Unidade 1 – Contextualização da Atividade

Introdução

A função de auxiliar administrativo é essencial para o bom funcionamento de

diversos departamentos de uma empresa. Por ser um profissional versátil, o
auxiliar administrativo é muito requisitado no mercado. Atualmente, nos sites de
vagas de empesas há milhares de vagas ativas para este profissional e,
diariamente, mais e mais vagas são abertas no mercado.

É uma área que está sempre se atualizando, renovando e as empresas estão

sempre em busca de novos profissionais para compor seu corpo de funcionários.
A possibilidade de crescimento é muito grande podendo sair de auxiliar,
passando por assistente administrativo, indo para administrador ou quaisquer
outras áreas que o profissional se especializar.

O auxiliar administrativo é responsável por verificar a entrada e saída de

correspondências, receber e enviar documentos, atender chamadas telefônicas,
recepcionar o público em geral, fazer o arquivamento de documentos, manter
atualizados os contatos e contratos da empresa, saber utilizar máquinas comuns
em escritório, como por exemplo, impressoras, máquinas copiadoras,
computadores e programas de planilhas em geral.

Mercado de trabalho

Por sua característica polivalente, o auxiliar administrativo costuma ter uma vasta
área de atuação em diversos segmentos do mercado. Quaisquer
estabelecimentos que necessitem manter a regularidade e organização de
procedimentos e documentos no escritório devem possuir um auxiliar
administrativo no seu corpo de funcionários. É um mercado interessante em
especial para graduandos de administração que terão a oportunidade de
vivenciar a rotina administrativa na prática.

O Auxiliar Administrativo é o profissional que presta assistência na área

administrativa de uma empresa, auxiliando o administrador em suas atividades
rotineiras e no controle de gestão financeira, administração, organização de
arquivos, gerência de informações, revisão de documentos, entre outras
atividades.

Este profissional controla os recebimentos e remessas de correspondências e

documentos, coordenando as atividades administrativas, financeiras e de
logística da unidade, organizando os arquivos e gerenciando informações.

Está sob a responsabilidade de um Auxiliar Administrativo receber e remeter

correspondências e documentos, controlar as contas a pagar, controlar os
recebimentos da empresa, emitir notas fiscais, preparar e encaminhar
documentos, tirar cópias, coordenar o trabalho de logística da empresa, enviar
documentos para o departamento contábil e fiscal, atender telefonemas e
esclarecer dúvidas sobre o financeiro, elaborar e apresentar relatório financeiro
coordenando o departamento de compras e sempre manter organizados
arquivos e cadastros da empresa.

O auxiliar administrativo deve estar em constante atualização relacionada à área,

ter conhecimentos de informática, além de boa comunicação, responsabilidade,
saber administrar bem o tempo, saber lidar com números, boa comunicação, boa
memória, bom humor, paciência e confiabilidade.

O auxiliar administrativo por ser um profissional que presta assistência, se

relaciona com toda a área relacionada à Administração dentro de uma empresa.

Formação Desejada de um auxiliar administrativo:

# Ensino Médio Completo.
# Curso Profissionalizante.
# Curso Superior

A carreira de auxiliar administrativo é uma das mais procuradas por quem quer
lidar com gestão, atendimento e funções de uma organização. Trata-se de um
cargo presente em editais de concursos públicos para todas as esferas, além de
ter mercado de trabalho amplo no setor privado.

A formação mínima necessária é de ensino médio, mas saem na frente aqueles

que apresentem habilidades em algum idioma, cursos profissionalizantes na
área ou superior em andamento. O Assistente Administrativo deve estar em
constante atualização relacionada à área, ter conhecimentos de informática e
boa comunicação.

Outras habilidades desejadas são responsabilidade, administração do tempo,

capacidade para lidar com números, boa comunicação e memória,
relacionamento interpessoal e confiabilidade. Diante do perfil desejado, é
possível compreender a importância desse profissional na excelência de
atendimento.

Isso porque o profissional está presente na execução das mais diversas tarefas
na rotina da empresa que, ao final, afetam a qualidade do atendimento ao cliente.
Ainda neste sentido, o assistente administrativo deve se atualizar para exercer
suas funções com excelência.

Conhecendo os setores de uma empresa

As empresas, geralmente, possuem uma divisão de departamentos, funções,

organograma, ou seja, as atividades desenvolvidas por cada um dos
departamentos. Tal divisão é fundamental para assegurar a organização e o
sucesso do empreendimento, já que são esses departamentos que garantem a
delimitação de tarefas, controle de atividades e outras funções importantes.
Apesar de cada setor ser responsável por uma área específica, é o conjunto
deles que irá assegurar o bom funcionamento do negócio. Os departamentos
podem variar de acordo com o tamanho e a atividade exercida por cada
corporação, mas há alguns setores que são indispensáveis para a boa gestão
de qualquer empreendimento de pequeno, médio ou grande porte.

Administrativo

Tem a responsabilidade de elaborar as estratégias da empresa, gerenciar as

tarefas, fiscalizar as atividades dos demais departamentos e tomar decisões
importantes. É o departamento administrativo que deve liderar os demais setores
e coordená-los para que haja alinhamento entre eles a fim de alcançar os
resultados desejados pela empresa.

Com base nas outras atividades exercidas pelos setores da empresa, o

departamento administrativo também tem a função de reunir informações
importantes para traçar novos objetivos e estratégias para a empresa. Por isso,
é fundamental que esse departamento tenha conhecimento de todos os
processos que acontecem dentro de uma organização.

Compra e venda

Uma empresa precisa organizar e atualizar o banco de dados de possíveis

fornecedores e clientes para que não haja perda de tempo na hora de realização
dos pedidos. Quando não houver fornecedores cadastrados neste banco, é
preciso realizar uma cotação com pelo menos três fornecedores diferentes.

O procedimento considera aspectos, como preço, formas de pagamento e prazo

de entrega, além de realizar pesquisa para verificar a idoneidade do possível
fornecedor. Também é importante não deixar pedidos de compras parados a fim
de evitar atrasos no processo produtivo e nas entregas.

Toda a organização precisa abastecer-se de materiais e, para que isso ocorra,

precisa contar com um departamento de compras eficiente. Assim, é
imprescindível manter banco de dados dos clientes atualizados para não haver
perca de tempo procurando telefone, e-mail e outros dados.

Financeiro

O departamento financeiro é responsável por administrar todos os recursos de

uma empresa. Sua função é exercer controle no fluxo de caixa, garantindo uma
boa gestão sobre as despesas, receitas, repasse de recursos e demais
movimentações financeiras.

A boa administração de recursos, corte de custos e investimentos corretos

podem refletir em melhores resultados e, consequentemente, trazer mais
crescimento para a empresa.
Recursos Humanos

O RH tem papel fundamental para o sucesso da organização, sendo o

departamento responsável por espalhar a cultura organizacional, capacitar e
estimular os funcionários, realizar a comunicação interna, garantir a segurança
no trabalho etc.. Além disso, assume papel responsivo e operante nas
estratégias da empresa de uma maneira geral.

Assim, deve alinhar as políticas de cada setor com os objetivos e resultados

desejados pela organização. O RH também tem a função de contratar e demitir
pessoas e desempenha um importante papel para reter pessoas capacitadas e
qualificadas.

Você pode ver em muitos sites de empregos e periódicos que divulgam vagas
que grande parte delas são de auxiliar administrativo. O nome pode se alterar
conforme o local, mas geralmente os serviços são os mesmos, sem muitas
distinções. Embora tenha muita concorrência, conta com muitas opções para
atuação, além de um salário atrativo e chances de progresso na carreira, claro,
se a pessoa se capacitar e se atualizar sempre.

Esses fatores sempre chamam atenção e levam muitas pessoas a investir nessa
área. A versatilidade ligada a tantas vantagens impressiona, por isso o curso de
auxiliar administrativo está sempre em alta.

Administração

Administração sempre foi a palavra da vez para muitos indivíduos, em diferentes

perspectivas e situações do mercado corporativo. Há quem pense em se tornar
um administrador desde as primeiras reflexões sobre a melhor carreira a seguir,
pois, desde uma microempresa até uma multinacional, é fundamental contar com
uma boa gestão para que tudo funcione bem: recursos, pessoas e negócios.

Por meio de uma integração de diversas funções, a Administração se ramifica

em muitos cargos essenciais para o funcionamento de uma corporação, das
públicas às privadas.

Logo, sempre há aquele que está em alta e é tendência no mercado mesmo em

tempos de crise, como vivemos atualmente no Brasil. Justamente por essa
versatilidade, não é à toa que a área chama atenção de milhões de pessoas.
Obviamente, há muitos desafios a enfrentar, mas junto com essas dificuldades
sempre vem a experiência e o aprendizado.

Hoje em dia, as empresas brasileiras necessitam se reorganizarem, montando

novas estratégias em meio à recessão econômica. Muitos gestores e todo o
campo de Administração precisa se adaptar aos tempos difíceis, ou seja, essa é
a hora de fazer a diferença e trabalhar bons valores sempre. Portanto, como a
competitividade e o interesse são grandes, a pessoa que busca ir além sempre
conseguirá se destacar, tanto em termos teóricos como práticos.
A boa notícia é que, com ou sem crise econômica, a área de Administração e
Negócios vai sempre oferecer oportunidades, pois empresas de todos os
segmentos e portes precisam contar com gestores. Mas isso também não quer
dizer que todos os candidatos conseguem boas vagas. A concorrência é grande,
por isso torna-se fundamental ficar atualizado, lendo notícias, participando de
palestras, workshops e fazendo cursos online com certificado, alternativas
perfeitas para compreender vários aspectos, fortalecer o currículo e colocar
esses conhecimentos em prática no dia a dia no trabalho.

A Administração de Empresas, mais tradicional e interessante para muitas

pessoas, é aquela que exige a atuação de vários profissionais interligados,
divididos em cinco áreas essenciais: o setor administrativo em si, recursos
humanos, marketing, financeiro e vendas. Ou seja, todas primordiais para
empresas de grande, médio e pequeno porte.

As funções do auxiliar administrativo se dão, basicamente, na primeira dessas

áreas. Felizmente, elas são flexíveis e mudam bastante conforme a demanda.
Assim, um auxiliar administrativo sempre irá adquirir muito conhecimento
fazendo ''um pouco de tudo''. Isso é importante para crescer, pensar em se
capacitar cada vez mais e fortalecer a carreira, bem como ter boas atitudes que
precisam ser praticadas sempre.

Funções do auxiliar de escritórios

As atribuições de um auxiliar administrativo podem variar conforme o tipo de

empresa e as necessidades do negócio, mas o fato é que esse profissional
auxilia no controle dos processos que envolvem a administração da organização
de várias formas. Confira algumas responsabilidades mais comuns ao cargo:

# Fazer o correto preenchimento de formulários, planilhas e outros documentos;

# Cuidar dos trâmites de correspondências e documentos;
# Recepcionar os usuários dos serviços da organização, como fornecedores e
prestadores de serviços;
# Efetuar os registros de receitas e contas a pagar;
# Emitir notas fiscais;
# Criar ofícios, memorandos e outros documentos;
# Executar serviços auxiliares de controle de estoque, registrando-os no sistema;
# Responsável pela elaboração da minuta de relatórios financeiros, os quais
serão posteriormente consolidados pelo departamento contábil;
# Atualizar os arquivos e cadastros de informações;
# Apoiar o setor de pessoal com a entrega de documentos para os
colaboradores;
# Assessorar os gestores com questões práticas da rotina de trabalho;
# Responder e-mails;
# Controlar a folha de ponto dos funcionários;
# Realizar atendimento ao público pessoalmente, por e-mail, por redes sociais e
por telefone.
Quais as áreas que o auxiliar administrativo pode atuar?

Como braço direito de muitos gestores, o auxiliar administrativo tem sempre

muitas atividades a realizador. Ele pode auxiliar na área administrativa,
financeira, contábil, vendas e recursos humanos.

Na área administrativa

Responsável por auxiliar o administrador em suas atividades rotineiras, esse

profissional precisa entender sobre planilhas, conhecimentos profundos da
língua portuguesa para redigir documentos oficiais, além de ser organizado para
fazer o arquivamento de documentos físicos e virtuais.

Na área financeira

Auxilia nas atividades financeiras pertinentes a empresa. Faz o controle bancário

e a emissão de relatórios do setor de contas a pagar, precisa entender de
cobranças e investimentos, além de ter habilidades para trabalhar com cheques.
Ter domínio de matemática básica e financeira é fundamental para esse
funcionário executar corretamente a rotina que lhe é atribuída.

Na área contábil

Para o profissional trabalhar nessa área, precisa ter o mínimo de noção de

contabilidade, pois vai analisar e fazer conciliações de contas, fazer registro de
documentos nos órgãos competentes e escriturá-los em livros fiscais.

Como trabalha auxiliando o contador de uma empresa, suas responsabilidades

estão relacionadas a assuntos fiscais, patrimônio, impostos e emissão de notas
de vendas, serviços e transferência.

Na área de vendas

O auxiliar administrativo realiza tarefas administrativas na área comercial. Deve

possuir uma boa comunicação, pois estará sempre em contato com clientes e
fornecedores. Além disso, precisa ser ágil, já que trabalhará atendendo
vendedores e todos os profissionais da área.

Para um bom desempenho das suas funções, o auxiliar administrativo deve está
antenado com as práticas de preços no mercado para elaborar orçamentos e
propostas comerciais adequadas.

Na área de recursos humanos

Com foco em ajudar o analista de RH e o departamento de pessoal, o profissional

auxilia nos treinamentos e capacitações dos funcionários. Faz triagem de
currículos, pode aplicar testes psicológicos e é o primeiro contato do candidato
com a empresa.

O auxiliar precisará saber trabalhar com o sistema interno de folha de pagamento

para fazer a conferência correta. Terá o controle de contratos temporários, PCDs
e menores aprendizes. A boa notícia é que, com ou sem crise econômica, a área
de Administração e Negócios vai sempre oferecer oportunidades, pois empresas
de todos os segmentos e portes precisam contar com gestores. Mas isso
também não quer dizer que todos os candidatos conseguem boas vagas. A
concorrência é grande, por isso torna-se fundamental ficar por dentro do assunto
lendo notícias, participando de palestras, workshops e fazendo cursos online
com certificado, alternativas perfeitas para compreender vários aspectos,
fortalecer o currículo e colocá-los em prática no dia a dia no trabalho.

A Administração de Empresas, mais tradicional e interessante para muitas

pessoas, é aquela que exige a atuação de vários profissionais interligados,
divididos em cinco áreas essenciais: o setor administrativo em si, recursos
humanos, marketing, financeiro e vendas. Ou seja, todas primordiais para
empresas de grande, médio e pequeno porte.

As funções do auxiliar administrativo se dão, basicamente, na primeira delas.

Felizmente, elas são flexíveis e mudam bastante conforme a demanda. Assim,
um auxiliar administrativo sempre irá adquirir muito conhecimento fazendo ''um
pouco de tudo''. Isso é importante para crescer, pensar em se capacitar cada vez
mais e fortalecer a carreira, paralelo a boas atitudes que precisam ser praticadas
sempre.

Ambiente de trabalho

Um auxiliar administrativo pode atuar em empresas de porte grande, médio,

pequeno e micro em quaisquer setores da economia, bem como nos mais
variados segmentos. Há profissionais exercendo essa função tanto na iniciativa
privada como em órgãos públicos e em autarquias.

Princípios Administrativos

O conceito de Administração representa uma governabilidade, gestão de uma

empresa ou organização de forma que as atividades sejam administradas com
planejamento, organização, direção e controle. Algumas teorias clássicas da
Administração mostram sua subdivisão em cinco funções, sendo elas:

# Prever (planejamento): traçar um programa de ação que estabeleça ações

futuras.
# Consiste em definir objetivos para traçar metas, identificando forças,
fraquezas, oportunidades e ameaças. Interpretam-se dados, analisam-se
recursos, realizam-se estudos e pesquisa, podendo durar meses ou até anos.
# Organizar: constituir o duplo organismo, material e social da empresa. Preparar
o processo a fim de obter os resultados esperados.
# Comandar (direção): fazer funcionar as equipes dentro de cada função. O
procedimento requer tomada de decisões para que os objetivos estabelecidos
no planejamento sigam alinhados.
# Coordenar: ligar, unir, harmonizar todos os esforços;
# Controlar: fazer com que o planejado ocorra dentro das regras estabelecidas.
Aqui, o administrador vislumbra todo o processo, desde a fase do planejamento,
discernindo se o resultado foi o esperado. Assim, será possível recomeçar novo
ciclo com mais planejamento e suas demais etapas.

Cada grupo de operações ou funções corresponde a uma capacidade especial

necessária ao pessoal da empresa. Dentro de uma empresa, existem todas as
seis funções, cada uma repousando em um conjunto de aptidões, qualidades e
conhecimentos que podem ser resumidos nos seguintes conceitos:

# Habilidades técnicas: habilidades que necessitam de conhecimento

especializado e procedimentos específicos e pode ser obtida através de
instrução.
# Conhecimentos especiais: relativos, unicamente, à função exercida, seja ela
técnica, comercial, financeira, administrativa etc
# Experiência: conhecimento resultante da prática das funções, adquirido na
vivência de problemas reais e na própria realização de trabalho

# Habilidades humanas: envolvem também aptidão, pois interage com as

pessoas e suas atitudes, exige compreensão para liderar com eficiência.
# Qualidades físicas: saúde, vigor, destreza, força muscular, agilidade,
coordenação, rapidez e precisão.
# Qualidades morais: energia, firmeza, coragem de aceitar as responsabilidades,
iniciativa, decisão, tato e dignidade
# Habilidades conceituais: englobam um conhecimento geral das organizações,
o gestor precisa conhecer cada setor, como ele trabalha e para que ele existe;
# Qualidades intelectuais: aptidão para compreender, aprender e ter
discernimento, força e habilidades intelectuais, habilidade analítica, julgamento
e engenhosidade;
# Cultura geral: conhecimentos variados que não são exclusivamente da função
exercida.

Sendo assim, a capacidade principal de um diretor é a administrativa. A

administração tem uma série de características. Entre elas, estão um circuito de
atividades interligadas, como buscar de obtenção de resultados, proporcionar a
utilização dos recursos físicos e materiais disponíveis, envolver atividades de
planejamento, organização, direção e controle.

Princípios da Administração

1) Divisão do trabalho: faz parte da natureza e é uma imposição de ordem natural

observada em todo o universo. A divisão do trabalho tem, por finalidade, produzir
mais e melhor com o menor esforço. Cada mudança de ocupação ou tarefa
implica em um esforço de adaptação que tem como causa a diminuição da
produção.

A divisão do trabalho permite reduzir o número de objetivos sob os quais devem

ser aplicados a atenção e o esforço, tendo como consequência a especialização
das funções e a separação dos poderes. Entretanto, a divisão do trabalho tem
suas limitações que a experiência e o bom-senso ensinam a não ultrapassar.

2) Autoridade e responsabilidade: direito de comandar e fazer-se obedecer.

Distingue-se em um chefe a autoridade estatutária, inerente à função concedida
por lei à autoridade da pessoa com origem na inteligência, no saber, na
experiência, no valor moral, na capacidade de comando e nos serviços
prestados.

3) Disciplina: baseia-se na obediência, assiduidade e sinais externos de respeito,

tudo de acordo com as convenções estabelecidas pela organização.

4) Unidade de Comando: sempre deverá ser de forma direta, ou seja, o agente

não deve receber de mais de um chefe.

5) Unidade de Direção: um só chefe e programa para um conjunto de operações

que visam o mesmo objetivo. É a condição necessária da unidade de ação, da
coordenação de força, da convergência de esforços.

6) Subordinação de Interesse Particular: o interesse de um grupo não deve

prevalecer sobre o da empresa; e o interesse da família deve estar acima de um
de seus membros; que o interesse do estado deve sobrepor-se ao do cidadão.

7) Remuneração: prêmio pago pelo serviço prestado. Deve ser equitativo e, tanto
quanto possível, satisfazer, ao mesmo tempo, ao pessoal e à empresa. A taxa
de remuneração depende, em primeiro lugar, de circunstâncias independentes
da vontade do patrão e do valor dos agentes.

Estes incluem a carestia de vida, a abundância ou escassez de mão de obra (lei

da oferta e procura), o estado geral dos negócios, o mercado de produtos e a
situação econômico-financeira da empresa. Depende, ainda, da especialidade e
do modo de remuneração (pagamento do dia, por tarefa, por peça).

8) Centralização e Descentralização: sistema de administração observada nos

pequenos negócios nos quais as ordens vão diretamente aos agentes inferiores,
neste caso, a centralização é absoluta. Na descentralização, as funções e
decisões são delegadas, ou seja, não ficam nas mãos apenas do diretor ou
presidente.

9) Hierarquia: constitui a hierarquia uma série de autoridades superiores e

agentes subalternos. A via hierárquica é o caminho que todos seguem, passando
por todos os graus as comunicações, que partem da autoridade superior ou que
lhes são dirigidas. É uma cadeia de comando, ao longo da qual possa fluir a
autoridade com eficiência e sem atrito.

10) Ordem: um lugar para cada coisa, cada coisa em seu lugar (ordem material).
A fórmula de ordem social é idêntica: “um lugar para cada pessoa e cada pessoa
em seu lugar”. A ordem deve ter, como resultado, evitar as perdas de material e
de tempo.

11) Equidade: combinação de vontade com justiça, tendo como base a justiça
que decorre, por sua vez, do respeito às convenções estabelecidas. Como estas
não podem prever tudo, é necessário interpretar ou suplementar sua
insuficiência. Para isso, é necessário e, indispensável, a boa vontade e
cooperação.

12) Estabilidade do Pessoal: adaptação a qualquer função requer tempo, ao

longo do qual o agente chegará a desempenhá-la com eficiência, se provido dos
atributos necessários. A experiência é obtida com o tempo, sendo o indivíduo
apto a recebê-la.

13) Iniciativa: capacidade de sugerir soluções originais, decidir nos imprevistos,

agir nas oportunidades e executar planos de concepção própria. É necessário
encorajar e desenvolver essa faculdade, sempre mantendo-a dentro dos limites
impostos pelo respeito à autoridade e a disciplina.

14) A União do Pessoal: a harmonia e a união do pessoal é uma grande fonte de

vitalidade para a empresa. Deve-se evitar a dualidade de comando, as
atribuições mal definidas e as censuras imerecidas.

15) Abuso das Comunicações Escritas: as comunicações devem ser escrita, mas
também verbais, com isso se ganha rapidez, clareza e harmonia.

Requisitos para a função

Você pode começar trabalhando algumas habilidades que se fortalecem ao

longo do trabalho, como:

# A capacidade de concentração, para evitar deixar tudo para depois e ficar

procrastinando na hora de fazer uma tarefa necessária;
# A organização, essencial para manter o ambiente equilibrado e tudo sob
controle, sobretudo quando se trata de documentos importantes;
# O dinamismo de tarefas, para evitar a tão temida burocracia, melhorando todos
os processos em si, para inspirar toda a empresa a seguir boas recomendações;
# A autonomia, garantindo a qualidade de seu serviço e evitando que um tempo
precioso seja gasto à toa, ou seja, realizar uma função além do solicitado e
pensar estrategicamente (desde que com o aval do chefe) em procedimentos
otimizados e novas ideias;
# A comunicação, inerente a qualquer ambiente corporativo, para evitar
problemas, transmitir uma informação clara de um setor para outro, lidar com
todos os clientes e prestar ótimos atendimentos.
# A responsabilidade em cumprir prazos e aprender a administrar o tempo. Nessa
área, as tarefas precisam ser realizadas sempre com competência de acordo
com o que foi determinado, logo, o engajamento é fundamental nas qualidades
que são exigidas para desempenhar o cargo com excelência. Veja:

# Capacidade de concentração;
# Ter atenção aos detalhes;
# Ser determinado;
# Dinâmico;
# Organizado;
# Saber lidar com números;
# Se comunicar de forma clara e direta;
# Saber trabalhar sob pressão;
# Administrar bem o tempo;
# Ter bom humor;
# Ser confiável;
# Ter paciência;
# Ser responsável;
# Ter boa memória;
# Ser proativo.