AULA 06

AGENDAS E TAREFAS
1. AGENDAS
As agendas são poderosas ferramentas de trabalho que todo o auxiliar administrativo deve se habituar
em usar, seja por questões organizacionais ou pessoais. Cabe ao profissional assegurar o registro e o controle das
atividades desempenhadas.
Referente ao tipo de agenda adotada pelo profissional, este deverá escolher àquela que melhor lhe atenda,
podendo ser a agenda eletrônica disponível de forma gratuita e on-line (como o Google Agenda e Calendário da
Microsoft, via Outlook), aplicativo de computador (Microsoft Outlook) ou a boa e velha de papel.
Devido ao uso de dispositivos de tecnologia, o uso de smartphones e tablets vem crescendo no meio
empresarial. Quando usado por dispositivos móveis, é bom o auxiliar administrativo pesquisar o melhor aplicativo
que lhe atenda, seja nos dispositivos com Android (como os smartphones da Samsung, da Xiaomi, da LG ou da
Motorola) ou iOS (disponíveis em Iphones e Ipads).
Dependendo da atividade desempenhada, o auxiliar administrativo poderá preparar a agenda para o(a)
superior(a) da empresa, com assuntos urgentes e compromissos importantes. Todas as atividades devem ser
programadas.
Outro item importante é a preparação da agenda com antecedência. Juntar-se com a equipe de trabalho
e com a diretoria para a elaboração de um cronograma de atividades é fundamental. A comunicação interna é tão
importante para uma equipe de trabalho como o seu planejamento estratégico.
O profissional não deve se esquecer de efetivar a leitura da agenda no início do expediente, para se ter
noção das atividades programadas para o dia, bem como a leitura da agenda no final do expediente, para a
verificação das tarefas não cumpridas e uma breve leitura na programação do dia seguinte.

1.1 Agenda de compromissos

A agenda de compromissos é a tradicional, onde o profissional anotará os compromissos importantes a
serem realizados. O seu uso necessita de cuidados, pois várias páginas podem de manuseadas. Cada página
geralmente representa um dia da semana.
Neste caso, sempre é bom:
 Ler a agenda no início, durante e no final do expediente;
 Marcar as tarefas concluídas;
 Anotações à lápis, preferencialmente;
 Ao anotar um compromisso, detalhe-o;
 Pode ser que haja mais agendas (a sua, do setor, da chefia);
 Trabalhos eventuais solicitados;
 Compromissos da chefia que ficaram a seu cargo de lembrar;
 Compromissos com clientes;
 Compromissos com reuniões e outras atividades da empresa.
 Anote tarefas com prazos e use post-it ou clipes nas datas de entrega e conclusão; e
 Verifique compromissos futuros.

1.2 Agenda de endereços

Em relação a de compromissos, a agenda de endereços é mais fácil de ser manuseada, pois é utilizada
para o registro de contatos de clientes, fornecedores e colegas de trabalho.
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 Neste tipo de agenda:
 Registra-se, de preferência, em ordem alfabética ou separada por letras;
 Anota-se o nome completo ou a razão social com nome fantasia;
 Registre telefones e e-mails para contato;
 Em caso de empresas, anotes nomes de pessoas com quem você possa entrar em contato.

2. GESTÃO DE TAREFAS
Dentre os vários recursos disponíveis, o tempo é o mais escasso e valioso existente. Não saber aproveitar
devidamente o horário disponível no ambiente de trabalho é um problema que deve ser resolvido pelo profissional.
Aprender administrar o tempo é uma das ações mais importantes que qualquer pessoa pode fazer para melhorar
suas chances de sucesso nos negócios e na vida, e dessa forma, saber se planejar fazer parte desse processo.
Planejar o tempo significa saber o que se quer fazer e ordenar as ações para a realização da maior
quantidade de atividades no menor prazo para se atingir seus objetivos. Não existe nenhuma técnica milagrosa ou
mágica e nem programa de computador ou agenda eletrônica que resolva o problema da má administração do
tempo. Administrar tempo é comportamento, é a atitude assertiva diante de uma tarefa.
A gestão de tarefas está relacionada ao “saber gerenciar o tempo”, sendo essa uma técnica que visa
otimizar o tempo disponível na execução de tarefas e trabalhos. Dessa forma, o planejamento e o gerenciamento
do tempo e das tarefas são fundamentais na rotina do trabalho administrativo.
Para um bom gerenciamento do tempo, é importante observar alguns fatores, como:
 Escolher as prioridades, isto é, as tarefas que devem ser realizadas antes, sejam pelo seu grau de urgência
ou pelo prazo curto;
 Quando as tarefas não tiverem um, estabeleça prazos para entregar as demandas de trabalho;
 Definido o prazo para a execução das atividades, elabore um cronograma;
 Não assuma compromisso que você não possa cumprir, pois – querendo ou não – todos nós possuímos
limitações humanas.

2.1 Trabalhando com prazos e a Matriz de Prioridades

Como apontado na lista anterior, a definição de prazos para a conclusão de tarefas é extremamente
importante. Quando uma certa atividade nos é atribuída sem um prazo para a sua conclusão, acabamos deixando-
a de lado, procrastinando – afinal, é uma demanda de serviço que não deve ser importante, uma vez que não há
prazo para conclusão. No entanto, quando não observamos essas tarefas simples, acabamos por cometer um erro,
pois em algum momento a tarefa dada será cobrada e, para evitar isso, estabelecer prazos é importante. Quando a
gerência lhe solicitar algo, como a elaboração de um relatório ou de uma planilha, pergunte sempre: “para quando
isso é necessário?” e trabalhe com esse prazo.
Definidos os prazos, agora devemos fazer a classificação das prioridades das tarefas. A definição de
importante e urgência é fundamental nesse momento.
Uma tarefa é importante quando ela precisa ser feita, mas não necessita de tanta atenção, podendo até
mesmo ser delegada para outra pessoa. Elas possuem um prazo para serem concluídas e quando tratadas de forma
correta, isto é, com um planejamento, a tarefa é concluída sem maiores problemas. Aquele relatório de vendas que
deve ser emitido no final de um mês que a gerência usa na reunião de planejamento do próximo período, por
exemplo, tem como prazo de entrega o primeiro dia útil do mês seguinte. Essa tarefa possui um prazo (início do
mês seguinte), dessa forma, você pode ser programar ao longo de todo o mês vigente para se organizar a elaborar
o relatório sem maiores preocupações. O problema de não observar o prazo de uma atividade importante é quando
o profissional procrastina, isto é, acaba “deixando para amanhã”, pois sempre há tempo. Empurrar uma atividade
só a tornará, em algum momento, urgente.
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 Falando em tarefa urgente, classificamos assim aquelas que possuem um prazo mais curto e deve ser
entregue logo, exigindo a nossa máxima atenção naquele momento, pois não pode ser adiada. É muito comum
vermos tarefas urgente com uma pressão, pois como prazo curto, tem-se a sensação de algo indispensável. No
entanto, algo se torna urgente quando não há um planejamento das atividades. Tarefas importantes que não
recebem a devida atenção se tornam, como dito antes, urgentes em algum momento. Um relatório que alguém lhe
solicita, devendo este ser entregue em até o final da manhã, pois será usado na reunião da gerência no turno da
tarde – é algo urgente, pois possui um prazo curto. É comum tarefas urgentes serem prioritárias. Como dizem,
“urgente é tudo aquilo que você não conseguiu fazer em tempo hábil e quer que os outros o façam em tempo record”.
Desta forma, algo prioritário é aquilo que, por decisão, deve ser realizado primeiro, pois atende os
critérios de importância e urgência.
Pensando nisso, Dwigth Eisenhower – 30º presidente americano e general do exército do mesmo país –
elaborou uma matriz de fácil compreensão que ajuda na organização de tarefas: a Matriz de Prioridades ou Matriz
de Eisenhower.

Figura 1 - Matriz de Prioridades ou de Eisenhower (adaptado de https://www.napratica.org.br)

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 Com tantas tarefas que podem ser delegadas, é importante que o auxiliar administrativo controle as suas
atividades em agendas, blocos de anotações ou aplicativos de smartphone, tablet ou computadores. É como fazer
uma lista de compras de supermercado: para não esquecer nada e não precisar voltar, anota-se tudo o que deve ser
comprado; para não abandonar nenhuma tarefa, anota-se e a medida em que a tarefa é concluída, marca-se.
Antes, quando abordamos o tema de Agendas, foi enfatizado o uso da tecnologia para auxiliar no
controle de demandas e compromissos. Com as tarefas, não é diferente: é possível utilizar diversos aplicativos
gratuitos que ajudam no gerenciamento de tarefas.

O aplicativo “Wunderlist” (imagem

ao lado) é um exemplo de gerenciador de
tarefas que pode ser utilizado tanto em
um computador como em dispositivos
móveis, como tablet e smartphone.

O seu uso se torna interessante, pois

cria-se um usuário – que pode estar
vinculado à uma conta de e-mail –
permitindo a sincronização das tarefas e
o seu uso em todas as plataformas.
Permite a criação de lista de tarefas,
programação de lembretes e a marcação
de tarefas concluídas.

Disponível para Android, iOS e

Windows 10.
Figura 2 – Wunderlist (à esquerda)

Figura 3 - Microsoft To-Do (abaixo)

Figura 4 - Google Tarefas e G-Mail (acima)

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 Além do Wunderlist, há outros aplicativos disponíveis como o “Microsoft To-Do”, o “Trello”,
“Evernote” e o “Google Tarefas”. A maioria dos aplicativos de gerenciamento de tarefas possui integração com
alguma agenda on-line, como é o caso do “Google Tarefas” que sincroniza com o “Google Agenda”. Importante:
escolha apenas um aplicativo para gerenciar suas tarefas, pois usar diversos ao mesmo tempo só atrapalhará!

2.2 “Deslogue-se”
Em um trocadilho usando o termo da informática logoff (sair do sistema), que o contrário de login (entrar
no sistema), tais palavras foram adaptadas informalmente ao dicionário como “logar” e “deslogar”, isto é, acessar
ou sair de um sistema.
Indiferente da forma que você conheça, é importante ressaltar que o acesso às redes sociais, como
Facebook, Instagram e Twitter, para fins pessoais deve ser evitado. Pequenos acessos de poucos minutos, diversas
vezes ao dia, poderão resultar em um tempo perdido muito grande no final do dia.
Dessa forma, exceto se o seu trabalho envolver a interação com clientes, fornecedores e parceiros, por
meio das redes sociais, deixe-as de lado, por mais que seja convidativo conferir aquela notificação insistente em
nosso smartphone.
O mesmo equivale para os comunicadores instantâneos, como o WhatsApp, o Telegram e o Skype. Se
usados para fins pessoais, devem ser ignorados. No entanto, como uma forma prática e barata de comunicação com
clientes, fornecedores, filiais e afins, é comum que no seu local de trabalho seja permitido o uso desses aplicativos
para fins profissionais, e assim o será: para fins profissionais!
Embora possa ser permitida no local de trabalho, o auxiliar administrativo não poderá abusar dessa
liberdade para procrastinar, dando atenção a repercussão daquela publicação feita no Facebook ou da foto
publicada no Instagram, enquanto tarefas se empilham em sua mesa.

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 REFERÊNCIAS
▪ IEGER, Eliana Maria. Técnicas Secretariais I - Cuiabá: EdUFMT; Curitiba: UFPR, 2008.
▪ https://www.portaleducacao.com.br/conteudo/artigos/conteudo/urgente/62077
▪ https://www.napratica.org.br/matriz-de-eisenhower-produtividade/
▪ http://www.jonathanlamim.com.br/matriz-de-prioridades-a-sua-nova-lista-de-tarefas/

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