Programa CIEE de Educação a Distância

TEXTO COMPLEMENTAR: OUTLOOK EXPRESS

SUMÁRIO

Capítulo 1 – Outlook Express: Configurações Iniciais ............................................ 02

Capítulo 2 – Conhecendo o Ambiente do Outlook Express .................................... 06

Capítulo 3 – Componentes do Outlook Express ..................................................... 08

Capítulo 4 – Criação e Envio de Mensagens Eletrônicas ....................................... 12

Capítulo 5 – Recebimento de Mensagens Eletrônicas ........................................... 17

Capítulo 6 – Personalizando o Outlook Express ..................................................... 19

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CAPÍTULO 1 - OUTLOOK EXPRESS: CONFIGURAÇÕES INICIAIS

Antes de conhecermos o Outlook Express mais detalhadamente, precisamos nos

familiarizar com alguns conceitos que utilizaremos no decorrer do curso:

- e-mail ou correio eletrônico: são similares e apresentam as

mesmas características de um serviço postal (correios), porém
ao invés de movimentar fisicamente os documentos impressos,
você pode enviar informações on-line pela rede para o endereço
de e-mail de um destinatário.

- servidor: funciona como um arquivo que contém todas as

caixas postais dos usuários (endereços de e-mail). Ele
administra as mensagens de cada usuário, armazenando-
as de forma organizada.

Quando você instala o Microsoft Internet Explorer automaticamente o Outlook

Express é instalado em seu computador.

Por ser um sofisticado aplicativo que permite gerenciar uma ou mais contas de e-
mail, o Outlook Express também permite a utilização de outros serviços on-line.

Essa ferramenta permite agilizar a comunicação entre emissor e destinatário(s),

tornando-a mais simples e agradável.

Antes de usar o Outlook Express para enviar e receber

mensagens de e-mail, você precisará configurar uma conta
e, uma mesma pessoa, poderá ter mais de uma conta de e-
mail.

Cada pessoa que usa o computador também poderá ter sua

própria conta individual. O Outlook Express é capaz de
administrá-las de forma inteligente.

Aprenda a configurar uma conta de e-mail no Outlook Express:

Clique no botão Iniciar.

Aponte para Todos os

Programas.

Clique em Outlook Express.

Se for perguntado se

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você deseja abrir essa conta particular automaticamente toda vez que o Outlook
Express for iniciado, clique Sim (em caso afirmativo) ou Não (em caso negativo).

Se você não desejar ver essa pergunta novamente, clique para marcar a caixa
Fazer esta verificação sempre....

Se marcar a opção Ir diretamente

para a minha caixa de entrada
quando o Outlook Express for
iniciado, o Outlook Express
direcionará todas as mensagens para
a caixa de entrada. Dessa forma, faz
sentido ignorar a página de abertura.

Agora, aprenda a configurar uma conta de e-mail do Outlook Express

Antes de prosseguir, verifique se você conhece seu endereço de e-mail em relação

às informações a seguir.

Atenção, talvez seja necessário contatar o provedor de serviços da Internet para obtê-los.

Você precisará saber:

o tipo de servidor de entrada de e-mail:
- para a maioria das contas de e-mail, o tipo de servidor utilizado é o POP3;
- para contas como o Hotmail o tipo de servidor é o HTTP ou IMAP.

o nome do servidor de e-mail de entrada ou de mensagens recebidas:

- POP3, HTTP ou IMAP.

o nome do servidor de e-mail de saída:

- para os servidores POP3 e IMAP o servidor geralmente é o SMTP.

- o nome da sua conta e a senha.

Inicie o Outlook Express e, no menu Ferramentas, clique em Contas.

O Assistente para Conexão com a Internet deverá iniciar automaticamente. Ele

reduz o trabalho de configurar uma caixa de correio on-line fornecendo informações
passo-a-passo para cada conta de e-mail que você configurar.

Se isso não acontecer, siga as orientações:

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Clique em Adicionar e em E-mail para abrir o Assistente para Conexão com a

Internet.

Na página Seu Nome do assistente, digite seu nome da mesma forma que deseja
vê-lo exibido para todos que receberem suas mensagens de e-mail e clique em
Avançar.

A maioria das pessoas usa o nome completo, mas você pode usar apenas um
nome, só tome cuidado com nomes informais, principalmente para seu e-mail
comercial.

Na página e-mail na Internet, digite o endereço de e-mail e clique em Avançar.

Na página Nomes dos Servidores de E-mail, preencha o primeiro bloco de

informações que você obteve do provedor de serviços da Internet na etapa 1 e
clique em Avançar.

Observação: se você optar pelo HTTP como o servidor de e-mail de entrada (conta
do Hotmail), essa página do assistente aparecerá ligeiramente diferente, de forma
que você possa identificar o provedor de serviços de e-mail HTTP.

Na página Logon no E-mail da Internet, no campo “nome da conta” preencha tudo

o que vem antes do @ do seu endereço. Depois, você deve fornecer sua senha de
acesso ao e-mail. Se você deixar marcada a opção "Lembrar senha", não será
necessário informar a senha toda vez que você acessar o Outlook Express, mas é
recomendável deixá-la desmarcada, caso compartilhe o mesmo computador com
outras pessoas:

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Clique em Avançar e em Concluir.

Você já pode enviar sua primeira mensagem de email!

Você não tem certeza de que a sua conta de e-mail está funcionando?
Envie uma mensagem de e-mail para um amigo. Se ele receber a mensagem, a
conta estará funcionando corretamente, mas se você tiver problemas na
configuração da conta, o Outlook Express fornecerá ajuda. Pesquise os tópicos de
solução de problemas em Sumário e Índice no menu Ajuda.

Fechar o Outlook Express

No fechamento, o Outlook Express funciona do mesmo modo que todos os outros
programas do Windows.

No menu Arquivo, clique em Sair.

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CAPÍTULO 2 - CONHECENDO O AMBIENTE DO OUTLOOK EXPRESS

Vamos conhecer os elementos da janela de trabalho do Outlook Express e os ícones

comumente utilizados nas mensagens do aplicativo.

Iniciaremos pelos elementos da janela de trabalho do aplicativo.

Através de um layout simples que pode ser personalizado pelo usuário, o Outlook
Express apresenta na sua janela de trabalho, os seguintes controles:

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1. Barra de Menus

2. Barra de Ferramentas

3. Lista de Pastas

Uma lista hierárquica para a navegação por entre as pastas, onde as mensagens
podem ser organizadas segundo critérios de classificação.

Por padrão, o Outlook Express cria automaticamente a seguinte estrutura de pastas:

• Outlook Express: é o ponto inicial da estrutura das pastas.
• Pastas locais: apresenta a estrutura de todas as pastas criadas.
• Caixa de entrada: armazena as mensagens recebidas.

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• Caixa de saída: é uma etapa do processo de envio de mensagens a partir do

comando enviar.
• Itens enviados: armazena as mensagens já enviadas.
• Itens excluídos: armazena as mensagens excluídas das demais pastas.
• Rascunhos: armazena as mensagens salvas durante o processo de edição,
para serem continuadas posteriormente.

4. Lista de Mensagens
Mostra uma listagem das mensagens existentes na Pasta ativa.

5. Painel de pré-visualização
Permite visualizar a mensagem selecionada na Lista de mensagens.

6. Barra de Estado

Mostra o número total de mensagens existentes na pasta ativa e o número de

mensagens ainda não lidas.

Ao trabalhar com Outlook Express é comum notar alguns ícones nas mensagens.
Conheça cada um deles:

A mensagem possui arquivo(s) anexo(s).

A mensagem foi marcada pelo remetente como sendo de baixa prioridade.

A mensagem foi marcada pelo remetente como sendo de alta prioridade.

A mensagem foi lida. O título da mensagem aparece normal.

A mensagem não foi lida. O título da mensagem aparece em negrito.

A mensagem está em elaboração na pasta Rascunho.

Funciona como uma espécie de marcador de e-mail para localizá-lo facilmente

depois.

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CAPÍTULO 3 – COMPONENTES DO OUTLOOK EXPRESS

Agora nos familiarizaremos com alguns componentes presentes no Outlook Express

que poderá ajudá-lo ainda mais em suas atividades.

Iniciaremos por um recurso muito interessante: o catálogo de endereços.

Por meio do catálogo de endereço é

possível incluir outras informações como
número de telefone, fax, endereço etc,
facilitando ainda mais a organização de
seus contatos.

No menu Arquivo
Novo
Contato, irá

surgir uma nova janela com as seguintes
guias: Nome, Residência, Comercial,
Pessoal, Outras, NetMeeting e
Identificações digitais.

Para adicionar contatos, vá até a guia Nome, nela é possível inserir dados como:
nome, cargo, apelido, endereço de e-mail. Após preenchê-la, também será possível
adicionar outras informações nas demais guias.

No Outlook Express você tem a disposição uma lista com os contatos cadastrados
no catálogo de endereço que permite uma navegação rápida entre os contatos. Essa
lista é conhecida como Lista de Contatos

Para ativar sua lista de contatos, clique no menu Exibir
Layout e selecione a
opção Contatos.

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Com a lista de contatos ativada é possível criar novos contatos. Para isso, clique na
palavra contato
novo contato. Será exibida a mesma janela mostrada no item
catálogo de endereços, basta acrescentar os contatos desejados e após criá-la,
sua lista ficará assim:

Quando precisar enviar a mesma mensagem para muitas pessoas ao mesmo tempo,
você poderá criar um grupo de e-mail.
Para isso, acesse no menu
Ferramentas
Catálogo de endereços.
Ao abrir essa janela basta clicar em Novo


Grupo.

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Escolha um nome para o grupo e acrescente os e-mails das pessoas que irão fazer
parte dele.

Com o Outlook é possível criar uma ou mais pastas para armazenar e separar suas
mensagens. Estas pastas ficam localizadas na Lista de Pastas, como vimos
anteriormente.

Caso você receba uma mensagem de um fornecedor, ele poderá criar uma pasta
adicional com o nome Fornecedor ou qualquer outro nome para melhorar a
organização dos e-mails recebidos.

Para criar uma nova pasta, clique com o botão

direito do mouse no local onde a pasta deve
ser criada e escolha a opção Nova Pasta.

No campo Nome da pasta, digite o nome da

nova pasta e selecione o local onde ela deverá
ser criada e clique em Ok para confirmar.

Para melhorar a organização de suas

mensagens, podemos facilmente armazená-
las em pastas sem a necessidade de movê-
las, apenas utilizando as regras de
mensagens.

Para isso, acesse o Menu Ferramentas

Regras para Mensagens
E-mail e
selecione a aba Regras de Correio.

Você visualizará todas as regras criadas

para suas mensagens.

Para criar uma nova regra, clique no botão

Nova.

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Na janela que segue encontramos condições e

ações para o direcionamento das mensagens.

Na primeira parte selecione as condições para

as regras, identifique aquela que atenderá
melhor sua necessidade.

Na segunda parte selecione as ações para a

regra criada, ou seja, qual será sua pasta de
destino:

Clique em OK.

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CAPÍTULO 4 – CRIAÇÃO E ENVIO DE MENSAGENS ELETRÔNICAS

Vamos aprender a criar e enviar mensagens eletrônicas por meio do Outlook

Express e além disso, conhecer recursos importantes para complementar o envio de
suas mensagens.

Vamos iniciar nosso estudo criando mensagens por meio do Outlook Express.

Para criar e enviar um e-mail clique na opção Criar e-mail para abrir uma nova
janela de criação de mensagem.

Veja os campos do e-mail:

Para: local onde informará o e-mail da pessoa que receberá a mensagem. Se

desejar enviar a mesma mensagem para mais de uma pessoa, informe os e-mails e
entre eles coloque ponto e vírgula.

Cc (Cópia Carbono): local onde mencionará o e-mail da pessoa para a qual uma
cópia da mensagem deverá ser enviada.

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Esse campo é utilizado para informar outra(s) pessoa(s) sobre um determinado

assunto, no caso de não ser(em) o(s) destinatário(s) principal(is) da mensagem.
Exemplo: você é integrante de uma equipe que está realizando um projeto na
empresa onde trabalha. Marisa é a responsável pelo projeto. Você teve algumas
idéias para compartilhar com ela e direciona uma mensagem. Na mensagem
informa o e-mail da Marisa no campo “Para” e os e-mails dos integrantes do grupo
do campo “Cc”.

CCo (Cópia Carbono Oculta): é semelhante ao Cc, porém as pessoas que

recebem a mensagem não conseguem identificar se ela foi enviada para outras
pessoas, pois os e-mails ficam ocultos.
Se a linha CCo não estiver visível, acesse o menu Exibir
Todos os cabeçalhos.

Assunto: local onde se deve especificar o assunto ou tema da mensagem.

Não é um item obrigatório, porém colocá-lo facilita na organização e seleção das
mensagens a serem lidas. O assunto em um e-mail é tão importante quando o título
de uma redação.

Área da mensagem: local onde redigirá a mensagem desejada.

Para enviar sua mensagem, clique em ENVIAR.

Você sabia que é possível escrever uma mensagem de e-mail e enviá-la mais
tarde?
Se você redigir uma mensagem de e-mail enquanto o computador estiver
desconectado da Internet e clicar em Enviar, o Outlook Express informará
que está armazenando a mensagem na Caixa de Saída e a enviará
automaticamente assim que você estiver on-line.

Se o Outlook Express não enviar as mensagens de e-mail tão rápido quanto você
gostaria, você poderá agilizar esse processo, clicando no botão Enviar/Receber.

O Outlook Express envia imediatamente todas as mensagens na Caixa de Saída (e

recupera todas as mensagens do provedor de serviços da Internet).

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Você poderá anexar arquivo(s) em suas mensagens de e-mail, como fotos,

documentos, arquivos, apresentações em PowerPoint, músicas ou até mesmo
vídeos. Para isso siga as instruções:

Em sua mensagem, clique no botão Anexar.

Localize o arquivo que deseja anexar.

Clique no arquivo e no botão Anexar. Faça esse procedimento até que todos os
arquivos desejados estejam anexados.

Conclua a mensagem caso ainda não a tenha terminado e clique no botão Enviar.

Atenção ao tamanho do arquivo.

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Verifique o tamanho dos arquivos antes de enviá-los. Se forem do tamanho de 1MB

ou maiores, pergunte ao destinatário se ele deseja ou pode receber o arquivo. Como
alternativa você pode compactar o arquivo antes de enviá-lo. Alguns programas do
Office incluem recursos de compactação, mas nada impede que você use outro
programa.

No Outlook Express é possível formatar as mensagens. Para isso clique no Menu

Formatar, assim é possível formatar sua mensagem por estilo, fonte ou parágrafo.

Também podemos formatar através da barra de formatação rápida que se localiza

dentro da estrutura de criação da mensagem com recursos para formatação da
fonte, tamanho, negrito, itálico, sublinhado, fonte, números, marcadores, recuo,
alinhamento, hiperlink e inserir imagens.

Dica: Para inserir uma tabela ou texto já formatado na mensagem basta elaborá-lo
em outro programa (Word, PowerPoint etc.), copiar e colar no corpo da mensagem.

Você pode definir prioridade para suas mensagens. Você poderá escolher entre as
prioridades:

Alta: as mensagens de alta prioridade chegarão aos destinatários com um ponto de

exclamação ao lado do assunto.
Normal: as mensagens serão enviadas como uma mensagem comum.
Baixa: as de baixa prioridade chegam com uma setinha apontando para baixo.

Conheça algumas dicas importantes ao redigir suas mensagens eletrônicas:

• procure ser objetivo e claro no campo assunto;
• quando enviar mensagem para vários destinatários, prefira inserir no campo
Cco;
• ao responder um e-mail, deixe copiada abaixo do seu texto a mensagem que
a outra pessoa mandou, de tal modo que as respostas estarão devidamente
relacionadas;
• reserve o humor, a ironia e as frases ambíguas para quando você encontrar
pessoalmente o seu interlocutor. Geralmente o e-mail presta-se para leituras
literais.

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CAPÍTULO 5 – RECEBIMENTO DE MENSAGENS ELETRÔNICAS

Vamos conhecer alguns recursos para o recebimento de mensagens eletrônicas,

além disso também vamos conhecer o procedimento para excluir mensagens e para
bloquear remetentes.

A partir do momento que você recebe uma mensagem ela

fica disposta na área “lista de mensagens”, como vimos
anteriormente.

Nessa área o Outlook lista automaticamente as mensagens

por ordem de recepção sendo as antigas primeiro e as novas
no final.

Elas poderão ser listadas de acordo com remetente, assunto ou data, em ordem
crescente ou decrescente.

Para ordenar as mensagens, basta clicar sobre o nome da coluna correspondente

que colocará as mensagens na ordem desejada:

lista as mensagens com alta prioridade

lista as mensagens com arquivo(s) anexado(s).
lista as mensagens com sinalizador de e-mail
lista as mensagens de acordo com o remetente em ordem alfabética
lista as mensagens de acordo com o assunto em ordem alfabética
lista as mensagens de acordo com a data por ordem de recebimento

Para responder suas mensagens basta clicar no botão Responder ou

Responder a todos .

No primeiro caso você responderá somente para a pessoa que enviou a mensagem
e no outro você responderá a mensagem para todas as pessoas que estavam
copiadas na mensagem.

Dependendo da forma escolhida aparecerão os e-

mails dos destinatários no campo Para e Cc. No
campo Assunto: o texto é mantido e apenas a sigla
Re: (de Resposta) é acrescentada automaticamente
no início da frase.

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Selecionado o botão Encaminhar a

mensagem seguirá para outros destinatários indicado
por você.
No campo Assunto: a sigla En (encaminhado) vem
antes do título original, o corpo da mensagem
aparecerá idêntico a mensagem original. Pode-se
também alterar ou digitar novos textos. Para finalizar
clique em Enviar.

Também é possível excluir suas mensagens, para isso basta selecionar a

mensagem desejada e clicar no botão Excluir . Após acionar o botão, a

mensagem selecionada será movimentada para a pasta Itens Excluídos.

Na pasta Itens Excluídos ficam as mensagens excluídas para que sejam apagadas
definitivamente.

Se não deseja receber mensagens de um determinado endereço

eletrônico, basta bloqueá-la.

Para isso, clique sobre a mensagem e no menu Mensagem

Bloquear Remetente. As mensagens bloqueadas serão
encaminhadas diretamente para a pasta itens excluídos.

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CAPÍTULO 6 – PERSONALIZANDO O OUTLOOK EXPRESS

Além do gerenciamento de envio e recebimento de mensagens, o Outlook possui

algumas outras opções, como por exemplo, personalização de assinaturas e
confirmação de recebimento de mensagens.

Vamos conhecê-las mais detalhadamente nessa aula.

O Outlook Express possui um recurso que insere automaticamente no corpo da

mensagem uma assinatura personalizada.

Essa assinatura pode ser criada

no próprio Outlook, ou em um
editor de texto (Word, WordPad,
entre outros).

Para configurá-la acesse o Menu Ferramentas
Opções clique na guia

Assinatura e digite ou insira um arquivo com a assinatura desejada.

Depois de criar a assinatura clique no botão Avançado e marque o servidor da sua

conta e clique em OK.

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Em seguida marque a opção da tela principal adicionar assinaturas a todas as

mensagens enviadas.

O Outlook possui uma opção que permite saber se o destinatário recebeu sua
mensagem, essa opção é conhecida como Confirmação de leitura.

Para ativá-la, acesse no menu Ferramentas
Opções e guia Confirmações.

Marque a opção solicitar confirmação de

leitura para todas as mensagens enviadas
e clicar OK.

Quando o destinatário receber a mensagem

será solicitado a ele o envio de uma
confirmação de recebimento.

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