Uma instalação de ERP é um investimento de recursos importante — recursos

financeiros pelo custo de licenciamento do software e da assistência externa necessária

para se finalizar a implementação, além dos recursos humanos da própria empresa.

A instalação do ERP requer ainda muito tempo — mais de 12 meses na maioria dos
casos e até 36 meses ou mais em casos de empresas extremamente grandes e complexas
que estejam simultaneamente engajadas em um alto grau de mudança de processos.

Uma implementação em vários países aumenta ainda mais a carga. Como mostra a
figura abaixo, a complexidade de uma implementação de ERP aumenta com o aumento
do grau de mudança em processos.

A figura abaixo ilustra uma estimativa de tempo que deve ser considerada em
implementações com diferentes graus de complexidade de mudança de processos
Zona 1 Zona 2 Zona 3
Baixo Médio Alto
Alta 12 – 18 meses 18 – 36 meses 24 – 48 meses
Média 6 – 9 meses 12 – 18 meses 18 – 36 meses
Baixa
3 – 6 meses 6 – 9 meses 12 – 18 meses
ERP Básico
(sempre haverá exceções a essas estimativas).

A única razão verdadeiramente aceitável para que uma empresa se envolva em uma
instalação de ERP é como parte de uma estratégia corporativa, suportada por uma
estratégia adequada de tecnologia de informação e um business case que defina
benefícios quantificáveis e não quantificáveis.

Como se Deve Fazê-lo?

Esta pergunta envolve uma série de questões.

A primeira é uma questão de abrangência:

• A implementação vai ser feita em todo o grupo empresarial, em uma ou algumas

unidades de negócio ou no âmbito de uma única função, seja em todo o grupo
empresarial ou em unidade de negócio?

A segunda é a questão da estratégia de implementação:

• Onde e quando o sistema vai ser implementado e quem vai estar envolvido nas
implementações?
• A implementação integrada do grupo empresarial vai ser realizada por unidade
de negócio, por país/região ou por processo e função?

A terceira é o conjunto de decisões relativas aos sistemas:

• Qual o sistema de ERP que será implementado?

• Faz sentido implementar mais de um pacote de ERP?
• Quais as funções de negócio vão ser usadas de cada pacote?
• Como será feita a gestão do sistema anterior quando a transição para o ERP
ocorrer?
• Será usado um sistema intermediário?

E assim por diante. Uma arquitetura de sistemas e um planejamento geral serão

necessários para estabelecer o ritmo e a visão do caminho a seguir.

A quarta e possivelmente a mais complexa, é a questão das decisões organizacionais.

Como um todo, um grupo empresarial precisa ser realista ao definir se está pronto para
mudar.

Ou, talvez de uma forma mais gradual, um grupo empresarial deve avaliar com realismo
quanto de mudança é capaz de absorver ao longo de um dado período de tempo.

Ao se implementar um sistema de ERP através de um grupo empresarial ou de uma

parte significativa dele, muitas partes da organização são afetadas.

A maneira de trabalhar das pessoas é mudada, em muitos casos de uma forma

fundamental.

Os sistemas de computação que utilizam são diferentes e eles vão precisar ser treinados;
novos conjuntos de códigos vão ter que ser aprendidos e os antigos esquecidos.

O fluxo do trabalho se altera, novos caminhos têm que ser estabelecidos e os antigos
bloqueados.

A maior parte das pessoas em um grupo empresarial encara as mudanças criadas pela
implementação de um sistema de ERP como revolutivas por causa da dificuldade em
trabalhar em uma nova forma.
A dificuldade que as pessoas têm em perceber ou explicar por que os benefícios
compensam os esforços é talvez a razão mais significativa do fracasso de algumas
organizações em realizar uma implementação de ERP com pleno sucesso.

Devido à natureza integrada do ERP, os usuários precisam ser instruídos sobre a

posição em que se encaixam no fluxo do processo.

Quais são os Custos?

A implementação de um sistema de ERP envolve dois tipos de custos:

• Os custos quantificáveis, que se prestam a análises de DCF,

• E os custos de fatores humanos que não são quantificáveis, mas são bastante
reais.

Os custos quantificáveis caem em cinco categorias:

• Hardware,
• Software,
• Treinamento e gestão da mudança,
• Conversão de dados e
• Reengenharia.

Como mostrado na Figura abaixo, o grosso dos custos envolve questões humanas,
reengenharia de processos e gestão da mudança.

Ao analisar cada um destes custos, os responsáveis pelas decisões precisam avaliar

quais serão os custos que ocorrerão uma só vez e quanto tempo vai levar o trabalho
correspondente e quais os custos que serão recorrentes.

Os custos de fatores humanos são difíceis de quantificar, mas têm um impacto

econômico.

Existem custos de fatores humanos tanto para os indivíduos como para as organizações
em geral.

Os custos para os indivíduos incluem impactos em suas carreiras pelo tempo em que
durar o seu trabalho no projeto, fadiga em relação ao projeto e desafio da capacidade de
gerenciar dos gerentes.

Como a implementação de um ERP pode levar vários anos, um indivíduo participando

de um desses projetos muitas vezes não vai fazer qualquer progresso em sua carreira
prévia dentro da empresa durante esse tempo.

Além disso, esses grandes intervalos de tempo tornam difícil para os indivíduos
experimentar um sentimento de tarefa cumprida, o que pode reduzir a motivação (algo
que passamos a conhecer como fadiga de projeto).

Finalmente, o nível de complexidade e escopo de tais projetos está freqüentemente além

da capacidade de gerenciar da média dos gerentes.
Custos de Implementação do ERP

Outros custos para a organização envolvem custos não quantificáveis para a estrutura de
comando.

Uma instalação de ERP afeta tanto as estruturas de poder quanto o processo habitual da
empresa para tomada de decisões.

O acesso à informação é muitas vezes uma chave para o controle e a autoridade no

âmbito de um grupo empresarial.

A implementação de um sistema de ERP pode tornar o acesso à informação muito mais

ampla.

Reconhecendo este fato a tempo, os gerentes e executivos podem iniciar uma campanha
para controlar ou abortar a implementação do ERP.

A agitação e o tempo gasto com este tipo de atividades têm um custo para a empresa,
embora seja difícil dizer de quanto.
Quais São os Benefícios?

Os benefícios decorrentes da implementação do ERP também vêm em duas variedades

— os quantificáveis e os qualitativos.
Alguns desses estão mostrados na figura abaixo.

Os benefícios quantificáveis são aumentos em eficiência de processos; reduções no

custo de transações devido à disponibilidade e exatidão dos dados além da capacidade
de transformar esses dados em informação expressiva; redução no custo de organização
da informação em hardware, software e pessoal necessário para manter sistemas; e custo
reduzido de treinamento de equipes ao longo do tempo, à medida que as pessoas se
tornam mais "preparadas para mudança".