"Pedro foi contratado pela empresa Mobilcom para estruturar o setor de documentação e

arquivo. A empresa atua há 12 anos no mercado, passou por diversos problemas internos e
externos devido à desorganização dos documentos por ela utilizados e decidiu contratar um
profissional qualificado para organizar este setor de vital importância tanto no aspecto legal
quanto operacional.

Pedro, um profissional com experiência na área atuando há mais de 10 anos na estruturação

e reestruturação documental de empresas dos mais variados setores e atividades sabe que
deve seguir um roteiro definido para ter sucesso nesta tarefa.

Se você, enquanto profissional, estivesse no papel de Pedro, quais etapas realizaria nesse
primeiro diagnóstico?"

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Sobre os primeiros passos de Pedro na organização da documentação da empresa, ele pode
começar definindo o formato (digital ou físico) dos documentos e, a partir desse diagnóstico,
definir a importância de cada um para hierarquizar e escolher o melhor espaço
(físico ou softwares de bancos de dados) para realizar esse arquivamento e organização.

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Levantamento dos arquivos mais importantes
Na prática, essa fase permite que Pedro possa separar os arquivos mais usados pela empresa
(os correntes) dos menos usados. Assim, ele não passaria por nenhum tipo de aborrecimento
na organização do arquivo.
Planejamento
Fase fundamental para a identificação dos tipos de documentos, nomes, validade e
disponibilidade de acesso ao arquivo.
Definição do local
Essa fase é fundamental para que o trabalho do Pedro flua melhor, vale dizer, sem intromissões
e desperdício de tempo.