Gestdo da Comunicacao em Projetos Roteiro de Estudos Autor: Me. Fabio Luiz Iba Revisor: Silvio Soares © gerenciamento de projetos tem se mostrado, nas Ultimas décadas, uma pratica bastante eficiente para se atingir os objetivos estratégicos de uma organizacao. Para uma melhor gestdo, algumas ferramentas e técnicas podem ser aplicadas durante o ciclo de vida do projeto; dentre as principais, est4 o gerenciamento das comunicagées, que, segundo alguns estudos, representa um dos maiores desafios de um gerente e sua equipe. Assim, 0 dominio das melhores praticas do gerenciamento das comunicagdes pode representar a diferenca entre o sucesso e o fracasso do projeto. Caro(a) estudante, ao ler este roteiro, vocé vai * compreender os conceitos iniciais da gestao de projetos; * conhecer os processos relacionados ao gerenciamento das comunicacées; * analisar as principais técnicas e ferramentas aplicadas 4s comunicagées; * estudar a relacao entre o sucesso do projeto com as melhores praticas; * compreender os tipos de estruturas de comunicacao. Introdu¢ao Neste material, serao discutidos os principais aspectos relacionados as melhores praticas do gerenciamento de projetos. Nossa atengao sera voltada aos pontos mais relevantes e as ferramentas mais apropriadas para o gerenciamento das comunicag6es em projetos.Em um primeiro momento, veremos os conceitos iniciais sobre a gestao de projetos, principalmente as caracteristicas do seu ciclo de vida. A partir do segundo tépico, analisaremos 0 grupo de processos que compdem o gerenciamento das comunicagdes em projetos e suas principais caracteristicas. No terceiro tépico, seréo apresentados os processos para o planejamento das comunicagées. E, por fim, estudaremos o gerenciamento desses processos e as atividades necessdrias para seu controle. Introdu¢ao ao Gerenciamento de Projetos Vocé conseguiria identificar em quantos projetos esteve envolvido ou foi responsdvel ultimamente? Bem, mesmo que vocé nao tenha a percepco clara, certamente esteve ou esta ligado(a) de alguma forma a algum projeto, pois, de forma contréria ao que normalmente se imagina, os projetos nao sao realizados apenas por grandes corporacées e sdo também parte do cotidiano de pequenas e médias empresas. Antes de iniciarmos nossas anilises, é importante compreendermos 0 conceito de projeto. Para o PMI (2017, p. 4), um projeto pode ser compreendido como “um esforco temporario empreendido para criar um produto, servico ou resultado Unico”, ou seja, ao desenvolver um projeto, busca-se criar um resultado Unico e exclusivo em um periodo de tempo previamente estabelecido. Vargas (2018, p. 18) compreende um projeto como “um empreendimento ndo repetitivo, caracterizado por uma sequéncia I6gica de eventos, com inicio, meio e fim". Em ambas as definicées, nés podemos identificar caracterfsticas similares, como: * resultado Unico : os projetos séo desenvolvidos para a criaco de um produto, servico ou resultado Unico, ou seja, nao repetivel; * temporalidade : uma das caracteristicas mais importantes de um projeto é a sua natureza temporaria, em que, necessariamente, ha datas de inicio e término bem definidas. As atividades ndo temporarias sdo conhecidas como atividades rotineiras ou continuas, pois ndo tém datas estabelecidas para serem finalizadas. Apesar de um projeto ser tempordrio, seus resultados podem ser permanentes e durarem apés 0 término do projeto; * agentes de mudanga : os projetos so responsdveis por gerar transformacées nas organizagées, levando-as de um estado atual para uma posicao futura desejada. Devido a caracteristica finita, um projeto pode ser representado genericamente por meio de seu ciclo de vida, que, de acordo com o PMI (2013, p. 37), “é a série de fases pelas quais um projeto passa, do inicio ao término”. Essas fases, normalmente, sao realizadas de formasequenciais e légicas, e cada uma dessas etapas apresenta caracteristicas especificas, sendo elas: iniciacio do projeto, organizacao e preparacdo, execucao do trabalho e encerramento do trabalho (Figura 1). Iricaro | Organizesso ena encerrament | mrs | epee « re 3 z \ g ’ ‘ 5 ‘ a ‘ a , \ 3g a \ 3 ‘ 2 2 Saidas do Termode —_Planode Entregas _Arquivamento gerenciamento abertura_gerenciamento ‘aceitas dos documentos do projeto do projeto ~ doprojeto — Tempo——> do projeto Figura 1 - Ciclo de vida de projetos Fonte: PMI (2013, p. 38). Durante as fases do ciclo de vida do projeto, cada uma delas apresenta caracteristicas especificas, que podem ser fundamentais para uma execuso eficiente. * Iniciagao do projeto ou conceituagao : para Keeling (2002), é nesse momento que um projeto se inicia, em que se busca uma demanda a ser atendida por meio do projeto. Segundo Menezes (2009), uma das principais atividades dessa fase é a avaliagdo da exequibilidade do projeto. * Organizacao e preparacao ou planejamento : nessa fase, so feitos os planejamentos cruciais do projeto, pois, a partir desse momento, sao definidas caracteristicas importantes, por exemplo, 0 tempo disponivel para realizacdo das atividades, a determinagdo de todos os recursos (humanos, materiais e financeiros), o desenvolvimento do escopo e a Estrutura Analitica do Projeto (EAP) (MENEZES, 2009). * Execu¢do do trabalho : a etapa de execugao pée a prova tudo o que foi planejado nas fases anteriores e, nesse momento, é possivel realizar os ajustes necessarios para os problemas identificados. De acordo com Menezes (2009), na fase de execugdo do trabalho, hd uma intensa aplicag3o dos recursos (humanos, materiais e financeiros) * Encerramento do projeto ou conclusdo : a quarta e ultima fase do projeto representa a finalizagao das atividades. As entregas sao feitas, e os resultados sdo gerados, de acordo com os objetivos apresentados no inicio.Durante o ciclo de vida de um projeto, diversas ferramentas e técnicas podem ser utilizadas para que se tenha maior eficiéncia na realizac3o dele e maior eficacia em seus resultados. Para melhor aplicacéo das praticas de projetos, 0 PMI (2017) apresenta dez 4reas do conhecimento; cada uma delas tem uma série de processos a serem realizados. As dez dreas sdo: integracéo, escopo, cronograma, custos, qualidade, recursos, comunicagao, riscos, aquisicées e partes interessadas. Fundamentos de gestdo de projetos: da teoria a pratica: como gerenciar projetos de sucesso. " Autoras: Adriana Bastos da Costa e Fernanda da Silva Pereira. Ano: 2019. Comentario : leia atentamente o primeiro capitulo. Nele, sao apresentados, de maneira simples, os conceitos principais sobre a pratica do gerenciamento de projetos; também, discute-se a importdncia do gerenciamento de projetos para os constantes desafios enfrentados pelas organizacdes modernas. Disponivel na Biblioteca Virtual Gerenciamento das Comunicae © gerenciamento dos processos de comunicagdo representa uma das atividades mais oes em Projetos importantes e desafiadoras para os gerentes e a equipe deles. Estimase que aproximadamente 90% do tempo de um gerente de projetos é gasto com atividades direta ou indiretamente relacionadas 4 comunicacio e, da mesma forma como acontece com o gerenciamento de atividades rotineiras, a comunicacao é um elemento fundamental para agestdo eficiente e eficaz das atividades temporarias. Pesquisa recente realizada pelo PMI (2014) identificou que 64% dos gestores de projetos descrevem a comunicagao como um dos maiores desafios enfrentados por eles durante todo 0 ciclo de vida de um projeto. Com 0 objetivo de auxiliar 0 processo de gerenciamento das comunicacées, 0 PMI (2017) apresenta algumas ferramentas e técnicas a serem aplicadas durante os processos de planejar, gerenciar e monitorar a comunicagdo em projetos. De acordo com 0 PMI (2017, p. 358), 0 gerenciamento das comunicagées “inclui os processos necessérios para assegurar que as informagdes do projeto sejam planejadas, coletadas, criadas, distribuidas, armazenadas, recuperadas, gerenciadas, controladas, monitoradas e finalmente dispostas [..J’. Ainda de acordo com 0 PMI (2017), os processos de gerenciamento das comunicagées sao: * planejar o gerenciamento das comunicagées : busca-se desenvolver um plano de comunicagéo que atenda as necessidades de cada parte interessada, gerando e compartilhando informacdes esperadas pelos grupos de interesse; * gerenciar as comunicagées : a partir desse grupo de processos, busca-se gerar e distribuir, de forma adequada, todas as informagées sobre 0 projeto. Muitas vezes, os principais stakeholders tém apenas os meios de comunicaco oferecidos pelo projeto para obterem informagées relevantes; * monitorar as comunicagdes : com 0 processo de monitoramento, busca-se garantir que as informacées requeridas pelas partes interessadas sejam atendidas. A comunicagao em projetos é considerada um elemento fundamental para que se obtenha sucesso nos resultados gerados. Assim, de acordo com o PMI (2017), a comunicacao bem- sucedida pode ser desenvolvida em duas principais partes. A primeira parte est relacionada ao desenvolvimento de uma estratégia adequada de comunicacao para o projeto, em que as partes interessadas receberdo as informagdes necessrias; assim, a partir dessa estratégia, deve ser desenvolvido um plano de gerenciamento das comunicages (segunda etapa). Essas duas etapas formarao a base para que sejam realizados os monitoramentos do processo. Um dos objetivos do plano de comunicacao em projetos é evitar que existam erros ou equivocos nas informagdes geradas e disseminadas. A minimizacao desses mal-entendidos pode ser realizada mediante aplicagdo dos 5 Cs das mensagens escritas ou faladas: (1) correta; (2) concisa; (3) clara; (4) coerente; (5) controladaComunicagao interna Autores : Fernanda Rocha de Aguiar et al. Editora : Sagah Ano : 2019. Comentario : nas paginas 59 e 153, os autores apresentam métodos para desenvolver estratégias e programas de comunica¢ao interna em instituicgdes, assim como a maneira adequada de aplicar os métodos. Disponivel na Minha Biblioteca. Planejar o Gerenciamento das Comunicagdoes Planejar o gerenciamento das comunicagées consiste no processo de desenvolvimento de um plano para a condugao das informagées do projeto e tem como objetivo principal atender as necessidades dos principais stakeholders e grupos direta e indiretamente envolvidos no projeto. De acordo com o PMI (2017, p. 366), 0 principal beneficio do processo de planejar o gerenciamento das comunicacées é realizar uma “abordagem documentada para envolver as partes interessadas com eficiéncia e eficdcia, apresentando informagées relevantes de forma oportuna”. Um plano de comunicago eficaz é aquele que é desenvolvido no inicio do ciclo de vida de um projeto, ou seja, no momento em que estdo sendo feitos os levantamentos iniciais de recursos e estratégias de execugdo. Esse plano deve ser revisado constantemente e adequado & realidade do projeto, se necessario, pois, dessa maneira, informaées podem ser adaptadas as necessidades dos envolvidos e tornar o plano mais eficiente.Por definigdo, os projetos séo Unicos e, por consequéncia de sua exclusividade, as ferramentas e as técnicas para disseminagao das informacées variarao de projeto para projeto; no entanto algumas dessas acdes podem ser realizadas por meio de ferramentas e técnicas; dentre as principais, estao: andlise de requisitos das comunicagées; tecnologias de comunicades; modelos de comunicacdes; métodos de comunicacbes. Analise de Requisitos das Comunicagées Por meio da andlise de requisitos das comunicacées, é possivel determinar quais os tipos de informagées deverdo ser levantadas e como deverdo ser distribuidas para as partes interessadas do projeto. Como fontes para o levantamento dessas informagées, estdo: organogramas; registro dos stakeholders ; quantidade de pessoas envolvidas no projeto e suas respectivas localidades etc. Tecnologias de Comunicacdes Diversos métodos podem ser utilizados para realizar a comunicagao em projetos, tais como: reunides, conversas, midias sociais, documentos escritos etc. Para que se determine qual o melhor meio a ser utilizado, devem-se avaliar alguns aspectos, por exemplo: urgéncia das informagées (variam de acordo com a fase do ciclo de vida que se encontra o projeto); disponibilidade e confiabilidade da tecnologia (a tecnologia utilizada deve ser adequada para a realidade do projeto); facilidade de uso da tecnologia disponivel (deve ser acessivel a todos); confidencialidade das informacoes (sero informacées confidenciais ou abertas) (PMI, 2017). Modelos de Comunicacgées O processo de comunicagao pode ser representado a partir de modelos estruturados. Para o PMI (2017), por exemplo, existem trés principais modelos. O primeiro € basico ou linear, em que esto envolvidos dois elementos apenas (emissor e receptor); 0 segundo, mais interativo, adiciona elementos como o feedback ou retroalimentagao; por fim, 0 modelo mais complexo envolve os elementos humanos dos emissores e receptores no processo de compreensdo da mensagem Apesar da existéncia de diferentes modelos de representacao do processo de comunicagao, ¢ comumente adotado um modelo mais tradicional (Figura 2) com sete varidveis, de acordo com Robbins e Judge (2014); (1) fonte; (2) codificagdo; (3) mensagem; (4) canal; (5) decodificagao; (6) receptor; (7) ruido e o feedback ou retroalimentacao.Fonte err irra Eee roe x pts pein Figura 2 - Proceso de comunicacao Fonte: Robbins (2005, p. 233). * Fonte ou emissor : origem do processo de comunicagao. 0 emissor decodifica uma mensagem a ser enviada * Receptor : a pessoa que recebe a mensagem. * Codificago : a mensagem precisa ser codificada para forma verbal, ou escrita, para, assim, ser emitida. * Canal: representa a midia por onde a mensagem serd enviada. O canal é selecionado pelo emissor da mensagem e pode seguir dois caminhos: 0 formal, que é determinado pela organizagao e esta diretamente relacionado ao trabalho, e o informal, que normalmente é espontaneo e resultado de uma escolha pessoal e individual * Decodificagéo : para que a mensagem possa ser compreendida pelo receptor, € necessario que ela seja decodificada, isto é, traduzida de forma a ser entendida * Mensagem : & 0 contetido que se pretende enviar a um receptor; é 0 produto do emissor. * Rudo : séo elementos que atrapalham ou distorcem a compreensao da mensagem, por exemplo, diferencas culturais entre emissor e receptor, problemas nos canais, dificuldades semanticas, dentre outras. © PMI (2017) sugere, ainda, que devem ser considerados os elementos humanos para garantir que a mensagem seja compreendida, por exemplo, 0 estado emocional e os tracos de personalidade dos envolvidos. O conhecimento e a compreensdo do processo de comunicagao podem ser uma ferramenta efetiva para o gerente do projeto e sua equipe, é possivel evitar problemas durante o desenvolvimento da mensagem ou da escolha de um canal apropriado para a emissao dela. Métodos de Comunicagées Diversos métodos podem ser utilizados para a divulgaco das informacées do projeto com as partes interessadas. Segundo o PMI (2013), os métodos de comunicagées sao classificados em trés principais tipos: a comunicaco interativa entre o emissor e receptor, podendo serrealizada por meio de reuniées, mfdias sociais e telefonemas, por exemplo; a comunicagdo ativa, que tem o objetivo de distribuir a mensagem, mas néo de garantir que ela tenha sido entregue, sendo que os meios mais utilizados para esse método sao: relatérios, e-mails, memorandos etc; 0 terceiro método € a comunicacao passiva, sendo indicada para a divulgagdo de um grande volume de informagao ou em projetos com um grande publico. Os principais meios sao: intranet, sites e banco de dados, por exemplo. A Project Management Institute desenvolveu, em 2017, 0 Guia do conhecimento em gerenciamento de projetos. Sugerimos, assim, a leitura do capitulo 10 desse guia, que apresenta, de maneira detalhada, os grupos de processos aplicados no desenvolvimento do plano de gerenciamento das comunicacées, as principais ferramentas, as técnicas e a importancia de um planejamento coerente para uma execugao eficiente do projeto. Gerenciar as Comunicagoes Durante 0 processo de gerenciamento da comunicagdo de um projeto, sao feitas as atividades relativas ao funcionamento do plano desenvolvido na etapa anterior (planejar 0 gerenciamento das comunicacées), em que tudo o que foi pensado e registrado (ferramentas e técnicas que serao aplicadas) dever ser colocado em pratica. O grande desafio desse grupo de processos esta em garantir que a execugao seja fiel ao plano desenvolvido, e, caso sejam identificados desvios, os ajustes devem ser feitos para que a comunicacao aconteca conforme planejado. Para o PMI (2017, p. 378), gerenciar as comunicagées do projeto é “processo de assegurar a coleta, criagdo, distribuicao, armazenamento, recuperaco, gerenciamento, monitoramento e disposico final e adequada das informagdes do projeto". Por meio desse proceso, busca-se garantir a eficiéncia e a eficdcia da comunicacao entre o projeto e as partes interessadas. 0 objetivo desse processo nao é apenas distribuir as informacoes; é possivel também que as partes interessadas busquem esclarecimentos e informacoes que considerarem pertinentes. Dentre as técnicas para um gerenciamento das comunicac¢ées, estdo: ‘* modelos de emissor-receptor : a existéncia de interacao entre emissor e receptor da mensagem reduz as barreiras para o desenvolvimento de uma comunicagao eficaz. * Escolha dos meios de comunicagao : a escolha com cautela dos meios utilizados para transmissdo das informacdes. O gerente do projeto tem uma série de artefatos (quadros de avisos, comunicados, e-mails, intranets, telefone, reunides e midias sociais, por exemplo) a sua disposicao para atender as demandas do projeto. * Estilo de redacdo : 0 estilo de redaco deve ser de acordo com o ptiblico que se pretende atingir. 0 uso de termos técnicos, por exemplo, deve ser restrito As pessoas dadrea. * Gerenciamento de reunides : as reunides devem ser planejadas e estruturadas antecipadamente; caberé ao gerente de projetos conduzilas e garantir que os elementos-chave estejam presentes. * Apresentacées : as apresentacdes sao recursos importantes para o desenvolvimento de uma reuniio. Por meio de mecanismos audiovisuais, é possivel transmitir as informagdes de maneira mais clara e compreensivel. * Facilitacao : a criagdo do engajamento e o envolvimento dos membros do grupo pode facilitar 0 processo de comunicagao entre o projeto e as partes interessadas. * Escuta ativa : a escuta ativa consiste em facilitar 0 processo de compreensao da mensagem, em que se busca remover as barreiras que possam distorcer ou afetar a compreensao (rufdo). Por meio desse grupo de técnicas, o gerente do projeto, em conjunto com sua equipe, busca garantir uma comunicaco eficiente e eficaz entre projeto e as partes interessadas. No entanto devemos considerar, também, que no basta apenas ter 0 dominio das ferramentas e das técnicas a disposicao do gerente, é necessdrio que os membros tenham habilidades interpessoais e de equipe. Segundo o PMI (2017), dentre as principais habilidades, esto * escuta ativa : consiste em remover aspectos que prejudiquem a compreensdo da mensagem; * gesto de conflitos : so inevitaveis os conflitos em projetos; no entanto a capacidade da equipe de resolvé-los torna-se fundamental para a comunicagao dela; * consciéncia cultural : trata-se da capacidade de compreender as diferencas entre os individuos; * gerenciamento de reuniées : trata-se da capacidade em garantir que as reunides atinjam seus objetivos de forma eficiente; * rede de relacionamentos : pode-se resolver parte dos problemas de um projeto por meio da rede de relacionamento do gerente e de sua equipe, pois, por meio dessa rede, é possivel ter acesso as organizagdes, as informagdes da organizacao e do projeto; * consciéncia politica : refere-se ao conhecimento que se tem sobre a estrutura e a relacdo de poder da organizacao. Por meio da aplicacéo dessas habilidades, o processo de gerenciamento das comunicagdes torna-se mais eficiente e eficaz.Gerenciamento de projetos: estabelecendo diferenciais competitivos. " Autor: Ricardo Vargas. Editora: Brasport. Ano: 2018. Comentdrio : no Capitulo 22 desse material, o autor discute, de maneira sucinta e bastante objetiva, os pontos mais importantes do processo de gerenciamento das comunicagdes em projetos, descrevendo as etapas e as principais ferramentas do processo. Disponivel na Biblioteca Virtual Monitorar as Comunicacgoes O processo de monitorar as comunicagées consiste em garantir que o projeto esteja gerando as informagées necessérias e requeridas pelas partes interessadas, e que estas mesmas partes estejam, de fato, recebendo as informagées demandadas. Esse processo é realizado ao longo de todo o ciclo de vida do projeto, e, caso sejam necessarios, os ajustes do monitoramento devem ser planejados e executados. Para 0 PMI (2017), 0 principal beneficio desse grupo de processos esté na otimizacao do fluxo de informagées e na garantia de que a informagao certa chegaré ao publico certo. De acordo com o PMI (2017), para a realizacdo do monitoramento das comunicagdes, 0 gerente do projeto tem algumas ferramentas e técnicas sua disposigao; dentre as principais, estdo: * opiniao especializada : considera-se a utilizagéo do conhecimento e da experiéncia de profissionais com conhecimento em comunicagdo e sistema de informacdes de gerenciamento de projetos;* Sistema de Informacdes de Gerenciamento de Projetos (SIGP) : esses sistemas oferecem meios para coletar e distribuir as informagées para as partes interessadas; * representacao de dados : por meio da representacao de dados, busca-se identificar 0 quao eficaz so as atividades de comunicacao aplicadas no projeto; * reuniées : as reunides, sem diivida, so um dos meios mais comuns e utilizados para a distribuic¢do de informagées entre o projeto e as partes interessadas. Essas reunides so, também, conhecidas como reunides de status , em que os stakeholders buscam as informagées sobre 0 desempenho do projeto, e a equipe tem a oportunidade de apresentar os detalhes dos processos. Aaplicacao dessas técnicas e ferramentas possibilita tanto aos stakeholders quanto as equipes de planejamento e execuc’o do projeto o alinhamento das duvidas e estratégias para o desenvolvimento do projeto. A gestao eficiente dos processos de comunicaco possibilita que 0 projeto seja eficaz no atingimento de seus objetivos, j4 que um plano de comunicacao falho pode conduzir o projeto ao insucesso. LIVRO Gestdo de projetos: as melhores praticas. Autor : Harold Kerzner. Editora : Bookman. Ano : 2020. Comentario : 0 livro apresenta, no Capitulo 9, aspectos relacionados ao ambiente informal do gerenciamento de projetos, a comunicaco, a cooperacao e a confianga entre os membros da equipe do projeto. Disponivel na Minha Biblioteca. Conclusdao© dominio das melhores praticas do gerenciamento da comunicagéo em projetos tem se tornado um diferencial importante para os gerentes modernos, pois, considerando que grande parte das rotinas de um projeto esté relacionada diretamente com todo o processo de comunicagao, podemos considerar que 0 sucesso ou 0 fracasso do projeto depender4, em grande parte, da capacidade e habilidade em aplicar as ferramentas e técnicas da gesto da comunicagao. Nesse sentido, dominar as ferramentas e desenvolver as habilidades necessérias pode ser um diferencial importante para os resultados de um projeto; por esse motivo, torna-se fundamental conhecé-las. Referéncias Bibliogréficas AGUIAR, F. R. de. et a! . Comunicagao interna . Porto Alegre: Sagah, 2019. COSTA, A. B.; PEREIRA, F. S. Fundamentos da gestdo de projetos : da teoria a pratica: como gerenciar projetos de sucesso. Curitiba: intersaberes, 2019. KEELING, R. Gestao de projetos : uma abordagem global. Séo Paulo: Saraiva, 2002. 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