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N o t a p r é v i a | Este manual está redigido ao abrigo do novo acordo ortográfico, exceto em citações de outras fontes.
Índice
1. Introdução ..................................................................................................................... 4
2.2. Intervenientes......................................................................................................... 9
1. Introdução
Quando se fala em quebras das mercadorias, é comum entender-se apenas no sentido
literal. No entanto, esta temática vai mais longe: são roturas e falhas de produtos e stocks cuja
origem é muitas vezes desconhecida. São diferenças de inventário cujas causas podem ser de
origem criminosa, da natureza, como intempéries, erros de gestão e até mesmo questões
diretamente ligadas com os próprios produtos, tais como embalagens, e intervenientes da cadeia
de abastecimento. Estas quebras, independentemente do tipo, têm sempre o mesmo resultado:
prejuízo; perda de lucro por parte de produtores/fornecedores, grossistas e retalhistas.
2. Quebra – Definição
Quebra é então “a parte dos lucros esperados que, de acordo com o nível de
stocks nos inventários, não chega a ser realizado”. Outra forma mais simples de a definir
será considerar como a diferença entre os stocks teóricos, de acordo com a atividade da
empresa, e os stocks reais. (APED, 2008)
1 Vendas, devoluções a fornecedores, quebras, roturas, taras, etc.
2 Compras e devoluções de clientes
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Exemplo:
A 01/01/2014 a empresa tinha de stock inicial 1500 unidades de um produto. Saíram 900
e entraram 500, ou seja:
As medidas corretivas que podem ser tomadas serão mais eficientes quanto maior for a
qualidade da informação. Esta qualidade será determinada por:
• A que nível da organização se realiza, ou seja, se é feita ao nível da loja, secção,
categoria, referência, etc.
• Frequência temporal do cálculo.
Além disso, o cálculo da diferença de inventário permite corrigir os desvios que possam
existir no inventário teórico relativamente à atividade real. Este facto é de vital importância, uma
vez que o inventário teórico constitui a base para a tomada de muitas decisões que transcendem
o âmbito da quebra desconhecida e, além disso, um inventário teórico deficiente pode levar a:
• Roturas de stock. Ex: os sistemas de informação refletem que existe produto na loja
quando na realidade não há.
• Implantações deficientes. Ex: o espaço que um produto ocupa no linear deveria estar
em consonância, entre outras questões, com a rotação do produto, e esta é calculada a partir do
inventário teórico.
• Cadeias de abastecimento ineficientes. Ex: as políticas de abastecimento são
estabelecidas a partir dos dados do inventário teórico. Dados erróneos de inventário conduzem a
um abastecimento ineficiente.
• Produtos com vários componentes: se um dos componentes “desapareceu”, e não
se pode comprovar que estão todos, pode acontecer que na contagem física não se detete esta
quebra.
• Armazém e lojas desarrumadas: dificultam a tarefa da contagem física dos produtos.
(APED, 2008)
Boas Práticas
É recomendável que se façam inventários físicos e teóricos e que se calcule a diferença
de inventário, uma vez que:
• Conhecer o problema é o primeiro passo para o solucionar.
• Com esta informação serão tomadas melhores medidas de prevenção e controlo.
• Constitui uma forma de consciencializar e envolver os trabalhadores da empresa na
prevenção de quebras desconhecidas.
• A metodologia da contagem. Ex: de cima para baixo e da esquerda para a
direita. Assim consegue-se evitar erros e acelerar o processo.
• A documentação de apoio a utilizar (formulários, tabelas, etc.)
Uma vez que a realização de um inventário físico requer muitos recursos humanos e
técnicos e, frequentemente, envolve a paragem da atividade da empresa, uma forma de manter
o nível de implicação e consciencialização da nossa empresa é a realização de “Inventários à
distância”.
Exemplo:
- No caso de uma cadeia de lojas, a loja central solicita ao pessoal das lojas que no dia
D contabilizem uma amostra reduzida de referências.
- Posteriormente o pessoal da loja envia os dados e a loja central confronta os dados da
contagem física com os dados teóricos.
Em qualquer caso recomenda-se que os dados deste tipo de inventários não sejam
vinculativos, e que só sejam utilizados para aumentar a implicação e a consciencialização do
pessoal, assim como detetar sinais de alarme. (APED, 2008)
Sinais de Alerta
• As tentativas de furto que foram detetadas (produto, secção, etc.).
• As provas que demonstrem que aconteceu um furto: etiquetas eletrónicas encontradas
na loja, etiquetas de preço arrancadas, etc.
• Discrepância detetada nas encomendas.
• Erros de fixação de preços. (APED, 2008)
2.2. Intervenientes
A responsabilidade de intervenção da prevenção de quebra não deverá ser centralizada
apenas nos departamentos que trabalham diretamente com os produtos. Deverá ser transversal
e os departamentos devem estar em perfeita sintonia.
3. Tipos de Quebras
As quebras podem ter as seguintes origens:
Tabela 1. Tipos de quebras
Fonte: Própria
Furto interno [produzido pelos empregados da própria organização ou por
pessoas com relações de trabalho com a empresa, tais como subcontratados
e fornecedores]
Criminosa
Furto externo [provocado por pessoas alheias à empresa]
Roubo3
Registos errados
Devolução de clientes4
Erro humano
3 Furto: apropriar-se de um bem de outro de forma ilegítima;
Roubo: idem, mas com recurso a violência ou ameaça à integridade física.
4 É muito importante reconhecer os direitos dos consumidores. Consultar: http://www.consumidor.pt
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O produto pois um artigo que pode ser furtado aumentará em função da sua
atratividade para o potencial ladrão. Os parâmetros que determinam esta atratividade são:
• O valor.
• A novidade.
• A facilidade de venda.
• A facilidade de ser furtado (tamanho, etc.).
• Localização nas instalações (existem partes das instalações onde é mais simples
“agir”).
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• O nível de tolerância entre os quadros relativamente às ações desonestas contra a
própria empresa.
• A facilidade de cometer furto interno em cada departamento, empregado... Esta variará
em função de três fatores:
- Acesso à mercadoria.
- Tempo disponível.
- Posição que ocupa.
O transporte
As operações de transporte estão sujeitas a uma série de procedimentos de elevado
risco (carga, descarga, entregas...). Além disso, deve ter-se em conta que as ações de furto
costumam acontecer com a cumplicidade das pessoas que têm acesso à mercadoria, quer
sejam externas como internas à organização.
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Melhores práticas na prevenção e controlo do furto externo
É recomendado que sejam tomadas medidas de controlo e prevenção nos seguintes
âmbitos:
Controlo de edifícios
- Controlar o acesso às instalações de pessoas e veículos alheios.
- Atribuir acreditações às pessoas alheias à organização e colocar distintivos nos
veículos externos para que sejam identificados no interior.
- Atribuir cartões de identificação a todos os empregados que tenham acesso às
instalações.
- Reduzir, na medida do possível, o número de entradas e saídas às instalações.
- Manter permanentemente vigiadas as portas por onde entram e saem veículos e
pessoal.
- Construir vedações à volta do edifício.
É recomendado:
- Fazer inspeções diárias.
- Evitar armazenar materiais ao pé das vedações.
Controlo de mercadoria
- Não permitir que estacionem veículos particulares nas zonas de carga e descarga, ou
em zonas adjacentes aos edifícios onde é armazenado produto.
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- Manter vigiadas zonas críticas como o acesso dos vestiários à zona onde está a
mercadoria, o acesso aos cais...
- Guardar as mercadorias de mais valor em zonas especialmente vigiadas e registar os
movimentos de entrada e saída a essas zonas: data, hora, número do selo...
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3.3. Erros de Gestão e Operacionalização na Cadeia de Abastecimento
Os erros são falhas na gestão, não detetadas, que fazem com que as contas dos
resultados apresentem valores inferiores. Alguns exemplos seriam a anotação de vendas com
preços incorretos, a não contabilização de Quebras de produtos, elaboração de encomendas
incorretas. Os erros na cadeia de abastecimento costumam originar:
- Dissonância entre os fluxos físicos de mercadoria e o fluxo de informação associada
levando a diferenças no inventário por:
- Quantidades de produto incorretas.
- Produtos incorretos (referência, formato...).
- Deterioração dos produtos.
Causas/Pontos de Risco
As principais causas de dissonância entre o fluxo físico de mercadoria e o fluxo de
informação são:
- Falta de formação e de meios materiais adequados para o tratamento da informação.
- Falta de alinhamento da informação: por isto entende-se que os agentes que intervêm
na cadeia de abastecimento manuseiam a mesma informação atualizada de produto (formato
promocional, dimensões, preço...).
Os seguintes procedimentos acarretam maior risco para a dissonância entre o fluxo
físico de mercadoria e o fluxo de informação:
- A preparação das encomendas.
- Os processos de entrega e a receção da mercadoria, especialmente as entregas que
se fazem diretamente na loja.
- A gestão das devoluções e os produtos estragados.
A deterioração dos produtos acontece por não existirem instalações adequadas que
permitam:
- Manter uma temperatura adequada para a conservação dos produtos.
- Execução de uma “paletização” correta.
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Melhores práticas
É recomendado basear a prevenção e o controlo dos erros na cadeia de abastecimento:
- Numa definição eficiente dos procedimentos mais críticos. - No controlo sobre a
execução dos mesmos.
- No manuseamento e no fluxo da informação adequada na cadeia da oferta.
- Na utilização eficiente das ferramentas adequadas.
E ainda:
• Preparação de encomendas, manipulação, carga, transporte, descarga e receção da
mercadoria.
• EDI (Electronic Data Interchange), que permite:
- Comunicar com antecedência o conteúdo exato dos envios.
- Confirmar a receção da mercadoria e informar de possíveis ocorrências no
processo de receção. - Informar sobre a situação concreta das encomendas.
• Codificação GS1-128 (antigo EAN.UCC 128): é um sistema de identificação criado para
ambientes não retalhistas (armazém), para ligar o fluxo físico de mercadorias ao fluxo de
informação e facilitar a integração dos fluxos de informação entre as empresas. Esta codificação,
entre outras questões, permite:
- Automatizar a gestão dos armazéns (Ex: A leitura do código permite colocar a
mercadoria no armazém em função da data de validade do produto).
- Agilizar os processos de receção de mercadoria.
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Em suma, estas ferramentas aliadas às melhores práticas permitem reduzir as
ocorrências e controlar os pontos de risco que constituem uma fonte de erros na cadeia logística:
• Agilizam e aumentam a qualidade da informação para os fluxos administrativos e
operacionais.
• Reduzem ocorrências nas entregas e no processo de faturação.
• Aumentam os níveis de informação e localização dos produtos. (APED, 2008)
Causas/pontos de risco
A gestão dos recursos humanos da empresa. Tal como foi referido no capítulo
correspondente à cadeia de abastecimento, existem uma série de fatores que influenciam o
comportamento dos colaboradores da empresa e portanto também podem atuar como inibidores
ou potenciadores de certos comportamentos desonestos: - ambiente laboral. - Política de
contratação.
O produto. Na loja, o risco de um artigo ser furtado, quer seja por uma pessoa externa
ou interna, aumentará em função da sua atratividade para o possível ladrão. Tal como se viu no
ponto anterior, os parâmetros que determinam esta atratividade são os seguintes:
- O valor.
- A novidade.
- A facilidade de venda.
- A facilidade de ser furtado (tamanho, etc.)
- A sua localização nas instalações.
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Os procedimentos devem ser concebidos para inibir ou facilitar os comportamentos
desonestos. Assim, os de maior risco no seio da loja são:
- As compras feitas por colaboradores da empresa.
- Compras feitas com desconto devido a pequenos defeitos da mercadoria.
- Determinadas entregas de mercadoria na loja (ver ponto 3.1. Furto Interno na Cadeia
de Abastecimento).
Melhores práticas
Em primeiro lugar, é recomendado que se faça uma valorização e uma análise, ao nível
necessário e possível, (empresa, departamento, organização...) dos fatores que atuam como
potenciadores ou inibidores de comportamentos desonestos. Assim, conseguiremos aplicar as
medidas de prevenção e controlo mais adequadas (ver ponto de Melhores Práticas na prevenção
e controlo do furto interno na cadeia da abastecimento).
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É recomendado, a título de norma de funcionamento interno para toda a empresa, que
não seja permitido:
- Comprar nas lojas da empresa durante o horário de trabalho.
- As pessoas encarregadas das caixas registadoras, fazerem elas próprias a cobrança
das suas compras.
Na linha das caixas da loja, é recomendado que sejam tomadas medidas de prevenção
e acompanhamento, nomeadamente:
- Existência permanente de um registo dos tickets e da pessoa encarregada da caixa.
- Realização de controlos de exceção na linha das caixas no que se refere a:
- Anulações de tickets.
- Marcações manuais de preços (sem a leitura do código de barras do scanner).
- Compras elevadas.
- Mais de uma compra “debitada” num mesmo “cartão de cliente” (pode
acontecer que a pessoa responsável da linha das caixas esteja a fazer uma “atribuição
própria” para o seu cartão de cliente dos “pontos” das compras dos clientes).
Nota: Este tipo de controlos devem servir para nos “avisar” que pode existir a
possibilidade que se estejam a cometer ações de furto interno. Por isso, por se tratar unicamente
de uma possibilidade, e por se tratar de empregados da própria empresa, é recomendado que se
seja extremadamente cuidadoso com as medidas que venham a ser tomadas. (APED, 2008)
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Causas/Pontos de Risco
As tipologias de ladrões, motivações, formas de proceder e impactos são muito díspares.
Assim, o comportamento de um cliente tentado a roubar um produto é muito diferente ao de um
bando de ladrões profissionais que agem em grupo. Apesar da dificuldade de definição dos
vários estereótipos, podemos estabelecer a seguinte classificação onde se preveem as principais
tipologias de pessoas suscetíveis de cometer um furto:
Estes são alguns dos últimos “avanços” e modus operandi mais utilizados:
• “Sacos metálicos de outras lojas” (Sacos forrados por dentro com papel de alumínio):
Estes sacos servem de escudo às etiquetas antifurto que os produtos têm e fazem com que as
antenas detentoras não as detetem.
• “Casacos de forro duplo” (permitem ocultar os produtos subtraídos).
• Mudança das etiquetas de preços e dos códigos de barras (desta forma é alterado o
preço do artigo).
Melhores práticas
Antes de ser feita a sua implementação recomenda-se que seja feita a sua valorização
de acordo com os seguintes pontos de vista:
• Eficácia no controlo, prevenção e dissuasão das ações desonestas.
• Adequação à política comercial da empresa: algumas medidas de controlo e prevenção
podem alterar e até incomodar a experiência de compra dos clientes e portanto podem ter efeitos
contraproducentes na estratégia da empresa. Assim, é recomendável que sejam realizadas
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ações de formação e consciencialização entre os empregados uma vez que as pessoas
constituem, sem nenhum tipo de dúvida, a melhor ferramenta de controlo e prevenção.
É recomendado colocar os produtos mais críticos de serem roubados nas zonas mais
visíveis da loja.
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É recomendado dar formação aos empregados da loja acerca dos seguintes aspetos:
• Identificação de sinais suspeitos.
• Ações de como atender o cliente.
• Gestão das devoluções.
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inconvenientes e desconfiança no sistema. Por isso é recomendado que se desative ou extraiam
as etiquetas (Nos países da União Europeia a desativação é obrigatória estando prevista na
legislação vigente).
• CCTV (Circuito Fechado de Televisão): Estes sistemas podem revestir várias
modalidades:
- Com gravação ou sem gravação.
- Com transmissão à distância (o acompanhamento e o controlo do sistema são
feitos à distância).
- Com câmaras fixas ou móveis.
- Com câmaras ocultas ou visíveis.
• Protetores de produto eletrónicos: São instrumentos que ativam um alarme caso um
produto tenha sido “violado”. Estes instrumentos podem proteger artigos individuais ou um
conjunto de artigos situados numa vitrina.
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Permitem uma visão ampla do estabelecimento desde vários pontos.
• Lupas – costumam ser utilizadas na linha das caixas para que as empregadas
das caixas possam ter uma visão completa de todo o carrinho sem necessidade de se
levantar.
Não registrar devidamente altas e baixas no inventário não devidas à atividade regular
da loja:
- Produtos que são retirados por terem ultrapassado a validade ou por se terem
deteriorado.
- Quebras de produto.
- Devoluções dos produtos, tanto por parte dos clientes à loja, como da loja a
fornecedores, armazéns...
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Discrepância, involuntária, entre o número ou a quantidade real dos produtos vendidos e
o número ou quantidade teórica que o cliente adquire. Exemplos mais comuns:
- É vendido um 1 kg de laranjas mas a máquina regista 800 g
- Um cliente compra uma embalagem de 10 pacotes de leite mas na caixa o
scanner lê o código de barras correspondente a uma unidade de consumo, ou seja, 1
pacote. Neste caso existirá uma discrepância de 9 unidades.
Vendas de produtos antes de ser autorizada a sua venda: isto poderá fazer com que os
sistemas não registem a venda e portanto originam uma discrepância entre o inventário teórico e
o físico.
Melhores práticas
É recomendado que se realize, para os empregados da loja, ações de formação ou de
consciencialização sobre os impactos que os erros mencionados no ponto anterior têm na
atividade da empresa.
É recomendado estabelecer e promover procedimentos de controlo na definição e na
execução da política de preços na empresa. Exemplos:
- Recolher periodicamente amostras de determinadas referências e comprovar a
coincidência entre os preços fixados na central, os preços no linear e os preços nos sistemas.
- Realizar ações de formação e consciencialização sobre como proceder na linha das
caixas.
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- Recolher periodicamente amostras de determinadas ações promocionais e comprovar
a coincidência entre o que foi planeado, registado nos sistemas e o que se está a executar na
loja.
Para evitar que os produtos se deteriorem e tenham de ser deitados fora, é
recomendado:
- Estabelecer normas para o correto armazenamento e conservação dos produtos.
- Dar formação aos empregados sobre como proceder no corte de determinados
produtos.
Para que a atividade teórica da loja seja um fiel reflexo da sua atividade real, é
recomendado documentar e estabelecer os pertinentes canais de comunicação para que todas
as ocorrências que saiam da atividade regular das vendas fiquem devidamente registadas,
nomeadamente:
- Quebras e validade dos produtos perecíveis.
- Deteção de produtos em mau estado.
- Devoluções por parte dos clientes.
- Devoluções de produto aos fornecedores.
- Envios da loja para outras lojas da cadeia. (APED, 2008)
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3.7. Validades e Receção
Um bom sistema de gestão de armazém, permite um melhor controlo dos stocks, reduz
erros, otimiza processos e otimiza a utilização dos espaços.
Existem sistemas informáticos que planeiam, programam e controlam as operações do
armazém. Abrange todas as funções:
- Chegada do veículo;
- Receção dos materiais;
- Arrumação;
- Separação de pedidos;
- Reposição e controlo de stock;
- Inventário;
- Etc.
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Temperatura
A temperatura é a propriedade que indica a direção de um fluxo de energia. Se o calor
flui de um corpo A para um corpo B, diz-se que A está mais quente, ou com temperatura mais
elevada do que B.
interrompida, ou seja, de uma maneira geral, as câmaras de refrigeração devem encontrar-se a
uma temperatura entre os 0 e os + 5ºC e as de conservação de congelados entre -25 e -18ºC.
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Conservação de congelados
Para além das regras gerais de armazenamento e do armazenamento em frio, na
conservação de congelados, deve ter o cuidado de:
- Manter os alimentos a uma temperatura abaixo dos -18ºC;
- Utilizar os equipamentos de conservação de congelados, tal como o nome indica,
apenas para conservar os produtos já congelados;
- Colocar nas câmaras apenas produtos que se encontrem devidamente acondicionados
e rotulados;
- Verificar se as embalagens não apresentam gelo solto no seu interior (sinal de que a
cadeia de frio não foi mantida) e rejeitá-los sempre que isso aconteça;
- Respeitar a carga limite dos equipamentos e arrumar os produtos na câmara, por forma
a permitir a circulação de ar e impedir que as embalagens colocadas no fundo sejam
comprimidas;
- Acondicionar os produtos por forma a impedir a sua deterioração ou alteração,
evitando, por exemplo, o aparecimento de queimaduras pelo frio; se esta situação ocorrer, deve
rejeitar-se apenas a parte danificada, quando possível, ou eliminar os produtos;
- Descongelar regularmente o equipamento pois o gelo acumulado contribui para um
maior consumo energético, diminui o espaço para o acondicionamento e pode também constituir
uma forma de contaminação.
- Nunca voltar a congelar produtos que já foram descongelados. Temperaturas máximas
no momento da receção dos produtos alimentares. Exemplos:
- Pescado e carnes congeladas: -18ºC
- Produtos hortícolas e fruta congelados: -13ºC
- Carne fresca (exceto aves), fiambre, queijo, produtos de salsicharia: 7ºC
- Iogurtes, queijo fresco, manteigas e margarinas, produtos de pastelaria com creme:
6ºC
- Carne de aves, pescado fresco, ovo pasteurizado: 4ºC
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Requisitos indispensáveis nos equipamentos de frio
- Termómetro em local visível;
- Prateleiras ou barras de suspensão em material liso, resistente à corrosão, de fácil
limpeza e desinfeção;
- Estrados facilmente removíveis, resistentes ao choque e à corrosão, de fácil limpeza e
desinfeção.
Armazenamento
Tal como as restantes áreas, o local de armazenamento deverá apresentar-se em
perfeito estado de higiene, com boa ventilação e iluminação. Sempre que possível as
embalagens de transporte devem ser rejeitadas (é proibida a sua existência em armazenamento
sempre que se encontrem sujas ou deterioradas). Os produtos deverão estar separados por
famílias.
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Armazenamento à temperatura ambiente
Esta é a zona onde se colocam os produtos alimentares que se conservam à
temperatura ambiente, também chamados “produtos secos” ou de mercearia; exemplos: batatas
e cebolas.
Neste espaço devem ser seguidas as seguintes normas gerais
- Os locais para armazenamento devem ser frescos, secos e arejados.
- Separar por famílias;
- Os volumes mais pesados devem colocar-se nas prateleiras inferiores;
- Não se devem empilhar os produtos;
- O local de armazenamento deve estar sempre limpo.
Perecibilidade
Quando se fala de perecibilidade fala-se, invariavelmente, de produtos alimentares.
De acordo com a sua perecibilidade, ou seja, maior ou menor facilidade para se
deteriorarem, os alimentos podem classificar-se em:
- Alimentos não perecíveis ou estáveis – são alimentos secos, que possuem um baixo
teor em água, tais como açúcar, farinhas, feijão, massas e arroz. Estes alimentos conservam-se
por períodos mais alargados e têm menores dificuldades de conservação. Geralmente
conservam-se bem à temperatura ambiente.
- Alimentos perecíveis – são alimentos que se deterioram com facilidade, como por
exemplo o leite (depois de aberta a embalagem), a carne e pescado frescos, o tomate e outros
hortícolas, as frutas sumarentas, etc. A principal característica destes alimentos é possuírem um
elevado teor de água, devendo ser armazenados em ambiente refrigerado.
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Para evitar quebras por validada expirada, deve-se respeitar o FIFO que é do ponto de
vista logístico:
FIFO significa First in, First out; traduzindo: o primeiro a entrar é o primeiro a sair.
3.8. Manuseamento
Os equipamentos de movimentação de cargas em armazéns podem ser:
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Stacker Crane: torre apoiada sobre um trilho e guiada por um trilho superior.
4. Sistemas de Segurança
4.1. Identificadores
Com um equipamento especializado e tecnologicamente avançado, é possível efetuar
uma correta gestão de armazém, qualquer que seja o fim a que o espaço se destina.
Tudo isto é possível com equipamentos portáteis munidos de tecnologia de
comunicações sem fio e de leitores óticos. Estes terminais de registo estão permanentemente
ligados ao sistema central, permitindo um controlo de tarefas em tempo real no próprio local
onde as mesmas são realizadas. O trabalho dos operadores é assim facilitado e os erros de
registos diminuem significativamente.
Figura 3. Equipamento de identificação - PDA - leitor de código de barras dos produtos armazenados
Fonte: Desconhecida
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Esta é uma tecnologia de Auto ID Data Capture (identificação automática de objetos),
que captura dados que entram diretamente no sistema informático. A identificação e a recolha
automática da mercadoria, por código de barras ou RFID (Radio Frequency Identification),
permite um maior controlo dos movimentos das mercadorias em armazém e uma melhor
eficiência na introdução das referências no sistema, nomeadamente através de:
- Diminuição dos erros relacionados com a entrada manual dos códigos dos artigos;
- Maior produtividade.
Como diferença, relativamente aos códigos de barras, as RFID não necessitam que o
leitor esteja perto do produto para que exista identificação, nem que estejam diretamente
visíveis. Outra particularidade, dependendo do modelo utilizado, é a possibilidade das RFID
aceitarem a leitura e a escrita de dados, enriquecendo a qualquer altura a informação de um
produto ou equipamento. A tecnologia RFID pode ser utilizada, por exemplo, para comprovar a
passagem de um artigo num processo de controlo de qualidade, registando a data da última
inspeção e o nome do técnico responsável pelo serviço efetuado. Para soluções mais complexas
e com condicionamentos em ambientes agressivos, a etiqueta eletrónica é, sem dúvida, uma
excelente alternativa ao código de barras.
São como uma base de dados estruturada, onde todos os artigos e localizações estão
referenciados e respetivamente associados. Quando é dada a entrada de um item em armazém
(palete, caixa, etc.), o seu código único (“bilhete de identidade” do produto) é lido com a ajuda de
um leitor e a sua informação detalhada é registada na base de dados (origem, data de validade,
peso etc.). O artigo fica então imediatamente disponível no sistema e pode ser de seguida
arrumado numa zona devidamente identificada. Todos os processos internos (arrumação,
reposicionamento, picking, cross docking, inventários, etc.) são controlados com a ajuda de
terminais (podendo ser portáteis), que leem simultaneamente os códigos dos objetos e as suas
localizações respetivas. A leitura do código de destino é sempre obrigatória para assegurar se
forma rápida e fácil o rastreio do produto.
Durante o tratamento das receções e das expedições de mercadoria, o sistema de
gestão indica aos operadores onde devem ser colocados ou retirados artigos, indicando, por
exemplo, o caminho ou o percurso mais rápido para finalizar a preparação de uma encomenda.
Ao conhecer exatamente a localização dos artigos e as suas datas de entrada, o sistema
de gestão pode, por exemplo, na saída da mercadoria, sugerir quais os artigos que têm de ser
levantados em primeiro lugar, aumentando assim a rotatividade dos produtos em armazém,
evitando a estagnação dos mesmos. Este processo permite assim um controlo contínuo da
mercadoria no armazém, avisando mais atempadamente a existência de desvios nas empresas.
No que diz respeito a vantagens, um sistema de gestão de armazém promove a
realização de inventários cíclicos ao longo do ano, funcionando como um sistema de gestão em
tempo real, durante períodos normalmente improdutivos, evitando a paralisação da empresa
durante vários dias para um controlo de inventário anual. O sistema também torna possível a
emissão de alertas quando os stocks atingem certos valores. Emite assim avisos de ruturas de
stock, ou de stock que atingiu a data limite de armazenamento, permitindo a
reorganização/reposição de produtos no armazém, e a tempo e horas.
As várias ferramentas de análise, como os relatórios de estatísticas de fluxos em
armazém, ou gráficos explícitos, proporcionam aos responsáveis logísticos uma melhor gestão
das encomendas. Com o aumenta do controlo da mercadoria, os erros de entrega e os desvios
em armazém são consideravelmente reduzidos.
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Finalmente, a informatização de todos estes processos logísticos dá a oportunidade de
introduzir novas regras. Ao quebrar métodos de trabalho arcaicos, a evolução de uma empresa
torna-se possível, adotando métodos muito mais eficazes.
Desta forma, torna-se necessário prevenir estas e outras situações que possam colocar
em risco a segurança e saúde dos trabalhadores e as próprias instalações. Um sistema de
deteção (conjugado com o de extinção ou não) de incêndios verifica continuamente se há sinais
indicativos de incêndio. Existem vários tipos de detetores de incêndios: óticos, térmicos,
químicos, por aspiração, etc., mas todos têm como principal objetivo detetar e alertar caso haja
alguma suspeita de incêndio.
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Figura 7. Botões de alarme manual por quebra de vidro e sinalizadores acústicos/sirenes, respetivamente
Fonte: Desconhecida
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Medidas preventivas:
Os produtos que possam produzir danos específicos, como por exemplo, fumos muito
intensos e densos ou atmosferas corrosivas, deverão ser armazenados separadamente dos
restantes.
A largura dos corredores deve ser fixada de acordo com a severidade de incêndio
máxima previsível (de acordo com a carga de incêndio). Regra geral, os corredores de 2,5
metros são suficientes. Sempre que possível, os corredores deverão convergir nas portas do
edifício, para propiciar melhores condições de acesso e movimentação.
Deverá ser mantida uma separação (de pelo menos 60 cm) entre as paredes do edifício
e as mercadorias armazenadas, para facilitar o armazenamento das mercadorias e o combate a
um incêndio utilizando os meios manuais de extinção. Os produtos armazenados nunca devem
obstruir os equipamentos de proteção contra incêndios.
A altura de empilhamento das diversas mercadorias não deve ultrapassar a parte inferior
das vigas da estrutura do teto.
Deve ser mantido espaço de 1 metro entre o defletor do chuveiro automático (sprinkler) e
o topo da pilha de material.
As mercadorias deverão ficar afastadas pelo menos 1 m de qualquer elemento que
possa produzir calores (tubagens de aquecimento, ventiladores ou luminárias) que possam
despoletar o início de um incêndio. Recomenda-se também que esses elementos estejam
protegidos contra possíveis impactos das mercadorias, para evitar a sua rutura e os riscos daí
resultantes.
Nas zonas mais vulneráveis à deflagração de um incêndio deverão ser colocados
extintores específicos para o tipo de fogo que se pretende combater e com sinalização
apropriada.
Poderá ser ainda pertinente a interdição de acesso de colaboradores (e não só) a
algumas áreas. A minimização de movimentação desnecessária em locais mais perigosos pode
reduzir significativamente a probabilidade de ocorrer problemas relacionados com a segurança.
Também a formação constante e o conhecimento do plano de emergência interno é
essencial. Como já foi estudado, um plano emergência interno (PEI) tem por objetivo a
preparação e a organização dos meios existentes, para garantir a salvaguarda dos seus
ocupantes, em caso de ocorrência de uma situação perigosa, nomeadamente de incêndio. Desta
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forma, ao sistematizar-se um conjunto de normas e de procedimentos com vista a minimizar os
efeitos de acidentes que se prevejam poder vir a acontecer, gerindo de forma otimizada, os
recursos disponíveis, o PEI, constitui assim, simultaneamente um instrumento preventivo e de
gestão operacional.
Um plano emergência interno pode ser constituído pelos seguintes elementos:
- Instruções de segurança;
- Plano de evacuação;
- Plantas de emergência;
- Organização da segurança.
Um sistema de deteção de intrusão é composto por dispositivos periféricos colocados
em locais estratégicos com o objetivo de detetar movimentos e alertar de imediato os
responsáveis pelas instalações. O alerta pode ser feito por diversas vias: central de controlo de
monitorização de alarmes, SMS, chamada telefónica, etc.
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5. Relacionamento com Fornecedores
Um fornecedor é, por definição, aquele que fornece produtos (mercadorias, por exemplo)
e/ou serviços ao consumidor. Um serviço será, então, o resultado de pelo menos uma atividade
realizada necessariamente entre o fornecedor e o cliente.
A prestação de um serviço pode envolver, por exemplo:
- Uma atividade realizada num produto do cliente – fornecimento de produtos tangíveis e
intangíveis (ex: automóvel a ser reparado);
- Uma atividade realizada num produto intangível do cliente – fornecimento de produtos
intangíveis (ex: a demonstração dos resultados necessários para preparar uma declaração
fiscal);
- A entrega de um produto intangível (ex: a distribuição de conhecimentos);
- A criação de ambiente para o cliente (ex: hotéis e restaurantes).
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Exemplos de pontos a avaliar:
- Se são certificados;
- Prazos de entrega;
- Entrega das quantidades acordadas;
- Produto/serviço conforme ou não; se não, resolução eficaz?;
- Qualidade, etc.
É esperado que:
- Seja definida a criticidade dos vários produtos e serviços que se compram e que, em
função da mesma, se tenha definido critérios claros para a seleção, avaliação e reavaliação dos
fornecedores;
- Os resultados da avaliação de desempenho dos fornecedores e, caso o desempenho
dos fornecedores não seja satisfatório, que estão a ser implementadas ações apropriadas.
Deve-se também assegurar que os requisitos de compra especificados são adequados
antes de serem comunicados ao fornecedor.
Entre outras, a informação de compra pode incluir os seguintes tópicos:
- Especificação detalhada do produto,
- Referência de catálogo,
- Número da peça, etc.
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6. Avaliação e Melhoria
Uma empresa deve planear o modo como monitoriza, mede, analisa e melhora os seus
processos. A ênfase é a demonstração de conformidade do produto/serviço e do sistema e a
melhoria da eficácia da organização.
A empresa deve determinar sempre os seus objetivos e estes têm de ir ao encontro da
melhoria. A organização deve estar preparada para tudo em termos de quebras: incêndios,
roubos, vandalismo, má acondicionamento do produto, mau serviço prestados, reclamações dos
clientes, etc.
Objetivos
A empresa deve ter sempre atenção às necessidades e expectativas dos clientes. Os
objetivos são definidos pela gestão de topo (administradores/diretores da empresa) e depois
“desdobrados” por toda a empresa, por exemplo, por departamento (raramente por colaborador).
São também os chamados objetivos da qualidade/de melhoria. Estes objetivos servem, entre
outros, para reduzir gastos de tempo e dinheiro (redução de desperdício, por exemplo), etc.,
melhorando assim a eficácia da gestão da empresa.
Monitorização
Monitorizar pode ser controlar, supervisionar, acompanhar, avaliar e medir. De modo a
assegurar que o produto/serviço cumpre os requisitos, a empresa deve definir e aplicar métodos
adequados para monitorizar e, onde apropriado, medir características do processo.
Os métodos variam em função de diferentes fatores e podem incluir:
- Observações diretas dos processos e das suas saídas;
- Medições periódicas dos parâmetros dos processos;
- Verificações de processo, ensaios ou inspeções:
- Revisões do cumprimento da prática estipulada, etc.
O processo de estabelecimento de objetivos e deteção de oportunidades de melhoria é
um processo contínuo. A melhoria contínua não pode ser baseada apenas em problemas
identificados, devendo também contemplar as possibilidades de aperfeiçoar resultados do
sistema, processos e produtos, bem como na antecipação das necessidades e expectativas do
mercado.
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Ações Corretivas
Cada vez que ocorre algum problema, seja dentro da empresa ou seja uma reclamação,
é aberta uma ação corretiva. A implementação de ações corretivas pressupõe uma adequada
investigação e identificação das causas mais profundas do problema.
As ações corretivas devem ser registadas e devem ser definidos os prazos e
responsabilidades pela sua implementação e controlo do estado. Este controlo deve contemplar
não apenas a implementação, mas também os métodos para avaliar se as mesmas foram ou
não eficazes. Exemplo prático:
Na colocação de uma palete numa prateleira, o empilhador deixou cair toda a carga ao
chão.
1º passo: analisar as causas – concluiu-se que um dos garfos do empilhador estava
torto, deixando cair a carga.
2º passo: definir e implementar a ação corretiva – fazer a manutenção (mecânica) dos
empilhadores mais vezes (exemplo: passar de 6 em 6 meses – o que estava definido – para 3
em 3 meses).
Analisou-se ainda que o condutor do empilhador transportava a carga com os garfos
demasiado levantados. Apesar desta não ser a causa direta da queda da carga, deve-se formar
o colaborador, pois nunca se deve transportar a carga em empilhadores a uma altura elevada,
mas sim junto ao chão. Tem-se aqui, então, uma ação preventiva.
3º passo: avaliar a eficácia da ação corretiva – como se pode avaliar a eficácia desta
ação? Se ao fim de 3 meses o problema não se repetiu, pode considerar-se que a ação corretiva
foi eficaz.
Ações Preventivas/Risco
Cada vez que se prevê que um problema possa ocorrer, abre-se uma ação preventiva.
Sublinha-se a diferença existente entre uma ação corretiva e preventiva. Quando já ocorreu um
problema, qualquer ação tomada para evitar a sua repetição é por definição uma ação corretiva.
Hoje em dia é cada vez mais fundamental o pensamento baseado no risco, como forma
de prevenção. Se as empresas estiverem alertas para os riscos conseguiram mitigá-los e, até
eliminá-los.
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7. Conclusão
Conhecer e controlar a origem das quebras na cadeia de distribuição, são fatores
fundamentais na gestão das empresas, seja qual for a sua natureza.
O conhecimento, avaliação e seleção de fornecedores, são passos da maior importância
na minimização de quebras num armazém, nunca esquecendo a formação, sensibilização das
equipas, bem como a avaliação da eficácia das mesmas.
A melhoria e o estabelecimento de objetivos (a partir da monitorização) relacionados
com a qualidade, bem como a implementação de ações corretivas e preventivas, podem
aumentar a eficiência e eficácia da gestão do armazém, pois garantem a resolução imediata (e,
de preferência, eficaz) dos problemas bem como a sua prevenção.
Relativamente às suas atividades, a aplicação de mecanismos de controlo
(identificadores), a melhor gestão do percurso de picking, boas práticas de acondicionamento de
produtos e utilização de veículos de transporte adequados, também são fatores da maior
relevância.
Finalmente, conclui-se que é indispensável a implementação de sistemas de deteção de
incêndios e de roubos. São investimentos que irão minorar as origens de algumas quebras em
armazém, nunca descurando da formação das equipas e do pleno conhecimento dos planos de
emergência.
8. Referências Bibliográficas
ARANTES, Amílcar. (2005). Movimentação de Materiais, Automatização e Questões
Relacionadas com Embalagem. Lisboa: Instituto Superior Técnico – Universidade Técnica de Lisboa.
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