2023 09 14 09 44 15 16531650 Gestao de Documentos E1694695454

ARQUIVOLOGIA
Gestão de Documentos
Livro Eletrônico
ELVIS MIRANDA
Bacharel em Arquivologia e em Biblioteconomia
pela Universidade de Brasília, com pós-gradu-
ação em Gerência de Projetos. É Analista Ju-
diciário do TJDFT, na área de Arquivologia,
desempenhando também a função de Gestor
Executivo do Projeto de Modernização de Ar-
quivos do TJDFT. Autor de obras voltadas para
concursos públicos na área de Arquivologia.
O conteúdo deste livro eletrônico é licenciado para Nome do Concurseiro(a) - 000.000.000-00, vedada, por quaisquer meios e a qualquer título,
a sua reprodução, cópia, divulgação ou distribuição, sujeitando-se aos infratores à responsabilização civil e criminal.
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Prof. Elvis Miranda
SUMÁRIO
Gestão de Documentos................................................................................4
1. Gestão de Documentos e Ciclo Vital dos Documentos....................................4
2. Fases da Gestão de Documentos................................................................5
3. Vantagens da Gestão de Documentos.........................................................9
4. Diagnóstico da Situação Arquivística...........................................................9
Questões de Concurso................................................................................ 10
Gabarito................................................................................................... 25
Gabarito Comentado.................................................................................. 27
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GESTÃO DE DOCUMENTOS
A Lei n. 8.159/1991 afirma que o poder público, ou seja, o governo, tem a obri-
gação de implementar uma gestão de documentos a seus arquivos, e define gestão
de documentos como sendo
Art. 3º (…) o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção,

tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos nas fases corrente e interme-
diária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Traduzindo essa afirmação, podemos dizer que a gestão de documentos é o
conjunto de todas as atividades de controle arquivístico, ou seja, tudo o que estu-
damos em Arquivologia. Não é à toa que, em muitos países, o curso superior de
Arquivologia é chamado de curso de Gestão de Documentos.
Se analisarmos o conceito citado na lei, encontraremos o controle da produção,
tramitação (onde entraria a atividade de protocolo), uso (onde entra o controle de
acesso e sigilo), avaliação (onde entraria a criação e aplicação da tabela de tem-
poralidade) e arquivamento (onde entra a definição dos métodos de arquivamento
a serem adotados, o controle da preservação e o controle do que deve ser digita-
lizado ou microfilmado).
1. Gestão de Documentos e Ciclo Vital dos Documentos
O artigo da lei deixa bem claro que a gestão de documentos engloba os proce-
dimentos a serem executados nas fases corrente e intermediária, visando o destino
final. Dessa forma, o examinador entende que a gestão de documentos engloba
essas duas idades do ciclo de vida dos documentos: corrente e intermediária.
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Um programa de gestão de documentos, quando implementado em uma institui-
ção, deve prever operações nas duas primeiras idades do ciclo vital dos documen-
tos. Não se deve relacionar o termo gestão de documentos à idade permanente.
Afirmar que a gestão de documentos está vinculada a uma idade ou outra do ciclo
vital dos documentos é uma questão recorrente nas provas. Não se esqueça: ela
está vinculada às idades corrente e intermediária, e nunca à idade permanente.
(CESPE-UNB/SEE-DF/2017) As principais atividades da gestão de documentos são
realizadas no arquivo permanente.
(CESPE-UNB/TJRR/2012) A gestão de documentos contempla, principalmente, as
fases corrente e intermediária.
(CESPE-UNB/MMA/2009) A gestão de documentos é aplicada originalmente na ida-
de permanente.
2. Fases da Gestão de Documentos

De forma simplificada, a bibliografia arquivística afirma que um programa de
gestão de documentos é subdividido em três fases ou etapas: produção, utilização
e destinação. A etapa de utilização também é citada na bibliografia como utilização
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e conservação e a fase de destinação também é citada como avaliação e destina-
ção. Assim, teríamos a gestão de documentos dividida em três fases distintas:
• 1ª fase: produção;
• 2ª fase: utilização (ou utilização e conservação);
• 3ª fase: destinação (ou avaliação e destinação).
Não confundir as três fases ou idades do ciclo vital dos documentos (corrente, in-
termediária e permanente) com as três fases do programa de gestão de documen-
tos. São assuntos distintos, apesar de relacionados.
A cada uma dessas fases ou etapas correspondem diversas atividades. Marile-
na Leite Paes (olha ela de novo) faz um resumo em sua obra do que estaria inse-
rido em cada uma dessas fases. Nessa altura, você já deve ter percebido que as
questões são elaboradas misturando conceitos obtidos na bibliografia. Aqui não é
diferente: o examinador retira da bibliografia as atividades vinculadas a cada fase
da gestão de documentos e mistura nas questões, de forma a criar itens certos ou
errados. Vamos, então, à bibliografia:
“Produção de documentos: refere-se à elaboração dos documentos em decorrência das

atividades de um órgão ou setor. Nessa fase, o arquivista deve contribuir para que se-
jam criados apenas documentos essenciais à administração da instituição e evitadas
duplicação e emissão de vias desnecessárias; propor consolidação de atos normativos
alterados ou atualizados com certa frequência, visando à perfeita compreensão e inter-
pretação dos textos; sugerir criação ou extinção de modelos e formulários; apresentar
estudos sobre a adequação e o melhor aproveitamento de recursos reprográficos e
informáticos; contribuir para a difusão de normas e informações necessárias ao bom
desempenho institucional; opinar sobre escolha de materiais e equipamentos; partici-
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par da seleção dos recursos humanos que deverão desempenhar tarefas arquivísticas e
afins. Em resumo, a gestão de documentos assumiu nas instituições papel tão relevante
quanto a gestão de materiais e de recursos humanos, embora ainda não seja assim
reconhecido”.
Marilena Leite Paes
Perceba que a primeira fase, que é chamada de produção, está relacionada à
criação dos documentos. Pra facilitar a leitura, vamos tentar retirar do parágrafo as
atividades que estão vinculadas a essa fase:
• Criação apenas dos documentos essenciais à administração;
• Evitar duplicação e emissão de vias desnecessárias;
• Consolidar os atos normativos alterados ou atualizados com certa frequência;
• Criar ou extinguir modelos de documentos e formulários;
• Adequar e melhorar o aproveitamento de recursos reprográficos (para cópias
de documentos) e informáticos;
• Escolher de forma adequada materiais e equipamentos ligados à produção de
documentos;
• Selecionar de forma adequada recursos humanos na instituição.
Essas são, portanto, as atividades vinculadas à fase de produção de um progra-
ma de gestão de documentos. Vamos então à segunda fase, que é a fase de utili-
zação (ou utilização e conservação, dependendo da bibliografia utilizada).
“Utilização de documentos: esta fase inclui as atividades de protocolo (recebimento,

classificação, registro, distribuição, tramitação), de expedição, de organização e arqui-
vamento de documentos em fase corrente e intermediária, bem como a elaboração de
normas de acesso à documentação (empréstimo, consulta) e à recuperação de infor-
mações, indispensáveis ao desenvolvimento de funções administrativas, técnicas ou
científicas das instituições”.
Marilena Leite Paes
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Temos na segunda fase, que é a fase de utilização, as atividades de:
• Protocolo, que visam o controle da tramitação dos documentos;
• Organização e arquivamento dos documentos no arquivo (escolha dos mé-
todos a serem adotados e cuidados na conservação e preservação dos docu-
mentos);
• Elaboração de normas de acesso (tanto para empréstimo como para consulta);
• Elaboração de normas para recuperação (localização) das informações.
E, para finalizar, vamos à terceira fase da gestão de documentos, chamada de
destinação ou, dependendo da bibliografia, avaliação e destinação:
“Avaliação e destinação de documentos: talvez a mais complexa das três fases da ges-
tão de documentos, se desenvolve mediante a análise e avaliação dos documentos acu-
mulados nos arquivos, com vistas a estabelecer seus prazos de guarda, determinando
quais serão objeto de arquivamento permanente e quais deverão ser eliminados por
terem perdido seu valor de prova e de informação para a instituição”.
Marilena Leite Paes
Nessa etapa, então, teríamos a atividade de avaliação, que consiste na definição
dos prazos de guarda e destinação final dos documentos (eliminação ou guarda
permanente). É a atividade que resulta na criação da tabela de temporalidade da
instituição. Nessa etapa, serão identificados os documentos de valor histórico a
serem preservados e quais serão eliminados após o término do prazo de guarda.
Quando o examinador prepara as questões sobre as fases da gestão de documen-
tos, é comum que ele acabe montando questões que sugiram que uma atividade
pertence a uma fase da gestão, quando, na verdade, está vinculada a outra. Por-
tanto, muito cuidado com essa situação.
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3. Vantagens da Gestão de Documentos

A implementação de um programa de gestão de documentos traz inúmeras van-
tagens para a instituição, uma vez que serão desenvolvidas atividades de controle
em todos os momentos de vida do documento. Podemos citar, como exemplo, as
seguintes:
• Controle da produção dos documentos;
• Maior agilidade na tramitação e acesso das informações;
• Controle de acesso e sigilo dos documentos;
• Garantia de preservação dos documentos históricos;
• Economia de recursos humanos e materiais.
4. Diagnóstico da Situação Arquivística

Antes da implementação de um programa de gestão de documentos, é interes-
sante realizar um estudo da situação do arquivo da instituição, a fim de identificar
seus problemas e a melhor forma de solucioná-los. Esse estudo é chamado de
diagnóstico. Para tanto, é importante contar com profissional habilitado na área
de Arquivologia, que normalmente contará com uma equipe que o auxiliará nessa
atividade.
O diagnóstico abordará aspectos como: recursos humanos disponíveis para a
área de arquivo, recursos materiais, informáticos e tecnológicos. Uma vez conclu-
ído o diagnóstico, é feito o planejamento para a implementação do programa de
gestão de documentos na instituição.
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QUESTÕES DE CONCURSO
Questão 1 (CESPE/SEE-DF/2017) Produção e avaliação documental são opera-
ções técnicas referentes à gestão de documentos.
Questão 2 (CESPE/BACEN/2013) Na gestão arquivística de documentos eletrôni-
cos agregam-se requisitos da classificação, da avaliação, do registro e da tramita-
ção dos documentos de arquivo.
Questão 3 (CESPE/DPRF/2012) A gestão de documentos envolve operações técni-
cas como produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento.
Questão 4 (CESPE/AGU/2010) O conjunto de procedimentos e operações técnicas
referentes à produção, à tramitação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento dos
documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou seu reco-
lhimento para a guarda permanente é denominado gestão de documentos.
Questão 5 (CESPE/MPU/2010) Considera-se gestão de documentos o conjunto de
procedimentos e operações técnicas referentes a produção, tramitação, uso, ava-
liação e arquivamento de documentos.
Questão 6 (CESPE/IBRAM/2009) Gestão de documentos é o conjunto de procedi-
mentos e operações técnicas relativos à produção, à tramitação, ao uso, à avalia-
ção e ao arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a
sua eliminação ou o seu recolhimento para guarda permanente.
Questão 7 (CESPE/TRE-GO/2009) Chama-se gestão de documentos o conjunto de

procedimentos e operações técnicas realizados na fase corrente e na intermediária e
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que abrangem produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documen-

tos, estabelecendo sua destinação, isto é, determinando a eliminação ou recolhi-
mento para guarda permanente.
Questão 8 (CESPE/TRE-MG/2009) A gestão de documentos é o conjunto de pro-
cedimentos e operações técnicas referentes à produção, à tramitação, ao uso e ao
arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária.
Questão 9 (CESPE/MS/2008) O conjunto de operações técnicas referentes à pro-
dução, à tramitação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento em fase corrente e
intermediária é conhecido por gestão de documentos.
Questão 10 (CESPE/MTE/2008) O programa de gestão de documentos, quan-
do implantado em um ministério, por exemplo, permite o desenvolvimento de
uma série de atividades arquivísticas, exceto a de avaliação, que são próprias
do arquivo permanente.
Questão 11 (CESPE/PREFEITURA DE VILA VELHA-ES/2008) A avaliação documen-
tal não faz parte dos objetivos da gestão de documentos.
Questão 12 (CESPE/CENSIPAM/2006) Gestão de documentos é o nome dado, de modo
geral, ao conjunto de medidas e rotinas que visa garantir o controle dos processos de
produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos nas instituições.
Questão 13 (CESPE/CLDF/2006) Gestão de documentos é o conjunto de medidas
e rotinas relativas à aplicação de técnicas e práticas arquivísticas para racionaliza-
ção e eficiência na criação, manutenção, uso e avaliação de documentos de arquivo.
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Questão 14 (CESPE/MDS/2006) Os órgãos públicos adotam a gestão de docu-
mentos, nome dado ao conjunto de procedimentos e atividades relativas ao con-
trole dos documentos em todas as etapas, desde sua criação, visando-se à sua
eliminação ou à guarda permanente.
Questão 15 (CESPE/SGA-DF/2004) Gestão de documentos é um conjunto de pro-
cedimentos e operações técnicas referentes a produção, tramitação, uso, avaliação
e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando à sua
eliminação ou a seu recolhimento para guarda permanente.
Questão 16 (CESPE/CREA-DF/2003) A gestão de documentos assegura, de
forma eficiente, a produção, a administração, a manutenção e a destinação de
documentos.
Questão 17 (CESPE/STJ/1999) A legislação arquivística brasileira estabelece os
fundamentos legais acerca dos arquivos públicos e privados. De acordo com tal
legislação, gestão de documentos é
a) um dos princípios básicos da arquivística.
b) um conjunto de procedimentos visando à guarda permanente dos documentos.
c) um conjunto de normas internas expedidas pela instituição, visando ao controle
da produção documental.
d) uma etapa arquivística que corresponde aos procedimentos adotados na avalia-
ção de documentos.
e) um conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes a produção, tra-
mitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e inter-
mediária, visando à sua eliminação ou a seu recolhimento para guarda permanente.
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Questão 18 (CESPE/IPHAN/2018) A gestão de documentos deve ser feita nas três
idades documentais.
Questão 19 (CESPE/STM/2018) A gestão de documentos é aplicada na fase per-
manente do ciclo vital dos documentos de arquivo.
Questão 20 (CESPE/SEE-DF/2017) As principais atividades da gestão de docu-
mentos são realizadas no arquivo permanente.
Questão 21 (CESPE/CADE/2014) As principais ações da gestão de documentos
ocorrem durante o período em que o documento de arquivo apresenta valor primário.
Questão 22 (CESPE/FUB/2014) A fase intermediária é prescindível na implemen-
tação do programa de gestão de documentos.
Questão 23 (CESPE/MDIC/2014) A gestão de documentos é aplicada aos docu-
mentos considerados de valor permanente, ou seja, aqueles com valor histórico
reconhecido pela sociedade.
Questão 24 (CESPE/TJRR/2012) A gestão de documentos contempla, principal-
mente, as fases corrente e intermediária.
Questão 25 (CESPE/ABIN/2010) A gestão de documentos á aplicada no momento
em que os documentos alcançam o valor secundário e passam a constituir impor-
tantes fontes para a pesquisa histórica.
Questão 26 (CESPE/MMA/2009) A gestão de documentos é aplicada originalmen-
te na idade permanente.
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Questão 27 (CESPE/TRT17/2009) A gestão de documentos visa a uma interven-

ção inicial na segunda idade documental, o arquivo intermediário, com a finalidade
de aplicar métodos de economia e eficácia na gestão dos arquivos.
Questão 28 (CESPE/FUB/2008) A gestão de documentos independe da aplicação

da teoria das três idades.
Questão 29 (CESPE/MTE/2008) Apesar da importância da teoria das três idades

documentais e da gestão de documentos, para permitir uma melhor organização
dos documentos e um acesso rápido e eficiente dos documentos, não há relação
estreita entre esses dois conceitos.
Questão 30 (CESPE/ANATEL/2006) A gestão de documentos envolve operações e

procedimentos na fase corrente, mas não faz referência às atividades na fase in-
termediária.
Questão 31 (CESPE/MI/2006) Em termos de fase arquivística, a gestão de docu-

mentos compreende apenas a idade corrente.
Questão 32 (CESPE/FUNAG/2005) A gestão de documentos arquivísticos ocupa-

-se apenas dos documentos das fases intermediária e permanente.
Questão 33 (CESPE/TRE-MT/2005) A gestão de documentos atende, fundamen-

talmente, os documentos da fase corrente.
Questão 34 (CESPE/DPF/2004) A gestão de documentos engloba todo o ciclo vital

dos documentos, desde a sua criação até a sua eliminação ou guarda permanente,
passando pelos estágios corrente e intermediário.
Questão 35 (CESPE/TERRACAP/2004) A gestão de documentos compreende fun-

damentalmente as atividades típicas desenvolvidas nos arquivos correntes.
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Questão 36 (CESPE/IPHAN/2018) A produção, a utilização e a destinação dos do-
cumentos são as três fases básicas da gestão de documentos.
Questão 37 (CESPE/IPHAN/2018) A gestão de documentos não abrange a elabo-
ração de normas para consulta de documentos.
Questão 38 (CESPE/IPHAN/2018) A gestão de documentos inclui a coordenação da
equipe de trabalho do arquivo e do espaço físico em que o acervo está armazenado.
Questão 39 (CESPE/STM/2018) O protocolo é uma atividade da fase de utilização
do programa de gestão de documentos.
Questão 40 (CESPE/SEE-DF/2017) A definição da criação de documentos essen-
ciais à administração é feita na fase de utilização de documentos de arquivo, do
programa de gestão de documentos.
Questão 41 (CESPE/SEE-DF/2017) A gestão de formulários e a padronização de
modelos são atributos da função avaliação de documentos.
Questão 42 (CESPE/ANATEL/2014) O desenvolvimento do programa de gestão de
documentos na ANATEL passa pela implantação de três fases: a fase ativa, a fase
de desenvolvimento e a fase de destinação.
Questão 43 (CESPE/FUB/2014) Fatores como o tipo de papel utilizado na produ-
ção de um documento de guarda permanente são definidos na fase de produção do
Questão 44 (CESPE/FUB/2014) Os documentos de arquivo são eliminados na fase
de utilização do programa de gestão de documentos.
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Questão 45 (CESPE/FUB/2014) Fase de produção é a etapa do programa de ges-
tão de documentos em que o arquivista deve contribuir para que sejam criados
apenas documentos essenciais à administração.
Questão 46 (CESPE/BACEN/2013) A implementação da gestão de documentos im-
plica o desenvolvimento das fases produção, utilização e destinação de documentos.
Questão 47 (CESPE/ANAC/2012) Um código de classificação de documentos de
arquivo é elaborado na fase de produção de documentos de um programa de ges-
tão de documentos.
Questão 48 (CESPE/TJAL/ARQUIVISTA/2012) A fase da gestão de documentos
que compreende a elaboração do instrumento de classificação dos documentos de
arquivo é a da
a) destinação.
b) difusão.
c) utilização e conservação.
d) criação.
e) produção.
Questão 49 (CESPE/TRE-RJ/2012) A incorporação é considerada uma das fases
mais importantes de um programa de gestão de documentos.
Questão 50 (CESPE/ECT/2011) A fase de utilização e manutenção dos documen-
tos de um programa de gestão de documentos inclui uma das atividades mais com-
plexas dessa gestão: a avaliação.
Questão 51 (CESPE/ABIN/2010) A fase de avaliação e destinação de documentos
constitui parte do programa de gestão documental e é composta pelas atividades
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de criação de formulários, seleção de materiais e equipamentos, e normalização do
acesso à documentação.
Questão 52 (CESPE/AGU/2010) A fase da gestão de documentos que inclui as
atividades de protocolo, de expedição, de organização e de arquivamento de do-
cumentos em fase corrente e intermediária é denominada fase de utilização de
documentos.
Questão 53 (CESPE/MPU/2010) A análise e a avaliação dos documentos para o
estabelecimento dos prazos de guarda fazem parte da fase de destinação.
Questão 54 (CESPE/MPU/2010) Na fase de produção de documentos, o arquivista
deve evitar a duplicação e a emissão de vias desnecessárias, além de poder sugerir
a criação ou extinção de modelos e formulários.
Questão 55 (CESPE/MPU/2010) A produção, uma das fases básicas da gestão de
documentos, engloba as seguintes atividades de protocolo: recebimento, classifi-
cação, registro, distribuição e tramitação dos documentos.
Questão 56 (CESPE/TRE-BA/2010) A gestão de documentos visa ao tratamento
do documento desde o momento de sua criação ou recepção em um serviço de pro-
tocolo até sua destinação final, que pode ser eliminação ou a guarda permanente.
Questão 57 (CESPE/TRE-MT/2010) A gestão de documentos engloba, entre ou-
tras, as fases de
a) produção e destinação.
b) emulação e migração.
c) conservação e restauração.
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d) eliminação e preservação.
e) criação e aquisição.
Questão 58 (CESPE/MMA/2009) Na gestão de documentos, a fase de produção re-
fere-se à elaboração de documentos resultantes da atividade de um órgão ou setor
e contribui para que sejam criados apenas documentos essenciais à administração
e evitadas a duplicação e a emissão de vias desnecessárias.
Questão 59 (CESPE/MMA/2009) A fase da gestão de documentos em que são fei-
tas a análise e a avaliação de documentos acumulados em arquivos é conhecida
como preservação de documentos.
Questão 60 (CESPE/MMA/2009) Na gestão de documentos, as atividades de pro-
tocolo, a recuperação das informações e a elaboração de normas de acesso à docu-
mentação são desenvolvidas na fase de utilização dos documentos.
Questão 61 (CESPE/TRE-MA/2009) As atividades de protocolo fazem parte da fase
de destinação na gestão de documentos.
Questão 62 (CESPE/TRE-MG/2009) A criação, o arquivamento e a eliminação de
documentos são as três fases básicas da gestão de documentos.
Questão 63 (CESPE/TRE-MG/2009) A elaboração dos documentos decorrente das
atividades de um órgão ou setor, apesar da sua relevância, não se inclui entre as
atribuições da gestão de documentos.
Questão 64 (CESPE/MS/2008) A definição brasileira para gestão de documentos
encontrada na Lei n. 8.159/1991 não inclui a criação/produção como uma das ati-
vidades da gestão de documentos.
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Questão 65 (CESPE/PREFEITURA DE VILA VELHA-ES/2008) Da definição de ges-
tão de documentos destacam-se três fases básicas: criação ou produção, descrição
e difusão.
Questão 66 (CESPE/TST/2008) A gestão de documentos pode ser corretamente
dividida em três módulos: produção, contextualização e disposição.
Questão 67 (CESPE/PREFEITURA DE RIO BRANCO-AC/2007) A principal limitação
da gestão de documentos é não prever uma intervenção na fase de produção de
documentos.
Questão 68 (CESPE/ANATEL/2006) As três fases de um programa de gestão de
documentos são produção, utilização e conservação e destinação.
Questão 69 (CESPE/MI/2006) Um programa geral de gestão de documentos, para
alcançar economia e eficácia, envolve as seguintes fases: produção; utilização e
conservação; destinação.
Questão 70 (CESPE/TRE-TO/2005) Assinale a opção que apresenta as fases bási-
cas da gestão de documentos.
a) produção, avaliação e recolhimento
b) tramitação, avaliação e divulgação
c) produção, utilização e destinação
d) tramitação, uso e divulgação
e) produção, valoração e controle
Questão 71 (CESPE/DPF/2004) O programa de gestão documental deve atuar nas
seguintes fases da gestão: produção, utilização e destinação de documentos.
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Questão 72 (CESPE/PRG-DF/ARQUIVISTA/2004) A primeira fase da gestão de do-

cumentos é a produção.
Questão 73 (CESPE/TST/2003) A gestão de documentos inclui a produção de
documentos.
Questão 74 (CESPE/INFRAERO/1997) As três fases básicas da gestão de docu-
mentos arquivísticos são
a) armazenamento, recuperação e descarte.
b) elaboração, controle e difusão
c) análise, classificação e seleção
d) produção, utilização e destinação
e) ordenação, tratamento e eliminação
Questão 75 (CESPE/SEE-DF/2017) Um dos objetivos da gestão de documentos é
garantir, por meio da preservação do acervo, que a documentação produzida esteja
acessível em longo prazo.
Questão 76 (CESPE/ANTAQ/2014) O acesso à informação independe, para sua efi-
cácia, da aplicação do programa de gestão de documentos.
Questão 77 (CESPE/MMA/2009) Uma das principais finalidades da gestão de do-
cumentos é a proteção dos documentos de valor permanente para a organização e
a sociedade.
Questão 78 (CESPE/TRE-MA/2009) Não é objetivo da gestão de documentos
racionalizar a produção dos documentos, mas, sim, eliminar os documentos de
valor secundário.
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Q uestão 79 (CESPE/TRE-MG/2009) Com a gestão eficaz de documentos,
impede-se que os documentos com valor secundário sejam conservados
permanentemente.
Questão 80 (CESPE/CREA-DF/2003) A gestão de documentos assegura a elimina-
ção dos documentos que ainda tenham valor administrativo fiscal.
Questão 81 (CESPE/CREA-DF/2003) A gestão de documentos contribui para o
acesso e a preservação dos documentos que devem ser guardados permanente-
mente por seus valores históricos ou científicos.
Questão 82 (CESPE/DPF/2014) O ponto de partida de toda ação arquivística em
uma organização, inclusive para a elaboração dos instrumentos de gestão arquivís-
tica, é o diagnóstico da situação dos arquivos.
Questão 83 (CESPE/MTE/2014) Para a formulação do programa de gestão de do-
cumentos, é necessário o respaldo do diagnóstico da situação arquivística.
Questão 84 (FCC/CNMP/2015) A gestão de documentos compreende o planeja-
mento e controle das atividades de produção, classificação e recuperação, avalia-
ção, descrição e difusão, proteção e preservação de documentos de arquivo.
Questão 85 (FCC/TRT – 8ª REGIÃO/2010) As atividades técnicas ligadas ao pro-
cesso de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento corrente e interme-
diário, com vistas ao recolhimento, à guarda ou à eliminação, definem, de acordo
com a Lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991,
a) o sistema nacional de arquivos.
b) a política nacional de arquivos.
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c) a competência dos arquivos públicos.
d) a gestão de documentos.
e) a missão do Conselho Nacional de Arquivos.
Questão 86 (FCC/MPU/2007) Ao conjunto de medidas e rotinas visando à raciona-
lização e à eficiência na criação, tramitação, classificação, uso primário e avaliação
de documentos de arquivo costuma-se denominar
a) sistema de informações.
b) gestão de documentos.
c) base de dados.
d) ciência da informação.
e) gerenciamento de dados.
Questão 87 (FCC/CLDF/2018) A gestão de documentos eletrônicos ou convencio-
nais envolve uma série de operações técnicas, concentradas nas seguintes fases da
vida de um documento de arquivo:
a) administrativa e histórica.
b) técnica e permanente.
c) corrente e intermediária.
d) produtiva e comprobatória.
e) funcional e inativa.
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Questão 88 (FCC/TRE-PE/2011) O elemento em branco corresponde
a) aos documentos inalienáveis e imprescritíveis.
b) à fase de produção de documentos.
c) às atividades de gestão de documentos.
d) aos documentos frequentemente consultados.
e) aos documentos de acesso franqueado.
Questão 89 (FCC/TRE-PI/2009) A gestão de documentos, de acordo com a legis-
lação brasileira, é um conjunto de procedimentos e operações técnicas aplicáveis
aos arquivos
a) intermediários e permanentes.
b) correntes e intermediários.
c) intermediários, apenas.
d) permanentes, apenas.
e) correntes, apenas.
Questão 90 (FCC/TRF – 2ª REGIÃO/2012) Racionalizar a produção de documentos
e normalizar os procedimentos relacionados com sua avaliação e destinação, pro-
movendo a transparência administrativa e agilizando o processo decisório, são, no
âmbito do poder público, alguns dos objetivos
a) do gerenciamento eletrônico de documentos (GED).
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b) da gestão de documentos.
c) da gestão do conhecimento.
d) da gestão de recursos informacionais.
e) do gerenciamento de conteúdo.
Questão 91 (FCC/ALSP/2010) No processo de gestão de documentos, na fase de
utilização, a atividade de recebimento, classificação, registro, distribuição e trami-
tação de documentos denomina-se
a) destinação.
b) arquivamento.
c) protocolo.
d) organização documental.
e) avaliação.
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GABARITO
1. C 25. E 49. E
2. C 26. E 50. E
3. C 27. E 51. E
4. C 28. E 52. C
5. C 29. E 53. C
6. C 30. E 54. C
7. C 31. E 55. E
8. C 32. E 56. C
9. C 33. E 57. a
10. E 34. C 58. C
11. E 35. E 59. E
12. C 36. C 60. C
13. C 37. E 61. E
14. C 38. C 62. E
15. C 39. C 63. E
16. C 40. E 64. E
17. e 41. E 65. E
18. E 42. E 66. E
19. E 43. C 67. E
20. E 44. E 68. C
21. C 45. C 69. C
22. E 46. C 70. c
23. E 47. E 71. C
24. C 48. c 72. C
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73. C
74. d
75. C
76. E
77. C
78. E
79. E
80. E
81. C
82. C
83. C
84. C
85. d
86. b
87. c
88. c
89. b
90. b
91. c
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GABARITO COMENTADO
Questão 1 (CESPE/SEE-DF/2017) Produção e avaliação documental são opera-
ções técnicas referentes à gestão de documentos.
Certo.
Gestão de documentos é o conjunto de todos os procedimentos e operações técni-
cas referentes à produção, tramitação, avaliação e arquivamento de documentos
nas instituições. Portanto, produção e avaliação estão incluídos no conceito de ges-
tão de documentos.
Questão 2 (CESPE/BACEN/2013) Na gestão arquivística de documentos eletrôni-
cos agregam-se requisitos da classificação, da avaliação, do registro e da tramita-
ção dos documentos de arquivo.
Certo.
Classificação, avaliação, registro e controle da tramitação dos documentos de ar-
quivo são atividades vinculadas à gestão de documentos, independentemente do
suporte destas informações.
Questão 3 (CESPE/DPRF/2012) A gestão de documentos envolve operações técni-
cas como produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento.
Certo.
Produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento são operações inseridas em
um programa de gestão de documentos.
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Questão 4 (CESPE/AGU/2010) O conjunto de procedimentos e operações técnicas
referentes à produção, à tramitação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento dos
documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou seu reco-
lhimento para a guarda permanente é denominado gestão de documentos.
Certo.
O item apresenta corretamente o conceito de gestão de documentos, de acordo
com a Lei n. 8.159/1991, em seu artigo 3º.
Questão 5 (CESPE/MPU/2010) Considera-se gestão de documentos o conjunto de
procedimentos e operações técnicas referentes a produção, tramitação, uso, ava-
liação e arquivamento de documentos.
Certo.
O item apresenta corretamente o conceito de gestão de documentos estabelecido
na Lei n. 8.159 de 1991 – Art. 3º.
Questão 6 (CESPE/IBRAM/2009) Gestão de documentos é o conjunto de procedi-
mentos e operações técnicas relativos à produção, à tramitação, ao uso, à avalia-
ção e ao arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a
sua eliminação ou o seu recolhimento para guarda permanente.
Certo.
com a Lei n. 8.159/1991, em seu artigo 3º.
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Questão 7 (CESPE/TRE-GO/2009) Chama-se gestão de documentos o conjunto
de procedimentos e operações técnicas realizados na fase corrente e na interme-
diária e que abrangem produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de
documentos, estabelecendo sua destinação, isto é, determinando a eliminação ou
recolhimento para guarda permanente.
Certo.
com o artigo 3º da Lei n. 8.159/1991.
Questão 8 (CESPE/TRE-MG/2009) A gestão de documentos é o conjunto de pro-
cedimentos e operações técnicas referentes à produção, à tramitação, ao uso e ao
arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária.
Certo.
com o artigo 3º da Lei n. 8.159/1991.
Questão 9 (CESPE/MS/2008) O conjunto de operações técnicas referentes à pro-
dução, à tramitação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento em fase corrente e
intermediária é conhecido por gestão de documentos.
Certo.
O item apresenta corretamente o conceito de gestão de documentos de acordo com
a Lei n. 8.159/1991 (artigo 3º).
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Questão 10 (CESPE/MTE/2008) O programa de gestão de documentos, quando
implantado em um ministério, por exemplo, permite o desenvolvimento de uma
série de atividades arquivísticas, exceto a de avaliação, que são próprias do arquivo
permanente.
Errado.
A avaliação está inserida na gestão de documentos.
Questão 11 (CESPE/PREFEITURA DE VILA VELHA-ES/2008) A avaliação documen-
tal não faz parte dos objetivos da gestão de documentos.
Errado.
A avaliação está inserida na gestão de documentos.
Questão 12 (CESPE/CENSIPAM/2006) Gestão de documentos é o nome dado, de
modo geral, ao conjunto de medidas e rotinas que visa garantir o controle dos pro-
cessos de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos nas
instituições.
Certo.
O item apresenta corretamente o conceito de gestão de documentos.
Questão 13 (CESPE/CLDF/2006) Gestão de documentos é o conjunto de medidas
e rotinas relativas à aplicação de técnicas e práticas arquivísticas para racionaliza-
ção e eficiência na criação, manutenção, uso e avaliação de documentos de arquivo.
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Certo.
Questão 14 (CESPE/MDS/2006) Os órgãos públicos adotam a gestão de docu-
mentos, nome dado ao conjunto de procedimentos e atividades relativas ao con-
trole dos documentos em todas as etapas, desde sua criação, visando-se à sua
eliminação ou à guarda permanente.
Certo.
Questão 15 (CESPE/SGA-DF/2004) Gestão de documentos é um conjunto de pro-
cedimentos e operações técnicas referentes a produção, tramitação, uso, avaliação
e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando à sua
eliminação ou a seu recolhimento para guarda permanente.
Certo.
a Lei n. 8.159/1991 (artigo 3º).
Questão 16 (CESPE/CREA-DF/2003) A gestão de documentos assegura, de forma
eficiente, a produção, a administração, a manutenção e a destinação de documentos.
Certo.
A gestão de documentos visa controlar os documentos da instituição.
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Questão 17 (CESPE/STJ/1999) A legislação arquivística brasileira estabelece os
fundamentos legais acerca dos arquivos públicos e privados. De acordo com tal
legislação, gestão de documentos é
a) um dos princípios básicos da arquivística.
b) um conjunto de procedimentos visando à guarda permanente dos documentos.
c) um conjunto de normas internas expedidas pela instituição, visando ao controle
da produção documental.
d) uma etapa arquivística que corresponde aos procedimentos adotados na avalia-
ção de documentos.
e) um conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes a produção, tra-
mitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e inter-
mediária, visando à sua eliminação ou a seu recolhimento para guarda permanente.
Letra e.
a Lei n. 8.159/1991 (artigo 3º).
Questão 18 (CESPE/IPHAN/2018) A gestão de documentos deve ser feita nas três
idades documentais.
Errado.
A gestão de documentos compreende atividades implementadas nas idades
corrente e intermediária. A idade permanente não está contemplada em um
programa de gestão documental. Estranhamente, o Cespe (Cebraspe) conside-
rou este item correto no gabarito definitivo, contrariando a bibliografia sobre
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o assunto e todas as demais vezes em que esta afirmação foi feita em provas
anteriores, onde a afirmação de que a gestão de documentos ocorre em todas
as três idades é considerada incorreta.
Questão 19 (CESPE/STM/2018) A gestão de documentos é aplicada na fase per-

manente do ciclo vital dos documentos de arquivo.
Errado.
A gestão de documentos compreende as atividades e procedimentos arquivísticos
realizados nas fases corrente e intermediária, conhecidas como fases de gestão, e
não na fase permanente do ciclo vital.
Questão 20 (CESPE/SEE-DF/2017) As principais atividades da gestão de docu-

mentos são realizadas no arquivo permanente.
Errado.
A gestão de documentos ocorre nas fases corrente e intermediária, e não na fase
21 permanente.
Questão 21 (CESPE/CADE/2014) As principais ações da gestão de documentos

ocorrem durante o período em que o documento de arquivo apresenta valor primário.
Certo.
As principais ações da gestão de documentos ocorrem durante o período em
que o documento de arquivo apresenta valor primário, ou seja, nas fases cor-
rente e intermediária.
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Questão 22 (CESPE/FUB/2014) A fase intermediária é prescindível na implemen-
tação do programa de gestão de documentos.
Errado.
A existência de uma fase intermediária é imprescindível na implementação do pro-
grama de gestão de documentos.
Questão 23 (CESPE/MDIC/2014) A gestão de documentos é aplicada aos docu-
mentos considerados de valor permanente, ou seja, aqueles com valor histórico
reconhecido pela sociedade.
Errado.
A gestão de documentos é aplicada aos documentos fundamentalmente nas fases
corrente e intermediária.
Questão 24 (CESPE/TJRR/2012) A gestão de documentos contempla, principal-
mente, as fases corrente e intermediária.
Certo.
A gestão de documentos contempla, principalmente, as fases corrente e
intermediária.
Questão 25 (CESPE/ABIN/2010) A gestão de documentos á aplicada no momento
em que os documentos alcançam o valor secundário e passam a constituir impor-
tantes fontes para a pesquisa histórica.
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Errado.
A gestão de documentos se inicia quando da produção dos mesmos, já na idade
corrente.
Questão 26 (CESPE/MMA/2009) A gestão de documentos é aplicada originalmen-

te na idade permanente.
Errado.
A gestão de documentos é aplicada desde a fase corrente do ciclo vital dos documentos.
Questão 27 (CESPE/TRT17/2009) A gestão de documentos visa a uma interven-

ção inicial na segunda idade documental, o arquivo intermediário, com a finalidade
de aplicar métodos de economia e eficácia na gestão dos arquivos.
Errado.
A gestão de documentos tem início na fase corrente do ciclo vital dos documentos.
Questão 28 (CESPE/FUB/2008) A gestão de documentos independe da aplicação

da teoria das três idades.
Errado.
A gestão de documentos é implantada na instituição a partir da aplicação da teoria
das três idades documentais.
Questão 29 (CESPE/MTE/2008) Apesar da importância da teoria das três idades

documentais e da gestão de documentos, para permitir uma melhor organização
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dos documentos e um acesso rápido e eficiente dos documentos, não há relação

estreita entre esses dois conceitos.
Errado.
A gestão de documentos é implantada na instituição a partir da aplicação da teoria
das três idades documentais.
Questão 30 (CESPE/ANATEL/2006) A gestão de documentos envolve operações e
procedimentos na fase corrente, mas não faz referência às atividades na fase in-
termediária.
Errado.
A gestão de documentos é conjunto de procedimentos e operações técnicas a que
são submetidos os documentos nas fases corrente e intermediária, visando sua
eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Questão 31 (CESPE/MI/2006) Em termos de fase arquivística, a gestão de docu-
mentos compreende apenas a idade corrente.
Errado.
Questão 32 (CESPE/FUNAG/2005) A gestão de documentos arquivísticos ocupa-
-se apenas dos documentos das fases intermediária e permanente.
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Errado.
Questão 33 (CESPE/TRE-MT/2005) A gestão de documentos atende, fundamen-
talmente, os documentos da fase corrente.
Errado.
Questão 34 (CESPE/DPF/2004) A gestão de documentos engloba todo o ciclo vital
dos documentos, desde a sua criação até a sua eliminação ou guarda permanente,
passando pelos estágios corrente e intermediário.
Certo.
É um item com gabarito oficial questionável, uma vez que a gestão de documentos
é conjunto de procedimentos e operações técnicas a que são submetidos os docu-
mentos nas fases corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento
para guarda permanente. Em geral, os itens que afirmam que a gestão de docu-
mentos engloba todas as idades documentais são consideradas incorretas. Neste
caso, o examinador considerou correto a ideia de que todo o ciclo vital está com-
preendido, uma vez que, ao final dos procedimentos, há a possibilidade de envio
dos documentos para a guarda permanente.
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Questão 35 (CESPE/TERRACAP/2004) A gestão de documentos compreende fun-
damentalmente as atividades típicas desenvolvidas nos arquivos correntes.
Errado.
Questão 36 (CESPE/IPHAN/2018) A produção, a utilização e a destinação dos do-
cumentos são as três fases básicas da gestão de documentos.
Certo.
Um programa de gestão de documentos é dividido, segundo a bibliografia arquivís-
tica, em três fases: produção, utilização e destinação.
Questão 37 (CESPE/IPHAN/2018) A gestão de documentos não abrange a elabo-
ração de normas para consulta de documentos.
Errado.
A elaboração de normas para consulta de documentos é uma atividade prevista
para a fase de utilização, dentro de um programa de gestão documental.
Q uestão 38 (CESPE/IPHAN/2018) A gestão de documentos inclui a coorde-
nação da equipe de trabalho do arquivo e do espaço físico em que o acervo
está armazenado.
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Certo.
Controle de pessoal que trabalhará nos arquivos e do espaço que a documentação
será armazenada fazem parte de um programa de gestão documental.
Questão 39 (CESPE/STM/2018) O protocolo é uma atividade da fase de utilização

do programa de gestão de documentos.
Certo.
Um programa de gestão de documentos é dividido, segundo a bibliografia arqui-
vística, em três fases: produção, utilização e destinação. A atividade de protocolo,
que consiste no controle da tramitação dos documentos, está incluída na fase de
utilização, como bem afirma o item.
Questão 40 (CESPE/SEE-DF/2017) A definição da criação de documentos essen-

ciais à administração é feita na fase de utilização de documentos de arquivo, do
Errado.
A definição da criação de documentos ocorre na fase de produção, e não na fase de
utilização do programa de gestão de documentos.
Questão 41 (CESPE/SEE-DF/2017) A gestão de formulários e a padronização de

modelos são atributos da função avaliação de documentos.
Errado.
A gestão de formulários e a padronização de modelos são atributos da função pro-
dução, e não avaliação.
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Questão 42 (CESPE/ANATEL/2014) O desenvolvimento do programa de gestão de

documentos na ANATEL passa pela implantação de três fases: a fase ativa, a fase
de desenvolvimento e a fase de destinação.
Errado.
A gestão de documentos é constituída por três fases: produção, utilização e destinação.
Questão 43 (CESPE/FUB/2014) Fatores como o tipo de papel utilizado na produ-

ção de um documento de guarda permanente são definidos na fase de produção do
Certo.
Definir o tipo de papel utilizado na produção de um documento de guarda perma-
nente é realmente uma ação que deve ser definida na fase de produção do progra-
ma de gestão de documentos.
Questão 44 (CESPE/FUB/2014) Os documentos de arquivo são eliminados na fase

de utilização do programa de gestão de documentos.
Errado.
Os documentos de arquivo são eliminados na fase de destinação, e não na fase de
utilização do programa de gestão de documentos.
Questão 45 (CESPE/FUB/2014) Fase de produção é a etapa do programa de ges-

tão de documentos em que o arquivista deve contribuir para que sejam criados
apenas documentos essenciais à administração.
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Certo.
O item apresenta corretamente um procedimento a ser realizado na fase de produ-
ção dentro de um programa de gestão de documentos.
Questão 46 (CESPE/BACEN/2013) A implementação da gestão de documentos im-
plica o desenvolvimento das fases produção, utilização e destinação de documentos.
Certo.
A gestão de documentos é subdividida em três fases ou módulos: produção, utili-
zação e destinação de documentos.
Questão 47 (CESPE/ANAC/2012) Um código de classificação de documentos de
arquivo é elaborado na fase de produção de documentos de um programa de ges-
tão de documentos.
Errado.
O plano de classificação de documentos de arquivo é elaborado na fase de utili-
zação, e não na fase de produção de documentos de um programa de gestão de
documentos.
Questão 48 (CESPE/TJAL/ARQUIVISTA/2012) A fase da gestão de documentos
que compreende a elaboração do instrumento de classificação dos documentos de
arquivo é a da
a) destinação.
b) difusão.
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c) utilização e conservação.
d) criação.
e) produção.
Letra c.
A fase da gestão de documentos que compreende a elaboração do instrumento
de classificação dos documentos de arquivo é a da utilização e conservação de
documentos.
Questão 49 (CESPE/TRE-RJ/2012) A incorporação é considerada uma das fases
mais importantes de um programa de gestão de documentos.
Errado.
As três fases em que se divide a gestão de documentos são: produção, utilização
e destinação. Não existe a fase de incorporação de documentos em um programa
de gestão de documentos.
Questão 50 (CESPE/ECT/2011) A fase de utilização e manutenção dos documen-
tos de um programa de gestão de documentos inclui uma das atividades mais com-
plexas dessa gestão: a avaliação.
Errado.
A avaliação de documentos, que consiste na análise dos documentos, a fim de de-
terminar seus prazos de guarda e sua destinação final, está compreendida na fase
de destinação de documentos, e não na fase de utilização, como afirma o item.
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Questão 51 (CESPE/ABIN/2010) A fase de avaliação e destinação de documentos

constitui parte do programa de gestão documental e é composta pelas atividades
de criação de formulários, seleção de materiais e equipamentos, e normalização do
acesso à documentação.
Errado.
A gestão de documentos é dividida em três fases básicas: produção, utilização e
destinação. As atividades citadas fazem parte da fase de produção, e não da fase
de destinação da gestão de documentos.
Questão 52 (CESPE/AGU/2010) A fase da gestão de documentos que inclui as

atividades de protocolo, de expedição, de organização e de arquivamento de do-
cumentos em fase corrente e intermediária é denominada fase de utilização de
documentos.
Certo.
Os procedimentos citados fazem parte da fase de utilização dos documentos.
Questão 53 (CESPE/MPU/2010) A análise e a avaliação dos documentos para o

estabelecimento dos prazos de guarda fazem parte da fase de destinação.
Certo.
A gestão de documentos é dividida nas fases de produção, utilização e destinação.
Na fase de destinação, é necessária a avaliação dos documentos, a fim de identifi-
car o prazo de guarda dos mesmos, bem como a sua destinação final (eliminação
ou guarda permanente).
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Questão 54 (CESPE/MPU/2010) Na fase de produção de documentos, o arquivista
deve evitar a duplicação e a emissão de vias desnecessárias, além de poder sugerir
a criação ou extinção de modelos e formulários.
Certo.
O item apresenta corretamente atividades desenvolvidas na fase de produção dos
documentos.
Questão 55 (CESPE/MPU/2010) A produção, uma das fases básicas da gestão de
documentos, engloba as seguintes atividades de protocolo: recebimento, classifi-
cação, registro, distribuição e tramitação dos documentos.
Errado.
As atividades de protocolo são desenvolvidas na 2ª etapa da gestão de documen-
tos, que é a utilização, e não na fase de produção.
Questão 56 (CESPE/TRE-BA/2010) A gestão de documentos visa ao tratamento
do documento desde o momento de sua criação ou recepção em um serviço de pro-
tocolo até sua destinação final, que pode ser eliminação ou a guarda permanente.
Certo.
A gestão de documentos envolve os procedimentos de controle aplicados desde a
sua produção até a sua destinação final.
Questão 57 (CESPE/TRE-MT/2010) A gestão de documentos engloba, entre
outras, as fases de
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a) produção e destinação.
b) emulação e migração.
c) conservação e restauração.
d) eliminação e preservação.
e) criação e aquisição.
Letra a.
As fases da gestão de documentos são: produção, utilização/conservação e destinação.
Questão 58 (CESPE/MMA/2009) Na gestão de documentos, a fase de produção re-

fere-se à elaboração de documentos resultantes da atividade de um órgão ou setor
e contribui para que sejam criados apenas documentos essenciais à administração
e evitadas a duplicação e a emissão de vias desnecessárias.
Certo.
Na fase de produção, devem ser observados os detalhes citados no item.
Questão 59 (CESPE/MMA/2009) A fase da gestão de documentos em que são fei-

tas a análise e a avaliação de documentos acumulados em arquivos é conhecida
como preservação de documentos.
Errado.
A fase citada no item é a destinação e não a preservação.
Questão 60 (CESPE/MMA/2009) Na gestão de documentos, as atividades de pro-

tocolo, a recuperação das informações e a elaboração de normas de acesso à docu-
mentação são desenvolvidas na fase de utilização dos documentos.
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Certo.
As atividades citadas são, realmente, realizadas na fase de utilização dos documentos.
Questão 61 (CESPE/TRE-MA/2009) As atividades de protocolo fazem parte da fase

de destinação na gestão de documentos.
Errado.
As atividades de protocolo são realizadas, na verdade, na fase de utilização
dos documentos.
Questão 62 (CESPE/TRE-MG/2009) A criação, o arquivamento e a eliminação de

documentos são as três fases básicas da gestão de documentos.
Errado.
As fases da gestão de documentos são, na realidade, produção, utilização e destinação.
Questão 63 (CESPE/TRE-MG/2009) A elaboração dos documentos decorrente das

atividades de um órgão ou setor, apesar da sua relevância, não se inclui entre as
atribuições da gestão de documentos.
Errado.
A elaboração ou produção de documentos é uma das fases da gestão de documentos.
Questão 64 (CESPE/MS/2008) A definição brasileira para gestão de documentos

encontrada na Lei n. 8.159/1991 não inclui a criação/produção como uma das ati-
vidades da gestão de documentos.
ARQUIVOLOGIA
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Errado.
A produção é a primeira fase da gestão de documentos.
Questão 65 (CESPE/PREFEITURA DE VILA VELHA-ES/2008) Da definição de ges-

tão de documentos destacam-se três fases básicas: criação ou produção, descrição
e difusão.
Errado.
As três fases básicas da gestão de documentos são: produção; utilização e conser-
vação; e destinação.
Questão 66 (CESPE/TST/2008) A gestão de documentos pode ser corretamente

dividida em três módulos: produção, contextualização e disposição.
Errado.
As três fases básicas da gestão de documentos são: produção; utilização e con-
servação; e destinação.
Questão 67 (CESPE/PREFEITURA DE RIO BRANCO-AC/2007) A principal limitação

da gestão de documentos é não prever uma intervenção na fase de produção de
documentos.
Errado.
A produção é a primeira fase da gestão de documentos.
Questão 68 (CESPE/ANATEL/2006) As três fases de um programa de gestão de

documentos são produção, utilização e conservação e destinação.
ARQUIVOLOGIA
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Certo.
Questão 69 (CESPE/MI/2006) Um programa geral de gestão de documentos, para
alcançar economia e eficácia, envolve as seguintes fases: produção; utilização e
conservação; destinação.
Certo.
Questão 70 (CESPE/TRE-TO/2005) Assinale a opção que apresenta as fases bási-
cas da gestão de documentos.
a) produção, avaliação e recolhimento
b) tramitação, avaliação e divulgação
c) produção, utilização e destinação
d) tramitação, uso e divulgação
e) produção, valoração e controle
Letra c.
Questão 71 (CESPE/DPF/2004) O programa de gestão documental deve atuar nas
seguintes fases da gestão: produção, utilização e destinação de documentos.
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Certo.
As três fases básicas da gestão de documentos são: produção; utilização e con-
servação; e destinação.
Questão 72 (CESPE/PRG-DF/ARQUIVISTA/2004) A primeira fase da gestão de
documentos é a produção.
Certo.
Questão 73 (CESPE/TST/2003) A gestão de documentos inclui a produção de
documentos.
Certo.
Questão 74 (CESPE/INFRAERO/1997) As três fases básicas da gestão de docu-
mentos arquivísticos são
a) armazenamento, recuperação e descarte.
b) elaboração, controle e difusão
c) análise, classificação e seleção
d) produção, utilização e destinação
e) ordenação, tratamento e eliminação
ARQUIVOLOGIA
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Letra d.
Questão 75 (CESPE/SEE-DF/2017) Um dos objetivos da gestão de documentos é

garantir, por meio da preservação do acervo, que a documentação produzida esteja
acessível em longo prazo.
Certo.
A gestão de documentos envolve todas as atividades arquivísticas, o que envolve,
dentre outras coisas, a preservação dos documentos pelo prazo que os mesmos
devam estar acessíveis pelo usuário.
Questão 76 (CESPE/ANTAQ/2014) O acesso à informação independe, para sua efi-

cácia, da aplicação do programa de gestão de documentos.
Errado.
A implantação de um programa de gestão de documentos é que permite o controle
da documentação, de forma a viabilizar o acesso à informação nos órgãos públicos.
Questão 77 (CESPE/MMA/2009) Uma das principais finalidades da gestão de do-

cumentos é a proteção dos documentos de valor permanente para a organização e
a sociedade.
Certo.
Com a gestão de documentos, documentos de valor histórico (permanentes) são
preservados indefinidamente.
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Questão 78 (CESPE/TRE-MA/2009) Não é objetivo da gestão de documentos
racionalizar a produção dos documentos, mas, sim, eliminar os documentos de
valor secundário.
Errado.
Um dos objetivos da gestão de documentos é a racionalização da produção dos
documentos. Além disso, documentos de valor secundário (histórico) não de-
vem ser eliminados.
Questão 79 (CESPE/TRE-MG/2009) Com a gestão eficaz de documentos, impede-
-se que os documentos com valor secundário sejam conservados permanentemente.
Errado.
Documentos de valor secundário (histórico) devem ser conservados de forma per-
manente.
Questão 80 (CESPE/CREA-DF/2003) A gestão de documentos assegura a elimina-
ção dos documentos que ainda tenham valor administrativo fiscal.
Errado.
Documentos que ainda não prescreveram administrativamente não podem ser
eliminados.
Questão 81 (CESPE/CREA-DF/2003) A gestão de documentos contribui para o
acesso e a preservação dos documentos que devem ser guardados permanente-
mente por seus valores históricos ou científicos.
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Certo.
Documentos históricos devem ser preservados em caráter permanente.
Questão 82 (CESPE/DPF/2014) O ponto de partida de toda ação arquivística em
uma organização, inclusive para a elaboração dos instrumentos de gestão arquivís-
tica, é o diagnóstico da situação dos arquivos.
Certo.
De acordo com a literatura, o ponto de partida de todas as funções arquivísticas é o
diagnóstico da situação arquivística, que identificará a situação do arquivo e servirá
de base para a adoção de procedimentos de gestão de documentos.
Questão 83 (CESPE/MTE/2014) Para a formulação do programa de gestão de do-
cumentos, é necessário o respaldo do diagnóstico da situação arquivística.
Certo.
É necessário o diagnóstico da situação arquivística, a fim de se efetuar a formula-
ção de um programa de gestão de documentos.
Questão 84 (FCC/CNMP/2015) A gestão de documentos compreende o planeja-
mento e controle das atividades de produção, classificação e recuperação, avalia-
ção, descrição e difusão, proteção e preservação de documentos de arquivo.
Certo.
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Questão 85 (FCC/TRT – 8ª REGIÃO/2010) As atividades técnicas ligadas ao proces-
so de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento corrente e intermediá-
rio, com vistas ao recolhimento, à guarda ou à eliminação, definem, de acordo com
a Lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991,
a) o sistema nacional de arquivos.
b) a política nacional de arquivos.
c) a competência dos arquivos públicos.
d) a gestão de documentos.
e) a missão do Conselho Nacional de Arquivos.
Letra d.
O item apresenta o conceito de gestão de documentos previsto no art. 3º da Lei n.
8.159/1991.
Questão 86 (FCC/MPU/2007) Ao conjunto de medidas e rotinas visando à raciona-
lização e à eficiência na criação, tramitação, classificação, uso primário e avaliação
de documentos de arquivo costuma-se denominar
a) sistema de informações.
b) gestão de documentos.
c) base de dados.
d) ciência da informação.
e) gerenciamento de dados.
Letra b.
O enunciado apresenta o conceito de gestão de documentos.
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Questão 87 (FCC/CLDF/2018) A gestão de documentos eletrônicos ou convencio-
nais envolve uma série de operações técnicas, concentradas nas seguintes fases da
vida de um documento de arquivo:
a) administrativa e histórica.
b) técnica e permanente.
c) corrente e intermediária.
d) produtiva e comprobatória.
e) funcional e inativa.
Letra c.
Um programa de gestão documental compreende atividades implementadas nas
idades corrente e intermediária do ciclo vital dos documentos. A idade permanente
não está inserida em um programa de gestão documental.
Questão 88 (FCC/TRE-PE/2011) O elemento em branco corresponde
a) aos documentos inalienáveis e imprescritíveis.
b) à fase de produção de documentos.
c) às atividades de gestão de documentos.
d) aos documentos frequentemente consultados.
e) aos documentos de acesso franqueado.
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Letra c.
Questão 89 (FCC/TRE-PI/2009) A gestão de documentos, de acordo com a legis-
lação brasileira, é um conjunto de procedimentos e operações técnicas aplicáveis
aos arquivos
a) intermediários e permanentes.
b) correntes e intermediários.
c) intermediários, apenas.
d) permanentes, apenas.
e) correntes, apenas.
Letra b.
Questão 90 (FCC/TRF – 2ª REGIÃO/2012) Racionalizar a produção de documentos
e normalizar os procedimentos relacionados com sua avaliação e destinação, pro-
movendo a transparência administrativa e agilizando o processo decisório, são, no
âmbito do poder público, alguns dos objetivos
a) do gerenciamento eletrônico de documentos (GED).
b) da gestão de documentos.
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c) da gestão do conhecimento.
d) da gestão de recursos informacionais.
e) do gerenciamento de conteúdo.
Letra b.
O enunciado apresenta objetivos de um programa de gestão documental.
Questão 91 (FCC/ALSP/2010) No processo de gestão de documentos, na fase de
utilização, a atividade de recebimento, classificação, registro, distribuição e trami-
tação de documentos denomina-se
a) destinação.
b) arquivamento.
c) protocolo.
d) organização documental.
e) avaliação.
Letra c.
A bibliografia arquivística divide as atividades de gestão documental em três fases:
produção; utilização (ou conservação e utilização); e destinação (ou avaliação e
destinação).
As atividades de protocolo (cujo enunciado se refere) estão vinculadas à etapa de
utilização.
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2023 09 14 09 44 15 16531650 Gestao de Documentos E1694695454

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gação de implementar uma gestão de documentos a seus arquivos, e define gestão

de documentos como sendo

Art. 3º (…) o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção,

Traduzindo essa afirmação, podemos dizer que a gestão de documentos é o

conjunto de todas as atividades de controle arquivístico, ou seja, tudo o que estu-

damos em Arquivologia. Não é à toa que, em muitos países, o curso superior de

Arquivologia é chamado de curso de Gestão de Documentos.

Se analisarmos o conceito citado na lei, encontraremos o controle da produção,

tramitação (onde entraria a atividade de protocolo), uso (onde entra o controle de

acesso e sigilo), avaliação (onde entraria a criação e aplicação da tabela de tem-

poralidade) e arquivamento (onde entra a definição dos métodos de arquivamento

a serem adotados, o controle da preservação e o controle do que deve ser digita-

1. Gestão de Documentos e Ciclo Vital dos Documentos

dimentos a serem executados nas fases corrente e intermediária, visando o destino

final. Dessa forma, o examinador entende que a gestão de documentos engloba

essas duas idades do ciclo de vida dos documentos: corrente e intermediária.

Um programa de gestão de documentos, quando implementado em uma institui-

tos. Não se deve relacionar o termo gestão de documentos à idade permanente.

está vinculada às idades corrente e intermediária, e nunca à idade permanente.

(CESPE-UNB/SEE-DF/2017) As principais atividades da gestão de documentos são

realizadas no arquivo permanente.

(CESPE-UNB/TJRR/2012) A gestão de documentos contempla, principalmente, as

fases corrente e intermediária.

(CESPE-UNB/MMA/2009) A gestão de documentos é aplicada originalmente na ida-

2. Fases da Gestão de Documentos

gestão de documentos é subdividido em três fases ou etapas: produção, utilização

e destinação. A etapa de utilização também é citada na bibliografia como utilização

e conservação e a fase de destinação também é citada como avaliação e destina-

ção. Assim, teríamos a gestão de documentos dividida em três fases distintas:

• 2ª fase: utilização (ou utilização e conservação);

• 3ª fase: destinação (ou avaliação e destinação).

termediária e permanente) com as três fases do programa de gestão de documen-

tos. São assuntos distintos, apesar de relacionados.

A cada uma dessas fases ou etapas correspondem diversas atividades. Marile-

questões são elaboradas misturando conceitos obtidos na bibliografia. Aqui não é

diferente: o examinador retira da bibliografia as atividades vinculadas a cada fase

da gestão de documentos e mistura nas questões, de forma a criar itens certos ou

errados. Vamos, então, à bibliografia:

“Produção de documentos: refere-se à elaboração dos documentos em decorrência das

Perceba que a primeira fase, que é chamada de produção, está relacionada à

atividades que estão vinculadas a essa fase:

• Criação apenas dos documentos essenciais à administração;

• Evitar duplicação e emissão de vias desnecessárias;

• Consolidar os atos normativos alterados ou atualizados com certa frequência;

• Criar ou extinguir modelos de documentos e formulários;

• Adequar e melhorar o aproveitamento de recursos reprográficos (para cópias

• Escolher de forma adequada materiais e equipamentos ligados à produção de

• Selecionar de forma adequada recursos humanos na instituição.

Essas são, portanto, as atividades vinculadas à fase de produção de um progra-

ma de gestão de documentos. Vamos então à segunda fase, que é a fase de utili-

zação (ou utilização e conservação, dependendo da bibliografia utilizada).

“Utilização de documentos: esta fase inclui as atividades de protocolo (recebimento,

Temos na segunda fase, que é a fase de utilização, as atividades de:

• Protocolo, que visam o controle da tramitação dos documentos;

• Organização e arquivamento dos documentos no arquivo (escolha dos mé-

todos a serem adotados e cuidados na conservação e preservação dos docu-

• Elaboração de normas de acesso (tanto para empréstimo como para consulta);

• Elaboração de normas para recuperação (localização) das informações.

E, para finalizar, vamos à terceira fase da gestão de documentos, chamada de

destinação ou, dependendo da bibliografia, avaliação e destinação:

Nessa etapa, então, teríamos a atividade de avaliação, que consiste na definição

dos prazos de guarda e destinação final dos documentos (eliminação ou guarda