As primeiras instituições arquivísticas tiveram origem na Grécia Antiga

Suporte Representa o material no qual são registradas as informações.

É o elemento referencial, a noção, a ideia ou a mensagem

Conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos,
instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência
do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física,
qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos
documentos.
Arquivo
Informação contidos em um documento.
É a unidade de registro de informações, suscetível de consulta,
estudo, prova e pesquisa, em que se comprovam fatos,
fenômenos, formas de vida e pensamentos do homem numa
Documento determinada época ou lugar. É qualquer informação registrada
fisicamente em determinado material (suporte) suscetível de
estudo, prova e pesquisa.

Conjunto de documentos – qualquer que seja a sua data, a sua forma, o seu suporte material, elaborados
ou recebidos por um organismo público ou privado, em função do desempenho de sua atividade.

Local de guarda– destinado à conservação de documentos devidamente classificados e ordenados.

Polissemia O termo "Arquivo" pode significar

Instituição ou serviço – que tem por finalidade a custódia, o processamento técnico, a conservação e o acesso aos documentos.

Móvel– destinado à guarda de documentos.

Título de periódicos – geralmente no plural, devido à influência inglesa e francesa.

Servir à administração
Finalidade
Com o decorrer do tempo, servir de base do conhecimento da história.

Função Tornar disponível as informações contidas no acervo documental sob sua guarda.

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 Tipo de suporte Documentos manuscritos, impressos, audiovisuais (exemplar único)

Tipo de conjunto Fundos: unidos pela proveniência (origem).

Fins de produção Administrativos, jurídicos, funcionais, legais.

Arquivos
Objetivos Provar, testemunhar

Entrada dos documentos Acumulação natural: são produzidos em decorrência do desempenho das atividades.

Público Administrador e pesquisador.

Documentos impressos, manuscritos,

Tipo de suporte audiovisuais (exemplar múltiplo).

Tipo de conjunto Coleção: documentos unidos pelo conteúdo.

Fins de produção Culturais, científicos, técnicos, artísticos, educativos.

Distinção Bibliotecas

Objetivos Instruir, informar.

Entrada dos documentos Compra, doação, permuta de fontes múltiplas.

Público Grande público e pesquisador.

Tipo de suporte Objetos bi/tridimensionais (exemplar único).

Tipo de conjunto Coleção: documentos unidos pelo conteúdo ou pela função.

Fins de produção Culturais, artísticos, funcionais.

Museus
Objetivos Informar, entreter.

Entrada dos documentos Compra, doação, permuta de fontes múltiplas.

Público Grande público e pesquisador.

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 Central
Federal
Regional

Públicos Estadual

DF

Municipal

Instituições Educacionais
Entidades Mantenedoras Igrejas
Institucionais
Corporações não-lucrativas

Associações, Sociedades

Firmas
Comerciais
Companhias

Familiais / Pessoais Arquivos de famílias ou de pessoas físicas

São aqueles em curso, ou que, mesmo sem movimentação, constituam

Correntes objeto de consultas frequentes.
Classificação dos
Arquivos
São aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse
Estágios de Evolução Intermediários administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Conjunto de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser

Permanentes definitivamente preservados.

São aqueles estabelecidos junto aos órgãos operacionais, cumprindo função de arquivo corrente. Descentralizados
Setoriais

Extensão de Atuação
Destinam-se a receber os documentos correntes provenientes de diversos órgãos que integram a estrutura
Centrais / Gerais da instituição, centralizando as atividades de arquivo corrente.

São constituídos por documentos de diversos formatos que, devido às características físicas do suporte, merecem um
TRATAMENTO ESPECIAL quanto ao seu armazenamento e tratamento técnico. Ou seja, exigem TRATAMENTO Em função do suporte
Especiais
DIFERENCIADO no que se refere à sua guarda e conservação.

Natureza dos Documentos

São arquivos constituídos por documentos resultantes do desenvolvimento de atividades de DETERMINADA ÁREA DO
CONHECIMENTO HUMANO, independentemente do suporte onde a informação encontra-se registrada. Também são Em função da informação
Especializados
conhecidos como ARQUIVOS TÉCNICOS.

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 Primeira fase do ciclo de vida dos documentos

Documentos consultados frequentemente ou com potencial de uso elevado

Conjuntos documentais em curso ou que, mesmo sem movimentação,
constituam objeto de consultas frequentes. São arquivos que devem
Arquivo Corrente permanecer próximos aos produtores e serem de fácil acesso, pois
existem em função do cumprimento de sua finalidade administrativa.
Devem permanecer próximos aos produtores por razões administrativas e técnicas
Devem ser de fácil acesso
São absolutamente essenciais ao funcionamento de quem os acumula

Possuem Valor Primário

Segunda fase do ciclo de vida dos documentos

Administrativo
Documentos com baixa frequência de consulta Refere-se ao valor atribuído aos documentos em função do interesse que eles possam Característico das Fases
ter para apoiar as atividades rotineiras da instituição produtora, evidenciando, assim, a Legal
Conservados por ordem administrativa, legal ou financeira Valor Primário Corrente e Intermediária
utilidade administrativa, legal ou fiscal dos documentos de arquivo.
Fiscal
Conjuntos documentais que, não sendo mais de uso corrente nos Aguardam a eliminação ou guarda permanente
Ciclo Vital / Teoria órgãos produtores, por razões de ordem administrativa, legal ou
Podem ser alocados em local afastado, de manutenção barata
Arquivo Intermediário financeira, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda
das 3 Idades
permanente. Arquivos criados para fins de ECONOMICIDADE

Permanência transitória, por isso, também, são conhecidos como "limbo" ou "purgatório"

Consulta restrita ao órgão produtor Refere-se ao valor atribuído aos documentos em função do interesse que eles possam Probatório
ter para fins diferentes daqueles para os quais foram originariamente produzidos. Os Característico da
Possuem Valor Primário documentos com valor secundário são considerados importantes fontes de Fase Permanente Informativo
Valor Secundário
informações para pesquisadores em geral e para a própria entidade produtora.

Os documentos perderam TODO o valo primário

Terceira fase do ciclo de vida dos documentos

Conjuntos documentais de valor histórico, probatório e informativo

O documento permanente perdeu todo o valor de natureza administrativa

Conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que O documento permanente deve ser guardado definitivamente
Arquivo Permanente devem ser definitivamente preservados pela instituição. Possui fins científicos, sociais e culturais

Os arquivos permanentes devem ficar localizados em lugares de fácil acesso

Consulta liberada ao público

Possuem Valor Secundário

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 Base principiológica Teoria das Três Idades

A avaliação constitui-se em atividade essencial do ciclo de vida documental arquivístico, na medida em Definição dos prazos de guarda nas fases
que define quais documentos serão preservados para fins administrativos ou de pesquisa e em que corrente e intermediária
Conceito momento poderão ser eliminados ou destinados aos arquivos intermediário e permanente, segundo o
valor e o potencial de uso que apresentam para a administração que os gerou e para a sociedade. Destinação dos documentos

Arquivista ou responsável pela guarda da documentação.

Servidores das unidades organizacionais, com profundo conhecimento das atividades desempenhadas.

Historiador ligado à área de pesquisa de que trata o acervo.

Deve-se
Equipe Multidisciplinar
constituir uma Profissional da área jurídica, responsável pela análise do valor legal dos documentos.
CPAD
Profissionais ligados ao campo de conhecimento de que trata o acervo objeto da avaliação (economista, sociólogo,
engenheiro, médico e outros).
Avaliação Documental Outros profissionais que possam colaborar com as atividades da comissão.

Deve-se analisar um conjunto de direitos e obrigações e todo um contexto social, histórico e informativo antes de se definir pela eliminação ou
Análise pela guarda permanente um conjunto ou série documental.

Redução da massa documental.

Agilidade na recuperação de documentos e informações.
A conservação dos documentos de guarda permanente.
A racionalização da produção e do fluxo dos documentos de arquivo.
Vantagens
A eliminação dos documentos desprovidos de valor, gerando ganho de espaço físico.

A otimização dos gastos com recursos humanos, materiais e financeiros.

Incremento à pesquisa.
Garantia da constituição do patrimônio arquivístico.

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 É um instrumento arquivístico resultante de avaliação dos documentos. Ela tem por objetivos definir os prazos de guarda (tempo
necessário para o arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediária, visando atender exclusivamente às
necessidades da administração que os gerou) e a destinação de documentos (encaminhamento de documentos para guarda
Conceito
permanente, descarte ou eliminação), com vista a garantir o acesso à informação aos que dela necessitarem, seja a própria
instituição ou o público externo.

Os prazos são preferencialmente em ANOS

O prazo de guarda dos documentos constante da Tabela de Normas

Temporalidade refere-se ao tempo necessário para arquivamento dos
Tabela de Precaução
documentos nas idades corrente e intermediária, visando atender
Temporalidade Prazo de guarda Determinantes dos prazos
exclusivamente às necessidades da administração que os gerou (valor Informações
primário). recaptulativas

Frequência de uso

O ato de eliminar, propriamente dito, deve ser feito de forma racional. Os

Destinação dada aos documentos que
perderam o valor primário e não
Eliminação
apresentam valor secundário.
Destinação Final
processos mais indicados são: a fragmentação, a maceração, a alienação
por venda ou doação. A incineração – processo condenado -, quer pelo
aumento do índice de poluição que provoca, quer pela impossibilidade de
reciclagem do papel, não deve ser adotada.

Destinação dada aos documentos que possuem informações consideradas importantes para fins de prova,
Guarda Permanente informação e pesquisa, ou seja, fins culturais, sociais e científicos.

Instrumento utilizado para tratar massa documental acumulada

Tipologias documentais
Plano de
Informações contidas em um plano de destinação Prazos de guarda
Destinação
Séries ou "classes"

Mesclam-se o plano de classificação e a tabela de temporalidade

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 Escritos / textuais Gênero documental integrado por documentos manuscritos, datilografados ou impressos

Gênero documental integrado por documentos em suporte sintético, em papel emulsionado ou não, que contêm imagens
Iconográficos fixas (estáticas), impressas, desenhadas ou fotografadas.

Gênero documental integrado por documentos que contêm imagens em movimento, com ou sem som, como filmes e fitas
Audiovisuais ou Filmográficos videomagnéticas. Também é conhecido como documento cinematográfico.

Gênero documental integrado por documentos em formatos e dimensões variáveis, contendo representações geográficas,
Cartográficos arquitetônicas ou de engenharia
Gênero

Sonoros Gênero documental integrado por documentos com dimensões e rotações variáveis, contendo registros sonoros.

Gênero documental integrado por documentos resultantes da microrreprodução de imagens em microforma, mediante a
Micrográficos utilização de técnicas específicas.

Informáticos Gênero documental integrado por documentos produzidos, tratados ou armazenados em computador

Gênero documental integrado por documentos que se caracterizam por conter informação codificada através de notação musical, independentemente
Musicais do processo de produção, de registro ou fixação, e de reprodução ou realização.

Ostensivos ou ordinários Documento sem qualquer restrição de acesso e cuja divulgação não é prejudicial à administração ou às partes.

Ultrassecreto 25 Anos

Secreto 15 Anos

Reservado 05 Anos
Natureza do Assunto Documento que pela natureza de seu conteúdo sofre restrição de acesso. Ou seja, é aquele que fica temporariamente
Classificação dos Sigilosos submetido à restrição de acesso público em razão de sua imprescindibiliade para a segurança da sociedade e do Estado. Esse Informações pessoais são aquelas relacionadas à pessoa natural
tipo de documento requer medidas especiais de salvaguarda para sua custódia, divulgação e acesso. identificada ou identificável, cujo tratamento deve ser feito de forma
Documentos transparente e com respeito à intimidade, vida privada, honra e imagem
das pessoas, bem como às liberdades e garantias individuais. As
informações pessoais terão seu acesso restrito, independentemente de
classificação de sigilo, pelo prazo máximo de 100 (cem) anos a contar
da sua data de produção. Elas só podem ser acessadas pelos próprios
indivíduos e, por terceiros, apenas em casos excepcionais previstos na
Lei.

Rascunho Redação preparatória do original, podendo conter rasuras, correções e supressões

Minuta Forma sob a qual um documento, antes de sua feição definitiva, apresenta texto abreviado ou completo que, embora sem os sinais de validação, já foi devidamente revisado.

Forma Elementos que distinguem os originais das minutas e das cópias: as assinaturas ou
Representa a versão final de um documento, já na sua forma apropriada. subscrições, carimbos, selos, tintas, etc. inseridos no documento no momento justamente em
Original que ele se torna original.

Cópia Representa um documento formalmente idêntico a um original.

É a configuração física de um suporte, de acordo com a sua natureza e o modo como

Formato foi confeccionado.

É a espécie que identifica o modelo que servirá como base jurídica ou

Configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a consensualmente válida para que o conteúdo do documento arquivístico, correto Exemplos: Ofício, memorando, relatório, etc
Espécie natureza das informações nele contidas. em sua estrutura semântica, se torne legítimo/fidedigno/credível.

Configuração que assume a espécie documental de acordo com a atividade que a gerou. Ou seja, o tipo Exemplo: Ofício de requisição de servidor
documental é formado quando agregamos à espécie documental as atividades, funções e competências da Espécie + Função/Atividade
Tipologia
entidade produtora/acumuladora de documentos.

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 Progressiva
Trata da forma de acumulação dos documentos no decorrer
Naturalidade Natural
da execução das atividades.
Orgânica

Um documento de arquivo estabelece relações com

Inter relacionamento outros documentos e com o organismo produtor.

Características dos Imparcialidade Os documentos arquivístico são inerentemente verdadeiros.

Documentos

Capacidade de se provar que um documento efetivamente é o que

Autenticidade diz ser e que é livre de adulterações ou qualquer outro tipo de
corrupção.

Cada documento assume um lugar único na estrutura documental do

grupo ao qual pertence e no universo documental. *Na Teoria
Unicidade* Arquivística, a Unicidade pode aparecer como característica ou como
princípios...

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 É realizado o exame da documentação com a finalidade de se verificar se ela, de fato, está destinada ao arquivamento. Tal condição poderá ser
Inspeção verifica mediante a presença de despacho de arquivamento

Leitura minuciosa do documento com o objetivo de se verificar a entrada que lhe deverá ser atribuída, a existência de antecedentes e a necessidade de
Estudo referências cruzadas.

É realizado o procedimento de classificação ou ratificação/retificação da Necessita de um Plano de Classificação

classificação recebida pelo documento com base em um esquema de
Classificação distribuição de documentos em classes, elaborado a partir do estudo das
estruturas e funções de uma instituição e da análise do arquivo por ela
produzido
Tem como fundamento o Princípio de Respeito aos Fundos
É uma atividade intelectual de construção de instrumentos para organização dos
documentos, independente da idade à qual eles pertençam.

Operações de Codificação Aposição, nos documentos, dos símbolos correspondentes ao método de arquivamento adotado: letras, números, letras e números e corres.
arquivamento

Alfabética Sequência das letras do alfabeto

Cronológica Sucessão temporal (data)

É a disposição metódica dos documentos dentro da unidade de classificação.

Ordenação Unidades territoriais (países, estados, municípios, distritos, bairros etc.)
Geográfica

Numérica Sequência numérica atribuída aos documentos

Operação intelectual

Arquivamento É a operação física de colocar os documentos em pastas ou caixas orientada pelo esquema de classificação e pela ordenação definida.

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 O diagnóstico da situação arquivística da instituição é uma etapa anterior a qualquer função,
contemplando os fluxos de informação; a identificação das suas funções, atividades, e tarefas; os
tipos documentais produzidos e recebidos; as formas de armazenamento e de acesso às É o instrumento norteador da implantação
Conceito informações existentes; as pessoas responsáveis pelas atividades, em todos os níveis; o histórico da da política arquivística institucional
existência da instituição; entre outros aspectos fundamentais. Ele contempla levantamentos quanto
aos métodos existentes na instituição no que se refere à produção, avaliação, aquisição,
conservação, classificação, descrição e difusão do acervo arquivístico.

Inserindo aspectos de criação e sua evolução histórica quanto à estrutura, mudanças estatutárias, hierarquia
Tempo histórico de existência com relação a outras instituições

Informações genéricas sobre a totalidade dos acervos e formatos (livros, textos,

Tamanho e diversidade dos acervos acumulados fotografias, eslaides, vídeos, fitas cassetes e áudio, documentos digitais, mapas, etc.).

Identificação e descrição das atividades da instituição, mesmo as que já não

Levantamento - Variação e abrangência das atividades presentes e passadas são mais realizadas, hierarquizando-as.
foco institucional

Identificar as pessoas e cargos responsáveis pelas atividades na estrutura

Número de pessoas vinculadas e as características estruturais organizacional, de forma a criar representações gráficas da organização e
da hierarquia decisória.

Diagnóstico
Arquivístico Uso de tecnologia da informação variadas, de redes de A tecnologia da informação disponível e os usos que
computadores, digitalização, microfilmagem, etc. a instituição faz dela, de forma geral.

Quantidades dos documentos, expressas de acordo com regras aceitas universalmente (metragem linear, em unidades ou bits)

Características diplomáticas – tipologias documentais – que os individualizam

Conteúdos informacionais genéricos, expressos de modo sintético e hierárquico

Levantamento -
Unidades físicas de arquivamento, isto é, a movelaria e embalagens utilizadas
foco documental
Modo original de arquivamento – classificação, avaliação e descrição – mesmo que empírico e baseado no senso comum

Existência e modo de uso de tecnologias da informação

Características das instalações e situação dos acervos no que se refere à preservação

Consiste na observação dos problemas arquivísticos das organizações, no estudo de caso e na procura em construir objetos de pesquisa
Minimalista e propor soluções para os problemas detectados (estudo de problemas específicos, de casos particulares).

Representa o levantamento da situação arquivística do conjunto de organismos que formam um governo federal, estadual ou municipal,
Maximalista ou até mesmo da situação arquivística de países. As pesquisas sobre as políticas arquivísticas desenvolvidas por países, a realidade de
seus sistemas, os seus fracassos e sucessos.

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 Afastado de locais onde existam canalizações de água, gás ou ar quente

Longe de depósitos de produtos químicos e inflamáveis

Local de
armazenamento Não ser utilizada como local de trabalho
dos filmes
Temperatura e humidade relativa do ar constantes
Local limpo

Garantia de vida de cerca de 500 anos, se a produção, manuseamento e armazenamento forem São criados com poliéster e corantes de
Alta durabilidade do suporte, desde que confeccionado e halogeneto de prata em uma gelatina dura
preservado de forma correta feitos em condições adequadas.

Diminuição do espaço de armazenamento do acervo.

Possui valor legal. Lei 5.433 de 08/05/1968 e Decreto 1.799 de 30/01/1996 conferem ao microfilme o mesmo valor legal do documento original.
Confiável quanto a sua autenticidade, pois não permite alterações

Vantagens Os documentos microfilmados podem ser digitalizados.

Dificulta ação dos falsificadores.
Favorece o sigilo das informações.
Acesso rápido e fácil, quando bem catalogado e indexado, em comparação com o suporte em papel.
Devido ao volume reduzido, permite seu armazenamento em caixas-fortes
Integridade do arquivo.
Facilidade de reversão ao papel.

As cópias, traslados e certidões extraídas de microfilmes, bem assim a autenticação desses documentos, possuem efeitos legais.
Os microfilmes resultam do processo de reprodução em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução.
A microfilmagem será feita em equipamentos que garantam a fiel reprodução das informações, sendo permitida a utilização de qualquer microforma.
A microfilmagem, de qualquer espécie, será feita sempre em filme original, com o mínimo de 180 linhas por milímetro de definição, garantida a segurança e qualidade de imagem e de reprodução.

Microfilmagem Será obrigatória, para efeito de segurança, a extração de filme cópia, do filme original.
Fica vedada a utilização de filmes atualizáveis de qualquer tipo, tanto para a confecção do original como para a extração de cópias.
O armazenamento do filme original deverá ser feito em local diferente do seu filme cópia.
Na microfilmagem poderá ser utilizado qualquer grau de redução, garantida a legibilidade e a qualidade de reprodução
Aspectos normativos É obrigatório fazer indexação remissiva para recuperar as informações e assegurar a localização dos documentos
importantes
Para o processamento dos filmes serão utilizados equipamentos e técnicas que assegurem ao filme alto poder de definição, densidade uniforme e durabilidade.

Os documentos, em tramitação ou em estudo, poderão, a critério da autoridade competente, ser microfilmados, não sendo permitida a sua eliminação até a definição de sua destinação final.
A eliminação de documentos oficiais ou públicos só deverá ocorrer se a mesma estiver prevista na tabela de temporalidade do órgão.

Os documentos oficiais ou públicos, com valor de guarda permanente, não poderão ser eliminados após a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo público de sua esfera de atuação ou
preservados pelo próprio órgão detentor.
Os traslados, as certidões e as cópias em papel ou em filme de documentos microfilmados, para produzirem efeitos legais em juízo ou fora dele, terão que ser autenticados pela autoridade
competente detentora do filme original.

Em se tratando de cópia em filme, extraída de microfilmes de documentos privados, deverá ser emitido termo próprio, no qual deverá constar que o filme que o acompanha é cópia fiel do filme original.
A microfilmagem de documentos poderá ser feita por empresas e cartórios habilitados, que deverão requerer registro no Ministério da Justiça e sujeitar-se à fiscalização que por este será exercida.

Microfilmagem de complemento Microfilme cujo conteúdo serve para complementar ou suplementar acervo

Microfilmagem de preservação Microfilme que serve à preservação de documentos originais, protegendo-os do uso e manuseio constantes.

Microfilme que serve à preservação das informações contidas em documentos que são eliminados, tendo em
Microfilmagem de substituição vista a racionalização e o aproveitamento de espaço.

Microfilme que serve de cópia de segurança, devendo ser armazenado em local distinto dos documentos originais, de
Microfilmagem de segurança preferência em câmara de segurança (caixa-forte).

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