Os documentos passam por três fases: arquivos correntes de uso frequente na empresa, arquivos intermediários com uso pouco frequente guardados temporariamente, e arquivos permanentes sem uso rotineiro mas mantidos para pesquisa e prova.
Os documentos passam por três fases: arquivos correntes de uso frequente na empresa, arquivos intermediários com uso pouco frequente guardados temporariamente, e arquivos permanentes sem uso rotineiro mas mantidos para pesquisa e prova.
Os documentos passam por três fases: arquivos correntes de uso frequente na empresa, arquivos intermediários com uso pouco frequente guardados temporariamente, e arquivos permanentes sem uso rotineiro mas mantidos para pesquisa e prova.
O QUE SÃO ARQUIVOS CORRENTE, INTERMEDIÁRIO E PERMANENTE
No dia a dia de uma empresa, um documento, geralmente, passa por três
importantes momentos na gestão documental, que determinam o destino dele: produção,utilização e avaliação. De acordo com cada fase na qual o documento se encontra em sua vida documental ou conforme frequência de utilização,geralmente tem-se a seguinte destinação em uma organização: Arquivos correntes – são documentos em curso, de uso frequente e exclusivo da fonte geradora. Também chamado de ativo ou de momento que, como indica o próprio nome, é o conjunto de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos no cumprimento de atividades-meio e atividades-fim, e que se conservam junto aos órgão produtores em razão de sua vigência e da frequência com que são consultados. Estes documentos são de valor primário, ou seja, tem por objetivo atender às finalidades de sua criação. Arquivos intermediários – neste momento, os documentos não estão mais sendo usados frequentemente na rotina de trabalho na organização.Portanto, cada tipo deve ser guardado temporariamente durante o período estabelecidos pelas normas do CONARQ. Depois deste período os documentos podem ser eliminados ou guardados definitivamente, conforme as regras, ou conceituados como o conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que aguardam, em depósito de armazenamento temporário, sua destinação final. Arquivos permanentes – são arquivos que perderam seu valor administrativo, ou seja,não são mais utilizados rotineiramente, mas devem ser mantidos para fins de prova,informação e pesquisa. Estes arquivos são de valor secundário,ou seja, referem-se à possibilidade de uso dos documentos para fins diferentes daqueles para os quais foram originariamente criados. Eles passam a ser considerados fontes de pesquisa e informação para terceiros e para a própria administração, por isso é muito importante armazená-los de uma forma adequada e segura para que não se perca a informação e seja possível encontra-la rapidamente.