinadas a Avaliar a Capacidade para a Frequência dos Cursos Superiores do IPVC dos novos estudantes;
Maiores de 23 Anos, Provas de Ingresso Específicas dos Titulares de CET e dos Titulares de CTeSP, PIM para
ACADÉMICOS (ACA) Regimes de Reingresso, Regimes de Mudança de Par Instituição/Curso, Regimes de Concursos divulgação de
Especiais Candidatos com aproveitamento às provas para os Maiores de 23 anos, Regimes de apoios sociais)
Concursos Especiais Titulares de um Diploma de Especialização Tecnológica (CET), Regimes de
Concursos Especiais Titulares de um Diploma de Técnico Superior Profissional (CTeSP), Regimes de
Concursos Especiais Titulares de Cursos Médios e Superiores, Inscrição em Prova de Acesso a
Candidatura CTeSP; Concursos Especiais: Detentores de CET/CTeSP; Acesso Mestrado; outros,
Boletim de Matricula ou Inscrição, Requerimento para anulação de matrícula/reembolso/redução de
propinas, Boletim de Inscrição em Exames, Boletim de Inscrição a Unidades Curriculares -
Extracurriculares - Isoladas, Autorização de débito direto, Boletim de Inscrição Extraordinária a
Unidades Curriculares, Boletim de Estatutos Especiais, Declaração de Presença em Avaliação, Boletim
de dispensa de frequência às aulas, Boletim de Relevação ou Justificação de Faltas, Boletim de
Correção de Pautas, Boletim de Revisão de Prova
Portal de Serviços Académicos netP@; http://www.ipvc.pt/servicos-academicos
- Mapa de Processo: BIB
(apoio de SI e - Procedimentos/Instruções de Trabalho: Funcionamento e Gestão, Aquisição,
Património) Tratamento Técnico Documental e Difusão da Informação, Gestão e Acesso à
Documentação, Serviços de apoio ao ensino -aprendizagem e à investigação,
Biblioteca Digital.
- Impressos: Horário da Biblioteca, Library Timetable, Listagem de Documentos
BIBLIOTECA
Extraviados, Inscrição, Application Form, Empréstimo presencial de Outros
(BIB)
Documentos, Empréstimo Interescolas e Interbibliotecas, Interlibrary Loan Service
Listagem de Processos Interescolas e Interbibliotecas, Reserva de documentos
BIBLIOTECA E
–Documents Reservation, Livros de consulta permanente, Receitas, Declaração
ARQUIVO
de direitos de autor, Copyright Notice.
- Regulamentos das Bibliotecas http://www.ipvc.pt/bibliotecas
http://help.ipvc.pt/doku.php?id=b-on
- Mapa de Processo: EAR;
- Instruções de Trabalho: Expediente
EXPEDIENTE E - Impressos: Protocolo, Bloco de Notas, Registo de Consulta, "Circular Despacho/Parecer, Informação", Registo dos CTT,
ARQUIVO (EAR) Listagem das entradas/saídas, Ficha de Arquivo, Folha de Recolha de Dados.
- Manual de Boas Práticas do Atendimento; Manual de Utilização Aastra 6731i, Listagens automáticas geradas a partir do
Sistema VOIP
- Mapa de Processo: LAB
- Procedimentos: Gestão do Espaço, Gestão de Tarefas, Gestão de Equipamento, Gestão de Recursos Consumíveis,
Execução da Atividade.
- Impressos: Pedido de Laboratório, Distribuição das Tarefas, Utilização do equipamento, Utilização de Equipamento –
LABORATÓRIOS (LAB)
Exceções, Pedido de Utilização de Equipamento e/ou Material (Não Consumíveis), Quebras ou danos de Material,
Movimentos de Armazém, Pedido de Cedência de Consumíveis, Declaração de Responsabilidade dos Utilizadores,
Questionário de Satisfação dos Utilizadores, Modelo de Protocolo Laboratorial.
- Manual de Boas Práticas, Regulamento dos Laboratórios, Regulamento de Utilização dos Laboratórios.
- Mapa de Processo: GEI e Anexo I (tabelas de requisitos técnicos)
- Instruções de trabalho: Utilização de viaturas, utilização de impressos, realização de vistorias, comunicação de anomalia,
- Impressos: Anomalia / Necessidade / Melhoria, Pedido de utilização de viatura, Modelo 676 da Imprensa Nacional da Casa
da Moeda, Participação de acidente de viação, Boletim do veículo, Estimativa orçamental, Folha de Obra do MnWinWin, Auto
GESTÃO DE EMPREITADAS E DE
de vistoria, Registo de verificações internas, Mapa de quantidades, Consignação de obras, Mapa de trabalhos a mais e a
INFRA-ESTRUTURAS (GEI)
menos e supressão de erros e omissões, Auto de medição, Conta corrente, Comunicação Prévia de Abertura do Estaleiro,
Conta Final da Empreitada, Boletim de Aprovação de Materiais, Controlo de Subempreiteiros, Plano de Prevenção e gestão
de resíduos da Const e Demol, Plano de atividades.
Manual de Boas Práticas na utilização de veículos, Regulamento de gestão e uso de veículos.
- Mapa de Processo: AHS
- Procedimentos/Instruções de Trabalho: Área de Intervenção, Práticas Ambientais, Plano de Segurança Interno, Segurança e
vigilância das instalações, Limpeza e Higienização de Instalações e Equipamentos.
AMBIENTE, HIGIENE E - Impressos: Registo de requisição de chaves, Registo de perdidos e achados, Relatório de ocorrências, Central de
SEGURANÇA (AHS) segurança/SAS Relatório de vigilancia, Limpeza e Higienização de Instalações e Equipamentos - Mapa de Registo Diário,
Limpeza e Higienização de Instalações e Equipamentos Desinfecções – Relatório de Serviço.
- Regulamentos e Manuais: Plano de Segurança Interno; Manual de Limpeza e Higienização das Instalações e Equipamentos;
Manual de Segurança e Vigilância; Guia de boas práticas ambientais

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MANUAL DA
QUALIDADE
edição 16 ● 2017.12.05

2.10. (continuação) Lista de Documentos do SGGQ (https://on.ipvc.pt/)

DOCUMENTOS ASSOCIADOS (cont.de 2.4)


PROCESSO/ Sub-Processo
SC UO SAS
- Mapa de Processo: ALI
ALIMENTAÇÃO (ALI) Ligação com GEI e - Procedimentos/Instruções de Trabalho: Rastreabilidade, Verificação interna de
AHS, GMS- equipamentos de medição, Proposta de novo prato, Divulgação de Ementas e Venda de
satisfação de produtos e refeições, Definição de Ementa e Requisição de Bens
utilizadores dos - Impressos: Ementa, Higienização de Equipamentos, Superfícies e Utensílios, Temperatura
serviços ALI-SAS de Equipamentos, Temperatura e estado de degradação dos óleos de fritura
com Inventário, Temperatura de Alimentos Confecionados, Colheita de Amostra-Testemunho
reencaminhamento Saída de Produtos Acabados, Ficha Técnica de Produto, Plano Anual de Análises a Águas,
de ocorrências Alimentos, Superfícies e Equipamentos, Mapa de Controlo de Equipamentos, Plano de
Manutenção de Equipamentos, Ficha de Produção, Desinfeção de Frutas e Legumes,
Sugestão, Requisição de Serviços de Catering
- Tabelas de Capitação; Manual de Boas Práticas - Alimentação; Tableau de bord; Manual
HACCP – Cantinas; Manual HACCP – Bares, Manual Utilização Balcão SIVE
http://portal.ipvc.pt/portal/page/portal/sas/alimentacao
ALOJAMENTO (ALO) Ligação a ACA e - Mapa de Processo: ALO
BOL, AHS - Procedimentos/Instruções de Trabalho: Candidatura a Alojamento, Controlo dos Quartos
Limpeza e Arrumação dos Quartos, Transporte de Roupa, Cobrança de Alojamento
- Impressos: Candidatura a Alojamento, Resultados das Colocações, Termo de
Responsabilidade, Mapa de Limpezas de Zonas Comuns, Mapa de Controlo de Roupa,
Requerimento Geral Alojamento, Mapa Semanal de Ocupação, Limpeza e Higienização de
Instalações Sanitárias, Mapa Monitorização Cobrança do Alojamento, Requisição Interna de
Serviços de Lavandaria
- Regulamento Interno das Residências; Preçário – Residências; Tableau de bord; Mapa de
Quartos, Alunos e Terceiros Dormitos; Recibos Dormitos; Lista de resultados da candidatura
a bolsa de estudo; Aviso. http://portal.ipvc.pt/portal/page/portal/sas/sas_residencias
BOLSAS (BOL) Ligação com ACA e - Mapa de Processo: BOL
FOR (sucesso - Procedimentos/Instruções de Trabalho: Pagamento, Seleção, Divulgação da Oferta de
escolar e controlo Oportunidades de Experiências, Ações de Fiscalização, Realização de Entrevistas, Análise
da assiduidade) dos Processos de Bolsas de Estudo
- Impressos: Registo de Entrevista, Registo de Visita Domiciliária, Relatório, Oferta de
Oportunidades de Experiências para Alunos, Registo de Entrevista, Acompanhamento Mensal
da Experiência Obtida pelo Aluno, Mapa de pagamentos, Candidatura a Bolsa
Registo de Formação, Certificado de Experiência
- Regulamento de Atribuição de Bolsas de Estudo a Estudantes do Ensino Superior Publico;
Mapa de Resultados da Candidatura a Bolsa de Estudo; Regras Técnicas para Atribuição de
SERVIÇOS DE AÇÃO Bolsas de Estudo; Listas de Resultados de Candidatura a Bolsa; Lista de Assinaturas on-line;
SOCIAL: Lista de Pagamentos on-line; Lista de Documentos entregues
http://portal.ipvc.pt/portal/page/portal/sas/sas_bolsas_estudo e http://on.sas.ipvc.pt/
(SAS) Cultura (CUL) Ligação com FOR e - Mapa de Processo: CUL
PIM - Impressos: Plano de Ações/Acompanhamento, Balanced Scorecard, Ficha de Controlo
- Manual de funcionamento da Oficina Cultural
http://portal.ipvc.pt/portal/page/portal/sas/oficina_cultural
Desporto (DES) Ligação a AHS - Mapa de Processo: DES
(segurança de - Procedimentos: Plano Anual, Procedimento de divulgação dos serviços prestados,
Equipamentos; Procedimento Inscrições e pré-Inscrições, Procedimento de acompanhamento e execução de
condição de saúde atividades, Procedimento de verificação de equipamentos desportivos.
de utilizadores - Impressos: Plano anual de Atividades, Ficha de inscrição em atividades, Ficha de pré-
inscrição no centro de fitness, Plano de treino do centro de fitness, Mapa mensal centro de
fitness, Plano de Verificação de Equipamentos, Relatório de Verificação Preventiva de
Equipamentos Desportivos, Livro de Manutenção de Equipamentos Desportivos, Declaração
de inexistência de contraindicações.
Manual de Operações Centro de Fitness, Regulamento do Centro Desportivo, Regulamento
de Funcionamento de Campo de Jogos ESTG-IPVC; Regulamento de Funcionamento do
centro de fitness do CDIPVC. http://portal.ipvc.pt/portal/page/portal/cd
Saúde (SAU) Ligação a AHS, - Mapa de Processo: SAU
ACA e FOR - Procedimentos/Instruções de Trabalho: Pedido de Consulta, Ficha de Inscrição, Registo
(potencial Caixa Primeiros Socorros.
abandono), - Impressos: Pedido de Consulta, Ficha de Inscrição, Declaração de Presença, Ficha de
GAPSI da ESE e Utente – Enfermagem, Ficha de Utente – Psicologia, Mapa de Registos, Registo Caixa
ESS Primeiros Socorros, Mapa de Consultas.
http://portal.ipvc.pt/portal/page/portal/sas/gabinetesaude
BUS “Académico” Ligação a GEF - Mapa de Processo: BUS
(req. 8.4 da ISO - Procedimentos/Instruções de Trabalho: Procedimento de pagamento.
9001) - Impressos: Ficha de inscrição, Declaração provisória, Plano de Atividades do BUS (BSC),
Mapa de Pagamento.
http://portal.ipvc.pt/portal/page/portal/sas/bus_academico
Emprego (EMP) Ligação a FOR - Mapa de Processo: EMP
(RAC; ACEF) e a - Procedimentos/Instruções de Trabalho: Validação de empresas no Portal, Gestão de
GCI pedidos de estágios / oferta de emprego por empresas, Gestão de registos de alunos no
portal, Gestão do e-mail do emprego, Pagamento de Estágios.
- Impressos: Mapa de Registos, Relação de Bolsas a Pagar.
Gabinete de Emprego: http://portal.ipvc.pt/portal/page/portal/sas/gabinete_emprego
Portal Emprego IPVC (http://emprego.ipvc.pt/ )

29
MANUAL DA
QUALIDADE
edição 16 ● 2017.12.05

2.10. (continuação) Lista de Documentos do SGGQ (https://on.ipvc.pt/)

DOCUMENTOS ASSOCIADOS (cont. de 2.4)


PROCESSO/ Subprocesso
SC ESA ESE ESCE ESDL ESS ESTG SAS
- Mapa de Processo APR
- Procedimentos/Instruções de Trabalho: Procedimento aquisitivo, Receção, Avaliação de Fornecedores,
Avaliação dos prestadores de serviços letivos, Controlo Interno do Processo Aquisitivo, Procedimento aquisitivo
- Serviços de Ação Social.
- Impressos: Pedido de satisfação de necessidade, Proposta para abertura de procedimento, Relatório
Preliminar ou Final, Proposta para Contratação, Requisição Interna, Incumprimentos / Anomalias, Entregas
APROVISIONAMENTO
parciais, Avaliação de Fornecedores, Lista de Fornecedores Avaliados, Proposta de constituição do Júri,
(APR)
Programa de Procedimento, Caderno de Encargos, Proposta de constituição do técnico responsável pelo
procedimento, Avaliação dos prestadores de serviços letivos, Controlo Interno do Processo Aquisitivo, Pedido
de satisfação de necessidade, Relatório Preliminar ou Final, Requisição Interna, Incumprimentos / Anomalias,
Avaliação de Fornecedores, Lista de Fornecedores Avaliados.
- Manual de Utilização de Pedido de Necessidades na plataforma, Manual de procedimentos dos serviços
GESTÃO ECONÓMICO-
administrativos e financeiros
FINANCEIRA
- Mapa de Processo CTE;
- Procedimentos: Controlo de Fundo de Maneio, Ficha de fornecedor.
CONTABILIDADE E
- Impressos: Controlo de Fundo de Maneio, Talão de Saída de Fundo de Maneio, Ficha de fornecedor.
TESOURARIA (CTE)
- Impressos não codificados do Software “Esig-Educ”, POC-Educação; Circulares da DGO, Lei do orçamento,
Decreto-Lei de execução orçamental Manual de procedimentos dos serviços administrativos e financeiros
- Mapa de Processo PAT;
- Impressos: Auto de abate, Auto de transferência, Documento comprovativo do transporte de bens
pertencentes ao ativo imobilizado, Documento comprovativo do transporte de bens pertencentes ao ativo
PATRIMÓNIO (PAT) imobilizado – SAS, Verificação física de bens registados no património
- Etiquetas; Ficha de identificação do bem; Folha de carga; Mapa síntese dos bens inventariados; Ficha de
amortizações dos bens inventariados, Manual de procedimentos dos serviços administrativos e financeiros,
CIBE - Portaria n.º 671/2000 (2ª série), de 17 de Abril.
- Mapa de Processo: GSI;
- Procedimentos: Gestão dos Sistemas de Informação - Procedimento Geral, Definição o Plano de Atividades
para as TI, Definição da Política de Cópias de Segurança, Definição da Politica de Segurança e Proteção de
Dados, Aquisição de componentes para a infraestrutura tecnológica, Instalação, reinstalação e configuração de
componentes na infraestrutura tecnológica, Manutenção dos componentes da infraestrutura tecnológica,
Serviço de Apoio a Utilizadores, Serviço de Apoio aos Serviços e Infraestrutura Tecnológica, Monitorização da
Execução do Plano de Atividades, Monitorização da Execução da Política de Backups, Monitorização da
GESTÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO (GSI) Política de Segurança e Proteção de Dados, Escalonamento de Atividades de Monitorização dos componentes
da infraestrutura tecnológica.
- Impressos: Solicitação aos Serviços de Informática, Registo de Atividades Autónomas dos Serviços de
Informática, Registo de Cópias de Segurança, Registo de Acessos à Sala de Servidores, Registo de entrega de
Documento com Configurações e Credenciais dos Componentes dos SI do IPVC, Identificação, Caracterização
dos SI e TI e Escalonamento dos Backups da Infraestrutura tecnológica.
Manuais: Isaca Cobit 4.0 http://help.ipvc.pt/doku.php; https://on.ipvc.pt
- Mapa de Processo GDO
GESTÃO DOCUMENTAL (GDO) - Procedimentos: Gestão documental – Anexos.
- Impressos: Anexos I e III
- Mapa de Processo – PIM
PROMOÇÃO E IMAGEM (PIM)
http://multimedia.ipvc.pt/ https://on.ipvc.pt
- Mapa de Processo – OBS
- Procedimentos/Instruções de Trabalho; Procedimento de Elaboração, Tratamento e Avaliação de Inquéritos,
Procedimento Prospeção de Mercado, Recolha de Informação para Relatório Anual de Atividades de IPVC,
OBSERVATÓRIO (OBS) Recolha de Informação para Plano Anual de Atividades de IPVC.
- Impressos: Plano de Atividades Observatório, Inquérito a Gabinetes Orientação Profissional / Psicólogos
Escolas, Inquérito a Diplomados, Inquérito a Entidades Externas, Survey (External Entities), Questionário
Matrículas, Survey Mobility Incoming, Inquérito a Mobilidade Outgoing.
- Mapa de Processo GMS;
- Procedimentos: Ações Corretivas e Preventivas, Avaliação da Satisfação, Auditorias Internas, Revisão do
Sistema.
- Impressos: Programa da Qualidade, Ficha de Ocorrência, Plano de Melhorias (anexado à Matriz dos
processos), Avaliação da Satisfação do Colaborador, Avaliação da Satisfação - Bolsas de Estudo, Avaliação da
Satisfação – Alojamento, Survey – Accomodation, Avaliação da Satisfação – Cantinas, Avaliação da Satisfação
– Bares, Avaliação da Satisfação dos Utilizadores da Biblioteca, Avaliação da Satisfação da Qualidade de
GESTÃO E MELHORIA DO SISTEMA (GMS)
Ensino, Avaliação da Satisfação dos Utilizadores de Serviços IPVC, Avaliação da Satisfação-BUS Académico
Avaliação da Satisfação-Evento/Iniciativa, Avaliação da Satisfação - "Estudantes Auditores", Avaliação da
Satisfação-Bolsa de Apoio Social, Avaliação da Satisfação-Centro Desportivo, Avaliação da Satisfação-
Gabinete de Saúde, Programa de Auditorias, Plano de Auditoria, Relatório de Auditoria, Balanço da Qualidade
Relatório Anual de Processo, Objetivos da Qualidade, Mapa Geral de Indicadores, Ficha de Recolha de
Indicadores, Ata de Reunião, Mapa Gestores de Processo.
- Manual da Qualidade

NOTA: O documento Mapa de Processo inclui Matriz de Processo, Descrição, Controlo de Registos, Mapa de Indicadores, Lista de
Documentos e Plano de Melhorias.

30
MANUAL DA
QUALIDADE
edição 16 ● 2017.12.05

2.11. Relação entre Processos do SGGQ-IPVC e os SC da Presidência, as UO e UF

PROCESSO/SUB-PROCESSO SC SAS ESA ESE ESCE ESDL ESS ESTG


ESTRATÉGICA

PLANEAMENTO E GESTÃO ESTRATÉGICA (PGE)


X X X X X X X X
X
X X X X X X X
GESTÃO

COOPERAÇÃO INTERNACIONAL (CIN)


X
CRIAÇÃO/REESTRUTURAÇÃO DE CURSOS (CRC)
X X X X X X X

X
DE VALOR

FORMAÇÃO (FOR) X X X X X X
CADEIA

PLANEAMENTO; EXECUÇÃO / AVALIAÇÃO

X X X X X X X
GESTÃO DE PROJETOS (GPR)
X (OTIC)
X
ACADÉMICOS (ACA)
X X X X X X X
X X X X X X X
ALIMENTAÇÃO (ALI)
X
X X X
ALOJAMENTO (ALO)
X
X
BOLSAS (BOL)
X
X X X X X X
AÇÃO CULTURA (CUL)
X X
SOCIAL X X X X X X X
DESPORTO (DES)
X
X X X X X X X
SAÚDE (SAU)
X
X
EMPREGO (EMP)
X X X X X X X
X X X X X X
BUS_”ACADÉMICO” (BUS)
X X
LABORATÓRIOS (LAB)
X X
AMBIENTE, HIGIENE E SEGURANÇA (AHS)
X X X X X X X X
X X X X X X
GESTÃO DE EMPREITADAS E INFRA-ESTRUTURAS
X X
(GEI)
SUPORTE

GESTÃO DOCUMENTAL (GDO)


X X X X X X X X
X X X X X X X
PLANEAMENTO E ORGANIZAÇÃO DOS
X
SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
X X X X X X X
GESTÃO DE AQUISIÇÃO E IMPLEMENTAÇÃO DOS
X
SISTEMAS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
INFORMAÇÃO X X X X X X X
DISPONIBILIZAÇÃO E SUPORTE DOS SISTEMAS
X
(GSI)
DE INFORMAÇÃO
X X X X X X X
MONITORIZAÇÃO E AVALIAÇÃO DOS
X
SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
X X X X X X
APROVISIONAMENTO (APR)
X X
GESTÃO
X X X X X X
ECONÓMICO- CONTABILIDADE E TESOURARIA (CTE)
X X
FINANCEIRA X X X X X X X X
PATRIMÓNIO (PAT)
X X X X X X X
X
PROMOÇÃO E IMAGEM (PIM)
X X X X X X
RECURSOS HUMANOS (RHU) X X
DOCENTES (D); NÃO DOCENTES(ND)

BIBLIOTECA BIBLIOTECA (BIB) X


X X X X X X
E ARQUVO X X X X X X X X
EXPEDIENTE E ARQUIVO

MEDIÇÃO, ANÁLISE, OBSERVATÓRIO (OBS)


X X X X X X X X
AVALIAÇÃO E MELHORIA X X X X X X X X
GESTÃO E MELHORIA DO SISTEMA
(GMS)
X – abrange a maioria das atividades do processo; X- abrange apenas algumas atividades do Processo

31
MANUAL DA
QUALIDADE
edição 16 ● 2017.12.05

2.12. Relação entre Processos e Órgãos, Serviços e Gabinetes do IPVC

Prov
edor
AC/ CI/ FA/
PROCESSO/ CG GT CTC Cg
GD
CP CC SAS SAC SAF DRH SI ST SEA GAQ GMCI GCI OTIC
UI AE
ESTRATÉGICA

PGE
GESTÃO

CIN

CRC
FOR-
(ENSINO&APRE
CADEIA

VALOR

NDIZAGEM)
DE

GPR (IDI E PS)

ACA

(ALI)

(ALO)

(BOL)

(CUL)
ASO
(DES)

(SAU)

(EMP)

(BUS)
SUPORTE

AHS

GDO

GEI

POSI

AISI
GSI
DSSI

MASI

(APR)
GEF (CTE)

(PAT)

PIM

RHU

(BIB)
BAR
(EAR)
MEDIÇÃO, GMS
ANÁLISE,
AVALIAÇÃO E
MELHORIA OBS

É responsável atividade Está envolvido na atividade

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MANUAL DA
QUALIDADE
edição 16 ● 2017.12.05

APÊNDICES:

APÊNDICE I: MAPA DE INDICADORES


APÊNDICE II: MAPA DE INQUÉRITOS
APÊNDICE III: REFERENCIAIS A3ES, ESG e ISgmsO 9001:2015 e correlação com Processos do SGGQ-IPVC

33
MANUAL DA
QUALIDADE
edição 16 ● 2017.12.05

Apêndice I: Mapa de Indicadores

PROCESSO INDICADOR FÓRMULA DE CÁLCULO META ACOMPANHAMENTO


Emitir certidões/Diplomas de conclusão de unidades
Data de pedido/data emissão (por amostragem geral) 5 dias úteis Anual
curriculares efetuadas
ACA Disponibilizar conteúdos programáticos Data de pedido/data disponibilização 8 dias úteis Anual
Taxa de análise dos processos individuais, no âmbito do Por amostragem verificar a conformidade dos
100% Anual
plano GRCIC processos individuais/documentos emitidos, por curso
N.º Simulacros N.º Simulacros realizados, por ano, por UO 1 por ano, por UO Anual
N.º Reclamações do Processo N.º Reclamações por mês 4 por UO Anual
Monitorização do consumo (água, energia elétrica e gás) Número de monitorizações/n.º de contratos 100% Anual
AHS
1 por ano, por UO, funcional, Serviços
Primeiros socorros N.º de ações realizadas Anual
Centrais
1 por ano, por UO, funcional, Serviços
Combate a incêndios N.º de ações realizadas Anual
Centrais
Número de Parcerias Internacionais para mobilidade N.º protocolos efetivos/N.º protocolos ativos 30% Ano Letivo
Nº. bolsas de estudo executadas/Nº. Bolsas de estudo
>1
atribuídas
Envio de estudantes mobilidade
Nº. bolsas de estágio executadas/Nº. Bolsas estágio
>1 Ano Letivo
atribuídas
Nº. estudantes recebidos (IN) no ano em curso/Nº.
Receção de estudantes mobilidade >1
estudantes recebidos (IN) no ano transato
(Nº. bolsas STA / STT executadas)/(Nº. bolsas STA /
Envio de Docentes / Não Docentes em Mobilidade >1
STT atribuídas)
(Nº. docentes / não docentes recebidos (IN) no ano Ano Letivo
CIN Receção de Docentes / Não Docentes em Mobilidade em curso)/(Nº. docentes / não docentes recebidos (IN) >1
a dois anos atrás)
% de respostas positivas à qualidade do serviço
Erasmus Survey 50% Ano Letivo
prestado pelo GMCI
Nº. visitas ao portal no ano em curso/Nº. visitas ao
Portal Internacional >1 Ano Letivo
portal no ano transato
N.º ações promovidas 1 Ano Letivo
nº de mobilidade formação/estágios/investigação 160 Ano Letivo
nº Estudantes internacionais ou em mobilidade incoming 130 Ano Letivo
Percentagem de satisfação dos estudantes estrangeiros
30% Ano Letivo
com a informação do portal IPVC

34
MANUAL DA
QUALIDADE
edição 16 ● 2017.12.05

Nº de cursos em parceria 1 Ano Letivo


Nº Unidades Criadas Ano Letivo
Nº de estágios / desenvolvimento de projetos 1 Ano Letivo
Nº de programas de voluntariado 1 Ano Letivo
Cumprimento dos prazos de prestação de contas Lançamentos fora do prazo 0 Semestral
Conforme definido na Lei dos Compromissos
Fundos Disponíveis >0 Mensal
Assumidos e Pagamentos em atraso
GEF-CTE
(Dívida a fornecedores de aquisição de bens e
serviços e aquisição de bens de capital no
Prazo médio de pagamento a fornecedores < 60 dias Trimestral
trimestre/4/Aquisição de bens e serviços e aquisição
de bens de capital no trimestre)*365 dias
Tempo médio de realização de procedimentos de valor Data de autorização do procedimento - Data de
< 10 dias Semestral
superior a 5.000,00 euros lançamento na plataforma de compras públicas
Total de Deméritos/Total fornecimentos ou meses de
Taxa de incumprimentos < 5% Semestral
GEF-APR contrato
Meta a atingir (50% dos fornecedores com
Classificação Fornecedores Valor da avaliação final do fornecedor Semestral
valor > 90 pontos)
Rutura de stocks N.º de ruturas <5 Semestral
Auditorias internas a
realizar pelo SAF-
N.º de bens inventariáveis existentes fisicamente e não (N.º de bens não registados/ N.º de bens
< 10% Património/BU. 1º
registados contabilisticamente inventariáveis existentes fisicamente)*100
semestre: 2 UO e 2º
semestre: 4 UO.
GEF-PAT
Auditorias internas a
(N.º de bens não existentes fisicamente na localização realizar pelo SAF-
N.º de bens inventariáveis registados contabilisticamente e
em análise/N.º de bens inventariáveis registados < 10% Património/BU. 1º
não existentes fisicamente na localização em análise
contabilisticamente)*100 semestre: 2 UO e 2º
semestre: 4 UO.
Custo Manutenção Preventiva / Custo total de
Manutenção 50% Anual
Manutenção
% de execução das fichas de anomalia / Necessidade /
(NFF)/(NFA)x100 70% Anual
GEI Melhoria
% de Propostas de ações de melhoria N. ações propostas / N. ações previstas 30% Anual
N. horas de utilização / n.º de horas possíveis de
Taxa de execução de espaços não letivos 30% Anual
utilização

35
MANUAL DA
QUALIDADE
edição 16 ● 2017.12.05

Para os Projetos cujo


período de realização é:
- igual ou superior a um
Atividades executadas / Atividades planeadas ano, calcular
Taxa de execução física 80%
(cronograma) semestralmente;
- inferior a um ano,
calcular a meio do
projeto
Para os Projetos cujo
período de realização é:
- igual ou superior a um
ano, calcular
Taxa de execução financeira Orçamento executado/ Orçamento Previsto 80%
semestralmente;
- inferior a um ano,
calcular a meio do
projeto
Taxa de execução financeira Global Orçamento total executado/ Orçamento total previsto 80% Sempre que solicitado
(n.º de inquiridos satisfeitos + nº de inquiridos muito
Taxa de Satisfação 75% Anual
satisfeitos)/nº total de inquiridos
Soma dos valores recebidos relativo a todas as
GPR Volume de Vendas de Serviços 250.000€ Anual
prestações de serviço controladas pela OTIC
N.º de Projetos em que participa como prestador de Contagem de todas as prestações de serviço em
18 Anual
serviços curso no ano em causa
N.º de Projetos em que participa como prestador de Contagem de todas as novas prestações de serviço
12 Anual
serviços no ano em causa
Soma dos valores recebidos relativos a projetos
Receitas obtidas 350.000€ Anual
financiados
N.º de projetos financiados Contagem de todos os projetos no ano em causa 12 Anual
Contagem de todos os novos projetos no ano em
N.º de projetos financiados 5 Anual
causa
N.º de Spin-off Contagem de todas as spin-off 2 Anual
N.º de Patentes Contagem de todas as patentes 2 Anual
N.º de Marcas registadas Contagem de Marcas Registadas 0 Anual
N.º Parques Tecnológicos e Incubadoras que o IPVC Contagem do N.º de Parques Tecnológicos e
2 Anual
integra Incubadoras
N.º de Cursos de Formação Contínua Contagem de Cursos de Formação Contínua 20 Anual
Regulamento Homologado publicação 1 Anual
N.º de Fichas Curriculares Nº FC/Nº Docentes 100% Anual

36
MANUAL DA
QUALIDADE
edição 16 ● 2017.12.05

N.º de Planos Contagem de planos 1 Anual


% de projetos enquadrados nos eixos prioritários de nº de projetos enquadrados nos eixos prioritários de
20% Anual
desenvolvimento desenvolvimento/ nº de projetos total
nº de projetos transversais a várias áreas científicas nº de projetos transversais a AC/ nº de projetos total 30% Anual
% de Projetos e/ou prestação de serviços com Produção % de projetos e/ou prestação de serviços com
30% Anual
Técnico Cientifica produção técnico-científica/ N.º de projetos e PS total
% de conteúdos carregados % de conteúdos carregados/ % de conteúdos total 30% Anual
Média de projetos em parceria e de comunicações em
(3A+B)/4 45% Anual
coautoria com elementos de outras instituições
Percentagem de ações realizadas (do total de ações
20% Anual
planificadas)
Grau de satisfação dos participantes nas ações 2,5 Anual
Número de publicações 200 Anual
Número de apresentações em eventos técnico-científicos 200 Anual
% de docentes que participa na ID&I e transferência com,
pelo menos, uma publicação ou uma participação em
50% Anual
projeto financiado ou participação ativa em
congresso/seminário
Plataforma carregada com informação de competências
30% Anual
humanas e materiais (GD) e gestão dos projetos
nº de “projetos âncora“ com as atividades de ID&I 15% Anual
número de mentores 2 Anual
- nº de candidaturas submetidas - 12
- nº de parceiros nacionais - 29 Anual
- nº de parceiros internacionais - 14
2.Catalogação concluída
2. 100% Anual
3. Catalogo incorporado
nº de projetos de investigação realizados com parceiros
5 Anual
internacionais
Tempo médio de resolução de ocorrências da
Ocorrência de anomalias informáticas por quebra de
anomalias informáticas com classificação de quebra < 4 / horas Trimestral
serviço com prioridade média ou alta
de serviço e prioridade média ou alta
GSI
Tempo médio de resolução de ocorrências da
Ocorrência de anomalias informáticas por quebra de
anomalias informáticas com classificação de quebra < 48 / horas Trimestral
serviço com prioridade baixa
de serviço e prioridade baixa

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MANUAL DA
QUALIDADE
edição 16 ● 2017.12.05

(Número de solicitações dentro do tempo / Número


Taxa de pedidos executadas dentro do tempo solicitado total de solicitações)*100 - Para este calculo apenas
>=80% Semestral
para a a execução da solicitação. entram as solicitações aos serviços de informática do
tipo Execução de Tarefas
(total de solicitações fechadas / total de solicitações
Taxa de solicitações resolvidas >=95% Semestral
criadas)*100
Taxa de sucesso das cópias de segurança realizadas de (total de cópias de segurança realizadas com sucesso
>=95% Trimestral
forma automática / total de cópias de segurança executadas)*100
Taxa de solicitações por inadequada formação dos (total de solicitações por falta de formação / total de
<30% Semestral
utilizadores solicitações criadas)*100
Repositório criado seguido de disponibilização dos
Sim Anual
interfaces mobile
Pedidos declaração de participação/Atividades inseridas
50% Anual
no Repositório
Plataforma implementada 40% Anual
Indicadores acedidos/ Indicadores disponíveis na
Plataforma (5 acessos diferenciados) 30% Anual

Número de serviços implementados 6 Anual


Número de interfaces de interoperabilidade 3 Anual
número de séries de dados disponibilizadas 20 Anual
Sistema implementado (correlação não linear de dados) 100% Anual
Número de setores integrados (RH, SAF, SAC) 1 Anual
Número de laboratórios avaliados 16 Anual
Número de laboratórios reestruturados 7 Anual
Taxa de cobertura da rede WiFi 90% Anual
Novos hotspots de alta densidade instalados 12 Anual
Taxa de Resposta ao Inquérito de Avaliação da Qualidade (Número de inquéritos validados / Número total de CTeSP: 50%; Licenciaturas: 30%;
Semestral
de Ensino/por unidade Orgânica alunos) *100 Mestrados: 40%
% de aumento relativamente ao resultado de
Taxa de Resposta ao Inquérito a Entidades Externas ≥ 100 Anual
participação anterior
Taxa de Resposta aos Inquéritos a Colaboradores, por (Número de inquéritos validados / Número total de
50% Anual
OBS unidade orgânica colaboradores) *100
(Número de inquéritos validados / total diplomados
Taxa de Resposta aos Inquéritos a Diplomados, por curso 50% Anual
em 2014) *100
(Número de inquéritos validados / Número total de
Taxa de Resposta ao Mobility Survey - Incoming 50% Semestral
participantes em mobilidade incoming) *100
Taxa de Resposta ao Inquérito Mobilidade - Outgoing (Número de inquéritos validados / Número total de 50% Semestral

38
MANUAL DA
QUALIDADE
edição 16 ● 2017.12.05

participantes em mobilidade outgoing) *100


Taxa de Resposta ao Inquérito aos Gabinetes Orientação
(Número de respostas/Número visitas)*100 >80% Anual
Profissional e Psicólogos das Escolas
Taxa de Resposta aos Inquéritos aos Alunos colocados no
(Número de inquéritos validados/ total colocados no
IPVC no ato da matrícula 1º ano 1ª vez (1ª e 2ª fases) 100% Anual
IPVC 1º ano 1ª vez (1ª e 2ª fases)*100
CNA
Taxa de Resposta aos Inquéritos Trendence Graduate (Número de inquéritos validados/ Número total de
≥ 15% Anual
Barometer alunos)*100
Taxa de Resposta aos Inquéritos de Avaliação da (Número de inquéritos validados/ Número total de
20% Anual
Satisfação dos Utilizadores das Bibliotecas alunos)*100
Nos 10 primeiros lugares a nível nacional
uMultirank Posição no ranking Anual
e entre os 3 IP
Grau de adequabilidade da oferta formativa (agentes de
60% de respostas positivas Anual
desenvolvimento)
Procedimento publicado
Portfólio disponibilizado 120 Anual
Nº médio de horas de formação por funcionário Nº de horas de formação/Nº total de colaboradores 6 Anual
Nº ações do plano de formação executadas/ Nº total
Taxa de cobertura da execução do plano de formação 50% Anual
de ações previstas no plano de formação
(Nº Ações já avaliadas como Eficazes / Nº total de
Taxa de eficácia das ações de formação já avaliadas 30% Anual
ações de formação já avaliadas) x 100
(Nº de horas de faltas/Nº total de horas de trabalho) x
Taxa de Absentismo 10% Anual
100
Nível médio de satisfação dos utilizadores do serviço de Média de todas as respostas à questão" Avaliação
3-3,5 Anual
RH global do serviço prestado"
Taxa de participação dos docentes no diagnóstico de
Anual
RHU necessidades
Nº de docentes com Ficha curricular publicada (validação
50% Anual
pelo CTC)
Nº de docentes com obras no repositório 100% Anual
% de docentes com vínculo a centros/unidades de
45% Anual
investigação.
Participação no programa 500 Anual
N.º de parceiros que aderem ao programa 35 Anual
Nº de investigadores estrangeiros 30 Anual
Plano aprovado PD 100%
Taxa de concretização do plano 40% Anual

39
MANUAL DA
QUALIDADE
edição 16 ● 2017.12.05

Grau de Satisfação 3,7 Anual


Plano aprovado PND 100%
Taxa de concretização do plano 40% Anual
Grau de Satisfação 3,7 Anual
% colaboradores abrangidos pelas medidas do programa 20% Anual
Grau de Satisfação 2,5 Anual
Manual implementado e procedimento revisto 100% Anual
Taxa de satisfação dos novos contratados 2,5 Anual
Número horas formação área atendimento/ano 35h Anual
Questionário de Avaliação de Satisfação dos
média ponderada de índice de satisfação 3,5 Anual (letivo)
Colaboradores
valor médio de satisfação de perguntas relativas à
avaliação satisfação alunos-qualidade ensino (escola) 3,5 Anual (letivo)
Escola
média de avaliação na escala de 1 a 5/por serviço em
GMS Avaliação da Satisfação dos Utilizadores de Serviços >= 3,5 ( média cada serviço avaliado) Anual
que se tenha aplicado o inquérito
Concretização dos objetivos da qualidade (Nº objetivos alcançados/ Nº objetivos totais ) x 100 100% Anual
Sistema Certificado Sim
Eficácia ações desenvolvidas 40% Anual
% Cursos do 1º Ciclo Acreditados pela A3ES Nº Cursos Acreditados/Nº Cursos Submetidos à A3ES 100% Anual
% Cursos do 2º Ciclo Acreditados pela A3ES Nº Cursos Acreditados/Nº Cursos Submetidos à A3ES 100% Anual
% CTESP registados pela DGES Nº Cursos Registados/Nº Cursos Submetidos à DGES 100% Anual
Revisão dos Cursos em Funcionamento de CTeSP, 1º e
CRC 2º Ciclo (pelo menos no ano letivo seguinte ao fecho de Nº Cursos Revistos/Nº Cursos em funcionamento 100% Anual
um ciclo n anos)
% Reestruturação dos Cursos em Funcionamento: Nº Cursos Reestruturados/Nº de propostas de
100% Anual
CTeSP, 1º e 2º Ciclo aprovadas reestruturação
Cursos aprovados 100% Anual
Cumprimento de Prazos - Implementação do Plano (VER METAS DE Eixos por Ação para ano
Data de entrega Anual
Estratégico 15/19 2016)
PGE
Cumprimento de Prazos - definição de linhas orientadoras antes Apresentação do plano de
Data de entrega Anual
anuais do IPVC com base em PE atividades e Orçamento (até maio)

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MANUAL DA
QUALIDADE
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JULHO-preparação de PA E
ORÇAMENTO para 2017 (planeamento
interno) ; AGOSTO-Ajustes conforme
Taxa cumprimento de Atividades - Plano de Atividades
Data de entrega plafond atribuído e perspetiva de Anual
(PA) e Orçamento IPVC
O.Privativo; Carregamento definito, em
prazo definido pela tutela, no SIGO;
Aprovação em CG.

Relatório Atividades e contas N.º Ações Realizadas/N.º Ações Previstas 100% (referente a 2015)-Abril Anual
Número de Ações de Divulgação - Accountability N.º Ações Realizadas/N.º Ações Previstas 1 Anual
Percentagem de ações realizadas (do total de ações
20% Anual
planificadas)
Grau de satisfação dos participantes nas ações 2,5 Anual
Regulamento Homologado fev. 2017
plano plurianual 100% Anual
nº de projetos enquadrados nos eixos prioritários de
20% Anual
desenvolvimento
nº de projetos transversais a várias áreas científicas 30% Anual
% de projetos e/ou prestação de serviços com produção
30% Anual
técnico-científica
Número de publicações 200 Anual
Número de patentes 2 Anual
Número de apresentações em eventos técnico-científicos 200 Anual
% de docentes que participa na ID&I e transferência com,
pelo menos, uma publicação ou uma participação em
50% Anual
projeto financiado ou participação ativa em
congresso/seminário
Plataforma carregada com informação de competências
30% Anual
humanas e materiais (GD) e gestão dos projetos
nº de “projetos âncora“ com as atividades de ID&I 15% Anual
N.º de propostas submetidas ao GCI aprovadas + Nº
Divulgação 80% Semestral
de oportunidades identificadas /N.º executado
Número de reclamações/Número total de
Grau de satisfação Máximo 5%, sendo 0% o ideal. Anual
PIM pedidos)*100
Nº de seguidores final do ano/Nº de seguidores no
Nº de seguidores nas Redes Sociais >10% Anual
ano anterior
N.º de Consultas/Visitas Portal N.º de visitas Ano /Média do nº de visitas previsto (150 Aumento Anual

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MANUAL DA
QUALIDADE
edição 16 ● 2017.12.05

000)*100
% Acessos Internacionais Nº visitas internacionais / Nº de visitas totais >10% Anual
N.º de Publicações Institucionais (Guia de Acolhimento + N.º de Publicações Executadas/N.º de Publicações
90% Anual
Folhetos Licenciaturas, Mestrados, CTeSP) = 4 Programadas
Referências na Imprensa Nº de referências na Imprensa Clipping >900 Anual
Nº de Visitas no NUT / Nº de escolas totais >90% Anual
Nº de Visitas às Escolas Secundárias e Profissionais Nº de Visitas no NUT / Nº de escolas totais >50% Anual
Nº de Visitas no NUT / Nº de escolas totais >40% Anual
% Acessos Internacionais Nº visitas internacionais / Nº de visitas totais >10% Anual
Dados Inquérito às Escolas Secundárias e
% Respostas positivas divulgação da Oferta Formativa >95% Anual
Profissionais
% Resposta positivas sobre a informação que consta no Dados Inquérito às Escolas Secundárias e
>95% Anual
portal IPVC Profissionais
nº de eventos sectoriais que promovam relação de
25 Anual
proximidade com o tecido empresarial
Nº de newsletters 2 Anual
nível de participação na plataforma por parte de toda a
30% Anual
comunidade (por target)
Satisfação dos participantes com a utilidade e informação
60% Anual
da plataforma
Satisfação dos leitores 70% Anual
Nº de assinaturas 500 Anual
Nº de downloads 200 Anual
Número de participantes 170 Anual
Perceção sobre valor da comunidade, incluindo
60% Anual
sentimento de pertença
Taxa de concretização do plano 40% Anual
Plano de Marketing aprovado: plano de comunicação
1. Análise SWOT
100% Anual
2. Estratégia de comunicação finalizada
3. Plano de comunicação aprovado
1 tese ou projeto ou relatório por ano 1 Anual
% de alunos inscritos no IPVC das escolas com atividades
Anual
com IPVC
Grau de Satisfação com informação institucional recebida 2,5 Anual

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MANUAL DA
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Nº de áreas temáticas mapeadas 40,0 Anual


Calendário implementado/validado 100% Anual
(n.º programas efetuados/n.º total de programas
Criação/atualização dos programas 100% Semestral
previstos )*100
(n.º sumários efetuados/n.º total sumários
Taxa de disponibilização de sumários 100% Semestral
previstos)*100
(n.º de avaliações lançadas/n.º total de avaliações
Taxa de lançamento das classificações finais das Ucs 100% Semestral
previstas)*100
Taxa de lançamento das classificações de (n.º de avaliações lançadas/n.º total de avaliações
100% Semestral
Estágios/Ensinos Clínicos/IPP/projeto Dissertação previstas)*100
(n.º avaliações lançadas/n.º total de avaliações
Taxa de lançamento das classificações de mobilidade 100% Semestral
previstas)*100
Calendarização das avaliações (exame) - Cumprimento do (n.º calendários efetuados no prazo/n.º total
100% Semestral
prazo estipulado calendários previstos)*100
Grau de satisfação dos alunos relativamente ao curso % de respostas positivas > 70% Anual
Grau de satisfação dos alunos relativamente aos
% de respostas positivas > 70% Semestral
docentes
Grau de satisfação dos alunos relativamente às UCs do
% de respostas positivas > 70 % Semestral
curso
(n.º de RUCs efetuados/n.º total de RUCs
Taxa de apresentação do Relatório da UC 100% Semestral
previstos)*100
FOR
(n.º de RACs efetuados/n.º total de RACs
Taxa de apresentação do Relatório de Curso 100% Anual
previstos)*100
taxa de conclusão de Curso em estudantes regulares de % de conclusão do curso em N anos (N=anos de
70% Anual
Lic e de TESP duração do curso)
Mestrados >50% Anual
Estudantes matriculados totais /total de vagas (média ) Licenciaturas > 80% Anual
Nota: para lic. É considerado para vagas o CNA e
matriculas todos os regimes CTESP >66% Anual
Média geral IPVC 75% Anual
Nº de cursos do 1º ciclo organizados nesta perspetiva/nº Licenciaturas 80% Anual
toral de ciclos de estudos
Nº de cursos do 2º ciclo organizados nesta perspetiva/nº Mestrados 50% Anual
toral de ciclos de estudos; Nº de estudantes do 1º ciclo em
práticas de contexto de trabalho na região /nº total de 60% Anual
estudantes
Taxa de empregabilidade >média nacional de diplomados Anual
Grau de satisfação do aluno relativamente ao docente 2,5 Anual
Percentagem de cursos online (mestrados e cursos de Mestrados - 2%, AFLV - 1% Anual

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MANUAL DA
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curta duração)
Percentagem de cursos blended Mestrados - 2%, AFLV - 1% Anual
Grau de satisfação dos estudantes com a tecnologia
2,50 Anual
utilizada
1. Regras do conselho consultivo publicadas 2. Nº total de
conselhos consultivos 3. Nº de estágios, dissertações ou
1.100%; 2. 8 3. 15% Anual
projetos de lic. e mestrado, em parceria/total de alunos em
condições de
nº de duplas titulações/grau conjunto 1% Anual
GDO Conformidade com os requisitos normativos (7.5.2 e 7.5.3) Nº não conformidades 0 Semestral
LAB Índice de Satisfação dos Utilizadores MÉDIA (cotação questionário) 3,0 Anual
N.º de reclamações relacionadas com o atendimento
Nº de Reclamações por U. O. ≤3 Semestral
telefónico e presencial
Nº de documentos pedidos para consulta e não satisfeitos Nº de pedidos não satisfeitos por U.O. ≤5 Semestral
Nº de áreas em que o levantamento da documentação é
Nº de áreas ≥2 Bimensal
BAR - EAR concretizado
Número de centros reestruturados/criados 5 Anual
Avaliação da satisfação com atendimento 2,5 Anual
Não Conformidades auditoria (Cliente mistério; auditoria
20% Anual
EAR)
> 3,5
Avaliação da Satisfação dos utilizadores no âmbito do A determinar de acordo com a questão nº. 3 do (Escala de 1 a 5, tendo em conta as
Anual
controlo da informação Questionário ASUB. respostas dos questionários, em que 1 é o
valor mais baixo e 5 o mais elevado)
Nº. de formações/Grau/ano N.º de formação dadas por grau 3 > N.º formação por grau ≤ 18 Anual
(Dissertações|Trabalho de Projeto|Relatório de
Estágio|Relatório Final de Prática de Ensino
BAR - BIB Supervisionada submetidas / Dissertações|Trabalho
de Projeto|Relatório de Estágio|Relatório Final de
Índice de Dissertações/Trabalho de Projeto/Relatório de Prática de Ensino Supervisionada defendidas)*100
Estágio/Relatório Final de Prática de Ensino NOTA: que estejam devidamente validado pelo 100% ou 1 Anual
Supervisionada disponibilizadas no RIIPVC presidente do júri/coordenador de curso e pelo
funcionário dos Serviços e em condições de
disponibilização de acordo com o Regulamento Geral
de Mestrados do IPVC, são também contabilizadas
todas as que se encontram em carater de embargo.
ASO Gabinete criado Sim Anual

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MANUAL DA
QUALIDADE
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Número de atendimentos 240 Anual


Número de serviços criados/reformulados 5 Anual
Grau de Satisfação Anual
Número de reuniões/ações de sensibilização e de
3 Anual
formação realizadas pela estrutura de acompanhamento
Custo Médio em Géneros ∑ Custos mensais em géneros / N.º de refeições 1,25 - 1,55 Mensal
% de Utentes por cantina com exploração direta N.º de refeições servidas / N.º de alunos inscritos > 15% Mensal
ASO - ALI ∑ (Grau de satisfação x n.º de respostas) / n.º de
Nível médio de satisfação - Cantinas 2,8-3,8 Anual
respostas obtido
∑ (Grau de satisfação x n.º de respostas) / n.º de
Nível médio de satisfação - Bares 2,8-3,8 Anual
respostas obtido
Taxa de Ocupação das residências (excluindo o mês de
N.º de alunos alojados / N.º total de camas > 80% Anual
agosto)
((Alunos alojados ano n / N.º de alunos alojados n-1)-
Variação homóloga dos alunos alojados entre -5% e 5% Anual
1)*100
ASO - ALO ∑ Classificações por questão x ponderação / N.º de
Índice de Satisfação 2,6 - 3,6 Anual
Respostas
Tx de desistência N.º de alunos desistentes / N.º de alunos alojados Média mensal < 5% Anual
Valor de receita por cobrar em Julho de 2017 Mapa de controlo de pagamentos em atraso entre 3.000,00€ e 15.000,00€ Anual
% Entrevista realizadas a alunos candidatos a bolsa de Nº de entrevistas / Nº alunos candidatos a bolsa de
> ou = 9% < ou = 12% Anual - Ano Letivo
estudo estudo
N.º de Visitas domiciliárias N.º de visitas domiciliárias a alunos bolseiros do IPVC De 5% a 7 % de alunos bolseiros do IPVC Anual - Ano Letivo
Nº. de processos auditados/nº. de bolseiros - (Nº.
Nº. de Processos de Candidatura a bolsa de estudo
Visitas + Nº. Processos auditados DGES + De 10% a 12% Anual - Ano Letivo
auditados documentalmente
Reclamações)
ASO - BOL ∑ Classificação por questão x ponderação/N.º de
Nível médio de satisfação da Área de Bolsas De 2,6% e 3,6% Anual - Ano Letivo
Resposta
Nº. De candidatos a bolsa / Nº. De processos
Nº. De candidaturas despachadas à data de 31.12.2017 De 90% a 95% Anual - Ano Letivo
despachados
Nível médio de satisfação da Área de Bolsas de Apoio ∑ Classificação por questão x ponderação/N.º de
De 3 a 3,5 Anual - Ano Letivo
Social Resposta
Percentagem de bolsas atribuídas sobre aluno Nº de alunos inscritos/ alunos com ofertas de
25 a 35 % Anual - Ano Letivo
inscrito/candidato oportunidades atribuídas
Utilizadores com passe Número de utilizadores que adquiriram passe mensal 65-75 Anual

ASO - BUS Utilizadores pontuais Número de utilizadores que adquiriram bilhete diário 40-60 Anual
∑ Classificação por questão x ponderação/N.º de
Grau de satisfação dos utilizadores 75% a 85% Anual
Resposta

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MANUAL DA
QUALIDADE
edição 16 ● 2017.12.05

Número de atividades/Ano Número de atividades 4 Anual


∑ Classificação por questão x ponderação/N.º de
Nível médio de satisfação De 2,6% e 3,6% Anual
Resposta
Seminário aberto à comunidade, tendo como orador o
ASO - CUL Número de seminários 3 Seminários Anual
artista que expõe
Participação nas atividades (em função de vagas
60% Anual
previstas)
nº de atividades 6 Anual
Satisfação dos serviços prestados satisfação geral / nr.º inquéritos 0,75 Anual
Número médio de acessos ao centro de fitness do
ASO - DES média mensal de acessos 700 Anual
CDIPVC
Número médio de inscritos no centro de fitness do
média mensal de inscrições 86 Anual
CDIPVC
Aumento 50% do número de alunos do IPVC registado no
Numero de pessoas registadas no portal/ N.º de
portal do emprego relativamente ao ano anterior (2016 - 1 633 Anual
alunos do IPVC
1089)
Aumento 25% do número de empresas/instituições
registados no Portal do Emprego relativamente ao ano Número de empresas 208 Anual
anterior (2016 - 166)
Nº. de participantes no evento "Emprego à Mesa" Número de participantes Entre 20 e 40 participantes Anual
Organização de workshops e seminários na área do
Número de eventos Entre 3 a 6 Anual
emprego
ASO - EMP Grau de satisfação de alunos diplomados registados no ∑ Classificação por questão x ponderação/N.º de
Entre 65% e 75% Anual
Portal do Emprego Resposta
Grau de satisfação das empresas registadas no Portal do ∑ Classificação por questão x ponderação/N.º de
Entre 65% e 75% Anual
Emprego Resposta
∑ Classificação por questão x ponderação/N.º de
Satisfação obtida em Workshops Entre 75% a 85% Anual
Resposta
Número membros da rede 140 Anual
Número de ofertas de estágios/emprego 100 Anual
Serviço criado Sim Anual
Número de consultas efetuadas / Número de pedido
Taxa de resposta aos pedidos de consulta 95% Mensal
de consultas
Número de atividades realizadas / Número de
Taxa de realização de atividades de promoção da saúde 80% Anual
atividades previstas
ASO - SAU
Taxa de realização de atividades de promoção do sucesso Número de atividades realizadas / Número de
80% Anual
académico e prevenção do abandono atividades previstas
Número de funcionários que compareceram para
Taxa de cobertura de consultas de Medicina no Trabalho 80% Anual
consulta / Número de funcionários indicados para

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MANUAL DA
QUALIDADE
edição 16 ● 2017.12.05

consulta
∑ Classificação por questão x ponderação/N.º de
Nível Médio de Satisfação 80% Anual
Resposta
Participação nas atividades (em função de total de
30% Anual
colaboradores e alunos)
Nº de atividades 6 Anual

Legenda:

Indicadores Operacionais – Processos SGGQ-IPVC


Indicadores Estratégicos – PE IPVC1519

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MANUAL DA
QUALIDADE
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Apêndice II: Mapa de Inquéritos

Metodologia Responsável pela


Âmbito / Referenciais A3ES Inquérito Objetivo Público-Alvo Periodicidade
de Aplicação Aplicação

Estudantes que
ADOÇÃO DE POLITICA Conhecer os níveis de satisfação e propostas de Questionário
Avaliação da Satisfação participaram em
PARA A GARANTIA DA melhoria dos estudantes participantes nas auditorias em suporte GAQ Bianual
“Estudantes Auditores" auditorias internas
QUALIDADE (1) internas. eletrónico
IPVC

Perceber se as ações de divulgação, as ferramentas de


CONCEÇÃO E APROVAÇÃO comunicação utilizadas e os procedimentos têm
Gabinetes Questionário
DA OFERTA FORMATIVA (2) Inquérito a Gabinetes impacto positivo nas escolas secundárias/profissionais
Orientação em suporte Ao longo do ano
MONITORIZAÇÃO Orientação Profissional / da região; OBS/GCI
Profissional eletrónico e letivo
CONTINUA E REVISÃO Psicólogos Escolas O grau de conhecimento da oferta formativa;
Psicólogos Escolas papel
PERIODICA DE CURSOS (5) Os meios de divulgação utilizados;
A periocidade com que consulta o Portal IPVC.

CONCEÇÃO E APROVAÇÃO Anual,


DA OFERTA FORMATIVA (2) Observar as questões relacionadas com a Questionário normalmente
MONITORIZAÇÃO Inquérito a Diplomados empregabilidade e a sua relação com a formação Diplomados IPVC em suporte OBS 12/16 meses
CONTINUA E REVISÃO adquirida no IPVC. eletrónico após conclusão
PERIODICA DE CURSOS (5) do curso

Caracterizar as entidades parceiras e empregadoras e


a sua perceção sobre o IPVC;
Perceber quais as formas de recrutamento favorecidas
pelas entidades empregadoras;
CONCEÇÃO E APROVAÇÃO
Obter informação sobre os empregadores e os seus
DA OFERTA FORMATIVA (2) Questionário
Inquérito a Entidades diplomados, permitindo avaliar condições de
MONITORIZAÇÃO Entidades Externas em suporte OBS Anual
Externas empregabilidade;
CONTINUA E REVISÃO eletrónico
Auscultar sobre o perfil de competências dos
PERIODICA DE CURSOS (5)
diplomados IPVC;
Identificar as necessidades do mercado, para uma
reflexão interna sobre a adequação e inovação da
oferta formativa e IDI.

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MANUAL DA
QUALIDADE
edição 16 ● 2017.12.05

Metodologia Responsável pela


Âmbito Inquérito Objetivo Público-Alvo Periodicidade
de Aplicação Aplicação
Caracterizar as entidades parceiras e empregadoras e
a sua perceção sobre o IPVC;
Perceber quais as formas de recrutamento favorecidas
pelas entidades empregadoras;
CONCEÇÃO E APROVAÇÃO
Obter informação sobre os empregadores e os seus
DA OFERTA FORMATIVA (2) Questionário
diplomados, permitindo avaliar condições de
MONITORIZAÇÃO Survey (External Entities) Entidades Externas em suporte OBS Bianual
empregabilidade;
CONTINUA E REVISÃO eletrónico
Auscultar sobre o perfil de competências dos
PERIODICA DE CURSOS (5)
diplomados IPVC;
Identificar as necessidades do mercado, para uma
reflexão interna sobre a adequação e inovação da
oferta formativa e IDI.
CONCEÇÃO E APROVAÇÃO
Obter informação sobre os estágios dos CTeSP, em
DA OFERTA FORMATIVA (2) Entidades de Questionário
Inquérito a Entidades de relação à entidade formadora (IPVC), ao estagiário e
MONITORIZAÇÃO Acolhimento de em suporte CP Anual
Acolhimento de Estágio ao acompanhamento do estágio, permitindo avaliar
CONTINUA E REVISÃO Estágio CTeSP eletrónico
CTeSP condições e sugestões de melhoria.
PERIODICA DE CURSOS (5)

Conhecer o perfil dos novos estudantes IPVC;


CONCEÇÃO E APROVAÇÃO Perceber motivações para escolha do IPVC e do curso; Questionário
DA OFERTA FORMATIVA (2) Questionário Matrículas Conhecer o nível de notoriedade do IPVC; Novos estudantes em suporte OBS/GCI Anual
INFORMAÇÃO PÚBLICA (12) Conhecer as fontes de informação sobre o IPVC; eletrónico
Definir políticas de comunicação orientadas.

ENSINO, APRENDIZAGEM E
AVALIAÇÃO (3) Avaliação da Satisfação Conhecer os níveis de satisfação e propostas de Questionário
MONITORIZAÇÃO da Qualidade de Ensino melhoria dos alunos com a Qualidade de Ensino Estudantes em suporte CP Semestral
CONTINUA E REVISÃO (IASQE) (Escola, Docente, Curso, UC, ECTS). eletrónico
PERIODICA DE CURSOS (5)

Conhecer a satisfação e propostas de melhoria dos Questionário


Estudantes e
INTERNACIONALIZAÇÃO (8) Survey Mobility Incoming Estudantes, Docentes e Colaboradores de mobilidade em suporte OBS/GMCI Semestral
Colaboradores IN
IN. eletrónico

Questionário
Inquérito a Mobilidade Conhecer a satisfação e propostas de melhoria dos Estudantes e
INTERNACIONALIZAÇÃO (8) em suporte OBS/GMCI Semestral
Outgoing Estudantes, Docentes e Colaboradores de mobilidade Colaboradores OUT
eletrónico
OUT.

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MANUAL DA
QUALIDADE
edição 16 ● 2017.12.05

Metodologia Responsável pela


Âmbito Inquérito Objetivo Público-Alvo Periodicidade
de Aplicação Aplicação

Conhecer os níveis de satisfação, propostas de


Inquérito de Avaliação da melhoria e envolvimento dos colaboradores e, Questionário
RECURSOS HUMANOS (9) Satisfação dos sequentemente, alinhar estratégias que permitam que Colaboradores em suporte GAQ Anual
Colaboradores todos se sintam parte integrante da instituição e que eletrónico
contribuam para o sucesso da organização.

Questionário
RECURSOS MATERIAIS E Avaliação da Satisfação - Conhecer os níveis de satisfação e propostas de Estudantes com
em suporte AS - BOL Anual
SERVIÇOS (10) Bolsas de Estudo melhoria para as bolsas de estudo. bolsa de estudo
eletrónico
Estudantes alojados Questionário
RECURSOS MATERIAIS E Avaliação da Satisfação - Conhecer os níveis de satisfação e propostas de
nas residências em suporte AS - ALO Anual
SERVIÇOS (10) Alojamento melhoria para o alojamento.
IPVC eletrónico
Estudantes alojados Questionário
RECURSOS MATERIAIS E Conhecer os níveis de satisfação e propostas de
Survey - Accomodation nas residências em suporte AS - ALO Anual
SERVIÇOS (10) melhoria para o alojamento.
IPVC eletrónico
Questionário
Conhecer os níveis de satisfação e propostas de
RECURSOS MATERIAIS E Avaliação da Satisfação - Estudantes em suporte
melhoria dos utilizadores das cantinas (atendimento, AS - ALI Anual
SERVIÇOS (10) Cantinas Colaboradores eletrónico e
instalações/equipamentos, refeições).
papel
Questionário
Conhecer os níveis de satisfação e propostas de
RECURSOS MATERIAIS E Avaliação da Satisfação - Estudantes em suporte
melhoria dos utilizadores dos bares (atendimento, AS - ALI Anual
SERVIÇOS (10) Bares Colaboradores eletrónico e
instalações/equipamentos, refeições).
papel
Avaliação da Satisfação Questionário
RECURSOS MATERIAIS E Conhecer os níveis de satisfação e propostas de Estudantes
dos Utilizadores das em suporte GAQ/BIB Anual
SERVIÇOS (10) melhoria dos utilizadores das Bibliotecas. Colaboradores
Bibliotecas eletrónico
Avaliação da Satisfação Conhecer os níveis de satisfação e propostas de Questionário
RECURSOS MATERIAIS E Utilizadores de Anual, em cada
dos Utilizadores de melhoria para os Serviços do IPVC (aplicado apenas em suporte GAQ/Serviço a avaliar
SERVIÇOS (10) Serviços IPVC serviço avaliado
Serviços IPVC em alguns serviços que efetuam ligação a SIADAP). eletrónico
Questionário
RECURSOS MATERIAIS E Avaliação da Satisfação- Conhecer os níveis de satisfação e propostas de Utilizadores do Bus
em suporte AS - BUS Anual
SERVIÇOS (10) BUS Académico melhoria dos utilizadores do BUS Académico. Académico
eletrónico
Questionário
Conhecer os níveis de satisfação e propostas de Comissões Pontual, após
RECURSOS MATERIAIS E Avaliação da Satisfação- Participantes dos em suporte
melhoria dos participantes nos(as) eventos/iniciativas Organizadoras dos cada
SERVIÇOS (10) Evento/Iniciativa Eventos/Iniciativas eletrónico e
realizadas. eventos/iniciativas evento/iniciativa
papel

50
MANUAL DA
QUALIDADE
edição 16 ● 2017.12.05

Metodologia Responsável pela


Âmbito Inquérito Objetivo Público-Alvo Periodicidade
de Aplicação Aplicação
Estudantes com Questionário
RECURSOS MATERIAIS E Avaliação da Satisfação- Conhecer os níveis de satisfação e propostas de
bolsa de apoio em suporte AS - BOL Anual
SERVIÇOS (10) Bolsa de Apoio Social melhoria para as bolsas de apoio social.
social eletrónico
Questionário
RECURSOS MATERIAIS E Avaliação da Satisfação- Conhecer os níveis de satisfação e propostas de Utilizadores do
em suporte AS - DES Anual
SERVIÇOS (10) Centro Desportivo melhoria dos utilizadores do Centro Desportivo. Centro Desportivo
eletrónico
Conhecer os níveis de satisfação e propostas de Questionário
RECURSOS MATERIAIS E Avaliação da Satisfação- Utentes do Gab. de
melhoria da comunidade atendida no Gabinete de em suporte AS - SAU Anual
SERVIÇOS (10) Gabinete de Saúde Saúde
Saúde. eletrónico

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MANUAL DA
QUALIDADE
edição 16 ● 2017.12.05

Apêndice III: Referenciais SGGQ-IPVC (baseado em A3ES e ESG)

Quadro Apêndice A III.1 - Correspondência entre Referenciais A3ES e Processos SGGQ-IPVC


Processos
Referencial A3ES Subitem
SGGQ-IPVC
1- Adoção de política para a garantia Estratégia institucional para a melhoria contínua da qualidade e padrões de qualidade PGE
da qualidade e prossecução de Organização do SGGQ, (clareza das responsabilidades dos diferentes órgãos e níveis de gestão) PGE; GMS
objetivos de qualidade- cultura de Envolvimento dos estudantes e demais partes interessadas (internas e externas) nos processos de garantia da PGE, GMS, FOR
qualidade, apoiada numa política e qualidade
objetivos de qualidade formalmente Formas de assegurar a integridade académica e a vigilância contra a fraude académica e intolerância ou discriminação GMS, ACA, PGE
definidos e publicamente disponíveis Modo de implementação, acompanhamento e revisão da política para a qualidade e tradução eficaz no SIGQ PGE, GMS
2 – Conceção e Aprovação da Oferta Concebidos a partir de objetivos alinhados com a estratégia institucional de oferta formativa e definem explicitamente os PGE, CRC; FOR
formativa objetivos de aprendizagem (conhecimentos, aptidões e competências); Sujeitos a um processo institucional formal de
2.1 - cursos concebidos e estruturados aprovação final.
de modo a que possam atingir Envolvem os estudantes e outras partes interessadas na sua conceção; Beneficiam do contributo de peritos e referenciais CRC, GMS;
objetivos fixados. Habilitação e a externos OBS; ACA
qualificação dos cursos e nível nos -Sistemas de recolha e análise de informação, incluindo o feedback proveniente de antigos alunos, empregadores e
quadros nacional e europeu de outros parceiros externos relevantes, para servir de base à tomada de decisões quanto à manutenção, atualização ou
qualificações especificados e renovação da oferta formativa
publicitados Concebidos de modo a permitir a normal progressão dos estudantes; Definem a carga expectável de trabalho dos estudantes, FOR
expressa em ECTS; Incluem oportunidades de experiência profissional na área de formação devidamente estruturadas
Tem em conta os propósitos do ensino (Recomendação (2007)6) relativa à responsabilidade pública do ES e investigação: FOR, GPR,
- A criação de uma base de conhecimento abrangente e avançada que estimule a investigação e a inovação EMP, CUL, SAU,
- Contributo para a empregabilidade; - Preparação para a cidadania ativa; - O apoio ao desenvolvimento pessoal dos DES
estudantes;
3 – Ensino, aprendizagem e Respeita e atende à diversidade de estudantes e das suas necessidades, permitindo percursos flexíveis de aprendizagem; CRC; FOR
avaliação centrados no estudante: - - Considera e usar diferentes métodos de ensino e aprendizagem, conforme necessidades dos estudantes e com os objetivos
procedimentos adequados a assegurar de aprendizagem; - Avalia e ajusta regularmente os métodos de ensino e aprendizagem; - Assegura um sentido de autonomia
que o ensino é ministrado de modo a no estudante, garantindo orientação e apoio adequados por parte do professor; - Promove o respeito mútuo na relação aluno-
favorecer um papel ativo do estudante professor;
na criação do processo de Tem procedimentos para monitorizar, avaliar e melhorar os processos e resultados do ensino e aprendizagem, o CRC; FOR
aprendizagem, bem como processos envolvimento de estudantes, docentes e outras partes interessadas relevantes
de avaliação dos estudantes que sejam Garante que a avaliação dos estudantes é efetuada de acordo com critérios, regulamentos e procedimentos previamente FOR; ACA; PIM
consonantes com essa abordagem definidos e publicitados, e que são aplicados de forma consistente
Define mecanismos para lidar com reclamações e sugestões GMS; EAR; GSI

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MANUAL DA
QUALIDADE
edição 16 ● 2017.12.05

Processos
Referencial A3ES Subitem (CONTINUAÇÃO quadro A III. 1)
SGGQ-IPVC
4 – Admissão de estudantes, - As políticas de acesso e os procedimentos e critérios de admissão, implementados de forma consistente e transparente, CRC; FOR, ACA
progressão, reconhecimento e incluindo a oferta de processos de indução à instituição e ao curso
certificação: regulamentos
As condições e apoio para que os estudantes progridam normalmente nas suas carreiras académicas SAS, BIB, LAB,
devidamente aprovados e publicitados
ACA
cobrindo todas as fases do ciclo de
Processos e ferramentas para a recolha, monitorização e atuação sobre informação relativa à progressão dos estudantes ACA, GSI, OBS,
estudos do estudante na instituição
GMS, FOR
(e.g. a admissão do estudante, a
progressão, o reconhecimento e a Procedimentos justos de reconhecimento de qualificações, períodos de estudos e aprendizagens prévias FOR; ACA
certificação) Processos de certificação suficientemente elucidativos quanto aos resultados de aprendizagem alcançados e ao contexto, ACA, CIN
nível, conteúdos e estatuto dos estudos completados, designadamente pela emissão do Suplemento ao Diploma
5 – Monitorização contínua e revisão Os procedimentos de monitorização, avaliação e revisão dos cursos incluem a avaliação dos seguintes elementos: CRC; FOR
periódica dos cursos: - Os conteúdos do programa à luz da investigação mais recente no domínio disciplinar em causa, assegurando a sua
-monitorização e a revisão periódica atualidade; OBS, GMS
dos CE, assegurar que alcançam - As novas necessidades da sociedade;
objetivos fixados e dão resposta às - A carga de trabalho dos estudantes e as taxas de progressão e conclusão;
necessidades dos estudantes e da - A eficácia dos procedimentos de avaliação dos estudantes;
sociedade. As revisões efetuadas - As expectativas, necessidades e satisfação dos estudantes em relação ao curso;
conduzem à melhoria continua do - O ambiente de aprendizagem e serviços de apoio aos estudantes e a sua adequação às necessidades do curso.
curso e as ações
planeadas/executadas em resultado
desse processo são comunicadas a
todos os interessados
6 – ID / Investigação orientada e Mecanismos de institucionalização e gestão da investigação
desenvolvimento profissional de alto -Procedimentos e critérios para a criação, extinção e gestão de unidades de investigação e de unidades de interface; PGE; GPR
nível -Procedimentos e critérios para captação de financiamentos;
- A instituição está dotada de - Incentivos à produção científica RHU
mecanismos para promover, avaliar e
melhorar a atividade científica, Mecanismos de articulação entre o ensino e a investigação, designadamente no que se refere ao contacto dos estudantes CRC; FOR; GPR
tecnológica, artística e de com atividades de investigação e inovação desde os primeiros anos
desenvolvimento profissional de alto
nível adequada à sua missão Mecanismos de valorização económica do conhecimento PGE; GPR
institucional.
Procedimentos de monitorização, avaliação e melhoria:
- dos recursos humanos e materiais afetos à investigação e desenvolvimento; GPR, RHU, GEE
- da produção científica, tecnológica e artística; GPR, GMS, OBS
- dos resultados da valorização do conhecimento e dos resultados da articulação entre o ensino e a investigação. GPR, FOR

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MANUAL DA
QUALIDADE
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Processos
Referencial A3ES Subitem (CONTINUAÇÃO quadro A III.1)
SGGQ-IPVC
7 – Colaboração Interinstitucional e Procedimentos para promover, monitorizar, avaliar e melhorar as atividades de interface e ação externa, no que se refere:
com a Comunidade - À colaboração interinstitucional; PGE; CIN, CRC
- mecanismos para promover, avaliar e - À prestação de serviços ao exterior; GPR
melhorar a colaboração - À integração em projetos e parcerias nacionais; GPR
interinstitucional e com a comunidade, - Ao contributo para o desenvolvimento regional e nacional, adequado à missão institucional; PE, GPR
e contributo para desenvolvimento - À obtenção de receitas próprias através da atividade desenvolvida GPR, GEF
nacional e regional - À ação cultural, desportiva e artística no exterior; FOR, SAS, PIM
8 - Internacionalização: No âmbito das políticas de internacionalização, a instituição definiu procedimentos para promover, monitorizar, avaliar e CIN
- mecanismos para promover, avaliar e melhorar as atividades de índole internacional, designadamente as relativas: CRC/ FOR/ACA
melhorar as suas atividades de - À participação/coordenação em atividades internacionais de educação e formação; - À mobilidade de estudantes, docentes e
cooperação internacional pessoal não-docente;
- À participação/coordenação em projetos internacionais de investigação; GPR

9- Recursos humanos- assegurar que - Adoção e aplicação de processos claros, transparentes e justos de recrutamento e condições de emprego que reconheçam RHU
recrutamento, gestão e formação do a importância do ensino; - Promoção e oferta de oportunidades de desenvolvimento profissional;
pessoal docente e de apoio se efetua - Incentivar a que a atividade académica promova a ligação entre educação e investigação; - Encorajar a inovação nos FOR
com garantias de qualificação e métodos de ensino e o uso de novas tecnologias.
competência para que possam cumprir Compete à instituição a responsabilidade primeira pela qualidade do desempenho do seu pessoal. Nesse sentido, a
com eficácia as funções instituição:
- Dispõe de normas e procedimentos para a recolha e tratamento de informação relativa às competências e aos resultados da
atuação do pessoal docente e pessoal não-docente, com vista à avaliação de desempenho, à formação, à promoção e ao
reconhecimento do mérito;
- Dotou-se de procedimentos para regular e garantir os correspondentes processos de tomada de decisão, implementação e
follow-up.
10 - Recursos materiais e serviços Disponibiliza uma variedade de recursos de apoio às aprendizagens, desde recursos físicos (instalações, bibliotecas, recursos GEI, AHS, LAB;
TIC, equipamentos pedagógicos e científicos, …, incluindo aspetos relacionados com a segurança e o meio ambiente, bem BIB; GSI, SAS,
como com necessidades específicas de estudantes portadores de deficiência) a apoio de tutoria, supervisão e GEF
aconselhamento, promovendo a respetiva publicitação junto aos estudantes;
- Tem em consideração as necessidades de grupos específicos, como sejam os estudantes em tempo parcial ou empregados,
os estudantes internacionais e os estudantes portadores de deficiência;
- Dispõe de mecanismos que permitem a recolha e análise de informação relativa à manutenção, gestão e adequação dos
recursos materiais e serviços de apoio;
- Dotou-se de procedimentos para regular e garantir os correspondentes processos de tomada de decisão, implementação e
follow-up.

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MANUAL DA
QUALIDADE
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Processos
Referencial A3ES Subitem (CONTINUAÇÃO quadro A III.1)
SGGQ-IPVC
11 - Gestão da informação: Dispõe de mecanismos que permitem obter informação sobre as necessidades e expectativas das diferentes partes
A instituição está dotada de interessadas em relação à qualidade das formações e serviços oferecidos;
mecanismos que - Conta com sistemas de recolha de informação fiável para o levantamento de resultados e outros dados e indicadores GSI, ACA, GMS,
permitem garantir a recolha, análise e relevantes, que incluem, nomeadamente (cf. orientações do padrão 1.7 dos ESG): • Indicadores-chave de desempenho; • O OBS
utilização dos resultados perfil da população estudantil; • As taxas de progressão, sucesso e abandono dos estudantes; • A satisfação dos estudantes
com os seus cursos; • Os recursos de aprendizagem e apoio aos estudantes disponíveis; • A empregabilidade e percursos
profissionais dos graduados
CRC, FOR
– Definiu procedimentos para regular e garantir os processos de tomada de decisão relacionados com a utilização dos
resultados, bem como as estratégias de atuação para a melhoria dos processos e resultados e o correspondente follow-up;
- Dispõe de formas de envolvimento das partes interessadas, designadamente estudantes e pessoal docente e não-docente,
na aferição, análise e melhoria dos resultados.

12 - Informação pública: - A missão e objetivos da instituição, os seus estatutos e regulamentos, bem como os das unidades orgânicas que a GSI, PIM,
mecanismos que permitem a constituem; - A oferta formativa; - Os objetivos de aprendizagem e qualificações conferidas, e as perspetivas de
publicação periódica de informação empregabilidade, em relação a cada curso; - A qualificação do pessoal docente e o seu regime de vínculo à instituição e de
atualizada, imparcial e objetiva, tanto prestação de serviços; - As políticas de acesso e orientação dos estudantes; - A planificação dos cursos; - As metodologias de
quantitativa como qualitativa, acerca ensino, aprendizagem e avaliação dos estudantes; - As oportunidades de mobilidade; - Os direitos e deveres dos estudantes;
dos cursos, graus e diplomas - Os serviços de ação social escolar; - Os mecanismos para lidar com reclamações e sugestões; - O acesso aos recursos
oferecidos e das demais atividades que materiais e serviços de apoio ao ensino; - Os resultados do ensino, expressos nos resultados académicos, de inserção laboral
desenvolve (incluindo a monitorização do trajeto dos seus diplomados por um período razoável de tempo, na perspetiva da
empregabilidade) e de grau de satisfação das partes interessadas; - As políticas de garantia interna da qualidade, títulos de
acreditação e resultados da avaliação da instituição e dos seus ciclos de estudos

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MANUAL DA
QUALIDADE
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Quadro Apêndice A III.2 - Correspondência entre os European Standard Guidelines (ESG, 2015) e os Processo do SGGQ-IPVC

Processos
ESG Subitem (CONTINUAÇÃO quadro A III.2) SGGQ-IPVC
1.1 POLÍTICA PARA A Políticas e procedimentos são os principais pilares de um sistema de garantia da qualidade institucional coerente que forma um ciclo de melhoria PGE, GMS
GARANTIA DA QUALIDADE contínua e contribui para a responsabilização da instituição.
Deve ser tornada pública e faz parte Suporta o desenvolvimento da cultura de qualidade em que todas as partes interessadas (internas) assumem a responsabilidade pela qualidade e PGE, GMS
da sua gestão estratégica. As partes participam na sua garantia em todos os níveis da instituição. Para facilitar o processo, a política tem um estatuto formal e está disponível
interessadas internas devem publicamente.
desenvolver e implementar esta Políticas de garantia da qualidade são mais eficazes quando refletem a relação entre investigação, ensino e aprendizagem e têm em conta o contexto PGE, GPR
política através de estruturas e regional no qual a instituição atua mas também o nacional e internacional e a orientação estratégica. A política suporta a organização SGGQ; as GMS
procedimentos adequados, Escolas, Áreas Cientificas, órgãos e outras unidades organizacionais, assim como as de liderança institucional, colaboradores e estudantes assumem
enquanto envolvem as partes responsabilidade na garantia da qualidade; a integridade e liberdade académica está alerta contra a fraude e há proteção contra a intolerância de
externas. qualquer tipo ou discriminação; há envolvimento de partes interessadas externas na garantia da qualidade.
A política é posta em prática através de vários procedimentos de garantia da qualidade interna que permitem a participação. Cabe à instituição decidir PGE, GMS
como a política é implementada, acompanhada, e revista.
A política de garantia da qualidade também abrange quaisquer elementos de atividades da instituição que sejam subcontratadas ou realizadas por PGE, GMS,
terceiros. GEF
1.2 CRIAÇÃO E APROVAÇÃO DE Os Programas/Planos de estudos estão no centro da missão de ensino das IES. Proporcionam aos estudantes conhecimentos e competências CRC
PROGRAMAS (PLANOS) académicas, incluindo as transversais, o que pode influenciar o seu desenvolvimento pessoal e podem ser aplicadas nas suas carreiras futuras. FOR
Estabelecidos objetivos, incluindo Programas/PLANOS: - são criados com objetivos gerais do programa que coincide com a estratégia institucional e tem explícito os resultados de CRC
os resultados de aprendizagem. A aprendizagem pretendidos; envolver no trabalho os estudantes e outras partes interessadas; beneficiam de especialistas e pontos de referência FOR
qualificação deve ser especificada externos; refletem as quatro finalidades do ensino superior do Conselho da Europa (cf. Scope and Concepts); forneçam ao estudante uma progressão CIN
e comunicada (competências), integrada; definem a carga horária, por exemplo em ECTs;- incluem experiencias fora da IES estruturadas (ex. estágios e outros programas); sujeitos
explicitar quadro nacional e a um processo formal de aprovação institucional.
europeu de qualificações
1.3 APRENDIZAGEM, ENSINO E A aprendizagem e ensino centrados no estudante desempenham um papel importante ao estimular a motivação, a autorreflexão e empenho durante o FOR
AVALIAÇÃO CENTRADA NO processo de aprendizagem dos estudantes. Isto significa uma atenção cuidada para a criação e execução de programas de estudo e avaliação dos ACA
ESTUDANTE resultados.
Certificar-se que os programas são A implementação da aprendizagem e ensino centrados no estudante:- respeita e atende à diversidade de estudantes e às suas necessidades, FOR, BIB,
implementados de forma a possibilitando caminhos de aprendizagem flexíveis; LAB
incentivar os estudantes a assumir - considera e usa diferentes formas de execução, se for o caso;- utiliza diversos métodos pedagógicos; - avalia e ajusta regularmente as formas de GMS
um papel ativo no processo de execução e métodos pedagógicos;- estimula o senso de autonomia no estudante, assegura a orientação e apoio adequados;- promove o respeito
aprendizagem, e que a avaliação mútuo na relação estudante-docente;- tem procedimentos adequados para lidar com as sugestões e reclamações dos estudantes.
dos estudantes reflita essa Considerando a importância da avaliação para a progressão dos estudantes e das suas futuras carreiras, os procedimentos de garantia da qualidade FOR
abordagem. para avaliação têm em conta o seguinte: ACA
- Avaliadores estão familiarizados com métodos de avaliação, recebem apoio no desenvolvimento das competências nesta área; Os critérios e
métodos de avaliação e os critérios para calendarização são publicados com antecedência; A avaliação permite aos estudantes demonstrarem
em que medida os resultados de aprendizagem pretendidos foram atingidos. Os estudantes recebem o feedback, e, se necessário, aconselhamento
sobre o processo de aprendizagem; Quando possível, a avaliação é feita por mais do que um examinador; Os regulamentos de avaliação têm em
conta circunstâncias atenuantes; A avaliação é consistente, aplicada a todos os estudantes e realizada conforme procedimentos indicados; há
procedimento formal de recurso/revisão de provas.

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MANUAL DA
QUALIDADE
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Processos
ESG Subitem (CONTINUAÇÃO quadro A III.2) SGGQ-IPVC
1.4 ADMISSÃO, PROGRESSÃO, Fornecer condições e apoios que são necessários para os estudantes fazerem progressos no percurso académico. SAS, FOR,
RECONHECIMENTO E Procedimentos de admissão, reconhecimento e conclusão adequados à sua finalidade, especialmente quando os estudantes têm mobilidade tanto BIB, LAB
CERTIFICAÇÃO DOS dentro como entre sistemas do ensino superior. ACA, CIN
ESTUDANTES Critérios, regulamentos e procedimentos de acesso, admissão implementados de forma consistente e clara. CRC, FOR,
As instituições devem aplicar os Desenvolvidas ações de integração na Instituição e no curso. ACA,
regulamentos pré-definidos e PGE, SAS
publicados, de forma consistente, Procedimentos e ferramentas para recolher, monitorizar e agir segundo as informações sobre a progressão dos estudantes. FOR, ACA,
abrangendo todas as fases do OBS
"ciclo de vida académica" do Reconhecimento das qualificações do ensino superior, dos períodos de estudo e aprendizagem anteriores, incluindo o reconhecimento da ACA, CIN
estudante. aprendizagem não formal e informal, são componentes essenciais para garantir o progresso dos alunos nos seus estudos, enquanto promovem a
mobilidade.
Os procedimentos de reconhecimento apropriados dependem da prática institucional e devem estar em conformidade com os princípios da
Convenção de Lisboa; cooperação com outras instituições, agências de garantia da qualidade e entidades nacionais de reconhecimento, com vista a
assegurar o reconhecimento coerente.
A graduação representa o auge do período de estudo dos alunos. Estes precisam de receber a documentação que explica a qualificação obtida, ACA
incluindo os resultados de aprendizagem alcançados, o contexto, nível, conteúdo e o estatuto dos estudos realizados e concluídos com êxito.

1.5 PESSOAL DOCENTE O papel do docente é essencial para a realização de uma experiência de qualidade pelo estudante, permitindo a aquisição de conhecimento, CRC, FOR,
As instituições devem certificar-se competências e habilidades. RHU
da competência dos seus A população estudantil diversificada e a maior ênfase nos resultados, exigem que o ensino e aprendizagem sejam centrados no estudante (1.3).
professores. Eles devem utilizar As IES têm a principal responsabilidade pela qualidade do seu pessoal docente e por proporcionar-lhes um ambiente favorável que lhes permite
procedimentos justos e claros para realizar o seu trabalho de forma eficaz.
o recrutamento e desenvolvimento Procedimentos claros, transparentes e justos de recrutamento do pessoal docente e condições de trabalho, reconhecimento da importância do ensino; RHU
do pessoal docente. oportunidades para/ e promoção do desenvolvimento profissional do pessoal docente; incentivo ao reforço da ligação entre ensino e investigação;
Incentivo à inovação nos métodos de ensino e a utilização de novas tecnologias. FOR, GSI

1.6 RECURSOS DE Recursos para apoio à aprendizagem: recursos físicos tais como bibliotecas, instalações de estudo e infraestruturas de TI, até ao apoio humano sob a GEI, AHS,
APRENDIZAGEM E APOIO AOS forma de tutores, conselheiros e outros consultores. LAB, BIB,
ESTUDANTES O papel dos serviços de apoio é de particular importância para facilitar a mobilidade dos estudantes tanto dentro como entre sistemas de ensino GSI, FOR,
As instituições devem ter um superior. SAS
financiamento adequado para as A necessidade de uma população estudantil diversificada (como alunos adultos, em part-times, empregados e internacionais, mas também estudantes ACA, FOR;
atividades de ensino e com deficiências), e a mudança no sentido da aprendizagem centrada no estudante e os modos flexíveis de aprendizagem e ensino, são tidos em AHS, GSI
aprendizagem e garantir que esses conta ao atribuir, planear e fornecer os recursos de aprendizagem e apoio ao estudante.
recursos sejam facilmente As atividades e instalações de apoio podem ser organizadas de variadas formas, dependendo do contexto da IES. No entanto, deve-se garantir que SAS, ACA,
acessíveis e seja fornecido apoio sejam adequados e acessíveis à finalidade e que os estudantes sejam informados sobre os serviços disponíveis. BIB, GSI
ao estudante.
Na prestação de serviços de apoio, o papel do apoio e do pessoal administrativo (não docente) é fundamental e, portanto, precisam ser qualificados e RHU
ter oportunidades para desenvolver as suas competências.

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MANUAL DA
QUALIDADE
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Processos
ESG Subitem (CONTINUAÇÃO quadro A III.2) SGGQ-IPVC
1.7 GESTÃO DE Dados fidedignos são cruciais para a tomada de decisão esclarecedora e para saber o que está a funcionar bem e o que precisa de GSI, ACA,
INFORMAÇÃO melhorar. Processos eficazes para recolher e analisar informações sobre os programas de estudo e outras atividades, que alimentam OBS, GMS
As instituições devem garantir o sistema de garantia da qualidade interna.
que são recolhidas, analisadas As informações recolhidas dependem, de certa forma, do tipo e da missão da instituição. São importantes os seguintes Indicadores- ACA/FOR
e utilizadas informações chave de desempenho: Perfil da população estudantil; Taxas de progressão, sucesso e desistência/abandono; Satisfação dos GMS
relevantes para a gestão eficaz estudantes em relação ao seu curso, recursos de aprendizagem e de apoio ao estudante; Percurso profissional dos diplomados. BIB, SAS
de seus programas e outras
Podem ser usados vários métodos de recolha de informação. É importante que os estudantes e colaboradores participem na recolha FOR
atividades..
e análise de informações e organizem atividades de acompanhamento. GMS, OBS
1.8 INFORMAÇÃO PÚBLICA A informação sobre as atividades da instituição é útil para os potenciais e atuais estudantes, diplomados, outras partes interessadas e GSI
As instituições devem publicar para o público. PIM
informações sobre suas As instituições fornecem informações sobre as suas atividades, incluindo a oferta formativa e os seus critérios de seleção, os FOR
atividades, incluindo dos resultados de aprendizagem pretendidos, as qualificações que lhes concedem, os procedimentos de ensino, aprendizagem e PIM, GSI
programas/cursos, de forma avaliação utilizados, a taxa de aprovações e as oportunidades de aprendizagem disponíveis para os estudantes, assim como
clara, precisa e facilmente informação de emprego para os diplomados.
acessíveis,
1.9 MONITORIZAÇÃO Para garantir que os objetivos definidos são alcançados e para responder às necessidades dos estudantes e da sociedade. Estas CRC
CONTINUA E REVISÃO revisões devem conduzir a uma melhoria contínua dos programas/Planos de estudos. Qualquer ação planeada ou tomada deve ser FOR
PERIODICA dos comunicada a todos os interessados. Monitorização, análise e revisão regular dos programas de estudo.
PROGRAMAS
1.10 GARANTIA DA É incluído a avaliação dos conteúdos dos programas: à luz das mais recentes pesquisas na área, garantindo assim, que o programa FOR
QUALIDADE- AVALIAÇÃO está atualizado; As mudanças das necessidades da sociedade; A carga horária dos estudantes, a sua progressão e a sua conclusão; CRC
EXTERNA PERIÓDICA A eficácia dos procedimentos de avaliação dos estudantes; As expectativas, necessidades e satisfação dos alunos em relação ao GMS
As instituições devem programa; O ambiente de aprendizagem, os serviços de apoio e sua adequação à finalidade do programa.
submeter-se à verificação Os programas são analisados e revistos regularmente, envolvendo os estudantes e outras partes interessadas. A informação FOR, CRC
externa da qualidade em recolhida é analisada e o programa é adaptado para garantir que está atualizado e as reformulações são publicadas PIM
consonância com a ESG, A avaliação externa da qualidade nas suas variadas formas permite verificar a eficácia da garantia da qualidade interna, agir como PGE
numa base periódica. um catalisador para melhorar e oferecer à instituição novas perspetivas e fornecer informações para garantir à instituição e ao público GMS
a qualidade das atividades da instituição.
As instituições participam na avaliação externa que tem em conta, se for caso, os requisitos do quadro legislativo no qual operam. A PGE
avaliação externa poderá assumir diferentes formas e concentrar-se em diferentes níveis organizacionais (como programa/curso, GMS
escola ou instituição). A garantia da qualidade é um processo contínuo, que não termina com a opinião externa ou com relatório ou FOR/CRC
com o seu processo de acompanhamento dentro da instituição. Portanto, as instituições garantem que o progresso realizado desde a
última atividade de garantia da qualidade externa é levado em consideração aquando da preparação para a próxima.

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MANUAL DA
QUALIDADE
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Quadro Apêndice A III.3 – Matriz de Correspondência dos Requisitos ISO 9001:2015 e Processos do SGGQ-IPVC

PROCESSOS SGGQ-IPVC
PLANEAMENTO E GESTÃO

GESTÃO DE SISTEMAS DE
BIBLIOTECA E EXPEDIENTE E

GESTÃO DE EMPREITADAS E
(ALI, ALO, BOL, DES, SAU,

GESTÃO E MELHORIA DO
OBSERVATÓRIO (OBS)
DE INFRA-ESTRUTURAS

GESTÃO DOCUMENTAL
GESTÃO DE PROJETOS

PROMOÇÃO E IMAGEM
INTERNACIONAL (CIN)

GESTÃO ECONÓMICO-
REESTRUTURAÇÃO DE

RECURSOS HUMANOS

SERVIÇOS AÇÃO SOCIAL

ARQUIVO (BIB, EAR)


ESTRATÉGICA (PGE)

AMBIENTE, HIGIENE E
ACADÉMICOS (ACA)

SEGURANÇA (AHS)
LABORATÓRIOS (LAB)

(APR, CTE, PAT)


FORMAÇÃO (FOR)

CUL, EMP, BUS,)


ISO 9001:2015

SISTEMA (GMS)
CURSOS (CRC)
REQUISITOS

COOPERAÇÃO

INFORMAÇÃO
FINANCEIRA
CRIAÇÃO E

(GDO)
(GPR)

(RHU)

(PIM)
4. CONTEXTO DA ORGANIZAÇÃO

4.1. X X X
4.2. X X X
4.3. X X
4.4. X X X X X X X X X X X X X X X X X X
5. LIDERANÇA
5.1. X X X X X
5.2. X X
5.3. X
6. PLANEAMENTO
6.1. X X X X X X X X X X X X X X X X X X
6.2. X X
6.3 X X
7. SUPORTE
7.1. X X X X X X X X X X X X X X X X X X
7.2. X X X X
7.3. X X
7.4. X X
7.5. X X X
8. OPERACIONALIZAÇÃO
8.1. X X X X X X X X X X X X X X X X X X
8.2. X X X X X X X X X X X X X X X
8.3. X X
8.4. X X X X X
8.5. X X X X X X X X X X X X X X X X X
8.6. X X X X X X X X X X X X X X X X X
8.7. X X X X X X X X X X X X X X X X X
9. AVALIAÇÃO DO DESEMPENHO
9.1. X X X X X X X X X X X X X X X X X X
9.2. X X X X X X X X X X X X X X X X X X
9.3. X X X X X X X X X X X X X X X X X X
10. MELHORIA

10.1. X X X X X X X X X X X X X X X X X X
10.2. X X X X X X X X X X X X X X X X X X
10.3. X X X X X X X X X X X X X X X X X X

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